Bestyrelsen for VUC Roskilde Referat af bestyrelsesmøde torsdag den 18. december 2013, 17.00 19.00 i Roskilde. Til stede: Astrid Dahl (AD), formand Mathias Brodka (MB), kursistrådet David Riko Sørensen (DRS), kursistrådet Leif Max Hansen (LH), Roskilde Kommune Peter Friis (RPF), medarbejderrepræsentant, GL Niels Benn Sørensen (NS), University College Sjælland Afbud: Jens Mejer Petersen (JP), Erhvervsakademiet Lillebælt Annette Rydahl (RAR), medarbejderrepræsentant, Uddannelsesforbundet Sekretær: Dorthe Jensen Lundqvist (RLU), rektor Referent: Lars Bretlau (RBL), souschef 1. Godkendelse af dagsordenen. AD bød velkommen og dagsordenen blev godkendt. 2. Underskrivelse af referat fra mødet den 7. november 2013 (Bilag 1). Referatet blev underskrevet. Punkter til beslutning: 3. Budget 2014. (Bilag 2). RBL fremlagde budgettet for 2014 med de ændringer bestyrelsen havde ønsket indarbejdet for den kommende periode. RLU redegjorde for nogle ændringer i taksterne på indtægtssiden. UVM havde meddelt i en skrivelse af den 12. december 2013, at midler til omstillingsreserven tilbageføres for 2014. Det betyder, at skolens driftsresultat bliver forbedret med kr. 6,352 mio. I de følgende budgetår betyder det en forbedring på kr. 0,1 mio. pr. år. AD foreslog, at midlerne ikke bliver anvendt til den almindelige drift, fordi: Latente taksameterreduktioner vil kunne blive præsenteret fra UVM. Ingen dispositionsbegrænsninger er endnu udmeldt fra UVM. Nødvendige investeringer i bygninger kan opstå. For at udvide det økonomiske råderum på sigt kan nedbringelse af gæld komme på tale. 1
NB foreslog videre, at det på pågældende beløb skulle anføres som en udisponeret reserve i det reviderede budget. Bestyrelsen takkede for det gennemarbejdede budget med tilhørende ændringer. Budgettet blev godkendt med bemærkning om, at ovenstående indarbejdes i en budgetprognose og forelægges bestyrelsen på mødet i marts måned 2014 samt i et revideret budget ultimo juni 2014. 4. Det strategiske arbejde med de fysiske lokationer (bilag 3). RLU redegjorde for hovedpunkterne i bilag 3 med et overordnet forslag indeholdende en arkitekttegnet skitse, økonomi- og forventet tidsplan for arbejdet i Læderstræde. Den første ombygningsfase vedrører: 1. Ombygning af administrations- og ledelsesrum samt studievejledning i bygning A til studieservicecenter, administration og ledelse. 2. Ny tilbygning til bygning D. a. Nyt billedkunst- og geografilokale. b. To nye undervisningslokaler på 1. sal. 3. Nyt læse/stavecenter i bygning C. a. Nye mindre lokaler til ordblindeundervisning. b. Kontorlokale til ordblindeadministration c. Nyt fysik/kemilokale i kælderen, K13. Samlet anslået pris på kr. 9 mio. Byggeriet forventes afsluttet til august måned 2014 inden skolestart. NB anbefalede, at skolen i forbindelse med udbud på byggeriet - indhentede et total-tilbud, hvor også arkitektudgifterne etc. var indeholdt. Dette blev noteret. AD afsluttede punktet med at indstille rammebevillingen til vedtagelse. Bestyrelsen takkede for et godt udarbejdet materiale og godkendte den. Videre redegjorde RLU kortfattet for ombygningsplanerne på længere sigt. Det drejer sig om bygning B, som forventes nedrevet og der opføres en ny 3 etages bygning. Bygning B er i dårlig stand på trods af, at den er bygget i 1960 og den yngste af hovedbygningerne på Læderstræde. Ved opførelsen af en ny 3 etages bygning får skolen en langt bedre udnyttelse af kvadratmetrene. Kantinen skal bibeholdes i moderniseret og udvidet stand og endelig er det tanken, at fællessekretariatet og ledelsen skal flytte ind i den ny opførte bygning således, at bygning A kan anvendes til undervisning i stueetagen. RLU pointerede dog, at ledelsen havde behov for mere tid til research, inspiration samt vurdering af mulighederne, inden der blev truffet endelig beslutning om disponering i Bygning B. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Strategiforløb (bilag 4). AD indledte med at orientere om det hidtidige forløb og det fremtidige perspektiv med organisationsudviklingen og ikke mindst, hvad VUC Roskildes sigtelinier og visioner skal være for de næste 4 år. 2
RLU redegjorde kortfattet for forslaget. Forløbsplanen er følgende: Medarbejderne inddrages på et møde den 16. januar 2014. Bestyrelsesmødet den 6. februar 2014 fastholdes: o Som et ordinært bestyrelsesmøde og som indledende møde til bestyrelsesseminar den 21. maj. Maj 2014 afholdes der strategiseminar for bestyrelse og ledelse; September 2014 fremlægger ledelsen forslag til strategi for bestyrelsen Bestyrelsen godkendte forløbsplanen Punkter til drøftelse. 6. Bestyrelsessammensætning (bilag 5). AD orienterede om baggrunden for, hvorfor VUC Roskildes vedtægter skal revideres: Navneændringer på institutioner samt sproglige præciseringer skal foretages. To medlemmer forlader bestyrelsen. En bestyrelsesplads har stået vakant. RLU anførte at der skal tilstræbes en ligelig kønsrepræsentation i bestyrelsen i henhold til de retningslinier, som der fra lovgivningsmæssigt side er udmeldt. Det blev besluttet, at bestyrelsens sammensætning i forhold til de eksterne fremover skal være: 5 eksterne medlemmer 1 medlem med kendskab til de videregående uddannelser, der udpeges af University College Sjælland. 1 medlem med kendskab til erhvervsuddannelsesområdet, der udpeges af Erhvervsskolerne 2 medlemmer udpeges ved selvsupplering, således at bestyrelsen samlet har de kompetencer, der fremgår af 5. 1 medlem, der udpeges af kommunalbestyrelserne i VUC Roskildes dækningsområde: Roskilde, Greve og Køge. Der var ikke ændringer til den interne sammensætning. NB bemærkede, at ændringerne skal godkendes af UVM. Bestyrelsen ønskede, at VUC Roskildes nuværende og kommende vedtægter skal forefindes på hjemmesiden. RLU omskriver vedtægterne ud fra ovenstående og sender til bestyrelsen til elektronisk godkendelse i januar, således at de snarest kan sendes til UVM til godkendelse. 7. Årshjul. Bestyrelsesformanden havde tidligere fremlagt et ønske om at få udarbejdet et årshjul for bestyrelsesarbejdet. RLU gennemgik to årshjul. Et generelt årshjul med faste punkter for hvert kvartal. Et mere konkret årshjul for 2014. Bestyrelsen godkendte de to årshjul. 3
8. Meddelelser. RLU informerede om en skrivelse fra UVM angående indberetning af HF2 kursister. Ved indberetningsdatoen havde skolen indberettet et gennemsnit på 29 kursister, hvor loftet er 28. VUC Roskilde samt skolens revisor Søren Jensen har hver for sig responderet pr. den 18. december 2013 til ministeriet, hvorefter man afventer svar. Bestyrelsesseminar den 21. maj bliver muligvis ændret, fordi nye bestyrelsesmedlemmer er kommet til og skolen har fået ansat to nye ledere. Det blev aftalt, at alle melder tilbage, hvornår de bedst kan via en doodle. 9. Eventuelt. LH udtræder pr. den 1. januar 2014 af bestyrelsen. I den anledning takkede AD for et godt og tillidsfuldt samarbejde i løbet af de sidste 4 år. LH udtrykte sin glæde ved samarbejdet og ønskede VUC Roskilde held og lykke i fremtiden. Mødedage i 2014. Bestyrelsesmøder: 6. februar kl. 17.00 19.00. 19. marts kl. 17.00 19.00 (Der sendes Doodle om ny mødedag/ny mødetid) Bestyrelsesseminar: 21. maj 2014 Heldags (der sendes evt Doodle om ny mødedag) Bestyrelsesmøder: 18. september 2014 kl. 17.00 19.00. 12. november 2014 kl. 17.00 19.00. (Mødet flyttes til december der sendes Doodle) 4
Roskilde, den 2014 Formand Astrid Dahl Leif Max Hansen Jens Mejer Petersen Mathias Brodka Annette Rydahl Peter Friis Niels Benn Sørensen David Riko Sørensen 5