1(5) Disse vedtægter er blevet vedtaget ved en interimistisk generalforsamling i Helsingfors den 10. oktober 2008. Vedtægter for Föreningen Nordiska Trästäder 1 Firma Foreningens firma er Föreningen Nordiska Trästäder, ideel forening. Organisationsnummer: 802444-5846 2 Foreningens formål Foreningens formål er at være et nordisk netværk for øget anvendelse af træ i byggeriet. Foreningen skal stræbe efter at udvikle det nationale net af byer/kommuner og tilknytte regionale og lokale virksomheder og institutioner. Gennem at formidle kontakter, udveksle erfaringer, arrangere seminarer/kurser/studierejser og ved fælles markedsføring via nettet skal foreningen virke for god byggeskik i byer og samfund. Med god arkitektur, lav miljø- og klimapåvirkning, energieffektivitet og med en langsigtet bæredygtighed med udgangspunkt i træets muligheder. Foreningen driver sin virksomhed som en nonprofit-organisation og er ikke kommerciel. Der udarbejdes årligt en handlingsplan. Aktiviteterne skal vurderes årligt. 3 Beliggenhed Föreningen er beliggende i Växjö kommune, Kronobergs län, Sverige, med adressen: Nordiska Trästäder, Växjö kommun, Box 1222, 351 12 Växjö, Sverige. 4 Foreningens generalforsamling Foreningens ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest inden udgangen af juni måned på den af bestyrelsen fastsatte dato og lokalitet. Ved behandling af bestemte emner skal der afholdes en ekstraordinær generalforsamling, når bestyrelsen anser dette for påkrævet, eller hvis det begæres skriftligt af revisorerne eller af mindst 1/3 af medlemmerne. I en sådan begæring skal grunden til indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling angives. Bestyrelsen skal fremsætte en indstilling vedrørende punkter, der skal behandles på en ekstraordinær generalforsamling. Medlemmer, der ønsker at få et bestemt punkt behandlet på den ordinære generalforsamling, skal anmelde punktet til bestyrelsen senest den 15. marts. Bestyrelsen skal fremsætte en indstilling vedrørende et sådant punkt. Bestyrelsen indkalder til generalforsamlingen. Indkaldelsen sker som brev eller via e-mail. Indkaldelse skal udsendes til samtlige medlemmer; til den ordinære generalforsamling tidligst fire og senest to uger inden generalforsamlingen, og til en ekstraordinær generalforsamling senest en uge inden den ekstraordinære generalforsamling. Indkaldelse til generalforsamlingen skal indeholde oplysning om de punkter, der skal behandles på generalforsamlingen.
2. 5 Punkter på den ordinære generalforsamling På den ordinære generalforsamling skal følgende punkter være medtaget. 1. Godkendelse af valgliste 2. Valg af dirigent og referent 3. Valg af to personer, som tillige med dirigenten skal godkende referatet 4. Godkendelse af lovligheden af indkaldelsen i henhold til vedtægterne 5. Behandling af bestyrelsens årsberetning for det forløbne år 6. Revisorens beretning 7. Beslutning om vedtagelse af resultat- og balanceopgørelse 8. Beslutning om dispositioner vedrørende overskud eller tab i henhold til den aflagte balanceopgørelse 9. Beslutning om ansvarsfrihed for bestyrelsen 10. Beslutning om antal bestyrelsesmedlemmer 11. Valg af foreningens formand 12. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 13. Valg af revisor og revisorsuppleant 14. Valg af valgprocedure 15. Handlingsplan og budget for det kommende aktivitetsår 16. Fastsættelse af årskontingenter 17. Behandling af punkter, som bestyrelsen har henlagt til generalforsamlingen Beslutning om punkter, der ikke er medtaget på indkaldelsen, kan ikke træffes af generalforsamlingen. 6 Fremgangsmåde ved generalforsamlingen På en ekstraordinær generalforsamling kan kun behandles de punkter, der ligger til grund for denne generalforsamling, og som er bekendtgjort i indkaldelsen til den ekstraordinære generalforsamling. Generalforsamlinger ledes af foreningens formand eller, hvis denne er forhindret, af en anden, som generalforsamlingen udpeger. Ved generalforsamlingen skal der tages referat. Referatet godkendes af dirigenten og de personer, der er valgt til at godkende referatet.
3. Ved generalforsamlingen har hvert medlem én stemme. Et medlem kan give fuldmagt til et andet medlem. Stemmeberettigede er kun medlemmer, der har overholdt deres forpligtelser over for foreningen, og som ikke har udmeldt sig eller er blevet udelukket. Stemmeafgivelsen sker som en åben afstemning. Valg skal foregå ved hemmelig afstemning og skal afholdes, hvis det begæres. Beslutninger træffes, hvis intet andet er anført i disse vedtægter, ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er det forslag, der tiltrædes af formanden, gældende. Dette gælder dog ikke i forbindelse med valg, hvor afgørelsen træffes ved lodtrækning. 7 Bestyrelsen Bestyrelsen består af foreningens formand tillige med de bestyrelsesmedlemmer, der vælges af generalforsamlingen. Bestyrelsen kan internt udpege et arbejdsudvalg og kan tilknytte medlemmer hertil. Et tilknyttet udvalgsmedlem har ret til at udtale sig og stille forslag, men kan ikke deltage i bestyrelsens beslutningstagning. Til særlige opgaver kan bestyrelsen udnævne arbejdsgrupper, bestående af personer i og uden for bestyrelsen. Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter vælges af den ordinære generalforsamling for perioden frem til afslutningen af næste ordinære generalforsamling. 8 Bestyrelses møder Bestyrelsen bestemmer tid og sted for sine møder. Møde skal endvidere afholdes, hvis formanden mener, der er behov herfor, eller hvis mindst fem bestyrelsesmedlemmer kræver det. Formanden indkalder til møder. Indkaldelse med dagsorden skal i god tid inden et møde udsendes til bestyrelsesmedlemmerne. Bestyrelsen vedtager, i hvilken form indkaldelse til bestyrelsesmøder skal udsendes. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede. Beslutninger internt i bestyrelsen træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er det forslag, der tiltrædes af formanden, gældende. Dette gælder dog ikke i forbindelse med valg, hvor afgørelsen træffes ved lodtrækning. Stemmeafgivelse internt i bestyrelsen foregår som en åben afstemning. Der skal tages referat fra bestyrelsesmøder. I referatet skal det fremgå, hvilke bestyrelsesmedlemmer, der var til stede, hvilke beslutninger, der blev truffet, samt hvilke forbehold, der blev fremført mod beslutningerne. Referatet godkendes af formanden og de personer, der er valgt til at godkende ved bestyrelsesmøder. 9 Firmategning Foreningens firma tegnes af formanden og af den af generalforsamlingen valgte administrative sekretær i forening.
4. 10 Ansvar Foreningen er kun ansvarlig for sine forpligtelser med egne aktiver. Foreningens medlemmer eller bestyrelse har intet personligt ansvar for foreningens forpligtelser. 11 Regnskabsår Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Bestyrelsen skal årligt inden udgangen af marts måned aflægge årsregnskab bestående af resultatopgørelse, balanceopgørelse samt beretning til revisorerne. 12 Revisor Bestyrelsens forvaltning og foreningens regnskaber skal årligt granskes af mindst én revisor med suppleanter. Revisorerne og suppleanterne skal være autoriserede eller godkendte revisorer. Revisorer og revisorsuppleanter vælges af den ordinære generalforsamling for perioden frem til afslutningen af næste ordinære generalforsamling. Revisorerne skal senest den 30. april hvert år aflevere revisionsberetning. 13 Valg af valgprocedure Valgproceduren vælges af den ordinære generalforsamling. Bestyrelsesmedlemmer samt revisorerne er ikke valgbare som valgforordnede. Forslag til valgprocedure skal være bestyrelsen i hænde i tilpas god tid, således at den kan udsendes til medlemmerne sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling. 14 Kontingenter m.m. Medlemmerne betaler årligt et kontingent (årskontingent) til foreningen. Kontingentet fastsættes af den ordinære generalforsamling for et år ad gangen. Nye medlemmer betaler årskontingent ved deres indtræden i foreningen. Øvrige medlemmer betaler årskontingent for indeværende regnskabsår inden februar måneds udgang. Medlemmer, der ikke har betalt årskontingen senest den 30. april, betragtes som udmeldt af foreningen. Betalt årskontingen tilbagebetales ikke. 15 Vedtægtsændring Beslutning om ændring af disse vedtægter skal ske på den ordinære generalforsamling. For at en sådan beslutning skal være gyldig kræves enten, at samtlige tilstædeværende medlemmer er enige om beslutningen, eller at beslutningen træffes på to på hinanden følgende generalforsamlinger, hvoraf mindst en er den ordinære generalforsamling. På den sidste af de afholdte generalforsamlinger skal beslutningen være tiltrådt af mindst 2/3 af de stemmeafgivende.
5. 16 Foreningens opløsning Foreningen skal opløses, når forudsætningerne for fortsat aktivitet ikke længere er mulig, hvilket bl.a. anses for at være tilfældet, hvis antallet af medlemmer er faldet så kraftigt, at de tilbageblevne medlemmer ikke længere kan betragtes som behørigt repræsentative for de interesser, som foreningen henvender sig til. For at beslutning om opløsning af foreningen er gyldig kræves, at beslutningen træffes på to på hinanden følgende generalforsamlinger, hvoraf mindst en er en ordinær generalforsamling. På den sidste af de afholdte generalforsamlinger skal beslutningen være tiltrådt af mindst 2/3 af de stemmeafgivende. Indkaldelse til den sidste generalforsamling må ikke ske, før efter at den første generalforsamling har været afholdt. Den generalforsamling, der endeligt opløser foreningen, træffer endvidere beslutning om dispositioner vedrørende foreningens aktiver. /NTSideellfördk/