Notat Den 10. marts 2016 Journal nr. 163-2015-52156 Dokument nr. 163-2016-33083 Til Fra Ring 3 s Gravekontor Fremtidige opgaver og ressourcer i Ring 3 s Gravekontor 1. Baggrund Hovedstadens Letbane (HL) har udarbejdet en ny tids og aktivitetsplan i forbindelse med vedtagelse af anlægsloven (Lov om ændring af lov om letbane på Ring 3). Denne tidsplan betyder, at projektet først forventes færdig til drift i 2023. Ifølge den nye tidsplan, er ledningsomlægningerne udskudt med start til primo 2018 med afslutning ultimo 2019, dog med det forbehold at enkelte ledningsejere har udtrykt ønske om at komme i gang tidligere. Der kan tilsvarende være ledningsejere, der igangsætter gravninger fra primo 2017, umiddelbart efter ejerne har truffet endelig beslutning om anlæg af letbanen. Oprindeligt blev Ring 3 s Gravekontor (GK) oprettet 1. august 2015 med det formål at lave det sagsforberedende arbejde i forbindelse med ledningsomlægninger. Aftalen blandt kommunerne er beskrevet i notatet Aftale for gravekontor for ledningsomlægninger fra 13. august 2015 (efterfølgende benævnt som samarbejdsnotat). Ifølge den oprindelige tidsplan, var ledningsomlægningerne planlagt afsluttet ultimo 2017. Aftalerne med kommunerne om det fælles gravekontor udløber således ultimo 2017. 2. Nuværende opgaver for GK Ledningsomlægningerne er, således som selve anlægget af letbanen, forsinket i ca. 2 år. Dette nødvendiggør en revurdering af tidsplanen for GK s opgaveløsning og opgaver. GK s opgaver kan pt. opdeles i 3 hovedområder og skal udføres i 5 faser. Opgaverne er: A. Planlægning af ledningsomlægninger B. Sagsforberedende behandling af ansøgninger og tilsyn C. Kommunikationsopgaver Side 1 af 6
Faserne er: 1. Fra nuværende tidspunkt indtil udbudsmaterialet udsendes ultimo maj 2016 2. Fra ultimo maj 2016 indtil kontrakter underskrives i april 2017 3. Fra april 2017, hvor detailprojektering af både ledningsomlægninger og anlægsprojektet er planlægt at gå i gang, og indtil ledningsomlægninger forventes at starte i februar 2018 4. Fra februar 2018 hvor ledningsomlægningerne er startet og frem til de forventes omlagt primo 2019 5. Fra primo 2019, hvor anlægsprojektet starter, frem til 2023 når letbanen er forventet at gå i drift. I det følgende er opgaverne beskrevet og GK s 4 årsværk er fordelt på de 5 faser. A. Planlægning af ledningsomlægninger Drøftelse af ledningsplaceringer og de trafikale konsekvenser af dette med HL og ledningsejere. Deltagelse i lednings- og koordineringsmøder samt tiltrædelse af disse. Medvirke til udarbejdelse af trafikkatalog for ledningsomlægninger. HL har meddelt, at de forventer et begrænset tidsforbrug til denne opgave i fase 1. I fase 2 og 3 forventes tidsforbrug på 1 årsværk. B. Sagsforberedende behandling af ansøgninger og tilsyn Sagsforberedende behandling af nuværende ansøgninger på letbanestrækningen hvad angår ledningsomlægninger og hvad angår øvrige forhold, der ikke er relateret direkte til anlægsprojektet. Opgaven udføres i de første fire faser. I hver af faserne 1 til 3 forventes det, at der skal anvendes et ½ årsværk. I fase 4 forventes et tidsbrug på 2 ½ årsværk. C. Kommunikationsopgaver Kommunikation til borgerne, vejens naboer, trafikanter, beredskab og virksomheder. Opgaven udføres i projektets alle 5 faser. I hver af faserne 1 til 3 forventes det, at der skal anvendes et ¼ årsværk. I fase 4 og 5, når der er forventet at gravearbejde genere meget, forventes det, at der skal anvendes et ½ årsværk. Side 2 af 6
En nedlæggelse af gravekontoret og opstart igen i løbet af 2017 anses for uhensigtsmæssig og vil, udover merarbejde hos de respektive kommuner, give et decideret videns tab. 3. Fremtidige opgaver for GK Det foreslås, at GK s fremtidige opgaver indenfor nuværende økonomiske ramme, udvides med: D. Kommentarer til HL s udbudsmateriale hvad angår trafikplaner E. Varetagelse af opgaver i betalingskommunerne F. Sagsforberedende behandling af trafikplaner mv., i forbindelse med anlæg af letbanen G. Sagsforberedende behandling af ansøgninger, tilsyn mv. I det følgende er opgaverne beskrevet og GK s 4 årsværk er fordelt på de 5 faser, som er nævnt i afsnit 2. D. Kommentarer til HL s udbudsmateriale hvad angår trafikplaner Planlægning og behandling af trafikplaner til anlægsprojektet, der skal indgå i udbudsmaterialet. Opgaven udføres i fase 1 og det forventes, at der skal anvendes et tidsbrug på 2 ½ årsværk. E. Varetagelse af opgaver i betalingskommunerne Bemandingen mindskes således, at overskud i mandskabstimer anvendes til varetagelse af andre arbejdsopgaver, fordelt mellem GK s betalings kommuner, frem til opstart af ledningsomlægninger/anlægsperioden. Opgaven udføres i tre faser. I fase 1, forventes et tidsbrug på ½ årsværk. I fase 2 forventes det, at der skal anvendes 2 årsværk. I fase 3 forventes det, at der skal anvendes 1 ¼ årsværk. F. Sagsforberedende behandling af trafikplaner mv., i forbindelse med anlæg af letbanen Sagsforberedende behandling af ansøgninger og vurdering af trafikale og sikkerhedsmæssige konsekvenser i forbindelse med planlægning af anlæg af letbanen, blandt andet ved at medvirke til udarbejdelse af trafikkatalog. Under denne opgave, ligger også sagsforberedende behandling af ansøgninger i forbindelse med rydningsentreprisen. Opgaven udføres i fire faser. I fase 1 og 2, indtil kontrakter underskrives, forventer GK et tidsforbrug på ¼ årsværk. I fase 3 og 4 forventes det, at der skal anvendes 1 årsværk. Side 3 af 6
G. Sagsforberedende behandling af ansøgninger, tilsyn mv. Sagsforberedende behandling af ansøgninger på letbanestrækningen hvad angår råden over kommunalt vejareal og graveansøgninger i forbindelse med anlæg af letbaneprojektet. Opgaven udføres i fase 5, hvor der forventes et tidsforbrug på 3 ½ årsværk. I figur 1 vises GK s 4 årsværk fordelt på henholdsvis opgaverne og de 5 faser. Figur 1: GK s 4 årsværk fordelt på henholdsvis opgaverne og de 5 faser. 4. Økonomi og tidsplan GK har økonomi til nuværende bemanding frem til ultimo 2017. Omkostningerne til GK formindskes i fase 2 og 3, da de betalingskommuner, der ønsker opgaver udført af GK, skal betale omkostningerne herved. Da ledningsomlægninger udskydes i to år vil det være nødvendigt at udvide nuværende bevilling i 2 år indtil ledningsomlægningerne er færdige ultimo 2019. Omfanget af myndighedsbehandlingen fra primo 2019 kendes ikke præcist på nuværende tidspunkt. Det drejer sig både om omfanget af opgaver og hvornår de er afsluttet. Det foreslås derfor, at der foretages en ny beslutning omkring ressourcerne til GK med virkning fra primo 2020. I samarbejdsnotatet fremgår forventet budget for Ring 3 s Gravekontor samt fordelingen mellem betalingskommunerne. I de efterfølgende skemaer er budgettet for GK i perioden 2016 til 2019 opgjort efter de i figur 1 viste årsværk, samt faserne i de enkelte år. Side 4 af 6
I budgetterne er anvendt gennemsnits udgifter, da det på nuværende tidspunkt ikke vides hvilke personer, der skal varetage opgaver udenfor GK. 4.1 Budget for GK 2016 med fuld bemanding Budget for GK 2016 med fuld bemanding I alt 2400000 252000 48000 2700000 243000 2943000 Lyngby-Taarbæk 11715311 5798008550324 28,35 680400 71442 13608 765450 68891 834341 Gladsaxe 62761113 5798008693502 28,53 684720 71896 13694 770310 69328 839638 Herlev 63640719 5798008768262 15,2 364800 38304 7296 410400 36936 447336 Rødovre 65307316 5798009067661 4,54 108960 11441 2179 122580 11032 133612 Glostrup 65120119 5798009041555 16,25 390000 40950 7800 438750 39488 478238 Vallensbæk 19583910 5798008983955 7,13 171120 17968 3422 192510 17326 209836 I alt 100,00 2400000 252000 48000 2700000 243000 2943000 Som det kan ses ligger budgettet indenfor den skønnede budgetramme på 2,6-3,0 mio.kr inklusiv overhead i henhold til samarbejdsaftalen. 4.2 Budget for GK 2016 med reduceret bemanding Budget for GK 2016 med reduceret bemanding: 4 årsværk til 1/3, 3,5 årsværk fra 1/3-31/5 og 2 årsværk resten af året I alt 1625000 178500 34000 1837500 165375 2002875 Lyngby-Taarbæk 11715311 5798008550324 28,35 460688 50605 9639 520931 46884 567815 Gladsaxe 62761113 5798008693502 28,53 463613 50926 9700 524239 47181 571420 Herlev 63640719 5798008768262 15,2 247000 27132 5168 279300 25137 304437 Rødovre 65307316 5798009067661 4,54 73775 8104 1544 83423 7508 90931 Glostrup 65120119 5798009041555 16,25 264063 29006 5525 298594 26873 325467 Vallensbæk 19583910 5798008983955 7,13 115863 12727 2424 131014 11791 142805 I alt 100 1625000 178500 34000 1837500 165375 2002875 Som det kan ses forventes budgettet i 2016 at blive 940.125 kr. mindre end det nuværende skønnede budget. 4.3 Budget for GK 2017 med reduceret bemanding Budget for GK 2017 med reduceret bemanding: 2 årsværk frem til 1/5 og 2,75 årsværk resten af året I alt 1500000 157500 30000 1687500 151875 1839375 Lyngby-Taarbæk 11715311 5798008550324 28,35 425250 44651 8505 478406 43057 521463 Gladsaxe 62761113 5798008693502 28,53 427950 44935 8559 481444 43330 524774 Herlev 63640719 5798008768262 15,2 228000 23940 4560 256500 23085 279585 Rødovre 65307316 5798009067661 4,54 68100 7151 1362 76613 6895 83508 Glostrup 65120119 5798009041555 16,25 243750 25594 4875 274219 24680 298898 Vallensbæk 19583910 5798008983955 7,13 106950 11230 2139 120319 10829 131147 I alt 100 1500000 157500 30000 1687500 151875 1839375 Side 5 af 6
Som det kan ses forventes budgettet i 2017 at blive 1.103.625 kr. mindre end det nuværende skønnede budget. 4.4 Budget for GK 2018 med reduceret bemanding Budget for GK 2018 med reduceret bemanding: 2,75 årsværk til 1/3 og 4 årsværk resten af året I alt 2275000 238875 45500 2559375 230344 2789719 Lyngby-Taarbæk 11715311 5798008550324 28,35 644963 67721 12899 725583 65302 790885 Gladsaxe 62761113 5798008693502 28,53 649058 68151 12981 730190 65717 795907 Herlev 63640719 5798008768262 15,2 345800 36309 6916 389025 35012 424037 Rødovre 65307316 5798009067661 4,54 103285 10845 2066 116196 10458 126653 Glostrup 65120119 5798009041555 16,25 369688 38817 7394 415898 37431 453329 Vallensbæk 19583910 5798008983955 7,13 162208 17032 3244 182483 16424 198907 I alt 100 2275000 238875 45500 2559375 230344 2789719 Som det kan ses forventes budgettet i 2018 at blive 153.281 kr. mindre end det nuværende skønnede budget. 4.5 Budget for GK 2019 med fuld bemanding Budget 2019 forventes på nuværende tidspunkt at være det samme som for 2016 med fuld bemanding. Det skønnede budgettal er 2.943.000 kr. 5. Indstilling Det indstilles at: 1. GK får mandat til at forestå forberedende myndighedsbehandling af trafikplaner mv. vedrørende anlæg af letbanen osv. 2. Omkostningerne til GK vil mindskes frem til udgangen af 2017 med hhv. 2 årsværk i fase 2 og 1 ¼ årsværk i fase 3. 3. Der gives en økonomisk bevilling i årene 2018 og 2019 på henholdsvis 2.790.000 kr. og 2.943.000 kr. 4. Der foretages en ny behandling af opgaver og økonomisk ramme fra 2019 og til projektet er færdigt. Side 6 af 6