Kontrakt. Skanderborg Kommune 2010

Transkript

1 Kontrakt Skanderborg Kommune 2010 Vedtaget af Skanderborg Byråd, den 26. januar 2011

2 2

3 Kontrakt for Skanderborg Festival Klubs lån af en afgrænset del af Dyrehaven til afholdelse af en årlig festival omkring den 2. weekend i august. 3 j. nr. 10/64863 Skanderborg, den 26. januar 2011

4 4 Kontraktparter Denne kontrakt indgås mellem Skanderborg Festival Klub og Skanderborg Kommune. Varighed Kontrakten er gældende for perioden Formål Formålet med kontrakten er dels at sikre, at Danmarks Smukkeste Festival kan afholdes i en afgrænset del af Dyrehaven i den kommende 10-års periode, dels at fastlægge vilkårene for lånet af arealet. Afgrænsning af festival-området Området på det tilhørende kortbilag nr. 1, viser hvilket område Skanderborg Festival Klub låner af Skanderborg Kommune til afholdelsen af en årlig festival i en afgrænset del af Dyrehaven. De detaljerede vilkår for Skanderborg Festival Klubs lån af arealer er beskrevet i vedlagte»aftale mellem Skanderborg Festival Klub og Skanderborg kommune om festivalens lån og brug af et areal i Dyrehaven til festivalformål«inden for festivalområdet vil der i de kommende 10 år blive foretaget en skovforyngelse. Hvilke områder der konkret skal skovforynges i de enkelte år vil blive fastlagt på årlige møder mellem Skanderborg Kommune og Skanderborg Festival Klub. Disse områder vil ikke kunne anvendes til festivalformål mens de nye træer vokser op. På området kan der afholdes festivalaktiviteter og eventuelt opstilles en ny scene, der maksimalt må kunne rumme personer med plads til maksimum 2,5 personer pr. m 2. Scenen og andre synlige installationer, der bruges under festivalen, skal fjernes efter afholdelsen af festivalen. Enkeltinstallationer, som transformatorstationer skal indpasses i terræn og bevoksninger. Nye omladepladser Til brug for festivalen fra 2011 etableres tre nye omladepladser, der bl.a. skal anvendes til opmagasinering af festivalmateriale før og under festivalen. Omladepladsernes placering fremgå af kortmaterialet og er tilsammen på ca m 2. Søbadet Søbadet skal være tilgængeligt for offentligheden året rundt, bortset fra en periode på maks. 2½ uge i og omkring festivalens afholdelse. Skanderborg Festival Klub etablerer et offentligt tilgængeligt erstatningsbad i den periode, hvor Søbadet ikke er tilgængeligt for offentligheden. Tidsfrister Skanderborg Festival Klub kan anvende den del af Dyrehaven, der fremgår af kortbilaget, i en periode på 6 uger til forberedelse af festivalen, dog kan der køres materiel til omladepladserne en uge før forberedelserne igangsættes. Nedtagning af materiel forudsættes afsluttet senest 14 dage efter festivalen. Skanderborg Kommune giver tilladelse til, at festivalområdet er lukket for ikke-festivaldeltagere i maksimalt 10 dage, dog 2½ uge fsva. Søbadet. Generelle vilkår Festivalens deltagerantal Festivalens deltagerantal (betalende og ikkebetalende deltagere, inklusiv frivillige hjælpere) må i kontraktperioden ikke øges til flere end deltagere. Nyt festivalområde Som kompensation for det areal der i den kommende 10 års periode skal anvendes til skovforyngelse udvides festivalområdet med et tilsvarende areal på ca m 2 beliggende vest for det nuværende festivalområde. Dette areal kan tidligst tages i anvendelse fra Information Skanderborg Festival Klub informerer på skilte opsat ved adgangsvejene til festivalområdet om offentlighedens adgang og begrænsninger i adgang til skoven i perioden før, under og efter festivalens afholdelse. Skanderborg Festival Klub informerer i god tid inden festivalens afholdelse Skanderborgs borgere om, hvilke aktiviteter der vil foregå i forbindelse med festivalens afholdelse, herunder beliggenheden af camping- og parkeringsarealer, og hvilke konsekvenser aktiviteterne vil have i form af adgangsbegrænsninger mv. Herudover gennemfører Skanderborg Festival Klub en generel informationsindsats i forhold til festivalens naboer og indgår i dialog med naboerne om mulig afhjælpning af gener fra festivalen.

5 Ansvar Det er festivalklubbens ansvar at stadeholdere, frivillige hjælpere, leverandører m. fl. er gjort bekendt med gældende regler for færdsel i Dyrehaven. Udbedring af eventuelle skader som følge af festivalens brug af Dyrehaven foretages for Festivalklubbens regning. Kommunal myndigheds- og opgavevaretagelse Som en del af samarbejdet giver Skanderborg Festival Klub adgangsmulighed for kommunalt ansatte, der før, under og efter festivalens afvikling har behov for at gennemføre praktiske opgaver og/eller udøvelse af myndighed og tilsyn i.f.t. gældende lovgivning. Adgangsmuligheden gives eksempelvis indenfor områderne Brand & Redning, Vej & Park, forsyningsområderne el, vand, varme og affald og planlægning, og aftales mellem festivalen og det enkelte funktionsområde. Indhentning af tilladelser til afholdelse af festivalen Festivalklubben fremsender senest 1. april en ansøgning om lån af festivalarealet til Skanderborg Kommune, Plan & Erhverv. Ansøgningen skal ledsages af en tidsplan for igangsætningen og afslutningen af de enkelte aktiviteter, herunder forberedende aktiviteter i skoven, aktiviteter omkring Søbadet og etablering af camping- og parkeringsarealer se vedlagte»aftale mellem Skanderborg Festival Klub og Skanderborg kommune om festivalens lån og brug af et areal i Dyrehaven til festivalformål«. Evalueringsmøder Skanderborg kommune indbyder årligt, ultimo august, til administrativt evalueringsmøde mellem Skanderborg Kommune og Skanderborg Festival Klub, hvor forløbet af den netop overståede festival og eventuelle ændringer til det kommende års festival drøftes. Resultatet af mødet offentliggøres på kommunens hjemmeside. Desuden arrangeres årligt evalueringsmøde mellem medlemmer af byrådet og medlemmer af bestyrelsen for Skanderborg Festival Klub. Beskyttelse af træer, installationer og inventar Skanderborg Festival Klub forpligter sig til at beskytte Dyrehavens træer, installationer og inventar mod skader under festivalens forberedelse, afholdelse og nedtagning. Udgifter til udbedring af eventuelle skader afholdes af Skanderborg Festival Klub. Opsigelse Denne kontrakt kan opsiges af begge parter med et års varsel med virkning fra den 1. september. Misligholdelse Misligholdes denne kontrakt væsentligt kan kontrakten opsige med 1 måneds varsel. 5 For Skanderborg Festival Klub For Skanderborg Kommune Dato / Dato / Claus Visbye booker og formand Jørgen Gaarde borgmester Peter Ib Hansen beredskabs- og logistikkoordinator Jens Kaptain kommunaldirektør

6 NOTER 6

7 7

8