BILAG 1 VEDTÆGTER FOR BEBOER- OG PÅRØRENDERÅD Revideret: nov. 2014 INDHOLD: Kapitel 1: Formål Kapitel 2: Hvor etableres der beboer- og pårørenderåd Kapitel 3: Opgaver Kapitel 4: Sammensætning og valg Kapitel 5: Arbejdsform Kapitel 6: Samarbejde med lokalcenter / plejehjem Der kan etableres flere råd under det samme lokalområde afhængig af de lokale forhold og ønsker. Etableringen af beboer- og pårørenderåd aftales mellem lederen af plejeboligenheden og beboere og pårørende i plejeboliger m.v., der udgør naturlige geografiske og/eller interessemæssige enheder. Kapitel 7: Tilsyn Kapitel 8: Ikrafttrædelsesregler m.v. KAPITEL 3: OPGAVER 3. KAPITEL 1: FORMÅL 1. Beboer- og pårørenderådene har til formål at understøtte pleje og omsorg, der bedst muligt lever op til den enkelte beboers ønsker og behov i plejeboligerne og i lignende boligenheder i overensstemmelse med kvalitetsstandarder og lovkrav samt skabe et forum for dialog mellem beboere, pårørende, personale og lokalområdet. KAPITEL 2: HVOR ETABLERES DER BEBOER- OG PÅRØ- RENDERÅD 2. Beboer- og pårørenderådets overordnede opgave er at understøtte beboernes interesser sammen med Aarhus Kommune, jf. 1. Rådet inddrages i relevante problemstillinger i forbindelse med fastlæggelse af retningslinjerne for den daglige pleje og omsorgsindsats i de pågældende boligenheder. Det gælder bl.a. i forhold til samvær, kostplaner, tilrettelæggelse af måltider, arbejdets tilrettelæggelse, aktiviteter, m.v. Rådets opgaver omfatter alene beboere og lejere i de nævnte boligformer, der modtager kommunale serviceydelser. Der kan under hensyntagen til lokale forhold etableres beboer- og pårørenderåd i tilknytning til plejeboliger mv., der udgør naturlige geografiske og/eller interessemæssige enheder. SUNDHED OG OMSORG 1
KAPITEL 4: SAMMENSÆTNING OG VALG 4. Beboer- og pårørenderådet består af minimum tre medlemmer. Beboere og pårørende skal udgøre et flertal i rådet. Der kan vælges en suppleant for hvert medlem. 5. Stemmeberettigede og valgbare er beboere samt pårørende til beboere i plejeboliger m.v. Der kan kun afgives én stemme pr. beboer af enten beboeren selv eller en pårørende. Som pårørende betragtes forældre, ægtefælle, samlever, søskende, børn, svigerbørn, børnebørn, oldebørn samt personer, som beboeren selv har erklæret som pårørende. Bor der yngre beboere med handicap i bebyggelsen, er beboer- og pårørenderådet forpligtet til i videst muligt omfang at tage hensyn til disse beboeres særlige interesser ved sammensætningen af rådet og ved tilrettelæggelsen af rådets arbejde. Stk. 4 Hvis der lokalt er enighed herom mellem beboer- og pårørenderådet og lederen af plejeboligenheden kan der indtræde repræsentanter for personalet i plejeboligenheden i rådet. Stk. 5 Udover de nævnte valgbare i stk. 1 kan der, hvis der er tale om beboer- og pårørenderåd ved selvejende institutioner, udpeges en repræsentant for den selvejende institutions bestyrelse. Stk. 6 Valgperioden er 2 år, dog således at halvdelen af beboerog pårørenderådet er på valg hvert år. Ved beboer- og pårørenderåd med et ulige antal medlemmer er henholdsvis 2/3 og 1/3 af medlemmerne på valg hvert år. Ved beboerog pårørenderåd med et ulige antal medlemmer vælges 1/3 af medlemmerne for et år og 2/3 af medlemmerne for to år. Stk. 7 Dør en beboer, kan den pårørende, der er valgt til beboerog pårørenderådet, fortsætte som medlem af rådet indtil næste ordinære valg. Stk. 8 Valg af beboer-/pårørenderepræsentanter sker på et indkaldt møde på det lokalcenter/plejeboligenhed, der betjener de pågældende boliger. Mødet afholdes i 4. kvartal. Stk. 9 Valgmødet indkaldes og ledes af beboer- og pårørenderådet i samarbejde med leder af plejen. Der indkaldes til valgmødet senest 4 uger inden valget. 0 Beboer- og pårørenderådet fastsætter dagsordenen for valgmødet i samarbejde med lederen af plejeboligenheden. 2 HÅNDBOG FOR BEBOER- OG PÅRØRENDERÅD
Et eksempel på en dagsorden til et valgmøde: Hvad er der sket siden sidste valg (beretning fra formand, direktion samt indlæg fra frivilligkoordinator) Hverdagslivet i plejeboligerne (beretning fra lederen) Gennemgang af valgregler Opstilling af kandidater (rådsmedlemmer og suppleanter) Valget Præsentation af de valgte 1 Indkaldelse til valgmødet sker ved skriftlig henvendelse fra beboer- og pårørenderådet til samtlige beboere i plejehjem, beskyttede boliger, plejeboligbebyggelser og andre tilsvarende boligenheder samt deres pårørende. Er der ikke valgt et beboer- og pårørenderåd ved en plejeboligenhed, er det lederen, der indkalder til valg. De praktiske forhold i forbindelse med indkaldelse til mødet varetages af plejeboligenheden, i et samarbejde mellem direktionen, lederen og frivilligkoordinatoren. 2 Valget kan foregå ved afstemning på én af følgende måder: 1. Fredsvalg af opstillede medlemmer og suppleanter. Ved almindelig tilkendegivelse af, at alle opstillede vælges. 2. Afstemning ved håndsoprækning. Benyttes, hvis blot én stemmeberettiget ønsker håndsoprækning. 3. Hemmelig afstemning på stemmeseddel. Benyttes ved ønske fra blot én stemmeberettiget. 3 Der tages referat fra valgmødet, som offentliggøres til samtlige beboere. 4 Beboer- og pårørenderådet konstituerer sig på et møde senest i januar måned hvert år. Der vælges en formand og en næstformand. Ét rådsmedlem kan ikke beklæde begge poster. Næstformanden fungerer i formandens sted ved dennes fravær. 5 Ønsker et medlem at udtræde af rådet før udløbet af valgperioden meddeles dette skriftligt til formanden, som optager sagen på dagsordenen for det førstkommende møde. Rådet indkalder samtidig en suppleant. 6 Hvis en formand eller næstformand udtræder af rådet, konstituerer beboer- og pårørenderådet sig på ny for den aktuelle posts vedkommende. Rådet indkalder samtidig en suppleant. KAPITEL 5: ARBEJDSFORM 6. Beboer- og pårørenderådet fastsætter selv sin forretningsorden. I denne anføres mødehyppighed (minimum fire møder om året), regler for dagsorden, mødeindkaldelse, referatudsendelse samt retningslinjer for valg til det lokale beboer- og pårørenderåd. Der foreligger en standardforret- SUNDHED OG OMSORG 3
ningsorden, som er at betragte som et minimumskrav. Hvis der er beboere eller pårørende, der ønsker referatet tilsendt, sørger beboer- og pårørenderådet for dette i samarbejde med plejeboligenheden. Beboer- og pårørenderådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne inkl. formanden eller næstformanden er til stede. Stk. 4 Afstemninger afgøres ved almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende rådsmedlemmer. Ved stemmelighed er formandens - i dennes fravær den fungerende formands - stemme afgørende. Stk. 5 Dagsordener, referater og høringssvar fra beboer- og pårørenderådets møder er offentligt tilgængelige. Personfølsomme oplysninger må dog ikke offentliggøres. KAPITEL 6: SAMARBEJDE MED LOKALOMRÅDET 7. Lederen af plejeboligenheden eller en anden ledelsesrepræsentant deltager i alle ordinære møder i beboer- og pårørenderådet. Beboer- og pårørenderådet kan i forbindelse med sine møder og efter aftale med lederen indbyde relevante medarbejdere til at drøfte og belyse forskellige emner. Det sker med henblik på at sikre, at alle relevante parter deltager i dialogen om den daglige pleje og omsorgsindsats i de pågældende boenheder. Lokalområdet kan yde sekretariatsbistand til beboer- og pårørenderådet. Omfang og form for denne bistand aftales lokalt. Stk. 4 Beboer- og pårørenderådet mødes efter behov med Brugerrådet for det pågældende lokalcenterområde, dog minimum én gang årligt. Stk. 5 Mindst en gang årligt inviteres beboere og pårørende i plejeboliger m.v. til et pårørendemøde. Mødet indkaldes af lokalområdet og både beboer- og pårørenderådet samt lokalcentrets brugerråd inviteres til at deltage i mødet. KAPITEL 7:TILSYN 8 Kommunen skal hvert år foretage mindst et uanmeldt tilsynsbesøg i plejeboliger m.v. jf. servicelovens 151. Stk. 2. Beboer- og pårørenderådet orienteres efter besøget af den lokale ledelse. 9 Embedslægeinstitutionen gennemfører én gang årligt et 4 HÅNDBOG FOR BEBOER- OG PÅRØRENDERÅD
uanmeldt tilsynsbesøg vedrørende de sundhedsmæssige forhold i plejehjem og plejeboligbebyggelser m.m. Embedslægeinstitutionens tilsynsrapport offentliggøres på Servicestyrelsens tilbudsportal. KAPITEL 8: IKRAFTTRÆDELSESREGLER M.V. 10. Vedtægterne er godkendt af rådmanden for Sundhed og Omsorg pr. 1. marts 2011. Rådmanden for Sundhed og Omsorg kan afgøre tvivlsspørgsmål vedrørende vedtægterne. Rådmanden kan desuden godkende mindre løbende justeringer af vedtægterne og dispensere i særlige tilfælde, herunder for antallet af beboer- og pårørenderåd i et lokalcenterområde samt eventuel repræsentation i rådet. SUNDHED OG OMSORG 5
STANDARD FORRETNINGSORDEN FOR BEBOER- OG PÅRØRENDERÅD 1) KONSTITUERING/AFHOLDELSE AF MØDER/UD- TRÆDEN AF RÅDET 1.1 Beboer- og pårørenderådet konstituerer sig på et møde senest i januar måned hvert år. Der vælges en formand og en næstformand. Ét rådsmedlem kan ikke beklæde begge poster. Næstformanden fungerer i formandens sted ved dennes fravær. 1.2 Udtræder formanden eller næstformanden af rådet, konstituerer rådet sig på ny for den aktuelle posts vedkommende. 1.3 Rådet afholder møder mindst 4 gange årligt. Derudover kan rådet afholde møde, når et medlem af rådet eller rådets formand ønsker det. Begæring herom fremsættes skriftligt til/af formanden med en redegørelse for, hvorfor mødet ønskes afholdt. 1.4 Så vidt muligt berammes næste møde på hvert rådsmøde. 1.5 Ønsker et medlem at udtræde af rådet meddeles dette skriftligt til formanden, som optager sagen på dagsordenen for førstkommende møde. Formanden sørger samtidig for at indkalde en suppleant. 2) INDKALDELSE AF MØDER 2.1 Formanden indkalder skriftligt til møderne med mindst 14 dages varsel. Rådet kan beslutte at møder kan indkaldes telefonisk og med kortere varsel. 2.2 Dagsordenen fremsendes sammen med indkaldelsen. Derudover fremsendes det skriftlige materiale, som der måtte være behov for. Sker indkaldelsen telefonisk skal førnævnte materiale fremsendes hurtigst muligt. Dagsordenen skal som minimum indeholde: Siden sidst Hverdagslivet i pleleboligen a. Formanden b. Leder af plejen 3) MØDELEDELSE OG BESLUTNINGSDYGTIGHED 3.1 Møderne ledes af formanden. 3.2 Rådet er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne, inkl. formanden eller næstformanden er til stede. 3.3 Afstemninger i rådet afgøres ved almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 6 HÅNDBOG FOR BEBOER- OG PÅRØRENDERÅD
4) REFERATER 4.1 Formanden er ansvarlig for, at der tages referat fra rådets møder. 4.2 Af referatet skal fremgå: Hvem der leder mødet Hvem der har deltaget i mødet Dagsordenen og beslutninger for hvert enkelt punkt i henhold hertil. 4.3 Et eksemplar af referatet udsendes til samtlige medlemmer snarest muligt og senest 14 dage efter mødets afholdelse. 4.4 Samtlige tilstedeværende medlemmer skal underskrive referatet og dermed bekræfte deres godkendelse heraf. 4.5 Rådets dagsorden, det underskrevne referat samt rådets høringssvar i forhold til afholdte tilsyn er offentligt tilgængelige. Personhenførbare oplysninger må ikke fremgå af nævnte dokumenter. 4.6 Rådet sørger i samarbejde med lokalcentret/plejehjemmet for at dagsorden, referat og høringssvar sendes pr. mail til de beboere og/eller pårørende, som måtte ønske det. 5) LEDERENS DELTAGELSE I RÅDETS MØDER 5.1 Lederen af plejeboligenheden eller en ledelsesrepræsentant deltager i alle ordinære møder i rådet - uden stemmeret. På første møde introducerer lederen rådet til håndbogen og samspillet med plejeboligerne. 5.2 Rådet kan efter aftale med lederen af plejeboligenheden indbyde relevante medarbejdere til drøftelse og belysning af forskellige emner. Øvrige ikke-valgte kan deltage i møderne, hvis rådsmedlemmerne ingen indvendinger har imod det. Disse har dog ingen stemmeret. 6) DELTAGELSE I RÅDETS MØDER FOR MEDARBEJ- DERREPRÆSENTANTER/REPRÆSENTANTER FOR BESTYRELSEN I SELVEJENDE INSTITUTIONER. 6.1 Medarbejderrepræsentanter/repræsentanter for bestyrelsen i selvejende institutioner deltager i rådets møder uden stemmeret. 7) TAVSHEDSPLIGT 7.1 Rådets medlemmer har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer af personhenførbare oplysninger i deres egenskab af medlem af rådet, fx om ansættelsessager og andre personsager. Personalet har også tavshedspligt, så de kun må fortælle det videre, som beboeren har givet lov til (samtykke). SUNDHED OG OMSORG 7
Derfor er det meget vigtigt at få aftalt, hvad personalet må fortælle videre til pårørende og til andre, f.eks. andre beboere. Tavshedspligten beskytter beboerne imod, at oplysninger om deres personlige forhold bliver fortalt videre til andre. 7.2 Såfremt et medlem udtræder af rådet, skal han straks til formanden tilbagelevere alt fortroligt materiale, han måtte være i besiddelse af, samt eventuelle genparter heraf. Således vedtaget på rådets møde, den 8 HÅNDBOG FOR BEBOER- OG PÅRØRENDERÅD