Udviklingskontrakt om erhvervsservice på Bornholm 1/1 2012 31/12 2014 Business Center Bornholm 3700 Rønne Bornholms Vækstforum v/bornholms Regionskommune 3700 Rønne Godkendt Bestyrelsen for Business Center Bornholm, den Godkendt Bornholms Vækstforum, den Godkendt Bornholms Regionskommune, den
1 Kontraktens parter Kontrakten indgås mellem Bornholms Regionskommune / Bornholms Vækstforum, Ullasvej 23, 3700 Rønne (herefter benævnt BRK/VF) og Business Center Bornholm, Torvegade 7, 3700 Rønne (herefter benævnt BCB) Business Center Bornholm er en selvejende erhvervsdrivende fond og opfylder Erhvervsfremmelovens 9 stk. 4 og 6, som anfører, at de erhvervsudviklingsaktiviteter, der iværksættes skal være til gavn for en åben kreds af erhvervslivet og at aktiviteterne ikke må virke konkurrenceforvridende i forhold til det private erhvervsliv. 2 BCB's rammer og formål BCB blev etableret ved Vækstforums beslutning af 4. juni 2008 "Single Point Of Entry" og skal i henhold til vedtægterne virke som det udførende led i forhold til vækstaktiviteter på Bornholm. BCB skal medvirke til udbygning af Bornholms erhvervsliv til størst mulig gavn for hele det bornholmske samfund. BCB's vedtægter vedlægges kontrakten som bilag. BCB s formål er at udmønte Bornholms Regionskommunes og Bornholms Vækstforums erhvervsudviklingsstrategi i praktisk erhvervsfremme og erhvervsservice over for virksomheder og iværksættere. Udmøntning af kontraktens aktiviteter skal ske i samarbejde med andre relevante erhvervsfremmeaktører og operatører for Bornholms Vækstforum. BCB skal støtte op omkring øvrige udviklingstiltag, der anbefales af BRK/VF og som er i overensstemmelse med BCB's vedtægter. Stk. 3 BCB fungerer som Bornholms Vækstforums operatør i forbindelse med konkrete aftaleområder, der relaterer sig til vækstforums handlingsplaner, Vækstpartnerskabsaftale med regeringen samt andre erhvervsrettede aktiviteter, som Bornholms Vækstforum ønsker iværksat. 3 Kontraktens rammer og formål BCB vil de kommende år styrke den lokale erhvervsservice og markedsføring til størst mulig støtte for det bornholmske erhvervsliv. Dette skal ske indenfor følgende to indsatsområder: A. Udvikle en opsøgende og proaktiv lokal erhvervsservice B. Udvikle og fastholde forretningsrelationer - nationalt og internationalt Ud over de to indsatsområder indeholder kontrakten også aktiviteter indenfor følgende to driftsområder: C. Indsats på tilflytterområdet D. Indsats på informationsområdet Alle services og aktiviteter vil blive koordineret i forhold til Vækstforums erhvervsudviklingsstrategi 2011-2014 indenfor alle fire indsatsområder: Bornholm som ERHVERVS-Ø Bornholm som UDDANNELSES-Ø Bornholm som GRØN TEST-Ø Bornholm som OPLEVELSES-Ø 2
A. BCB vil udvikle en opsøgende og proaktiv lokal erhvervsservice ved f.eks.: Synligt og fokuseret arbejde ude i marken Tydeliggøre og markedsføre lokal erhvervsservice Sikre et aktivt netværk i og mellem øens virksomheder til gavn for det samlede bornholmske erhvervsliv Udnytte internationale forretningsmuligheder i samarbejde med lokale virksomheder Etablere og udvikle samarbejdet mellem lokale virksomheder på Bornholm og mellem udenøs og lokale bornholmske virksomheder I de årlige handlingsplaner fastsættes konkrete mål, som f.eks.: For antal besøg og rådgivninger i forhold til antal virksomheder Antal etablerede nye virksomheder Antal Spin Off forretningsmuligheder Bidrage direkte eller indirekte til at skabe et konkret antal nye arbejdspladser Resultatmål for finansieringsrådgivning Antal rådgivninger i forbindelse med generationsskifte Alle mål skal så vidt muligt være målbare. Hvor dette imidlertid ikke er muligt skal handlingsplanen sandsynliggøre en effekt i det bornholmske samfund. Stk. 3 B. BCB vil udvikle og fastholde forretningsrelationer mellem det bornholmske erhvervsliv og erhvervslivet nationalt og internationalt, ved f.eks.: Synlig og fokuseret markedsføring af strategien Bright Green Island. At sikre at øens virksomheder får tilhørsforhold til BGI og en fælles markedsføring for at skabe image om en Ø i vækst. At informere og udnytte det internationale marked gennem kontakter til ministerier, eksportråd og andre eksportinstitutioner. At gennemføre marketingsaktiviteter i og udenfor Danmark for at tiltrække business muligheder. At sikre en målrettet indsats mod Bright Green aktiviteter, med fokus på særlige målgrupper og lande. I de årlige handlingsplaner fastsættes konkrete mål, som f.eks.: Deltagelse i konferencer, messer og møder - nationalt og internationalt. Informationsaktiviteter skal specificeres (B-avisen m.m.). Alle mål skal så vidt muligt være målbare. Hvor dette imidlertid ikke er muligt skal handlingsplanen sandsynliggøre en effekt i det bornholmske samfund. På dette område (Markedsføring) etableres en styregruppe med deltagelse af relevante partnere (Virksomheder, Regionskommunen og andre relevante partnere.) 3
Stk. 4 C. Indsats på tilflytterområdet På tilflytterområdet etableres en styregruppe med deltagelse af relevante partnere (Virksomheder, tilflyttere, regionskommunen, vækstforum m.fl.). BCB's primære opgaver på området vil være indenfor følgende: Tiltrække nye arbejdspladser til Bornholm både nationalt og internationalt. Samtidig vil BCB's øvrige aktiviteter på områderne erhvervsservice og markedsføring tilskynde til etablering af flere arbejdspladser/nye jobs på Bornholm. Proaktivt at understøtte de bornholmske virksomheders behov for tiltrækning af kvalificeret arbejdskraft. Dette skal ske gennem et tættere samarbejde med virksomhederne og via markedsføringsaktiviteter. Byde nye tilflyttere velkommen til Bornholm og via en løbende dialog og aktiviteter (netværk m.m.) sikre at de forbliver på øen. D. Indsats på informationsområdet På informationsområdet etableres en styregruppe med deltagelse af relevante partnere (Virksomheder, regionskommunen, vækstforum, destination Bornholm m.fl.). BCB's primære opgave vil være at stå for koordineringen og udgivelsen af informationsmaterialet indenfor de givne økonomiske rammer. Målgrupperne for de enkelte informationsaktiviteter fastlægges i styregruppen. Aktiviteterne specificeres i handlingsplanerne og skal give et billede af - igangværende projekter og deres positive virkning på det bornholmske erhvervsliv/samfund - aktiviteter indenfor erhvervsservice - aktiviteter fra Vækstforum der understøtter vækst på Bornholm Stk. 5 Som bilag til kontrakten udarbejdes der årlige handlingsplaner så vidt muligt med målbare resultater. Handlingsplanen danner grundlag for BCB s aktiviteter det pågældende år. For 2012 blev der ultimo 2011 aftalt en foreløbig handlingsplan, som revideres i henhold til denne kontrakt. Handlingsplanen for det efterfølgende år skal foreligge og godkendes senest på Vækstforums sidste møde i det foregående år. 4
4 Økonomi BRK/VF vil via de regionale udviklingsmidler honorere BCB for ydelserne anført i kontrakten/handlingsplanerne, som BCB forpligter sig til at udføre. Det årlige beløb fastsættes til max. kr. 3.620.000 plus moms (2011-niveau). Beløbet pristalsreguleres årligt på baggrund af de kommunale pristalsreguleringer. Udbetaling sker halvårligt i januar og juli. 5 Afrapportering, regnskab og revision BCB s afrapportering til Vækstforum følger vedtægterne for BCB. Årsrapporten tilstilles Regionskommunen og Vækstforum til godkendelse, jfr. BCB's vedtægter. Den første afrapportering foretages for kalenderåret 2012 ved repræsentantskabsmødet i 2013. 6 Øvrige vilkår BCB skal på forlangende afgive de supplerende oplysninger, som BRK/VF skønner nødvendige for at kontrollere honorarets anvendelse i forhold til aktiviteternes forløb. Ved væsentlige ændringer af BCB s organisation, kapitalforhold, eksterne samarbejdsforhold eller andre forhold, der kan få betydning for centrets funktion, skal der straks gives meddelelse herom til BRK/VF. Stk. 3 BCB skal oplyse i hvilket omfang, de ændrede forhold vil få indflydelse på opfyldelse af kontrakten. Stk. 4 BCB og Vækstforums Sekretariat afholder som minimum opfølgningsmøder 2 gange om året med henblik på vurdering af opnåelse af handlingsplanens opfyldelse af mål. Møderne afholdes efter aftale og som udgangspunkt i april og oktober måned. 7 Misligholdelse Ved væsentlig misligholdelse fra BCB's side er BRK/VF berettiget til at ophæve aftalen dvs. standse udbetalingerne og bringe aftalen til ophør med øjeblikkelig virkning. Der foreligger væsentlig misligholdelse, hvis BCB ved grov eller vedvarende forsømmelighed eller skødesløshed eller på anden måde tilsidesætter sine forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt/vækstforums årlige handlingsplaner. 5
8 Ikrafttrædelse, forlængelse og opsigelse Kontrakten træder i kraft 1. januar 2012 og udløber den 31. december 2014. Aftalen kan forlænges ved gensidig aftale. Inden udgangen af 2013 afholdes det første møde mellem parterne med henblik på fornyelse af aftalen gældende efter 1. januar 2015. Inden der eventuelt indgås ny aftale gældende fra 1. januar 2015 skal der foreligge en evaluering af Business Center Bornholms aktiviteter. Stk. 3 Kontrakten kan af begge parter opsiges med 6 måneders varsel til udgangen af et kalenderår. Ved kontraktens underskrivelse er parterne vidende om at der pågår vurderinger vedrørende den fremtidige struktur på erhvervsservice på Bornholm. Såfremt disse vurderinger får indflydelse på nærværende kontrakt er parterne enige om at drøfte dette og tilrette kontrakten i henhold til Vækstforums beslutninger om erhvervsstrukturen. Dato: xx. februar 2012 Dato: xx. februar 2012 For Business Center Bornholm For Bornholms Vækstforum/Regionskommune Underskrift Michael Bladt / Fredrik Romberg Underskrift Winnie Grosbøll / Kenth Halfdan Ferning 6
BILAG 1 - Kontrakt BCB - BVF/BRK Oversigt over BCB's overordnede organisation og finansieringsgrundlag Organisationen bemandes med en grundnormering på 6 årsværk, der dækker Ledelse og administration Lokal erhvervsservice Markedsføring og forretningsudvikling Fordeling mellem kontraktens indsatsområder. Årsværk Løn- Drifts- %-fordel ramme udgifter lønninger Ledelse 0,50 375.000 13,9% Administration 1,35 508.000 780.000 18,9% Lokal Erhvervsservice 1,95 893.500 33,2% Markedsføring og forretningsudvikling 1,40 613.500 450.000 22,8% Tilflytterservice 0,50 180.000 250.000 6,7% Information 0,30 120.000 350.000 4,5% 6,00 2.690.000 1.830.000 100,0% I alt budget 4.520.000 7
BEREGNET ÅRLIGT BUDGET (2011-niveau) Lønninger Direktør kr. 750.000 Administration og andre opgaver kr. 690.000 Erhvervsservice kr. 450.000 Markedsføring og forretningsudvikling kr. 600.000 Projektstyring og koordinering kr. 200.000 kr. 2.690.000 Lokaler Lejekontrakt kr. 230.000 Rengøring m.m. kr. 25.000 kr. 255.000 Drift af BCB Kontorhold kr. 250.000 Anskaffelser kr. 75.000 Renter (Kassekredit) kr. 100.000 Rejser, transport m.m. kr. 100.000 kr. 525.000 Specielle driftsomkostninger Information (B-Magasiner m.m.) kr. 350.000 Markedsføring kr. 450.000 Tilflytterservice kr. 250.000 kr. 1.050.000 I alt kr. 4.520.000 FINANSIERING Bornholms Vækstforum kr. 3.620.000 Private midler Tilskud fra Bornholms erhverv kr. 250.000 Indtægtsdækket virksomhed kr. 400.000 kr. 650.000 Tilskud og sponsorater fra anden side kr. 250.000 I alt kr. 4.520.000 8
BILAG 2 - Kontrakt BCB - BVF/BRK Vedtægter Fonden for Business Center Bornholm 1 Navn og hjemsted Fonden for Business Center Bornholm (BCB) er en selvejende institution, der har til formål at medvirke til udbygning af Bornholms erhvervsliv til størst mulig gavn for hele det bornholmske samfund. Business Center Bornholm har hjemsted i Bornholms Regionskommune. 2 Formål Centerets formål er at udmønte Regionskommunens og Bornholms Vækstforums Erhvervsudviklingsstrategi i praktisk erhvervsfremme og erhvervsservice overfor virksomheder og iværksættere, med speciel fokus på de fire vækstdrivere - De menneskelige ressourcer - Innovation - Anvendelse af ny teknik og - Iværksætteri. Dette gøres ved at virke i tråd med kommunens og Bornholms Vækstforums erhvervspolitik og støtte op omkring udviklingstiltag, der fødes i kommunen eller i vækstforum at virke som det udførende led i forhold til vækstaktiviteter på Bornholm at virke til fremme af erhvervslivet i kommunen under hensyntagen til såvel bestående virksomheder som etablering af nye virksomheder at virke til fremme af samarbejdet mellem forskellige erhverv, offentlige myndigheder og uddannelsesinstitutioner med særligt henblik på udviklingen af erhvervslivet og beskæftigelsen i kommunen at tage initiativer, rådgive og koordinere samt virke som igangsætter inden for såvel private som offentlige virksomheder under hensyn til skiftende konjunkturer at udarbejde konkrete udviklingsprojekter til forelæggelse for relevante personer i kommunen samt over for mulige investorer og kapitalindskydere at igangsætte særlige udadvendte aktiviteter og projekter, herunder markedsføring og PR-aktiviteter til gavn for Bornholms Regionskommune. at være sekretariatsfunktion for erhvervsrelaterede fonde og aktører i henhold til indgåede aftaler (f.eks. Bornholms Erhvervsråd, Bornholms erhvervsfond o.lign.) at stille kontorfaciliteter til rådighed for erhvervsfremmeorganisationer og institutioner, der kan understøtte og skabe synergi i den samlede erhvervsfremmeindsats, herunder til Væksthus Hovedstadsregionen o.a. 9
3 Bestyrelse og ledelse Business Center Bornholm ledes af en bestyrelse på 7 medlemmer, der udpeges således: Bornholms Erhvervsråd udpeger 1 repræsentant blandt medlemmerne. Kommunalbestyrelsen for BRK udpeger 2 medlemmer fra kommunalbestyrelsen. Bornholms Vækstforum udpeger 2 repræsentanter blandt ikke politisk valgte medlemmer. Bornholms Vækstforum udpeger 2 repræsentanter, hvoraf 1 vælges fra uddannelsesområdet og 1 fra arbejdstagerside. Valget finder sted således at valgene skal repræsentere interessenterne bredt. Bestyrelsen vælger selv sin formand og næstformand. Formanden kan ikke være en politisk repræsentant. Den daglige leder af BCB er bestyrelsens sekretær. Bestyrelsen kan nedsætte særlige udvalg til løsning af opgaver, der er omfattet af formålsparagraffen. Bestyrelsen vælges normalt for 2 år. Genvalg kan finde sted. Til at varetage den daglige drift af BCB ansætter bestyrelsen en ledelse. Ledelsen refererer til bestyrelsen i henhold til stillingsbeskrivelser. 4 Møder Bestyrelsen mødes mindst 1 gang hver anden måned og når formanden finder det nødvendigt. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Beslutninger træffes ved stemmeflertal blandt de fremmødte. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer, herunder formanden eller i dennes fravær næstformanden er til stede Ved stemmelighed er den fungerende formands stemme afgørende. Der udfærdiges beslutningsreferat over bestyrelsens møder. 5 Økonomi Det økonomiske fundament for organisationens drift tilvejebringes via min. 15% private midler i form af bidrag m. m samt af offentlige midler ved indgåelse af en drifts- og udviklingsaftale med Bornholms Vækstforum / Bornholms Regionskommune. BCB tegnes af formanden eller næstformanden sammen med en i ledelsen af bestyrelsen udpeget medarbejder.. BCB hæfter kun for sine forpligtelser med den tilhørende formue. Der påhviler ikke bestyrelses- og repræsentantskabets medlemmer nogen personlig hæftelse. BCB s regnskabsår er kalenderåret. Centerets regnskab revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor, der vælges af bestyrelsen. For hvert regnskabsår udarbejdes en årsrapport med budget for efterfølgende år. Årsrapporten revideres af 2 af Bornholms Regionskommune valgte revisorer. Årsrapporten tilstilles efterfølgende Regionskommunen og Vækstforum til godkendelse. 6 Repræsentantskab Business Center Bornholm har et repræsentantskab, der består af Bornholms Vækstforum ordinære medlemmer Bornholms Kommunalbestyrelse Bornholms Erhvervsråd 1 repræsentant fra hver erhvervsorganisation der er repræsenteret på Bornholm 1 repræsentant fra hver faglig organisation, der er repræsenteret på Bornholm. 10
7 Repræsentantskabsmøder Der afholdes mindst 1 årligt repræsentantskabsmøde. Et repræsentantskabsmøde afholdes inden udgangen af april måned, når regnskabet for foregående år foreligger Repræsentantskabsmøderne varsles 30 dage før og forslag der ønskes behandlet på mødet skal være modtaget af bestyrelsen senest 20 dage før mødet. De skriftlige forslag udsendes sammen med endelig indkaldelse. Indkaldelse til generalforsamlingen sker med mindst 14 dages varsel ved skriftlig meddelelse til alle i repræsentantskabet med angivelse af dagsorden. Det reviderede regnskab og budgetforslag for det kommende regnskabsår udsendes også sammen med indkaldelsen. Dagsorden skal omfatte følgende punkter. a. Valg af dirigent. b. Formandens beretning om aktiviteter i det forløbne år. c. Forelæggelse af årsrapport med budget til orientering for repræsentantskabet. d. Behandling af indkomne forslag e. Eventuelt. Et flertal af bestyrelsen kan med lovligt varsel til enhver tid indkalde til ekstraordinær repræsentantskabsmøde. Endvidere kan 2/3 af repræsentantskabsmedlemmerne pålægge bestyrelsen straks og med lovligt varsel at indkalde til ekstraordinær repræsentantskab. Til de ordinære repræsentantskabsmøder kan bestyrelsen invitere gæster fra Bornholms erhvervsliv, som ikke har stemmeret ved eventuelle afstemninger. 8 Vedtægtsændringer Forslag til vedtægtsændringer skal være fremsendt til BCB inden 1. februar. Vedtægtsændringer kræver Bestyrelsens beslutning samt almindelig flertalsbeslutning på et repræsentantskabsmøde og træder først i kraft efter Regionskommunens og Vækstforums godkendelse. 9 Fortrolighed og habilitet Alle oplysninger, mundtlige som skriftlige, som et medlem af repræsentantskabet, bestyrelsen eller blandt centerets ansatte modtager om enkeltpersoners, private selskabers eller foreningers økonomiske, personlige eller interne forhold, herunder oplysninger om tekniske indretninger, om fremgangsmåder eller og drifts- og/eller forretningsforhold, er fortrolige. Repræsentantskabets medlemmer og bestyrelsen er inhabile ved eventuel behandling af sager, når medlemmerne kan opnå egen vinding ved deltagelse i behandlingen Underretning om inhabilitet gives snarest muligt, dvs. normalt inden sagens behandling, og i almindelighed til formanden. 11
10 BCBs indstilling/ophør Indstilling af Business Center Bornholms virksomhed kræver samme beslutningstagning som vedtægtsændringer. Ved indstilling af virksomheden er det Regionskommunen, der efter indstilling fra Vækstforum træffer beslutning om anvendelse af BCBs midler, idet midlerne kun kan anvendes til erhvervsfremmende formål. Beslutningsgrund for vedtægtsændringerne: Denne vedtægtsændring er en følge af Bestyrelsens vedtagelse af en ny organisation fra 1. januar 2011. Rønne, den 7. februar 2011. Bestyrelsen Ole Schou Mortensen Winni Grosbøll Jane Wickmann Steen Colberg Jensen Lars Vesløv Michael Almeborg Preben Nørregaard Vedtaget på repræsentantskabsmødet den 27. april 2011 Godkendt af Bornholms Vækstforum den 6. juni 2011 Godkendt af Bornholms Regionskommune 30. juni 2011 12