Valg til integrationsrådet 2014 - SÅDAN GENNEMFØRES VALGET Center for Sundhed, Idræt og Medborgerskab November 2013 1
Integrationsrådsvalget i Helsingør 2014 De valgte kandidater i Integrationsrådet fremkommer på baggrund af et direkte valg, der gennemføres fra januar til marts 2013. Integrationsrådets funktionsperiode følger den kommunale valgperiode. Integrationsrådet forbliver i virksomhed, indtil udpegningen af nye medlemmer af rådet har fundet sted. Såfremt man fraflytter kommunen i valgperioden, findes der en anden repræsentant for det udtrådte medlem blandt suppleanterne i prioriteret rækkefølge, dvs. den suppleant med flest stemmer indtræder først. 1. Hvem kan stille op og stemme til valget? Borgere med etnisk minoritetsbaggrund kan stille op og stemme til Integrationsrådsvalget. Stemmeret og valgbarhed Indvandrere og efterkommere, hvis oprindelsesland er et såkaldt integrationsrådsland 1, er valgbare og har stemmeret. Definitionen er udarbejdet af KMD i samråd med Rådet for Etniske Minoriteter (REM). Gruppen af stemmeberettigede omfatter også efterkommere, hvor kun én af forældrene er født uden for Danmark. Det er en betingelse for valgbarhed, at man er bosiddende i Helsingør Kommune, samt at man er man er over eller fyldt 18 år på valgdatoen den 20. februar 2010. Udtræk af liste over stemmeberettigede Udtræk af liste over stemmeberettigede borgere foretages af KMD (se bilag 2 for nærmere detaljer). De, der måtte flytte til kommunen efter udtrækket, får ikke mulighed for at stemme til dette Integrationsrådsvalg. Der er ikke undtagelser hertil. Forventet antal af stemmeberettigede Der var ved sidste valg i 2009 3.587 borgere i Helsingør Kommune, der var stemmeberettigede. I 2014 forventes knap 4.000 stemmeberettigede 2. Tilmelding for kandidater Man kan melde sig som kandidat i perioden 8. - 27. januar 2014. Elektronisk kandidatmodul Kandidater tilmelder sig via et elektronisk kandidatmodul; her kan kandidaten selv indtaste personlige oplysninger og mærkesager samt lægge et billede på. Oplysningerne valideres det kontrolleres at personen er opstillingsberettiget af Center for Sundhed, Idræt og Medborgerskab. Kandidatmodulet kan integreres med kandidatens Facebook- og/eller Twittersider. Eventuel tilbagetrækning af kandidatur skal ske inden 27. januar. Information til kandidater Borgere der overvejer at stille op til Integrationsrådet kan få information om arbejdet via: Brev der udsendes til alle stemmeberettigede 1 Lande udenfor Norden, EU, EØS, Schweiz, USA, Japan, New Zealand og Australien. Definition på integrationsrådslande landekoder, som ikke er Norden, EU, EØS, Schweiz, USA, Japan, New Zealand eller Australien. 2
Henvendelse til Center for Sundhed, Idræt og Medborgerskab Informationsmøde på Rådhuset Offentliggørelse af kandidater Umiddelbart efter tilmeldingsfristen udsendes et orienteringsbrev til alle kandidaterne. Alle stemmeberettigede kan se kandidaterne på valghjemmesiden og på kommunens hjemmeside fra 1. februar. Kandidaterne offentliggøres 1. februar i en pressemeddelelse. 3. Hybridvalg sådan kan man stemme I forbindelse med selve afstemningsdelen af valget har vælgerne mulighed for såvel elektronisk stemme og via sms. De stemmeberettigede får tilsendt en valgkode, der skal bruges til at logge på valgsystemet. Center for Sundhed, Idræt og Medborgerskab tilbyder hjælp til afstemningen; 2-3 gange kan borgeren møde op på i boligområder eller på bibliotek og få hjælp til at logge på og stemme. Såfremt der afgives flere stemmer er den sidst afsendte gældende. Det er muligt at afgive en blank stemme. Det er ikke muligt at brevstemme. Elektroniske stemmer og afstemning via sms registreres af Assembly Voting. Valghjemmeside elektronisk stemmeafgivelse Assembly Voting etablerer en valghjemmeside, hvor kandidaterne præsenteres og stemmeberettigede med den tilsendte valgkode kan afgive stemme. Valghjemmesiden etableres så den kan anvendes på smartphone og tablet. Sådan afgives stemme på valghjemmeside 1. Den stemmeberettigede klikker sig ind på afstemningssystemet (fx via link på kommunens hjemmeside) 2. Systemet tjekker om man er stemmeberettiget via kombinationen af indtastet valgkode og bruger-id (fx fødselsdato). 3. Har man ret til at stemme fremkommer en elektronisk stemmeseddel, hvor der klikkes på den ønskede valgmulighed. Ved afvisning fremkommer begrundelse og kontaktinformation 4. Stemmen skal bekræftes positivt for at blive registreret i systemet. Hvis man ikke kan bekræfte sin stemme, kommer man tilbage til stemmesedlen. Det fremgår tydeligt når stemmen er registreret! SMS - mobiltelefon Stemmen kan afgives via sms på mobiltelefon Sådan stemmes via sms 1. Den stemmeberettigede indtaster sin valgkode >mellemrum< bruger ID, >mellemrum<, og nummeret på den foretrukne liste eller kandidat. Numrene fremgår på lister vedsendt valgkort og/eller på Præsentationsmodulet 2. Tekststrengen sendes til SMS-valgnummeret som fremgår på valgkortet 3. Systemet tjekker om man er stemmeberettiget. Afsenderen modtager efterfølgende en tekstbesked med en bekræftelse af valget. Ved manglende stemmeberettigelse sendes en fejlmeddelelse og kontaktinformation. 3
Valgudvalg Der nedsættes et valgudvalg bestående af to medarbejdere i Center for Sundhed, Idræt og Medborgerskab samt tre medlemmer fra det nuværende Integrationsråd. Det er valgudvalgets opgave at godkende udkast til følgebrev og valgkort inden valget. Ca. 1 måned før valget deltager valgudvalget i testningen af det elektroniske valgsystem. Herudover vil der blive tale om yderligere 1-2 møder med henblik på kandidatvalidering, stemmevalidering, kontrol af valgresultatet mv. 4. Information om valget Selve kampagnedelen vil blive tilrettelagt i et samarbejde imellem Assembly Voting og Helsingør Kommune. Information foregår dels via en valghjemmeside og dels via to breve til de stemme- og opstillingsberettigede. Breve til stemmeberettigede På baggrund af udtræk fra KMD sendes der to breve til alle vælgere. Brev 1. Generel information om Integrationsrådet Information om muligheden for at stille op til Integrationsrådet, medlemmernes opgaver, tidsforbrug mm Brev 2. Oversigt over kandidaterne, deres mærkesager mm. Information om hvordan man kan afgive sin stemme Valgkode Oversættelser Begge breve udsendes på dansk med henvisning til oversættelser på valghjemmesiden. Materialet oversættes til engelsk, tyrkisk, arabisk og serbo-kroatisk. Borgere fra Eks-Jugoslavien, Tyrkiet og Libanon repræsenterer majoriteten af de etniske borgere i kommunen, og derfor er oversættelserne begrænset til disse sprog. For de mindre grupper fra eksempelvis Afrika, Pakistan, Iran og Afghanistan forventes det, at de fleste forstår engelsk eller dansk. Materiale udarbejdes i e t samarbejde mellem Assembly Voting og Helsingør Kommune. Assembly står for den praktiske udsendelse. Informationsmøde for eventuelle kandidater Der afholdes et informationsmøde for borgere der overvejer at stille op til Integrationsrådet. Her vil Center for Sundhed, Idræt og Medborgerskab samt medlemmer af det nuværende Integrationsråd fortælle og svare på spørgsmål om Rådets formål og opgaver, tidsforbrug og forventninger til medlemmerne mm. Mødet afholdes i Byrådssalen. Vælgermøde Der afholdes ét vælgermøde hvor de opstillede kandidater kan fortælle om deres mærkesager. Presse og øvrig kommunikation Der udarbejdes en kommunikationsplan i samarbejde med Team Kommunikation. 4
5. Det nye integrationsråds tiltrædelse Opgørelse af valget Den endelige opgørelse af valget foretages af Assembly Voting. Valgudvalget fungerer som kontrolgruppe i den forbindelse. De kandidater, der har fået flest stemmer, indstilles som medlemmer af Integrationsrådet til godkendelse i Byrådet. De kandidater, der ikke har opnået nok stemmer til at blive valgt i Integrationsrådet, indgår som suppleanter i prioriteret rækkefølge baseret på den enkelte kandidats stemmetal. Offentliggørelse af valget Valgresultatet meddeles ved offentliggørelse på Helsingør Kommunes hjemmeside hurtigst muligt efter valget. Der udsendes pressemeddelelse til lokale medier. Offentliggørelsen sker under forudsætning af Byrådets godkendelse på førstkommende byrådsmøde efter valget. Tiltrædelsen Det forventes, at Integrationsrådet holder sit første møde i starten af april 2014. 6. Det med småt Validering Valget valideres via kontrolstemmer som tilsendes valgudvalget og efterfølgende kontrolleres for korrekt registrering. Kontroltjek af systemet og valgresultatet foretages af valgudvalget og Assembly Voting. Fredsvalg Afstemning bortfalder, såfremt der ved tilmeldingsfristens udløb ikke er opstillet flere kandidater, end det antal, der skal vælges. Metode for afholdelse af valget Valget afholdes elektronisk. Valget foregår ved simpelt relativt flertalsvalg, dvs. de kandidater, der opnår flest stemmer er valgt. Afstemningsfrist De elektroniske stemmer samt sms stemmerne logges af Assembly Voting. Den elektroniske afstemningsperiode er i perioden fra den 20. februar til den 4. marts. Sidste frist for elektronisk afstemning er den 4. marts kl. 12.00. Valgbog over valgets gennemførelse Senest to dage efter at valget er afviklet offentliggøres en valgbog på valghjemmesiden. Her offentliggøres valgresultatet sammen med logbogen over valghandlingen. Samtidig har valgudvalgets medlemmer mulighed for at kommentere valghandlingens gennemførelse. Indsigelsesperiode I en periode på 7 dage efter offentliggørelse af valgresultatet er det muligt at gøre indsigelser omkring valghandlingens gennemførelse. Alle indsigelser gives direkte til valgudvalget, der har mulighed for at gøre indsigelserne gældende i forhold til valgbogen og dermed gyldigheden af valgresultatet. 5
Bilag 1. Tidsplan for gennemførelse af Integrationsrådsvalg 2014 Deadline Uge/dato Opgave Hvem Oktober 2013 4.10. Opstartsmøde med Assembly Voting (AV) SIM/AV 21.10. Internt startmøde SIM 24.10. Bestille plads i vitriner i uge 8 og 9 hos Arn SIM November 2013 Primo Indgå aftale med Assembly Voting November 26.11. Møde i Integrationsrådet, valgets afvikling godkendes Nedsætte forretningsudvalg Nedsætte valgudvalg/valgbestyrelse SIM/AV IR December 2013 1.12. Bestille KMD-træk SIM 3.12. Idræts- og Sundhedsudvalget, valgets afvikling SIM/ISU godkendes Test af evt. kandidatregistreringsmodul SIM/AV Kommunikationsplan SIM/Komm. Valgudvalg: Breve til gennemlæsning Valgudvalg Orienteringsbrev til foreninger m.fl. SIM Valgside på Helsingorkommune.dk SIM Januar 2014 8.-27.1 Kandidater kan opstille SIM/AV 8.1. 1. Brev: Vil du stille op til IR? AV 8.1. Pressemeddelelse Husk Vapnagård-tv Primo januar Informere Borgerservice og Receptionen på Rådhuset SIM 7.1. Annonce om kandidater Nordsjælland SIM deadline 12.1. Uddannelsesbasar IR/SIM 20.1. Evt. ekstra annoncering SIM januar Informationsmøde for kandidater SIM/valgbestyrelse Primo januar Bestille plakater til vitriner SIM Februar 2014 1.2. Kandidater offentliggøres SIM/AV 20.2. 2. brev: Valgbrev med kode mm. AV 20.2. Annonce om afholdelse af valg inkl. Valgmøde SIM 20.2.-04.03. Valgperiode 27.2. Valgmøde med de opstillede kandidater SIM/Valgbestyrelse 6
17.2.-3.3. (uge 8 og 9) Plakater om valget i vitriner SIM/Komm. Marts 2014 4.3. Valget slutter AV 5.3. Annonce - hvem blev valgt? SIM 18.3. Indsigelsesperiode slutter Byrådet godkender valget April 2014 Primo april Nyt Integrationsråd mødes SIM 7
Bilag 2. KMD udtrækket a. Definition af stemmeberettigede. Indvandrere og efterkommere fra et integrationsrådsland. b. Hvordan udtrækkes de stemmeberettigede? Udtrækket foretages i KMD s landsdækkende P-data og er opdelt i 2 trin. Første udtræk udsøger alle vælgere i kommunen, dvs. både dem med og uden fast bopæl i kommunen. Herefter registreres fødselsregistreringskode for udtrukne personer samt deres forældre. For forældre til personen registreres også statsborgerskabskode. For hver person på udtrækket skal personen eller dennes forældre være registreret som tilhørende et integrationsrådsland (se definitionen til højre herfor). Definition på integrationsrådslande landekoder, som ikke er Norden, EU, EØS, Schweiz, USA, Japan, New Personer i udtrækket valideres først og derefter forældrene. Zealand eller Australien. Er en eller begge forældre ukendt i P-data, sættes fødselsregistreringskode og statsborgerskabskode til neutral for vælgeren. Det betyder, at for at blive udtrukket skal der være en fødselsregistreringskode på en af forældrene, der angiver et integrationsrådsland. Personer, født i integrationsrådslande, hvor forældre er født i et ikke-integrationsrådsland og har statsborgerskab fra et ikke-integrationsrådsland, udtrækkes ikke. Det må formodes, at disse personer er adopteret. I den videre behandling anvendes personen og den fødselsregistreringskode (egen/forældres), der har kvalificeret personen til integrationsrådsvalg. 1. del af vælgerudtrækket 2. del af vælgerudtrækket (herkomst) Landsdæk- kende P-data Redigeret udtræk Ikke-integrationsrådsland Alle myndige over 18 år med fast bopælsadresse i kommunen samt personer registreret uden fast bopæl i kommunen udtrækkes Fødselsregistreringskode på den enkelte vælger findes. Fødselsregistreringskode og statsborgerskabskode på forældrene til vælgeren findes Ej stemmeberettiget integrationsrådsland Foreløbigt stemmeberettiget Foreløbigt stemmeberettiget Foreløbigt stemmeberettiget stemme berettiget Hvis en/begge forældre er ukendt i P- data sættes fødselsregistreringskode og statsborgerskabskode på den pågældende neutral. Han/hun slettes fra udtrækket Hvis en/begge forældre er født i et ikkeintegrationsrådsland og har statsborgerskab i et ikke-integrationsrådsland udtrækkes disse ikke. Vælgeren må formodes at være adopteret. 8