23. januar 2014 Bestyrelsesmøde onsdag den 22. januar 2014 kl. 15.00 i Elmelyparken 1D, Solrød. Deltagere: Ulrik Steffensen, Frank Polauke, Olaf Wacherhausen, Lau Ostenfeldt, Kirsten Sørensen, Anni Rasmussen, Brian Willandsen. Mette Sennov og Poul Reynolds. Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra mødet den 4. december 2013. Ingen kommentarer til referatet, der blev godkendt. 2. Godkendelse af selskabets og afdelingernes regnskaber for 2013. Regnskabet for selskabet og afdelingerne skal godkendes af organisationsbestyrelsen. Regnskaberne for afdelingerne er godkendt af afdelingsbestyrelserne jf. nedenfor. Regnskab 2013 for selskabet er udsendt den 10. januar og afdelingernes regnskaber er udsendt til bestyrelsen inden mødet. 12-00 Solrød Boligselskab. 12-01 Tjørnely: Godkendt af afdelingsbestyrelsen den 16.12.2013. 12-02 Elmelyparken: Godkendt af afdelingsbestyrelsen den 9.12.2013. 12-03 Skyttemarken I: Godkendt af afdelingsbestyrelsen den 5.12.2013. 12-04 Skyttemarken II: Godkendt af afdelingsbestyrelsen den 11.12.2013. 12-05 Møllemarken I: Godkendt af afdelingsbestyrelsen den 11.12.2013. 12-06 Møllemarken II: Godkendt af afdelingsbestyrelsen den 11.12.2013. 12-07 Tagboligerne, Elmelyparken: Godkendt af afdelingsbestyrelsen den 9.12.2013. 12-08 Bakken: Godkendt af afdelingsbestyrelsen den 21.11.2013. 1
12-39 Elmebo: Skal godkendes af organisationsbestyrelsen. 12-50 Fælleshuset Bakken: Godkendt af afdelingsbestyrelsen den 9.12.2013. 3. Godkendelse af revisionsprotokollat til årsregnskab 2013. Revisionsprotokollatet, siderne 35 45, er udsendt til bestyrelsen via mail den 10. januar 2014. Skal godkendes og underskrives af bestyrelsen. Gennemgået, godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 4. Ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden til Elmelyparken, Tagboliger. Oversigt over selskabets dispositionsfond blev gennemgået. Ansøgningen blev trukket da bestyrelsen har godkendt en tilsvarende ansøgning for tilskud i 2014 på bestyrelsesmødet den 24. april 2013. Sagsfremstilling Dispositionsfondens midler kan efter 41 stk. 3 i bekendtgørelse om drift af almene boliger anvendes til at sikre en afdelings fortsatte beståen, bla. ved at nedbringe lejen i en afdeling. Elmelyparken ansøger om tilskud til at nedbringe lejen i 2014 for Tagboligerne, afd. 12-007. Da problemet med meget høj leje pr. m2 forsat eksisterer, fremsendes på ny ansøgning om tilskud. Bestyrelsen håber, at et tilskud fra dispositionsfonden kan imødegå problemet i 2014, medens der arbejdes på en mere langsigtet løsning. Følgelig ansøges om kr. 150.000 fra dispositionsfonden. 5. Planlægning af repræsentantskabsmødet den 26. februar 2014. Mødet afholdes kl. 18,00 i beboerhuset, Skyttemarken 62, Havdrup. Dagsorden udsendes den 28. januar 2014. Indkomne forslag skal være modtaget af formanden senest den 12. februar. Indkomne forslag udsendes senest den 19. februar 2014. Forslag til dagsorden: 1. Valg af dirigent, stemmetællere og referent. Forslag til dirigent. Bestyrelsen foreslår Bjarne Zetterström, BL. 2. Bestyrelsens beretning. 3. Endelig godkendelse af årsregnskab 2013, revisionsberetning og forelæggelse af budget 2013/2014. 4. Behandling af indkomne forslag. 5. Valg af formand. Ulrik Steffensen er på valg. Ulrik Steffensen genopstiller ikke. Bestyrelsen opstiller Lau Ostenfeldt til formand. 2
6. Valg af medlemmer til bestyrelsen. Olaf, Lau, Kirsten og Anni er på valg. Efter de nye vedtægter vælges bestyrelsen af repræsentantskabet. Halvdelen er på valg hvert år.( 12 stk. 1 og stk. 5). Derfor foreslås, at de to kandidater, der får flest stemmer er valgt for 2 år og de 2 med færrest stemmer er valgt for 1 år. Alle fire bestyrelsesmedlemmer på valg genopstiller. Hvis Lau Ostenfeldt vælges til formand er en plads vacant. 7. Valg af suppleanter. Suppleanter er på valg hvert år. 8. Valg af revisor. Bestyrelsen indstiller nuværende revisor, PricewaterhouseCoopers, til genvalg. 9. Eventuelt. 6. Vederlag og diæter. Det besluttes at regulere beløbene til kr. 74,08 og 44,44. Det besluttes at der skal udbetales det maksimale inden skattepligt beløb pr. bestyrelsesmedlem. Sagsfremstilling Der ønskes en gennemgang af regler for udbetaling af diæter til selskabsbestyrelse og afdelingsbestyrelse. Reglerne beskrives i hovedtræk nedenfor. Der henvises til en mere detaljeret beskrivelse på Extranet/bestyrelsesarbejdet/Økonomi bestyrelsens aktiviteter. Selskabsbestyrelsen Bestyrelsen kan tillægges et passende vederlag for deres arbejde. (Lov om almene boliger mv. 14a). I 13 i bekendtgørelse om drift er der gjort nærmere rede for reglerne. Det samlede årlige vederlag til boligorganisationens bestyrelse i et regnskabsår må ikke overstige 69,86 kr. pr. lejemålsenhed, jf. 30, stk. 4, for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og 41,91 kr. pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder, jf. dog stk. 2. Bestyrelsen kan dog hvert år træffe beslutning om, at disse beløb reguleres i overensstemmelse med Danmarks Statistiks sæsonkorrigerede lønindeks for den private sektor med indekset for 2. kvartal 2009 som basis. Ovennævnte 69,86 kr. og 41,91 kr. bliver ved regulering i overensstemmelse hermed til henholdsvis 74,08 kr. og 44,44 kr. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012. Solrød Boligselskab består af 478 lejemålsenheder: 100 x 74,08 = 7.408 378 x 44,44 = 16.798 I alt kr. 24.206 Det samlede vederlag til bestyrelsen er således max. kr. 24.206 om året. I dette beløb skal tabt arbejdsfortjeneste være medregnet. 3
Bestyrelsen træffer selv bestemmelse om fordelingen af det samlede beløb til de enkelte medlemmer og om vederlaget skal betales som et fast årligt beløb eller som mødediæter og lignende. Bestyrelsesvederlaget er skattepligtigt og vil blive opgivet af administrationen. Revisor har pligt til at kontrollere, at udgifterne er i overensstemmelse med de fastsatte regler. Afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb LAB 34 stk. 4: Der må ikke tillægges afdelingsbestyrelsen vederlag for dens virksomhed. Rimelige udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde afholdes af afdelingen. Vedtægterne 19 stk. 8. Afholdes møder indenfor normal arbejdstid kan der udbetales tabt arbejdsfortjeneste. Det skal foregå gennem administrationen, da beløbet er skattepligtigt. Afdelingsbestyrelsen tager stilling til det i konkrete tilfælde. Diæter, kursus mm. Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb kan også bruges til kurser, diæter og kørsel m.m. Udgiften skal dokumenteres ved indsendelse af regnskab og bilag for rådighedsbeløbet. Skattefri rejsegodtgørelse: Der kan udbetales skattefri rejsegodtgørelse ved rejser med overnatning. Godtgørelsen bliver udbetalt pr. døgn. Det betyder, at den skattefri godtgørelse først bliver udbetalt, når rejsen har varet 24 timer. Herefter kan godtgørelsen udbetales pr. påbegyndt rejsetime. Sats 2014: Pr. døgn: kr. 464,00 Hvis der er fuld forplejning, sker der en reduktion i godtgørelsen Morgenmad 15 % reduktion Frokost 30 % reduktion Middag 30 % reduktion Der kan således udbetales 25 % af godtgørelsen til småfornødenheder. (kr. 116,00). 7. Ændret mødeplan Mødeplan godkendt. Onsdag den 26. februar 2014 kl. 18.00 Onsdag den 12. marts 2014 kl. 15.00 Onsdag den 7. maj 2014 kl. 15.00 Onsdag den 18. juni 2014 kl. 15.00 Onsdag den 3. september 2014 kl. 15.00 Onsdag den 3. december 2014 kl. 17.00 Repræsentantskabsmøde Behandling af budget. Bestyrelsesmøde og efterfølgende julefrokost. 8. Opsigelsesstatistik. Statistik for 2013 gennemgået på mødet. Stor tilfredshed med det store fald i antal fraflytninger i forhold til tidligere år. 4
9. Meddelelser fra formanden. Intet. 10. Orientering. Fra afdelingerne: Skyttemarken: Der er stor utilfredshed med de udsendte varmeregnskaber, og der er indsendt en klage fra Skyttemarken 1. Klagen er modtaget i administrationen og den er under behandling. Fra administrationen: - Stillingen som chef for Økonomi & Bolig i Boligselskabet Sjælland nedlægges, og Christian Millert fratræder stillingen. Afdelingen sammenlægges med Sekretariatet, der får Troels Riis Poulsen som chef. Han udnævnes til administrationschef. - Boligselskabet Sjælland vil afholde et fællesmøde for selskabsbestyrelserne i Fjordbo, Solbo og Hvalsø Boligselskab. Det bliver formentlig den 10. marts. Kl 18.30. Forslag til dagsorden er velkomne. Fra Boligselskabet Sjælland deltager ledelsen og bestyrelsens forretningsudvalg. - Valgmøde i BL s 2. kreds afholdes onsdag den 26. marts 2014 kl. 19 på Scandic i Roskilde. 11. Emner til kommende møder. Der skal tages stilling til indkøb af tablets til bestyrelsen. Frank og Ulrik vil demonstrere forskellige modeller. 12. Eventuelt Intet. Solrød Boligselskab Ulrik Steffensen Formand Poul Reynolds Forretningsfører 5