Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 26. juni 2013 i Elmelyparken 1D, Solrød.

Transkript

1 27. juni 2013 Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 26. juni 2013 i Elmelyparken 1D, Solrød. Deltagere: Ulrik Steffensen, Frank Polauke, Olaf Wacherhausen, Lau Ostenfeldt, Kirsten Sørensen. Poul Reynolds. Afbud: Brian Willandsen og Anni Rasmussen. Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra mødet den 24. april 2013 og den 8. maj Begge referater er udsendt til bestyrelsen og de er lagt på hjemmesiden. Begge referater blev godkendt. Opfølgning fra bestyrelsesmødet den 24. april 2013: Lau mente at det på sidste møde blev aftalt, at Dansk Vinduescertificering skulle kontaktes fordi 20 havedøre i Møllemarken er monteret forkert og måske ulovligt. Administrationen har ingen viden om, at arbejdet er udført forkert eller ulovligt. Da havedørene blev kontrolleret, var der ikke træk under dørene, men det opstod senere nogle steder. Det problem er anmeldt til fabrikanten og vi afventer svar. Ved besigtigelse af havedøre den 23. maj 2013, var det ikke muligt at konstatere træk ved havedørene. De var helt tætte. Pkt. 6. Vinduer i Møllemarken. Det er konstateret, at det ikke er lovligt at montere nye vinduer uden ventilation. Administrationen har tidligere erkendt, at den manglende ventilation ikke er lovlig udførelse. Det er imidlertid ikke korrekt. En nærmere undersøgelse af lovgivningen har vist, at der ikke eksisterer lovkrav om ventilation i vinduerne. Dokumentation herfor er givet til afdelingsbestyrelsen ved besigtigelsen den 23. maj Der er indhentet tilbud på at udføre ventilation i væg eller vinduer, og der blev udleveret en overslagspris ved besigtigelsen. Lau er af den opfattelse at et bygningsreglement fra 2010 støtter hans påstand, og han vil fremlægge dette for Byg ved Søren Peter Nielsen, hvorefter sagen må finde en afklaring. Bestyrelsen betragter sagen som orientering idet sagsbehandlingen må foregå mellem afdelingsbestyrelsen og Byg. Pkt. 9 Orientering fra afdelingerne: Tjørnelyparken: Der rykkes for ansøgning om tilladelse til at opføre 3 carporte. Thomas. Der er kommet en byggetilladelse, som er sendt til bestyrelsen. Byggetilladelsen er modtaget og carportene bliver opført i august-september. Sagen er hermed afsluttet. 1

2 Der mangler tilbudsbreve til køkkener. Hvorfor udsendes tilbudsbreve et år efter køkkenerne er opsat. Der er ikke udsendt nye tilbudsbreve, men varsling af den endelige leje efter byggeregnskabet er afsluttet og den endelige finansiering er på plads. Sagen er hermed afsluttet. Man vil gerne have breve, hvor omkostningerne er udspecificerede, så det fremgår, hvad der betales for. Det fremgår af ovennævnte varslingsbrev, hvad der betales for. Sagen er hermed afsluttet. Skyttemarken: Der er utilfredshed med at Byggeri vil udskifte varmtvandsbeholdere i afdelingen. Det mener de ikke, der er behov for, og derfor vil de ikke have det med i budgettet. Der er udarbejdet en tilstandsrapport som ikke dokumenterer et behov for udskiftning. Det er for øvrigt ikke mange år siden, der er foretaget udskiftninger. Her er der en klar uenighed mellem administrationen og afdelingen. Byggeri anbefaler, ud fra en faglig vurdering, at varmtvandsbeholdere og trykventiler skal udskiftes. Bliver de ikke det, bruges der alt for meget energi, anlægget er overdimensioneret, beholdernes ydelse er faldet betragteligt, der kan ikke opnås tilstrækkelig afkøling. Kan man ikke opretholde 55 grader, er der fare for legionella i det varme vand. Derfor fastholder administrationen sin indstilling, men det er afdelingen uenig i. Afdelingen er fortsat uenig med administrationen og mener at diverse rapporter og den VVS er afdelingen benytter giver dem ret i det. Afdelingen vil henlægge midler til at udskifte 3-4 beholdere. Det pointeres, at Byg ikke skal udføre arbejde i afdelingen uden at orientere afdelingen. Elmelyparken: Ny husorden er vedtaget. Den er sendt til administrationen til trykning, men den er endnu ikke kommet retur til afdelingen. Tilsyneladende forsvundet et eller andet sted. Det undersøges af administrationen. Ny husorden modtages i administrationen den 15. april. Trykkes og sendes til Niels i afdelingen den 24. april. Sagen afsluttet. Administrationen: Orientering om Social vicevært i Boligselskabet Sjælland Ingen havde et umiddelbart behov for at benytte ordningen, men man ville gerne have yderligere information om ordningens muligheder. Information er under udarbejdelse og vil blive udsendt når det er færdigt. Status Elmebo børnehave. Kommunen har ikke ryddet området endnu. Det vil man gerne have, at de gør. Er det afklaret, hvor meget kommunen skal betale for istandsættelse ved fraflytningen, og hvornår betaling finder sted. Der er afholdt syn med kommunen den 30. maj 2013 kl Der er aftalt et kontant beløb som kommunen betaler for at undlade at udføre istandsættelse. Kommunen rydder arealet inden 1. oktober, mod at de så påtager sig at holde det grønne. Der udarbejdes et notat om hele forløbet til bestyrelsen. Notatet er udarbejdet og fremsendt til formanden. Det vedlægges dette referat. 2

3 Supplerende kunne Ulrik oplyse, at kommunen vil forholde sig mere fleksibelt, så der ikke skal udarbejdes ny lokalplan for området. Administrationen kunne bidrage med oplysninger om, at det giver mulighed for at udstede byggetilladelse den 1.2 eller Green Living vil påbegynde salg af boligerne den med indflytning den Ulrik har været i kontakt med en frikirke som muligvis er interesseret i at leje Elmebo indtil Green Living overtager. Ulrik undersøger denne mulighed. Afdelingen har fået en regning for det udførte arbejde i 2012 i forbindelse med salg af ejendommen. Der er en opfattelse af, at der måske er arbejdet for at udleje ejendommen, hvilket bestyrelsen ikke ønskede, og derfor vil man ikke betale for det. Der ønskes en dokumentation for, hvad der er betalt for. Salg eller udlejning. Der er sendt notat til afdelingsbestyrelsen, som dokumenterer, at der ikke særskilt er arbejdet for at udleje ejendommen. Bestyrelsen tog notatet til efterretning. Der er dog et forhold vedr. økonomien som Frank vil undersøge nærmere. På mødet mellem Solrød Boligselskab, Boligselskabet Sjælland og BL, den 2. april 2012 diskuterede man istandsættelsen/ombygningen af Elmebo. Her investerede afdelingen kr. 2 mio. men det medførte ingen lejeregulering. BL skulle have ment, at det kan have medført et tab som Boligselskabet Sjællands forsikring skal dække. Denne sag ønskes undersøgt. Man har ikke fået kvartalsoversigt over konto 115 og 116, og det vil de gerne have. Den er udsendt til alle. Opfølgning fra bestyrelsesmødet den 8. maj 2013: Forbehold i regnskab 2012 for Tjørnely indtil der foreligger forklaring på de svingende indtægter på konto 201. Skriftlig forklaring sendt i mail af 21. maj til bestyrelsen. Sagen afsluttet. 2. Opfølgning af repræsentantskabsmødet den 29. maj Beslutning Alle medlemmer af organisationsbestyrelsen, udpeget af afdelingsbestyrelserne, er på valg på repræsentantskabsmødet i Da Skyttemarken 1 ikke har en afdelingsbestyrelse, er bestyrelsen forpligtet til at indkalde et afdelingsmøde mhp. at få valgt en afdelingsbestyrelse og informere afdelingen om deres rettigheder og muligheder. Nedenstående fordeling af medlemmer til repræsentantskabet blev godkendt: 3

4 Fordeling efter vedtægternes 6 stk. 2 Hver afdeling I alt Bestyrelsen 7 I alt 20 Sagsfremstilling Evaluering og evt. opfølgning på mødets beslutninger. Efter vedtægternes 12 skal hele bestyrelsen vælges af repræsentantskabet. Det indstilles, at alle medlemmer, der er udpeget af afdelingsbestyrelserne er på valg i Det er: Anni Rasmussen Lau Ostenfeldt Christensen Olaf Wacherhausen Kirsten Sørensen. Skyttemarken1. Afdelingen er udtrådt af det beboerdemokratiske samarbejde mellem Skyttemarken og Møllemarken. Det betyder dels, at afdelingen skal vælge en afdelingsbestyrelse, afdelingen kan vælge repræsentanter til repræsentantskabet og de har mulighed for at vælge et medlem til bestyrelsen, via repræsentantskabet. 3. Godkendelse af budget 2013/2014. Budgetterne for afdelingerne skal godkendes af bestyrelsen. Alle budgetter er forelagt afdelingerne inden bestyrelsesmødet. Afd. 1 Tjørnely: Budget godkendt på afdelingsmøde den Godkendt af bestyrelsen Afd. 2 og 7 Elmelyparken/Tagboliger: Budget godkendt på afdelingsmøde den Afd. 3 Skyttemarken 1: Budget godkendt på afdelingsmøde den Afd. 4 Skyttemarken 2: Budget godkendt på afdelingsmøde den Afd. 5 Møllemarken 1: Budget godkendt på afdelingsmøde den Afd. 6 Møllemarken 2: Budget godkendt på afdelingsmøde den Afd. 8 Bakken: Budget godkendt af afdelingsmødet den

5 Afd. 39 Elmebo: Skal behandles af selskabsbestyrelsen. 4. Ansøgning om bytte af bolig. Beslutning Ansøgningen imødekommes. Fremtidige sager kan afklares administrativt. Hvis alle øvrige lovkrav og formalia er i orden skal 3 års reglen ikke være en hindring for bytte. Sagsfremstilling Lejer søger om tilladelse til at bytte sin bolig. Efter 69 har lejer ret til at bytte sin bolig, men udlejer kan modsætte sig, hvis lejer ikke har beboet boligen i 3 år. (Der kan også være andre forhold). Lejer har kun beboet boligen i lidt over et år. Skriftlig ansøgning vedlagt. 5. Aftale med Solrød Kommune om anvisning af boliger til flygtninge Beslutning Kommunen kan ligesom tidligere få stillet 6 boliger til rådighed, og fordelingen skal følge de hidtil gældende principper, som vil blive præciseret i aftalen. I 2012 fik kommunen anvisningsret til i alt 33 % af de ledige boliger, og den grænse ønsker bestyrelsen ikke at overskride. Der er nu en god balance i afdelingerne, og den vil man gerne fastholde. Administrationen informerer kommunen om beslutningen. Sagsfremstilling Den 24. maj 2013 har vi modtaget denne forespørgsel fra Solrød Kommune: Solrød Kommune skal hermed ansøge om boliger til flygtninge i vores kommune udover den kommunale anvisning. Vi har pt. 15 flygtninge boende i vores midlertidige boliger der går og venter på en permanent bolig. Ud over dem skal vi også efter kvoten modtage 19 nye flygtninge i 2013 som også skal boligplaceres inden for rimelig tid. Vores boligbehov i alt er som følger: - 4 stk. af 1 vær. lejligheder - 6 stk. af 2 vær. lejligheder - 2 stk. af 3-4 vær. lejligheder Vi ser frem til at Solrød Boligselskab imødekommer en del af behovet og jeg står til rådighed for yderligere spørgsmål. Meho Arifovic. Efter de tidligere vedtagelser i bestyrelsen har Kommunen fået ret til at anvise 6 boliger om året til flygtninge, ud over de 25 % efter 59. Nu ønsker kommunen 12 boliger. Oversigt over anviste boliger til Solrød kommune vedlægges som bilag. 5

6 6. Orientering. Afdelingerne: Lau: Der har været to vandskader i Skyttemarken i nr. 71 og nr. 91. I nr. 71 var der tale om et brud på et vandrør i krybekælderen. Man er derfor forundret over, hvorfor de opsatte fugtmålere ikke har registreret skaden. Administrationen oplyser, at de opsatte fugtmålere ikke kan, og ikke har til hensigt, at måle udløb af vand fra rørbrud i krybekælderen. Målernes opgave er at registrere luftfugtighed i boligerne som følge af beboeradfærd, mhp. at forebygge skimmelvækst i boligerne. Et utæt vandrør under gulvet vil ikke nødvendigvis medføre forøget luftfugtighed i boligen. Administrationen har tidligere påpeget, at varmtvandsbeholdere og vandrør er nedslidte og bør udskiftes, men det mener afdelingen er forkert. Ulrik henstillede, at afdelingen fik undersøgt, om der er hold i administrationens bekymring og anbefaling. Administrationen: Solrød Kommune har i mail af 25. juni 2013 meddelt, at de har taget selskabets nye vedtægter til efterretning. 7. Opsigelsesstatistik for Solrød Boligselskab. Status pr. 19. juni 2013 er vedlagt som bilag. I forhold til samme tidspunkt sidste år er der tale om en positiv udvikling idet kun 16 lejere har sagt op, mod 28 sidste år. Der er ingen udlejningsproblemer. 8. Meddelelser fra formanden. Intet. 9. Emner til kommende møder. Sammenlægning af Elmelyparken og Tagboligerne. 10. Eventuelt. Solrød Boligselskab Ulrik Steffensen Formand Poul Reynolds Forretningsfører 6