Indberetningsstruktur for EUD-indberetning til DVH Dato 24-06-2016 Version Status 1.0 Gældende fra og med den 1. juli 2016 Ansvarlig Lars Strange
Side 2 af 23 Indhold 1 Indledning... 3 2 Hvem skal indberette?... 3 3 Hvilke personer skal indberetningen omfatte?... 3 4 Hvilke oplysninger skal indberettes?... 4 5 Hvad skal indberettes for hvert element?... 7 5.1 Indberetningshoved... 7 5.2 Person... 8 5.3 Elev... 9 5.4 Elevs adgangsvej... 10 5.5 Afgangsårsager... 11 5.6 Speciale... 11 5.7 Elevtype... 12 5.8 Skoleophold... 12 5.9 Undervisningsenhed... 14 5.10 Elevdeltagelse... 16 5.11 Optagelsesgrundlag... 17 5.12 ÅE bidrag undervisning... 19 5.13 ÅE bidrag skolepraktik... 20 5.14 Praktikophold... 21 5.15 Kvalifikation til hovedforløb... 21 5.16 Lærerstyret undervisning... 22 5.17 Karakterer... 23
Side 3 af 23 1 Indledning Dette dokument beskriver strukturen for de oplysninger som institutioner, der har erhvervsuddannelser og brobygningsuddannelser til erhvervsuddannelserne, skal indberette til STIL, Styrelsen for IT og Læring. STIL anvender oplysningerne til statistiske formål. Indberetning af data fra institutionerne skal foretages via STILs modtagestation. Modtagestationen er udviklet til, at der skal ske en system til system -udveksling. Det betyder i praksis, at institutionens studieadministrative system skal have funktioner til at eksportere data og varetage selve dataudvekslingen. Indberetningen skal ske mellem den 2. og den 5. i hver måned, og alle ændringer siden seneste indberetning skal overføres til STIL's modtagestation. Såfremt en institution skifter administrativt system eller fusionerer, skal dette meddeles til STIL. I afsnit 4 og 5 gennemgås struktur og indhold i de oplysninger, der skal indberettes. 2 Hvem skal indberette? Alle institutioner, som varetager undervisning på erhvervsuddannelser, herunder brobygningsuddannelser, skal indberette oplysninger beskrevet i dette dokument. Institutioner, der aktuelt anvender EASY-A som administrativt system skal ikke indberette, da data overføres automatisk til STILs statistikdatabase. Af systemmæssige årsager er det vigtigt, at der ved eventuel genindberetning eller forsøg på ny indberetning i den samme indberetningsperiode anvendes samme indberettende enhed. Der findes tre forskellige institutionsbegreber i indberetningen: 1. Indberettende enhed (indberettende institution) 2. Uddannelsesinstitution: Uddannelsesansvarlige (hoved-)institution 3. Undervisningssted: Institution (afdeling), hvor der undervises Indberettende enhed (1.) er enten uddannelsesinstitution (2.) eller undervisningssted (3.). Uddannelsesinstitutionen (2.) er ansvarlig for, at indberetningen finder sted. 3 Hvilke personer skal indberetningen omfatte? Indberetningen skal omfatte data om alle elever på institutionen, som er eller har været tilmeldt undervisning på en erhvervsuddannelse eller brobygningsuddannelser i indberetningsperioden (EUD10 og 20/20). Derudover skal alle ansøgere til erhvervsuddannelserne på institutionen siden seneste indberetningstidspunkt indberettes dette uanset om ansøgeren senere bliver optaget på en erhvervsuddannelse på institutionen eller ej.
Side 4 af 23 Oplysninger om erhvervsuddannelserne skal indberettes i Tabel 1-Tabel 17, mens EUD10 og 20/20 skal indberettes i Tabel 1-Tabel 3, Tabel 5, Tabel 7-Tabel 10 og Tabel 17. 4 Hvilke oplysninger skal indberettes? Figur 1: Skitse af indberetningsstruktur Adgangsvej Speciale Elevtype Afgangsårsag Indberetning Oplysninger om indberetningen (instnr., version, etc.) Personoplysninger (CPR nr., navn, etc.) Undervisningsenheder Elevoplysninger (uddannelse, startdato, etc.) Optagelsesgrundlag (uddannelse, karakterer, optagelsesprøve, etc.) Elevdeltagelse Skoleophold (herunder ÅE bidrag) Praktikophold (herunder ÅE bidrag) Kvalifikation til hovedforløb Lærerstøttet undervisning Karakterer Nedenfor i Figur 2 er det samlede XML Schema vist. Elementerne heri gennemgås i det efterfølgende afsnit 5, hvor udsnit af skemaet vises. Indholdet beskrives i skemaform med følgende kolonner: Felt: Navn på felt der skal indberettes Beskrivelse: Uddybende beskrivelse af feltet
Side 5 af 23 Felttype: Typen af feltets indhold fx tal, tekst, dato eller en mere specifik type : Udmelding af lovlige, som må indberettes i feltet : Er det obligatorisk at indberette det pågældende felt? : Er der tale om et felt, der indgår i identifikation af en record? Bemærk, at der findes tre forskellige institutionsbegreber i indberetningen, jf. afsnit 2.
Figur 2: XML Schema Side 6 af 23
Side 7 af 23 5 Hvad skal indberettes for hvert element? 5.1 Indberetningshoved Tabel 1. Indberetningshoved. Version SystemVersion JournalNummer Indberettende enhed Den version af XML skemaet, som data forventes at overholde. Navn og versionsnummer på det administrative system, der har eksporteret data. Leverandørfelt til intern brug, hvor der kan noteres evt. journalnummer på den enkelte indberetning. Institutionens nummer til den enhed (institution), der foretager indberetningen, jf. afsnit 2. Tekst 1.0 256 tegn 256 tegn Tal, 6 tegn Institutioner oprettet som brugere i systemet.
Side 8 af 23 5.2 Person Alle personer, herunder også ansøgere, som indberetningen omfatter, skal optræde i persontabellen. Tabel 2. Person. PersonID Angiver cpr-nummer eller erstatnings-cprnummer som identifikation på personen. 10 tegn Fornavne Personens fornavne. 100 tegn Efternavn Personens efternavn. 100 tegn Fødselsdato Personens fødselsdato. Dato Køn Personens køn. 1 tegn Mand: 1 Kvinde: 2 Uoplyst: 0
Side 9 af 23 5.3 Elev En elev defineres ud fra kombinationen person, uddannelse og uddannelsesinstitution. En elev indgår kun én gang i den enkelte indberetning. En person behandles således som to forskellige elever, hvis personen skifter uddannelse eller uddannelsesinstitution. Når en elev fx afslutter gf1 og fortsætter på gf2, er der således tale om en ny elev.
Side 10 af 23 Tabel 3. Elev. Uddannelse Startdato Slutdato Uddannelsesansvarlige hovedinstitution. Første dato på skoleforløb, praktikperiode eller aftale. Seneste dato på skoleforløb, praktikperiode eller aftale. Tal, 6 tegn Identifikation af uddannelsen. Uddandannelsestype Uddannelsesinstitution Hovedinstitution angivet i Institutionsregistret Dato Dato 5.4 Elevs adgangsvej Der indberettes kun til tabellen, hvis eleven har en adgangsvej som følge af, at eleven går på en uddannelse, der ligger før EUD-reformen (2015). Tabel 4. Elevs adgangsvej. Adgangsvej Angiver, om eleven følger en af flere udmeldte adgangsveje. 2 tegn
Side 11 af 23 5.5 Afgangsårsager Der skal kun indberettes afgangsårsager for eleven, hvis der er en hændelse. Tabel 5. Afgangsårsager. Dato Dato for hændelsen. Dato Aarsag Angivelses af hændelsesart (fx afgangsårsag). 5 tegn, hvis den er kendt. 5.6 Speciale Tabel 6. Speciale. Version Uddannelsesversion. Tekst 4 tegn Speciale Speciale. 4 tegn Startdato Slutdato Startdato for elevens speciale. Slutdato for elevens speciale. Dato Dato
Side 12 af 23 5.7 Elevtype Tabel 7. Elevtype. Elevtype Elevtype beskriver elevens baggrund (fx ung eller voksen) og hvordan eleven skal gennemføre sin erhvervsuddannelse (fx med eux, talentspor etc). 10 tegn Startdato Slutdato Startdato for elevens elevtype. Slutdato for elevens elevtype. Dato Dato Der må ikke være tidsmæssigt overlappende perioder for den enkelte elev. 5.8 Skoleophold I tabellen indberettes alle elevers skoleophold. Bemærk, at der for den enkelte elev ikke må indberettes overlappende datoer. Bemærk desuden, at UVM-afdelinger kan afvige fra øvrige institutionsnumre, hvis der fx er tale om sammenlægninger, hvor to tidligere institutioner kan være UVMafdelinger i en periode.
Side 13 af 23 Tabel 8. Skoleophold. Skoleperiode Skoleperiode. 4 tegn Version Uddannelsesversion. Tekst 4 tegn Speciale Angiver speciale. 4 tegn Startdato Slutdato Startdato for skoleophold. Slutdato for skoleophold. Undervisningssted Afdeling. Tekst6 tegn UVMafdeling Institution/afdeling hvor ÅE afregnes. Dato Dato Tekst6 tegn
Side 14 af 23 5.9 Undervisningsenhed Undervisningsenhed er en gruppe personer, der er fælles om en (undervisnings-) aktivitet (ét fag). Aktiviteterne kan være skemalagte som lektioner for gruppen (elever og lærer). Lokation indberettes kun, hvis denne afviger fra undervisningsstedet. Tabel 9. Undervisningsenhed. Undervisningsenheds ID Fast og entydig identifikation af undervisningsenheden. 50 tegn Undervisningssted Afdeling, hvor undervisningen foregår. 6 tegn Undervisningsenhedens navn Fri betegnelse som skolen kender enheden på fx det der angives på skema. 100 tegn Fag Fag identificeres ved kombination af fagnummer og niveau. Fagtype Lokation Adresse, hvor undervisningen foregår. (*) Se nedenfor 512 tegn Vejnavn Vejnummer Postnr. By Evt. stednavn
Side 15 af 23 AntalPlanlagt AntalAfholdt Startdato Slutdato Antal planlagte klokketimer for hele forløbet, dvs. fra den angivne startdato til slutdato. Antal afholdte klokketimer for forløbet fra den angivne startdato til indberetningsdatoen, Startdato for undervisningsenheden, Slutdato for undervisningsenheden, Tegn, 3 tegn Tegn, 3 tegn (*) Eksempel: Vester Voldgade 123, 1552 København V. Dato Dato
Side 16 af 23 5.10 Elevdeltagelse I tabellen indberettes elevdeltagelse i undervisningsenhed. Tabel 10. Elevdeltagelse. Undervisningsenhed- Ref Reference til undervisningsenhed, Rolle Rolle som faget spiller i elevens uddannelse fx valgfag, særfag etc. xx tegn Antal Klokketimer undervisning opgjort fra startdato til indberetningsdato. xx tegn Startdato Slutdato Startdato for elevens deltagelse i undervisningsenheden, Slutdato for elevens deltagelse i undervisningsenheden, Dato Dato
Side 17 af 23 5.11 Optagelsesgrundlag Tabellen indeholder optagelsesgrundlag for ansøgere. Hvis en ansøger optages betinget (BetingetOptag), skal denne oplysning ikke slettes, hvis/når eleven efterfølgende består optagelsesprøven. Der skal kun indberettes oplysning fra seneste prøve. Tabel 11. Optagelsesgrundlag. Uddannelse Studiestart Uddannelsessted Undervisningssted KarakterDansk Identifikation af uddannelsen, Dato for start på uddannelsen, Uddannelsesansvarlige (hoved-)institution, Afdeling under uddannelsesstedet, som personen ansøger til, Optagelsesgrundlag i dansk (gns. på baggrund af 7-trinsskalaen). Uddan dannelsestype Dato 6 tegn 6 tegn 4 tegn
Side 18 af 23 KarakterMatematik Optagelsesprøve- Dansk OptagelsesprøveMatematik ResultatOptagelsesprøveDansk ResultatOptagelsesprøveMatematik OptagetAndetgrund BetingetOptag OptagetSamtale Optagelsesgrundlag i matematik (gns. på baggrund af 7-trinsskalaen). Skal til optagelsesprøve i dansk. Skal til optagelsesprøve i matematik. Resultat af optagelsesprøve i dansk. * Resultat af optagelsesprøve i matematik. * Ansøgeren er optaget på andet grundlag. Ansøgeren er betinget optaget. Ansøgeren er optaget på baggrund af samtale. 4 tegn 1 tegn 1 tegn 15 15 tegn 1 tegn 1 tegn 1 tegn J/N/F/- J/N/F/- BE (bestået) IB (ikke bestået) EJ (ej mødt) BE (bestået) IB (ikke bestået) EJ (ej mødt) J/N/- J/N/- J/N/- Note *: Se hvordan karakter gennemsnittet beregnes her: http://uvm.dk/uddannelser/erhvervsuddannelser/adgang-og-optagelse/gennemsnit.
Side 19 af 23 5.12 ÅE bidrag undervisning Tabel 12. ÅE bidrag undervisning. Taelledato Dato for opgørelse af ÅE bidrag (dato, hvor der tælles om eleven er der eller ej). Bidrag ÅE bidrag. 10 tegn Restbidrag Restbidrag. 10 tegn PeriodeStart PeriodeSlut Startdato for den periode, bidraget dækker (knytter sig til tælledatoen). Slutdato for den periode bidraget dækker (knytter sig til tælledatoen). Dato Hvis der ikke er noget restbidrag, skal værdien være 0 Dato Dato
Side 20 af 23 5.13 ÅE bidrag skolepraktik Tabel 13. ÅE bidrag skolepraktik. Taelledato UdlosBidrag Dato for opgørelse af ÅE bidrag (dato hvor der tælles, om eleven er der eller ej). Angiver, om der udløses bidrag eller ej. Dato 1 tegn Bidrag ÅE bidrag. 10 tegn J/N
Side 21 af 23 5.14 Praktikophold Tabel 14. Praktikophold. Skoleperiode Skoleperiode. 4 tegn Version Uddannelsesversion. Tekst 4 tegn Speciale Angiver speciale. 4 tegn Startdato Slutdato Startdato for praktikophold (skolepraktik). Slutdato for praktikophold (skolepraktik). Dato Dato 5.15 Kvalifikation til hovedforløb Tabel 15. Kvalifikation til hovedforløb. DatoKvalifikation Uddannelse Dato for kvalifikation til hovedforløb. Identifikation af uddannelsen, som eleven har opnået kvalifikation til, Dato Uddandannelsestype
Side 22 af 23 5.16 Lærerstyret undervisning Oplysninger i denne tabel skal indberettes for alle skoledage. Der skal indberettes oplysninger om, hvor mange klokketimers lærerstyret undervisning eleven er blevet tilbudt (der skal således ikke tages hensyn til elevens fravær). Tabel 16. Lærerstyret undervisning. Dato_undervisning Timer Dato for, hvilken dag undervisningen er gennemført (kan i princippet også være weekenddage). Lærerstyret undervisningstimer pr. dag. Dato Tal, 4 tegn Periodetype
Side 23 af 23 5.17 Karakterer Tabel 17. Karakterer. Fag Karaktervaerdi Karakterskala Fag identificeres ved kombination af fagnummer og niveau, Karakterværdi, der er afgivet. Karakterskala, som karakterværdien er afgivet ud fra, fx 7-trinsskalen. Fagtype 20 tegn 50 tegn Karaktertype Fx prøvekarakter. 50 tegn Evalueringsform Skriftlig eller mundtlig. 50 tegn KarakterDato Termin Dato, hvor karakteren er givet. Måned og år for afgivelse af karakter. Dato Tekst 6 tegn