Referat af bestyrelsesmøde nr. 29 i Rudersdal Forsyning A/S den 1. december 2016 kl. 16.00 på Skovlytoften 27 På mødet deltager følgende: Erik Mollerup, formand Daniel E. Hansen Birgitte Schjerning Povlsen Deltog til og med punkt 8 Søren Stenderup Jensen Erik Arvin Jane B. Madsen, direktør Kirsten Møller Kristensen, økonomichef Iben Koch, direktør i Rudersdal Kommune (Afbud) 1. Åbne/lukkede punkter Af punkt 4.15 i Vedtægterne for Rudersdal Forsyning fremgår: I det omfang det er i overensstemmelse med selskabsloven, kan bestyrelsen løbende orientere aktionærerne om forhold, der er af væsentlig økonomisk eller politisk betydning, herunder om hændelser, der medfører større fravigelser i tidligere udmeldte forventede økonomiske resultater På baggrund heraf foreslås det, at dagsorden til bestyrelsesmøder i Rudersdal Forsyning A/S fremover sendes til alle bestyrelsesmedlemmer og til en eventuel repræsentant fra Rudersdal Kommune under forudsætning af, at formanden vurderer, at alle dagsordenens punkter er åbne. Punkt 19 Renovering af vandledninger i Øverødvej m.fl. på denne dagsorden er af en sådan karakter, at det er formandens og direktørens vurdering, at dette punkt bør være lukket. Punkt 19 udsendes derfor på en selvstændig dagsorden. Det indstilles, at formanden bemyndiges til at vurdere om alle dagsordenens punkter er åbne og dagsordenen dermed kan sendes til en repræsentant fra direktionen i Allerød Kommune, der på hvert bestyrelsesmøde som første punkt tages stilling til, om der er enighed om, at alle dagsordenens punkter er åbne og at punkt 19 Renovering af vandledninger i Øverødvej m.fl. er fortroligt, mens alle øvrige punkter på denne dagsorden er åbne. Indstillingen blev tiltrådt. 2. Meddelelser fra formanden Ingen meddelelser fra formanden. 3. Bestyrelsesprotokol Side 1 af 12
Bestyrelsesprotokollen med indført protokollering af bestyrelsesmøde nr. 28, afholdt 3. oktober 2016, forelægges til endelig godkendelse og underskrift. Bestyrelsesprotokollen med indført protokollering af bestyrelsesmøde nr. 28, afholdt 3. oktober 2016, blev forelagt til endelig godkendelse og underskrift. 4. Meddelelser fra direktøren Indvindingstilladelse til Rudersdal Forsyning og indvindingstilladelsen til Birkerød Vandforsyning forventes meddelt af Rudersdal Kommune i januar 2017. I forhold til indvindingstilladelsen til Rudersdal Forsyning forventes der stillet krav om monitering af vandføring i Maglemoserenden. Danvas Vand i tal er udkommet se eventuelt følgende link http://www.epages.dk/danva/196/html5/1/ Betalingsvedtægten er godkendt af Rudersdal Kommune den 26. oktober 2016. Takster for 2017 er indstillet godkendt af Miljø- og Teknikudvalget den 9. november 2016 og af Økonomiudvalget den 16. november 2016. Kommunalbestyrelsen i Rudersdal Kommune behandler sagen den 23. november 2016. 5. Bank Den nuværende bankaftale med Danske Bank udløber med udgangen af 2016. Der er derfor behov for at indgå en ny bankaftale. Den nuværende bankaftale indebærer, at Rudersdal Forsyning pt. ikke oppebærer negativ rente i forbindelse med indestående i banken. Indledende drøftelser med vores nuværende samarbejdspartner viser, at det med meget stor sandsynlighed ikke vil være muligt at undgå at oppebære negativ rente i forbindelse med indestående i banken efter 1. januar 2017. En kontakt til flere af vores naboforsyninger afslører, at de typisk også er nødsaget til at oppebære negativ rente i forbindelse med indestående i banken. Det anbefales, at der indgås en aftale for en kortere perioden på f.eks. 1 år med mulighed for opsigelse på f.eks. 2 måneder, idet dannelsen af det nye forsyningsselskab med nogen sandsynlighed vil medføre et fælles udbud at bankforbindelse. Der arbejdes pt. på at undersøge konsekvensen af at skulle betale negative renter i forbindelse med indestående samt mulige alternativer hertil. Der vil blive givet en status for mulighederne på bestyrelsesmødet. Da kortlægningen ikke nødvendigvis er tilendebragt til bestyrelsesmødet den 1. december 2016, foreslås det, at direktøren og formanden bemyndiges til at indgå en ny bankaftale for 2017. Det indstilles, at direktøren og formanden bemyndiges til at kunne indgå en ny bankaftale for 2017. Direktøren og formanden blev bemyndiget til at kunne indgå en ny bankaftale for 2017. 6. Økonomisk status Vedlagt er en perioderapport med en økonomisk status pr. 31. oktober 2016 for Rudersdal Forsyning A/S (henholdsvis vand og spildevand). Herudover er vedlagt notaterne Budget for og resumé af anlægsprojekter i 2016 for henholdsvis vand og spildevand. Notaterne redegør i korte træk for de anlægsprojekter, som er planlagt gennemført i 2016, herunder eventuelle planlagte omfordelinger inden for rammerne. Herudover er anført eventuelle ønsker om ændringer i forhold til de af bestyrelserne godkendte budgetter for anlægsinvesteringer. Side 2 af 12
Det indstilles, at den økonomiske status for Rudersdal Forsyning godkendes. Den økonomiske status for Rudersdal Forsyning blev godkendt. 7. Økonomiske rammer for 2017 Forsyningssekretariatet har den 15. november 2016 sendt udkast til afgørelse om økonomiske rammer for Rudersdal Forsyning, vand henholdsvis spildevand. Rudersdal Forsyning har 14 dage til eventuelt at indsende et høringssvar. Det forventes, at der vil blive sendt et høringssvar til udkastet til økonomiske rammer. På bestyrelsesmødet den 1. december 2016 vil der blive givet en orientering om et eventuelt høringssvar. Det indstilles, at orienteringen om økonomiske rammer for 2017 tages til efterretning. Orienteringen om økonomiske rammer for 2017 blev taget til efterretning. 8. Takstmodeller På bestyrelsesmødet den 13. juni 2016 blev takststrukturen drøftet. Det blev besluttet, at der skulle udarbejdes takstmodeller både med og uden fast bidrag på vand og/eller spildevand. Det blev desuden besluttet, at taksmodellerne skulle forelægges på det efterfølgende bestyrelsesmøde. Foranlediget heraf forelægges en ny sag om takstmodeller. Emnet har tidligere været drøftet på bestyrelsesmøderne den 15. december 2014 og den 15. juni 2015, hvor det blev besluttet, at fastholde takststrukturen. På bestyrelsesmødet den 15. juni 2015 blev det desuden besluttet, at en eventuel ændret takststruktur i form af en eventuel indførsel af fast bidrag skulle tages op igen på bestyrelsesmøde i december 2015. Emnet har efterfølgende været behandlet af bestyrelsen den 11. april 2016 og den 13. juni 2016. På bestyrelsesmødet den 15. december 2014 blev grundlaget for eventuelt at opkræve en fast afgift beskrevet. Beskrivelsen herfra er gentaget i følgende: I Betalingslovens 2 a er anført: Stk. 7. Spildevandsforsyningsselskabet kan vælge at opdele vandafledningsbidraget i en fast og en variabel del. Den faste del af vandafledningsbidraget må maksimalt udgøre 30 gange den variable kubikmetertakst og må ikke overstige 500 kr. inklusive moms pr. år. Den faste del af bidraget opkræves pr. stikledning frem til en ejendoms grundgrænse. Den faste del af bidraget skal dog ikke opkræves for stikledninger, hvortil der alene er tilsluttet tag- og overfladevand. Den variable del af bidraget beregnes som vandforbruget multipliceret med den af spildevandsforsyningsselskabet fastsatte og af kommunalbestyrelsen godkendte kubikmetertakst, jf. 3, stk. 1, 2. pkt. Vandforbruget, der anvendes ved beregningen, fastsættes som beskrevet i stk. 4. I tilfælde, hvor der afledes vand uden et vandforbrug, beregnes den variable del af bidraget på baggrund af den afledte vandmængde, jf. stk. 6. Stk. 8. Den maksimale grænse på 500 kr. inklusive moms pr. år for den faste del af vandafledningsbidraget, jf. stk. 7, reguleres årligt efter et af Danmarks Statistik udarbejdet reguleringstal baseret på bygge- og anlægsomkostninger. Det maksimale faste bidrag, som spildevandsforsyninger lovmæssigt må opkræve i 2016, er ifølge Danva 574,33 kr. ekskl. moms. På bestyrelsesmødet den 15. december 2014 blev et regneark med forskellige scenarier for et fast bidrag på spildevand præsenteret. Der er således tidligere regnet på den samlede udgift for afledning af spildevand for et forbrug på 100 m 3, 200 m 3, 300 m 3 og 400 m 3 ved fire forskellige scenarier. Side 3 af 12
En tilsvarende beregning er nu gennemført, dog hvor tallene i de fire scenarier for spildevand er justeret. De fire scenarier er 1. Ingen fast afgift d.v.s. 100 % variable 2. En fast afgift på 356 kr. ekskl. moms svarende til afgiften på vand 3. En fast afgift på 520,70 kr. ekskl. moms svarende til gennemsnittet af det opkrævede faste bidrag i 2014 blandt de forsyninger, som deltager i Danva Benchmarking, som opkræver fast bidrag og 4. Et fast bidrag på 574,33 kr. ekskl. moms svarende til det maksimale faste bidrag, som der i 2016 må opkræves. I regnearket er regnet med en variabel m 3 -takst på spildevand på 24,50 kr./m 3, baseret på den fastsatte takst for 2017. Vedlagt er en oversigt over resultatet af beregningerne. Udgiften for et forbrug af spildevand på 100 m 3 varierer fra at udgøre 2.450 kr. ekskl. moms pr. år til 2.733 kr. ekskl. moms pr. år. Udgiften for et forbrug af spildevand på 200 m 3 varierer fra at udgøre 4.900 kr. ekskl. moms pr. år til 4.895 kr. ekskl. moms pr. år. Udgiften for et forbrug af spildevand på 300 m 3 varierer fra at udgøre 7.051 kr. ekskl. moms pr. år til 7.350 kr. ekskl. moms pr. år. Udgiften for et forbrug af spildevand på 400 m 3 varierer fra at udgøre 9.209 kr. ekskl. moms pr. år til 9.800 kr. ekskl. moms pr. år o.s.v. Såfremt det besluttes, at der skal indføres et fast bidrag på spildevand, skal det kortlægges, hvor mange spildevandsstik, der er til hver enkelt kunde, idet det faste bidrag skal opkræves pr. stikledning frem til en ejendoms grundgrænse. Det vurderes for nærværende, at der er ca. 13.800 spildevandsstik i Rudersdal Forsynings forsyningsområde, hvor det vil være muligt at opkræve et fast bidrag. Tilsvarende spildevandsområdet er det også muligt at ændre størrelsen af det faste bidrag på vand. Det forudsætter dog, at bidraget omdøbes fra en målerafgift til et fast bidrag. Baggrunden herfor er, at når det kaldes målerafgift, skal afgiften afspejle omkostningen ved at administrere måleren, mens der er videre rammer, når det kaldes et fast bidrag. Der er derfor gennemført en tilsvarende beregning på fast bidrag på vand for følgende fire scenarier 1. Et fast bidrag på 356 kr. ekskl. moms svarende til gældende praksis 2. Et fast bidrag på 975,00 kr. ekskl. moms svarende til Aalborg Vands faste bidrag i 2014 3. Et fast bidrag på 1.000,60 kr. ekskl. moms svarende til Trefor Vands faste bidrag i 2014 og 4. Et fast bidrag på 560,13 kr. ekskl. moms svarende til gennemsnittet af det opkrævede faste bidrag i 2014 blandt de forsyninger, som deltager i Danva Benchmarking, som opkræver fast bidrag. I regnearket er regnet med en variabel m 3 -takst på vand på 8,10 kr./m 3, baseret på den fastsatte takst for 2017. Vedlagt er en oversigt over resultatet af beregningerne. Udgiften for et forbrug af vand på 100 m 3 varierer fra at udgøre 1.166 kr. ekskl. moms pr. år til 1.464 kr. ekskl. moms pr. år. Udgiften for et forbrug af vand på 200 m 3 varierer fra at udgøre 1.928 kr. ekskl. moms pr. år til 1.976 kr. ekskl. moms pr. år. Udgiften for et forbrug af vand på 300 m 3 varierer fra at udgøre 2.392 kr. ekskl. moms pr. år til 2.786 kr. ekskl. moms pr. år. Udgiften for et forbrug af vand på 400 m 3 varierer fra at udgøre 2.855 kr. ekskl. moms pr. år til 3.596 kr. ekskl. moms pr. år o.s.v. I 2014 opkrævede 40 spildevandsselskaber en fast afgift, mens 29 spildevandsselskaber ikke opkrævede en fast afgift. I 2014 opkrævede 51 vandselskaber en fast afgift, mens 7 vandselskaber ikke opkrævede en fast afgift. Side 4 af 12
Der er truffet beslutning om samarbejde blandt en række forsyninger for i alt 9 kommuner. Otte af de kommende samarbejdspartnere (herunder Rudersdal Forsyning selv) opkræver jf. Danvas Vand i tal 2015 ikke fast bidrag på spildevand. Kun Frederikssund Forsyning opkræver et fast bidrag, som jf. Danvas Vand i tal 2015 udgjorde 574,40 kr. inkl. moms. Tre af de kommende samarbejdspartnere (herunder Rudersdal Forsyning selv) opkræver jf. Danvas Vand i tal 2015 fast bidrag på vand. De to øvrige forsyninger, som opkræver fast bidrag på vand er Egedal Forsyning og Frederikssund Forsyning. Det gennemsnitlige faste bidrag i de tre forsyninger udgjorde jf. Danvas Vand i tal 2015 452 kr. ekskl. moms I forbindelse med Kommunalbestyrelses møde den 26. oktober 2016 blev det desuden besluttet, at der ikke nedsættes en særskilt bestyrelse for Rudersdal Forsyning A/S i forbindelse med at Rudersdal Kommune indtræder i det fælles forsyningsselskab, idet forsyningsområdet fremadrettet varetages af Miljø- og Teknikudvalget. Det medfører, at forslag til takster fra 2018 og fremover skal foreslås/behandles af Miljø- og Teknikudvalget. Det indstilles, at takststrukturen drøftes, herunder at der træffes beslutning, om der eventuelt skal indføres et fast bidrag på spildevandsområdet eller vandområdet fra 2018 eller senere. Takststrukturen blev drøftet. Det blev aftalt, at der til næste bestyrelsesmøde skal regnes yderligere på takststrukturen. Der skal udarbejdes et scenarie, hvor de faste afgifter på henholdsvis vand og spildevand modsvarer ca. 50 % af omsætningen på hvert af områderne. Herudover skal konsekvensen for de enkelte forbrugsgruppe forsøges belyst. 9. Budget 2017, anlæg På bestyrelsesmødet den 3. oktober 2016 blev budget 2017 for Rudersdal Forsyning godkendt. I forlængelse heraf er udarbejdet vedlagte forslag til disponering af budget 2017 på anlægsprojekter. Det indstilles, at forslag til disponeringen af budget 2017 på anlægsprojekter godkendes. Forslag til disponering af budget 2017 på anlægsprojekter blev godkendt. 10. Renovering af afløbsledninger, bemyndigelse En tv-inspektion af afledningsledninger i Nærum har vist indtil flere rørbrud, forskudte samlinger og kontinuerte overfladebeskadigelser. Ledningerne er beliggende fra Skodsborgvej til Bassin Syd, som er beliggende ved Mølleåen. Ledningerne er beliggende på privat grund langs et boligområde, på tværs af Nærum campingplads, under Nærumbanen og igennem en statsejet skov, inden de krydser Helsingørmotorvejen. Ledningerne er anlagt i 1955 og 1965, og de er i dimensionerne ø1000-1500 mm. Ledningerne er vigtige transportledninger fra Nærum til Mølleåværket. De renoveringsmodne ledninger udgør ca. 2,5 km fællesledning og de er markeret med orange på vedlagte kort. Da dimensionerne på de renoveringsmodne ledninger ligger ud over dimensionerne i forsyningens rammeaftale for strømpeforing, er der udarbejdet et selvstændigt udbud på renovering af de ovennævnte renoveringsmodne ledninger. Der har været afholdt licitation den 8. november 2016, og de tre indkomne tilbud ligger på ca. 12 mio. kr., ca. 15 mio. kr. og ca. 26 mio. kr. Den lavestbydende entreprenør var Per Aarsleff. I henhold til direktionsinstruksen underskrevet af bestyrelsen den 7. september 2010 er direktøren bemyndiget til at kunne indgå kontakter på op til 10 mio. kr. For kontrakter på beløb over 10 mio. kr. skal kontrakten forelægges og godkendes af bestyrelsen. Side 5 af 12
Vedlagt er udkast til aftale, som foreslås indgået med den entreprenør, som afgav det laveste tilbud på ca. 12 mio. kr. Kontrakten er planlagt indgået mellem entreprenøren og Forsyningen Allerød Rudersdal. I henhold til direktionsinstruksen underskrevet af bestyrelsen for Forsyningen Allerød Rudersdal den 12. marts 2012 er direktøren bemyndiget til at kunne indgå kontakter på op til 10 mio. kr. For kontrakter på beløb over 10 mio. kr. skal kontrakten forelægges og godkendes af bestyrelsen. På bestyrelsesmødet i Forsyningen Allerød Rudersdal den 1. december 2016 vil der derfor blive forelagt en sag med henblik på at bemyndige direktøren til at kunne indgå kontrakt med den lavestbydende entreprenør. Det indstilles, at direktøren bemyndiges til at indgå kontrakt med den lavestbydende entreprenør med henblik på renovering af afløbsledninger i Nærum. Direktøren blev bemyndiget til at indgå kontrakt med den lavestbydende entreprenør med henblik på renovering af afløbsledninger i Nærum. 11. Rammeaftale på rørsprængning, bemyndigelse Den nuværende rammeaftale på renovering af afløbsledninger ved metoden rørsprængning er udløbet i september 2016. Foranlediget heraf er der blevet lavet et udbud med henblik på at kunne indgå en ny rammeaftale på rørsprængning i Allerød og Rudersdal for perioden 2017-2020. Der har været afholdt licitation den 16. november 2016, og de fem indkomne tilbud ligger på ca. 27 mio. kr., ca. 33 mio. kr., ca. 35 mio. kr., ca. 38 mio. kr. og ca. 74 mio. kr. Den lavestbydende entreprenør var Munck Forsyningsledninger. I henhold til direktionsinstruksen underskrevet af bestyrelsen den 7. september 2010 er direktøren bemyndiget til at kunne indgå kontakter på op til 10 mio. kr. For kontrakter på beløb over 10 mio. kr. skal kontrakten forelægges og godkendes af bestyrelsen. Vedlagt er udkast til aftale, som foreslås indgået med den lavestbydende entreprenør, som afgav det laveste tilbud på ca. 27 mio. kr. Kontrakten er planlagt indgået mellem entreprenøren og Forsyningen Allerød Rudersdal. I henhold til direktionsinstruksen underskrevet af bestyrelsen for Forsyningen Allerød Rudersdal den 12. marts 2012 er direktøren bemyndiget til at kunne indgå kontakter på op til 10 mio. kr. For kontrakter på beløb over 10 mio. kr. skal kontrakten forelægges og godkendes af bestyrelsen. På bestyrelsesmødet i Forsyningen Allerød Rudersdal den 1. december 2016 vil der derfor blive forelagt en sag med henblik på at bemyndige direktøren til at kunne indgå kontrakt med den lavestbydende entreprenør. Da rammeaftale for rørsprængning vil omfatte arbejder i såvel Rudersdal som Allerød, vil en tilsvarende sag blive forelagt for bestyrelsen i Allerød Spildevand. Det indstilles, at direktøren bemyndiges til at indgå kontrakt med den lavestbydende entreprenør vedrørende rammeaftale på rørsprængning. Direktøren blev bemyndiget til at indgå kontrakt med den lavestbydende entreprenør vedrørende rammeaftale på rørsprængning. 12. Optagelse af lån Side 6 af 12
Rudersdal Forsyning forventes at have behov for lånoptagelse til finansiering af de budgetterede anlægsinvesteringer i 2016. Først når regnskabet for 2016 foreligger, det vil sige marts 2017, kan det præcise behov for optagelse af lån fastlægges. Den billigste måde for Rudersdal Forsyning at optage lån på er ved at optage lån hos Kommunekredit. Det kræver, at Rudersdal Kommune meddeler garanti for Rudersdal Forsyning. Lånet kan optages hos Kommunekredit fra 1. januar i det år, hvor anlægsudgifterne afholdes og frem til 30. april året efter afholdelse af udgifterne. Beslutning om optagelse af lån skal dog være foretaget af Kommunalbestyrelsen senest den 31. marts året efter anlægsinvesteringerne er foretaget. Fristen for at beslutte at hjemtage lån via Kommunekredit for anlægsinvesteringer foretaget i 2016 er derfor 31. marts 2017. Første bestyrelsesmøde i 2017 i Rudersdal Forsyning er planlagt til den 30. marts 2016. Der er derfor behov for allerede nu at få truffet en beslutning om processen for lånoptagelse. Oversigter over lånebehov for henholdsvis vand og spildevand vil blive udleveret på bestyrelsesmødet. Det indstilles, at behov for optagelse af lån til dækning af det forventede likviditetsbehov drøftes, at Rudersdal Kommune søges om at stille kommunegaranti med henblik på, at Rudersdal Forsyning kan optage lån hos Kommunekredit og at bestyrelsesformanden og direktøren bemyndiges til eventuelt at optage lån hos Kommunekredit i overensstemmelse med konklusionen på drøftelsen. Behov for optagelse af lån til dækning af det forventede likviditetsbehov blev drøftet. Rudersdal Kommune søges om at stille kommunegaranti med henblik på, at Rudersdal Forsyning kan optage lån hos Kommunekredit. Bestyrelsesformanden og direktøren bemyndiges til eventuelt at optage lån hos Kommunekredit i overensstemmelse med konklusionen på drøftelsen. For en ramme for VAND på 6 mio. og for SPILDEVAND på 18 mio. 13. Indkaldelse til ordinær generalforsamling Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal i henhold til vedtægterne som minimum indeholde Valg af dirigent Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne regnskabsår Forelæggelse af revideret årsrapport og eventuelt koncernregnskab til godkendelse Forelæggelse af selskabets budgetter til godkendelse Beslutning om decharge for direktionen og bestyrelsen Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport Valg af revisor Eventuelt På baggrund heraf foreslås dagsordenen for den ordinære generalforsamling i Rudersdal Forsyning i 2017 at være som følger: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne regnskabsår 3. Forelæggelse af revideret årsrapport og eventuelt koncernregnskab til godkendelse Side 7 af 12
4. Forelæggelse af selskabets budgetter til godkendelse 5. Beslutning om decharge for direktionen og bestyrelsen 6. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport 7. Valg af revisor 8. Eventuelt Punkt 2, Teknisk årsberetning Punkt 3, Årsrapport Punkt 4, Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport Punkt 7, Valg af revisor Det er pt. uvist hvornår den ordinære generalforsamling i 2017 vil finde sted. Med etableringen af det nye fælles forsyningsselskab, må det forventes, at det ikke alene er Rudersdal Kommune, der skal deltage i den årlige ordinære generalforsamling, men at samtlige 9 kommune i regi af nyt fælles forsyningsselskab skal deltage. Det indstilles, at forslag til dagsordenen til den ordinære generalforsamling godkendes, at formanden og direktøren bemyndiges til at vælge om der skal antages en medrevisor og at formanden og direktøren bemyndiges til at gøre materialet færdigt til den ordinære generalforsamling. Forslag til dagsordenen til den ordinære generalforsamling blev godkendt. Formanden og direktøren blev bemyndiget til at vælge, om der skal antages en medrevisor. Formanden og direktøren blev bemyndiget til at gøre materialet færdigt til den ordinære generalforsamling. 14. Generalforsamling i Forsyningen Allerød Rudersdal Dagsorden for den ordinære generalforsamling i Forsyningen Allerød Rudersdal skal i henhold til vedtægterne som minimum indeholde Valg af dirigent Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne år Fremlæggelse af revideret årsrapport og koncernregnskab til godkendelse Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport Beslutning om meddelelse af decharge til bestyrelse og direktion Valg af revisor Eventuelt Dagsordenen til mødet forventes af være som følger 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne år 3. Fremlæggelse af revideret årsrapport og koncernregnskab til godkendelse 4. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport 5. Beslutning om meddelelse af decharge til bestyrelse og direktion 6. Valg af revisor 7. Eventuelt Det indstilles, at bestyrelsesformanden for Rudersdal Forsyning bemyndiges til at stemme på vegne af hele bestyrelsen i Rudersdal Forsyning på den ordinære generalforsamling i Forsyningen Allerød Rudersdal. Side 8 af 12
Bestyrelsesformanden for Rudersdal Forsyning blev bemyndiget til at stemme på vegne af hele bestyrelsen til Rudersdal Forsyning på den ordinære generalforsamling i Forsyningen Allerød Rudersdal. 15. Nyt fælles forsyningsselskab Den 10. november 2016 var der møde i den politiske styregruppe om Nyt fælles forsyningsselskab. På mødet var der enighed blandt borgmestrene om at vælge Jan Nielsen, tidligere kommunaldirektør i Gentofte Kommune, som ekstern formand for det Nye fælles forsyningsselskab. På samme møde blev et punkt om loyalitetsforpligtelsen behandlet. Der blev således orientering om, at: Bestyrelserne for de nuværende forsyningsselskaber har den formelle kompetence vedrørende løn- og ansættelsesforhold i forhold til forsyningsdirektørerne, større anskaffelser til serviceselskaberne mv. frem til tidspunktet, hvor serviceselskaberne fusioneres. Ligeledes bevarer bestyrelserne i de nuværende netselskaber (de kommende datterselskaber i holdingkoncernen) deres opgaver og kompetence til udgangen af 2017. For at undgå uhensigtsmæssige dispositioner, der kan komme det nye selskab til skade, anbefales det, at den midlertidige bestyrelse henstiller til de lokale bestyrelser, at der udvises tilbageholdenhed og loyalitet overfor det nye selskabs interesser og dermed, at der ikke træffes dispositioner, der vil kunne skade det nye selskab økonomisk eller på anden måde have negativ virkning på selskabet. I tvivlstilfælde kan formanden og senere direktøren for det nye selskab konsulteres. Det blev besluttet, at henstille til de lokale bestyrelser at der udvises loyalitetsforpligtelse i henhold til ovenstående. På mødet den 10. november 2016 blev processen for ansættelse af direktør fastlagt. Der er planlagt anvendt et rekrutteringsbureau, og ansættelsesudvalget forventes af bestå af den eksterne bestyrelsesformand, 5 borgmestre, 2 kommunedirektører 2 medarbejderrepræsentanter, 1 person fra rekrutteringsbureauet og en projektsekretær. Stillingen forventes slået op 20. november 2016 med ansøgningsfrist 20. december 2016. Ansættelsessamtaler, tests og kontaktforhandlinger forventes at ske i januar 2017, således at en ny direktør kan tiltræde 1. marts 2017. Navn for Nyt fælles forsyningsselskab blev ligeledes drøftet på mødet den 10. november 2016. I forbindelse hermed blev det besluttet, at der vil være mulighed for, at ejerkommuner og forsyningsselskaberne kan komme med forslag til navn inden den 24. november 2016. Forslag skal fremsendes til projektsekretariatet (v/ Iben Koch (ibko@rudersdal.dk)), der sammen med formanden vil forberede sagens fremlæggelse til det kommende bestyrelsesmøde den 9. december 2016. Foranlediget heraf har direktøren sendt mail af 13. november 2016 til alle medarbejdere og alle medlemmerne af bestyrelserne for Allerød Spildevand, Rudersdal Forsyning og Forsyningen Allerød Rudersdal med besked om, at eventuelle forslag til navn til det nye fælles forsyningsselskab bedes sendt til direktøren senest den 22. november kl. 12.00. Herefter vil direktøren vende de modtagne forslag med bestyrelsesformændene, hvorefter udvalgte forslag til navne vil blive sendt til projektsekretariatet. Det næste møde i midlertidige bestyrelse er planlagt til den 9. december 2016. Det indstilles, at orienteringen om Nyt fælles forsyningsselskab tages til efterretning. Side 9 af 12
Orienteringen om Nyt fælles forsyningsselskab blev taget til efterretning. Det blev aftalt, at formanden tager kontakt til Rudersdal Kommune med henblik på afklaring af beslutningen, der blev taget på Kommunalbestyrelses mødet den 26. oktober 2016, om den fremtidige bestyrelse i Rudersdal Forsyning. 16. Overdragelse af aktier i Mølleåværket fra Rudersdal Kommune til Rudersdal Forsyning Som et led i stiftelsen af det nye fælles forsyningsselskab har Gladsaxe, Gentofte og Rudersdal kommuner besluttet at overdrage deres ejerandele i Mølleåværet til deres respektive spildevandsselskaber. Rudersdal Kommune har truffet beslutning herom på Kommunalbestyrelsesmødet den 26. oktober 2016 i forbindelse med behandlingen af sagen (punkt 4) om Deltagelse i nyt forsyningsselskab. Beslutningen kan ses på følgende link - https://www.rudersdal.dk/dagsorden/2016/dagsorden-med-vedtagelser-84 For at kunne overdrage aktierne fra de tre kommuner til deres respektive spildevandsselskaber skal der afholdes en ekstraordinær generalforsamling i Mølleåværket A/S. Udkast til referat af ekstraordinær generalforsamling i Mølleåværket er vedlagt. Referatet skal underskrives af bestyrelsen for Lyngby-Taarbæk Forsyning Holding A/S og de tre borgmestre. Den ekstraordinære generalforsamling i Mølleåværket er planlagt gennemført den 1. december 2016. Herudover skal der afholdes en ekstraordinær generalforsamling i Rudersdal Forsyning A/S. Udkast til referat af ekstraordinær generalforsamling i Rudersdal Forsyning er vedlagt. Referatet skal underskrives af borgmesteren i Rudersdal Kommune, da han har fået bemyndigelse hertil af Kommunalbestyrelsen i Rudersdal Kommune. Den ekstraordinære generalforsamling i Rudersdal Forsyning er ligeledes planlagt gennemført den 1. december 2016. Efter selskabslovens 156, stk. 2, skal bestyrelsen udarbejde en beretning om begivenheder af væsentlig betydning for selskabets stilling, som er indtruffet efter aflæggelse af årsrapporten, når beslutning om kapitalforhøjelse vedtages på en generalforsamling, hvor årsrapporten for sidste regnskabsår ikke behandles. Denne beretning kan dog fraviges i enighed af aktionærerne, jf. selskabslovens 156, stk. 3. I det vedlagte udkast til referat af ekstraordinær generalforsamling fraviges denne ekstra bestyrelsesberetning. Horten har anført, at det gøres af følgende grunde; (a) der er tale om kommunalt ejede selskaber omfattet af tæt regulering, (b) aktionærerne antages at have indblik i selskabets økonomiske situation, (c) der ikke er tale om tilførsel af ny kapital men alene en flytning af aktieposten i Mølleåværket A/S indenfor den eksisterende koncern og (d) der i processen tilsigtes udarbejdet en dokumentpakke med færrest mulige dokumenter henset til tidspresset ift. stiftelsen af den fælles forsynings-koncern. Horten bemærker endvidere, at bestyrelsen naturligvis som følge af bestyrelsens ledelsesansvar altid har pligt til at reagere, såfremt bestyrelsen er bekendt med eller bliver bekendt med væsentlige forhold, der eksempelvis indebærer, at kapitalforhøjelsen ikke er forsvarlig. Dette vurderes ikke at være tilfældet. Til brug for den ekstraordinære generalforsamling i Rudersdal Forsyning skal der bruges en vurderingsberetning jævnfør punkt 1 i udkast til referat af ekstraordinær generalforsamling i Rudersdal Forsyning. PwC har udarbejdet vedlagte Vurderingsberetning med tilhørende udkast til overdragelsesbalance pr. 28. november 2016. Vurderingsberetningen skal underskrives af alle medlemmer af bestyrelsen i Rudersdal Forsyning og direktøren. Processen med at underskrive vurderingsberetningen af alle bestyrelsesmedlemmer i Rudersdal Forsyning og direktøren vil foregå digitalt. Det er oplyst af Horten, som forestår processen, at vurderingsberetningen skal underskrives ved at bruge sin personlige NemID. Horten har med mail af den 21. november til hvert enkelt bestyrelsesmedlem og direktøren fremsendt yderligere information om proceduren for at underskrive vurderingsberetningen. Fristen for at underskrive Side 10 af 12
vurderingsberetningen er mandag den 28. november kl. 16.00. Det er en forudsætningen for gennemførelsen af den ekstraordinære generalforsamling i Rudersdal Forsyning, at bestyrelsen og direktøren har underskrevet vurderingsberetningen. Det skal særligt bemærkes, at der som følge af overdragelsen af aktierne i Mølleåværket fra Rudersdal Kommune til Rudersdal Forsyning er behov for at lave en kapitaludvidelse i Rudersdal Forsyning. Det medfører, at det er nødvendigt at foretage en revision af selskabets vedtægter, således at der i punkt 2.3 i Rudersdal Forsynings vedtægter fremover kommer til at stå, at selskabskapitalen udgør nominelt kr. 11.000.000 ved tegning af nye kapitalandele mod nominelt kr. 10.000.000 i dag. Det indstilles, at orienteringen om overdragelse af aktier i Mølleåværket fra Rudersdal Kommune til Rudersdal Forsyning tages til efterretning. Orienteringen om overdragelse af aktier i Mølleåværket fra Rudersdal Kommune til Rudersdal Forsyning blev taget til efterretning. 17. Fastlæggelse af næste møder På bestyrelsesmødet den 3. oktober 2016 blev mødeplan for 2017 aftalt. På baggrund heraf foreslås de næste møder afholdt torsdag den 30. marts 2017 kl. 15.30 mandag den 12. juni 2017 kl. 16.00 torsdag den 5. oktober 2017 kl. 16.00 og mandag den 4. december 20017 kl. 16.00 hos Forsyningen Allerød Rudersdal, Skovlytoften 27. Det indstilles, at møderne afholdes i henhold til ovenstående. Mødeplanen for bestyrelsesmøder i Rudersdal Forsyning fastholdes. 18. Eventuelt Ingen bemærkninger. 19. Lukket punkt Renovering af vandledninger i Øverødvej m.fl. Holte den 1. december 2016 Referent: Kirsten Møller Kristensen Side 11 af 12
Fremlagt til underskrift på bestyrelsesmødet den 30. marts 2017 Bestyrelse Erik Mollerup Daniel E. Hansen Birgitte Schjerning Povlsen Formand Erik Arvin Søren Stenderup Jensen Øvrige deltagere Jane B. Madsen Direktør Side 12 af 12