Referat af bestyrelsesmødet mandag den 28. oktober kl. 18:00 på Dronning Sofies Vej Deltagere: Folmer Sørensen, Hans Chr. Stigaard, Jan Winther, Jonas Nyrop Vestermann, Karen Marie Olsen, Per Krogh Rants og Solveig Kaas Afbud: Ingen 1. Opfølgning på RTK-strategi 2013 Godkendt på RTK s generalforsamling 2013 som en del af formandens beretning Bilag 1: RTK-strategi 2013 Ref.: RTK-Strategi gennemgået og drøftet. Kommentering og opfølgning vil indgå i formandens beretning til Generalforsamling 2014. Der var enighed om at Strategien fortsat er holdbar samt at det går i den rigtige retning i formål til de beskrevne mål. Dog mangler initiativer i forhold til at opbygge et attraktivt tilbud til ung seniorer. 2. Opfølgning på organiseringen af bestyrelsens arbejde Godkendt på RTK s generalforsamling som en del af formandens beretning Bilag 2: Uddrag af formandens beretning om organiseringen af bestyrelsens arbejde Ref.: Hensigten med vedtægtsændringerne vedrørende bestyrelsens sammensætning var en præcisering af de enkelte bestyrelsesmedlemmers særlige opgaver og ansvar. De 3 aktivitetsansvarlige har ansvar for aktiviteterne indenfor hver deres område og ansvar for organiseringen af de frivillige indenfor deres område, kassereren for RTK s samlede økonomi og bogholderi, den anlægsansvarlige for alt vedrørende klubbens anlæg, næstformanden koordineringsopgaver (bl.a. træningsansvarlig) og formanden overordnet koordinering og overordnet personaleansvar. Der var enighed om fortsat at udvikle bestyrelsesarbejde i overensstemmelse med principperne. Forholdet mellem bestyrelse og ansatte drøftet. Der var enighed om at RTK fortsat skal ledes/styres af de frivillige i bestyrelsen med hjælp og bistand fra de ansatte. Det er bestyrelsen der træffer de politiske beslutninger samt er ansvarlige for økonomien Herunder var der enighed om, at ansatte kan indbydes til at deltage i bestyrelsens møder til udvalgte punkter på dagsordenen. 3. Budget 2013 Gennemgang af aktuelt regnskab. v. Per. Ref.: Prognosen for regnskab 2013 ser fortsat ud til at budgettet samlet set kan holde. Drøftelse af budgettets opsætning, kontering og læsbarhed mhp. budget 2014. På næste møde taler vi om, hvordan budgettet skal se ud i 2014 4. Orientering fra haludvidelsesudvalget v. Folmer Ref.: Fremlæggelse af foreløbige skitse tegninger over haludvidelsen. Oplæg til Generalforsamling drøftes på bestyrelsesmødet den 9. december 2013 indeholdende projektbeskrivelse (tegninger) med budgetoverslag fra haludvidelsesudvalget, forslag til den videre proces samt undersøgelser om mulig finansiering (Per og Jan). Folmer oplyste at Lys på udendørs banerne 1 og 2 i Darup koster 140.000 uden styring. Folmer orienterede desuden om, at RTK muligvis kan overtage brugte lysarmaturer magen - 1 -
til de eksisterende indendørs til supplering og vedligeholdelse. 5. Orientering om aktiviteter a. Junioraktiviteter v. HC Herunder om muligheder for ekstra træning for turneringsspillere, juniorer og seniorer, i julepausen samt vinterferien. SM og andre turneringer står for døren, og specielt julepausen er lang, Spørgsmålet er alene om klubben vil betale for nogle ekstra haltimer. Ref.: Ja, junior kan etablere den foreslåede ekstratræning. b. Senioraktiviteter v. Jonas c. Motionistaktiviteter v. Karen Ref.: Orientering om og drøftelse af planer om Maraton Døgn 2014, som gennemføres fra fredag den 23. maj kl. 16:00 til lørdag den 24. maj 2014 kl. 16:00. 6. Orientering og diverse a. Formand Ref.: Formanden holder onsdag møde med webmaster og Emil Bødker om implementeringen af den nye struktur på hjemmesiden (se ref. af bestyrelsesmødet den 6. juni 2013 punkt 1). Der var enighed om at hjemmesiden trænger til oprydning samt at alle vil bidrage med information vedrørende deres eget område. H.B.K. Fondens projekt med en helhedsplan for Himmelevs Idrætscenter er udskudt på ubestemt tid pga. problemer med lånegarantier. Tennissportens dag er i 2014 fredag den 3. maj. Vi satser på at indbygge Tennissportens dag i RTK s Store Åbningsdag den 4. maj 2014. Karen spørger på vegne af den samlede bestyrelse om Grethe kan overtales til igen i 2014 at være koordinator for Store Åbningsdag b. Næstformand Ref.: Vi har med de 14 på det nye træning onsdag formiddag ialt 103 motionister på træning. Vi har 124 juniorer på træning og ca. 24-25 holdspillere på holdtræningen. Motionisttræningen mandag, torsdag og søndag er fuldt booket. Alle pladser er nu besat. Onsdag formiddag har jeg lavet tre hold i stedet for 2, da vi kun kan benytte 1 bane da der en del onsdag skal være Golden Age. Der er stadig 4 ledige pladser på denne træning. På junior arbejder vi på at oprette et nyt hold om fredagen da vi kun har ganske få ledige pladser på de hold der i forvejen er oprettet. De fleste huller er efterhånden blevet fyldt. 7. Næste bestyrelsesmøde Ref.: Næste bestyrelsesmøde er mandag den 9. december 2013 8. Punkter til næste møde Ref.: Budget 2014 Forslag til haludvidelse til generalforsamlingen Eventuelle andre forslag til generalforsamling 2014 NETOP 2013 (om input fra udvalgene mv.) NB: Lederfest aftalt til 1. februar 2014. Arrangementskomite søges fortsat. - 2 -
9. Evt. Ref.: Intet - 3 -
Bilag RTK-Strategi 2013 Mission Roskilde Tennis Klubs formål er at give mennesker i alle aldre og på alle niveauer muligheder for at dyrke tennissporten at udvikle sig som spillere at dyrke klublivet og derved få et godt socialt netværk Vision Roskilde Tennis Klub vil være en klub hvor det er interessant at være medlem uanset alder, evner og ambitioner en klub med en bred vifte af aktiviteter noget for alle medlemsgrupper en klub med et træningstilbud for alle der ønsker at blive bedre en klub der udvikler sig hele tiden en klub fokus på den sociale side af klublivet en klub der er attraktiv for frivillige ledere en klub med moderne indbydende faciliteter til tennis året rundt en klub med sund økonomi et regionalt tenniscenter for både elite og motionister et aktiv for Roskilde Kommune Mål Indenfor de næste 3 år vil Roskilde Tennis Klub udbygge klubbens indendørs banekapacitet afholde et danmarksmesterskab i mindst en kategori udbygge træningstilbuddet til voksne begyndere og voksne motionister udbygge klubbens elitetilbud til 1. 2. holdet og de bedste juniorer opbygge et attraktivt tilbud til ungseniorer have et første hold i 2. division have hold i A-rækken i alle ungdomsrækkerne / ungdomsspillere i top 30 på DTF s rangliste i alle ungdomsrækker have 10 % flere motionist- og ungdomsspillere, hvor det sociale samvær går hånd i hånd med gode oplevelser i tennisspillet - 4 -
Bilag: Uddrag af formandens beretning RTK generalforsamling 2013 Organisering af bestyrelsens arbejde Som nævnt har bestyrelsen også drøftet hvordan vi skal arbejde og bestyrelsen har efter disse drøftelser formuleret nogle principper for organiseringen af bestyrelses- og udvalgsarbejdet: RTK s tennisaktiviteter er det centrale og klubben bygger grundlæggende på frivilligt ulønnet arbejde. Aktiviteterne styres og koordineres af 3 aktivitetsudvalg (junior, senior og motionistudvalg (inkl. begynderudvalg) med ca. 6-8 medlemmer i hvert udvalg. Bestyrelsens opgaver er overordnet koordinering og strategi. Administration, daglig koordinering og ledelse af ansatte varetages af formand, næstformand, kasserer og anlægsansvarlig i et forretnings- og administrationsudvalg. RTK har ansatte til centrale og arbejdstunge arbejdsopgaver som f.eks. træning, vedligeholdelse af baner og anlæg, rengøring, bogføring, banebooking og vedligeholdelse af hjemmesiden. Bestyrelsen foreslår derfor vedtægtsændringer, der først og fremmest består i, at bestyrelsen fra og med generalforsamling 2013 skal bestå af 7 medlemmer, de aktivitetsansvarlige for junioraktiviteter, senioraktiviteter og motionistaktiviteter (inklusive begynderaktiviteter), og et forretnings- og administrationsudvalg bestående af den anlægsansvarlige, kassereren, næstformanden og formanden. Det forslås desuden, at der ikke vælges suppleanter på generalforsamlingen. I stedet foreslås at aktivitetsudvalgene selv vælger suppleanter for de aktivitetsansvarlige. Hvis næstformand eller anlægsansvarlig fratræder mellem 2 generalforsamlinger foreslås, at bestyrelsen kan konstituere en suppleant indtil førstkommende generalforsamling. - 5 -