Dejbjerg Golf Klub Virksomhedsplan 2010
Indhold Sidenr. Indledning 2 Oplysninger om Dejbjerg Golf Klub 3-4 Dejbjerg Golf Klubs formål 5 Dejbjerg Golf Klubs grundlæggende værdier 5-7 Organisation 7-15 Målsætninger 15-23 Bestyrelsens underskrifter 24 * * * 1
Virksomhedsplan 2010 for Dejbjerg Golf Klub Indledning Nærværende virksomhedsplan er udarbejdet efter beslutning af bestyrelsen. 1. version er udarbejdet i 2008. Virksomhedsplan 2010 er fremkommet ved opdatering af virksomhedsplan 2008 og 2009. Forud for nedskrivning af planen er gået forskellige forberedelser, herunder afholdelse af medlemsmøde/visionsaften i oktober 2006, behandling af input fra medlemsmødet i udvalg i perioden oktober 2006 maj 2007 og drøftelser i bestyrelsen. Visionsaftenen i oktober 2006 havde deltagelse af en pæn del af klubbens medlemmer. Der blev her givet udmeldinger på hvad der er godt i klubben og hvad der kan forbedres i klubben. Aftenen mundede ud i formuleringen af Hvilke drømme har vi for fremtiden?. Input fra visionsaftenen har været bearbejdet i udvalg og bestyrelse. Bestyrelsen har på et ekstraordinært bestyrelsesmøde den 23. maj 2007 lavet en foreløbig konklusion. De bearbejdede input er offentliggjort på hjemmesiden og på opslagstavlen. Det videre arbejde har bestået i at der er afholdt et møde den 7. august 2007 med banekonsulent Allan Brandt fra DGU med deltagelse af baneudvalg og bestyrelse. På mødet blev drøftet en langtidsplan for banen m.v. Opdateringen i 2009 og 2010 er sket ved drøftelser i bestyrelsen i foråret. 2
Oplysninger om Dejbjerg Golf Klub Etableringsår og dato (stiftende generalforsamling) 30. januar 1967 Jordareal: Eget areal 36 HA Lejet areal 19 HA I alt 55 HA Banefaciliteter: - stor bane - kort bane - drivingrange - indspilsområde - puttinggreen - clockgreen Antal medlemmer (30/9 2009): Seniorspillere Ungdomsspillere Passive Fjernmedlemmer Pay and play I alt Antal ansatte: Træner Daglig leder, sekretariat Chefgreenkeeper Greenkeeperassistenter Pedel Forpagter i restaurant Ansatte i restaurant Rengøringshjælp I alt Bygninger: - klubhus med restaurant, køkken, kontor, toiletter, omklædning og mødelokaler - bagrum med 324 skabe og 44 el-skabe - proshop - garage med værksted og mandskabsfaciliteter - starthus - overdækning på drivingrange - boldrum på drivingrange - toilethus ved hul 12/14 Hovedtal fra årsrapport for 2008/2009: - kontingenter og indskud - sponsorindtægter - greenfeeindtægter stor bane (3.005 besøgende) - greenfeeindtægter lille bane (1.805 besøgende) - indtægter ved afholdelse af turneringer - indtægter ved udlejning af skabe 18 huller 6 huller 26 udslagspladser, heraf 2 overdækket bunkers og to greens 18 huller 787 (832) 138 (133) 264 (241) 21 (19) 9 (0) 1.219 (1.225) 1 1 1 5 1 1 Løsarbejdere 1 11 ansatte TDKK 4.043 584 535 182 43 126 3
- forpagtningsafgift restaurant - indtægter i alt - baneomkostninger - lokaleomkostninger - administrationsomkostninger - markedsføringsomkostninger - øvrige klubomkostninger - omkostninger i alt før afskrivninger - årets afskrivninger - andre indtægter og udgifter - finansielle poster - årets resultat - overskud i 2008/2009 (året før - underskud) - anlægsaktiver - lån hos Nykredit - Kurstab og låneomkostninger, lån hos Nykredit - lån hos Skjern Erhvervsråd - lån hos Ringkøbing-Skjern Kommune - lån hos vestjyskbank og Skjern Bank - kassekredit, max. hos vestjyskbank og Skjern Bank - anden gæld netto - egenkapital 30. september 2009 (året før) - soliditet (egenkapital i forhold til aktiver - %) 51 5.564 2.160 522 801 129 601 4.213 801 236 706 TDKK 79 (TDKK - 148) 15.280 9.544-363 100 280 1.485 1.000 + 600 209 TDKK 4.025 (TDKK 3.945) 26 (24) 4
Dejbjerg Golf Klubs formål Ifølge klubbens vedtægter er klubbens formål følgende: Klubbens formål er at etablere og forestå driften af en golfbane og organisere de dertil hørende idrætslige aktiviteter, således at klubbens medlemmer kan udøve golfspillet under de bedst mulige forhold. Klubben skal være medlem af Dansk Golf Union. Dette formål kan konkretiseres yderligere således: Med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale samvær at skabe de bedst mulige forhold for medlemmernes udøvelse af golfsporten herunder: Fremme medlemmernes lyst til at lære og dygtiggøre sig i golfspillet. Skabe de bedst mulige rammer for et godt klubliv. Fremme medlemmernes lyst og evne til at engagere sig og tage medansvar i klubben. Etablere og drive golfbane med tilhørende faciliteter. Dejbjerg Golf Klubs grundlæggende værdier Golf som eneste aktivitet. Golfspil er Dejbjerg Golf Klubs eneste aktivitet. Dette betyder, at Dejbjerg Golf Klub ikke engagerer sig i aktiviteter, som ikke direkte eller indirekte udspringer fra golfspillet. Forening frem for forretning. Driften af Dejbjerg Golf Klub bør og skal nødvendigvis basere sig på en kombination af foreningsaktivitet og de heraf afledte forretningsbaserede aktiviteter, da forretningsbaserede indtægter er en forudsætning for at kunne finansiere driften af Dejbjerg Golf Klub. Men klubben er først og fremmest en forening, hvilket betyder, at medlemmernes interesser, adgang til banen og klubbens sociale liv skal have 1. prioritet i forhold til forretningsdelen. Golfanlægget. Dejbjerg Golf Klub vil fortsat, udover den daglige pasning og vedligeholdelse, arbejde på at forbedre 18 hullers banen, kort banen (anvendes også til Pay and Play ) samt de tilhørende træningsfaciliteter. Alt under hensyntagen til klubbens økonomi. 5
Ansvarlig naturforvaltning. Dejbjerg Golf Klub forvalter et stort naturområde. Denne forvaltning skal altid ske på en måde som belaster naturen mindst muligt, og som overholder gældende regler og bestemmelser omkring drift af golfbaner. Amatøridræt på alle niveauer. Dejbjerg Golf Klub vil give mulighed for dyrkelsen af golfspillet på det højest mulige niveau på amatørbasis for alle medlemmer. Dette betyder, at klubben vil støtte op om elitearbejdet, med træning, tilskud til transport, tøj og lignende (i h. t. godkendt budget). Forpligtende fællesskab. Dejbjerg Golf Klub bygger på et forpligtende fællesskab mellem medlemmer, forældre og ansatte. Det betyder, at klubben forventer en aktiv deltagelse fra medlemmerne i klubbens aktiviteter, sociale liv, samt opgaver, som naturligt skal løses i forbindelse med klubbens foreningsaktiviteter. Det forpligtende fællesskab er basalt for at man kan tale om en klub. Medlemmerne må i et vist omfang være indstillet på at yde noget til fællesskabet og klubben. I modsat fald har vi ikke en klub. Medlemmerne må indordne sig under klubbens vedtægter, ordensregler, etikette og golfreglerne. Overholdes vedtægter og regler ikke kan dette medføre sanktioner. Golf er en livsstil, hvor det sociale element er vigtigt. Bestyrelsen og klubbens ansatte skal sikre, at rammerne for foreningsaktiviteten er på plads; men det er medlemmerne selv som skal udfylde rammerne. Gensidig respekt, tolerance og god omgangstone. Dejbjerg Golf Klub skal være et rart sted at være for alle uanset alder og forudsætninger. Derfor vægtes den gensidige respekt, tolerance og gode omgangstone mellem medlemmerne højt. Under god omgangstone henregnes ligeledes påklædning i overensstemmelse med klubbens etikette/dresscode. Kvalitet. Dejbjerg Golf Klub ønsker at være kendt for kvalitet i den måde vi arbejder på, og måden hvorpå vi servicerer medlemmer og gæster. Kvalitet skal gennemsyre arbejdet både internt i klubben og eksternt i forhold til klubbens sponsorer og samarbejdspartnere. Attraktiv og rummelig arbejdsplads for ansatte og frivillige. Dejbjerg Golf Klub arbejder aktivt for at være en attraktiv og rummelig arbejdsplads for ansatte og frivillige. Det betyder, at der er fokus på trivsel og udvikling for både ansatte og frivillige, og at klubben aktivt arbejder for at sikre optimale arbejdsbetingelser. 6
Ligeledes prioriteres det højt, at ansvar og selvstændig beslutningskompetence følges ad. Dejbjerg Golf Klub er positivt indstillet på at give jobmuligheder til personer, med nedsat arbejdsevne. Organisation Generalforsamlingen. Generalforsamlingen er Dejbjerg Golf Klubs øverste myndighed. Stemmeberettiget er kun aktive medlemmer, som ifølge dansk lov er personligt myndige, med hver én stemme. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflerhed, hvor vedtægterne ikke foreskriver andet. Generalforsamlingen vælger bestyrelsen, der efterfølgende konstituerer sig selv. Bestyrelsen. Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der vælges for 2 år ad gangen, og som afgår efter tur med henholdsvis 4 og 3 medlemmer. I tilfælde af vakance i bestyrelsen indtræder suppleant indtil næste generalforsamling. Genvalg kan finde sted. Valgbar til bestyrelsen er alle stemmeberettigede medlemmer. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, hon. sekretær og kasserer, og fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer er til stede. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol. Klubbens ledelse. Bestyrelsen har ansvaret for ledelsen af klubben og træffer, med bindende virkning, beslutning i alle dens anliggender. 7
Klubben tegnes af formanden og kassereren i forening. Der er med virkning fra 2009 tegnet en bestyrelsesansvarsforsikring gennem DGU. Forsikringssummen er 2 mio. DKK. Bestyrelsen kan ansætte lønnet personale og meddele specialfuldmagter. Optagelse af lån større end DKK 750.000 til f.eks. udvidelse af maskinparken samt køb, salg og pantsætning af fast ejendom og lignende større dispositioner kræver godkendelse af en generalforsamling. Ovennævnte beløb pristalsreguleres en gang årligt i forhold til stigningen i nettoprisindekset. Reguleringen sker hvert år pr. 1. januar, første gang den 1. januar 2009 i forhold til stigningen i december 2007 i forhold til nettopris-indekset i december 2008 og så fremdeles. Pristalsreguleret beløb 1. januar 2010 er DKK 794.000 (reguleret med 3,7% + 2,1%). Bestyrelsen kan altid foretage låneomlægninger uden at forøge restgælden, uden at dette skal forelægges generalforsamlingen. Bestyrelsen nedsætter de nødvendige udvalg, herunder handicapudvalg. Bestyrelsen fastsætter udvalgenes opgaver og kompetence og giver retningslinjer for udvalgsarbejdet. De nedsatte udvalg kan ikke disponere over klubbens midler uden bestyrelsens samtykke. Beskrivelse af den organisatoriske opbygning. Bestyrelsen består af 7 personer, der vælges på generalforsamlingen i henhold til klubbens vedtægter. Bestyrelsen har ansvaret for ledelsen af klubben og træffer beslutninger i klubbens anliggender. Bestyrelsen beslutter klubbens virksomhedsplan, værdigrundlag samt budget, herunder målsætninger og delbudgetter for klubbens udvalg og forretningsområder. Bestyrelsen fastsætter regler for ophold og adfærd på arealer underlagt klubben, og har ansvaret for at disse efterleves. Medlemmer, der overtræder klubbens retningslinjer for god opførsel og etikette, kan af bestyrelsen idømmes karantæne og ved gentagne tilfælde ekskluderes af klubben. Der er nedsat et forretningsudvalg bestående af formand, kasserer samt den lønnede daglige leder af sekretariatet. Forretningsudvalget holder møde efter behov. Forretningsudvalget træffer beslutning i dagligdags forhold, som den ansatte daglige leder eller formand og kasserer ønsker drøftet inden der træffes beslutning. Der udarbejdes referat af udvalgets møder, som sendes til bestyrelsen. Der følges op på forretningsudvalgets beslutninger på efterfølgende bestyrelsesmøde i fornødent omfang. 8
Formand Formanden tegner sammen med kassereren klubben og er klubbens politiske repræsentant i forhold til eksterne interessenter. Formanden leder bestyrelsesmøderne. Formandens ansvar er klubbens overordnede drift og udvikling, herunder at være de ansattes nærmest foresatte. Formanden indgår i forretningsudvalget. Næstformand Næstformanden overtager formandens opgaver ved forfald. Herudover har næstformanden ligesom formanden klubbens overordnede drift og udvikling som ansvarsområder. Kasserer Kassereren har det overordnede ansvar for klubbens bogholderi, budget og udarbejdelse af årsrapport. Kassereren indgår i forretningsudvalget. Baneansvarlig (bestyrelsesmedlem) Den baneansvarliges ansvarsområde er golfbanens udvikling, standard og pasning. Den baneansvarlige er formand for baneudvalget. Baneudvalgsformanden (den baneansvarlige) skal sørge for, at der i et samarbejde mellem udvalget og chefgreenkeeperen udarbejdes forslag til banens standard og pasning, samt budget for dette. Forslaget forelægges bestyrelsen til godkendelse, hvorefter planen danner udgangspunkt for det videre arbejde med banen. Ændringer i banens udformning kan alene ske med bestyrelsens godkendelse og efter konsultation med en banearkitekt. Maskinindkøb kan kun ske med bestyrelsens godkendelse. Sportsansvarlig (bestyrelsesmedlem) Den sportsansvarlige har som sit ansvarsområde den sportslige udvikling i Dejbjerg Golf Klub. Den sportsansvarlige er formand for sportsudvalget. Sportsudvalget varetager alle aktiviteter, der er målrettet elitespillere og juniorer og bambier. 9
Sportsudvalget har ansvaret for klubbens hold i Danmarksturneringen og alle øvrige hold. Det er den sportsansvarliges ansvar, at der for de enkelte områder udarbejdes målsætninger og budgetter for den kommende sæson til bestyrelsens godkendelse, samt at sikre opfølgning på efterlevelsen af de formulerede målsætninger og budgetter. Den sportsansvarlige er udvalgenes kontaktperson i bestyrelsen. Turneringsansvarlig (bestyrelsesmedlem) Den turneringsansvarlige har ansvaret for at: Fastsætte klubbens turneringsreglement, til godkendelse af bestyrelsen, samt afgøre evt. tvister vedrørende samme. Koordinering - hvis nødvendigt - af ugedagsturneringerne i klubberne i klubben herunder fastsættelse og håndhævelse af retningslinjer for anvendelse af gunstart således, at generne for klubbens øvrige medlemmer minimeres mest muligt. Udarbejde klubbens årlige officielle turneringsplan til godkendelse af bestyrelsen. Udarbejde bemandingsplan til gennemførelse af klubbens officielle klubturneringer. Sikre løbende uddannelse af et tilstrækkeligt antal turneringsledere. Bestemme propositionerne for afgørelse af klubbens årlige mesterskab, samt sikre gennemførelsen af dette. Propositioner for klubmesterskaber skal godkendes af bestyrelsen. Den turneringsansvarlige er formand for turneringsudvalget. Den turneringsansvarlige er bestyrelsens kontaktperson til alle klubber i klubben, samt i alle spørgsmål der vedrører turneringer i klubben. Turneringsudvalget har ansvar for at formulere og løbende revidere lokalreglerne for spil på Dejbjerg Golf Klubs bane. Lokalregler skal godkendes af DGU. Turneringsudvalgets beslutninger er endelige og offentliggøres på klubbens hjemmeside under banen samt ved opslag i klubben. Ansvarlig for begyndere (bestyrelsesmedlem) Den ansvarlige for indslusning af begyndere har sammen med det nedsatte udvalg ansvaret for at tilrettelægge og gennemføre trænings- og turneringsaktiviteter for begyndere i klubben (seniorer m.fl.). 10
Dette indebærer: At udvalgets medlemmer skal have et rimeligt kendskab til golfspil på alle niveauer, selv kunne spille en anstændig golf og have interesse for at arbejde med nye spillere i alle aldre. Sammen med klubbens træner at tilrettelægge træningen af begyndere enten holdvis eller individuelt. At tilrettelægge og gennemføre turneringer for begyndere. At bistå handicapudvalget med skønsmæssig ansættelse af handicap for spillere i så hurtig fremgang, at normal regulering ikke slår til. At rekruttere nye begyndere i samarbejde med PR- og sponsorudvalget, herunder arrangere Åbent Hus dage. At bibringe nybegyndere et passende kendskab til regler, etikette, turneringsformer, handicapsystemet og historie. At udarbejde forslag til indslusningsprocedure for begyndere til godkendelse i bestyrelsen, samt at stå for gennemførelse af den besluttede procedure. Chefgreenkeeper Chefgreenkeeperen har ansvaret for den daglige pasning af banen i overensstemmelse med bestyrelsens retningslinjer og baneudvalgets beslutninger. Chefgreenkeeperen leder og fordeler arbejdet blandt det ansatte greenkeeperpersonale. Chefgreenkeeperen referer til baneudvalgets formand. Den ansatte daglige leder af sekretariatet Den ansatte daglige leder har ansvaret for klubbens sekretariat og servicerer medlemmerne i alle relevante forhold. Den daglige leder varetager klubbens administration og daglige drift i overensstemmelse med bestyrelsens anvisninger. Primære arbejdsopgaver for daglige leder af klubbens sekretariat er: Medlemsregistrering og vedligeholdelse af medlemskartoteket. Opkrævning og registrering af kontingent og indskud fra medlemmerne. Bogføring, fakturering og debitorstyring. Handicapregulering. Reservationer af golfbanen. Kontakt til samtlige udvalg bindeled imellem de enkelte udvalg og bestyrelsen. Kontakt til eksterne samarbejdspartnere som hoteller og rejsearrangører. Vedligeholdelse af klubbens hjemmeside. 11
Information til medlemmerne vedrørende banereservationer og andre forhold omkring golfklubben. Den daglige kontakt til klubberne i klubben. Kontakt til personale for rengøring og låsning af klubhus samt overvågning af samme. Sørge for den nødvendige koordinering mellem kontoret/administrationen, chefgreenkeeper, golftræner og forpagter af restaurant. Den daglige leder af sekretariatet indgår i forretningsudvalget. Den daglige leder af sekretariatet refererer til bestyrelsen. Golftræner og proshop Der er ansat en golftræner, som er ansvarlig for træning af klubbens medlemmer og gæster. Samtidig med ansættelsen tillades golftræneren af drive en Proshop. Der udarbejdes en ansættelsesaftale, som specificerer trænerens ansættelsesvilkår samt forpligtelser. Med hensyn til Proshoppen er golftræneren selvstændig erhvervsdrivende og driver sin virksomhed i henhold til bestemmelser formuleret i en ansættelsesaftale mellem Dejbjerg Golf Klub og golftræneren. Ansættelsesaftalen formuleres i fællesskab mellem golftræner og klubbens forretningsudvalg og godkendes af bestyrelsen. Forpagter af restaurant Der indgås en aftale med en forpagter om at drive restauranten. Forpagteren er selvstændig erhvervsdrivende og driver restauranten i henhold til bestemmelser formuleret i en kontrakt med Dejbjerg Golf Klub. Kontrakten formuleres i fællesskab mellem forpagter og klubbens forretningsudvalg og godkendes af bestyrelsen. Klubhus og husudvalg Husudvalget har ansvaret for den daglige drift og vedligeholdelse af klubhuset og de omkringliggende arealer. Der ansættes en pedel med ansvar for oprydning, renholdelse og løbende vedligeholdelse. Pedellen refererer til den daglige leder af sekretariatet og formanden for husudvalget. 12
PR- og sponsorudvalg PR- og sponsorudvalget har til opgave at formulere en samlet strategi, handlingsplan og målsætning for salg til følgende grupper: Greenfeegæster Sponsorer Virksomheder der ønsker Company Days Udvalgets planer godkendes af bestyrelsen, hvorefter det er udvalgets ansvar at opfylde de vedtagne målsætninger. Handicapudvalg Det er altafgørende for golfspillet at medlemmerne har et sandt golfhandicap. Gennem sæsonen sørger udvalget for løbende regulering på basis af indleverede scorekort således at det altid er opdateret. I praksis varetages denne funktion af den daglige leder af sekretariatet; men det er handicapudvalgets ansvar at dette sker korrekt. Handicapudvalget har ansvaret for, at banens handicapnøgler til stadighed svarer til banens sværhedsgrad. Udvalget kan til enhver tid ændre nøglerne, hvis banens sværhedsgrad ændrer sig. Udvalget har ansvaret for at klubbens edb-system kan opfylde de krav, der måtte opstå i forbindelse med ændringer i handicapsystemet. Udvalget har pligt til at skride ind, hvis handicapreglerne ikke overholdes samt i øvrigt løse de problemer, der måtte opstå i forbindelse med handicapregulering. Handicapudvalget består af klubbens formand og den daglige leder af sekretariatet. Amatør- og Ordensudvalg Et sådant udvalg er nedsat i 2008. Udvalget består af tre medlemmer. Formanden for udvalget udpeges af golfklubbens bestyrelse, og vedkommende skal være cand. jur. Vedtægter for udvalget er udarbejdet af advokat Paul Johansen, Videbæk, som er udvalgets første formand. De øvrige medlemmer er p.t. Esper Tobiasen, Videbæk og Preben Knudsgaard, Ringkøbing. Udvalgets medlemmer fungerer i to år ad gangen. Udvalgets første periode løber fra 1. oktober 2008 til 1. oktober 2010. 13
Udvalget er nedsat med henblik på at løse følgende opgaver: At foretage behandling af klager samt afgørelse af sådanne, og som forelægges udvalget af enten golfklubbens bestyrelse og/eller et eller flere medlemmer, herunder også udvalgsmedlemmerne. Klagerne kan vedrøre tilsidesættelse af etiketteregler, overtrædelse af golfklubbens ordensregler, kritisabel opførsel eller lignende forhold, herunder usportslig optræden og handicaprytteri. At behandle og træffe afgørelse i andre konflikter eller disciplinære spørgsmål, der måtte blive forelagt udvalget vedrørende medlemmernes forhold indbyrdes eller i forhold til golfklubben og medlemskabet. At indstille til ændring eller fornyelse af golfklubbens ordensregler til behandling i bestyrelsen. At rådgive banekontrollen og holde sig orienteret om banekontrollens arbejde. At underrette greenfee-spillernes hjemmeklub om disses eventuelle overtrædelser eller idømte sanktioner. Banekontrol/ -service Der er nedsat et udvalg til varetagelse af banekontrol og baneservice bestående af et antal erfarne golfspillere med den daglige leder af sekretariatet som formand og koordinator. Udvalgets opgave er, at udføre baneservice på banen efter et på forhånd udarbejdet vagtskema. Alle medlemmer af udvalget udstyres med et personligt identifikations-kort. Udvalgets medlemmer har kompetence til: At påtale manglende efterlevelse af de vedtagne regler og etikette for spil på banen og forlange disse overholdt. Uacceptabel påklædning påtales - bar overkrop og bare fødder accepteres ikke og medfører bortvisning. Personer uden gyldigt bagmærke eller greenfeekvittering bortvises fra banen. Såfremt spillere på banen nægter at efterleve anvisninger fra greenkeeperpersonalet bortvises spillerne. Spillere der nægter at efterleve anvisninger fra banekontrollen eller greenkeeperpersonalet kan af bestyrelsen idømmes karantæne fra spil på banen. 14
Øvrige udvalg og fælles regler Bestyrelsen nedsætter de nødvendige udvalg til at sikre klubbens aktiviteter. Udvalg som er nedsat, og som ikke er nævnt ovenfor er: Tirsdagsdamer Torsdagsherrer Oldboys Bladudvalg Alle klubbens udvalg med undtagelse af Amatør- og Ordensudvalg er underlagt bestyrelsen, og bestyrelsen har det endelige ansvar for alle aktiviteter i klubben. Alle aktiviteter i klubben skal principielt godkendes af bestyrelsen. Bestyrelsen orienteres løbende om aktiviteterne i udvalgene, dels via den løbende økonomirapportering, dels via fremsendte referater fra udvalgenes møder og endelig via løbende rapporteringer fra de områdeansvarlige i bestyrelsen. Målsætninger Indledning. En af de væsentlige ting vi skal arbejde hen imod er en ændring af den måde hvorpå vi organiserer det frivillige arbejde i klubben. Mange har en hverdag som ikke levner plads til alt for meget frivilligt arbejde. Tendensen er at vi dyrker vore fritids-interesser - herunder golfen, på egen hånd eller i små grupper. Det gør det sværere at rekruttere og fastholde frivillige ledere. Hvis de frivillige blot ses som opgaveløsere, og arbejdet ikke er sjovt og virker for overvældende, så holder mange sig langt væk fra det frivillige arbejde. Vi er nødt til at tilpasse os til det moderne samfund, hvor tid og fleksibilitet er vigtige faktorer. Der skal være flere om at dele opgaverne, således at den enkelte ikke føler for meget, at man hænger på den alene. Målet er at få mange flere til at lave meget mindre. Vi skal være mere konkrete når vi spørger medlemmer om de vil gøre en indsats. Vi skal rekruttere til opgaver - ikke til poster. Uanset hvilken post vi ser på, så skal vi være meget opmærksomme på, at opgaveomfanget ikke bliver så stort, at ingen vil tage posten. Vi skal løfte i flok. Vi skal også være opmærksomme på antallet af møder og mødernes længe. For mange og for lange møder er dræbende for lysten til at deltage. En væsentlig ting, hvis den nye struktur skal lykkes, er kommunikation. Jo flere der er involveret i en opgave, jo vigtigere er det at have styr på kommunikationen. 15
En anden væsentlig ting er, at vi skal have defineret den standard og det pasningsniveau vi vil have på banen i fremtiden. Kravene og konkurrencen til golfklubben vil stige i fremtiden. Der skal laves en overordnet plan for banens pasning. En tredje væsentlig ting (ny i 2009 fulgt op i 2010) er intensiveret medlemshvervning og overvejelser om alternative medlemsformer m.v. Begge udspringer af nødvendigheden af at sikre klubbens økonomi. Bane- og miljø - baneudvalget. Overordnede mål Klubben ønsker at tilvejebringe/anvende langsigtede og varige miljøløsninger, hvor det er teknisk muligt og økonomisk forsvarligt. Det er intentionen, at miljøbelastningen fra driften af golfbanen skal være så lav som muligt dog under hensyntagen til, hvad der er teknisk og økonomisk muligt for klubben. Derudover må tiltag ikke reducere spilkvaliteten af banen mærkbart. Spil på den ordinære bane skal være muligt i perioden 1. april 30. november. Banen skal som minimum være i topform i perioden juni september. Banen skal bringes i absolut topform i forbindelse med afvikling af klubbens største turnering, sponsordag og klubmesterskaber. Miljø - plantebeskyttelsesmidler Der må ikke anvendes plantebeskyttelsesmidler, med mindre det sker i henhold til lovgivningen, retningslinjer fra DGU og de nedenfor nævnte retningslinjer i øvrigt. I følgende tilfælde kan der anvendes plantebeskyttelsesmidler, under forudsætning af at forbruget minimeres mest muligt: 1. På greens og teesteder til bekæmpelse af konkrete svampeangreb og skadelige insektangreb. 2. På fairways mod ukrudt første år efter anlæg af en golfbane, i forbindelse med omlægning af en eksisterende bane, eller undtagelsesvist som pletvis behandling af ukrudt på golfbanen. Betingelsen for pletvis behandling er, at vi årligt indberetter forbrug og arealstørrelser til Dansk Golf Union, og at konsulenter ved gennemgang af banen mindst hvert 5. år får dokumentation for at der er foretaget de anbefalede plejeoperationer i form af mekaniske behandlinger af fairwayen. 3. Ved nyanlæg og ved renovering af eksisterende veje og stier. Vores forbrug i 2009 af pesticider kan deles op i tre hovedgrupper: 1. Fungicid (svampegift) forbrug i 2009 nul. 2. Herbicid (ukrudtsgift) vi anvender det en gang årligt til pletsprøjtning mod ukrudt - forbruget i 2009 var på 16,0 kg aktivt stof. 16
3. Insekticid (insektgift) - dette middel findes bl.a. i det vi bruger til bekæmpelse af gåsebiller (Merit Turf) forbruget i 2009 var 0,7 kg. målt på det aktive stof. Forbruget i 2009 var således 16,7 kg. aktivt stof, hvilket svarer til 0,39 kg. pr. ha (det klippede areal udgør ca. 43 ha ud af det samlede areal på ca. 55 ha). Forbruget pr. ha set over de seneste fire år har været: 2006 0,28 kg 2007 0,42 kg 2008 0,16 kg 2009 0,39 kg DGU udsendte en pressemeddelelse den 25. januar 2010. Heri står der bl.a.: Den aftale vi indgik med Miljøministeren og Kommunernes Landsforening i 2005 var ambitiøs, og vi må konstatere, at vi ikke er lykkedes endnu. Vi håber at kunne indgå en ny aftale, hvor vi frem til 2013 får mulighed for at nedbringe pesticidforbruget til 0,1 kg aktivt stof pr. ha, hvorved målet om 75 procents reduktion vil være nået. 1/3 af de danske golfklubber ligger allerede i dag på eller under de 0,1 pr. ha og har dermed bevist, at det kan lade sig gøre at nå målet. Vi har altså ikke nået målet på 0,1 kg. pr. ha. Som det ses, varierer forbruget meget. Det skyldes de forskellige vejrforhold der er fra år til år. Målet et forbrug på 0,1 kg. pr. ha er som nævnt ovenfor et ambitiøst mål, som mange golfklubber ikke har nået endnu. Vurderingen er, at vi ligger i den pæne ende, og alt i alt kan vi være tilfredse med status i vores klub. Vi må dog være indstillet på, at vi bliver nødt til at arbejde på en reduktion af forbruget af pesticider. Vi har afleveret grønt regnskab for de seneste fire år. Mål for 2010 Der er ikke lavet/skal ikke laves større arbejder på banen i vinterens og forårets løb. Større arbejder på banen forventes generelt ikke i 2010. Punktet er uændret i f.h.t. 2009. Fortsat bekæmpelse af gåsebiller (der indbetales ikke til gåsebillefonden i 2010). Fortsat intensiveret pleje/renovering af alle greens. Intensiveret pleje jfr. vedligeholdelsesplan skal ske fire - fem gange årligt (månederne marts, april og maj samt september og oktober). I 2010 er dette af økonomiske årsager reduceret til tre gange. Der er planlagt propoptagning og vertidræning i ugerne 18, 21 og 25. Det er en proces, der kræver godt vejr og al greenkeepernes tid samt mange frivillige timer i et par dage for at komme ud med et godt resultat. Punktet er uændret i f.h.t. 2009. 17
Ajourføring og forbedring af den overordnede plan for banens pasning. Hvorledes forbedres banens pasning inden for de nuværende økonomiske rammer? Skal vi have input til dette - f.eks. fra banekonsulent? Punktet er uændret i f.h.t. 2009. Den nødvendige intensiverede pleje af greens har prioritet frem for spilaktiviteter på banen, herunder turneringer, dog med undtagelse af afvikling af danmarksturnering, klubbens største turnering, sponsordag og klubmesterskaber. Punktet er uændret i f.h.t. 2009. Langsigtede mål At sikre at banen generelt er placeret i den øvre del af gruppe B (med udgangspunkt i at baner i Danmark placeres i tre imaginære grupper A, B og C). Banen er og bliver aldrig en mesterskabsbane - hvad det så er? En af de absolut værdifulde ting ved banen er den flotte natur, og vi skal gøre alt hvad der kan gøres for at banen bliver ved med passe godt ind i den eksisterende natur. Naturplejen omkring og på banen er absolut væsentlig. Optimering af indspilsområdet der bør laves en detaljeret plan for forbedringer. Forbedring af drivingrange fjernelse af bakketop giver bedre mulighed for at bedømme hvor langt man slår med især jern. Etablering af lille høj på drivingrange, hvorfra man kan træne slag med bolden over eller under fødderne. Elite og juniorer - sportsudvalget. Overordnede mål At sikre forudsætninger for at kunne tilbyde et kvalificeret og bredt tilbud til dem, der er elitespillere samt hjælpe til at kunne rekruttere og fastholde nye unge golfspillere. Klubben har som mål at deltage med minimum et damehold og et herrehold i Danmarksturneringen. Herudover deltager klubben i Royal Unibrew hulspilsturnering. Alle juniorer skal have mulighed for at dyrke golfsporten på det plan de selv ønsker. Klubben sørger for træning ved kompetent træner. Der ydes også støtte hvis enkelte har evnerne og lysten til nå langt i golfsporten. Mål for sæsonen 2010 Herrerne er i 2. division og målsætningen er overlevelse i 2. division!! Der arbejdes hårdt på at få skabt et bedre elitemiljø. Der er blandt andet udarbejdet en såkaldt ministerplan, som gør at flere spillere får mere ansvar og opgaver. Det skulle gerne i sidste ende munde ud i at vi rykker tættere sammen som hold og ikke mindst som klub. Det kræver hårdt arbejde fra alle mand, men med et fantastisk fællesskab blandt elitespillerne skal det nok lykkes. 18
Damerne er i gang med at spille nye spillere ind på holdet, og arbejder hårdt på at få en bredere trup, så der er flere spillere til holdet de næste år. Målet er en 2. plads i puljen, og få givet det nye hold og spillere noget erfaring. Langsigtet mål Det kunne være rigtig interessant at få et samarbejde med en naboklub op at stå, så vi kan få et stærkt vestjysk hold med helt i top og blande sig med de større klubber. Økonomi - bestyrelsen. Den økonomiske situation Samfundets generelle økonomiske situation er usikker. Derfor er økonomisk påholdenhed en nødvendighed i 2010. Punktet er uændret i f.h.t. 2009. Investeringer skal holdes på et absolut minimum. Renoveringsopgaver på banen udsættes foreløbigt et år mere. Alle udgifter holdes på et absolut minimum i 2010. Alle ansatte informeres om påholdenhed i 2010. Overordnede mål Der må ikke budgetteres med underskud. Soliditetsgraden forholdet mellem egenkapital og aktiver må ikke komme under 20. Soliditeten er 30. september 2009 opgjort til 26. Der er en margin på ca. TDKK 900 inden vi når en soliditetsgrad på 20 med den nuværende balancesum. Med den nuværende egenkapital svarer dette til et øjeblikkeligt investeringsmaksimum på ca. TDKK 4.600. Mål for 2010 Der henvises til ovenstående indledning. Langsigtede mål Intet formuleret p.t. Medlemshvervning - bestyrelsen og udvalg. Medlemssituationen Der er konstateret tilbagegang i antal medlemmer i de sidste par år. I 2008/2009 er antal seniorer faldet fra 832 til 787 (målt pr. 30/9). Tilbagegangen på 45 svarer til ca. 5%. 45 medlemmer svarer til en årlig kontingentindtægt på TDK216. 19
Det er besluttet at der skal gøres en ekstraordinær indsats i 2010. Målet i 2010 er 100 nye medlemmer brutto. Projekt flere medlemmer Bestyrelsen har besluttet nogle tiltag for at få flere medlemmer, hvilket begrundes i, at vi har konstateret en mindre tilbagegang i antal medlemmer, og at vi har fået ny træner, som vi gerne vil markedsføre og give en god start i vores klub. DGU arbejder meget med spørgsmålet om flere medlemmer, hvilket bl.a. skyldes for få medlemmer i nogle klubber. Det skal bemærkes, at der totalt set stadig er medlemsfremgang i dansk golf. Lidt statistik fra DGU: Ovenstående handler umiddelbart om klubskifte; men siger også noget om, hvad der spiller ind når man skal vælge klub. Det der spiller den største rolle er, hvor klubben er placeret geografisk i forhold til hvor man bor. Herefter spiller bl.a. økonomi en rolle hvad er kontingentet? Bestyrelsen er meget opmærksom på, at hvis vi reducerer vore priser, betyder det at der skal flere enheder igennem det gælder ved evt. nedsættelse af greenfee 20
(samarbejdsklubber rabat DKK 50 halv greenfee gratis greenfee) nedsættelse af prisen for et nyt medlem nedsættelse eller bortfald af indskud (dette er ikke umiddelbart en mulighed, da det er vedtægtsbestemt at der ved indmeldelse i klubben skal betales et indskud, hvis størrelse fastsættes af generalforsamlingen - indskuddet er for tiden DKK 2.100/1.050). Omkring det økonomiske spiller kontingentstørrelse en rolle; men når man skal beslutte at starte med at spille golf, så spiller etableringsomkostningerne også en væsentlig rolle altså hvad koster et prøvemedlemskab? hvad koster træningslektioner? hvad er indskuddet? hvad koster udstyr. Etableringsomkostningerne er ikke ubetydelige, specielt ikke hvis man er en familie der alle vil spille golf. For at nedsætte etableringsomkostningerne har bestyrelsen besluttet følgende: 1. Et nyt seniormedlem som melder sig ind fra "dag et" skal i 2010 betale prøvemedlemskab DKK 1.200 + 5 lektioner DKK 675 (prisen for de 5 lektioner er sat til dette beløb for at have samme pris som træneren) + indskud DKK 2.100 = DKK 3.975. Dette medfører en besparelse på DKK 1.800 i forhold til nu. Alternativt kan man vælge den model vi kører nu: Prøvemedlemskab DKK 1.200 + 5 lektioner DKK 675 + indskud DKK 2.100 + kontingent for den resterende del af sæsonen DKK 1.800 (juli, august og september) = DKK 5.775. De der har tegnet prøvemedlemskab i oktober 2009 får også tilbuddet. 2. Nuværende passive medlemmer kan købe tre gange greenfee til fuld greenfee. Tidsbestilling foregår hos Hanne på kontoret. Hvis et passivt medlem ønsker at blive aktivt medlem betales fuldt kontingent for den resterende del af sæsonen minus en rabat på DKK 1.800. Der kan så ikke ændres tilbage til passiv før efter næste kontingentår (2011 med virkning fra 2012 man binder sig altså til at være aktivt medlem i mindst 2010 og 2011). 3. Nuværende etablerede golfere, som ønsker at skifte til Dejbjerg Golf Klub betaler indskud DKK 2.100 og fuldt kontingent for den resterende del af sæsonen minus en rabat på DKK 1.800. 4. Der ydes ikke ekstra rabat til juniorer og ynglinge. Det skal understreges at ovenstående kun gælder ved indmeldelse inden 30. september 2010. Herudover er følgende besluttet: 1. Hjemmesiden skal gøres mere levende og bruges mere aktivt. Kort og klar info skal udformes. Vi er opmærksomme på, at dette kræver ressourcer i form af timer. Vi overvejer hvordan vi kan skaffe gratis hænder til dette. Vi går over til en ny hjemmeside. 21
2. Øget markedsføring bl.a. presseomtale af vores nye træner Jacob med oplysning om de mange tilbud Jacob stiller til rådighed (TPI instruktør TPI: Titleist Performance Institute). Detaljeret fitness program og en gennemgang af øvelserne af level 1 fysioterapeut/fitness instruktør Kristina Nordestgaard, og en detaljeret beskrivelse af golfsvinget af level 3 TPI golftræner Jacob Nordestgaard). Vi vil også forsøge at besøge virksomheder og klubber m.v. for at fortælle om golfen og vores klub. PR- og sponsorudvalget og Jacob vil bl.a. få en aktiv rolle her. Målet er minimum 100 nye medlemmer i 2010. Hvis det lykkes, koster ovenstående ikke noget i forhold til vores budget for 2009/2010. Der afholdes info-møde i klubhuset den 17. marts. Kortbanen er en mulig fødekæde til nye medlemmer. Udnytter vi det optimalt? Det skal bemærkes at alle tiltag er gældende i 2010. Der er ikke taget stilling til hvad der skal ske i 2011 og fremover. Det er vigtigt at have dette for øje i hele forløbet (eksisterende medlemmer markedsføring). Overordnede mål Antallet af seniorspillere bør ligge på minimum 750 opgjort pr. september/oktober (30/9 2009 havde vi 702 seniorer vi mangler 48!). Antallet af ungdomsspillere bør ligge på minimum 80 ekskl. bambier opgjort pr. september/oktober (30/9 2009 havde vi 66 ungdomsspillere). Greenfee - medlemmers spil på andre baner (medlemsfordel) - bestyrelsen. Samarbejdsaftale med Ikast Golf Klub og Vejen Golf Klub Vi har indgået en aftale med Ikast og Vejen Golf Klubber om at tilbyde vore medlemmer gratis spil på hinandens 18 hullers golfbaner. Aftalen gælder fra 1. april 2010 til 31. december 2010. Det er hensigten, at aftalen skal forlænges for et år ad gangen. Nyt samarbejde mellem Dejbjerg, Nordvestjysk, Struer og Lemvig De fire klubber har i flere år haft en ERFA-gruppe. Som noget nyt har vi lavet en aftale om nedsat greenfee ved hotelbesøg i vores område. Det er vigtigt, at få flere greenfeegæster til det vores område. En af mulighederne er, at vi hjælper hoteller og kroer i hver vores lokalområde. Dette kan vi gøre ved at tilbyde en fast reduceret pris på green fee DKK 200 alle ugens dage - til de ovennævnte klubber. Hotellerne kan hermed markedsføre eget hotel med gode muligheder for at spille spændende baner indenfor en radius af ca. en times kørsel. 22
Rent praktisk foregår det således: Kunden bestiller en pakke (eks. 2 overnatninger inkl. 2 green fee til DKK xxxx) - hotellet booker værelse m/morgenmad - kunden bestiller tid via Golfbox - hotellet udleverer green fee voucher - golfklubben sender faktura til hotellet. Overordnede mål Generelt skal der arbejdes med større tilgang af greenfee gæster. Måske er tiden inde til at lave nogle turistpriser/turistpakker? Vi har allerede tilbud i juli måned, hvor frokost indgår i greenfee. Gæstekort med ½ greenfee skal overvejes. Mål for sæsonen 2010 Der skal søges samarbejde med andre klubber for evt. aftale om ½ greenfee (eller ingen greenfee) klubberne imellem. Vi retter henvendelse herom til 3 4 klubber i udvalgte geografiske områder (Nordjylland, Østjylland, Sønderjylland, Fyn og Sjælland). Nuværende samarbejdsklubber kontaktes ikke. Langsigtet mål Medlemmerne skal kunne komme ud og spille på fremmede baner til en reduceret greenfee-pris og juniorer gerne helt gratis. -0- Ikrafttræden 1. januar 2010. Virksomhedsplanen opdateres næste gang i foråret 2011. 23
Bestyrelsens underskrifter - Dejbjerg den 18. marts 2010: Leif Mosegaard Vagn Krogsgaard Jytte Hansen formand næstformand kasserer Kaj Møller Jensen Viggo Nielsen Else Marie Lund sekretær Jens Peder Jespersen c:\documents and settings\dklhm\my documents\mine data\golf\strategi - aug. 2007\virksomhedsplan 2010 for dgk - marts 2010.docx /lhm 24