Hvem bestemmer hvad i DUAB?

Kære afdelingsbestyrelse DUAB-retningslinie nr. 7 til afdelingsbestyrelserne: Hvem bestemmer hvad i DUAB? Hellerup 28.02.2008 DUAB s organisationsbestyrelse har besluttet disse retningslinier, som har betydning for jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen. Retningslinierne forklarer, hvordan ansvaret og opgaverne er fordelt mellem afdelingsbestyrelsen og de andre steder, hvor der træffes beslutninger: afdelingsmødet, DUAB s repræsentantskab og organisationsbestyrelse og UngesBoligService.dk. Retningslinierne her er nr. 7 i en række af DUAB-retningslinier, som forklarer de forskellige arbejdsopgaver i DUAB og i afdelingerne. Retningslinierne gennemgår de regler, som er fastlagt i bl.a. lovgivningen, DUAB s vedtægter og administrationsaftalen med UngesBoligService.dk, men kommer også med forslag til, hvad I som afdelingsbestyrelse selv kan vælge at gøre. Retningslinierne er en vejledning til afdelingsbestyrelserne i deres løbende arbejde ikke en fortolkning af lovgivning, vedtægter osv. Hvis der opstår tvivl om forhold, der er omtalt i retningslinierne, er det derfor altid lovgivningen, DUAB s vedtægter, indgåede kontrakter og konkrete beslutninger truffet i DUAB s repræsentantskab og organisationsbestyrelse, der gælder. DUAB s organisationsbestyrelse har startet arbejdet med at lave retningslinierne, fordi vi gerne vil gøre det lettere for afdelingsbestyrelserne, ejendomsinspektørerne og UngesBoligService.dk at løse deres opgaver og samarbejde, samtidig med at vi sikrer at vi får en fælles forståelse for, hvem der gør hvad og hvordan det skal gøres. Retningslinierne har været sendt til gennemlæsning i afdelingsbestyrelserne, inden de blev endelig godkendt af organisationsbestyrelsen. Vi vil gerne takke de afdelingsbestyrelser, der kom med kommentarer og forslag, for deres bidrag. Retningslinierne kommer ud til jer efterhånden som vi får dem udarbejdet, så vi kan lære af jeres erfaringer med at bruge dem, når vi skal lave de næste retningsliner eller samle op på dem, vi allerede har lavet. Hvis I har spørgsmål eller kommentarer til retningslinierne, så skriv til Gregers Andersen, gan@ungesboligservice.dk. Vi kommer også gerne ud til et afdelingsbestyrelsesmøde eller afdelingsmøde og gennemgår dem sammen med jer. Med venlig hilsen - DUAB s organisationsbestyrelse Denne retningslinie er vedtaget af DUAB s organisationsbestyrelse den 27. februar 2008. 1

Overskrifter: 1. Beboerdemokratiet og ansvarsfordelingen i DUAB 2. Sådan er DUAB opbygget 3. Den enkelte beboers rettigheder og pligter 4. Afdelingsmødet 5. Afdelingsbestyrelsen 6. DUAB s repræsentantskab 7. DUAB s organisationsbestyrelse 8. DUAB s administrationsselskab UngesBoligService.dk 1. Beboerdemokratiet og ansvarsfordelingen i DUAB DUAB er et alment boligselskab og noget af det, der er særligt for et alment boligselskab er, at lovgivningen sikrer beboerne stor indflydelse på, hvordan deres afdeling og det samlede boligselskab skal styres. Det er det, der omtales som beboerdemokratiet. Hvis beboerne og dem, de vælger som beboerrepræsentanter i afdelingsbestyrelserne og organisationsbestyrelsen, skal kunne bruge deres demokratiske rettigheder, skal de have overblik over, hvem der beslutter hvad i DUAB. Hvis man ved det, ved man også hvor man skal stille forslag, hvis man gerne vil have truffet en beslutning og man ved hvem man skal tage en sag op med, hvis man er utilfreds med den beslutning, der er blevet truffet. En stor del af fordelingen af ansvaret mellem de forskellige led i DUAB er bestemt af lovgivningen for at sikre, at beboernes grundlæggende rettigheder bliver respekteret. Men på mange områder er det op til enten DUAB eller den enkelte afdeling at fastlægge, hvem der skal behandle forskellige spørgsmål og hvem der træffer beslutninger. De fælles regler for DUAB er fastlagt i DUAB s vedtægter og gælder for alle afdelingerne men der er stadig mange ting, som den enkelte afdeling selv bestemmer hvordan skal foregå. I disse retningslinier har vi samlet det, der står i lovgivningen og DUAB s vedtægter, så det bliver nemmere for afdelingsbestyrelserne at se, hvem der kan beslutte hvad. I kan bruge den som en oversigt over de vigtigste af jeres egne opgaver og I kan bruge den til at se, hvem I skal kontakte, hvis I har ideer og forslag til, hvordan hele DUAB kan blive bedre til at løse sine opgaver. Vi starter med den enkelte beboer og går derefter gennem DUAB-systemet i denne rækkefølge: Den enkelte beboers rettigheder og pligter Afdelingsmødet Afdelingsbestyrelsen DUAB s repræsentantskab DUAB s organisationsbestyrelse DUAB s administrationsselskab UngesBoligService.dk 2

2. Sådan er DUAB opbygget: DUAB s organisationsbestyrelse + + 4 beboerrepræsentanter + 2 fra DIS-fonden + 1 fra Københavns Kommune DUAB s repræsentantskab + Repræsentanter for afdelingerne + DUAB s organisationsbestyrelse Vælger de 4 beboerrepræsentanter i organisationsbestyrelsen UngesBoligService.dk - Administrationsselskab, som er ansat af organisationsbestyrelsen til at administrere DUAB og afdelingerne Klage Afdelingsbestyrelsen Valgt på afdelingsmødet Afdelingsmødet Alle afdelingens beboere kan deltage Vælger afdelingsbestyrelsen Beslutter hvordan afdelingens medlemmer i repræsentantskabet vælges Klage Deltage Stemme Kræve afdelingsmødet indkaldt Klage Den enkelte beboer 3. Den enkelte beboers rettigheder og pligter Lovgivningen sikrer, at den enkelte beboer kan være med til at bestemme, hvordan den afdeling han/hun bor i, skal fungere. Den indflydelse får beboeren især ved at deltage på afdelingsmødet, hvor han/hun kan: komme med forslag til beslutninger, som afdelingsmødet skal tage stilling til stille spørgsmål til afdelingsbestyrelsen eller UngesBoligService.dk stille op til valg til afdelingsbestyrelsen eller afdelingens grupper, underudvalg osv. Normalt er det afdelingsbestyrelsen, der indkalder afdelingsmødet, men beboerne kan også selv kræve, at der bliver indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde, hvis de synes der er et særligt behov for, at beboerne tager stilling til en vigtig sag. For at kræve et ekstraordinært afdelingsmøde skal mindst en fjerdedel af husstandene i afdelingen skrive under på et krav om at få indkaldt afdelingsmødet og det skal være beskrevet præcist, hvad det er afdelingsmødet skal behandle. Beboeren har også ret til at stille spørgsmål og forslag til afdelingsbestyrelsen, repræsentantskabet, organisationsbestyrelsen eller UngesBoligService.dk. 3

Hvis man som beboer er i tvivl om, hvem man skal tage fat i, kan man som en tommelfingerregel sige, at jo mere spørgsmålet eller forslaget handler om politiske beslutninger, des mere sandsynligt er det, at det rigtige sted at henvende sig er afdelingsbestyrelsen, organisationsbestyrelsen eller repræsentantskabet og jo mere spørgsmålet eller forslaget handler om dagligdagens administration eller driften af afdelingen, des mere sandsynligt er det, at det rette sted at henvende sig er hos UngesBoligService.dk. Det er meget normalt, at man inviterer beboere, der har stillet spørgsmål eller forslag til afdelingsbestyrelsen eller organisationsbestyrelsen, til at komme til det møde, hvor deres spørgsmål eller forslag bliver taget op, så de selv kan fremlægge deres sag og eventuelt deltage i diskussionen. Nogen steder er møderne i afdelingsbestyrelserne generelt åbne for alle beboere, der har lyst til at deltage (bortset fra de lukkede punkter, hvor kun de valgte bestyrelsesmedlemmer må være til stede, fordi der behandles sager der handler om enkeltpersoner). Beboerne har ret til at vide, hvad der foregår i afdelingen, dvs. hvornår der er møde i afdelingsbestyrelsen, hvad der er på mødedagsordenen og hvilke vigtige beslutninger afdelingsbestyrelsen har truffet. Derfor bør afdelingsbestyrelsen sørge for, at alle beboere enten modtager indkaldelser, dagsordener og referater fra afdelingsbestyrelsesmøderne eller ved hvor de kan finde dem (fx på en opslagstavle eller på afdelingens hjemmeside). Samtidig kan afdelingsbestyrelsen så skrive på indkaldelserne/dagsordenerne, om møderne er åbne for alle beboere. Endelig har beboeren ret til at klage, hvis han/hun mener der er blevet truffet en beslutning, der er imod reglerne eller krænker beboerens rettigheder (det er altså ikke nok, at man bare er uenig i beslutningen). Det fungerer sådan, at man først klager til dem, man mener har truffet den forkerte beslutning og hvis man ikke får ret i sin klage, kan man klage videre op i systemet. Her er rækkefølgen sådan, at hvis man vil klage over beslutninger truffet af afdelingsbestyrelsen eller UngesBoligService.dk, klager man til organisationsbestyrelsen. Hvis man vil klage over beslutninger truffet af organisationsbestyrelsen, klager man til Københavns Kommune, som fører tilsyn med DUAB. Den enkelte beboer har også en række pligter: At betale sin husleje til tiden At holde sin lejlighed i ordentlig stand At overholde afdelingens husorden At følge de henvisninger, som er besluttet på afdelingsmødet, i afdelings- eller organisationsbestyrelsen eller i UngesBoligService.dk 4. Afdelingsmødet Er afdelingens øverste myndighed, fordi det er der, alle afdelingens beboere kan deltage i diskussionerne og beslutningerne. Afdelingsmødet kan lave om på beslutninger, der er truffet af afdelingsbestyrelsen eller afdelingens andre udvalg og arbejdsgrupper, og afdelingsmødet kan beslutte at tage opgaver fra afdelingsbestyrelsen, udvalg og arbejdsgrupper eller give dem nye opgaver. Godkender afdelingens årlige budget. Det er her beboerne kan få indflydelse på, hvordan de penge de betaler i husleje skal bruges til at få afdelingen til at fungere. 4

Beslutter om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen skal godkende afdelingens årlige regnskab. Regnskabet er beboernes mulighed for at holde øje med, om de beslutninger de har truffet om afdelingens budget, ender med at blive gennemført. Fastsætter hvad der skal stå i afdelingens husorden, som gælder for alle beboere og deres gæster (læs mere om husordenen i DUAB-retningslinie nr. 3). Vælger alle afdelingsbestyrelsens medlemmer og suppleanter. Afdelingsmødet kan også afsætte bestyrelsesmedlemmer eller hele afdelingsbestyrelsen, hvis et flertal af de beboere, der er til stede på et afdelingsmøde, beslutter det. Beslutter, om poster som afdelingsbestyrelsesformand, -næstformand, -kasserer osv. skal vælges direkte på afdelingsmødet eller om afdelingsbestyrelsens medlemmer selv fordeler posterne mellem sig, efter at de er valgt. Har ret til at træffe beslutning om alle forslag fra beboerne, afdelingsbestyrelsen eller UngesBoligService.dk, der koster afdelingen penge. Normalt sker det ved at vedtage budgettet - men der kan komme forslag i løbet af året, som ikke er tænkt ind i budgettet, og så skal afdelingsmødet tage stilling til dem, før der kan bruges penge. Bestemmer hvor stort afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb skal være, da det er en del af afdelingens budget (læs mere om rådighedsbeløbet i DUAB-retningslinie nr. 5). Kan nedsætte udvalg og arbejdsgrupper og beslutte hvilke opgaver de skal løse. Kan beslutte hvilke opgaver afdelingsbestyrelsen skal løse ud over dem, der i forvejen er fastlagt i lovgivningen og DUAB s vedtægter fx at afdelingsbestyrelsen er ansvarlig for udlejning af festlokalet eller for at arrangere den årlige sommerfest for alle afdelingens beboere. Kan beslutte at lave en Forretningsorden, som er et sæt regler, der beskriver hvordan ting skal behandles og besluttes på afdelingsmødet for at være lovlige. 5. Afdelingsbestyrelsen Alle medlemmer og suppleanter af afdelingsbestyrelsen skal vælges på afdelingsmødet for at afdelingsbestyrelsen er lovlig. Afdelingsbestyrelsens medlemmer fordeler posterne som afdelingsbestyrelsesformand, -næstformand, -kasserer osv. mellem sig på det første bestyrelsesmøde efter afdelingsmødet, hvis ikke posterne allerede er besat på afdelingsmødet. Repræsenterer beboernes interesser over for UngesBoligService.dk, DUAB s organisationsbestyrelse og andre samarbejdspartnere som fx håndværkere og leverandører, som er hyret til at løse opgaver for afdelingen, eller kommunen (læs mere om aftaler med håndværkere osv. i DUAB-retningslinie nr. 6). Indkalder afdelingsmødet (med mindre andet er aftalt med UngesBoligService.dk). Behandler og godkender UngesBoligService.dk s udkast til afdelingens årlige budget, før det bliver præsenteret for beboerne til endelig godkendelse på afdelingsmødet. Det betyder, at det typisk er afdelingsbestyrelsen, der diskuterer om der skal stilles forslag til ændringer af budgettet og om forskellige forslag skal præsenteres for 5

afdelingsmødet, så det kan vælge mellem dem. Afdelingsbestyrelsen kan bede UngesBoligService.dk om hjælp til at regne ud, hvad forskellige forslag koster, og til at præsentere budgettet på afdelingsmødet. Behandler og godkender UngesBoligService.dk s udkast til afdelingens årlige regnskab. Hvis afdelingsmødet har besluttet at det skal godkende regnskabet, fremlægger afdelingsbestyrelsen regnskabet for beboerne til endelig godkendelse på afdelingsmødet. Ellers er det afdelingsbestyrelsen, der står for godkendelsen og derefter orienterer beboerne på afdelingsmødet om, hvad der står i regnskabet. Afdelingsbestyrelsen kan bede UngesBoligService.dk om hjælp til at gennemgå regnskabet og til at fremlægge det på afdelingsmødet. Behandler forslag, der betyder udgifter for afdelingen, før de lægges frem til beslutning på afdelingsmødet, så beboerne på afdelingsmødet får en ordentlig viden om det, de skal træffe beslutning om fx hvad det koster, hvor lang tid det tager at gennemføre osv. Behandler beboerklager sådan som det er aftalt mellem afdelingen og UngesBoligService.dk (læs mere om beboerklager i DUAB-retningslinie nr. 4). Bestemmer hvad afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb skal bruges til, inden for de overordnede rammer der er besluttet på afdelingsmødet (læs mere om rådighedsbeløbet i DUAB-retningslinie nr. 5). Har den daglige kontakt med afdelingens ejendomsinspektør (læs mere om ejendomsinspektøren i DUAB-retningslinie nr. 1). Skal informere afdelingens beboere om hvad afdelingsbestyrelsen laver, ved at sørge for at mødeindkaldelser, dagsordener og referater enten udsendes til alle beboere eller bliver sat op på opslagstavler eller på afdelingens hjemmeside, hvor alle beboere kan finde dem. Beslutter selv, om den vil lave en forretningsorden for sit eget arbejde (læs mere om forretningsordenen i DUAB-retningslinie nr. 2). Holder øje med at der er god orden i afdelingen og at husordenen bliver overholdt (læs mere om husordenen i DUAB-retningslinie nr. 3). Kan stille spørgsmål og forslag til DUAB s repræsentantskab og organisationsbestyrelse og til UngesBoligService.dk. 6. DUAB s repræsentantskab Er hele boligselskabet DUAB s øverste myndighed. Hver afdeling har mindst en repræsentant i repræsentantskabet. Repræsentantskabet indkaldes normalt kun til møde én gang om året. Afdelingernes repræsentanter i repræsentantskabet vælger fire ud af de syv medlemmer af DUAB s organisationsbestyrelse. Hvis repræsentantskabets medlemmer ønsker at udskifte et eller flere af de medlemmer af organisationsbestyrelsen, de har valgt, kan de indkalde til ekstraordinært repræsentantskabsmøde, hvis mindst en fjerdedel af medlemmerne af repræsentantskabet skriver under på et krav om det. 6

Godkender DUAB s organisationsbudget og -regnskab og alle afdelingernes regnskaber. Godkender DUAB s vedtægter og er de eneste, der kan ændre i dem. Har besluttet, at organisationsbestyrelsen fordeler posterne som DUAB-formand og næstformand mellem sine medlemmer. Mindst den ene af dem skal være et af de fire medlemmer af organisationsbestyrelsen, der er valgt af afdelingernes repræsentanter. Kan bestemme hvad organisationsbestyrelsen skal lave ud over de ting, der er bestemt på forhånd i lovgivningen og DUAB s vedtægter. 7. DUAB s organisationsbestyrelse Leder DUAB som samlet selskab mellem repræsentantskabsmøderne og er ansvarlig for den samlede drift af DUAB og afdelingerne. Et flertal på fire af organisationsbestyrelsens syv medlemmer vælges af DUAB s repræsentantskab. To medlemmer udpeges af DIS-fonden og et medlem af Københavns kommune Flertallet af bestyrelsesmedlemmerne skal være valgt af beboerne i DUAB s afdelinger gennem afdelingernes repræsentanter i DUAB-repræsentantskabet. I de afdelinger, hvor der ikke er valgt en afdelingsbestyrelse, har organisationsbestyrelsen det overordnede ansvar for at afdelingsbestyrelsens opgaver bliver løst. I den slags situationer aftaler organisationsbestyrelsen med UngesBoligService.dk, hvordan UngesBoligService.dk løser den konkrete opgave ude i afdelingen. Indkalder DUAB s repræsentantskab til møder og stiller forslag, som skal behandles på repræsentantskabsmødet. Fastlægger sin egen forretningsorden for, hvordan arbejdet i organisationsbestyrelsen skal foregå. Vedtager DUAB s organisationsbudget. Ansætter administrationsselskabet (i vores tilfælde UngesBoligService.dk), indgår aftaler med det og holder øje med, at det løser de opgaver der er aftalt. Laver aftaler med 3. part på vegne af hele organisationen, fx aftaler med indstillingsudvalgene om, at de indstiller ansøgere til alle ledige ungdomsboliger i DUAB s afdelinger. Har af repræsentantskabet fået ansvaret for at bygge nye afdelinger og sørge for, at både nybyggeri og renovering af eksisterende bygninger lever op til lovgivningens krav. 7

8. DUAB s administrationsselskab UngesBoligService.dk Løser de opgaver, det er aftalt at DUAB og afdelingerne betaler for at få løst. De overordnede opgaver er fastlagt i den fælles administrationsaftale, mens det kan være forskelligt fra afdeling til afdeling, hvordan det er aftalt at UngesBoligService.dk løser opgaverne. Det betyder i praksis, at nogle af de ting, som afdelingsbestyrelserne eller organisationsbestyrelsen har ansvaret for, i praksis bliver løst af UngesBoligService.dk (fx at der bliver lavet udkast til budgetter og regnskaber, at der bliver lavet studietjek for at sikre at beboerne er aktive studerende, at der bliver indkaldt til afdelingsmøder de steder hvor der ikke er en aktiv afdelingsbestyrelse osv.). Har i mange tilfælde fået organisationsbestyrelsens tilladelse til at træffe beslutninger på vegne af organisationsbestyrelsen ud fra nogle overordnede regler, som man er blevet enige om. Det betyder, at organisationsbestyrelsen ikke skal forholde sig hver eneste konkrete beboerklage; dem tager UngesBoligService.dk stilling til, så organisationsbestyrelsen kan koncentrere sig om at beslutte de overordnede linier og se på de sager, hvor beboerne klager direkte til organisationsbestyrelsen (fx hvis de er utilfredse med den behandling, de har fået af UngesBoligService.dk). 8