Referat organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 25. juni kl. 17.00, Havneholmen, ML-Danmark, 3. sal Deltagere: Bestyrelsen, Suppl. Svend Larsen, Bent Frederiksen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.), Revisionen samt Finn Palama og Solvej Strømstedt deltog under punkt 3-6 og Per Bro deltog under punkt 14 20. Afbud: Anders Brøgger, Daniel Majgren og Thomas Forchhammer, Jimmi Fjord, Charlotte Kaysen, Jan Kjello Andersen Mødeleder: Lars Emanuel Indstillings- og drøftelsespunkter 1.. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 13. maj samt 10. juni er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referat af bestyrelsesmøde den 13. maj samt den 10. juni blev godkendt uden kommentarer. Referat af forretningsudvalgsmøde den 16. juni er vedlagt til orientering. Referat af FU-møde den 16. juni blev taget til efterretning. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt siden seneste møde Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3. Redegørelse vedr. Urbanrenoveringen og de dertil hørende byggeregnskaber og finansiering Bestyrelsen tog på bestyrelsesmøde den 13. maj 2014 revisionsprotokoller vedr. byggeregnskaber i forbindelse med den store Urbanrenovering til efterretning. På mødet ønskede bestyrelsen en redegørelse for økonomien i sagerne. Redegørelse eftersendes. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter redegørelsen og tager den til efterretning godkender byggeregnskaberne for Urbanrenoveringen Generelt vedr. redegørelserne under pkt. 3 til 6 Bent Frederiksen orienterede kort om, at der I forbindelse med udarbejdelse af redegørelserne har været drøftet om de skulle være relativt korte og enkle eller om de skulle være omfattende og mere tekniske. Valget faldt på den første model og så kan mødet bruges til at spørge ind til konkrete elementer i redegørelserne. Steffen Morild indledte kort om, at bestyrelsen i dag vil starte behandlingen af sagerne, men ikke nødvendigvis færdiggøre dem. Administrationen har holdt mange møder med både de enkelte afdelinger, revisionen m.fl. Nu hvor redegørelser er udarbejdet og gennemgået af revision 1
samt organisationsbestyrelsen vil der formentligt være behov for at gennemgå disse med afdelingerne ved formanden igen. Urbanrenoveringen Regnskabschef Solvej Strømsted gennemgik historik og økonomi. Remisevænget Øst og Hørgården 1-2 har efter møder med Administrationen godkendt regnskaberne. Remisevænget Nord havde yderligere spørgsmål, som er blevet besvaret i redegørelsen. Regnskabet ligger nu til godkendelse i KK og BR forventes at behandle det på møde i august/september og når dette er sket, kan finansieringen komme endelig på plads. I forbindelse med kommunens behandling af sagerne vil kommunen forsøge at få gjort plads til de kommende fremtidige arbejder, således at der i den af kommunen stillede garantiramme udvides til også at omfatte de fremtidige arbejder. Revisionen bekræftede, at der har været vandtætte skotter mellem de 20 projekter i de tre afdelinger. Renoveringen er sket efter partnering-princippet det vil sige, at de erfaringer, der høstes undervejs giver besparelser i hele projektet og fordeles baglæns. Flemming Løvenhardt meddelte, at på baggrund af redegørelsen 2
og besvarelserne på mødet havde han mandat til på vegne af afdelingsbestyrelsen i Remisevænget Nord at godkende byggeregnskaberne f.s.v.a. Remisevænget Nord. Organisationsbestyrelsen tog redegørelsen til efterretning og godkendte byggeregnskaberne for Urban renoveringen. 4. Redegørelse vedr. de økonomiske bindinger mellem Remisevænget Nord og Remisevænge Syd (Solvangcentret) Bestyrelsen har ønsket en redegørelse for de økonomiske sammenhænge mellem Remisevænget Nord og Solvangcentret. Regnskabschef Solvej Strømsted gennemgik historik og økonomi og kunne bl.a. informere om, at de forpligtelser, der er i Remisevænget N vil vedblive at være der også efter en eventuel nedrivning.. Redegørelse eftersendes. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter redegørelsen og tager den til efterretning. Finansieringen i forbindelse med nedrivningen vil være i form af ny kapitaltilførsel, driftslån og salg af grunden, som forventes mere eller mindre at kunne dække nedrivningen af centeret. Risikoelement i forhold til at holde Remisevænget N omkostningsneutrale er, at der på et tidspunkt skal indbetales til landsdispositionsfonden. Der er som sagt stadig visse elementer, der skal afklares endeligt med LBF og KK og bestyrelsen tager punktet op på et senere møde. Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. 5. Redegørelse vedr. Elmehaven Bestyrelsen har ønsket en redegørelse for udskillel- Solvej Strømsted gennemgik historik og økonomi og kom bl.a. ind 3
. sen af Netto fra Elmehaven. Redegørelse eftersendes. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter redegørelsen og tager den til efterretning. på detaljerne omkring hvorfor det har trukket så længe ud hvilke elementer, der har påvirket processen. 3B vil forsøge at holde Arbejdernes Landsbank og de benyttede juridiske rådgivere ansvarlige for visse af omkostningerne - resten skal afholdes fra Dispositionsfonden. Der er indkaldt til stiftende generalforsamling i Ejerforeningen, som på dette møde skal godkende regnskaber, driftsaftale mm. Det skal drøftes med afdelingsbestyrelsen, hvilken rolle afdelingsbestyrelsen skal have i forhold til Ejerforeningen. Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning og gav FU og administrationen bemyndigelse til at få afsluttet sagen. 6. Redegørelse vedr. udskillelsen af Egelunden m.v. fra Egedalsvænge Bestyrelsen har ønsket en redegørelse for de økonomiske sammenhænge mellem Egedalsvænge / Egelunden / erhverv i Egelunden samt for kapitaltilførselssagen i forbindelse med frasalget til Egelunden. Solvej Strømsted gennemgik kort historik og økonomi og orienterede om kapitaltilførselssagen og undersøgelsen af om der har været vandtætte skotter mellem Egedalsvænge og Egelunden.. Redegørelse eftersendes. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter redegørelsen og tager den til efterretning. Med hensyn til kapitaltilførselssagen skal der afholdes et møde med LBF idet det ikke var muligt at indfri de lån, der gav den største driftsbesparelse. Derfor skal der forsøges aftalt en yderligere støtte. Med hensyn til adskillelsen af økonomien mellem Egedalsvænge og Egelunden har administrati- 4
onen sammen med revisionen gennemgået økonomi og bogføring mellem de to afdelinger og har ikke fundet uregelmæssigheder. Det er også gennemgået med den gamle afdelingsbestyrelse. Bestyrelsen ønskede at der holdes et møde med den tidligere formand hvor revisionen deltager. Erhvervsdelen har udgjort en særlig udfordring bl.a. grundet ny lovgivning. Der arbejdes pt på en løsning sammen med LBF for at sikre den fremtidige økonomi for A/S Erhvervsudlejning. Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. 7. Indstilling vedr. udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Hvidovre Kommune Udlejningsaftalen er vedlagt som udkast og administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter og godkender aftalen. Den nye aftale er en videreførelse af den aftale, 3B allerede har i dag med Hvidovre Kommune. Bestyrelsen godkendte aftalen. 8. Indstilling vedr. udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Fredensborg Kommune Udlejningsaftalen er vedlagt som udkast og administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter og godkender aftalen. Aftalen er uændret i forhold til den nuværende aftale. Bestyrelsen godkendte aftalen. 9. Indstilling vedr. udvidelse af den boligsociale indsats i Egedalsvænge 3B ønsker at ansøge LBF om støtte til en ny 2-årig projektstilling i Egedalsvænge forankret i Kokkedal på Vej. Der ønskes en netværksmedarbejder til at støtte op om et aktivt medborgerskab i Egedalsvænge. I ansættelsesudvalget vil være Lars Mann, Iris Gausbo, Jens Wenzel Andreasen, Michael Hedegaard og Louise Mehnke (Kokkedal på Vej, KPV). 5
Administrationen indstiller at organisationsbestyrelsen godkender 3B s engagement i indsatsen som beskrevet i bilaget at 3B bidrager med i alt 613.000 kr. fordelt på 2014 153.250 kr. 2015 306.500 kr. 2016 153.250 kr. Beløbet finansieres via dispositionsfonden at administrationen på dette grundlag bemyndiges til at indgå bindende samarbejde med parterne og indsende det endelig tillæg til helhedsplan (ansøgning) til Landsbyggefonden, og at organisationsbestyrelsen får det endelige godkendte tillæg forelagt til orientering på et møde i efteråret 2014. Bestyrelsen godkendte alle punkter i indstillingen. 10. Drøftelse af den kommende Fælleskonference 2015 Den næste fælleskonference er planlagt til den 14. og 15. marts. Administrationen har undersøgt muligheden for at afholde arrangementet på LO skolen. LO skolen er imidlertid optaget, men meddeler, at der er plads i weekenden den 28./29. marts. Alternativet er at vi finder et andet sted, fx Comwell i Snekkersten. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter tid og sted for den næste fælleskonference drøfter om der skal være et konferenceudvalg eller om FU skal varetage opgaven drøfter tema for den kommende konference på baggrund af ønsker i repræsentantskabet om en årlig konference, drøfter frekvensen for afholdelse af fælleskonferencen. Bestyrelsen ønsker at holde fast i tidspunktet for konferencen og Administrationen vender tilbage med 2-3 mulige steder at afholde konferencen. Kommunikations- og demokratiudvalg er konferenceudvalg. Det overordnede tema for Fælleskonferencen vil være det daglige arbejde i afdelingsbestyrelsen med fokus på udveksling af erfaringer afdelingerne imellem. Bestyrelsen ønsker at bibeholde frekvensen og i stedet udvide porteføljen med lokale arrangementer hvor fokus er på relationer og med en blanding af fagligt og sociale fokus. Frekvens og form tages endeligt op på bestyrelsesmøde/-seminar den 19. / 20. september. 6
11. Drøftelse af bestyrelsens deltagelse i de kommende afdelingsbudgetmøder Vedlagt oversigt over datoer for de ordinære afdelingsmøder i 2. halvår 2014. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter bestyrelsens deltagelse i de kommende afdelingsmøder. Organisationsbestyrelsen ønsker at redefinere kontaktpersonordningen ved at tilbyde sig til afdelingsbestyrelserne og bl.a. deltage i afdelingsmøder, etablere områdemøder m.m. Samtidig skal der være større fokus på at opbygge relationer og skabe værdi gennem bl.a. dialog. Dette drøftes videre på bestyrelsesmødet/seminaret 19./20. september samt i bussamtalerne. 12.. Indstilling vedr. politik for vedligeholdelsesordning i nybyggede familieboliger Drift- og serviceudvalget har på møder drøftet, hvilken vedligeholdelsesordning 3B skal have i nybyggede familieboliger. Notat der samler op på drøftelserne er vedlagt indstillingen. På baggrund heraf indstiller Drifts- og Serviceudvalget, at bestyrelsen godkender Politik for vedligeholdelse i nybyggede familieboliger. Bestyrelsen godkendte indstillingen. 13. Indstilling, Husorden og vedligeholdelsesreglement Sundholm Syd I forbindelse med udlejningen af 3B s nye almenbolig+ afdeling i Sundholm Syd bliver der udarbejdet et udkast til husorden og vedligeholdelsesreglement. Punktet udskydes til bestyrelsesmøde den 19. september. Husordenen og vedligeholdelsesreglementet vil blive udsendt til de kommende beboere i afdelingen i forbindelse med fremsendelse af deres lejekontrakt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender Sundholm Syds husorden og vedligeholdelsesreglement. Dette punkt udskydes til næste bestyrelsesmøde den 19. september. 7
Byggesager 14. Indsendte forslag til nybyggeri til udbud af grundkapital KK Københavns Kommune har i år ændret proceduren for at søge skema A til nybyggeri. Tidligere har vi skullet aflevere et komplet forslag med udfyldt skema A, beskrivelse samt omfattende skitseforslag. Per Bro gennemgik kort historik og de ændrede forudsætninger Der vil komme yderligere et udbud i november, hvor 3B kan komme med nye forslag. I år skal vi aflevere et lille oplysningsskema samt en kort beskrivelse af projektet, derefter kommer vi til dialogmøde om projektet, så skal vi efterfølgende, såfremt vi er enige med kommunen, fremsende udfyldt skema A sammen med skitseforslaget. Dette er den overordnede procedure og der er planlagt udbud i to omgange. Første frist var den 2. juni og næste gang er 1. november. For den tidligere frist 1. juni gælder, at der gives skema A i år såfremt alt kan godkendes. Er det den sene frist gives der først skema A til næste år. Steffen Morild orienterede om, at Bærhaven ligeledes er interesseret i at etablere et byggeprojekt. Der kigges på muligheder i 3B s egne ejendomme, men det skal helst kombineres med en helhedsplan. Vi har afleveret en ide til nybyggeri til fristen 1. juni, som er udbygning med tagboliger i den eksisterende afdeling Valby, blok 4. På blok 4 er der vedtaget at lave en helhedsplan, og vi har prøvet flere gange, men ikke kunnet få det til at hænge sammen økonomisk, så Landsbyggefonden har sendt os hjem igen hver gang. Nu har vi fået lavet et forslag til helhedsplan, hvor de eksisterende boliger i stuen, 1. og 2. sal bygges om til tilgængelige boliger, ved at midtfor lejligheden nedlægges og der etableres elevator, mens resten af lejligheden tillægges nabolejligheden. De to andre lejligheder ombygges til tilgængelige boliger og får nyt køkken og bad. Helhedsplanen kan dog kun hænge sammen økonomisk såfremt vi supplerer byggeriet med udnyttelse af tagetagen til nye tagboliger. På den måde supplerer projekterne hinanden og vores beregninger viser, at vi får økonomi til at gennemføre både helhedsplan og 8
den nye tagboliger. Projektet omfatter 8 nye tagboliger med en gennemsnitsstørrelse på ca. 60 kvm. Administrationen indstiller, at Bestyrelsen godkender det indsendte skema til nybyggeri med 8 tagboliger i Valby ejendommene blok 4, til videre bearbejdning. Bestyrelsen godkendte det indsendte projekt. 15. Orientering, Usikkerhed om Kløverbladsgade projektet Vi fik Skema A godkendelse fra Københavns Kommune på projektet med AlmenBolig+ boliger på Kløverbladsgade i december 2013. Projektet indeholdt i alt 32 boliger i størrelsen fra 85-130 kvm. Per Bro orienterede kort om hidtidig proces. Under forhandlingerne omkring grundkøbet var der en del uoverensstemmelser, men vi fik dem indsnævret til et par enkelte udestående punkter omkring forureningsoprensning, og vi fik derfor indskrevet et advokatforbehold i den underskrevne grundkøbsaftale. I de videre forhandlinger om afklaring af de udestående punkter, åbnede sælger i vinter yderligere en række punkter til afklaring. Dette var vi uforstående overfor, men sælger holdt fast. Vi har hele tiden haft advokatbistand ved aftalens indgåelse og de efterfølgende forhandlinger. Vi har ikke kunnet forstå, at sælger trak tiden ud, men det er åbenbart det, der har været meningen fra sælgers side. Den 22. maj får vi en mail fra grundsælger om, at en ændret holdning fra Københavns Kommune om at imødekomme grundsælgers ønske om at ændre udlæg af erhvervslokaler til boliger, så lokalplanens krav fastholdes, har gjort, at de ikke kan gennemføre grundsalget til os. Denne begrundelse er dog ikke korrekt, idet kommunen ikke har lovet at ændre omfanget af erhvervslokaler, men kun at overveje det. Ikke desto mindre bruger grundsælger dette som grundlag for ikke at gennemføre salget til os. 9
Grundsælger i dette forløb har været Nybolig Erhvervsmægler fra Århus, Erik Andresen med advokatfirmaet Accura. Imidlertid har vi fået en henvendelse fra Atlas Management, som har underskrevet købsaftalen, om at de ikke var indforstået med ejendomsmæglerens beslutning, og at de arbejder videre med salg af hele grunden til én af to mulige investorer, og at vores grundkøb indgår som en del af den samlede aftale. Atlas Management ved Anne Hegestand Ankersen indstiller salg til deres bestyrelse i denne uge, og vi afventer derfor dette for at se, hvad dette resulterer i. Vi har forbrugt i alt ca. 900.000 kr. i sagen indtil nu, plus del af projekt- og projekteringsomkostninger af AlmenBolig+ projektet, som er ved at blive opgjort. Bliver byggesagen til noget indgår dette i byggesagen, falder byggesagen, vil det samlede beløb skulle dækkes af dispositionsfonden. Administrationen indstiller, at Bestyrelsen tager indstillingen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Indstilling vedr. Solvangcentret og anvendelsen efter nedrivning Byggeudvalget har på deres møde 18. juni 2014 behandlet sagen og takker beboerne, der har deltaget i den afholdte beboerworkshop 12. maj for deres engagement og gode ideer til bebyggelse på Solvangcentrets areal. Byggeudvalget indstiller, at bestyrelsen godkender vedlagte indstilling, og at mappen Udvikling af området omkring Solvangcentret, med resultatet af beboerworkshoppen, viderebringes til TMF for eventuel indarbejdelse i færdiggørelse af forslaget til helhedsplan. Per Bro redegjorde kort for processen samt de enkelte elementer i sagen og kunne bl.a. orientere om, at 3B ikke nødvendigvis skal være bygherre på projektet, men at KK forpligter sig til, at 3B får en tilsvarende byggemulighed et andet sted i kommunen. De påtænkte ungdomsboliger bygges efter dagens standard og fordeles via det centrale tildelingsudvalg (langt de fleste beboere vil altså blive studerende) Der var delte meninger i forhold til ungdomsboliger og administratio- 10
Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender: 1. at Solvangcentret nedrives i to etaper som beskrevet i skema A ansøgning og ansøgning om kapitaltilførsel. 2. at forslaget til helhedsplan godkendes med følgende bemærkninger: a. at der ikke skal udlægges et byggefelt i parken op ad Remisevænget Vest, byggefelt C. b. at der ikke skal etableres en trafikvej øst-vest gennem Remiseparken der vil forbinde Stolemagerstien med Hattemagerstien. Og at mappen Udvikling af området omkring Solvangcentret, med resultatet af beboerworkshoppen, viderebringes til TMF for eventuel indarbejdelse i færdiggørelse af forslaget til helhedsplan. nen er opmærksom på, at såfremt der bliver tale om ungdomsboliger som en del af projektet, så skal de målrettes studerende. I forhold til evt. trafik gennem Urbanplanen var bestyrelsen delt i dette spørgsmål, men var som udgangspunkt åbne over for, at der tænkes videre i en mulig cykel/gangsti gennem området. Byg vil formulere et oplæg som sendes rundt til godkendelse i bestyrelsen. Bestyrelsen godkendte med de faldne bemærkninger begge punkter i indstillingen. 17. Orientering, status på konkurssager i forbindelse med nybyggeri Der er ikke sket nyt i de forskellige sager efter Jönssons konkurs bortset fra på Taastrup Torv. På Taastrup Torv er der sket indflytning pr. 2. juni i de 12 plejeboliger til psykisk handicappede. Udearealerne omkring de 12 boliger er færdige, mens resten af boligerne og deres udearealer er under færdiggørelse. Vi har endnu ikke det fulde økonomiske overblik over sagens færdiggørelse. Vi har haft møde med en partner i CASA om et muligt økonomisk forlig, men vi må konstatere, at der er for langt mellem os. Vi har veldokumenterede krav for i alt ca. kr. 2,6 mio. kr. mod dem, mens de mener at have krav på kr. 2,2 mio. kr. mod os, hvilke ikke er dokumenterede. De var heller ikke umiddelbart til sinds at acceptere en nul-løsning. Vi skal derfor have klarlagt, hvad vi ønsker at gå efter og de vil overveje om de vil fremsætte retsligt krav mod os. 11
Der vil blive orienteret nærmere om sagen på bestyrelsesmødet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Ansøgning fra Vestergården 3 om støtte til skimmelsag I mellem Vestergården 3 og Vestergården 1 er der en sammenbygning, der hører med til Vestergården 3. Sammenbygningen er ikke så dyb som de andre bygninger og i stueetagen fører stien igennem sammenbygningen. I sammenbygningen er der på de to etager, 1. og 2. sal, et værelse der hører til en treværelses lejlighed i Vestergården 3. Til adkomstsiden af bygningen er der et vindue til værelserne, mens facaden til gårdsiden af mellembygningen er uden vinduer. Facaden til gårdsiden har i mange år givet problemer i forhold til skimmelangreb inde i lejligheden især på 1. sal. På driftskontoret husker man det, som om at der altid har været problemer med skimmelsager fra den facadevæg. Der har også været foretaget afrensning af skimmelangreb i lejligheden flere gange og senest for et par år siden, blev der afrenset skimmel på væggen og der blev opsat en ekstra dampspærre, idet vi antog at det var på grund af utæt dampspærre i facaden at skimmelangrebene kom. Uden på den ekstra dampspærre blev der opsat en ekstra gipsplade, og beboerne fik besked om ikke at ophænge noget på væggen, der gennembrød dampspærren. Dette hjalp dog ikke, og sidste år kom der et endnu værre skimmelangreb. Derfor blev der foretaget et destruktivt indgreb fra Wessberg Rådgivende Ingeniører. Det destruktive indgreb viste, at der ikke var isolering nok i konstrukti- 12
onen af ydervæggen, heller ikke efter reglerne da Vestergården 3 blev opført. Desuden var der stålkonstruktioner i væggen, som leder kulden direkte ind i konstruktionen, og betondæk mellem etagerne og betonvæg mod eksisterende bygning i Vestergården 1 lå meget yderligt, kun dækket af ca. 25 mm isolering. Dermed blev kulden ledt ind i konstruktionen og det har givet underafkøling af den indvendige væg, hvilket igen har ført til dannelse af kondens på væggen. Facaden blev derfor udvendigt efterisoleret med ekstra 145 mm. Isolering, så der blev sikret en ordentlig kuldebrosisolering af betondæk og væg. Denne ekstraisolering har nu givet sikkerhed for, at der ikke igen opstår skimmelproblemer som følge af facadens for dårlige isolering. Afdelingen er mere end 20 år gammel og derfor dækker Byggeskadefonden ikke. Omkostningerne har i alt udgjort 82.642 kr. Det har til gengæld været en omkostningstung udbedring for den lille afdeling og derfor søger Vestergården 3 om støtte fra Bestyrelsen til dækning af efterisoleringen i alt 83.641,88 kr. Heri er ikke medregnet udgifter til tidligere udbedringer. Vestergården 3 er en lille nyere afdeling med 33 lejligheder opført i 1989, og med en forholdsvis høj husleje på 1.031 kr./kvm./år Administrationen indstiller, at Bestyrelsen drøfter, om man vil imødekomme ansøgningen om støtte via dispositionsfonden til udbedringsarbejdet på kr. 82.642. Bestyrelsen godkendte ansøgning om støtte til Vestergården 3. 19. Indstilling vedr. garanti for dækning af projekteringsudgifter i forbindelse med Helhedsplan for Egeløvparken, hvis sagen ikke gennemføres Det er aftalt, at arbejdet med en helhedsplan for Egeløvparken igangsættes i efteråret 2014. Der har dog 13
været afholdt et formøde, og i den forbindelse er det aftalt, at visse tekniske undersøgelser kan i gangsættes allerede lige efter sommerferien. Det indstilles derfor til bestyrelsen, at der afsættes 300.000 kr. inkl. moms til udlæg for udarbejdelse af forundersøgelser og senere projektforslag jf. bestyrelsens beslutning om udlæg i forbindelse med fremtidssikringssager fra 21. juni 2011. I 2012 blev afdelingens lette facader renoveret, men flere bygningsdele trænger til udskiftning eller renovering. Derfor ønsker afdelingsbestyrelsen at få udarbejdet en helhedsplan. Mulige projekter er blandt andet: Udbedring af udtjente fuger i murværk Udskiftning af udtjente paptage Samlet udskiftning af badeværelser, hvis tilstand er kritisk Fælleshus i nye lokaler Nye boliger fx oven på erhverv Efter projektafklaring skal der udarbejdes en foreløbig helhedsplan. Derfor er der en række udgifter til forundersøgelser og udarbejdelse af et projektforslag med tilhørende økonomi. Med den principielle godkendelse af fremtidssikringssager på organisationsbestyrelsesmødet d. 21. juni 2011 er det besluttet, at bestyrelsen afholder udgifterne for fremtidssikringer over dispositionsfonden, således at afdelingerne stilles lige i forhold til muligheden for at få udarbejdet en fremtidssikring. Når og hvis sagen får bevilling fra Landsbyggefonden overføres udgifterne til byggesagen og pengene tilbagebetales til dispositionsfonden. I 1015 Egeløvparken forventes følgende udgifter: Forundersøgelser Rådgiverhonorar projektforslag 150.000 inklusiv moms 150.000 kr. inkl. moms 14
Tryk, beboerinddragelse og mødeudgifter 25.000 kr. inkl. moms I alt 325.000 kr. inkl. moms Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at der afsættes 325.000 kr. til udlæg i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplan for 1015 Egeløvsparken. Beløbet dækkes af dispositionsfonden, men gennemføres helhedsplanen skal udlægget tilbagebetales over byggesagen Organisationsbestyrelsen godkendte, at der afsættes kr. 325.000 til udlæg i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplan for Egeløvparken samt at beløbet dækkes af dispositionsfonden og at gennemføres helhedsplanen skal udlægget betales tilbage over byggesagen. 20. Indstilling vedr. garanti for dækning af projekteringsudgifter i forbindelse med Helhedsplan for Bærhaven, hvis sagen ikke gennemføres Det er aftalt at arbejdet med en helhedsplan for Bærhaven igangsættes i september 2014. Første skridt er, at der bliver udført bygningseftersyn efter sommerferien. Det indstilles derfor til bestyrelsen, at der afsættes 300.000 kr. inkl. moms til udlæg for udarbejdelse af forundersøgelser og senere projektforslag jf. bestyrelsens beslutning om udlæg i forbindelse med fremtidssikringssager fra 21. juni 2011. Afdelingsbestyrelsen i Bærhaven ønsker at der udarbejdes en helhedsplan for afdelingen. Første skridt er at få gennemført et bygningseftersyn og afholdt møde med bestyrelsen for at få overblik over hvilke projekter der fx kan indgå i helhedsplanen. Efter projektafklaring skal der udarbejdes en foreløbig helhedsplan. Derfor er der en række udgifter til forundersøgelser og udarbejdelse af et projektforslag med tilhørende økonomi. Med den principielle godkendelse af fremtidssikringssager på organisationsbestyrelsesmødet 21. juni 2011 er det besluttet, at bestyrelsen afholder udgifterne for fremtidssikringer over dispositionsfonden, således at afdelingerne stilles lige i forhold til muligheden for at få udarbejdet en fremtidssikring. Når og hvis sagen får bevilling fra Landsbyggefonden overføres udgifterne til byggesagen og pengene tilbagebetales til dispositionsfonden. 15
Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at der afsættes 300.000 kr. til udlæg i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplan for 3033 Bærhaven. Beløbet dækkes af dispositionsfonden, men gennemføres helhedsplanen skal udlægget tilbagebetales over byggesagen Bestyrelsen godkendte indstillingen. Temadrøftelser 21. Workshops efterår 2014 Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen drøfter vedlagte tids- og procesplan for workshops til efteråret. Desuden indstilles, at bestyrelsen drøfter deltagerkreds i workshops tidspunkt for workshops organisationsbestyrelsens rolle i workshopsene workshop 8 om beboerdemokrati, hvad skal indholdet være i denne? Processen sættes i gang efter efterårsferien. Bestyrelsen ønsker aftenarrangementer fordelt over to uger. Målgruppen er umiddelbart repræsentantskabet + de afdelingsbestyrelsesmedlemmer, der ikke er medlem af repræsentantskabet. Bestyrelsens rolle vil være som proceskonsulenter i samarbejde med de to 3B medarbejdere, der er hhv. proces- og fagligt ansvarlig for de enkelte workshops. Workshop 8 indhold vil centrere sig om kompetenceforhold samt hvordan afdelingsbestyrelsernes arbejde bedst kan understøttes. Orientering fra udvalgene 22. Boligsocialt udvalg Intet nyt 23. Byggeudvalg Holdt møde vedr. Solvangcentret og om byggestrategi. 24. Demokrati- og kommunikationsudvalget Intet nyt 25. Drifts- og serviceudvalget Holdt møde om isyn. Der sendes en info ud til alle afdelinger om sammensætning af gebyr. 16
26. Klima- og miljøudvalget Intet nyt Orienteringspunkter 27. Årshjul for bestyrelsens arbejde Vedlagt bestyrelsens årshjul til orientering. Som noget nyt er der på hvert møde et tema, hvor vi henover året tager alle administrative afdelinger op til en gennemgang og drøftelse, herunder driften. Formålet er at øge gennemsigtigheden af, hvad der sker i de enkelte afdelinger. Der arbejdes videre med dette på mødet/seminar den 19. / 20. september. Årshjulet vil blive videre bearbejdet til bestyrelsesseminaret. Det indstilles, at Årshjulet tages til efterretning. 28. Udlejningssituationen Oversigt over ledige boliger og erhvervslejemål/institutioner pr. 31. maj 2014, hvor det samlede lejetab udgør kr. 2.240.233,25. Der er ledige boliger i Egedalsvænge, Dyvekevænget og Lampestedet I og II. I Egedalsvænge er fire ungdomsboliger ledige. Tre er lejet ud fra den 15. april 2014. En bolig er CIU i gang med at leje ud. I Dyvekevænget er en bolig ledig. Den er lejet ud fra den 15. maj 2014. På Lampestedet I er tre boliger ledige. De er alle lejet ud fra den 15. april 2014. På Lampestedet II er en bolig ledig. Den er lejet ud fra den 15. maj 2014. Der er ledige erhvervslejemål i Folehaven. De tre lejemål bliver forsøgt lejet ud via en ejendomsmægler. I Remisevænget Syd er 8 lejemål ikke forsøgt lejet ud, det samme gør sig gældende med 2 daginstitutionslejemål i Valby, da der p.t. er ved at blive lavet en vurdering af mulig benyttelse af disse. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 17
29. Orientering vedr. budgetprognose pr. 31. marts 2014 Vedlagt budgetprognose for 2014 på baggrund af forbrug pr. 31. marts og forventningerne til resten af året. Som det fremgår på opgørelsestidspunktet forventes et overskud på ca. 1,4 mio. kr. Notat vedr. budgetprognosen er vedlagt. Det indstilles, at budgetprognosen tages til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 30. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Formanden Gav en kort status på Egedalsvænge. Fra direktionen: Andre: Direktionen Orienterede kort om Almene Boligdage 2014 og håber på en stor deltagelse fra bestyrelsen. Andre Iris orienterede om Ekstraordinært afdelingsmøde i Hjortegården 24. juni. Politisk dialog med Herlev Kommune om sagsbehandlingen af konflikt omkring budget 2014. 31. Eventuelt 18