Hvad er bestyrelsens opgaver? Hvilke rammer har bestyrelsen og hvad er bestyrelsens ansvarsområder. Bestyrelsesmappen er ment som en oversigt og hjælp til, hvad bestyrelsesarbejdet på en privatskole indebærer. 2017
Indledning... 2 Årets gang... 2 Bestyrelsens forretningsorden... 2 Bestyrelsens møder... 3 Bestyrelsens og ledelsens ansvarsområder... 4 Bestyrelsens samarbejde... 5 Generalforsamlingen / Forældrekredsmødet... 6 Hvem bestemmer?... 7 Vedtægter... 8 Skolens formål... 9 Skolens forældre... 9 Skolens fysiske rammer... 9 Skolens personale... 10 Skolens strategi... 10 Skolens undervisning... 10 Skolens økonomi... 11 Skolens øvrige udbud af aktiviteter... 11 Spørgsmål kan rettes til Danmarks Private Skoler grundskoler og gymnasier på info@privateskoler.dk eller telefon 33 30 79 30. 1
Det er vores håb og forsøg med denne tekst, at sætte ord og begreber på hele eller dele af det arbejde der foregår i private skolers bestyrelser, uanset om det er skoler med grundskoler, gymnasier, HF kurser eller studenterkurser. Omstændighederne fra skole til skole er naturligvis forskellige. Dette gælder også fra et privat gymnasie til en grundskole. Men der er flere fællestræk end der er forskelle. Og helt grundlæggende og afgørende gælder, at bestyrelsen ved en privat skole er det øverste organ og ansvarlig for skolens samlede virksomhed og drift. I teksten skelner vi som udgangspunkt ikke mellem grundskoler, gymnasier, studenterkurser m.fl. Vi benævner alle som skole, med mindre andet eksplicit er nævnt. Indholdet af bestyrelsesmøderne kan være blandet afhængigt af skolens aktuelle situation. Men det er tilrådeligt at have en form for Årets gang på bestyrelsesmøderne, således at bestyrelsens primære ansvarsområder vendes minimum én gang årligt, og der kan gøres status og laves nye handleplaner frem mod målene for området. Skolens økonomi er det vigtigste indholdsmæssige område for bestyrelsen og bør være på dagsordenen ved hvert bestyrelsesmøde. Skolens bygninger er også konkret et arbejdsområde for bestyrelsen og er, ligesom økonomien, ofte en helt naturlig del af bestyrelsens mødedagsorden. Køb og nybyg er ekstraordinære emner, hvorimod drift, vedligehold og sikkerhed skal have sin faste plads på nogle af møderne. Generalforsamlingen er naturligvis en årligt tilbagevendende begivenhed, der skal planlægges. Bestyrelsens opgaver i forhold til skolens ledelse og personale er ikke den daglig personaleledelse, men det er til gengæld organisation af skolens virksomhed, rekruttering og fastholdelse af personale, kompetenceplaner og arbejdsmiljø, alt sammen emner til drøftelse på bestyrelsesmøderne. Ligeledes er de for personalet så vigtige lønpolitikker og personalepolitikker. Skolens grundlag - formål, værdigrundlag, lovgivning, tilsyn og vedtægter er de fyldigste områder i bestyrelsens arbejde, men måske det, der fylder mindst på bestyrelsesmøderne. En aftale om, at disse ting skal på dagsordenen mindst en gang årligt, sikrer, at bestyrelsen hæver sig op på et mere overordnet niveau og betragter skolens virksomhed fra oven, lægger strategier, taler visioner, fastlægger indsatsområder og målsætninger. 2
Bestyrelsens arbejde, procedurer for møder med mere bør være beskrevet og fastlagt i overordnede rammer i en forretningsorden. En forretningsorden kan beskrive antallet af bestyrelsesmøder, hvem der deltager udover de valgte medlemmer, procedure for mødets afvikling, kommunikationsveje etc. En forretningsorden er et godt redskab til såvel nye som gamle medlemmer af bestyrelsen, og bør i øvrigt løbende drøftes og justeres. Et godt bestyrelsesarbejde kræver gode bestyrelsesmøder. Hvor mange der afholdes om året afhænger bl.a. af skolens situation. Er skolen nystartet eller i krise afholdes der hyppige møder, ofte med meget konkrete punkter på dagsorden. Er der tale om en etableret skole i god drift, afholdes der typisk mellem 6 og 8 bestyrelsesmøder om året. Bestyrelsesmødets dagsorden kan med fordel udarbejdes af skolens leder og bestyrelsesformand i fællesskab. Ligeledes kan informationer udveksles skriftligt forud for bestyrelsesmødet til bestyrelsens medlemmer, i form af bilag, notater mm. Så kan medlemmer forberede sig, og møderne kan anvendes til egentlige drøftelser. God mødeledelse er centralt. Formanden er bestyrelsens samlende figur og bør være mødelederen der sikrer at dagsordenens punkter gennemføres forsvarligt. Deltagerne skal orienteres, høres og gives mulighed for at udtale sig og drøfte emnerne. Mødelederen skal ligeledes være processtyrer og sikre, at de emner der er til beslutning også i drøftelserne bevæger sig derhen (hvis muligt) hvor bestyrelsen træffer en beslutning. Der skal tages referat af bestyrelsens møder. Ofte vil det være en deltager fra skolens ledelse eller en deltagende sekretær der gør dette. Mange skoler offentliggør efterfølgende mødereferatet til skolens ansatte, forældre og elever, dog undtaget eventuelle punkter af fortrolig karakter. Det kan f.eks. være personalesager eller elevsager som bestyrelsen orienteres om, eller strategiske drøftelser om skolens drift, køb af naboejendom eller tilsvarende, som ikke er moden til offentliggørelse. Der er ofte en løbende udskiftning af bestyrelsens medlemmer. Bestyrelsen kan derfor med fordel årligt have et møde hvor man drøfter bestyrelsens arbejdskultur, rytme, medlemmernes forventninger til arbejdet mm. Dette møde kan f.eks. placeres umiddelbart efter en generalforsamling eller når udpegede medlemmer er indtrådt i bestyrelsen. 3
En privat skole er i høj grad forældrenes skole. Det betyder, at det er skolens bestyrelse som oftest består af forældre når der er tale om grundskoler der har ansvaret for den overordnede ledelse af skolen og det økonomiske ansvar for skolen. Skolens leder har det pædagogiske ansvar og varetager den daglige ledelse og kontakten til hjemmene. Ved private grundskoler er der altid mindst to i bestyrelsen, som er valgt af og blandt skolens forældre, men på langt størstedelen af de private grundskoler er flertallet af bestyrelsesmedlemmerne forældre. Bestyrelser ved gymnasier, studenterkurser og private HF kurser har ofte en sammensætning af eksterne bestyrelsesmedlemmer som ikke nødvendigvis indebærer forældrerepræsentanter. Til gengæld er der krav om en elevrepræsentant som, afhængig af den konkrete vedtægt, kan tildeles fuld kompetence i bestyrelsen (stemmeret mm.). For de skoler hvor der er såvel en grundskole som en gymnasieafdeling, skal bestyrelsen mindst have to repræsentanter valgt af og blandt forældrene. Bestyrelsen på en privatskole, uanset om det er en grundskole eller et gymnasie el.lign., har flere vigtige opgaver. Først og fremmest er man som bestyrelsesmedlem en del af skolens øverste og overordnede ledelse. Konkret har man sammen med de øvrige bestyrelsesmedlemmer det overordnede ansvar for administration og økonomi samt ansættelse og afskedigelse af skolens ledere samt uddelegering af kompetence f.eks. ift. ansættelse af faste medarbejdere. En sådan delegering bør i øvrigt være skriftlig. Bestyrelsen har endvidere den helt særlige opgave, at fastholde, fortolke og udvikle skolens værdigrundlag. Dette sker i tæt samvirke med ledelse, lærere og øvrige medarbejdere. Det er bestyrelsens opgave at sikre, at skolen har en kompetent og handlekraftig ledelse. Som bestyrelsesmedlem på skolerne bør man bakke op om skolens ledelse og medvirke til, at alle spørgsmål vedrørende den daglige ledelse af skolen, herunder personaleledelsen og kontakten til forældrene, sker gennem ledelsen. Ledelsen har naturligvis en tilsvarende forpligtelse til at orientere bestyrelsen om alle væsentlige forhold, som vedrører skolens hverdag. Når der er uro på en skole, er det som oftest fordi, der er en manglende tillid mellem bestyrelsen og ledelsen/lederen, eller der er mistillid mellem ledelsen og (grupper af) medarbejdere. Reglerne om bestyrelsens sammensætning, arbejdsopgaver mm. findes i vedtægtsbekendtgørelserne, som beskriver statens krav til skolens budget-, regnskabs- og revisionsforhold samt kravene til forældrekredsens sammensætning og opgaver. Bestyrelsen skal sikre, at skolen er velorganiseret, har godkendte vedtægter og opfylder tilskudsbetingelserne. 4
Bestyrelsen er formelt arbejdsgiver for skolens ansatte, den skal fastsætte skolepengenes størrelse og har ansvar for skolens budget, regnskab og revision. Bestyrelsesmedlemmerne kan og bør i øvrigt spørge ind til alle spørgsmål, der vedrører skolen. Der skal være en klar aftale med ledelsen om, hvilke sager og opgaver der kommer på bestyrelsens bord. Konkrete sager vedrørende enkelte elever eller medarbejdere hører som udgangspunkt ikke hjemme i bestyrelsen. Som bestyrelsesmedlem skal du altid sørge for, at alle henvendelser fra forældre mv. angående den daglige undervisning mv. lander hos dem, der ved hvad det drejer sig om, nemlig lærerne eller ledelsen. Det er dem, der skal løse problemet. Bestyrelsens og ledelsens fælles ansvar Der er store individuelle forskelle på, hvor mange årlige bestyrelsesmøder der holdes på den enkelte private skole, og hvilke opgaver bestyrelsen behandler. På de fleste skoler ligger ledelsesopgaven primært i hænderne på den daglige ledelse, og bestyrelsens opgaver er først og fremmest af strategisk karakter. Det betyder, groft sagt, at bestyrelsen i samarbejde med ledelsen drøfter mål og visioner, skolens udviklingsstrategi samt forhold for de rammer (fysiske og økonomiske) der gælder for skolen. Skolens ledelse under bestyrelsens ansvar tager sig af det indholdsmæssige, f.eks. undervisning, pædagogik, personaleledelse og den daglige drift og økonomi. Samarbejdet mellem skolens leder og formanden for bestyrelsen er afgørende. Skolens leder har et klart behov for at møde opbakning fra formanden, da der er store forventninger til en privatskoleleders handlekraft. Lederposten er ensom, ikke mindst i konfliktsituationer, og især formanden har en forpligtelse til at sikre sig, at lederen har det nødvendige overskud til at løse opgaverne. En privat skole er en selvejende institution. Det betyder, at det er den til enhver tid siddende bestyrelse, der har ansvaret for institutionens drift. Alle skolens midler skal gå til undervisningen, og bestyrelsen må ikke modtage honorar for arbejdet. Der er klare regler om regnskab og revision, og det er bestyrelsens ansvar, at skolen hvert år kan sikre et overskud af driften til investering i fremtidig virksomhed, bygninger og inventar. De overordnede retningslinjer for bestyrelsens arbejde på en privatskole findes i lovgivningen om frie grundskoler og lov om private gymnasier. Derudover er der bestemmelser i skolens vedtægter, der bl.a. fastlægger bestyrelsens sammensætning og funktionsperiode. Derudover kan det være hensigtsmæssigt at have en række spilleregler for bestyrelsens arbejde, og de fleste bestyrelser har da også en forretningsorden med bestemmelser om fordelingen af opgaver og kompetence mellem bestyrelse og skolens daglige ledelse. Man kan med fordel beskrive retningslinjer for hvad, 5
hvordan og hvornår bestyrelsen og skoleledelsen skal gøre hvad. Det er ligeledes her at bestyrelsen kan indskærpe tavshedspligten overfor bestyrelsens medlemmer samt de øvrige deltagere der måtte være til stede ved bestyrelsens møder. At bestyrelsens arbejde er tilrettelagt ud fra en mere eller mindre fast skabelon sikrer også kontinuitet trods eventuel løbende udskiftning i bestyrelsen. Bestyrelsen varetager den overordnede ledelse af skolen, og dette foregår på bestyrelsesmøderne, hvis interval det er hensigtsmæssigt at have en aftale om. Bestyrelsen har i princippet ingen særlige opgaver mellem de ordinære bestyrelsesmøder, med mindre man i bestyrelsen organiserer sig i underudvalg, fx økonomiudvalg, byggeudvalg, markedsføringsudvalg m.v. Mange bestyrelser har nedsat et forretningsudvalg, der typisk består af bestyrelsesformanden, næstformanden og skolens leder. Udvalget er et praktisk bindeled mellem bestyrelsen og skoleledelsen. Det kan forberede sager til bestyrelsen eller have egentlig handlekompetence. Skolens ledelse varetager den daglige ledelse af skolen, herunder personaleledelse og kontakten til elever og forældre. Faste procedurer for hvordan lederen orienteres, hvis ansatte, forældre eller elever henvender sig til bestyrelsesmedlemmer kan sikre den helt nødvendige tillid mellem bestyrelse og skoleledelse. Den optimale ledelse af skolen finder sted, hvor der er et ligeværdigt og tillidsfuldt samarbejde mellem bestyrelsen og skolens daglige ledelse. Klare aftaler om hvornår og hvordan og hvad, der informeres om fra skoleleder til bestyrelse og fra bestyrelse til skoleleder skaber gennemsigtighed og tryghed hos alle parter. Rammerne for bestyrelsens arbejde skal være på plads. Det vil sige, at der ikke skal herske tvivl om bestyrelsens konstituering, valg af formand og regler for bestyrelsesmedlemmernes indtræden og udtræden af bestyrelsen. Møderne skal rammesættes således, at man med sikkerhed ved, hvem der har adgang til møderne, og at regler for beslutningsdygtighed og regler vedrørende habilitet og tavshedspligt kendes. Hvordan, hvornår og hvor tit og af hvem der indkaldes til bestyrelsesmøder skal være på plads, ligesom regler for dagsorden og referat skal være tydelige. Skolens generalforsamling er det øverste organ for skolens virksomhed. I tidsrummet mellem generalforsamlingerne er det bestyrelsen, der har ansvaret for skolens drift, men på generalforsamlingen mødes forældrekredsen, eksterne repræsentanter, skolekreds o.lign. og har direkte valg til bestyrelsen. Generalforsamlingen har dermed den øverste parlamentariske kontrol med skolen. Det kan sammenlignes med en generalforsamling i almindelige virksomheder. 6
Det er den siddende bestyrelses ansvar, at der indkaldes til og afholdes generalforsamling i henhold til skolens vedtægt. Frie skoler kaldes i flæng for privatskoler, friskoler, private gymnasier, lilleskoler m.v. Trods de forskellige betegnelser er der overordnet set tale om det samme koncept: En selvejende institution, der driver skole inden for de rammer, der beskrives i Lov om friskoler og private grundskoler og Lov om private gymnasieskoler, studenterkurser og HF kurser. Der er altså tale om skoleformer som er et alternativ til folkeskolen og de offentlige gymnasier. Dette alternativ rummer en bred palette af skoleformer og undervisningstilbud. I Danmark har vi ikke skolepligt, men undervisningspligt. Det betyder, at skolen eller forældrene altid skal kunne godtgøre, at børnene bliver undervist. Når børnene bliver indskrevet på en privat skole, tager skolen ansvaret for undervisningen af børnene. En privat skole må i modsætning til en folkeskole gerne drives ud fra bestemte værdier. Det kan fx være et religiøst, politisk eller pædagogisk værdigrundlag. Bestyrelsens ansvar og kompetence kan til dels sammenlignes med bestyrelser i erhvervslivet eller kommunalbestyrelsens ansvar ift. Folkeskolen. Bestyrelsen ansætter og afskediger skolens leder, som varetager den daglige drift af skolens virksomhed. Bestyrelsen har ligeledes den formelle kompetence til at ansætte skolens øvrige personale. Denne kompetence er dog ofte uddelegeret eller delt med skolens daglige ledelse ved ansættelse af lærere, pædagoger, tekniske og administrative medarbejdere. Private skoler er underlagt en række lovgivningsmæssige bestemmelser og retningslinjer. En forudsætning for at skolen kan modtage tilskud fra staten er, at disse forskellige bestemmelser følges og overholdes. På Undervisningsministeriets hjemmeside kan de gældende love, bekendtgørelser og vejledninger findes. Lovgrundlaget for private grundskoler kan du ses her, og for private gymnasier m.fl. her. 7
Vedtægter En privat skole og et privat gymnasium skal altid have en gyldig vedtægt, der beskriver de vilkår, der gælder for skolens virksomhed. I vedtægten fastlægges skolens egenart og grundlæggende værdier. Og det er ligeledes i vedtægten, at procedure for valg til bestyrelsen, skolens generalforsamling m.m. er fastlagt. Det er bestyrelsens ansvar at skolens vedtægt er gyldig og i overensstemmelse med bl.a. Bekendtgørelse om vedtægter for friskoler og private grundskoler og Bekendtgørelse om vedtægter for private gymnasieskoler, studenterkurser og kurser til højere forberedelseseksamen Vedtægter for frie skoler og gymnasier Alle nyoprettede frie grundskoler og gymnasier skal i henhold til loven være selvejende institutioner med vedtægter, der er godkendt af Undervisningsministeriet. Skolens første vedtægt skal således godkendes af Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen i Undervisningsministeriet, inden den er gældende. Skoler, der har godkendte vedtægter, kan ændre disse, uden at det kræver Undervisningsministeriets godkendelse. Dette gælder uanset at der i skolens vedtægter står, at en ændring af skolens vedtægt skal godkendes af Undervisningsministeriet. Dog skal ministeriet godkende skoler der sammenlægges, eller når en privat grundskole tilknytter en gymnasieafdeling. Vedtægter for private gymnasier: Bekendtgørelse om vedtægter for private gymnasieskoler, studenterkurser og kurser til højere forberedelseseksamen (hf-kurser) Vedtægter for frie grundskoler: Bekendtgørelse om vedtægter for friskoler og private grundskoler Undervisningsministeriet, Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen, har godkendt et forslag til standardvedtægt for frie grundskoler. På foreningens hjemmesiden kan du finde Standardvedtægt for forældrestyret privat grundskole. Vi anbefaler, at du kontakter sekretariatet for rådgivning ifm. oprettelse og ændringer af skolens vedtægten. 8
En privat skole skal, som fri selvejende undervisningsinstitution, have til formål at drive skole bl.a. iht. de bestemmelser der gælder i hhv. Lov om friskoler og private grundskoler og Lov om private gymnasier, studenterkurser og HF kurser m.v. Det betyder bl.a. at der skal tilbydes undervisning fra en række bestemte klassetrin og, at der skal undervises indenfor en række bestemte fagområder. For grundskolens vedkommende skal undervisningen som minimum stå mål med den undervisning der gives i Folkeskolen. Staten fastsætter altså en række rammer og indholdskrav for privatskolen. Men derudover er det op til skolen selv, at definere hvordan undervisningen skal foregå, om det skal ske ud fra særlige pædagogiske eller ideologiske hensyn, eller om skolens formål og virke i øvrigt skal ske under hensyntagen til særlige ideer eller opfattelser. Skolens vedtægt har som regel en egentlig formålsparagraf, der kan definere skolens egenart eller pædagogiske opfattelse. Men det er bestyrelsens ansvar, at denne formålsparagraf efterleves, udvikles og i det hele taget virker i skolens dagligdag. Elevernes forældre ved grundskoler er et vigtigt aktiv for skolens virke og udvikling. De er såvel kunder som en slags aktionærer ved skolen. Bestyrelsen skal sikre en fornuftigt kommunikation mellem skolen og forældre, og sikre at såvel ledelse som ansatte har ressourcer og fora, hvor dialogen mellem skolen og hjemmene kan plejes. Bestyrelsen skal i den forbindelse huske, at de nok er valgt af forældrene, men ikke er tænkt som en forældrebestyrelse, der skal varetage særskilte forældreinteresser. Bestyrelsen skal varetage skolens overordnede og langsigtede interesser og bør derfor have et armslængdeprincip ift. forældrekredsen. Den almindelige og daglige skolevirksomhed foregår imellem skolens ledelse og ansatte samt forældrene. Men da bestyrelsens medlemmer også er forældre, har de også god mulighed for at lade inspiration og tendenser fra forældrekredsen komme ledelsen til gode i arbejdet. Et af privatskolens væsentligste aktiver men også udfordringer er bygningsmassen. Langt størstedelen af privatskolerne ejer deres egne bygninger hvilket såvel økonomisk som 9
planlægningsmæssigt ofte er en fordel. Men bygninger kræver også vedligehold, og der er ofte væsentlige udgifter forbundet hermed. Det er bestyrelsens ansvar, at skolens bygninger og ejendom er underlagt en langsigtet og fornuftig plan for vedligehold og renovering, samt at der ligeledes er den behørige forsikring af ejendom. I henhold til lovgivningen er det bestyrelsen, der har kompetencen til at ansætte og afskedige personale. Allervigtigst er, at det er bestyrelsen, der ansætter og afskediger skolens leder. Derudover skal bestyrelsen i samarbejde med lederen sikre at skolen har de medarbejdere der efterspørges, at disse har de fornødne kvalifikationer, og at skolen som arbejdsplads også efterspørges af både de nuværende medarbejdere samt kommende stillingsansøgere. Det er skolens leder, der forestår den daglige personaleledelse, og bestyrelsen skal ikke involvere sig i almindelige personalesager eller forhold. Men det er bestyrelsens opgave at have fokus på det overordnede personaleansvar, hvilket bl.a. kan gøres ved at interessere sig for skolens overordnede sygefravær, arbejdspladsvurdering (APV), ledelsens konklusioner fra medarbejderudviklingssamtaler m.m. I kraft af disse kan bestyrelse og ledelse være i dialog om skolens generelle personaleudvikling og ressourcefordeling. Skolens bestyrelse bør sikre, at skolen har en strategiplan, der både sigter på de nærmeste år, men også rækker lidt længere ud i fremtiden. Strategiplanen skal omhandle skolens overordnede virksomhed og udvikling, ift. skolens egentlige formål, samt de udfordringer og muligheder der eksisterer netop nu. En strategiplan udarbejdes i tæt samarbejde med skolens ledelse og kan indeholde en række områder såsom; økonomi, bygninger, personale, undervisning m.m. Skolens undervisning skal følge den relevante lovgivning, og leve op til de mål og krav som stilles her. Bestyrelsen forventes ikke at kende til faglige mål i dansk, engelsk, matematik og øvrige fag. Men bestyrelsen skal sikre, at skolens ledelse og lærere har de ressourcer og kompetencer, der skal til for at opfylde såvel lovgivningens bestemmelser som forældres og elevers forventninger. 10
Bestyrelsen kan konkret forholde sig til skolens lektionstimetal på de forskellige årgange, fagområder, undervisningsmoduler, fagspecifikke uddannelsesplaner for ansattes efter- og videreuddannelse o.lign. Bestyrelsen skal ligeledes sikre, at lovgivningens krav om specialundervisning overholdes således, at elever med særlige behov får den nødvendige støtte og undervisning. Det er skolens leder der har det daglige ansvar for undervisning, pædagogik mm. Ved private gymnasier er det dog bestyrelsen der skal godkende de udbudte studieretninger. Én af de allervigtigste opgaver og kompetencer for bestyrelsen er løbende at monitorere og prioritere skolens økonomi. Det vigtigste redskab i den sammenhæng er budgetlægning. I samarbejde med skolens ledelse og administration skal bestyrelsen udarbejde budgetter. Det kommende års budget er selvfølgelig vigtigt, men der bør også udarbejdes budgetter for f.eks. de kommende tre år, der baserer sig på den økonomi eller forventning, skolen har pt. Herved kan bestyrelsen se tendenser for fremtiden, herunder om der er et vigende elevtal, lønstigninger eller lignende, som på få år kan have stor indflydelse på skolens økonomi, og som måske allerede nu skal forudses og adresseres. Bestyrelsen skal ved de almindelige bestyrelsesmøder løbende modtage økonomisk overblik over skolens budgetudvikling, afvigelser mm. Mange skoler har aktiviteter og tilbud som retter sig udover selve undervisningen. De fleste grundskoler har en skolefritidsordning, og flere og flere skoler opretter egentlige børnehaver. Hertil kommer musikskoler, skakklubber, idrætstilbud udenfor undervisningen osv. Bestyrelsen ved privatskolen er lidt afhængig af den konkrete konstruktion også bestyrelse, og dermed øverste ansvarlige, for disse tilbud, og skal sikre den lovformelige og ansvarlige drift af disse. 11