side nr. 3 Referat af repræsentantskabsmøde 21. juni 2012 Mødet blev afholdt i boligorganisationens mødelokale, Frydenlunds Allé 8, 8210 Aarhus V. Indkaldelse af 22. maj 2012 samt revideret dagsorden af 13. juni 2012 indgår i forhandlingsbogen som side 1 og 2. Chris Cully indledte mødet med at byde velkommen til de fremmødte repræsentanter og administrationspersonale. Ad 1 Godkendelse af fremmødte repræsentantskabsmedlemmer Direktør Hans Munk foretog navneopråb. Fra administrationen deltog: Hans Munk, Lars Hamrum (ref.), Henriette Vestergaard, Sanne Madsen, Heidi Hvam, Lene Gaardsted, Jesper Holze, René Braskhøj, Heidi Riis, Jette Thorsgaard, Lis Christensen samt tillidsmand Ib O. Kristensen. Som gæster deltog fra afdeling 46 (uden stemmeret): Line Larsen og Lucy Ladefoged. Som gæst deltog revisor Karsten Jensen, Revisionsinstituttet. Ad 2 Valg af dirigent, referent og godkendelse af forretningsorden Forretningsordenen blev enstemmigt godkendt. Som dirigent valgtes Morten Glud og som dirigentsuppleant valgtes Benny Geer. Som referent valgtes Lars Hamrum. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at mødet var lovligt indvarslet og beslutningsdygtigt. Som stemmeudvalg valgtes: Karsten Jensen, Sanne Madsen og Lene Gaardsted. Ad 3 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det forløbne år. Dirigenten gav herefter ordet til Vicky E. Jensen, som på bestyrelsens vegne fremlagde bestyrelsens årsberetning. Årsberetningen indgår i forhandlingsbogen som side 9 15. side nr. 4
side nr. 4 Vicky afsluttede med at takke afdelingsbestyrelserne, udvalgene, administrationen og den øvrige bestyrelse for et godt samarbejde siden fusionen, herunder formandsskabet sammen med Chris Cully og med Morten Glud som mødeleder til bestyrelsesmøderne, hvilket han fortjener stor ros for. Håber at det gode samarbejde vil fortsætte i den nye bestyrelse, der nu kommer til at bestå af 7 medlemmer. Dirigenten gav herefter ordet til Chris Cully, som opfordrede alle til at holde op med at tænke og tale om Fagbo og StatsBo, der ikke eksisterer længere. Nu er vi AlmenBo Aarhus. Alle medarbejderne i den nye administration arbejder godt sammen. Siden sidste repræsentantskabsmøde har der været styringsdialog med Aarhus Kommune. Der er for lidt henlæggelser i en del afdelinger, det skal der rettes op på. Dyre lån skal hvis muligt laves om til lån i hovedforeningen, hvor afdrag går til henlæggelser i afdelingerne. Chris afsluttede med at takke for 6 gode måneder med godt samarbejde i bestyrelsen og med administrationen. Dirigenten satte herefter bestyrelsens årsberetning til debat. Der var indlæg fra Lisbeth Kjær, afdeling 19: Hvorfor kan afdelingen kun hæve kr. 10.000? Hvad med udskiftning af køkkener? Skal der ikke afholde formandsmøder? Der var indlæg fra Grethe Seierup, afd. 16: Ang. den forestående renoveringssag i Græsvangen. Der var konstateret skimmelsvamp i flere boliger. Afdelingen har haft problemet i mange år, men administrationen har ikke reageret på dette. Chris Cully: Foråret har været meget travlt, der skal nok komme formandsmøder. Bestyrelsen har valgt at man kun må hæve max. kr. 10.000,00. Hans Munk: Ang. udskiftning af køkkener, er proceduren således, at når man har besluttet hvilket standard køkken man vil have i afdelingen, så installeres der et prøvekøkken i en flyttelejlighed, som beboerne kan se. Hvis den enkelte beboer ønsker mere køkken, kan dette kun ske for beboerens egen regning via råderetten. Alle flyttelejligheder skal være med i ordningen, da dette er en betingelse for at få sagen til at hænge sammen økonomisk. Der var indlæg fra Jens Nielsen, afd. 13: Hvad med nye reglementer? Hans Munk: I de tidligere Fagbo afdelinger, hvor man har sammenlagt både husordens- og vedligeholdelsesreglementerne, skal disse opdeles i op til 3 reglementer: side nr. 5
side nr. 5 1. Vedligeholdelsesreglement (A eller B-ordning) = vedtages af repræsentantskabet. 2. Evt. tillæg til vedligeholdelsesreglement = vedtages af afdelingsmødet. 3. Husordensreglement = vedtages af afdelingsmødet. Der er nedsat et udvalg, der arbejder med udarbejdelse af de nye reglementer, der skal bl.a. flyttes nogle bestemmelser om vedligeholdelse fra husorden til vedligeholdelsesreglement. Chris Cully: Det er afdelingsmødet, der beslutter husordensreglerne i afdelingen, herunder hvilke husdyr man må have i afdelingen, ikke organisationsbestyrelsen. Lisbeth Kjær, afd. 19: Vi får ingen informationer og hvorfor kom der ingen fra bestyrelsen til afdelingsmødet i april? Chris Cully: Der skal nok komme mere information og man kan godt få en fra organisationsbestyrelsen til at deltage i afdelingsmødet, hvis man fremsætter ønske om dette i god tid inden mødet. Hans Munk: Vi har anmodet om at visionerne kommer i 2. række. Administrationen skal først finde sig selv og få huset til at fungere. Dirigenten satte herefter bestyrelsens årsberetning til afstemning og denne blev enstemmigt vedtaget. Ad 4 Endelig godkendelse af boligorganisationernes årsregnskaber med tilhørende revisionsberetning, og forelæggelse af budget. Dirigenten gav herefter ordet til Hans Munk, der oplyste, at der er en fejl på side 2 i regnskabet for Fagbo, idet der ikke skal stå overskud men underskud i foreningens driftsresultat. Regnskabet er lavet på Boligkontoret og omhandler kun perioden 1/7 31/12 2011. Man har indfriet gælden ved at træde ud af samarbejdet med Boligkontoret. StatsBo s regnskab udviser et overskud. Tallene er revideret og godkendt og regnskaberne sendes til kommunen i morgen. Årsregnskaberne blev enstemmigt vedtaget. Forelæggelse af budget: Administrationsbidraget ligger ca. på samme niveau som andre boligorganisationer. side nr. 6
side nr. 6 Ad 5 Behandling af indkomne forslag. 1. Der var indgået forslag fra afdelingsbestyrelsen, afdeling 7 om at hver afdeling i AlmenBo Aarhus har/kan have sin egen web-master, der redigerer afdelingens hjemmeside. Chris Cully: Ikke nogen god ide med egen hjemmeside. Bliver måske ikke ajourført, hvis webmasteren fraflytter afdelingen. Erik Jensen, afd. 42: Dejligt nemt at kunne sendes det op til administrationen. Ligner hinanden med en fælles hjemmeside. Anders Berggren, afd. 15: Hvem er juridisk ansvarlig? Opfordrer til at forslaget ikke bliver vedtaget. Dirigenten satte herefter forslaget til afstemning. 2 stemte for resten imod. Forslaget er nedstemt. 2. Forslag fra organisationsbestyrelsen om ændring af vedtægternes 7, stk. 1. Pind 9 ændres fra Valg af revisor til Godkendelse af revisor. Grethe Seierup, afd. 16 gjorde opmærksom på, at if. referat fra ekstraordinært repræsentantskabsmøde, den 10. november 2011 skal vedtægterne endelig godkendes på dette møde. Dirigenten takkede Grethe for korrektionen og forespurgte forsamlingen, om der var nogen, der havde noget imod at hele vedtægten blev sat til afstemning med 2 ændringer om godkendelse af revisor i stedet for valg af revisor. Dette var ikke tilfældet og vedtægterne blev enstemmigt vedtaget. Ad 6 Valg af formand Dirigenten overlod sit hverv til dirigentsuppleant Benny Geer, som forestod punkterne 6, 7 og 8. Dirigenten forespurgte forsamlingen om navne på kandidater til formandsposten. Bestyrelsen foreslog Chris Cully. Der var ikke andre forslag. Chris Cully blev herefter enstemmigt valgt som formand. side nr. 7
side nr. 7 Ad 7 Valg af 6 medlemmer til bestyrelsen Der blev udleveret stemmesedler med 8 navne fortrykt på de nuværende bestyrelsesmedlem, der ønsker at opstille til valget. Dirigenten spurgte forsamlingen om der var andre, der ønskede at opstille eller pege på nogen? Inga Bjerg, afd. 29 stillede op. De opstillede kandidater præsenterede sig efter tur og oplyste om, hvad de ville arbejde for i organisationsbestyrelsen, hvis de blev valgt. Dirigenten oplyste, at der skulle afkrydses 6 navne ellers ville stemmesedlen være ugyldig. Stemmeudvalget indsamlede stemmesedlerne og mødet blev midlertidig udsat mens optælling foregik andet sted. Da optællingen var afsluttet blev mødet genoptaget og dirigenten oplyste, at der var afkrydset 53 stemmesedler samt 1 ugyldig. Vicky E. Jensen fik 49 stemmer og er valgt for 2 år. Irene M. Graver fik 47 stemmer og er valgt for 2 år. Morten Glud fik 46 stemmer og er valgt for 2 år. Lis Fræer Nielsen fik 37 stemmer og er valgt for 1 år. Erling Sørensen fik 33 stemmer og er valgt for 1 år. Børge Skovsende fik 32 stemmer og er valgt for 1 år. Ole Frederiksen fik 27 stemmer og blev ikke valgt. Erik Jensen fik 22 stemmer og blev ikke valgt. Inga Bjerg fik 19 stemmer og blev ikke valgt. Ad 8 Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen Dirigenten forespurgte forsamlingen om hvem der ønskede at stille op som suppleant? Der blev foreslået 2 kandidater: Inga Bjerg, afd. 29 valgtes som 1. suppleant. Arno Düring, afd. 14 valgtes som 2. suppleant. Ad 9 Valg af revisor Revisionsinstituttet godkendtes som revisor. side nr. 8
side nr. 8 Ad 10 Eventuelt Dirigenten gav ordet til formanden, som takkede for valget og ønskede de 6 nyvalgte bestyrelsesmedlemmer tillykke med valget. Peter Michelsen, afd. 14 takkede for de år han havde været med i bestyrelsen og oplyste, at han gerne fortsat vil hjælpe med i sommerhusudvalget, hvis man ønsker dette. Poul Erik Pedersen, afd. 1 ønskede tillykke med det flotte hus. Så frem til samarbejdet i AlmenBo Aarhus og håbede ikke at der vil blive for meget topstyring i den nye organisation. Dirigenten takkede for god ro og orden og afsluttede mødet. Mødet hævet kl. ca. 21.30. Lars Hamrum / Morten Glud referent dirigent side nr. 9