Referat af afdelingsmøde i Afdeling Vestergården 1 Vestergården 1

Transkript

1 boligforeningn 3 B Referat af afdelingsmøde i Afdeling Vestergården 1 Vestergården 1 Mødedato: 29. maj 2013, kl Mødet slut ca. kl Sted: Herlev Skole, Festsalen Deltagere: 37 Fremmødte husstande: 33 Fra 3B: Poul Erik Ottosen, Per Bro og Kim Rasmussen Fra afdelingsbestyrelsen: Næstformand og bestyrelsesmedlem Preben Jensen, kasserer og bestyrelsesmedlem Per Nielsen, bestyrelsesmedlem Sven Fabian, bestyrelsesmedlem Ivanka Krncevic, bestyrelsessuppleant og webmaster Dennis Gravenhorst, bestyrelsessuppleant og sekretær Birte Referat sendt ud den 14. juni 2013 Rasmussen. 1. Valg af dirigent Da formand Søren Petersen var fraværende på grund af sygdom, bød Birte Rasmussen velkommen og foreslog Dennis Gravenhorst som dirigent. Dennis Gravenhorst blev valgt uden modkandidater. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at mødet var lovligt indvarslet i overensstemmelse med Boligforeningens vedtægter. 2. Fastlæggelse af forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingsbestyrelsen havde indstillet, at forretningsordenen, der var vedtaget på det ordinære afdelingsmøde den 11. maj 2011, også fandt anvendelse på nærværende afdelingsmøde. Det blev godkendt af forsamlingen. 3. Valg af 3 stemmeoptællere Morten Basbøll, Lillian Christiansen og Leif Jørgensen blev valgt. 4. Afdelingsbestyrelsens fremlæggelse af årsberetning Dirigenten gav ordet til Birte Rasmussen, der fremlagde beretningen med de højdepunkter, der havde været siden sidste afdelingsmøde; blandt andet om solceller til afdelingen, der desværre er kulsejlet indtil videre på grund af regeringsvedtagelse, som gør det urentabelt; reparation af boligforeningens cirkulationssystem til vandet; mangelliste fra facaderenoveringsprojektet og byggeregnskabet derfra; om hjemmesiden; samt om årets konference i 3B. Der var forskellige indlæg til beretningen især omkring 1

2 kommunikation mellem bestyrelsen og beboerne. Senere fremkom spørgsmål, der også henhørte under beretningen, vedrørende manglende trappelys, indbrud i lejlighederne samt manglende dørtelefoner i denne forbindelse. På samme måde kunne Per Bro senere tilføje til bestyrelsens beretning om solceller til afdelingen, at man i BYG er i færd med at forberede udbud til etablering af solceller i alle 3B s afdelinger på favorable vilkår, ikke kun til fælles el, men også til de private boliger. Når undersøgelserne er overstået og projektet er udarbejdet, vil det blive forelagt de enkelte afdelinger. Da Vestergården 1 allerede har vedtaget at ville foretage de indledende skridt til etablering af solceller, er det ikke nødvendig med en fornyet afstemning herom. Såfremt projektet og det tilhørende regnskab ikke falder sammen med det kommende budgetmøde i september, vil afdelingen indkalde til et ekstraordinært møde, når tiden kommer. 5. Afdelingens regnskab for tiden fremlægges til godkendelse På vegne af fraværende, sygemeldte driftschef Annette Rasmussen, fremlage driftschef Poul Erik Ottosen, via Power Point, afdelingens regnskab for 2012, der fremviste et underskud på kr Underskuddet skyldes nogle forskellige forhold: Primært skyldes det, at renteindtægterne var forkert beregnet i budgettet. Herudover var afskrivningerne på forbedringsarbejderne på køkkener ikke budgetteret, mens den individuelle lejeforhøjelse var indregnet. Der var ikke tilstrækkelige henlæggelser til at dække forbrug på tab ved fraflytninger. Opkrævning til energimærkning for 2011 var først opkrævet i 2012 og var derfor ikke indregnet i budgettet. Derudover er der driftsført udgifter til byggesag vedrørende facaderenovering under korrektioner vedrørende tidligere år. Fremlæggelsen af det underskudsgivende regnskab gav anledning til en del debat. Især var det svært at forstå, hvorfor de store afvigelser ikke var blevet opdaget, så budgettet kunne være blevet korrigeret månedsvis. 16 stemte for regnskabet 28 stemte imod regnskabet 4 stemte blank Regnskabet blev ikke vedtaget og vil herefter blive overgivet til organisationsbestyrelsen, som vil tage stilling til det. Da det under diskussionen omkring beretningen var blevet præciseret, at byggeregnskabet for facaderenoveringen tidligere var vedtaget, og at det alene var dokumentation for 2

3 overskridelsen i regnskabet, der mangler godkendelse, bad Per Bro om udsættelse for gennemgang heraf til budgetmødet i september. Det indvilligede forsamlingen i. 6. Indkomne forslag Forslag 1 Indsendt af afdelingsbestyrelsen: Forslag om godkendelse af byggeregnskab. På vegne af afdelingen stiller Boligforeningen forslag om, at efter gennemførelse af projektet med facaderenovering, belægninger og kloak m.m. godkendes det, at der er et yderligere lånebehov, idet det efter udarbejdelse af byggeregnskabet viser sig, at lånebehovet er øget fra kr til kr Afdelingsbestyrelsen trak forslaget, der i stedet vil blive fremlagt på budgetmødet i efteråret Forslag 2 Indsendt af afdelingsbestyrelsen: Forslag om godkendelse af yderligere lånebehov for køkkenmodernisering. På vegne af afdelingen stiller Boligforeningen forslag om, at der optages yderligere lån til en forlængelse af den eksisterende ordning med køkkenmodernisering. Lånebehov er kr til udskiftning af maximalt yderligere 10 køkkener i 2013 flyttelejligheder. 48 stemte for forslaget 2 stemte imod forslaget Forslaget blev vedtaget. Forslag 3 Indsendt af 3B til indføjelse i afdelingens husorden Forslag om opbevaring af gasflasker og gasdåser. Lovgivningen påbyder, at det ikke er lovligt at opbevare gasflasker og gasdåser i pulterrum, uanset om det befinder sig i kælderen, i parterreetagen, på loftet eller inde i din bolig. Gasflasker og gasdåser skal stå i et aflåst skur i det fri eller i et fællesrum placeret over terræn og have mindst ét oplukkeligt vindue eller én dør til det fri og er opmærket med gul advarselstrekant. Gasflasker skal opbevares stående ellers virker sikkerhedsventilen ikke, og ventilerne skal være lukkede, når gasflaskerne ikke er i brug. 3

4 Lovgivningen skal efterkommes. I tvivlstilfælde kan man rette henvendelse til ejendomskontoret. 51 stemte for forslaget Ingen stemte imod Forslaget blev vedtaget. 7. Valg af formand for 2 år Formand Søren Petersen ønskede ikke genvalg. Næstformand Preben Jensen opstillede som ny formand. Preben Jensen blev valgt med akklamation. 8. Valg af 2 medlemmer til afdelingsbestyrelsen for 2 år Bestyrelsesmedlemmerne Per Nielsen og Ivanka Krncevik ønskede ikke genvalg. Bestyrelsessuppleanter Dennis Gravenhorst og Birte Rasmussen opstillede som bestyrelsesmedlemmer. Begge blev valgt med akklamation. Idet Preben Jensen var blevet valgt som ny formand, og dermed udtrådt af sin post som bestyrelsesmedlem 1 år før tid, opstillede Morten Basbøll som bestyrelsesmedlem for 1 år. Morten Basbøll blev valgt med akklamation. 9. Valg af 2 suppleanter for 1 år Idet Dennis Gravenhorst og Birte Rasmussen var blevet valgt som nye bestyrelsesmedlemmer, var suppleantposterne ledige. Der var ingen, som ønskede at opstille som bestyrelsessuppleanter, og posterne er derfor vakante. 10. Valg til repræsentantskabet Afdelingsbestyrelsen indstillede, at afdelingsmødet gav afdelingsbestyrelsen mandat til at repræsentere sig ved det kommende repræsentantskabsmøde. 47 stemte for Ingen stemte imod Afdelingsbestyrelsens indstilling blev vedtaget. 11. Eventuelt Det blev fremhævet, at indbrud var et stigende problem i afdelingen, og en beboer henstillede til, at et kommende afdelingsmøde ikke bare afviste opsætning af dørtelefoner. En anden beboer forklarede, at man mente, at dørtelefoner udgjorde en falsk tryghed, og at forslag om dørtelefoner har været oppe på mødet 2-3 gange før, hvor det af denne årsag var blevet afvist. 4

5 5