Udbud af industrielle og medicinske gasser samt specialgasser 1 Spørgsmål & Svar Udbud af industrielle og medicinske gasser samt specialgasser 10/13761 Udbyder har modtaget nedenstående spørgsmål vedr. udbudsmaterialet. Spørgsmålene, der er anonymiseret, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. Nye spørgsmål er markeret med rød og står nederst. Spørgsmål modtaget i perioden 7/2/2011 14/3/2011 Nr. Spørgsmål Svar 1 P.1.13 Hvilken form skal bud afgives I elektronisk/papir! Tilbudet skal afgives elektronisk i henhold til kravene i pkt. 1.14 i Udbudsbetingelserne, Vær opmærksom på hvad der skal PDFés og hvad der skal afleveres i Excel eller Word format. Hvis elektronisk medsendelse af eventuelt brochuremateriale ikke er mulig, bedes der medsendt brochurematerialer i papirform mærket 'Brochuremateriale vedr. industrielle og medicinske gasser samt specialgasser'. 2 Teknisk kapacitet. Hvad menes? er det service på anlæg og installationer eller er der øvrige forhold vi skal være opmærksomme på! Med teknisk kapacitet menes, at Tilbudsgiver gennem de oplysninger/dokumentation som kræves i henhold til pkt. 1.11.3 Teknisk kapacitet i Udbudsbetingelserne, skal sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har den nødvendige tekniske kapacitet til at udføre opgaven. Vedr. punktet (under Teknisk kapacitet i Udbudsbetingelserne : Hvis Tilbudsgiver vedr. den tekniske kapacitet anvender underleverandør/er til brug for opfyldelse af hele eller dele af de i udbudsmaterialet og kontrakten opstillede krav, skal Tilbudsgiver sandsynliggøre overfor ordregiver at denne/disse underleverandør/er har givet tilsagn om at stille de fornødne ressourcer til rådighed. 3 Aftalens karakter Der agtes at indgåes aftale med en leverandør hvad med produkter uden for bilag 2 Evt. anskaffelse af produkter der ikke specifikt er nævnt i udbudets Kontraktbilag 2 (tilbudsbilaget) vil blive anskaffet løbende i det omfang der måtte være behov. 4 Installationer
Udbud af industrielle og medicinske gasser samt specialgasser 2 Spørgsmål til: Kontraktbilag 1 / Kravspecifikation 1 Generelle krav 1.3 Spørgsmål: Er det på gas eller installationer der skal være Betjenings- og brugervejledninger samt leverandørbrugsanvisninger.? 5 6 1.7 Spørgsmål: Vi antager at der med kryobeholder menes tankanlæg. Da kryobeholdere er underlagt ADR- reglerne, da det er en transportabel beholder. Hvis det drejer sig om tankanlæg bør I være opmærksom på at Beredskabsstyrelsens bekendtgørelse Nr. 1444 trådte i kraft 17. december 2010. 1.12 Spørgsmål: bedes definere: Tankanlæg Cryobeholder Det er korrekt antaget at de i pkt. 1.7 nævnte cryobeholdere er at opfatte som tankanlæg. I Kontraktbilag 2 (tilbudsbilaget) positionsnummer 77 er nævnt døgnleje af cryobeholdere og her menes en transportabel beholder. Tankanlæg = fastmonteret beholder Cryobeholder = transportabel beholder 7 8 9 1.15 Spørgsmål: Hvilke myndighedskrav fra hvilke myndigheder? 1.16 Spørgsmål: Hvilke lovkrav? 2 Levering 2.4 Spørgsmål: Er det inklusive back-up nødbatterier? er det i forhold til det gennemsnitlige forbrug? Her tænkes på de myndighedskrav som stilles til Leverandører af de i Kontraktbilag 2 omfattede produkter eksempelvis Beredskabsstyrelsens bekendtgørelse Nr. 1444 trådte i kraft 17. december 2010. Her menes danske og EU mæssige lovkrav som måtte stilles til Leverandører af Medicinske og Industrielle gasser samt specialgasser. Eksempelvis Lægemiddelsloven, Arbejdstilsynets regler og lignende. Det er eksklusiv back-up nødbatterier og i forhold til det gennemsnitlige forbrug. 10 3 Service 3.1 Spørgsmål: Når der står risikoanalyse af synlige forsyningsrøranlæg og nødforsyning, er det frem til brugsstedets egen reduktionsstation/-ventil, som beskrevet i pkt. 1.18? 11 3.6 Spørgsmål: Hvad dækker relevant uddannelse, og hvem er brugere samt personale? Det er frem til brugsstedets egen reduktionsstation/- ventil. Se Udkast til Kontrakt pkt. 5.3.1 samt 5.4. (pkt. 5.4 - Se rettelsesblad nr. 2 af 18 marts 2011).
Udbud af industrielle og medicinske gasser samt specialgasser 3 Med brugerne og personalet menes de tekniske afdelinger på institutionerne samt servicepersonale, som dagligt arbejder med de udbudte produkter. 12 4 Flaskeregistreringssystem 4.3 Oplysninger der er påkrævet i relation til indberetning til Lægemiddelstyrelsen jf. lægemiddelloven 39. Spørgsmål: Henvises der her til bekendtgørelse om gasser til medicinsk brug (nr. 1318 af 27/11/2007) Indberetning af omsætning m.v. 24. Detailforhandleren og apoteker skal månedsvis indsende oplysninger i maskinlæsbar stand til lægemiddelstyrelsen om omsætning m.v. af gasser til medicinsk brug jf. bekendtgørelse om indberetning af oplysninger om omsætning m.v. af lægemidler m.v.? Hvis der gør det bedes skærpe opmærksomheden på at denne paragraf er ændret til: Indberetning af leverede mængder 24. Indehaver af en markedsføringstilladelse til en gas til medicinsk brug skal månedsvis inden d. 15. i den efterfølgende måned indsende oplysninger i en digital læsbar fil til lægemiddelstyrelsen om levering af gasser til medicinsk brug jf. bilag 3. Hvilket vil sige at det er gas leverandøren (indehaveren) der fremover skal indberette til lægemiddelstyrelsen, hvilket gør dette mindstekrav overflødig i forhold til flaskeregistreringssystem. 13 Spørgsmål til: Udkast Kontrakt om levering af industrielle og medicinske gasser samt specialgasser mellem og XX 1. Kontraktens Parter og kontraktgrundlag 1.3. Definitioner 1.3.1. Institution Spørgsmål: Der henvises til Fejl Henvisningskilde ikke fundet. Hvad skal der stå der? 14 2. Kontraktperiode 2.1. Kontraktperiode / ikrafttrædelse 2.1.1. Spørgsmål: Træder kontrakten i kraft den 01.05.2011, eller træder den i kraft 01.07.2011 jf. udbudsbetingelser pkt. 1.7 Tidsplan Forventet driftstart 01.07.2011? Se rettelsesblad nr. 2 af 18 marts 2011. Der henvises til Kontraktbilag 3 - institutionsadresser Se rettelsesblad nr. 1 af 11. marts 2011. Det forventes at der underskrives kontrakt primo maj. Datoerne i UDKAST til Kontrakt er foreløbige datoer. 01.08.2011 (se rettelsesblad nr. 1 af 11. marts 2011) er forventet driftstart, altså hvor opstilling/montering af tankanlæg samt eksisterende flaskebatterier skal være tilende-
Udbud af industrielle og medicinske gasser samt specialgasser 4 bragt. 15 3. Kontraktens omfang 3.1. Omfang 3.1.1. Spørgsmål: Der henvises til kontraktbilag 1 er det bilag 2 der menes? 16 5. Leverandørens service og support mv. 5.1.1. Spørgsmål: Menes der med sikker brug, fysisk håndtering af flaske og ventil? 5.2.1. Spørgsmål: Gælder dette pkt. udelukkende medicinske gasser? Ja, dette er korrekt Der menes samtlige produkter som fremgår af Kontraktbilag 2. 17 5.4. Uddannelse, kurser, udvikling mv. Spørgsmål: Det ønskes præciseres i teksten at det kun er ydelser leverandøren tilbyder. Kravet kan ikke imødekommes. Menes der ikke kontraktbilag 2? 18 Pris 6.1. Pris 6.1.2. Spørgsmål: Service og support etc beskriv venligst hvad der menes med dette. 19 9 Leveringsbetingelser og logistiske forhold 9.4. Ordreafgivelse og leveringstid 9.4.4. Spørgsmål: Medicinsk gas er lægemiddel, og må derfor ikke genudleveres af producenter/distributør derfor kan produktet ikke krediteres. Der anmodes om at punktet omformuleres. Se Udkast Kontrakt pkt. 5.1.1-5.1.3 og ligeledes Kontraktbilag1/Kravspecifikationen Pkt.3.1 3.7. Se rettelsesblad nr. 2 af 18 marts 2011. Kunden har ved fejlbestilling/fejllevering af ikke medicinske gasser ret til at levere leverancen tilbage til Leverandøren, hvis produkt og emballage er intakt. Tilbageleveringen aftales konkret. De tilbageleverede varer krediteres Kunden senest 5 dage efter, at returvaren er overdraget til Leverandøren. Kunden har ved fejllevering af medicinske gasser ret til at levere leverancen tilbage til Leverandøren, hvis produkt og emballage er intakt. Tilbageleveringen aftales konkret. De tilbageleverede varer krediteres Kunden senest 5 dage efter, at returvaren er overdraget til Leverandøren. 20 9.7. Varemodtagelse og reklamationsfrist 9.7.1. Hvis levering af specielle årsager skal foregå udenfor normal arbejdstid skal dette ske
Udbud af industrielle og medicinske gasser samt specialgasser 5 Spørgsmål: Hvordan forestiller sig at kvittering for modtaget produkter, skal foregå ved levering uden for normal arbejdstid? 21 10. Statistik 10.1.1. Spørgsmål: Den konkrete udformning af statistikken skal baseres på baggrund af kundens ønske Dette bør formuleres således at statistikken udformes af kunden og leverandøren i fællesskab? 22 Spørgsmål til: Kontraktbilag 2 Tilbudsbilag (prisbilag), Sagsnr. 10/13761 Pos. nr. 68 Spørgsmål: Lattergas med. m/pin.index 4 l fl. Ønskes erstattes med Pos. nr. 45 Lattergas med. 10 l fl. Kan dette lade sig gøre? 23 Spørgsmål til: Sagsnr. 10/13761 UD- BUDSBETINGELSER Offentlige udbud Indkøb af Industrielle og medicinske gasser samt specialgasser Til region Syddanmark 1 UDBUDSBETINGELSER 1.11.2 Økonomisk og finansiel kapacitet Spørgsmål: Der bedes præciseres hvor gammel en soliditetserklæring må være? 24 1.14 Aflevering af tilbud Spørgsmål: Det underskrevne originaleksemplar, skal det være elektronisk eller papirform? 25 Spørgsmål til Kontraktbilag 2 Tilbudsbilag version 1[1] (prisbilag): Position 3, Kolonne H: Oplys om det tilbudte produkt er en standardvarer Spørgsmål: Hvad menes der med standardvare? med forudgående kontakt til det enkelte leveringssted her kan så aftales hvorledes levering udenfor normal arbejdstid kan foregå. Formuleringen fastholdes. I Udbudsbetingelserne under pkt. 1.11.2 Økonomisk og finansiel kapacitet står anført at Soliditets erklæring skal være udstedt senest 6 måneder før tilbudsfristen for udbudet. Den må altså max være 6 måneder gammel på dagen for tilbudsafgivningen (d. 01.04.2011). Se svar på spørgsmål 1 Med standardvare menes at varen er på lager / skal ikke specialfremstilles ved ordreafgivelse. 26 Position 11: Oxygen med. 5 l fl. composite Spørgsmål: Menes der letvægtsflasker? Der menes compositeflasker, som vi opfatter under begrebet letvægtsflasker. 27 Position 28: Carbondioxid 20 kg. flaske m/bøjle Spørgsmål: Hvad menes der med m/bøjle? Her menes en sikkerheds- /beskyttelsesbøjle som er monteret på toppen af flasken for at beskytte ventilen. 28 Position 73: Brugsret pr. flaske, pr. år En brugsret er hvor køber, i et defineret
Udbud af industrielle og medicinske gasser samt specialgasser 6 Spørgsmål: Hvad menes der med brugsret pr. flaske, pr. år? tidsrum, forpligter sig til at leje et antal flasker. Kontrakthaver ejer flasken og er ansvarlig for al vedligehold, service mv. og afholder alle udgifter forbundet hermed. Der skal altså afgives en pris på brugsret pr. flaske, pr. år 29 Position 89: Brugsret pr. batteri af 12 flasker, pr. år Spørgsmål: Hvad menes der med brugsret pr. batteri af 12 flasker, pr. år? Se svar på spørgsmål 28 Med batteri af 12 flasker menes at det er 12 flasker, som er sammenkoblet. Der skal altså afgives en pris på brugsret pr. flaskebatteri, pr. år. 30 Vedr. forbrug af flydende oxygen pr. location/tankanlæg Spørgsmål: Hvad er det faktiske, årlige forbrug pr. location/tankanlæg? Se hjemmesiden: Excel ark forbrug detail- levering bulk 31 Vedr. forbrug af flydende nitrogen pr. location/tankanlæg Spørgsmål: Hvad er det faktiske, årlige forbrug pr. location/tankanlæg? Se hjemmesiden: Excel ark forbrug detail- levering bulk 32 Iflg. Pkt. 1.14 i udbudsbetingelser skal tilbud afgives i et underskrevet originaleksemplar inkl. alle bilag i pdf-format: Hvad menes med et underskrevet original eksemplar? Er det udbudsbilag 1-4 som ønskes? Med underskrevet original eksemplar menes: Udbudsbetingelser (PDF) Kontraktbilag 1/Kravspecifikationen - underskrevet og udfyldt (PDF) Kontraktbilag 2 (tilbudsbilag) udfyldes elektronisk og vedlægges samme Cd-rom/USBstik i ikke - skrivebeskyttet stand i det oprindelige Word - eller Excel-format. Udbudsbilag 1-4 - underskrevet og udfyldt. (PDF) Rettelsesblad nr. 1 og nr. 2 (PDF) Spørgsmål/svarskema (PDF) Udkast til kontrakt (PDF) Hvis elektronisk medsendelse af eventuelt brochuremateriale ikke er mulig, bedes der medsendt brochuremateriale i papirform. Der henvises i øvrigt til pkt. 1.14 Afleve-
Udbud af industrielle og medicinske gasser samt specialgasser 7 ring af tilbud, i Udbudsbetingelserne. 33 I pkt 2.5.1 i Udbudsbetingelser er det angivet at print af elektroniks udfyldt tilbudsskema kan vedhæftes Menes der en udskrift af tilbudslisten eller en pdf af tilbudslisten? Eller skal der både sendes udskrift og pdf? Det er en fejl Se rettelsesblad nr. 2 af 18 marts 2011 på hjemmesiden. Der henvises i øvrigt til pkt. 1.14 Aflevering af tilbud, i Udbudsbetingelserne. 34 Iflg. pkt 1.1 i kravspecifikationen (kontrakbilag 1) skal vedlægges produktinformation på samtlige tilbudte varer. Er det tilladt også, at vedhæfte information om de ydelser og services som ydes ud over selve gassen, (som foreksempel information om hvordan programmet for registrering og sporbarhed af flasker fungerer)? Ja, der er tilladt. 35 Hvilken dokumentation kræves af os i forbindelse med pkt. 3.1 i Udbudsbilag 2 angående teknisk kapacitet? Er det feks. tilstrækkeligt med et ISO9001 certifikat, eller ønsker i mere detaljeret information om vores tekniske kapacitet i form af organisationsdiagram, bemanding etc.? Det er ikke et krav at der vedlægges dokumentation, men Tilbudsgiver skal beskrive virksomhedens kvalitetsstyringssystem, herunder evt. certificeringer. Dette kan naturligvis understøttes ved af vedlægge evt. certifikater og anden dokumentation. Ovenstående, samt de øvrige krav som stilles i pkt. 1.11.3 i udbudsbetingelserne, skal sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har teknisk kapacitet til at udføre opgaven. 36 Pkt 3.2 udbudsbilag 2: hvad menes med underleveradører? Med underleverandør menes en virksomhed der løser opgaver for Tilbudsgiver i forbindelse med levering af den udbudte ydelse. 37 Kontraktbilag 2- tilbudsbilag: er det et krav der tilbydes præcist tilsvarende flaskestørrelser som angivet i listen? Ja Kan der tilbydes samme produkt (gas) men i en nærliggende flaskestørrelse, f.eks. lattergas i 50 liter flaske i stedet for i 40 l flaske? 38 Kontraktbilag 2, position 48: Hvordan skal blandingsforholdet være i procent? Blandingsforholdet er 5%CO2 resten N2 u. analyse) 39 Kontraktbilag 2, position 53: Hvad skal gassen anvendes til? Gassen anvendes i køkkener i forbindelse med indpakning af madvarer. (vakuumpak-
Udbud af industrielle og medicinske gasser samt specialgasser 8 ning). 40 Kan tankanlæg/tankgårde som de ser ud i dag opstillingsgodkendes efter gældende lovgivning ved installation af ønskede tankstørrelser? Alle nye installationer af de omhandlende tankanlæg kræver ny godkendelse. I forhold til godkendelse af installation/udskiftning af de ønskede tankstørrelser (i henhold til gældende lovgivning), er vores umiddelbare vurdering, at det ikke vil være vanskeligt, at opnå en sådan godkendelse. 41 Hvilket forbrugsmønster er der på LOX, LIN, for hver enkelt tank? Det er vanskeligt at svare på, da det afhænger af forbrugsmønstret - hvilket er afhængigt af patientflow. 42 Er det i den nuværende kontrakt aftalt, hvordan overgang til ny leverandør, kan opfyldes inden for den ønskede tidsramme? Hvordan er denne aftale i givet fald udformet? Ej udformet 43 Udbudsmaterialet: Fastholdes kontraktstart 1/8-2011, jf. dialog på informationsmøde? Kontraktstart forventes primo maj 2011. Driftstart var oprindelig 1/7-2011 men er nu flyttet til 1/8-2011. 44 Udkast til kontrakt: Vil pkt, 15.1.2. træde i kraft jvf. ligeledes med pkt. 2.7 i kravspecifikationen på produkter flasker som ikke kan leveres fra 1/8-2011. Ved kontraktstart etableres en plan mellem kontrakthaver og udbyder for eventuel udskiftning af flaskebeholdning. Overholdes denne plan ikke, vil kontraktens pkt. 15.1.1 og 15.1.2 samt Kravspecifikationens pkt. 2.7 træde i kraft. 45 Udbudsmaterialet: Basisindeks vil blive 2011 Prisregulering - basis nettoprisindekset 1/4 2012 - hvorfor ikke basis 2011- (En forventet evt. stigning skal den indkalkuleres i udgangsprisen pr. d.d.) 46 Udkast til kontrakt: Nettoprisindeks reguleringen foretages kun med 80% - hvorfor? 47 Kontraktbilag 2 priser: Samme flaskeleje (alle størrelser/typer) - Hvad hvis OUH eller andet sygehus ønsker Købers opfattelse er, at en regulering på 80% af prisen dækker alle faste/variable omkostninger i forbindelse med leverancen. Der tages udgangspunkt i de nuværende typer/forbrug, men den anførte pris gælder alle størrelser/typer.
Udbud af industrielle og medicinske gasser samt specialgasser 9 at skifte til anden flasketype (letvægtflasker efter opstart hvor vi har haft købt ind basis nuværende typer/forbrug) Skulle det nævnte eksempel blive en realitet, vil sagen blive taget op til forhandling. 48 Position 11: Oxygen med. 5 l fl. composite Spørgsmål: Kan der også tilbydes en letvægts aluminiums flaske på denne position? Ja, men de skal kunne anvendes på samme måde som compositeflasker og med integreret iltflovmeter og minikobling.