Referat FU4 den 28/05 2015 Rødovre den 31. maj 2015 Til stede: Ikke til stede: Formand: Lars Jacobsen (LJ) Næstformand: Michael Pedersen (MP) Sekretær: Bente Makholm (BM) Kasserer: Leif Makholm (LM) TUR-formand: Lise Mollerup Sørensen (LMS) Seniorleder: Martin Guldager (MG) Ungdomsleder: Pia Madsen (PM) Suppleant for seniorleder: Anni Sørensen (AS) Suppleant: Inge Sambleben (IS) Suppleant: Jan Heilmann (JH) Suppleant for ungdomsleder: Yvonne Nielsen (YN) AFBUD Dagsorden: 1. Valg af mødeleder 2. Godkendelse af dagsorden 3. Opfølgning på sidste møde (FU3) 4. Meddelelser a. DBwF b. KBU 5. Organisatorisk a. Optagelse af bowlingklubben Hygos 2015 b. Fusion mellem BK77 og GVB c. Ny struktur i. Konsekvens af beslutninger på repræsentantskabsmødet vedrørende ny struktur ii. Regional køreplan (forslag fra Michael Pedersen) iii. Oprettelse af forening til administration af KBUs formue ved nedlukning af KBU d. Møderække for den kommende sæson 6. Økonomi a. Budgetkontrol pr. 25/5 2015 7. Senior 8. Ungdom 9. Turnering a. Holdtilmelding 10. Eventuelt Ad. 1 Valg af mødeleder LJ bød velkommen, og bad herefter MP om at lede mødet. Ad. 2 Godkendelse af dagsorden Den fremsendte dagsorden blev godkendt uden tilføjelser. 31-05-2015 12:24/ BM Side 1
Ad. 3 Opfølgning på referat (FU3) Der var ingen opfølgning på referat af FU3. Da referatet ikke er skrevet, kan det ikke godkendes. Ad. 4 Ad. 4a Ad. 4b Meddelelser DBwF LJ har ikke fulgt op på særlig meget, har ikke hørt nyt fra strukturgruppen. Der vil sige, at der absolut intet er sket siden den 9. maj. KBU LJ vi har aftalt et møde med SBwU den 10/6 men det kommer senere. Ad. 5 Organisatorisk Ad. 5a Optagelse af bowlingklubben Hygos 2015 LJ har fremsendt information om den nye bowlingklub. De har fremsendt deres love, som indeholder det som de skal. Vi kan kun godkende at de optages i KBU: LMS fortæller, at hun er blevet kontaktet af dem, da de gerne vil have mulighed for at tilmelde sig til turneringen. LMS tager kontakt til dem i morgen. MP sender en officiel meddelelse om, at de er optaget som klub i KBU (og oplyser om deres klubnummer). Ad. 5b Fusion mellem BK77 og GVB LJ fortæller, at de to klubber på diverse generalforsamlinger har besluttet at fusionere til bowlingklubben GVB77. Det bliver besluttet, at den nye klub overtager klubnummeret 004 fra den af de to klubber der var højst rangeret i turneringen (BK 77). Alle medlemmer i den fusionerede klub skal have nyt medlemskort. LM opfattet ikke at dette er et erstatningskort det er når spillerene mister deres kort. Det vil sige, at de ikke skal betale for at få et nyt medlemskort. Ad. 5c Ny struktur Konsekvens af beslutninger på repræsentantskabsmødet: Der var overvejende enhed om, at det var et godt møde med en god tone. LJ fortæller, at konsekvensen af repræsentantskabsmødet er, at vi får en øst og en 31-05-2015 12:24/ BM Side 2
vest region. Vi kan afholde en ekstraordinær generalforsamling, hvor vi nedlægger unionen, eller vi kan nedlægge unionen på det næste ordinære repræsentantskabsmøde. MG mener, at vi skal lægge op til, at KBU bliver nedlagt pr. 30/6 2016. LJ mener, at vi snarligt skal have lavet et formaliseret samarbejde med Sjælland. Det skal besluttes hvem der skal repræsentere ØST i forbundet pr. 1/1 2016. MG gør opmærksom på, at det ikke er de nuværende bestyrelser for KBU og SBwU der skal vælge den nye bestyrelse. Det er bowlingklubberne der skal stemme om dette. Men vi skal lave en aftale om, hvordan vi kommer videre med denne turnering. Turneringen for denne sæson gennemføres uden ændringer. Både KBU og SBwU færdiggør selvstændigt deres lokale turneringer. Efter lidt diskussion blev der konsensus om, at der skal udarbejdes en køreplan for, hvordan vi får valgt medlemmer til regionsbestyrelsen. Der skal som minimum vælges en formand, en budgetansvarlig og en aktivitetskoordinator men der kan godt vælges flere medlemmer, hvis der er behov for det. Det er ikke en FU beslutning, hvem det skal være. Klubberne må have en frist for at stille de kandidater, som de mener, er bedst egnet til posterne, og så må der være et reelt valg. Region ØST skal vælge deres bestyrelse senest om formiddagen den dag, hvor forbundet afholder deres repræsentantskabsmøde. MG har forstået, at der skal være en person (en formand for Region ØST), der kan indtræde i forbundsbestyrelsen allerede den 1/1 2016. Ser det derfor som en fordel, hvis den nye bestyrelse bliver valgt allerede her i efteråret, så den nye bestyrelse er klar den 1/1 2016. KBUs repræsentantskabsmøde, hvor unionen bliver nedlagt, kan først være efter den 1/1 2016 hvor de nye love er trådt i kraft. Det vil være en god ide, hvis man (KBU, SBwU og alle klubberne) kan finde personer, som vil stille deres kandidatur til rådighed frem til forbundets repræsentantskabsmøde. Regional køreplan: MP har udarbejdet en regional køreplan, som beskriver udvalg, aktiviteter og den turnering som skal danne grundlag for den nye ØST region. Vil gerne have dette materiale godkendt som diskussionsoplæg ved det næste møde mellem KBU og SBwU. AS mener, at man skal være tilbageholdende med at bestemme hvilke aktiviteter der skal være det må være en opgave for den nye aktivitetskoordinator eller de nye aktivitetsteam Der var stor diskussion og meget forskellig holdning til, at der bliver kastet en færdig plan på bordet, men der var enighed om: at de KBU og SBwU aktiviteter der ligger frem til 30/6 2016 skal afholdes som planlagt. at det herefter vil være den nye aktivitetskoordinator der har ansvar for gennemførelse af regionale aktiviteter (aktiviteter som forbundet støtter). 31-05-2015 12:24/ BM Side 3
Herunder ligger de fremtidige ØST mesterskaber, som skal afløse de nuværende KM er og SM er. at der er åbnet mulighed for, at der afvikles lokale aktiviteter. Disse kan arrangeres af de lokale aktivitetsteam, en sammenslutning af klubber eller af enkelte klubber. at lokale aktiviteter der er rettet mod De gamle KBU klubber kan søge om økonomisk støtte i den nye forening der skal forvalte KBUs nuværende formue. MG man kan kun forvente økonomisk støtte til forbundets egne aktiviteter. Derfor vil mange lokale aktiviteter dø, når der ikke længere er økonomi til at afholde dem. LM hvis vi fremover afvikler lokale stævner, så vil det give forbundet en økonomisk gevinst via fordelingsnøglen penge som ikke umiddelbart føres tilbage til aktiviteten. MG mener at OBG fremover kan blive afholdt for den økonomi der er i dag. MG har kontaktet hallerne for at få en billigere baneleje. Det er lagt op som en lokal ØST aktivitet, men det kan også være en privat aktivitet, og så skal pengene ikke ind over forbundet. LJ mener, at budgettet for lokale ØST arrangementer skal godkendes af ØSTudvalget. Større arrangementer skal op i forbundet og godkendes der så vi er sikre på at et eventuelt underskud bliver støttet. Vi er nødsaget til at der kommer penge ud til aktiviteter for den store masse. Det nytter ikke at pengene kun går til eliten. LM mener fortsat, at vi mangler de love og regulativer der har noget med de sportslige aktiviteter at gøre. Der må være regler for aktiviteter der er snittællende. Disse aktiviteter må skulle godkendes et eller andet sted i systemet. MG gør opmærksom på, at de lokale unionsstævner i dag er forhåndsgodkendt. LM mener, at et aktivitetsteam er løst formuleret. Hvis en gruppe finder ud af, at de vil afholde et KM så vil det ikke automatisk være godkendt. Der er behov for mange diskussioner hen over foråret, for at alt falder på plads. Aktivitetsplanen bliver fremover helt anderledes: Den landsdækkende turnering tager forbundet sig af Den lokale turnering tager aktivitetskoordinatoren sig af ØST-mesterskaber tager aktivitetskoordinatoren sig af Lokale stævner kan planlægges hvis der findes plads i aktivitetskalenderen. Et lokalt stævne kan godt afvikles selv om der også planlægges turneringskampe i samme weekend. Der er enighed om, at det er et fint arbejde som MP har lavet, som kan være til inspiration for den nye aktivitetskoordinator. Vi skal ikke låse os fast i hvad vi plejer, der skal være plads til nytænkning. Det bliver vist ikke svært at finde en aktivitetskoordinator i den nye Region ØST. Der er personer både i det nuværende KBU og i det nuværende SBwU, som gerne vil have posten. LMS melder dog klart ud, at hun ikke stille op. 31-05-2015 12:24/ BM Side 4
AS er bekymret for udarbejdelse af aktivitetsplanen for sæsonen 2016/17. Mener at man allerede skal i gang i januar, for at alt kan nå at falde på plads. Mener ikke, at vi skal glemme samarbejdet med de to øvrige unioner (DFBU og FSKBH), da vi ellers risikerer at de booker baner før os. Oprettelse af forening: LM gør opmærksom på, at vi har lovet vores klubber at danne en forening der skal forvalte KBUs formue, når unionen bliver nedlagt. Der skal udarbejdes love Der skal ligge forslag til hvordan bestyrelsen skal sammensættes Der skal indkaldes til stiftende generalforsamling. Der er enighed om, at LM udarbejder et forslag hen over sommeren. Ad. 5d Møderække for den kommende sæson BM har inden mødet fremsendt forslag til møderække for den kommende sæson MG mener ikke, at vi kan undgå at planlægge møder hvor enkelte medlemmer er forhindret. LM mener, at det er vigtigt, at der afholdes et UB3 inden turneringsstart og at der skal afholdes et FU forinden. LMS melder afbud til UB3, men MP lover at tage over med information til kredsformændene om den nye turnering. Nedenstående plan blev herefter vedtaget FU5 Torsdag 30. juli 2015 UB3 Mandag 10. august 2015 FU6 Torsdag 17. september 2015 FU7 Torsdag 29. oktober 2015 UB4 Tirsdag 24. november 2015 FU8 Fredag 4. december 2015 FU1 Torsdag 21. januar 2016 FU2 Torsdag 3. marts 2016 FU3 Torsdag 7. april 2016 FU4 Torsdag 19. maj 2016 Spørgsmål: Kan FU5 ændres til onsdag den 29. juli (ellers afbud fra LM og BM) Ad. 6 Økonomi 31-05-2015 12:24/ BM Side 5
Ad. 6a Budgetkontrol pr. 25/5 2015 LM har inden mødet udsendt en budgetkontrol som generel ser fornuftig ud, men LM havde følgende kommentarer: Bykampen mod Malmø er blevet dyrere end budgetteret på grund af en budgetfejl, samt at stævnet trak ud, så vi måtte have banerne 1 time længere. Unionskamp mod Skåne (ungdom): Her er der modtaget en faktura på bustransport som skal sendes til Sverige, da man i dette arrangement deles om udgifterne. Mangler en liste over debutantnåle som der er udleveret til ungdommen i forbindelse med Unionskampen mod Skåne Restlager af gamle medaljer er afskrevet Årskrus som blev udleveret ved repræsentantskabsmødet blev dyrere end budgetteret. Der er modtaget en opkrævning fra DBwF på ca. kr. 7.500 vedrørende tilskud til bowlingportalen. Beløbet er betalt og udgiftsført på konto for medlemsinformation. IS spørger ind til kørselstilskud til Forbundets repræsentantskabsmøde. LM svarer at det er en sag mellem klub og forbund, men at det er blevet udbetalt. MG spørger ind til, om der i den nye sæson fortsat vil være en afgift til KBU på 10. kr. pr hold ved OBG stævnerne. LM svarer JA for de tre stævner der ligger i efteråret. For stævner i foråret, der må KBU ikke opkræve noget. MG fortæller om en samtale han sammen med LM har haft med Kim T. Andersen omkring forbundets betalingsside og de muligheder der vil være her. Ifølge Kim, så vil man kunne få forbundets betalingsside til at fungere på samme måde som vores egen. Der var lidt diskussion omkring fortolkningen af, hvad der fremover skal ind over forbundet LM mener, at betaling for forbundsarrangementer skal denne vej. MG konkluderer, at betaling for OBG i hele sæson 2015/2016 bliver kørt over KBUs egen betalingsside. MG fortæller videre, at KBK1940 har fået lov til at benytte KBUs betalingsside til deres jubilæumsstævne. Det blev besluttet at vores egen betalingsside skal bibeholdes i sæsonen 2015/16. Herefter må det være op til den nye aktivitetskoordinator, om aftalen skal forlænges. Hvis siden skal bibeholdes, så vil udgiften være kr. 3.500 pr. år. Ad. 7 Senior MG fortæller at KBUs åbningsstævne bliver afholdt på samme måde som det plejer. Spørger ind til fristen for at afmelde baner i Grøndal. LJ fortæller, at fristen for afmelding af baner vil være 14 dage. MG spørger ind til bestilling af medaljer til KM er i den kommende sæson. 31-05-2015 12:24/ BM Side 6
MP lover at sørge for, at de vil være der når de skal bruges. JH fortæller, at KBUs åbningsstævne sidste år var et åbent stævne. Det var derfor forbundet der sendte indbydelse ud til klubberne. MG kan konstaterer, at det ikke står i propositionerne. Der er enighed om, at det skal være et åbent stævne, og MG vil tilrette propositionerne. Ad. 8 Ungdom PM spørger ind til bestilling af medaljer til KM er i den kommende sæson. MP lover at sørge for, at de vil være der når de skal bruges. PM fortæller, at hun har været til ungdomsudvalgsmøde i Odense. Herfra fortælles, at Helle Sørensen trækker sig på grund af problemer med enkelte forældre ved det nylig afholdte DM. Der var en opfordring til, at man gik hjem og fandt en ny kandidat til posten. Derudover var der diskussion omkring betaling af deltagelse i DM. MG spørger ind til antallet af Ranking stævner. PM fortæller at Trekanten arrangerer et nyt stævne. Der var diskussion om, hvor mange stævner man skal deltage i, for at komme i finalen. LM konstaterer, at næsten alle stævner er arrangeret privat. Der er kun KBU der afholder et landsdækkende stævne. MG spørger ind til resultater for ungdomsstævner. Har endnu ikke modtaget dem, og de mangler derfor på bowlingportalen. MG fortæller at han gerne vil håndtere resultatformidlingen af ungdomsturneringen som i år. PM beder MG om at fortsætte med dette. PM fortæller, at der på ungdomsledermødet var stor ros til de fantastiske håndlæder som ungdommen fik som præmie. MG fortæller, at det er FU der har besluttet og betalt dette. IS opfordrer PM til at gøre brug af hendes ungdomsaktivitetsudvalg. MG fortæller, at der i dag er udsendt indbydelse til CYO. Indbydelsen er udleveret til en repræsentant fra Danmarks Bowling Forbunds ungdomsudvalg. Tilmelding skal gå til MG, som gør alt parat inden stævnet. YN står for afholdelse af stævnet. Der er lavet følgende tilføjelse til indbydelsen: Præmiesummen er afhængig af antallet af tilmeldinger, og det bliver oplyst umiddelbart efter tilmeldingsfristen. Det hele er gjort klart, og alt skulle være i orden. Der er allerede begyndt at komme tilmeldinger. Stævnet har tidligere været afholdt med en inddeling efter alder. Dette er nu ændret, så der er en række for puslingespillere, en række for juniorspillere og en række for ynglingespillere osv. Der er fastsat et gebyr på kr. 250,00. Kredsen i Rødovre har besluttet at betale for spillere fra egen kreds. MG opfordrer andre kredse til at gøre det samme. Vi skal have 31-05-2015 12:24/ BM Side 7
så mange spillere fra København med som muligt. PM opfatter, at der generelt er diskussion om, hvorvidt ungdommen skal til at betale lidt mere selv. Ad. 9 Turnering LMS fortæller, at fristen for tilmelding til holdturneringen slutter i nat, og det er derfor uvist hvordan det bliver. Game on har sagt nej til at rykke op i Ligaen. Alle er enig i, at repræsentantskabsbeslutningen om, at 2 division damer skal spilles som 4-mandshold har ødelagt det hele. Der var en del diskussion om de problemer der bliver med op- og nedrykning. LMS opfatter, at man næsten selv kan bestemme hvor man vil spille. Sporvejene har meldt ud, at de flytter deres træning til Glostrup og de skal derfor have nyt medlemsnummer. Det ser ikke ud som om, at der er sket den store ændring i holdtilmeldingen i forhold til sidste år. Der var diskussion om muligheden for at tilmelde kredshold måske ville give en deltagelse af flere spillere. LMS fortæller, at planlægningen af turneringen vil starte i næste uge og 1 uge frem. Man planlægger at sidde i World Cup Hallen, men er i tvivl om muligheden for at komme tidligt ind om morgenen. LMS fortæller kort om det møde der har været afholdt med hallerne, og referatet af dette møde er udsendt til hele FU. Ad. 10 Eventuelt Poul Erik Larsen fra JBU er ved at nedskrive bowlinghistorien i Danmark. I den forbindelse vil han gerne have billeder af vores nåle. Poul Erik har en masse materiale, men mangler enkelte numre af KBUs bowlingblad. LMS fortæller, at turneringsudvalget melder en dato ud for turneringsafslutningen. Sidst skal der lyde en stor tak til Susanne for rigtig dejlig mad. En dejlig måde at starte vores møde Mødet sluttede: 22:31 Referent: Bente Makholm 31-05-2015 12:24/ BM Side 8