Kollektivbyen Grantoften Ballerup almennyttige Boligselskab Referat af konstituerende, torsdag den 4. september 2014 kl. 18.00/19.00 Følgende deltog i mødet: AFDELINGSBESTYRELSEN REFERAT Mødedato: 4. september 2014 Initialer: BKo Dato: 9. september 2014 Afdelingsbestyrelsen: (JF) (Formand) Dennis Sørensen (DS) (Næstformand) (BHJ) John Jacobsen (JJ) Palle Jacobsen (PJ) (BJ) (JJe) (SM) (LP) John Rasmussen (JR) Suppleanter: Ove Rasmussen (OR) (1. suppleant) Dennis Larsen (DL) (2. suppleant) Rasmus Garder (RG) (3. suppleant) Referent: Berit Kornbeck (BKo) Med afbud: René Cromefeldt-Bie (RC) Uden afbud: Dennis Larsen (DL) Ordstyrer: Adresse: Kollektivbyen Grantoften Grantoftens Kontor Baltorpvej 221 2750 Ballerup Telefoniske henvendelser: Mandag onsdag Torsdag Fredag 10.00 12.00 10.00 12.00 10.00 12.00 Personlige henvendelser: Mandag Onsdag Torsdag Fredag 14.00 16.00 14.00 18.00 14.00 15.30 Telefon: Se ovenfor Telefax:
Side 2 Dagsorden: 1. GODKENDELSE AF REFERAT 1.1 Godkendelse af referat af afholdt den 12. august 2014. Der var ingen bemærkninger til referatet. 2. Orientering/meddelelser fra formanden: 2.1 Takkekort Der er modtaget takkekort fra John og Kirsten Jacobsen for gaven i anledning af deres guldbryllup. 2.2 Besøg fra DAB Den 28. august 2014 var der besøg af medarbejderne fra DAB, i alt 4 busser. Under besøget så medarbejderne de opsatte prøver til vores facaderenovering og de udvalgte vinduer blev fremvist. Medarbejderne gik også en tur gennem Legegaden og Jette sagde et par ord. 2.3 Ansættelse af vikar På grund af langtidssygemelding fra en medarbejder, vil der blive ansat en vikar. Jørgen Ginderskov har lovet at undersøge, hvordan vi skal forholde os. 2.4 Det Gode Liv Det Gode Liv i butikken i Grantoftecentret er blevet interviewet af DAB. Dette er der kommet en flot artikel ud af, som foreløbig er bragt på DAB s hjemmeside.
Side 3 2.5 Åbningstider på ejendomskontoret Afdelingsbestyrelsen beder Jørgen Ginderskov om et oplæg til ejendomskontorets åbningstider, som foreslået på afdelingsmødet den 26. august 2014. 2.6 Åbningstider på byggepladskontoret Jørgen Ginderskov oplyser, at byggepladskontoret vil holde åbent mandag til fredag kl. 08.00 09.00 samt torsdag kl. 16.00 18.00. Dette bliver 9 timer ugentlig og udgiften afholdes over byggesagen. Åbningstiderne kan ændres, såfremt der bliver behov herfor. 2.7 Kioskens varelager Der er tilbudt 25.000 kr. for kioskens varelager, men dette er for lidt. John Jacobsen foreslog, at varelageret eventuelt opdeles i varegrupper, der værdisættes. Det blev aftalt, at Kollektivudvalget beslutter, hvad der skal ske med varelageret og meddeler dette afdelingsbestyrelsen. 3. Forretningsudvalget/Formanden indstiller 3.1 Vedtagelse af forretningsordenen for afdelingsbestyrelsen: Forretningsordenen vedlægges indkaldelsen. Forslag til ændringer af forretningsordenen nævnes under dette punkt. Hvis der ingen ændringer foretages, betragtes forretningsordenen som godkendt og underskrives af bestyrelsen på mødet. Der var lang debat, om Informationsudvalget og dets sammensætning. Afdelingsbestyrelsen aftalte, at Informationsudvalget skal underrettes, om de ting der skal offentliggøres, af formændene for udvalgene. Birgit bad Jette sørge for, at Berit og kontoret får adgang til Facebook.
Side 4 Ændringerne i 8 og 9 blev godkendt. Forretningsordenen medtages til underskrift ved næste. 4.0 Valg til afdelingsbestyrelsens funktioner: 4.1 Valg af formand: Jette er valgt til formand af beboerne. Jette er valgt til det ordinære afdelingsmøde i 2016. Se 8 i forretningsordenen. 4.2 Valg af næstformand: Dennis Sørensen er valgt til næstformand af beboerne. Dennis er valgt til det ordinære afdelingsmøde i 2015. Se 9 i forretningsordenen. 4.3 Valg til FU: Formanden og næstformanden indtræder i FU. Se 12 i forretningsordenen. Det er aftalt, at udover formand og næstformand, vælges der yderligere et medlem. Det nuværende forretningsudvalg består af: Dennis Sørensen Formand Næstformand
Side 5 4.4 Valg til byggeteknisk udvalg: Se 13, 14, 15 og 16 i forretningsordenen. Følgende afdelingsbestyrelsesmedlemmer er p.t. medlem af udvalget: John Jacobsen (formand) Palle Jacobsen John Jacobsen (formand) Palle Jacobsen Dennis Sørensen 4.5 Valg til kollektivudvalget Se 13, 14, 15 og 17 i forretningsordenen. Følgende afdelingsbestyrelsesmedlemmer er p.t. medlem af udvalget: John Rasmussen Jette oplyste, at René ønskede medlemskab og ønskede at stille op som formand for Kollektivudvalget. (formand) René Cromefeldt-Bie
Side 6 John Rasmussen Dennis Sørensen 4.6 Valg til miljøudvalget Se 13, 14, 15 og 18 i forretningsordenen. Følgende afdelingsbestyrelsesmedlemmer er p.t. medlem af udvalget: (formand) (formand) 4.7 Valg til informationsudvalget Se 13, 14, 15 og 19 i forretningsordenen. Følgende afdelingsbestyrelsesmedlemmer er p.t. medlem af udvalget: John Rasmussen (formand) John Rasmussen (formand) Dennis Sørensen
Side 7 HUSK! Alle formænd sender løbende og hurtigst muligt information til udvalget. 5.0 Valg til Ballerup almennyttige Boligselskabs repræsentantskab: Afdelingsbestyrelsen har, jf. BAB s vedtægter, 15 stemmer i repræsentantskabet og har tidligere besluttet, at bestyrelsen indgår i repræsentantskabet med afdelingsbestyrelsesmedlemmerne (pt. 11), som tegner de 15 stemmer. Repræsentantskabet består af afdelingsbestyrelsesmedlemmerne i BAB og bestyrelsen (3 medlemmer udpeget af Lindebo, 3 medlemmer udpeget af Dalvænget, 5 medlemmer udpeget af Korngården og 11 medlemmer udpeget af Kollektivbyen Grantoften, 3 medlemmer fra Søtoften, 2 personer fra Ballerup kommune, 2 personer valgt blandt de ansatte og 1 person fra DAB.) Det er afdelingsbestyrelsens medlemmer, der er repræsentantskabets medlemmer. De sidste 4 stemmer er papirstemmer. 6.0 Valg til Ballerup almennyttige Boligselskabs bestyrelse: Afdelingsbestyrelsen har mulighed for at udpege 4 medlemmer til selskabets bestyrelse. På repræsentantskabets møde i maj 2014, blev John Jacobsen og udpeget til selskabets bestyrelse indtil 2016. er udpeget som personlig suppleant for 1 år for. De 4 medlemmer af selskabets bestyrelse ser således ud: Udpeget: Udpeget til: Personlig suppleant blev.: John Jacobsen Udpeget til 2016 Personlig suppleant: Udpeget til 2016 Personlig suppleant: Udpeget til 2015 Personlig suppleant: Udpeget til 2015 Personlig suppleant: Der vælges en personlig suppleant for John Jacobsen og for 1 år. Udpeget: Udpeget til: Personlig suppleant blev.: John Jacobsen Udpeget til 2016 Personlig suppleant: Palle Jacobsen Udpeget til 2016 Personlig suppleant: Udpeget til 2015 Personlig suppleant: Udpeget til 2015 Personlig suppleant: John Rasmussen
Side 8 6.1 Valg til DAB s repræsentantskab: Valg til DAB s repræsentantskab: Grantoften har tidligere udpeget 6 repræsentanter, men i forbindelse med Søtoftens indtræden i selskabet vedtog afdelingsbestyrelsen på det konstituerende møde i januar 2014, at der vælges 5 og at det 6. medlem overgår til Søtoften. Udpeget er: Periode: Suppleanter er: 1 år 1 år John Jacobsen Alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer kan deltage i repræsentantskabsmøderne, men det er kun de udpegede 5 personer, der har stemmeret. Udpeget blev: Periode: Suppleanter er: John Rasmussen 1 år 1 år John Jacobsen 7.0 Valg af delegerede til boligselskabernes Landsforening (BL): 7.1 Valg af kredsdelegeret BL s 9. kreds: Udpeget er: Periode: Udpeget som suppleant er: Lisbeth Elfort-Frederiksen 1 år 1 år 1 år 1 år John Jacobsen Kollektivbyen Grantoften udpeger 4 delegerede. Udpeget blev: Periode: Udpeget som suppleant er: 1 år Palle Jacobsen
Side 9 1 år 1 år John Jacobsen 1 år 8.0 Valg til Grantoftens forum: Valgt er: Valgt som personlig suppleant er: Det blev aftalt, at der ikke skulle være en suppleant for, men et fast medlem af Grantoftens forum. 9.0 Valg til ad hoc udvalget Ind i Varmen: Ad hoc gruppen består af: 10. Valg af medlemmer til husdyrgruppen: Gruppen hører under FU.
Side 10 Valgt er: Rasmus har tilkendegivet, at han ønsker medlemskab af gruppen. Joe deltager i det første møde sammen med Rasmus og udtræder herefter af gruppen. Birgit ønskede ikke at genopstille. 11. Valg af repræsentanter til nyindflyttergruppen: Der blev på det sidste lukket konstituerende besluttet at genoprette gruppen. Valgt er:. John Rasmussen,, og Ove Rasmussen oplyste på det konstituerende møde i januar 2014, at de godt vil give en hjælpende hånd ved arrangementerne. Birgit foreslog, at Informationsudvalget ønsker nye beboere velkomne. Informationsudvalget kigger på det ved lejlighed. 12. Valg til PC- & Multimediegruppen: Gruppen varetager interesser omkring TV, Internet, telefoni og PC-café. Administrativt støttes gruppen af Jørgen Ginderskov På valg er:
Side 11 John Rasmussen - teknisk support - tovholder PC- & Multimediegruppen tager sig også af Grantoftens lokalradio og TV-Grantoften. Gruppen foreslår, at den fremover kaldes for Mediegruppen. John Rasmussen Rasmus Garder Gruppen konstituerer sig selv. Afdelingsbestyrelsen accepterede, at gruppen fremover kalder sig for Mediegruppen. 14. Valg til Hyttegruppen: Afdelingsbestyrelsen vedtog på det konstituerende møde i januar 2014, at tilsynet med hytten varetages af kontoret i samarbejde med FU. Der afholdes en årlig hyttedag i bestyrelsen. Der aftales en dag under mødekalenderen. 15. Valg til juletræsudvalget Valgt er: Ove Rasmussen Periode: 1 år 1 år 1 år 1 år 1 år XX tager sig af regnskabet. Tænding af juletræ i centret hører under dette udvalg. Hele afdelingsbestyrelsen deltager i arbejdet i forbindelse med festen.
Side 12 Jette foreslår Kim Karstens, at han tager sig af regnskabet. Intentionen er, at hele afdelingsbestyrelsen deltager i arbejdet i forbindelse med festen. 16. Fællesmøder Følgende repræsenterer afdelingsbestyrelsen til fællesmøderne: 17. Grantoftens rødder Følgende er valgt til Grantoftens rødder: John Rasmussen Ley informerede om, at gruppen laver aktiviteter for børn. Under denne gruppe ligger også samarbejdet med et øvrige Baltorpvej. Ley oplyste, at på et tidspunkt, skal der samarbejdes med de andre boligselskaber. Birgit mente, at der skal 2 til at samarbejde og at der skal være noget at samarbejde om.
Side 13 John Rasmussen Dennis Sørensen Rasmus Garder 18. Beboerarrangementsgruppen Følgende er valgt til gruppen: John Rasmussen medhjælper Ove Rasmussen Herudover deltager Lena Mandrup Poulsen og Søren Elfort-Frederiksen Valg til beboerarrangementsgruppen var på dagsorden, ved det ordinære afdelingsmøde i august 2014. Ingen beboere meldte sig til gruppen. Afdelingsbestyrelsen blev enige om at nedlægge gruppen. 19 Juleaften for enlige Kirken står for arrangementet fra 2014. Punktet kan udgå. Punktet udgår. 20. Gruppe til udarbejdelse af oplæg til fordeling af arbejdsopgaver mellem udvalgene Oplægget skal være færdigt inden sommerferien 2014.
Side 14 Udvalget består af: John Jacobsen Det blev aftalt, at formændene for de stående udvalg nedskriver hvad udvalget tager sig af og afleverer det til næste møde i afdelingsbestyrelsen. Udvalget nedlægges. 21. Valg til byggegruppen for renovering af vinduer, tag og facader i højhusene Følgende deltager i byggegruppen: John Jacobsen Palle Jacobsen John Rasmussen Ove Rasmussen John Jacobsen oplyste, at det er besluttet at nedskære byggegruppen til et minimum af medlemmer. Dette indebærer, at der kan deltage 3 medlemmer fra selskabsbestyrelsen, 3 medlemmer fra afdelingsbestyrelsen og 3 beboere. Det blev aftalt, at følgende deltager fra selskabsbestyrelsen: John Jacobsen Følgende deltager fra afdelingsbestyrelsen:
Side 15 John Rasmussen Beboerne i gruppen indkaldes til møde for at vælge 3 personer til medlemmer af gruppen. 23. Det gode liv og Bydelsmødre. Det Gode Liv er slut, men nogle beboere fortsætter i butikken i centret. Det blev på det konstituerende møde den 9. januar 2014 aftalt, at følgende samler op på tingene: Følgende samler op på tingene: (formand) 24. De unge mellem 20 og 25. På det konstituerende møde den 9. januar 2014 blev det besluttet, at punktet skulle placeres under Grantoftens rødder. Denne beslutning blev ændret ved t den 6. marts 2014, hvor afdelingsbestyrelsen blev enige om, at Grantoftens rødder ikke skal tage sig af de unge mellem 20 og 25 år. Denne opgave varetages af JR og JJe. Grantofteklubben har fået lokaler lige over for gårdmandsklubben. Klubben er ikke gået i gang, men når det sker, holder og John Rasmussen et møde med dem og aftaler spillereglerne. 25. Samarbejde med et øvrige Baltorpvej. På det konstituerende møde den 9. januar 2014 blev afdelingsbestyrelsen enige om at placere arbejdsområdet under Grantoftens rødder.
Side 16 Punktet udgår. 26. Observatør til GIF s bestyrelsesmøder. Birgit er valgt som observatør til GIF s bestyrelsesmøder. Dette er meddelt GIF. 27. KU er valgt som repræsentant for afdelingsbestyrelsen i KU-møderne. Joe fortsætter som repræsentant for afdelingsbestyrelsen i KU og John Rasmussen er suppleant. Møderne afholdes den sidste mandag i ulige måneder. Dette tilføjes mødekalenderen. Kontoret bedes sørge for, at dueslaget flyttes til kælderen. 28. Genbrugsen valgt som er repræsentant for afdelingsbestyrelsen i Genbrugsen Belinda blev genvalgt og Jette er suppleant.
Side 17 29. Andet: Hytten John Jacobsen oplyste, at DAB har lovet at undersøge, hvem der ejer hytten. Vi afventer svar. WI-FI i selskabslokalerne Der vil hurtigst muligt blive etableret fri WI-FI i selskabslokalerne. Bestyrelsesseminar Belinda og Ley efterlyste et bestyrelsesseminar, som har været savnet i lang tid. Hvis DAB ikke vil arrangere det, så gør vi det selv. FU tager spørgsmålet op og fremlægger forslag til næste møde. Referat af møde i kollektivudvalget Berit tager referat af kollektivudvalgsmødet den 10. september 2014. Afdelingsbestyrelsens rolle Jette orienterede om, at INGEN afdelingsbestyrelsesmedlemmer kan sætte medarbejderne i arbejde, uden at spørge Jørgen Ginderskov. Dette gælder ikke afdelingsbestyrelsens sekretær. Møde med Centerforeningen Centerforeningen har ansøgt om, der kan afholdes møde mellem Centerforeningen og afdelingsbestyrelsen den første tirsdag i ulige måneder kl. 18.00 hos frisøren. Afdelingsbestyrelsen blev enige om at bekræfte dette. Ley deltager som formand for kollektivudvalget, John Rasmussen deltager som repræsentant for kollektivudvalget og Dennis Sørensen deltager som repræsentant for FU. 30. Protokol
Side 18 Der var ingen henvendelser. 31. Kontortid: 2. oktober 2014: 32. Mødedatoer. Der udarbejdes mødekalender. 33. Ferier og fridage. Se vedlagte bilag. Mødet sluttede kl.: 22.00 Modtagere af referatet: Afdelingsbestyrelsen Suppleanter Bladet Materialegården TV-Grantoften DAB, LiH DAB, CDH JG, AMJ, Las