Referat fra bestyrelsesmøde i Tandlægernes Tryghedsordninger den 21. august 2014 på Svanemøllevej Til stede: Kirsten Melchior (KM) Niels Bruun (NB) Ulla Friberg (UF) Anders Boel Petersen (ABP) Svend Ulrich Jensen (SUJ) Mette J. Hansen (MJH) HB-koordinator: Ingen udpeget pt. Mette Heegaard (MAH) Lena Hedegaard (LEH) ref. Aktuar Peter Melchior deltog i punkt 11. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opfølgning på referat fra sidste bestyrelsesmøde 3. Orientering fra bestyrelsesmedlemmer 4. Orientering fra TFs HB 5. Orientering fra Sekretariatet 6. Dagpenge 6.1. Sagsbehandling 6.2. Økonomi 6.3. Overenskomstforhandlinger mulige resultater 7. Udvalg 7.1. Forsikringer & Pension 7.1.1. Klinikforsikring 7.1.2. Sygedriftstabsforsikring 7.1.3. Kriminalitetsforsikring 7.1.4. Netbankforsikring 7.1.5. Gruppeliv 7.1.6. Erhvervsudygtighedsforsikring 7.1.7. Pension 7.1.8. Sundhedsforsikring 7.1.9. Privatforsikringer 7.1.9.1 Ny aftale med Tryg 7.2. Andre aktiviteter 7.2.1. Krisehjælp 7.2.2. Fonde og Hjælpeforening 8. Økonomi og investeringer 8.1. Budgetkontrol 8.2. Investeringer 9. Markedsføring 10. Strategiplan 10.1. 2Ga. Beskrive scenarier - Overenskomst opsiges - Ophør af dagpengeordning - Ophør af obligatorisk EUF - Ophør af Praksisforsikring/Patientforsikring 10.2. 3Ab Plan for gennemgang af forsikringsordninger 10.3. 5Ca Introduktionsforløb for nye medlemmer af bestyrelsen 10.4. 5Da stillingsopslag til bestyrelsespost 11. Vedtægter - 5.A.8 (ny 5.A.7) variabel ydelsessats forskellige scenarier 12. Vedtægtsændringsforslag fra 1. og 5. kreds 13. Dagsorden til møde med Advisory Board 14. Datoer for bestyrelsesmøder og -seminar 2015 15. Eventuelt 15.1. Med deltagelse af direktøren og sekretæren 1
15.2. Med deltagelse af direktøren 15.3. Bestyrelsen alene 1. Godkendelse af dagsorden Der tilføjes et ekstra punkt under punkt 6 Dagpenge, punkt 6.4: Forslag vedr. driftshjælp. Den øvrige dagsorden blev godkendt. 2. Opfølgning på referat fra sidste bestyrelsesmøde Det er tidligere blevet aftalt, at revisor Christian Sanderhage skulle komme på mødet i oktober med et indlæg om regnskabsforståelse. Da bestyrelsen har været på bestyrelsesskole og til en af seancerne vil få gennemgået en del om regnskabsforståelse, udsættes indlægget fra revisor og emnet tages op igen, hvis det bliver aktuelt. På hjemmesiden er der tilføjet et nyt punkt under forsikringerne dagpengeforsikring, som omhandler det offentlige tilbud om dagpengeforsikringer. Årsberetningen er gennemgået flere gange og er nu sendt til TF. 3. Orientering fra bestyrelsesmedlemmerne KM orienterede om: - En forespørgsel fra KEU vedrørende forvirring af navne på et par forsikringer: Klinikforsikring betegnes Specialforsikring, Erhvervsudygtighedsforsikringen i Danica indeholder ordet pension. KM har bedt KEU sende en officiel forespørgsel om ændring i navnene, som kan sendes videre til Codan og Danica. SUJ orienterede om: - Deltagelse på bestyrelsesskolen sammen med flere af de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Et rigtig godt kursus. 4. Orientering fra TFs HB Der er endnu ikke udpeget en ny HB-koordinator. Der afventes en formel meddelelse fra HB. KM oplyste, at Tryghedsordningernes budget, regnskab mv. er med på dagsorden på næste HB-møde. 5. Orientering fra Sekretariatet MAH orienterede om: - Morgenbrief i PFA Margrete Vestager var på podiet. - Kunderådsmøde i PFA den 3. september 2014. - 50 års jubilæumsmiddag i FG den 29. august 2014. - Personaleseminar den 25. og 26. august 2014, der tager udgangspunkt i strategi, kommunikation og værdier. - Huset holder et internt kursus om dagpenge/forsikring erfaudveksling. - Husets egne forsikringer er ved at blive gennemgået, både for at sikre det bedste og det billigste til prisen. - Besøg af Lægeforeningen, som er blevet orienteret om huset og vores tilbud til tandlægerne. - PTO har bedt om en artikel vedrørende alle forsikringsaspekter ved sygdom. - Der er overført 10 mio. kr. fra driftskontoen til investeringskontoen. - Tidsregistrering. Der er installeret et elektronisk program, der kan registrere alle typer opgaver under henholdsvis emne og tid. Personalet har øvet sig hen over sommeren. Det forventes, at der kan aflæses nogle resultater ultimo september for tiden efter sommerferien. 2
6. Dagpenge 6.1 Sagsbehandling Et medlem, der har fået afslag på grund af, at fravær skyldtes samme diagnose som tidligere sygdomsforløb inden for gældende frister, har indsendt fornyede oplysninger om sin sygemeldingsdiagnose. Kopi af epikriser mv. viser, at der formentlig er tale om en anden diagnose, end den først opgivne. Det betyder, at medlemmet kan være berettiget til ydelser, hvis begyndelsesattest modtages med oplysninger svarende til epikrisen. Ny begyndelsesattest afventes fra lægen. Et medlem på barsel har rettet henvendelse med oplysning om fortsat sygdom under barslen. Medlemmet vil blive orienteret om, at der først kan udbetales resterende sygedagpengeydelser igen, når det er dokumenteret, at barselsorloven er sluttet. 6.2 Økonomi Det udbetalte dagpengebeløb for august måned 2014 vil blive højere end de forudgående måneder. Der er kommet flere nye syge- og barselssager end forventet i løbet af august. 6.3 Overenskomstforhandlinger mulige resultater NB orienterede om, de kommende overenskomstforhandlinger. 6.4 KM har modtaget et forslag om hjælp til administration under sygdom fra Ulla Pilemand fra firmaet efectus, Dental Consulting. Firmaet foreslår et beredskab, som kan tage sig af/hjælpe med klinikkens drift, når en klinikejer bliver langtidssygemeldt. Det blev vedtaget at invitere Ulla Pilemand til næste bestyrelsesmøde og høre nærmere om hendes erfaringer og overvejelser. KM tager kontakt. 7. Udvalg 7.1 Forsikringer og pension 7.1.1 Klinikforsikring 7.1.2 Sygedriftstabsforsikring Codan er kommet med et forslag i forbindelse med deres overvejelser om at forlænge udløbsalder på forsikringen fra de nuværende 65 år. Forslaget omhandler en etårig forsikring, som er præmieneutral, hvor der ikke allerede ved tegning skal tages stilling til udløbsdatoen og hvor dækningen reduceres år for år, når man er fyldt 65 år (fyldt 65 år = 80 % dækning, fyldt 66 år = 60 % dækning osv.) Emnet drøftes igen på næste bestyrelsesmøde. 7.1.3 Kriminalitetsforsikring 7.1.4 Netbanksforsikring 7.1.5 Gruppeliv MAH har tilrettet og justeret gruppelivsnotatet, som bliver lagt på Intranettet. Bestyrelsen godkendte notatet. 7.1.6 Erhvervsudygtighedsforsikring MAH orienterede om en fejl i TF ved håndteringen af oversendelse af et medlem, der ikke havde betalt for forsikringen. 7.1.7 Pension Sekretariatet er i gang med at forberede pensionskampagnen. 7.1.8 Sundhedsforsikring 3
KM spurgte til hensættelserne og skadeprocenten for 2. kvartal 2014. Tallene hang ikke sammen. MAH oplyste, at Tryghedsordningernes sædvanlige kontaktperson i Dansk Sundhedssikring var ophørt og at den nye kontaktperson ikke var helt klar på opgørelsesmetoden. Der er en dialog med selskabet desangående. 7.1.9 Privatforsikringer MAH oplyste, at der har været stort fokus på drøftelser og møder med Tryg i forbindelse med indgåelse af en ny aftale. AON og MAH anbefaler indgåelse af aftalen. 7.1.9.1 Ny aftale med Tryg Aftalen blev gennemgået. Aftalen blev godkendt og underskrevet. 6.2 Andre aktiviteter 6.2.1 Krisehjælp Der har været en del henvendelser om psykologhjælp i sommerferien. 6.2.2 Fonde og Hjælpeforening Der er aftalt møde med Danske Tandlægers Hjælpeforening den 30. september 2014. 8. Økonomi og investeringer 8.1. Budgetkontrol Budgettet holdes. Der er et positivt resultat. Budgettet blev taget til efterretning. 8.2. Investeringer Der var modtaget en flot og overskuelig rapport fra LPI. Rapporten viste et pænt afkast i forhold til profilen. 9. Markedsføring Den planlagte markedsføring er beskrevet i bestyrelsesnotatet. 10. Strategiplan KM oplyste, at det er meningen, at strategiplanen er på dagsordenen på alle bestyrelsesmøder med henblik på, om der er blevet fulgt op på de enkelte punkter. 10.1. 2Ga. Beskrive scenarier 2Ga. Overenskomst opsiges Det skal snarest drøftes, hvad der kan ske, hvis der sker en opsigelse af overenskomsten, både hvis det er en kortvarig opsigelse eller hvis den bliver langvarig/permanent. 2Ga. Ophør af dagpengeordning 2Ga. Ophør af obligatorisk EUF 2Ga. Ophør af Praksisforsikring/Patientforsikring De 3 ovennævnte punkter om ophør af de forskellige ordninger vil blive drøftet på bestyrelsesseminaret i marts 2015. 10.2. 3Ab. Plan for gennemgang af forsikringer MAH udleverede en plan for, hvornår de enkelte forsikringer skal gennemgås. Som udgangspunkt skal en forsikring gennemgås ca. hvert 3 år. MAH foreslog, at fx AON kunne være behjælpelig ved gennemgang af de enkelte forsikringsordninger. 4
10.3. 5Ca Introduktionsforløb for nye medlemmer af bestyrelsen På baggrund af bestyrelsesevalueringen, som viste, at introduktionsforløbet kunne forbedres, blev det aftalt, at MAH kommer med et oplæg til en køreplan for et introduktionsforløb. 10.4. 5Da. Stillingsopslag til bestyrelsespost KM foreslog en stillingsannonce i et nyhedsbrev i forbindelse med, at der skal vælges et nyt medlem til bestyrelsen på HGF, da ABP ikke ønsker genvalg. ABP kommer med forslag til tekst i en annonce. 11. Vedtægter - 5.A.( (ny 5.A.7) variabel ydelsessats forskellige scenarier Aktuar Peter Melchior viste ved hjælp af flere grafer, hvilken betydning fx en fast karens på 15 dage kan have for en samlet dækning af dagpengeydelser. Det blev aftalt, at Peter Melchior og LEH mødes og regner på forskellige scenarier. Peter Melchior forlod mødet. 12. Vedtægtsændringsforslag fra 1. og 5. kreds KM bemærkede, at det er fint at have muligheden for en ekstraordinær generalforsamling, der kan afholdes elektronisk. Bestyrelsen tog forslaget til vedtægtsændring til efterretning. 13. Dagsorden til møde med Advisory Board På næste møde med Advisory Board den 23. september 2014 vil bestyrelsen præsentere arbejdet med strategiplanen og orientere om bestyrelsesskolen. 14. Datoer for bestyrelsesmøder og seminar 2015 MAH kommer med forslag til mødedatoer i 2015 til næste bestyrelsesmøde med samme mængde og længde på møderne. 15. Eventuelt MAH spurgte til proceduren vedrørende særlige emner: Dagpenge og investeringsstrategi. MAH tager kontakt til Sten Modvig i TF for endelig afklaring. Formanden hævede mødet. Det godkendte referat udsendes til: - Tryghedsordningernes bestyrelse og sekretariat - Tandlægeforeningen, som i henhold til aftale videresender til hovedbestyrelsen og kredsformændene. 5