EJERFORENINGEN BYPORTEN

Transkript

1 Bestyrelsesmøde tirsdag d. 6. december 2011 Deltagere fra Bestyrelsen: Brian Rømer Michael Rolin Carsten Uhre Peter Mering Øvrige deltagere: Allan Jørgensen, Datea Finn Leth, Datea Sisse Veje, Datea Marianne Ringgren, ejer-repræsentant for SEB- (referent- MRI)) Bemærk, -at beslutninger er markeret med * - at alt der skal følges op på/udføres er markeret med kursiv- tekst. 1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 14/ Referatet blev godkendt. 2. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde 14/ Revisor/påtegning af årsregnskab 2009/2010 Der er sendt nyt regnskab ud til alle ejere med tilrettet forbehold, og revisor Jan Andersen har lovet at deltage i generalforsamlingen i januar Forsikring/Willis Marianne Ringgren oplyste, at Willis d.d. har bekræftet, at sagen behandles Codan, og at man fortsat regner med, at præmien for bygningsforsikringen nedsættes til omkring Der er opkrævet kr Codan vil sende en ristorno på ca , når sagen er færdigbehandlet. *Det blev derfor besluttet at sætte budgettet for 2011/2012 til kr for bygningsforsikring. Mht. forsikringen for traktor var der usikkerhed om, hvorvidt data for den nye traktor er givet videre til Codan/Willis. Det blev aftalt, at Sisse Veje undersøger dette. 2.3 Container Brian Rømer har undersøgt reglerne for betaling til genbrugspladsen over skattebilletten, og han bekræftede, at der er tale om en obligatorisk ordning. Side 1

2 *Bestyrelsen besluttede at bibeholde den ekstra container, da man ikke mener, at det vil fungere, hvis beboerne selv skal sortere storskrald. 2.4 Afløsningsplan og møde med ekstern vicevært samt flytning af saltningsproces til snerydning Allan Jørgensen oplyste, at han endnu ikke har haft møde med T. Rengøring og Ejendomsservice, men at der ikke har været afløsning på ejendommen siden i sommer. *Bestyrelsen besluttede, at ekstern hjælp kun må bruges til snerydning/saltning, når Tom Højdam ikke selv er der. Alle andre opgaver må udsættes til Tom er tilbage på ejendommen. *Bestyrelsen besluttede også, at alle udgifter til ekstern hjælp til snerydning/saltning, pasning af grønne arealer, beskæring, klipning osv. fremover skal føres under posten for viceværtudgifter, således at man får et bedre overblik over, hvilke udgifter ejendommen har til medhjælp på ejendommen. Det blev aftalt, at Allan Jørgensen sørger for, at der bliver sendt en nyt brev til beboerne om viceværtservice under Toms ferie i december. Følgende udestår fra sidste bestyrelsesmøde: Allan Jørgensen -laver udkast til en afløsningsplan og sender den til bestyrelsen. -tager et møde med T. Rengøring og Ejendomsservice for at høre, hvad de laver på ejendommen -undersøger om nogle af udgifterne til firmaet vedrører saltning, så de kan flyttes over på posten for snerydning. 2.5 Arbejdspladsvurdering Brian Rømer har lavet og gennemgået en arbejdspladsvurdering med Tom Højdam. 3. Status på vedligeholdelsesprojekter 3.1 Trappetrin Allan Jørgensen oplyste, at han har fremsendt et fast tilbud på udskiftning af hele trin med en pris pr. trin. *Bestyrelsen besluttede, at der skal medtages et beløb for et vist antal trin i budgettet for de kommende år. 3.2 Tilbud på nye riste til ventilationshuller Allan Jørgensen oplyste, at de vil koste 200 kroner pr. stk., og at Tom Højdam kan installere dem. *Bestyrelsen besluttede, at det skal tælles op, hvor mange der har behov for udskiftning. Allan Jørgensen vender tilbage til bestyrelsen, når der er skabt overblik over behovet. Når der er grønt lys fra bestyrelsen, sætter han Tom Højdam til at sørge for udskiftningen. Side 2

3 3.3 Udskiftning af altandøre Brian Rømer oplyste, at de fire bestilte altandøre bliver installeret i nr. 16, 87, 88 og Gennemgang af budget/regnskab pr. d.d. Finn oplyste, at der kun var flg. bemærkninger til regnskabstallene fra 1/ og til dato: -der er betalt kr til Codan, men pga. aftalen med Willis forventes en ristorno på ca. kr der er kr i tilgodehavende hos en ejer. 5. Gennemgang og godkendelse af årsregnskab 2010/2011 til generalforsamlingen Revisor har stillet 5 spørgsmål på forsiden af regnskabsudkastet. Bestyrelsen drøftede svaret herpå og konkluderede følgende. Ad 1) Status, tilgodehavende, tag- og vandskade kr Det skal afklares, om nogle af udgifterne vedrører enkelt ejere og ikke ejerforeningen, fx altaner, så det kan sikres, at SEB eller andre ejere betaler evt. altanudgifter forlods og kun rene ejerforeningsudgifter overføres til byggesagen. Finn Leth laver derfor en opgørelse over totalbeløbet og Sisse Veje sender denne og alle bilagene hertil i papirform til bestyrelsen og Marianne Ringgren. Peter Mering sørger for at sende forligsteksten for tag- sagen til Datea (som videresender til revisor) og til Marianne Ringgren. Når bestyrelsen har besluttet, hvordan udgifterne skal fordeles, retter Finn Leth regnskabsudkastet til og sørger for fjernelse af forbeholdet. Ad 2) Hensættelse til tag- og vandskade i 2010/11 kr , i alt kr Peter Mering nævnte, at hensættelsen er i orden, men at Datea skal sørge for, at pengene overføres til fremtidigt byggelån for at minimere renteudgifterne. Ad 3) Hensættelse til maskinkøb i 2010/11 kr , i alt kr Beløbet er korrekt og vedrører hensættelser til vaskemaskiner mm. Ad 4) Advokathonorar kr Beløbet vedrører advokathonorarer 2010/2011, men da beløbet på kr også indeholder advokathonorarer, besluttede bestyrelsen, at det skulle renses for advokatudgifter (kr ), som så udgiftsføres i 2010/11 og tillægges beløbet på Finn Leth sørger for at rette. Ad 5) Godkendelsesprocedure, omkostninger mv. *Bestyrelsen besluttede følgende: Side 3

4 -Der skal laves en liste over de håndværkere, som Tom Højdam skal bruge. Allan får samtidig tilbud fra andet firma mht. snerydning og grøn vedligeholdelse. Allan Jørgensen laver listen og giver besked til Tom Højdam. -Allan Jørgensen og Brian Rømer kan igangsætte alle arbejder, men Tom Højdam kan kun igangsætte arbejder efter godkendelse/aftale med Allan Jørgensen. -Anvisning til betaling af fakturaer kan kun foretages af Allan Jørgensen. Tom Højdam skal forinden have bekræftet/godkendt, at arbejdet er udført. Regnskabsudkastet blev herefter gennemgået og kommentarer/rettelser fremgår af bilag til referatet. Finn Leth sørger for rettelserne og sender nyt udkast til bestyrelsen og Marianne Ringgren uden forbehold. 6. Gennemgang og godkendelse af budgetter for 2011/2012 Budgettet blev gennemgået og rettelser hertil fremgår af bilag til referatet. 7. Godkendelse af bestyrelsens beretning Punktet udsat. Brian Rømer sender udkast over mail. 8. Indkomne forslag fra beboere i Byporten Der er kommet 3 forslag. Sisse Veje sørger for, at de bliver sat på indkaldelsen 9. Punkt til dagsorden: Afstemning om optagelse af fælleslån Brian Rømer oplyste, at det er nødvendigt at medtage dette punkt på generalforsamlingen, så det sikres, at beslutningen tages på ejerforeningsniveau, og der stemmes om det, samt at det føres til referat, således at ejerne kan få rentefradrag. Brian taler med Trine om punktet, så det sikres, at formuleringerne er korrekte. Sisse Veje sørger for, at det bliver sat på indkaldelsen. Det skal præciseres på dette punkt, at ejerne har ret til at betale deres andel af lånet/indfri lånet. 10. Udarbejdelse af dagsorden til generalforsamlingen Alle eksisterende bestyrelsesmedlemmer bortset fra Lars Rahbæk stiller igen op. Marianne Ringgren stiller op for SEB i stedet for Lars Rahbæk. Sisse Veje fremsender udkast til indkaldelse. 11. Eventuelt Side 4

5 Sisse Veje oplyste, at Codan har opsagt sum-udbetalingsdækningen på Codan Care forsikringen for Tom Højdam, men at der er mulighed for at tegne lignende dækning i Forenede Gruppeliv uden helbredsoplysninger. *Bestyrelsen besluttede at godkende tegning af tilsvarende ordning i Forenede Gruppeliv. Sisse Veje sørger for tegning i Forenede Gruppeliv. BILAG: Følgende rettelser til regnskabsudkastet for 2010/2011 blev aftalt: Note 2 -Ekstern viceværtservicer: hertil flyttes alle udgifter til ekstern medhjælp, dvs. snerydning og pasning af grønne arealer, klipning af hække mm. -under telefon tilføjes internet Note 3 -Linje om vaskeri slettes Note 5 -Udgifter til ekstern hjælp flyttes til note 2 Note 6 -Beplantninger (udgifter til ekstern grøn hjælp) flyttes til note 2 Note 7 -advokatudgifterne på tillægges advokatudgifterne fra projektet, se ovenfor. -ny linje til inkassoomkostninger. Nogle af udgifterne fra diverse flyttes hertil. Note 10 -Det skal afklares, om ejerne/køberne skal betale beløbet på kr Sisse Veje sender bilagene til Brian Rømer, som ser på det. Følgende rettelser til budgettet for 2011/2012 blev aftalt: Note 2 -udgifter til ekstern hjælp for snerydning og grøn vedligeholdelse flyttes hertil Note 4 -ejendomsforsikring rettes til Note 6 -rep. Traktor sættes til henlæggelser til tag fjernes og vedligehold rettes til Note 7 -linje for bestyrelsesudgifter rettes til Bestyrelseshonorar og møder og sættes til kr Side 5