A/B Andelsbo Dagsorden udsendt den 17. september 2013 Referat udsendt den 27. september 2013

A/B Andelsbo Dagsorden udsendt den 17. september 2013 Referat udsendt den 27. september 2013 Referat fra bestyrelsesmøde Tirsdag den 24. september 2013 kl. 17.30 Mødested: Bjellerupparken 4 A, 8930 Randers NØ Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 1

Mødedeltagere: Bestyrelsen Allan Rasmussen (AR) Jens Ravnborg (JR) Anne Mette Kjærgaard (AK) Per Munk Andersen (PA) Brian Rytter (BR) Administrationen Dennis Larsen (DLA) Gert B. Hølund (GBH) Berit M. Rudbeck Referent (BMR) Gæster Karin Vejrum (Suppleant) (KV) Jan Christensen (Suppleant) (JC) Fraværende Karin Vejrum (KV) Jan Christensen (JC) Dagsorden 110. Godkendelse af dagsorden... 3 111. Godkendelse af referat... 3 112. Orientering fra formanden... 3 113. Orientering fra administrationen... 4 114. Styringsdialog og dokumentationspakke... 5 115. Helhedsplan Bjellerupparken... 6 116. Orientering om tomgang og tab ved lejeledighed i A/B Andelsbo... 8 117. Lokalaftale for ejendomsfunktionærer... 9 118. Nye lokaler til ejendomsfunktionærerne... 9 119. Nyt fra Team Drift... 13 120. Fremtidig mødekalender... 15 121. Eventuelt... 16 Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 2

110. Godkendelse af dagsorden Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af vigtige og presserende punkter, som ikke er medtaget på denne dagsorden. Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsorden Administrationen havde et ekstra punkt med til dagsordenen vedrørende suspension af den kollektive råderet i boligforeningen. Punktet blev tilføjet dagsordenen som punkt 119 c. Bestyrelsen godkendte herefter dagsordenen. 111. Godkendelse af referat Referat af bestyrelsesmødet afholdt onsdag den 19. juni 2013 er fremsendt pr. mail den 25. juni 2013 til bestyrelsen. Administrationen medbringer et eksemplar af referatet til mødet til underskrift. Det indstilles at bestyrelsen godkender og underskriver referatet Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet uden kommentarer. 112. Orientering fra formanden Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning AR orienterede om at der vil ske en udskiftning i afdelingsbestyrelsen i afdeling 6 i den nærmeste fremtid. Siden sidste bestyrelsesmøde har der været byggeudvalgsmøde omkring helhedsplanen for Bjellerupparken den 1. juli og den 29. august. Udvalget arbejder i øjeblikket blandt andet med udfordringer vedrørende tilgængeligheden i de fire afdelinger. Kuben Management er blevet tilknyttet arbejdet med helhedsplanen som rådgiver, og samarbejdet med Kuben Management fungerer godt. Der afholdes orienteringsmøde om helhedsplanen for alle beboere i Bjellerupparken den 8. oktober 2013 på Rismølleskolen. På orienteringsmødet skal projektet i sin helhed, samt kravene til tilgængelighed drøftes. Herudover orienteres der om økonomien i helhedsplanen, samt den videre proces for arbejdet og tidsplanen for forløbet. Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 3

I boligforeningen Møllevænget og Storgaarden har der været afholdt ekstraordinært repræsentantskabsmøde med mistillid til formanden på dagsordenen. Repræsentantskabet væltede formanden, og der skal nu indkaldes til nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde i boligforeningen, hvor der skal vælges ny formand. Boligorganisationen har tidligere besluttet, at der skal udarbejdes en analyse, der behandler fordele og ulemper ved at træde ud af RandersBolig. Det afklares i november hvorvidt boligforeningen ønsker at træde ud af RandersBolig. Formanden gav udtryk for hans holdning, som er at RandersBolig skal forsætte, men træde i baggrunden i forhold til navn og profilering. DAB har blandt andet foreslået at boligforeningerne genindfører egne logoer, og at der bør arbejdes videre i RandersBolig med boligforeningernes stærkere indbyrdes profilering. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 113. Orientering fra administrationen Kontorchefen orienterer om sidste nyt i RandersBolig og den politiske situation vedrørende boligforeningen Møllevænget og Storgaarden, og deres ekstraordinære repræsentantskabsmøde den 19. september 2013. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning DLA supplerede formandens redegørelse om Møllevænget og Storgaardens situation med en orientering om at repræsentantskabet i Møllevænget og Storgaarden skal tage stilling til en eventuel udtrædelse af RandersBolig på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 28. november 2013. Skulle det blive besluttet, at boligforeningen ønsker at træde ud af RandersBolig, er der et års opsigelse, der, på grund af bindingsperioden i stiftelsesdokumentet for RandersBolig, tidligst kan blive fra den 1. januar 2014. DLA understregede, at uanset hvordan den forsatte udvikling bliver i RandersBolig, vil der, fra ledelsens side, blive taget hånd om de boligforeninger, der fortsat ønsker et samarbejde. Bestyrelsen opfordredes til at indrapportere til ledelsen og forvaltningskonsulenten, hvis der opleves utilfredshed iblandt beboere og beboerdemokrater. I den seneste tid har der været stort fokus i administrationen på at styrke den daglige drift og etablere decentral ledelse af denne i de enkelte boligforeninger. Arbejdet med dette viser nu store fremskridt, ligesom der er fremgang i opgaverne i administrationen generelt. Regnskabsåret 2012/13 afsluttes den 30. september, hvilket betyder at administrationen går en travl tid i møde med aflæggelse af regnskab og udarbejdelse af budgetforslag til de enkelte afdelinger. Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 4

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 114. Styringsdialog og dokumentationspakke Administrationen har indsendt oplysninger om afdelingerne og organisationen til kommunen angående det kommende styringsdialogmøde. Mødet afholdes den 29. oktober 2013 med deltagelse fra boligforeningens organisationsbestyrelse af Jens Ravnborg og Anne Mette Kjærgaard. Dennis Larsen og Berit Rudbeck deltager fra administrationen. a) Dokumentationspakke fra boligforeningen Styringsrapporten for boligforeningen er udsendt til formanden den 25. juni 2013. Administrationen har herefter modtaget den udfyldte styringsrapport retur og suppleret besvarelsen med kommentarer til de enkelte punkter. Styringsrapporten er herefter fremsendt elektronisk til kommunen inden fristen for indbringelse af oplysningerne udløb den 1. september 2013. I styringsrapporten indgår også en oversigt over de afdelinger, der er blevet registreret som havende væsentlige problemer eller kritiske nøgletal. Styringsrapporten for organisationen er vedlagt dagsordenen som bilag. Har bestyrelsen kommentarer til den fremsendte styringsrapport, er det muligt at drøfte de fremsendte oplysninger på bestyrelsesmødet, samt bidrage med kommentarer til styringsdialogen, som boligforeningens repræsentanter kan tage med til styringsdialogmødet med kommunen. b) Dokumentationspakke fra afdelingerne Administrationen har oplevet stor opbakning fra afdelingerne, der udfyldte oplysningsskemaet for første gang. Oplysningsskemaerne er blevet udsendt til afdelingernes formænd, der er blevet opfordret til at udfylde skemaet i samarbejde med den resterende afdelingsbestyrelse. Administrationen har primært suppleret oplysningerne fra afdelingerne, hvor der fremgik væsentlige problemer eller kritiske nøgletal. Oplysningsskemaerne er også vedlagt som bilag til bestyrelsens orientering. Det indstilles at bestyrelsen: - Drøfter og godkender dokumentationspakken fra boligforeningen - Tager de fremsendte dokumentationspakker fra afdelingerne til efterretning. AR deltager sammen med JR i styringsdialogmødet i Randers Kommune. AR træder således ind i dialogen med kommunen stedet for AK. Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 5

I forhold til det de indberettede oplysninger til kommunen i styringsrapporten, ønsker bestyrelsen at gøre tilsynet opmærksom på de manglende tilbagemeldinger fra kommunen vedrørende forpligtelse til de udestående huslejebetalinger i afdeling 10 og 14. Bestyrelsen vedtog, at administrationen tager kontakt til kommunen, for at få disse sager med på dagsordenen for styringsdialogmødet, og administrationen udarbejder ligeledes en sagsfremstilling der redegør for forløbet i sagen. BMR gennemgik herefter de indberettede oplysninger og kommentarer i styringsrapporten for boligforeningen, og redegjorde for indberetningsprocessen for afdelingernes oplysningsskemaer. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 115. Helhedsplan Bjellerupparken principiel godkendelse af finansieringsskitse Det foreløbige budget for Helhedsplanen for Bjellerupparken har en samlet anskaffelsessum på 202 mio. kr. En del af arbejderne kan finansieres med lån med støtte fra Landsbyggefonden og den resterende del af arbejderne skal finansieres med ustøttede lån og eventuelt brug af trækningsret. Der er lavet en beregning på lejestigningen efter renoveringen er gennemført og der er taget udgangspunkt i, at afdelingerne lægges sammen så alle får samme lejeniveau. I fald afdelingerne var sammenlagt i dag, ville den gennemsnitlige leje pr. 1. oktober i år udgøre 500 kr./m 2 /år. Lejestigningen i forbindelse med gennemførelsen af renoveringen er foreløbigt beregnet til at udgøre 549 kr./m 2 /år, hvilket vil medføre en leje på 1.049 kr./m 2 /år. Det er meget tvivlsomt om nuværende beboere vil og kan acceptere en så stor lejestigning og lige så tvivlsomt om boligerne kan lejes ud til nye beboere efterfølgende. Det er derfor nødvendigt at søge Landsbyggefonden om øget støtte i form af kapitaltilførsel og huslejesikring. Ved kapitaltilførsel låner Landsbyggefonden, et realkreditinstitut og eventuelt Randers Kommune afdelingen (idet det forudsættes at afdeling 6-9 sammenlægges) en sum midler. Boligforeningen skal ligeledes fra sin dispositionsfond yde et tilskud på samlet 1/5 af denne sum. I fald den samlede sum eksempelvis udgør 2,5 mio. kr. skal dispositionsfonden yde et tilskud på ½ mio. kr. Disse midler udbetales til afdelingen i lige store portioner én gang årligt i typisk 6-10 år. De lånte midler skal tilbagebetales, når afdelingen er i stand til det. Ved huslejesikring yder Landsbyggefonden en årlig støtte, der er tilstrækkelig stor til at den samlede leje kan nedbringes til et niveau der sikrer at boligerne efter renovering fortsat kan udlejes. Efter 5 år og 10 år aftrappes støtten med forskellige satser, men der typisk tale om en betydelig støtte. For at Landsbyggefonden vil deltage i en kapitaltilførsel og yde huslejesikring skal boligforeningen udover tilskuddet til kapitaltilførslen give afkald på midler som afdelingen indbetaler til boligforeningen. Det drejer sig om den andel af ydelser på udamortiserede lån, som afdelingen indbetaler til dispositionsfonden. Videre er det de pligtige bidrag i form af G-indskud (de midler der giver trækningsret). Ydelserne på Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 6

udamortiserede lån udgør pt. 78.609 kr. årligt og G-indskud udgør 774.000 kr. årligt. Herved frigøres der ca. 850.000 kr. i afdelingens budget, som kan anvendes til ydelser på lån til finansiering af Helhedsplanen. Dispositionsfonden vil årligt miste denne indtægt indtil lån til kapitaltilførsel er tilbagebetalt hvilket formentligt ligger 15-20 år ude i fremtiden. Videre vil boligforeningen miste en årlig indbetaling af trækningsret på ca. 574.000 kr. (2013 tal) i hele perioden hvor der ydes huslejesikring. Der vil således fremover kunne hjemtages færre midler i trækningsret. Lovgivningsmæssigt kan Landsbyggefonden pålægge boligforeningen et årligt tilskud til at dække dele af ydelserne på lån til finansiering af helhedsplanen, men det skønnes ikke, at det vil ske i denne sag, idet dispositionsfonden dels mister indtægter fra afdelingen og i forvejen har begrænset tilgang. Som følge af at afdelingernes projektøkonomi endnu ikke er endeligt fastlagt, er boligforeningens andel af støtte forsat usikker. Imidlertid er det nødvendigt at organisationsbestyrelsen principielt godkender, at der gives dispensation til afdelingen for indbetaling af ydelser på udamortiserede lån samt indbetaling af G- indskud samt at der ansøges om kapitaltilførsel og huslejesikring. Ansøgning herom skal indsende til Landsbyggefonden og Randers Kommune i forlængelse af ansøgning om godkendelse af skema A i samme instanser. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender: - At Landsbyggefonden efter indsendelse af skema A for Helhedsplanen ansøges om kapitaltilførsel og huslejesikring. Dispositionsfonden skal yde et tilskud til kapitaltilførslen. - At afdelingen fritages for at indbetale andel til dispositionsfonden vedrørende ydelser på udamortiserede lån indtil lån til kapitaltilførsel er tilbagebetalt. - At afdelingen fritages for at indbetale G-indskud indtil Landsbyggefonden er ophørt med at yde huslejesikring til afdelingen DLA redegjorde for oplægget. Helhedsplanen vil medføre et højt støtteniveau fra boligforeningens puljer i de kommende år. Som følge heraf understregede DLA, at det er nødvendigt med en restriktiv anvendelse af boligforeningens midler i de kommende år. Medfinansieringen fra hovedforeningen blev principgodkendt som foreslået i oplægget. Bestyrelsen drøftede forudsætningerne for støtten, som er at afdelingerne siger ja til projektet. Byggeudvalget har til opgave at skaffe accept i afdelingerne. Hvis ikke alle afdelingerne går med i projektet i sin helhed, må der kigges nærmere på problemerne. Organisationsbestyrelsen vil tage stilling til problemerne efter indstilling fra byggeudvalget. Bestyrelsen principgodkendte følgende: Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 7

- At Landsbyggefonden efter indsendelse af skema A for Helhedsplanen ansøges om kapitaltilførsel og huslejesikring. Dispositionsfonden skal yde et tilskud til kapitaltilførslen. - At afdelingen fritages for at indbetale andel til dispositionsfonden vedrørende ydelser på udamortiserede lån indtil lån til kapitaltilførsel er tilbagebetalt. - At afdelingen fritages for at indbetale G-indskud indtil Landsbyggefonden er ophørt med at yde huslejesikring til afdelingen 116. Orientering om tomgang og tab ved lejeledighed i A/B Andelsbo Den 10. september var der registreret tre lejemål tomgang i A/B Andelsbo, foruden bofællesskabet i afdeling 14. De ledige boliger er beliggende: Teglvej 28 st. tv. (afdeling 1) Lejemålet er udlejet fra den 15. september 2013 Bjellerupparken 3 B 1. th. (afdeling 6) Lejemålet er udlejet fra den 15. september 2013 Egholmsvej 2 1. lejl. 14 (afdeling 15) Lejemålet er en kommunal anvisningsbolig, og lejetabet dækkes derfor af kommunen, ligesom det gør sig gældende for bofællesskabet i afdeling 14. Som besluttet på bestyrelsesmødet i april 2013, fremgår her et skema over det sidste halve års tab ved lejeledighed i A/B Andelsbo. Afdeling April Maj Juni Juli August September Total 1 0 4.180 4.180 4.248 4.248 2.124 18.980 6 1.678 0 0 0 3.671 1.836 7.185 7 0 0 5.261 5.261 0 0 10.522 8 0 1.543 0 0 0 0 1.543 9 4.153 9.008 2.428 0 0 0 15.589 12 2.293 0 0 0 0 0 2.293 13 1.947 0 0 0 0 0 1.947 Total 10.071 14.731 11.869 9.509 7.919 3.960 58.058 Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 8

Bestyrelsen drøftede tomgangsperioden for lejemålet i afdeling 1. Det blev besluttet, at administrationen undersøger årsagen til tomgangsperiodens længde på næste bestyrelsesmøde i december 2013. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 117. Lokalaftale for ejendomsfunktionærer Der er indgået ny lokalaftale med ejendomsfunktionærerne. Det er RandersBolig der har kompetencen, til at indgå lokalaftaler med ejendomsfunktionærerne. RandersBoligs bestyrelse har sagt nej til generel frugtordning. Dette vil dog naturligvis kunne besluttes individuelt i boligforeningen. Aftalen er vedlagt dagsordenen til orientering Det indstilles at bestyrelsen drøfter lokalaftalen samt tager denne til efterretning DLA orienterede om at lokalaftalen bygger ovenpå de landsdækkende overenskomster på området. Personalechefen i DAB har stået i spidsen for forhandlingerne, og der er ikke indgået aftaler, der betyder ekstra omkostninger for boligforeningen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 118. Nye lokaler til ejendomsfunktionærerne Det nuværende driftscenter for A/B Andelsbo er beliggende i afdeling 6. Afdelingen ønsker selv at benytte lokalerne i kælderen, og bestyrelsen har derfor bedt administrationen finde nye lokaler til ejendomsfunktionærerne. Det foreslås således, at Indrette det tidligere bofællesskab Ankerhusvej 34-40, afd. 14, til driftscenter. Ved at flytte driftscenteret til Ankerhusvej bliver det i området, hvor hovedparten af beboerne i A/B Andelsbo bor. Lokalerne står tomme, så indflytning kan ske i løbet af meget kort tid, og der er gode muligheder for tilgængelighed til lokalerne, både for bilister og gående. Det bør dog fremhæves at boligforeningen, ved at flytte driftscenteret til disse lokaler, overtager huslejeudgiften på lokalerne, der ellers er pålagt kommunen, som har anvisningsretten til lokalerne. I denne sammenhæng bør det yderligere bemærkes, at de boliger, der bliver nedlagt, som følge af implementeringen af driftscenteret, er mærket som ældreboliger. Dette skal ændres når driftscenteret opstartes, og det er Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 9

usandsynligt at retablere boligernes status som ældreboliger, hvis boligforeningen efterfølgende skulle ønske at flytte driftscenteret ud af afdeling 14. Om lokalerne Bofællesskabet består af fire 1-værelses lejligheder og et fællesrum. Lokalerne er sat sådan sammen, at det er muligt, at omdanne disse til driftscenter, uden store omkostninger til ombygning til boligforeningen. Bofællesskabet omfatter i øjeblikket 237 m², hvoraf det foreslås at anvende de 165 m² til driftscenter. De resterende 72 m² er to 1-værelses lejligheder, som afdelingen ønsker at bruge som gæsteværelser. Der er en dør, der kan adskille de to gæsteværelser fra driftscenteret. Gæsteværelserne kan således eksistere uhindret ved siden af driftscenteret. Lokalernes indretning samt Arbejdstilsynets retningslinjer Det forudsættes, at driftscenteret indrettes i henhold til arbejdstilsynets regler og bestemmelser. Det vil sige, at der eksempelvis indrettes frokoststue adskilt fra kontor og lagerplads, og at der indrettes separate bade- og omklædningsfaciliteter til kvinder og mænd. Da nogle af lokalerne der inddrages i driftscenteret tidligere har været 1-værelses lejligheder, er der oplagt mulighed for at etablere separate bade- og omklædningsfaciliteter i lejlighedernes tidligere badeværelser. Således vil der være et badeværelse til kvinder og et til mænd. Derudover kan den ene af lejlighedernes stuer bruges til frokost rum. Bofællesskabets tidligere fællesrum indrettes til driftscenterets primære rum, hvor beboerne kan henvende sig eksempelvis med spørgsmål til driften eller afhentning/aflevering af nøgler, og kontorfaciliteter til personalet kan også oprettes her. Der er også et lille kontor, der kan benyttes af lokalinspektøren, når han er i driftscenteret. Afdelingsbestyrelsens holdning Ved et møde med afdelingsbestyrelsen, er muligheden for indretning af driftscenteret og etablering af gæsteværelserne blevet forelagt, og afdelingsbestyrelsen tilkendegav, at de var meget positivt indstillet overfor projektet. Finansiering Et overslag over etableringsudgifter er: 100.000 kr. Etableringsudgifterne er et engangsbeløb, som forudsættes betalt af afdelingerne/beboerne med 211 kr./enhed. Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 10

Afdeling Navn Enheder Driftsudgift pr. bolig fordelt på afdelinger 1 Teglgården 24 5.063 2 Teglvej 24 5.063 3 Rækkehuse Teglvej 6 1.266 4 Dobbelthuse Klostervej 28 5.907 6 Bjellerupparken 90 18.987 7 Bjellerupparken 40 8.439 8 Bjellerupparken 56 11.814 9 Bjellerupparken 28 5.907 10 Institutioner 2 422 11 Kædehuse Hjortholmvej og Ålholmvej 27 5.696 12 Kædehuse Rugårdsvej 28 5.907 13 Jadedalen 63 13.291 14 Ankerhusvej 20 4.219 15 Egholmsvej 18 3.797 16 Teglparken 20 4.219 Totaler 474 100.000 Kr./Enhed/År 211 Udgifter til driften af driftscenteret på Ankerhusvej vil indeholde følgende: Årlig udgift til husleje: Årlig udgift til forbrug m. v.: Overslag årlige driftsudgifter: 168.000 kr./år (14.000 kr./mrd.) 87.000 kr./år 255.000 kr./år. Udgift til drift pr. enhed: 255.000/474 = 538 kr./enhed/år Månedlig udgift pr. enhed: 538/12 = 45 kr./enhed/måned Ved etablering af driftscenteret i afdeling 14 bliver den samlede udgift pr. enhed: 45 kr./måned til driftsudgifter + 211 kr. til etablering af driftscenteret. Huslejen for gæsteværelserne er anslået til 2.230,00 kr./måned. Denne udgift skal betales af afd. 14. Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 11

Alternative forslag til placering af driftscenteret a) Ombygning af butikker Dronningborg Boulevard, afd. 6. Blomsterforretning (133 m2) - Solcenter (63 m2) Fordele: Driftscenteret bliver i området, hvor hovedparten af vores beboere bor. God tilgængelighed. Ulempe: Erhvervs lejemålene skal opsiges. Solcenteret kan ikke opsiges før 1. februar 2018. Bemærkning: Der kan blive tale om en erstatning til solcenteret, hvis vi opsiger lejemålet inden 1. februar 2018. b) Bygge nyt driftscenter på Rugårdsvej, afd. 12 Fordele: Driftscenteret bliver i området, hvor hovedparten af vores beboere bor. God tilgængelighed Ulempe: Øget trafik ved og på Rugårdsvej. Bemærkning: Afdelingsbestyrelsen er ikke orienteret, så vi kender ikke deres holdning til projektet. c) Ombygning af børnehaven Tjærbyvej (248 m2), afd. 10 Fordele: Bygningen er tom. Ulempe: Ikke centralt for hovedparten af vores beboere. Dårlig tilgængelighed på grund af trapper. Stor husleje (15.593,00 kr./måned). Det indstilles at bestyrelsen drøfter mulighederne for det nye driftscenters placering og godkender at der arbejdes videre med dette. GBH redegjorde for oplægget til bestyrelsen. Boligforeningen betaler 3.000 kr. i husleje om måneden til afdeling 6, plus 500 kr. til varme for ejendomsfunktionærernes nuværende lokaler. AR fremlagde, at det vil være muligt at afholde bestyrelsens møder i det nye driftscenter fremover, og på den måde vil udgifterne til bestyrelseslokalet kunne spares, som en del af finansieringen af driftscenteret. Mulighederne for en ny placering af driftscenteret blev drøftet i bestyrelsen, herunder også de eventuelle muligheder i forbindelse med helhedsplanen i Bjellerupparken. Bestyrelsen besluttede at arbejde videre med to alternativer. Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 12

1: Placering af driftscenteret i afdeling 14 efter modellen som det fremgår ovenfor. Bestyrelsen ønsker undersøgt, om afdelingens udgifter til gæsteværelserne bør øges, samt at udfordringerne med brugen af garager i Bjellerupparken bliver en del af sagen. 2: Mulighed for anvendelse af to lejligheder, der sammenlægges som driftscenter. Administrationen vender tilbage med et sagsoplæg om alternativerne. 119. Nyt fra Team Drift a) Oversigt over paraboler i al etagebyggeri i A/B Andelsbo På bestyrelsens opfordring er det blevet undersøgt, hvor mange parabolantenner der er op i al etagebyggeri i A/B Andelsbo. Der er to parabolantenner opsat i al etagebyggeri i A/B Andelsbo. Bjellerupparken xx har opsat parabol antenne uden tilladelse. Efter en henstilling fra administrationen, har beboeren søgt om tilladelse, og fået denne tilsendt. Bjellerupparken xx har opsat parabol antenne uden tilladelse. Efter en henstilling fra administrationen, har beboeren endnu ikke ansøgt om tilladelse. Det indstilles at bestyrelsen drøfter handlemulighederne i sagen PA undersøger den faktiske status for de to parabolers placering. DLA redegjorde for handlemulighederne i forhold til den beboer, der endnu ikke har søgt om tilladelse til at have en parabol opsat. Boligforeningen må anvise en plads til parabolen, hvis en beboer ønsker en sådan opsat. Har beboeren ikke mulighed for at modtage den ønskede kanal, når parabolen er placeret på den anviste plads, har beboeren ret til at flytte parabolen, derhen hvor det er muligt at modtage kanalen. Bestyrelsen vedtog at paraboler skal opsættes så lavt som muligt på altanerne, der hvor dette er muligt. Hvis der ansøges om opsætning af parabol fra et lejemål, der ikke har altan, vil der blive taget stilling til dette. b) Forbrug for vaskeriet i afdeling 6, 7 og 8 Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 13

På formandens opfordring er forbruget for fællesvaskeriet for afdeling 6, 7 og 8 blevet undersøgt. Regnskabet for fællesvaskeriet over de sidste fire år har udviklet sig som følger: Afd. 6 Afd. 7 Afd. 8 I alt Forløbig 2012/2013* 20.414,03 (1.867,38) (14.851,98) 3.694,67 Underskud Regnskab 2011/2012 113.691,41 43.607,88 49.589,39 206.888,68 Underskud Regnskab 2010/2011 181.832,61 73.757,20 97.771,62 353.361,43 Underskud Regnskab 2009/2010 113.268,29 42.113,07 54.447,38 209.828,74 Underskud Regnskab 2008/2009 152.487,18 64.099,20 81.419,39 298.005,77 *Alle indtægter er medregnet der mangler stadig udgifter. Der arbejdes på at få differentieret tallene ned på de enkelte maskiner, igennem kontakt til leverandørerne, da det pt. ikke lader sig gøre i systemet. Til orientering indgår renovering af badeværelserne som en del af helhedsplanen for Bjellerupparken, således at der også bliver plads til vaskemaskine i boligerne efter renoveringen. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Administrationen omdelte følgende opgørelse over forbruget for de enkelte maskiner. Forbrug på vaskeriet i Bjellerupparken 22. sep. 2012 til 22. sep. 2013 Indtægt Antal starter Vask 1 9.650 918 Vask 2 20.520 1.926 Vask 3 20.090 1.893 Vask 4 18.790 1.739 Vask 5 18.940 1.760 Vask 6 18.940 1.782 Vask 7 17.100 1.626 Vask 8 9.760 925 Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 14

Vask 9 7.770 732 Tør 1 26.852 Tør 2 22.247 Tør 3 23.993 Total 214.652 13.301 AR redegjorde for at vaskeriets udgifter og indtægter bør balancere, og det bør ikke accepteres, at vaskeriet kører med så store underskud år efter år. Bestyrelsen besluttede således, at indstille til afdelingsbestyrelserne i afdeling 6, 7 og 8, at de fordobler priserne på at anvende vaskeriet. c) Suspension af den kollektive råderet (godkendt punkt ved mødestart) Som følge af den økonomiske situation i boligforeningen er den kollektive råderet midlertidigt blevet suspenderet. Alle beboere har som følge heraf modtaget en skriftlig orientering om dette i juni måned. Der orienteres yderligere herom på bestyrelsesmødet. Brevet til beboerne er vedlagt som bilag til dagordenen Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning GBH redegjorde for handlingsforløbet. Suspensionen skyldes, som det også fremgår af orienteringen til beboerne, manglende midler i afdelingerne samt dispositionsfonden. Bestyrelsen tilkendegav enighed om at moderniseringer via den kollektive råderet ikke finansieres via dispositionsfonden men i stedet via optagelse af realkreditlån i afdelingerne. Herefter tiltrådte bestyrelsen suspensionen af den kollektive råderet. GBH redegjorde yderligere for at der er blevet gennemført markvandringer i alle afdelinger i Andelsbo fra den 7. til den 21. maj i år. Der har været en god stemning på markvandringerne, og beboerdemokraterne har udvist stor forståelse for situationen i driften og proceduren for at få udført forbedringer i deres afdelinger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 120. Fremtidig mødekalender Bestyrelsesmøder Dato Møde Noter Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 15

Onsdag den 11. december 2013 kl. 17.30 Tirsdag den 14. januar 2014 kl. 17.30 Tirsdag den 25. marts 2014 kl. 17.00 Tirsdag den 3. juni 2014 kl. 17.30 Tirsdag den 16. september 2014 kl. 17.30 Tirsdag den 11. november 2014 kl. 17.30 Tirsdag den 13. januar 2015 kl. 17.30 Bestyrelsesmøde Bestyrelsesmøde med revisor Formøde før repræsentantskabsmødet Bestyrelsesmøde Bestyrelsesmøde Bestyrelsesmøde Bestyrelsesmøde med revisor Andre møder Dato Møde Noter Tirsdag den 18. februar Budgetcafe Godkendt 2014 Tirsdag den 25. marts Repræsentantskabsmøde Godkendt 2014 kl. 19.00 Uge 10, 11 og 12 (marts) Afdelingsmøder Godkendt Om afdelingsmøderne 2014 Afdelingsmøderne er placeret således i kalenderen, at budgettet godkendes på møderne. Regnskabet gennemgås og godkendes af de pågældende afdelingsbestyrelser inden mødet, og der orienteres om regnskabet på afdelingsmødet. Det indstilles at bestyrelsen: - Fastsætter datoerne for repræsentantskabsmøde og budgetcafe - Godkender perioden for afholdelsen af afdelingsmøder i 2014 - Tager orienteringen om afdelingsmødernes indhold til efterretning Bestyrelsen godkendte datoerne for budgetcafe og repræsentantskabsmøde samt perioden for afholdelsen af afdelingsmøder i 2014. Herefter tog bestyrelsen orienteringen om afdelingsmøderne til efterretning. 121. Eventuelt Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 16

AR orienterede om at bestyrelsen, op til bestyrelsesmødet, har modtaget en status på klagesager i A/B Andelsbo. Der har været tre sager siden sidste møde. De er alle afsluttede med en henstilling fra administrationen. Der var ikke yderligere kommentarer til status for klagesager fra bestyrelsen. JR spurgte til status for tvangsantennebidrag og åbnede for en drøftelse af kollektive tv-aftaler. Bestyrelsen ønsker en nærmere orientering om dette på næste bestyrelsesmøde. BMR orienterede om at Bysekretariatet har udarbejdet en beboerundersøgelse i Nordbyen. Undersøgelsen blev omdelt til bestyrelsen. Godkendt af: Allan Rasmussen Formand Jens Ravnborg Næstformand Anne Mette Kjærgaard Per Munk Andersen Brian Rytter Referat bestyrelsesmøde A/B Andelsbo 24.09.2013 Side 17