IndFak Kuben (IndFak_beskrivelse) Denne kube anvendes til at se og analysere oplysningerne fra det fælles statslige system IndFak, der understøtter indkøbs- og fakturahåndteringsprocessen. Nogle af oplysningerne hentes fra selve det dokument (xml-dokument), som leverandøren har indsendt (faktura, kreditnota mv i OIOUBL-format). Det vil være angivet hvis oplysningen ikke stammer fra IndFak. Du kan se kubens indhold med Excel og udarbejde dine analyser i Excel. Der er anvendt drillthrough-funktionalitet på kuben. Med denne funktionalitet kan man trække data fra felter i LDV s tabeller. Foretages drillthrough på et af værdifelterne under gruppen Antal faktura, vises: Regnskab, Bogføringskreds, Dokument type, Dokument tilstand, Fakturanummer, Købers ordrenr, Leverandør, Dato for faktura, Antal fakturaer. Foretages drillthrough på et af værdifelterne under gruppen Fakturalinjer, vises Regnskab, Bogføringskreds, Dokument type, Dokument tilstand, Faktura nummer, EAN nr, Købers ordrenr, Leverandør, Dato for faktura, Varenr, Beskrivelse, Enhed, Valuta, Antal, pris, Momsprocent, Momsbeløb,. Foretages drillthrough på et af værdifelterne under gruppen Konteringslinjer, vises Regnskab, Bogføringskreds, Dokument type, Dokument tilstand, Fakturanummer, Købers ordrenr, Leverandør, Dato for faktura, Dato for godkendelse, Godkender, Dato for varemodtaget, Varemodtager, Bilagstekst, Valuta, Konteringsbeløb, Konteringsbeløb incl moms, Momsbeløb konteringslinje samt regnskabsdimensioner. Det er muligt at hente denne beskrivelse ved at vælge handlingen Hent beskrivelse til kuben IndFak, denne kube er version xx.xx.xxxx. Hvor xx.xx.xxxx er datoen for den version af kuben man arbejder på Det er muligt at hente rapporten Vis statusrapport for alle kuber, som viser en oversigt over samtlige kuber og datoen for hvornår at kuben er blevet opdateret. Det forudsættes at datavarehuset indeholder rapporter til Reporting Service. Vær opmærksom på, at ikke alle dimensioner og værdifelter kan kombineres. En god ide kan være, at benytte Excels felt Vis felter, der er relateret til i feltlisten til pivottabellen. Nedenfor er en kort beskrivelse af de dimensioner, værdifelter og KPI er som findes i kuben i alfabetisk orden. Ved hver dimension er anført, hvor dimensionen er placeret i feltlisten i Excel. Dimensionerne benyttes typisk til kolonner og rækker, og værdifelterne benyttes til tal sammentællinger i de celler, der dannes af kolonnen/rækken. KPI er benyttes som værdifelter, men vil give et hurtigere overblik da feltet Status viser med rød/gul/grøn hvordan det står til. Tidsdimensionen som indgår i kuben, indeholder en tidsdimension Tid med hierarkiet År, halvår, kvartal, måned og dag. Side 1 af 8
Dimensioner Derudover findes i mappen Tidsdimensioner følgende dimensioner: Dato indeholder den nøjagtige dato, Halvår indeholder 1. eller 2. halvår, Kvartal indeholder kvartalsnr, Måned indeholder månedsnavn, Ugedag indeholder ugedagen (mandag søndag), År indeholder året. Der er mulighed for at få vist egenskabsfeltet Ugedag på Dato. Beskrivelse af dimensioner, værdifelter og KPI er Artskonto(+Navn) Ligger under Artskonto Indeholder de forskellige artskonti, fx 1811 Egentlig løn. Ved valg af Artskonto får du vist kontonr og navn. Ved valg af ArtskontoNavn får du vist navnet. Ved valg af ArtskontoNr får du vist kontonr. Bogføringskreds Branche CPR Nr. CVR Nr. Dato for faktura Dato for forfald Dato for godkendelse Dimensionen kan kun anvendes sammen med værdifelterne under FakturaLinjer Ligger under Regnskab Viser den bogføringskreds, som EAN-nummeret er tilknyttet i SKS nummerstrukturen. ens branche Viser branchenavn + kode som den enkelte leverandør hører til. Dimensionen er oprettet som et drilldown hierarki fra branchekode niveau 1 til branchekode niveau 5. Oplysning om hvilken branchekode en leverandør har, hentes fra CVR registeret, og de forskellige niveauer fra Danmarks Statistik. Viser leverandørens CPR Nr. Viser leverandørens CVR Nr. Ligger under Dato for faktura Indeholder dato for faktura. Ligger under Dato for forfald Indeholder datoen fakturaen forfalder til betaling. Ligger under Dato for godkendelse Indeholder dato for hvornår de enkelte konteringslinjer er blevet godkendt. Side 2 af 8
Beskrivelse af dimensioner, værdifelter og KPI er Dato for sendt til Benchmark Dato for overførsel til NS Dato for varemodtaget værdifelterne under Konteringslinjer Ligger under Dato for sendt til Benchmark Indeholder den dato, hvor fakturalinjen er sendt til Statens Benchmark database, hvor den indgår i compliance KPIen. værdifelterne under Fakturalinjer Ligger under Dato for overført til NS Indeholder dato for hvornår konteringen er sendt til NS (Navision). Ligger under Dato for varemodtaget Indeholder dato for hvornår de enkelte konteringslinjer er blevet varemodtaget. værdifelterne under Konteringslinje. Dim_DIMENSIONSNAVN(*) Ligger under Dim_DIMENSIONSNAVN Regnskabsdimension. Diverse Nr. Dokument tilstand Dokument type EAN Nr. Enhed Antallet af disse dimensioner er afhængig af opbygning i IndFak, og kan fx indeholde Dim_Delregnskab, Dim_Formål, Dim_Sted, Dim_Aktivitet mv. Viser øvrige ID oplysninger på leverandører, som ikke er et CPR, CVR, SE eller EAN -nummer. Ligger under Dokument tilstand Viser dokumentets tilstand, eksempelvis Godkendt, Manuelt håndteret, Slettet, Til behandling Ligger under Dokument type Viser dokumentets type, eksempelvis Faktura, Kreditnota, Rykker / Fakturaoplysninger Under Leverandør vises leverandørens EAN nummer. Under Fakturaoplysninger vises det EAN nummer, som dokumentet er sendt til. Ligger under Enhed Indeholder oplysninger om varens enhed, f.eks. karton, pakke, rulle osv. Side 3 af 8
Beskrivelse af dimensioner, værdifelter og KPI er Oplysningen hentes fra selve fakturaen, såfremt denne er fremsendt som et OIOUBL-dokument. Er Personfølsom Ligger under Fakturaoplysninger i mappen Personfølsom Viser om fakturaen fra leverandørens side er markeret som personfølsom Under dimensionen Sikkerhedsniveau vil omfanget af personfølsomheden blive vist. Faktura nummer Ved valg af Personfølsom får du vist ja/nej. Ligger under Fakturaoplysninger Viser fakturanummeret fra leverandøren. Det er muligt at få vist følgende felter som egenskabsfelter i Excel: Kreditnotanummer, Købers ordrenummer Godkender Indenfor aftale Ligger under Godkender Viser fulde navn på godkender af de enkelte konteringslinjer. værdifelterne under Konteringslinjer Ligger under Fakturalinjer under mappen Compliance Viser oplysninger på compliance med indkøbsaftaler, f.eks. Indenfor aftale, Udenfor aftale, Leverandør undtaget for compliance Denne oplysning opsættes i forbindelse med at compliance for den enkelte fakturalinje skal opgøres. Såfremt at købet er foretaget på en aftaleleverandører indenfor en indkøbskategori opsættes Indenfor aftale. Såfremt at leverandører som er undtaget for compliance opsættes med Leverandør undtaget for compliance. Resten af fakturalinjerne opsættes med Udenfor aftale. Indkøbskategorikode værdifelterne under Fakturalinjer Ligger under Statens Indkøbskategori Side 4 af 8
Beskrivelse af dimensioner, værdifelter og KPI er Viser koden for de indkøbskategorier, som er udmeldt fra Statens Indkøb. Leverandør (+navn) Medtaget i compliance Regnskab Viser alle leverandører. Ved valg af Leverandør får du vist nummer og navn. Ved valg af Leverandørnavn får du vist navn. Ligger under Statens Indkøbskategori Dimensionen indeholder Ja/Nej. Der vises Ja såfremt at indkøbskategorien er medtaget i compliance opgørelsen, og Nej såfremt at indkøbskategorien ikke er med i compliance opgørelsen. Ligger under Regnskab Nummer og navn på regnskabet (fx6514 Moderniserings-styrelsen) fra IndFak. SE Nr. Sikkerhedsniveau Statens indkøbskategori (+navn) Viser leverandørens SE Nr. Ligger under Fakturaoplysninger i mappen Personfølsom Ved valg af Sikkerhedsniveau får du et tal der angiver niveauet for personfølsomhed: Gruppe 1 niveau omfatter almindelige personoplysninger som CPR-nummer, navn, adresse, civilstand etc. Gruppe 2 niveau omfatter følsomme oplysninger som race, religion, helbredsmæssige og seksuelle forhold etc. Gruppe 3 niveau omfatter andre følsomme oplysninger som strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold. Ligger under Statens Indkøbskategori Viser navn og/eller kode for de indkøbskategorier, som er udmeldt fra Statens Indkøb. Der er mulighed for, i Excel under egenskabsfelter, at få Side 5 af 8
Beskrivelse af dimensioner, værdifelter og KPI er vist oplysningerne Compliance start dato og Compliance slut dato, som viser de datoer at indkøbskategorien medtages i compliance opgørelsen. Det er denne indkøbskategori, som anvendes i forbindelse med compliance opgørelsen i Benchmark databasen. Og den opsættes efter følgende regler: såfremt der er påsat flere indkøbskategorier via konteringslinjerne under en faktura, identificeres indkøbskategori ved hjælp af 75% - reglen. Dvs. når en indkøbskategori repræsenterer 75 % af det samlede fakturabeløbs størrelse anvendes denne indkøbskategori. I tilfælde hvor 75 % af det samlede fakturabeløb ikke tilhører samme indkøbskategori påføres indkøbskategorikode 0. Valuta(+ Navn) Varemodtager Varenr. Ligger under Valuta Indeholder valutaoplysninger Ved valg af Valuta får du vist valutaens forkortelse, f.eks. DKK Ved valg af Valuta navn får du vist valutaens fulde titel Ligger under Varemodtager Viser fulde navn på varemodtageren på de enkelte konteringslinjer. værdifelterne under Konteringslinjer Ligger under Fakturalinjer Viser varenummer. Varenr. og beskrivelse værdifelterne under Fakturalinjer + Antal faktura Ligger under Fakturalinjer Viser varenr. og beskrivelse UNSPSC værdifelterne under Fakturalinjer + Antal faktura Ligger under Fakturalinjer Side 6 af 8
Værdifelter Beskrivelse af dimensioner, værdifelter og KPI er Viser UNSPSC koden Oplysningen hentes fra selve fakturaen, såfremt denne er fremsendt som et OIOUBL-dokument. Antal fakturaer Antal Compliance 1 Compliance 1 godkendt beløb Godkendt beløb Konteringsbeløb Konteringsbeløb inkl. moms Momsbeløb Momsbeløb konteringslinje Pris værdifelterne under Fakturalinjer + Antal faktura Ligger under Antal faktura Antallet af fakturaer Ligger under Fakturalinjer Indeholder antallet af fakturalinjer Ligger under Fakturalinjer i mappen Ligger under Fakturalinjer i mappen Compliance Vises i procent Beregnes som summen af godkendte beløb fra fakturalinjer fra aftaleleverandører indenfor en indkøbskategori / sum af godkendte beløb fra fakturalinjerne indenfor samme indkøbskategori vist i procent (Sum af fakturalinjer fra aftaleleverandør inden for indkøbskategori/sum af godkendt beløb indenfor indkøbskategorien) % Ligger under Fakturalinjer i mappen Compliance Summen af det godkendte beløb af fakturalinjer fra aftaleleverandører indenfor en indkøbskategori: SUM(Godkendt beløb af fakturalinjer indenfor indkøbsaftale) Ligger under Fakturalinjer i mappen Beregnet felt. Indeholder et beløb såfremt at dokumentet er en faktura, som er godkendt Ligger under Konteringslinjer uden moms Ligger under Konteringslinjer inkl. Moms Ligger under Fakturalinjer i mappen Ligger under Konteringslinjer Ligger under Fakturalinjer i mappen i danske kr. Side 7 af 8
KPI er Beskrivelse af dimensioner, værdifelter og KPI er Valutabeløb Ligger under Fakturalinjer i mappen i den oprindelige valuta, hvis valutaen er forskellig fra danske kr. Compliance 1 Definition Beregner indkøbene i forhold til compliance procentandel Grænseværdier >= 80 pct. GRØN >=60 pct. GUL <=60 pct. RØD Status Status bliver grøn når KPI en stiger fra en periode til en anden. Den går i gul når KPI en holder sin værdi. Ved et fald fra en periode til en anden vil resulterer i en rød status (*) Dimensionen kan være omdøbt af systemadministrator i forbindelse med installationen af LDV (fx Dim_Sted) Logbog for kuben Dato/Version Bemærkning 13.3.2017 Tilføjet værdifeltet Valutabeløb Værdifeltet Compliance 1vises nu kun med 1 decimal, så det vises i samme format som i Statens Benchmarkdatabase. 13.1.2017 Værdifeltet Antal vises nu med 2 decimaler. 2.5 Dimensionerne Dim_DIMENSIONSNAVN (*) kan nu også anvendes sammen med værdifelterne under FakturaLinjer. Tilføjet dimensionerne Medtaget i compliance og Artskonto 6.12.2016 Rettet således at kun anvendte dimensionsværdier vises 2.5 Værdifeltet Antal fakturaer vises nu som et heltal 12.8.2016 Kuben oprettet 2.5 LDV 2.5 Side 8 af 8