Bemærk! Det er ministerområdernes ansvar at registreringen foretages korrekt, herunder at det sker på de korrekte konti..

Transkript

1 FAQ INDKØB 15. april 2009 KUN/MAI/CDN Regelsættet: 1. Hvornår skal der angives en indkøbskategori? Indkøbskategorien skal benyttes på alle driftsrelaterede udgifter. Det vil oftest være udgifter, som bogføres på nedenstående udgiftskonti: 1610* 1630* 2210* 2220* 2240* 2250* 2255* 2260* 2265* 2270* 2280* 5012* 5032* 5052* 5112* 5132* 5142* 5152* 5162* 5172* 5182* 6012* 6032* Bemærk! Det er ministerområdernes ansvar at registreringen foretages korrekt, herunder at det sker på de korrekte konti.. 2. Hvordan kontere jeg når indkøbet dækker flere indkøbskategorier? Som udgangspunkt skal indkøbene konteres, på den korrekte indkøbskategori. Der kan dog forekomme tilfælde, hvor det administrative besvær ved fx at opdele fakturaer og kontere på forskellige kategorier ikke står mål med gevinsten i form af en mere korrekt rapportering. Dette er typisk tilfældet ved meget små beløbsstørrelser. I disse tilfælde kan man vælge den kategori, der bedst dækker det samlede indkøb. Eventuelle afvigelser i den endelige rapportering kan evt. begrundes i de kvartalsvise redegørelser, der skal indsendes sammen med rapporterne. Indkøbet bør dog stadig opdeles på flere kategorier, hvis der er tale om beløbsstørrelser, der absolut eller relativt kan påvirke den samlede rapportering væsentligt. 3. Skal der indkøbskategori på videresalg? Videresalg inden for eget ministerområde håndteres som lager eller ved intern afregning. Registrering på indkøbskategori skal ske ved modtagelse af fakturaer på den fulde betaling. Samtidig skal man sikre sig, at den interne afregning der sker efterfølgende ikke registreres og bogføres med en indkøbskategori, eller at den endelige rapportering korrigeres inden indsendelse til Finansministeriet. Dette skal sikre at der ikke dobbeltregistreres så indkøbsrapporteringen viser de rigtige oplysninger. 4. Skal der indkøbskategori på køb af bygning? Indkøbskategorien skal benyttes ved alle driftsrelaterede udgifter herunder også driftsmæssige anskaffelser, der skal aktiveres via anlægsmodulet. Køb af en hel bygning kan dog ikke karakteriseres som drift, og vil derfor ikke være omfattet.

2 Side 2 af 7 5. Må vi oprette nye dimensionsværdier på indkøbskategorien? Der er mulighed for at registrere indkøb af særlige vare og ydelser under hovedgrupperne institutionsspecifikke vare ( ) og institutionsspecifikke tjenesteydelser ( ). Der må ikke oprettes institutionsspecifikke kategorier for områder, der er dækket af de øvrige indkøbskategorier. Ved brug af institutionsspecifikke kategorier bør de benyttes ensartet i hele ministerområdet. Herved vil det være muligt at følge op på de institutionsspecifikke indkøb på samme måde som for de fælles kategoriområder. Du opretter en ny dimensionsværdi under indkøbskategorien ved at trykke F3 og indrykke kontoplanen bagefter. 6. Vi yder tilskud til institutioner. Skal disse påføres en indkøbskategori? Nej. Tilskud er ikke indkøb. De tilskudsmodtagende institutioner kan evt. selv være forpligtet til at rapportere om deres indkøb, og kan i den forbindelse benytte indkøbskategorien. 7. Skal vi bruge indkøbsdimensionen? Nej. Forpligtelsen vedrører alene rapporteringen. Der er valgfrihed mht. hvordan institutionen ønsker at skaffe de nødvendige data. Økonomistyrelsen anbefaler, at institutionerne bruger indkøbsdimensionen og de nye rapporteringsværktøjer. 8. Kan jeg bruge et indkøbssystem til at lave rapporterne? Der er ikke krav til hvordan man fremskaffer data til at lave rapporterne. Det vil derfor være helt acceptabelt at benytte et indkøbssystem til formålet. Du skal blot være opmærksom på de indkøb, der evt. ikke foretages ved hjælp af systemet, og at der i disse tilfælde kan være behov for supplerende oplysninger 9. Forventer ØS at alle bilag tastes med den rigtige indkøbskategori fra starten? Nej. Det er naturligvis det letteste, at bogføringen er korrekt fra starten, men der kan være behov for at foretage omposteringer. Læs hvordan du omposterer under punkt Vi har tilknyttet et rejseafregningssystem til Navision. Når de rejsende betaler for hotel, telefon og bogindkøb mm på rejsen, så kan vi påføre indkøbskategori ved bogføringen. På rapporten fremstår rejsende som kreditor. Hvordan håndteres dette problem?

3 Udlæg skal indkøbskonteres som alle andre indkøb. For den væsentligste del af rejseudgifter (fly, hotel mv.) bør institutionen modtage en elektronisk faktura fra kreditor, så disse indkøb kan bogføres med den korrekte indkøbskategori. Side 3 af 7 For andre udlæg, som typisk udgør en mindre værdi, vil det være medarbejderen der kommer til at stå som kreditor. Afvigelser i den endelige rapportering kan evt. begrundes i de kvartalvise redegørelser til Finansministeriet, der skal indsendes sammen med rapporterne. 11. Skal udenlandske betalinger have indkøbskategori? Ja. Udenlandske køb skal også indkøbsregistreres. Problemet med udenlandske kreditorer er, at de ikke har et CVR nr. Posterne vil stå i slutningen af rapporten. Det er lidt forskelligt hvordan kursdifferencer håndteres. Hvis de bliver automatisk udlignet, konteres der automatisk på kursdifference konto (2291), som ikke er omfattet af indkøbsaftalen. Hvis betalingen har en stor kursdifference, kan man lave en faktura/kreditnota med modkonto svarende til udgiftskontoen. 12. Skal de selvejende institutioner også rapportere? Rapporteringspligten følger pligten til at anvende de fælles indkøbsaftaler der er anført i cirkulære om indkøb i staten. Link: ØAV en [ og Finansministerens cirkulæreskrivelse Cirkulæreskrivelse vedrørende nye forpligtende centralt koordinerede indkøbsaftaler pr 1. januar 2007 fra januar De selvejende institutioner vil være omfattet af rapporteringspligten fra 1. januar Dette gælder også de selvejende institutioner, der allerede frivilligt har forpligtet sig til at benytte de fælles indkøbsaftaler. Økonomistyrelsen anbefaler, at alle selvejende institutioner senest den 1. januar 2008 har implementeret indkøbsdimensionen, så de er klar til tiden og i øvrigt kan bruge værktøjerne til styring af egne indkøb. Særligt for de selvejende institutioner, der i dag har forpligtet sig til at benytte de fælles aftaler, anbefales det at tage indkøbsdimensionen i brug, så de overfor leverandørerne kan dokumentere overholdelsen af aftaleforpligtelsen. 13. Vi har ikke et kreditorregister hvad skal vi gøre?

4 Hvis institutionen ikke har et kreditorregister, og dermed ikke kan trække rapporter, der fordeler indkøbet på leverandører må institutionen søge Finansministeriets indkøbssekretariat om dispensation til kun at rapportere på indkøbskategorierne. Side 4 af 7 Navision: 15. Indeholder rapporterne momsbeløb? Nej. Alle beløb er uden moms. 16. Hvordan skal bilag omposteres for at de vises i rapporterne? Er kreditorbetalingen ikke bogført med den nye indkøbskategori, vil posterne stå med ukendt i dim. værdikode, når rapporterne trækkes. Ønsker du at ompostere disse kreditorbetalinger, skal det gøres på en af følgende måder: Lav en kreditnota for at tilbageføre den forkerte post uden indkøbskategori, og lav derefter en ny faktura med indkøbskategori. Udlign efterfølgende de to poster på kreditorkortet. Finanskladde: Lav først en kreditnota, hvor der er valgt kreditnota i feltet bilagstype. Posten påføres modkontoen, hvor bogføringstypen er køb. Posten tilbageføres uden dimensionskategori. Derefter laves en ny betaling på en ny linie, hvor der i feltet bilagstype vælges faktura. Posten påføres relevant modkonto, hvor bogføringstypen er køb. Der vælges en indkøbskategori. Kladden bogføres og der foretages en udligning på kreditor. Bemærk! Når bilagstypen er udfyldt med kreditnota eller faktura, skal feltet Ekstern bilagsnr., være udfyldt. Det kan derfor være en god ide at sætte OMP foran det fakturanr. den oprindelige faktura er bogført med. 17. Må vi selv vælge om det er rapporterne i Navision og ØS LDV vi bruger? Ja. Der er ikke krav til hvordan man fremskaffer data til at lave rapporterne. 18. Hvilke rettigheder skal jeg have for at trække indkøbsrapporterne i Navision? I kan også selv taste rettighederne i Navision Stat. På NS-Basis skal der indhentes et objekt , hvor der skal stå ja i læseadgang. Og NS-

5 Oekonomi skal der ud for objekt stå ja i både læserettighed, indsætterettighed, redigeringsrettighed og sletterettighed. Side 5 af Kan vi sætte filter på indkøbsrapporterne, så jeg kun får vist linier uden indkøbskategori? Nej, det er desværre ikke muligt at sætte filter på dimensionen ukendt. I Navision rapporten Dim kontokort- kreditor informationer vil alle konteringer uden indkøbskategori stå samlet i slutningen af rapporten. 20. Vores bilag slår ikke igennem på rapporterne? Mangler betalingerne på rapporten, kan det skyldes: a. Det kan skyldes, at den konto der anvendes ikke er opsat med køb i bogføringstypen. Påfør bogføringstypen køb på kontoen i kontoplanen. 21. Hvordan skal kassebilag håndteres med den nye indkøbskategori?

6 Anvendes købs- eller finanskladder til manuel kontering af faktura eller skal en finanskontering ske over en linie, da transaktionsnr. bruges i forbindelse med de data der udlæses sammen med typen kreditor og fx bogføringstypen køb. Bogføres der over to linier vil posten indeholde to transaktionsnr. (et for hver linie), og derved mistes sammenhængen mellem kreditor og modkontoen. Posterne vil derfor ikke blive udlæst, og de totaler, der indrapporteres vil være forkerte. Side 6 af 7 Når posten er tastet og bogført skal du huske at udligne denne på kreditorkortet. Se hvordan i kvikguide til håndtering af indkøbsrapportering side 13 Link: Kan jeg opsætte en tvunget kode på indkøbskategorier? Hvis de konti, der anvendes til indkøb ikke bruges til andet end posteringer, der kræver en indkøbskategori, kan det være en god ide at opsætte kontoen med tvunget kode. At opsætte en tvungen kode sikrer, at der er et check ved bogføringen om kreditorposten er påført indkøbskategoriværdi. Bemærk Er der opsat tvungen kode og der skal betales en faktura uden indkøbskategori, vil indkøbskategoriværdi 9999 kunne påføres betalingen. Indkøbskategoriværdi 9999 har navnet skal udfyldes. Værdien er tiltænkt som en tom værdi, og må ikke indeholde indkøb, der er omfattet af rapporteringspligten. Se hvordan man opsætter tvungen kode i kvikguide til håndtering af indkøbsrapportering side 6 Link: Hvordan udlæser vi indkøbsrapporterne fra Navision Stat? Indkøbsdata udlæses i det format, der skal indsendes til Finansministeriet ved at benytte funktionen udlæs i indkøbsdata under sti: Finans/ periodiske aktiviteter/ Generel data ind- og udlæsning. Bemærk at data skal konsolideres på virksomhedsniveau, og at indrapporteringen pr. ministerområde sker fra departementerne. 24. Hvilke kontofilter skal man benytte i rapporterne i Navision? Rapporterne skal trækkes på de konti, der bliver benyttet til at registrere de oprindelige indkøb. Særligt skal man ved anlægskontering være opmærksom på at rapporterne ikke dækker nedskrivninger mv. Som udgangspunkt bør nedenstående kontofilter dække de fleste behov:

7 1610* 1630* 2210* 2220* 2240* 2250* 2255* 2260* 2265* 2270* 2280* 5012* 5032* 5052* 5112* 5132* 5142* 5152* 5162* 5172* 5182* 6012* 6032* Side 7 af 7 Bemærk at det er den enkelte myndigheds ansvar at sikre at rapporteringen er korrekt og trækkes på de korrekte konti. 25. Hvilke kreditoropsætninger skal være udfyldt for korrekt dimensionsstyring? Såfremt der er sat dimensioner op på kreditoren bør institutionen overveje at opsætte prioritering på standard dimensioner, for at styre hvorvidt dimensionerne skal trækkes fra finanskontoen eller kreditorkontoen.