IndFak Kuben (IndFak_beskrivelse)

Transkript

1 IndFak Kuben (IndFak_beskrivelse) Denne kube anvendes til at se og analysere oplysningerne fra det fælles statslige system IndFak, der understøtter indkøbs- og fakturahåndteringsprocessen. Nogle af oplysningerne hentes fra selve det dokument (xml-dokument), som leverandøren har indsendt (faktura, kreditnota mv i OIOUBL-format). Det vil være angivet hvis oplysningen ikke stammer fra IndFak. De værdifelter, som ligger under FakturaLinjer (Antal, Beløb, Godkendt beløb, Momsbeløb, Pris, Valutabeløb, Compliance 1, Compliance 1 godkendt beløb) er felter, der er hentet fra selve OIOUBL-dokumenter, som leverandøren har indsendt. Såfremt at det er et indscannet bilag, anvendes oplysningerne fra konteringslinjen. De værdifelter, som ligger under Konteringslinjer (Konteringsbeløb, Konteringsbeløb incl moms, Momsbeløb konteringslinje), er hentet fra konteringen i IndFak. Oplysninger hentes når dokumentet er blevet godkendt. Du kan se kubens indhold med Excel og udarbejde dine analyser i Excel. Der er anvendt drillthrough-funktionalitet på kuben. Med denne funktionalitet kan man trække data fra felter i LDV s tabeller. Foretages drillthrough på et af værdifelterne under gruppen Antal faktura, vises: Regnskab, Bogføringskreds, Dokument type, Dokument tilstand, Fakturanummer, Købers ordrenr, Leverandør, Dato for faktura, Antal fakturaer. Foretages drillthrough på et af værdifelterne under gruppen Fakturalinjer, vises Regnskab, Bogføringskreds, Dokument type, Dokument tilstand, Faktura nummer, EAN nr, Købers ordrenr, Leverandør, Dato for faktura, Varenr, Beskrivelse, Enhed, Valuta, Antal, pris, Momsprocent, Momsbeløb, Beløb. Foretages drillthrough på et af værdifelterne under gruppen Konteringslinjer, vises Regnskab, Bogføringskreds, Dokument type, Dokument tilstand, Fakturanummer, Købers ordrenr, Leverandør, Dato for faktura, Dato for godkendelse, Godkender, Dato for varemodtaget, Varemodtager, Bilagstekst, Valuta, Konteringsbeløb, Konteringsbeløb incl moms, Momsbeløb konteringslinje samt regnskabsdimensioner. Det er muligt at hente denne beskrivelse ved at vælge handlingen Hent beskrivelse til kuben IndFak, denne kube er version xx.xx.xxxx. Hvor xx.xx.xxxx er datoen for den version af kuben man arbejder på Det er muligt at hente rapporten Vis statusrapport for alle kuber, som viser en oversigt over samtlige kuber og datoen for hvornår at kuben er blevet opdateret. Det forudsættes at datavarehuset indeholder rapporter til Reporting Service. Vær opmærksom på, at ikke alle dimensioner og værdifelter kan kombineres. En god ide kan være, at benytte Excels felt Vis felter, der er relateret til i feltlisten til pivottabellen. Side 1 af 11

2 Dimensioner Nedenfor er en kort beskrivelse af de dimensioner, værdifelter og KPI er som findes i kuben i alfabetisk orden. Ved hver dimension er anført, hvor dimensionen er placeret i feltlisten i Excel. Dimensionerne benyttes typisk til kolonner og rækker, og værdifelterne benyttes til tal sammentællinger i de celler, der dannes af kolonnen/rækken. KPI er benyttes som værdifelter, men vil give et hurtigere overblik da feltet Status viser med rød/gul/grøn hvordan det står til. Tidsdimensionen som indgår i kuben, indeholder en tidsdimension Tid med hierarkiet År, halvår, kvartal, måned og dag. Derudover findes i mappen Tidsdimensioner følgende dimensioner: Dato indeholder den nøjagtige dato, Halvår indeholder 1. eller 2. halvår, Kvartal indeholder kvartalsnr, Måned indeholder månedsnavn, Ugedag indeholder ugedagen (mandag søndag), År indeholder året. Der er mulighed for at få vist egenskabsfeltet Ugedag på Dato. Beskrivelse af dimensioner, værdifelter og KPI er Afdeling Enhed Afdeling (+ Kode, + Navn) Ligger under Fast_Sted Indeholder et hierarki bestående af Afdeling, Kontor, Team og Enhed. Ligger under Fast_Sted i mappen Afdeling Indeholder de værdier, som der er valgt under Sted i Faste Dimensioner. Artskonto(+Navn) Ved valg af Afdeling får du vist kode og navn. Ved valg af AfdelingKode får du vist koden. Ved valg af AfdelingNavn får du vist navnet. Ligger under Artskonto Indeholder de forskellige artskonti, fx 1811 Egentlig løn. Ved valg af Artskonto får du vist kontonr og navn. Ved valg af ArtskontoNavn får du vist navnet. Ved valg af ArtskontoNr får du vist kontonr. Bogføringskreds Branche Dimensionen kan kun anvendes sammen med værdifelterne under FakturaLinjer Ligger under Regnskab Viser den bogføringskreds, som EAN-nummeret er tilknyttet i SKS nummerstrukturen. Ligger under Leverandørens branche Viser branchenavn + kode som den enkelte leverandør hører til. Dimensionen er oprettet som et drilldown hierarki fra branchekode niveau 1 til branchekode niveau 5. Side 2 af 11

3 CPR Nr. CVR Nr. Oplysning om hvilken branchekode en leverandør har, hentes fra CVR registeret, og de forskellige niveauer fra Danmarks Statistik. Ligger under Leverandør Viser leverandørens CPR Nr. Der vises kun en oplysning (CPR Nr, CVR Nr, EAN Nr, SE Nr, Diverse Nr) om leverandøren. Ligger under Leverandør Dato for faktura Dato for forfald Dato for godkendelse Dato for sendt til Benchmark Dato for overførsel til NS Dato for varemodtaget Delaktivitet (+ Kode, + Navn) Viser leverandørens CVR Nr. Der vises kun en oplysning (CPR Nr, CVR Nr, EAN Nr, SE Nr, Diverse Nr) om leverandøren. Ligger under Dato for faktura Indeholder dato for faktura. Ligger under Dato for forfald Indeholder datoen fakturaen forfalder til betaling. Ligger under Dato for godkendelse Indeholder dato for hvornår de enkelte konteringslinjer er blevet godkendt. værdifelterne under Konteringslinjer Ligger under Dato for sendt til Benchmark Indeholder den dato, hvor fakturalinjen er sendt til Statens Benchmark database, hvor den indgår i compliance KPIen. værdifelterne under Fakturalinjer Ligger under Dato for overført til NS Indeholder dato for hvornår konteringen er sendt til NS (Navision). Ligger under Dato for varemodtaget Indeholder dato for hvornår de enkelte konteringslinjer er blevet varemodtaget. værdifelterne under Konteringslinje. Ligger under Fast_Aktivitet i mappen Delaktivitet Indeholder de værdier, som der er valgt under Aktivitet i Faste Dimensioner. Ved valg af Delaktivitet får du vist kode og navn. Ved valg af DelaktivitetKode får du vist koden. Ved valg af DelaktivitetNavn får du vist navnet. Dim_DIMENSIONSNAVN(*) Ligger under Dim_DIMENSIONSNAVN Side 3 af 11

4 Regnskabsdimension. Antallet af disse dimensioner er afhængig af opbygning i IndFak, og kan fx indeholde Dim_Delregnskab, Dim_Formål, Dim_Sted, Dim_Aktivitet mv. Regnskabsdimensionerne på værdifelterne vedrørende Fakturalinjer blive opsat efter 75% reglen, se nærmere under dimensionen Statens Indkøbskategori. Regnskabsdimensionerne på værdifelterne vedrørende Konteringslinjer stammer fra IndFak. Diverse Nr. Dokument tilstand Dokument type EAN Nr. Enhed Dimensionerne kan ikke anvendes sammen med værdifeltet Antal faktura. Ligger under Leverandør Viser øvrige ID oplysninger på leverandører, som ikke er et CPR, CVR, SE eller EAN -nummer. Der vises kun en oplysning (CPR Nr, CVR Nr, EAN Nr, SE Nr, Diverse Nr) om leverandøren. Ligger under Dokument tilstand Viser dokumentets tilstand, eksempelvis Godkendt, Manuelt håndteret, Slettet, Til behandling Ligger under Dokument type Viser dokumentets type, eksempelvis Faktura, Kreditnota, Rykker Ligger under Leverandør / Fakturaoplysninger Under Leverandør vises leverandørens EAN nummer. Der vises kun en oplysning (CPR Nr, CVR Nr, EAN Nr, SE Nr, Diverse Nr) om leverandøren. Under Fakturaoplysninger vises det EAN nummer, som dokumentet er sendt til. Ligger under Enhed Indeholder oplysninger om varens enhed, f.eks. karton, pakke, rulle osv. Oplysningen hentes fra selve fakturaen, såfremt denne er fremsendt som et OIOUBL-dokument. Enhed (+ Kode, + Navn) værdifelterne under Fakturalinjer og Antal faktura Ligger under Fast_Sted i mappen Enhed Indeholder de værdier, som der er valgt under Sted i Faste Dimensioner. Side 4 af 11

5 Er Personfølsom Ved valg af Enhed får du vist kode og navn. Ved valg af EnhedKode får du vist koden. Ved valg af EnhedNavn får du vist navnet. Ligger under Fakturaoplysninger i mappen Personfølsom Viser om fakturaen fra leverandørens side er markeret som personfølsom Under dimensionen Sikkerhedsniveau vil omfanget af personfølsomheden blive vist. Faktura nummer Ved valg af Personfølsom får du vist ja/nej. Ligger under Fakturaoplysninger Viser fakturanummeret fra leverandøren. Det er muligt at få vist følgende felter som egenskabsfelter i Excel: Kreditnotanummer, Købers ordrenummer Godkender Hovedaktivitet Delaktivitet Hovedaktivitet (+ Kode, + Navn) Institution Enhed Institution (+ Kode, + Navn) værdifelterne under Fakturalinjer og Antal faktura Ligger under Godkender Viser fulde navn på godkender af de enkelte konteringslinjer. værdifelterne under Konteringslinjer Ligger under Fast_Aktivitet Indeholder et hierarki bestående af Hovedaktivitet, Underaktivitet og Delaktivitet. Ligger under Fast_Aktivitet i mappen Hovedaktivitet Indeholder de værdier, som der er valgt under Aktivitet i Faste Dimensioner. Ved valg af Hovedaktivitet får du vist kode og navn. Ved valg af HovedaktivitetKode får du vist koden. Ved valg af HovedaktivitetNavn får du vist navnet. Ligger under Fast_Sted Indeholder et hierarki bestående af Institution, Afdeling, Kontor, Team og Enhed. Ligger under Fast_Sted i mappen Insitution Indeholder de værdier, som der er valgt under Sted i Faste Dimensioner. Ved valg af Institution får du vist kode og navn. Side 5 af 11

6 Indenfor aftale Ved valg af InstitutionsKode får du vist koden. Ved valg af Institutions Navn får du vist navnet. Ligger under Fakturalinjer under mappen Compliance Viser oplysninger på compliance med indkøbsaftaler, f.eks. Indenfor aftale, Udenfor aftale, Leverandør undtaget for compliance Denne oplysning opsættes i forbindelse med at compliance for den enkelte fakturalinje skal opgøres. Såfremt at købet er foretaget på en aftaleleverandører indenfor en indkøbskategori opsættes Indenfor aftale. Såfremt at leverandører som er undtaget for compliance opsættes med Leverandør undtaget for compliance. Resten af fakturalinjerne opsættes med Udenfor aftale. Indkøbskategorikode Kontor Enhed Kontor (+ Kode, + Navn) Leverandør (+navn) Medtaget i compliance værdifelterne under Fakturalinjer Ligger under Statens Indkøbskategori Viser koden for de indkøbskategorier, som er udmeldt fra Statens Indkøb. værdifelterne under Fakturalinjer og Antal faktura Ligger under Fast_Sted Indeholder et hierarki bestående af Kontor, Team og Enhed. Ligger under Fast_Sted i mappen Kontor Indeholder de værdier, som der er valgt under Sted i Faste Dimensioner. Ved valg af Kontor får du vist kode og navn. Ved valg af KontorKode får du vist koden. Ved valg af KontorNavn får du vist navnet. Ligger under Leverandør Viser alle leverandører. Ved valg af Leverandør får du vist nummer og navn. Ved valg af Leverandørnavn får du vist navn. Ligger under Statens Indkøbskategori Dimensionen indeholder Ja/Nej. Der vises Ja såfremt at indkøbskategorien er medtaget i compliance opgørelsen, og Nej såfremt at indkøbskategorien ikke er med i compliance opgørelsen. Side 6 af 11

7 Projekt (+ Kode, + Navn) værdifelterne under Fakturalinjer og Antal faktura Ligger under Fast_Projekt Indeholder de værdier, som der er valgt under Projekt i Faste Dimensioner. Regnskab Ved valg af Projekt får du vist kode og navn. Ved valg af ProjektKode får du vist koden. Ved valg af ProjektNavn får du vist navnet. Ligger under Regnskab Nummer og navn på regnskabet (fx6514 Moderniserings-styrelsen) fra IndFak. SE Nr. Sikkerhedsniveau Statens indkøbskategori (+navn) Ligger under Leverandør Viser leverandørens SE Nr. Der vises kun en oplysning (CPR Nr, CVR Nr, EAN Nr, SE Nr, Diverse Nr) om leverandøren. Ligger under Fakturaoplysninger i mappen Personfølsom Ved valg af Sikkerhedsniveau får du et tal der angiver niveauet for personfølsomhed: Gruppe 1 niveau omfatter almindelige personoplysninger som CPR-nummer, navn, adresse, civilstand etc. Gruppe 2 niveau omfatter følsomme oplysninger som race, religion, helbredsmæssige og seksuelle forhold etc. Gruppe 3 niveau omfatter andre følsomme oplysninger som strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold. Ligger under Statens Indkøbskategori Viser navn og/eller kode for de indkøbskategorier, som er udmeldt fra Statens Indkøb. Der er mulighed for, i Excel under egenskabsfelter, at få vist oplysningerne Compliance start dato og Compliance slut dato, som viser de datoer at indkøbskategorien medtages i compliance opgørelsen. Det er denne indkøbskategori, som anvendes i forbindelse med compliance opgørelsen i Benchmark databasen. Og den opsættes efter følgende regler: såfremt der er påsat flere indkøbskategorier via konteringslinjerne under en faktura, identificeres indkøbskategori ved hjælp af 75% - reglen. Dvs. når en indkøbskategori repræsenterer 75 % Side 7 af 11

8 af det samlede fakturabeløbs størrelse anvendes denne indkøbskategori. I tilfælde hvor 75 % af det samlede fakturabeløb ikke tilhører samme indkøbskategori påføres indkøbskategorikode 0. Team Enhed Team (+ Kode, + Navn) Valuta(+ Navn) Varemodtager Varenr. værdifelterne under Fakturalinjer og Antal faktura Ligger under Fast_Sted Indeholder et hierarki bestående af Team og Enhed. Ligger under Fast_Sted i mappen Team Indeholder de værdier, som der er valgt under Sted i Faste Dimensioner. Ved valg af Team får du vist kode og navn. Ved valg af TeamKode får du vist koden. Ved valg af TeamNavn får du vist navnet. Ligger under Valuta Indeholder valutaoplysninger Ved valg af Valuta får du vist valutaens forkortelse, f.eks. DKK Ved valg af Valuta navn får du vist valutaens fulde titel Ligger under Varemodtager Viser fulde navn på varemodtageren på de enkelte konteringslinjer. værdifelterne under Konteringslinjer Ligger under Fakturalinjer Viser varenummer. Oplysningen hentes fra selve dokumentet, såfremt denne er fremsendt som et OIOUBL-dokument. Varenr. og beskrivelse værdifelterne under Fakturalinjer + Antal faktura Ligger under Fakturalinjer Viser varenr. og beskrivelse Oplysningen hentes fra selve dokumentet, såfremt denne er fremsendt som et OIOUBL-dokument. Underaktivitet Delaktivitet værdifelterne under Fakturalinjer + Antal faktura Ligger under Fast_Aktivitet Indeholder et hierarki bestående af Underaktivitet og Side 8 af 11

9 Værdifelter Beskrivelse af dimensioner, værdifelter og KPI er Underaktivitet (+ Kode, + Navn) Delaktivitet. Ligger under Fast_Aktivitet i mappen Underaktivitet Indeholder de værdier, som der er valgt under Aktivitet i Faste Dimensioner. UNSPSC Ved valg af Underaktivitet får du vist kode og navn. Ved valg af UnderaktivitetKode får du vist koden. Ved valg af UnderaktivitetNavn får du vist navnet. Ligger under Fakturalinjer Viser UNSPSC koden Oplysningen hentes fra selve fakturaen, såfremt denne er fremsendt som et OIOUBL-dokument. Antal fakturaer Antal Beløb Compliance 1 Compliance 1 godkendt beløb Godkendt beløb Konteringsbeløb værdifelterne under Fakturalinjer + Antal faktura Ligger under Antal faktura Antallet af fakturaer Ligger under Fakturalinjer Indeholder antallet af fakturalinjer Ligger under Fakturalinjer i mappen Beløb Beløb Ligger under Fakturalinjer i mappen Compliance Vises i procent Beregnes som summen af godkendte beløb fra fakturalinjer fra aftaleleverandører indenfor en indkøbskategori / sum af godkendte beløb fra fakturalinjerne indenfor samme indkøbskategori vist i procent (Sum af fakturalinjer fra aftaleleverandør inden for indkøbskategori/sum af godkendt beløb indenfor indkøbskategorien) % Ligger under Fakturalinjer i mappen Compliance Beløb Summen af det godkendte beløb af fakturalinjer fra aftaleleverandører indenfor en indkøbskategori: SUM(Godkendt beløb af fakturalinjer indenfor indkøbsaftale) Ligger under Fakturalinjer i mappen Beløb Beregnet felt. Indeholder et beløb såfremt at dokumentet er en faktura, som er godkendt Ligger under Konteringslinjer Beløb uden moms Side 9 af 11

10 KPI er Beskrivelse af dimensioner, værdifelter og KPI er Konteringsbeløb inkl. moms Momsbeløb Momsbeløb konteringslinje Pris Ligger under Konteringslinjer Beløb inkl. Moms Ligger under Fakturalinjer i mappen Beløb Beløb Oplysningen hentes fra selve dokumentet, såfremt denne er fremsendt som et OIOUBL-dokument. Ligger under Konteringslinjer Beløb Ligger under Fakturalinjer i mappen Beløb Beløb i danske kr. Oplysningen hentes fra selve dokumentet, såfremt denne er fremsendt som et OIOUBL-dokument. Valutabeløb Ligger under Fakturalinjer i mappen Beløb Beløb i den oprindelige valuta, hvis valutaen er forskellig fra danske kr. Oplysningen hentes fra selve dokumentet, såfremt denne er fremsendt som et OIOUBL-dokument. Compliance 1 Definition Beregner indkøbene i forhold til compliance procentandel Grænseværdier >= 80 pct. GRØN >=60 pct. GUL <=60 pct. RØD Status Status bliver grøn når KPI en stiger fra en periode til en anden. Den går i gul når KPI en holder sin værdi. Ved et fald fra en periode til en anden vil resulterer i en rød status (*) Dimensionen kan være omdøbt af systemadministrator i forbindelse med installationen af LDV (fx Dim_Sted) Logbog for kuben Dato/Version Bemærkning Tilføjet følgende dimensioner og hierarkier Afdeling - Enhed, Afdeling, Delaktivitet, Enhed, Hovedaktivitet - Delaktivitet, Hovedaktivitet, Institution - Enhed, Institution, Kontor - Enhed, Kontor, Projekt, Team - Enhed, Team, Underaktivitet - Delaktivitet, Underaktivitet Link til beskrivelse af kuben rettet, således at beskrivelsen nu vises LDV Side 10 af 11

11 Logbog for kuben Dato/Version Bemærkning Tilføjet værdifeltet Valutabeløb LDV 2.5 Værdifeltet Compliance 1vises nu kun med 1 decimal, så det vises i samme format som i Statens Benchmarkdatabase Værdifeltet Antal vises nu med 2 decimaler. 2.5 Dimensionerne Dim_DIMENSIONSNAVN (*) kan nu også anvendes sammen med værdifelterne under FakturaLinjer. Tilføjet dimensionerne Medtaget i compliance og Artskonto Rettet således at kun anvendte dimensionsværdier vises 2.5 Værdifeltet Antal fakturaer vises nu som et heltal Kuben oprettet 2.5 Side 11 af 11