Match 2.0 i IndFak Flow, Roller og Regler. September 2019

Transkript

1 Match 2.0 i IndFak Flow, Roller og Regler September 2019

2 Match 2.0 Indhold Matchprocessen Den overordnede matchproces Opsætning af roller, matchregler og flow Brugergrænseflade for opsætning af matchregler Mulighed for selv at opsætte match-kriterier, afvigelsestolerancer, mm. Gennemgang af forskellige flows i løsningen Overblik og fremsøgning af ordrer og fakturaer til manuelt match Indsætte ordrereference manuelt match regler køres igennem igen Visning af matchede ordre- og fakturalinjer Overførsel af Matchede linjer til afsluttende godkendelse i Fakturamodulet Sporing og rapporter til opfølgning Direkte visning af hvilke match-steps en faktura er gået igennem og hvorfor den evt. ikke er matchet 2

3 3 Matchprocessen

4 Match 2.0 modul Bindeled mellem Indkøb og Fakturahåndtering 4 Match-løsning, ligger i eget modul, og skal betragtes som bindeleddet mellem indkøb og fakturahåndtering i en integreret arbejdsproces. En regelbaseret Match-løsning Den nye Match-løsning muliggør en langt mere fleksibel tilgang til regler for match, og dermed understøtte den hverdag institutionerne møder. Match-løsningen arbejder overordnet med: Autogodkendelse Automatch Manuelt match Det er muligt at foretage Match på Rekvisitionsnummer Ordrenummer Aftalenummer Opsætning af routing kan opsættes Fakturafordeler Rekvirent Indkøber Disponent

5 Match og Fakturaflow Indkøbsdel Match Her tjekkes på: Fakturadel Navision Indkøbs ordre Procesbesparelse AutoGodkendelse (Anbefales ved 2 pers. over ordren) Faktura ankommer og matchmodul tjekker ordrereference mod ordrer. - CVR - Ordrereference - Afvigelser i beløb - Varemodtagelse - Akkumuleret beløb Alt stemmer! Kontering overføres fra ordren og faktura godkendes automatisk Match regler opsat AutoMatch KUN kobling af ordre og faktura inkl. kontering (Godkendes ikke automatisk!) Kontering overføres fra ordren Faktura ankommer og matchmodul tjekker mod ordrer. Her tjekkes på: - CVR - Ordrereference Faktura til behandling Behandles som normalt fakturaflow Klar til overførsel (for ØSC) Bogføring og Betaling (2 pers. ind over) 5

6 Kom i gang med Match 2.0 Adgang til Match 2.0 sker når man har fået tildelt Match roller Start med at opsætte/nedarve matchregler der skal som minimum være opsat 1 regel for at aktivere Matchmodulet Alle nye dokumenter, som vil hereftersendes igennem Matchmodulet 2.0 Når regler er opsat, vil fakturaer med ordrereference blive matchet i Matchmodulet, inden de sendes til Fakturamodulet og Navision Det er fortsat vigtigt at brugere varemodtager på ordren for at få match. De vil bl.a. få en mailadvisering om varemodtagelse mangler med link til ordren Hjælpeteksten på Match og videoer kan findes i IndFak 6

7 Match Flow processen (regel baseret) Regler opsat til match, gyldig ordrereference (kan påføres manuelt) og varemodtaget på ordren AutoGodkendelse AutoMatch Kriterier for AutoGodkendelse overholdt faktura med info fra ordren sendes til Klar til overførsel eller direkte til Navision Kriterier for AutoGodkendelse ikke overholdt forsøger AutoMatch Ordre afsendt - og varemodtaget Faktura modtages Fakturaflow (varemodtag + godkend) Kriterier sikrer AutoMatch overholdt - faktura routes til behandling Klar til overførsel NS Faktura med info fra ordren inkl. kontering er til behandling/ i godkendelsesflow 7

8 Match Flow Processen - AutoGodkendelse AutoGodkendelse kriterier overholdes og faktura autogodkendes med kontering og beskrivelse fra ordren Regler kan opsættes for AutoGodkendelse, kan opsættes for alle leverandører og evt. aftaler Forudsætning at ordrereference påført og at der er varemodtaget på ordren Opfyldes reglen bliver faktura autogodkendt med kontering og beskrivelse fra ordren og faktura sendes til (klar til overførsel) betaling Navision Tilladt afvigelse i beløb eller procent kan fastsættes generelt eller pr. aftale Der kan opsættes et akkumuleret loft på hvor meget der må autogodkendes på den enkelte regel Der tjekkes altid på CVR, dvs. leverandøren på ordren og på den indsendte faktura er den samme. Hvis de opstillede kriterier for godkendelse ikke er overholdt nedgraderes reglen til AutoMatch og tager KUN info fra ordren og fakturaen sendes til behandling i normalt flow. 8

9 Match Flow Processen AutoGodkendelse (udvidet AutoMatch): Kriterier overholdes og faktura autogodkendes med info fra ordren Regler kan opsættes for AutoGodkendelse - alene eller i kombination med AutoMatch Det er en forudsætning at ordrereference er påført og der er varemodtaget på ordren Opfyldes reglen bliver faktura AutoGodkendt med info fra ordren og faktura sendes til (klar til overførsel) betaling Navision Generel eller pr. aftale angives med kriterier for tjek og hvor meget der må afviges Der kan opsættes et akkumuleret loft på hvor meget der må AutoGodkendes for pr. regel AutoMatch: Kobling af ordre og faktura til behandling/ godkendelse Regel for Automatch kan vælges alene eller i kombination med AutoGodkendelse Ordrereference er påført faktura og varemodtagelse angivet på ordre Ved AutoMatch sendes faktura til behandling (varemodtagelse) og godkendelse i fakturamodulet AutoMatch vil koble ordre og faktura sammen og faktura beriges med kontering fra ordren Hvis kriterierier for AutoGodkendelse ikke overholdes og man stadig vil have ordre + faktura koblet sammen Kan opsættes til person, der routes til behandling i fakturamodulet Der tjekkes altid på CVR, dvs. leverandør for ordre og indsendte faktura er den samme 9

10 Match Flow Processen - Opmærksomhedspunkter 1. Anbefales at der er to personer ind over indkøbet (indkøber og disponent adskilt) 2. Er der kun én person ind over indkøbet, skal man være særligt opmærksom på valg af opsætning - Godkendelse pr. ordre bør være for et mindre beløb og evt. med en afgrænset prokura - Ved AutoGodkendelse bør det være en stram regel og der skal være klare opfølgningsrutiner. Hvis kriterier ikke er overholdt vil reglen blive nedgraderet til en AutoMatch-regel, så der stadig overføres oplysninger fra ordre til faktura. - Alternativt opsættes AutoMatch, hvor der er to personer ind over fakturagodkendelsen 3. Er der adskillelse mellem indkøber og disponent på ordreafgivelsen, kan man nemmere vælge AutoGodkendelse, og undgå yderligere godkendelse af fakturaen 4. Der kan aldrig blive AutoGodkendt: - Hvis afsenderen af fakturaen ikke har samme CVR nummer, som den leverandør ordren er sendt til - Hvis der ikke er varemodtaget på ordren 5. Der bør være hyppige kontroller på fakturagodkendelsen samt leverancen, så revisionsporet fremgår tydeligt af hele flowet fra ordreafgivelse til betaling 6. I Navision er der altid to adskilte personer til at frigive betalingen uanset AutoMatch eller AutoGodkendelse 10

11 Matchprocessen incl Manuelt match Regler opsat til match, gyldig ordrereference (kan påføres manuelt) og varemodtaget på ordren AutoGodkendelse AutoMatch Kriterier for AutoGodkendelse overholdt faktura med info fra ordren sendes til Klar til overførsel eller direkte til Navision Kriterier for AutoGodkendelse ikke overholdt forsøger AutoMatch Ordre afsendt - og varemodtaget Faktura modtages Ingen matchregler opsat eller mangler gyldig ordrereference Ordrereference indsættes manuelt - Matchregler køres Manuelt matchet Manuelt matchet, sendes til fakturabehandling, indeholder info fra ordren; kontering mv. Kriterier sikrer AutoMatch overholdt - faktura routes til behandling Fakturaflow (varemodtag + godkend) Klar til overførsel NS Faktura med info fra ordren inkl. kontering er til behandling/ i godkendelsesflow 11

12 12 Opsætning af roller, matchregler og flow

13 Opsætning af standardregler på top og nedarving Det er muligt at angive en matchregel på topniveau, som kan bruges i alle underliggende institutioner. Nedarvning af matchregler kan opsættes i administrationen. Lokal systemadministrator kan vælge at anvende regler fra top eller selv oprette dem Matchadministrator kan kun se og ikke redigere en nedarvet regel. Tillad nedarving til underliggende organisationer Tillad nedarving fra ovenstående organisation 13

14 Opsætning af roller For at tilgå Match-modulet kan der tildeles to roller: 1. Match-Administrator kan opsætte regler. Dette bør være en bruger som svarer til administrator og bør ikke have rollen Manuelt match. 2. Manuelt match kan udføre manuelt match på egne ordrer/fakturaer udvidede rettigheder kan udføre på alle dokumenter (pt. tildelt brugere med fakturafordelerrollen). 14

15 Administration af Matchregler (nedarvede og egne) Overblik over nedarvede og lokale matchregler Statistik over brugen af hver regel Visning af: Prioritering af regler Hvilke er Aktive Der skelnes mellem AutoGodkendelse : Hvis regler er opfyldt i Matchmodulet sendes faktura, direkte gennem fakturamodulet til Klar til overførsel /Navision med informationer og kontering fra ordren. Hvilke er AutoGodkendelses- og AutoMatch-regler Tilladt afvigelse AutoMatch : Faktura sendes fra Matchmodulet til fakturamodulet for behandling og godkendelse. Ved match mellem ordre og faktura overføres bogføringstekst og kontering fra ordre til faktura. Fakturaen kan nu behandles som enhver anden faktura. 15

16 Anbefalet regel - AutoGodkendelse (prioritet 20) Det anbefales, at institutioner opretter en regel der giver mulighed for AutoGodkendelse under de rette omstændigheder Det skal derfor nøje overvejes hvilke kriterier der sættes op på denne regel, så det sikres at en faktura ikke uønsket bliver godkendt automatisk. Hvis reglen er opsat med en total afvigelse på 0 kr. vil en faktura med en difference i forhold til ordren på 1 kr. ikke blive godkendt automatisk. Faktura og ordre vil i stedet blive matchet, og oplysningerne fra ordren overført til fakturaen, hvorefter man kan tage stilling til om fakturaen skal godkendes trods differencen eller der skal anmodes om en kreditnota og en korrekt faktura. 16

17 Kørsel af matchregler 1. Matchmotor finder alle regler der kan bruges på den pågældende faktura De skal gælde for organisationen enten nedarvet eller oprettet i organisations De skal gælde for enten alle leverandører eller for den specifikke leverandør på fakturaen 2. For hver af disse regler simulerer systemet et match Starter med regler med lavest prioritet og fortsætter derfra altså prioritet 14 før 90 Hvis der mødes en regel der er markeret som stopregel fortsættes der ikke efter denne 3. I resultaterne af de simulerede matcheregler finder systemet den regel med det bedste resultat, de er med de "bedste først": Autogodkendelse Potentiel autogodkendelse ved varemodtagelse Match Ingenting 4. Matchresultatet bliver logget ved simulering frem til og inklusiv den bedste regel som er fundet - og herefter udføres reglen imod fakturaen 5. Det er vigtigt at understrege i step 3 kan regler der er oprettet som Godkendelses regler sagtens nedgraderes til match i følgende situationer: Der er flere linjer på fakturaen end på ordren Der er flere linjer på ordren end på fakturaen (Og reglen er sat op til at kræve fulde ordrer) Tolerancetærskler er overskredet men vi kan stadig matche linierne sammen vha f.eks. varenummer Ordrelinjer som en faktura ville matche imod er allerede matchet til en anden faktura Der er gebyr på en faktura udover at den ellers matcher 17

18 Anbefalet regel - standardkøb AutoGodkendelse Det anbefales, at institutioner selv opsætter denne regel, hvis de ønsker Autogodkendelse En AutoGodkendelses-regel, der kræver varemodtagelse på ordren og som tillader en afvigelse på op til 10 kr. på en fakturalinje, og max. 10 kr. på fakturatotalen. Reglen gælder alle leverandører. Denne regel sender matchede fakturaer og ordrer direkte til Klar til overførsel (for institutioner ikke tilknyttet SAM vil den sendes direkte til NS) i fakturamodulet derfor den relativt stramme afvigelsestolerance Fakturaen sendes til Navision opdelt efter varelinjerne på ordren inkl. kontering. Den har prioritet 20, så det fortsat er muligt at opsætte (endnu) strammere regler, der tjekkes på før denne. Hvis CVR-nummer og ordrereference passer, men andre kriterier ikke gør, vil reglen blive nedgraderet, så der kun opnås AutoMatch, så fakturaen kan kontrolleres. Reglen er opsat til ikke at være stopregel, så hvis regler overskrides, vil reglen blive nedgraderet til en Matchregel 18

19 Oprettelse af anbefalet regel AutoGodkendelse (1/2) 19

20 Oprettelse af anbefalet regel AutoGodkendelse (2/2) 20

21 Oprettelse af regel for AutoMatch Kontering på afvigelse (prio 90) (1/2) For at sikre, at der findes en match regel har vi oprettet et "Konteringsforslag" med prioritet 90. Sammenlægning af ens konteringslinjer kan være en rigtig god idé på nogle leverandører og en dårlig idé på andre. Det kan derfor være nødvendigt at lave forskellige regler med en liste af leverandører nedenfor. Reglerne bliver kontrolleret i rækkefølge, så du kan oprette dine egne regler med et lavere nummer, så du f.eks. kan oprette en regel til Autogodkendelse. Denne regel er for at sikre konteringen, hvis der er et minimumsmatch mellem ordre og faktura, så den anvendes på alle leverandører. 21

22 Oprettelse af regel for AutoMatch Kontering på afvigelse (prio 90) (2/2) Hvis leverandøren sender det rigtige ordrenr på fakturaen og de rigtige varenumre matches faktura med ordren. Nedenfor kan det ses at der er sat en høj grænse % for afvigelse af beløb på henholdvis linje- og totalniveau. 22

23 23 Gennemgang af forskellige flows i løsningen

24 Eksempel 1 - oprettelse af katalogordre til match Vælg de ønskede varelinjer Angiv kontering og evt. posteringstekst Send ordren til leverandøren Afvent varerne 24

25 Eksempel 2 - Opdeling af ordrelinje(r) En ordrelinje kan opdeles i flere konteringslinjer enten ved at trykke på ikonet eller ved at markere linjen (eller flere linjer) og vælge linket Opdel valgte over ordrelinjerne. Der åbnes for mulighed for at opdele den eller de valgte linjer i flere linjer. Som standard deles i 2, med mulighed for selv at angive fordelingen. Man skal huske at angive den ønskede posteringstekst for de opdelte linjer. 25

26 Eksempel 3 - Ordrelinjer og Konteringslinjer til match Linjerne på en ordre kan ses enten som linjerne på ordren eller som de forskellige konteringer der er angivet. Under konteringslinjer vises en linje for de forskellige konteringer der er angivet. Man skal huske at angive den ønskede posteringstekst. Man kan se hvilke varer det drejer sig om ved at klikke på linket Vis varer. 26

27 Eksempel 4 (1 af 3) varemodtagelse på ordre til match Når varerne modtages skal du huske at fortælle systemet, at varerne er modtaget, da det er en betingelse for at ordren kan blive matchet med en faktura Angiv hvilke varer der er modtaget Hvis alle varer er modtaget kan du trykke på linket Forudfyld alle Hvis den modtagne faktura stemmer overens med varemodtagelsen kan fakturaen godt blive Autogodkendt. 27

28 Eksempel 4 (2 af 3) - Manglende varemodtagelse på ordren - Mailnotifikation Der udsendes mail til indkøber, med information om manglende varemodtagelse Flow vil her være: 1. Modtager med information om manglende varemodtagelse 2. Der navigeres herfra til faktura og ordre i match 3. Varemodtager ordrer 4. Match regler genkøres herefter automatisk Ved succes overføres matchinfo til fakturamodul Klikkes på Gå til faktura - faktura er opdateret i fakturamodul 28

29 Eksempel 4 (3 af 3) - Manglende varemodtagelse på ordre - Info fra fakturamodul Fejler match, pga. manglende varemodtagelse på ordren, vises pop-up, der gør opmærksom på denne mulighed for match, når fakturaen behandles i Fakturamodulet. Flow vil her være: 1. Klikkes Åbn, tages man til matchmodulet, med den aktuelle faktura og ordre åbnet 2. Varemodtager ordre 3. Matchregler genkøres herefter automatisk Ved succes overføres ordreinfo til fakturamodul Klikkes på Gå til faktura - faktura er opdateret i fakturamodul 29

30 Eksempel 5 (1 af 3) Match på en almindelig ordre på opsat regel Med gyldig ordrereference, forsøges fakturaen først matchet via de opsatte regler AutoGodkendelses-regler vil sende fakturaen direkte til Klar til overførsel eller til Navision Stat Hvis der matches sendes konteringsinformationer automatisk til Fakturamodulet Hvis fakturaen/ordren der refereres til ikke kan AutoMatches, kan den behandles i såvel manuelt match som Fakturamodulet 30

31 Eksempel 5 (2 af 3) AutoMatch Engangsleverandør uden CVR på ordren For at få match på ordrer til engangsleverandører, er flowet: 1. Regel opsættes med indstilling om at org.id tjek udelades (opsat på regel 90) 2. Faktura modtages og hvis ordrereferencen er gyldig og der matches inden for tilladte kriterier på reglen overføres oplysninger fra ordren til fakturaen 3. Fakturaen overføres til den på reglen angivne rolle til yderlige workflow i fakturamodulet eller direkte i Klar til overførsel 4. Hvis ordrereferencen er ugyldig er der fortsat mulighed for manuelt Smartmatch 31

32 Eksempel 5 (3 af 3) Match Fakturamodulet Autogodkendt faktura i fakturaarkivet Fakturaer der er matchet i match-modulet vil som udgangspunkt blive routet til den person/rolle matchreglen er opsat til. Følgende informationer vil være medsendt fra indkøbsordren: Kontering vil være overført på linjeniveau Fakturalinjer vil være opdelt, svarende til den afsendte ordre der er matchet med Reference til ordre Varemodtagelsesinformationer Fakturaerne vil lande i status: Klar til overførsel / Overført (hvis AutoGodkendt og din organisation er sat op til automatiske overførsler til Navision Stat) Autogodkendt faktura, med kontering videreført fra ordre Matchede fakturaer til behandling, markeres med match-ikon Til behandling (hvis AutoMatchet den vil være routet til den bruger der er opsat som modtager i matchreglen) 32

33 33 Manuelt Match Samt indsættelse af Ordrereference

34 Nulstil match-informationer på faktura til behandling Hvis en faktura er blevet behandlet manuelt i Fakturamodulet og det ønskes at gå tilbage til de match-informationer der oprindeligt er videregivet fra match, kan man nulstille informationerne: 1. Ordre/faktura fremsøges i matchmodulet (evt. via (1) Åbn i match direkte fra faktura, hvorved ordre/faktura vises fremsøgt i matchmodulet) 2. En match-information fx linjematch kan fjernes manuelt og påsættes igen 3. Faktura opdateres nu med matchinformationerne på ny 34

35 Eksempel 6 (1 af 2) Manuelt og SMARTmatch Ret ordrereference og genkør match-regler Modtages faktura med ugyldig ordrereference, kan denne rettes med klik på (1) Herefter vises dialog med mulighed for at vælge mellem ordrer der er adgang til: Når ordrereferencen tilrettes, genkøres matchregler automatisk Hvis der fortsat ikke er succesfuldt match, kan der manuelt matches eller behandles i Fakturamodulet 35

36 Eksempel 6 (2 af 2) Manuelt og SMARTmatch Koble linjer sammen og udfør Match Få overblik over Ordre og faktura i samme visning Søg og filtrer mellem ordrer/fakturaer på samme måde som i Ordremodulet Match linjerne enkeltvis eller ved hjælp af SMARTmatch Ved Manuelt Match (parring af linjer, er det ikke muligt at køre regler). Faktura bliver betragtet som AutoMatchet og vil sendes til fakturadelen for behandling har kontering fra ordren påført som forslag Er faktura allerede blevet godkendt og sendt til betaling vi 36 informationer om match forblive i Matchmodulet og ikke sendes til Fakturadelen

37 37 Sporing og opfølgning

38 Sporingslog Få et overblik over hvilke fakturaer der er AutoGodkendt eller blot AutoMatchet Søg på specifikke fakturanumre Se hvilke match-regler en faktura er forsøgt matchet med Se hvilke trin fakturaen har været igennem og hvorfor den evt. ikke er matchet, når dette var forventet Udbygges med opfølgning 38