Indkøbs workshop. Implementering af indkøbsdelen i IndFak2

Transkript

1 Indkøbs workshop Implementering af indkøbsdelen i IndFak2 Novemberr 2015

2 MÅLGRUPPE Medarbejdere i jeres Institution som har kendskab til indkøbsaftaler, indkøbsprocesser og kontering, som i praksis skal anvende indkøbsmodulet Det forventes at medarbejdere med rollen Indkøber er repræsenteret. Det er en fordel at have taget e-læring om indkøb inden workshop (hvis du ikke har taget det, må du gøre det når du kommer hjem) FORMÅL MED WORKSHOP Du vil efter workshoppen: være i stand til at registrere og afgive ordre have kendskab til opsætning og anvendelse af ordre modul have kendskab til aktivering af vareleverandør kunne orientere/oplære andre brugere i din organisation

3 DAGENS PROGRAM (1/2 DAG) 1. Velkommen, bordet rundt 2. Hvordan er jeres indkøbsproces og hvad forventer I at starte op med? 3. Gennemgang af opsætning Brugere/roller og prokura (indkøbsprocessen og betydning for match) Leveringsadresser 4. Gennemgang af processer vedr. leverandøraktivering Katalog leverandører Tekstordre leverandører (Punchpout leverandører) 5. Gennemgang af ordre- og match-flowet Godkendelse af katalog Katalog ordre Tekstordre Stående ordre Match

4 IBRUGTAGNING AF INDKØBSDELEN I INDFAK Leverandøraktivering eordrer Organisatorisk ibrugtagning Hvem handles der med? Hvad handler vi og hvordan? Hvem skal håndtere indkøb? FM/SI Katalogordre (standardindkøb) Valg og opsætning af brugerroller mv. SKI Tekstordre (dialogbaseret indkøb) Øvrig opsætning fx leveringssadresser Lokale Stående ordrer (gentagne indkøb) Håndtering af faktura med og uden ordre Punch.out Uddannelse af brugere 4

5 TILDELING/OPSÆTNING AF ROLLER Indgår aftaler og stiller krav Foretager bestilling af kataloger Registrerer aftale Godkender katalog og prisændringer Deler katalog med brugere Opretter rekvisition og udfylder delvis kontering Sender rekvisition til indkøber Varemodtager på ordren Behandler rekvisition til ordre Opretter ordre (tekst el. katalog) Vælger varer på markedsplads jf. indkøbsaftaler Afsender rekvisition til godkendelse Varemodtager på ordren Kontrollerer rekvisition Godkender og sender til vareleverandør Godkender faktura ved fejlmatch Behandler fejlmatch 5

6 INDKØBSPROCES- TILDELING/OPSÆTNING AF ROLLER Rekvirent Indkøber (m. rekvirent og disponentrolle) Indkøber (m. disponentrolle) Bruger kan have tildelt flere systemroller i fht. Indkøbsflow Indkøber Disponent Rekvirent Indkøber Disponent Prokura opsættes disponenter særskilt i ordredelen Fastlægge roller ud fra Best Practice og tilføje i institutionens regnskabsinstruks. Betydning for automatch af faktura, samt ved håndtering af manuel match, om der opsat at der skal 1 eller 2 brugere ind over en fakturagodkendelse 6

7 ØVRIG OPSÆTNING I INDFAK Nummerserie Leveringsadresser primær leveringsadresse (org. /bruger) Standard indkøber/disponent Prokura på ordre (leverandør, aftale, dimensioner) Anvendelse af grupper Autokontering (bruger/gruppe, leverandør, (Aftaler), UNSPCS) 7

8 OPSÆTNING AF STANDARDVÆRDIER (BRUGERNIVEAU) Opsætning af standard disponent, som automatisk vil blive angivet på alle rekvisitioner der udarbejdes af brugeren Opsætning af standard disponent, som automatisk vil blive angivet på alle rekvisitioner der udarbejdes af brugeren Krydset fjerner opsætning af standard indkøber Opsætning af primære adresser for den enkelte bruger. Dette kan også opsættes på organisationsniveau

9 HÅNDTERING AF AFTALER - OG KATALOGER I INDFAK 9

10 VARE- OG ORDRETYPER HANDLES DER PÅ? Ordretype Katalogordre Standardvare Katalogordre Konfigurerbar Karakteristika Standardindkøb - Standard produkter - Lagerførende produkter - Langvarige kontraktperioder - Hyppige bestillinger Konfigurerbare indkøb - Kvalitet, størrelse, pris etc. - Ydelserne sammensættes - Hyppige bestillinger Eksempler Kontorartikler Toner Papir Kontormøbler IT udstyr Tekstordre Dialogbaseret indkøb - Kvalitet, pris, leveringsevne etc. - Typisk udbudsvarer og projekter - Ydelserne defineres fra gang til gang - Løbende varemodtagelse Konsulentbistand Rengøring Vikarer Stående ordre Stående ordre - Gentagelseskøb - Lav udskiftningsrate - Fastprisaftaler Husleje Avis- og tidsskrifter Telefoni 10

11 LEVERING AF KATALOGER TIL INDFAK HIERARKI 1. Upload af kataloger SKI/FM leverandør Lokal leverandør Afleveres til eannr IndFak2 2. Katalog godkendes og deles ned i org.hierarki 3. Herefter kan der afgrænses yderligere Statslige ØSC institutioner Statslige ikke ØSC institutioner Selvejende Statsinstitutioner Ministerområde 1 Fællesskab 1 Institution x Institution a Instituition b Institution y Regnskab Regnskab (Bogføringskreds) 11

12 PROCES FOR LEVERANDØRAKTIVERING Aktivitet Institution Modst + Systemleverandør Vareleverandør Leverandør udvælgelse og aktivering Udfylde og verificer excel ark med leverandørinfo x x Afdæk leverandøraktivering (aftaletype og kontakt til leverandør) egne x x Tilmelding på leverandørsite Velkomstmail, vejledning til katalogdannelse + login til leverandørportal x x Danne katalog til IndFak (via FTP eller skabelon i IndFak) x x Etablere adgang til punch-out x x Opret aftale i IndFak Oprette leverandør i database og tilføj dokumentintegration (hvordan modtages ordren) x x Aftale oprettes i aftaleadministration og etiketter tilføjes Godkendelse af katalog egne x Klar til deling af aftale/varegrupper x x 12

13 OPRET/ADMINISTRER AFTALE 13

14 DELING AF AFTALE (VAREGRUPPER) Deling af aftaler sker under varegrupper Kan deles med hele organisation, grupper, enkelte brugere Kan også afgrænses på udvalgte varer i kataloget som skal deles. Obs. Aftalen skal være delt for at en bruger fx disponent kan åbne og godkende rekvisitionen 14

15 OPRET REKVISITION OG AFSEND ORDRE I INDFAK 15

16 INDKØB I INDFAK - OVERBLIK LDV IndFak Varekataloger Upload af kataloger Aftaler FM, SKI, lokale Katalogordre eordre afsendes Tekstordre Opfølgning Compliance Dispositionsregnskab Stående ordre Ordrebekræftelse eller ændring Leverandør Faktura-ordrematch Faktura m. ordrereference Faktura u. ordrereference Faktura uden ordre Godkendt faktura Stamdataoverførsel Bogføring og betaling Navision Stat

17 REKVISITIONSHOVED Giver mulighed for at sammenklappe og åbne informationerne i det pågældende område Markering betyder at systemet med det samme ændrer status på ordren til Fuldt varemodtaget Markering betyder at systemet ikke afsender ordren til leverandøren (den vil dog stadig fremgå af modtagerinformation Anvendes til angivelse af et kontonr. eller lignende som efterspørges af leverandøren Anvendes til angivelse af et kontraktnr. i forbindelse med oprettelse af en stående ordre Anvendes til angivelse af et rekvisitionsnr. fra andet system, hvis et sådant anvendes

18 REKVISITIONSFLOW Angivelse af Rekvirent, Indkøber og Disponent på den pågældende rekvisition. Hvis du selv har alle tre roller, vil alle felter være forudfyldt med dit navn Den tildelte bruger er den bruger som pt. har dokumentet liggende hos sig Under trekanten ved Sendknappen finder du Valgmuligheder hvor du får de viste muligheder Gem ordren hvis du laver opdateringer uden at videresende til anden bruger Se slide med Oprettelse af stående ordre Anvendes til videresendelse af rekvisitionen til en anden bruger, som ikke skal være en del af workflowet

19 VARELISTE, ORDREHISTORIK MM. Giver mulighed for at tilføje en tekstlinje, hvor indkøber selv skriver hele varelinjen. Fx gebyr, fragt eller varer udenfor katalog Anvendes til kontering af flere varelinjer på én gang. Vær opmærksom på at alle linjer som ønskes konteret skal være markeret Under kommentarer kan du tilføje både interne og eksterne kommentarer. Eksterne kommentarer vil fremgå af ordren til leverandøren Historikken viser hvilke brugere som har været inde over behandlingen af den pågældende rekvisition Under Modtagerinformation findes den adresse som ordren leveres til. Ordren kan leveres til flere adresser, som både kan være en og via OIOSI (NemHandel)

20 OPRETTELSE AF STÅENDE ORDRE 1/2 Opret dine ordrelinjer med kontering, så de svarer til varelinjerne i den faktura du normalt modtager Hvis leverandøren ikke skal modtage ordren og du ikke ønsker at varemodtage hver enkelt ordre, sættes markeringen som vist i billedet Angiv kontrakt- eller abonnementsnr. på din aftale med leverandøren. Dette nr. vil på sigt kunne anvendes til match mellem ordre og faktura Klik på opret stående ordre

21 OPRETTELSE AF STÅENDE ORDRE 2/2 Opsætning af hvor ofte ordren skal afsendes. Opsætning af hvornår afsendelsen starter (pt. er det ikke muligt at angive et tidspunkt) Opsætning af hvornår ordreafsendelsen skal stoppe Relaterede dokumenter indeholder de ordrer som er oprettet på baggrund af den stående ordre Viser den opsatte ordrefrekvens og sidste afsendelse af den stående ordre (afsendelse vises også selvom der er tale om efterregistrering)

22 VAREMODTAGELSE OG FAKTURAMATCH Faktura fremsendes på baggrund af ordre, skal der som udgangspunkt ikke behandles på ny kun varemodtage Der skal altid varemodtages på ordren før faktura sendes til betaling For at opnå automatch på ordren skal følgende kriterier være opfyldt Hvis ikke alle kriterier er opfyldt skal der ske en manuel match og godkendelse af faktura Tjek for match 1. Ordrenummer (reference) 2. Varemodtaget antal 3. Fakturatotal 4. Match tolerance 22