KMD VALG. Bestillinger Version 3.0 titel her> <Indsæt evt. undertitel her>
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Forord... 3 1 Valgarter... 4 2 Skærmbilledet A101... 5 3 Indhold af bestillinger... 6 4 Bestillinger. Landsdækkende valg... 7 4.1 Valgart... 7 4.2 Valglister... 9 4.3 Valgkort... 10 4.4 Afstemningsområder... 11 4.5 Afstemningssted... 14 4.6 Vælgerfordeling... 16 4.7 Bestillingsregistret låses... 18 5 Bestillinger. Andre valg... 19 5.1 Menighedsrådsvalg. Valgart 6... 19 5.2 Lokale valg. Valgart 7... 20 5.3 Ældrerådsvalg. Valgart 8... 21 5.4 Valgarter og distriktstyper... 22 6 Bestillinger. Brevstemmemateriale... 24 7 Uddata... 25 8 Tidsplaner... 27 8.1 Valgart 1, 3, 4 og 5... 27 8.2 Valgart 6... 27 8.3 Valgart 7... 28 8.4 Valgart 8... 28 9 F-taster på A101... 29 10 Autorisation og rolleprofiler... 30 11 Tilknyt printer... 31 11.1 Billede 3287 og printernavn... 31 11.2 Minivejledning til printertest... 31 12 Bilag... 32 Copyright KMD A/S Side 1 KMD VALG. Bestillinger
Indholdsfortegnelse 12.1 Valgliste... 32 12.2 Valgkort... 33 12.3 Bordfordelingsliste... 34 12.4 Kvitteringsliste... 35 12.5 Totalliste... 36 13 Her får du hjælp... 37 13.1 Online hjælp... 37 13.2 Kundenet... 37 13.3 Vigtigste datoer og tidsfrister... 37 13.4 Serviceafdeling... 37 14 Stikord... 38 Copyright KMD A/S Side 2 KMD VALG. Bestillinger
Forord Forord Denne vejledning, er en beskrivelse af, hvorledes den eller de ansvarlige medarbejdere i kommunen, foretager bestilling af valgmateriale til et forestående valg. Valgmateriale består primært af valglister og valgkort, men som bestilling indgår også hvordan valgkort skal udsendes, antal valgborde på et afstemningssted, afstemningsstedets navn m.m. Denne vejledning er opdelt i tre hovedemner for bestillinger. Først beskrives bestillinger til landsdækkende valg. Dette omfatter valg til Kommunalbestyrelse og Regionsråd, Folketing, EU-parlament og Folkeafstemning. Anden del beskriver bestilling til Menighedsrådsvalg, Lokale valg og Ældrerådsvalg. Tredje del beskriver bestilling af brevstemmemateriale. Udover selve følgebrevet, omtales hvortil henvendelse skal rettes, når kuverter og stemmesedler skal bestilles. Fra én til to vejledninger Den tidligere vejledning, KMD VALG. ValgUdskrivning, som omfattede bestilling af valgmateriale, samt en beskrivelse af administrationen af vælger forud for et valg, det såkaldte vælgerregister, er fra januar 2011 opdelt i to nye vejledninger: Kom godt i gang. KMD VALG. Bestillinger (denne vejledning) Kom godt i gang. KMD VALG. Vælger KMD VALG. Bestillinger Side 3
Valgarter 1 Valgarter Der findes et sæt bestillingsoplysninger pr. valgart. Bestillingsoplysningerne pr. valgart er registreret uafhængigt af hinanden. Det betyder at der kan arbejdes med flere valg samtidig. Landsdækkende valg Valgart 1 Valgart 3 Valgart 4 Valgart 5 Kommunale valg. Valg til Kommunalbestyrelse og Regionsråd Folketingsvalg EU Parlamentsvalg Folkeafstemning Andre valg Valgart 6 Valgart 7 Valgart 8 Menighedsrådsvalg Lokale valg Ældrerådsvalg Bestillinger til landsdækkende valg er beskrevet i afsnit 4. Bestillinger til andre valg, er beskrevet i afsnit 5. Gem valgart på A101 For at fastholde valgarten til næste gang der skal arbejdes med A101, er det nødvendigt at forlade skærmbilledet med F3=Afslut. Når A101 kaldes fra blank skærm, vil feltet Valgart være udfyldt med den valgart, der blev forespurgt på (og gemt) sidst. KMD VALG. Bestillinger Side 4
Skærmbilledet A101 2 Skærmbilledet A101 A101, samt tilhørende billeder, anvendes til at administrere de oplysninger, der ligger til grund for dannelsen af uddatamateriale før et valg. Nedenfor vises et eksempel på A101. Her med valgart 3, Folketingsvalg. Eksempel: Bestillingsoplysninger til valgmateriale A101 Folketingsvalg Bestillingsoplysninger til 15.10.10 13:19 ØN62 0173 valgmateriale Valglister Antal eksemplarer. 2 Sideskift pr.vej. X Navneredigering.. Fornavn Efternavn_ Valgkort Central Udsendelse X Sortering Valgkort Postnr Blanke...... _2 % Afsender..... Lyngby-Taarbæk Kommune Lyngby Torv 2800 Lyngby Valgart 3 1. Kommunale Valg 3. Folketingsvalg 4. EU Parlament 5. Folkeafstemning 6. Menighedsrådsvalg 7. Lokale valg 8. Ældrerådsvalg Godkendelse ophævet Bruger : Z6BJM Dato. : 12.10.2010 Copyright Kommunedata Kommando ===> F1=Hjælp F2=Afstemningsområder F3=Afslut F4=Vis muligheder F6=Udskriv F9=Genkald F11=Godkend F12=Annuller F14=Valgbetegnelse KMD VALG. Bestillinger Side 5
Indhold af bestillinger 3 Indhold af bestillinger På skærmbilledet A101 samt tilhørende billeder, har du følgende muligheder for bestilling, opsætning og dannelse af uddata: Afstemningsområder Afstemningssted Distriktstype Godkend Udskrivning Valgart Valgbord Valgkort Valgliste Vælgere Oversigt over kommunens afstemningsområder Afstemningsstedets navn og adresse Antal blanke valgkort og valgborde Manuel fordeling af vælgere pr. bord Markering for om afstemningsstedet er Digitalt Valgsted Valg af distriktstype i forbindelse med afholdelse af lokale valg og ældrerådsvalg (valgart 7 og 8) Godkend indtastede oplysninger Ophæv godkend ved rettelse Indhold af bestillingsregistret på egen printer Angiv valgart til bestillingsregistret Antal valgborde pr. afstemningssted Fordeling af vælgere pr. valgbord pr. afstemningssted Sortering af valgkort Forsendelsesmåde Antal procent blanke valgkort Afsenderadresse på valgkort Redigere i valglisten, bl.a. sideskift Rækkefølge for- og efternavn på valglisten Antal eksemplarer Manuel fordeling af vælgere på valgborde KMD VALG. Bestillinger Side 6
Bestillinger. Landsdækkende valg 4 Bestillinger. Landsdækkende valg 4.1 Valgart Kontroller at valgarten er korrekt når der arbejdes med Bestillingsregistret. Valgarten angives ved at skrive nummeret for den pågældende valgart i indtastningsfeltet. Tryk Enter. Valgarterne som vist nedenfor, har samme nummer som i valgopgørelse. 1 Kommunale Valg. Valg til Kommunalbestyrelse og Regionsråd. 3 Folketingsvalg 4 EU-Parlament. Valg til Europa Parlamentet 5 Folkeafstemning 6 Menighedsrådsvalg 7 Lokale valg 8 Ældrerådsvalg Eksempel: Udsnit af A101. Valgart A101 Folketingsvalg Bestillingsoplysninger til 15.10.10 13:19 ØN62 0173 valgmateriale Valglister Antal eksemplarer. 2 Sideskift pr.vej. X Navneredigering.. Fornavn Efternavn_ Valgkort Central Udsendelse X Sortering Valgkort Postnr Blanke...... _2 % Afsender..... Lyngby-Taarbæk Kommune Lyngby Torv 2800 Lyngby Valgart 3 1. Kommunale Valg 3. Folketingsvalg 4. EU Parlament 5. Folkeafstemning 6. Menighedsrådsvalg 7. Lokale valg 8. Ældrerådsvalg Ansvarlig myndighed Valgart 1 5 Valgart 6 Valgart 7 8 Indenrigs- og Sundhedsministeriet Kirkeministeriet Kommunen For hver valgart findes ét sæt bestillingsoplysninger. Derved gøres det muligt at arbejde med flere valgarter sideløbende. KMD VALG. Bestillinger Side 7
Bestillinger. Landsdækkende valg Distriktstyper I forbindelse med afholdelse af valg er der tilknyttet bestemte distriktstyper fra vejregistret. Valgart 1 5 Valgart 6 Valgart 7 8 Valgdistrikt Sogne- og Kirkedistrikt Alle distriktstyper kan anvendes, herunder kommunen som ét distrikt. Valgarterne 7 og 8 kan først benyttes efter forudgående aftale med KMD's Team Valg. Oplysningerne vedrørende valgart 6, 7 og 8 slettes efter klagefristens udløb. Fasthold valgart på skærmbilledet For at fastholde valgarten til næste gang der skal arbejdes med A101, er det nødvendigt at forlade skærmbilledet med F3=Afslut. Når A101 kaldes fra blank skærm, vil feltet Valgart være udfyldt med den valgart, der blev forespurgt på (og gemt) sidst. KMD VALG. Bestillinger Side 8
Bestillinger. Landsdækkende valg 4.2 Valglister Eksempel: Udsnit af A101. Valglister A101 Folketingsvalg Bestillingsoplysninger til 15.10.10 13:19 ØN62 0173 valgmateriale Valglister Antal eksemplarer. 2 Sideskift pr.vej. X Navneredigering.. Fornavn Efternavn_ Valgkort Central Udsendelse X Sortering Valgkort Postnr Blanke...... _2 % Afsender..... Lyngby-Taarbæk Kommune Lyngby Torv 2800 Lyngby Valgart 3 1. Kommunale Valg 3. Folketingsvalg 4. EU Parlament 5. Folkeafstemning 6. Menighedsrådsvalg 7. Lokale valg 8. Ældrerådsvalg Antal eksemplarer Skal angives i det antal eksemplarer der ønskes. Mindste antal er 2. Bestilling kan maksimalt være 9. Sideskift pr. vej Skal valglisten begynde på ny side ved vejskift, sættes X i feltet. Navneredigering Visning af navne i valglisten. Fornavn + Efternavn er standard. Indtast F i feltet. Tryk Enter. På linien indsættes teksten Fornavn Efternavn Efternavn + Fornavn. Indtast E i feltet. Tryk Enter. På linien indsættes teksten Efternavn Fornavn KMD VALG. Bestillinger Side 9
Bestillinger. Landsdækkende valg 4.3 Valgkort Eksempel: Udsnit af A101. Valgkort A101 Folketingsvalg Bestillingsoplysninger til 15.10.10 13:19 ØN62 0173 valgmateriale Valglister Antal eksemplarer. 2 Sideskift pr.vej. X Navneredigering.. Fornavn Efternavn_ Valgkort Central Udsendelse X Sortering Valgkort Postnr Blanke...... _2 % Afsender..... Lyngby Taarbæk Kommune Lyngby Torv 2800 Lyngby Valgart 3 1. Kommunale Valg 3. Folketingsvalg 4. EU Parlament 5. Folkeafstemning 6. Menighedsrådsvalg 7. Lokale valg 8. Ældrerådsvalg Central udsendelse Hvis KMD skal levere valgkortene direkte til Post Danmark, skal der sættes X i feltet. Valgkort udsendes som B-post. Hvis X ikke er sat, leveres valgkortene direkte til kommunen. Her vil B ikke være påtrykt valgkortet. Sortering valgkort Vælg én af to muligheder: Postnummer, hvilket er standard ved central udsendelse. Indtast P i feltet. Tryk Enter. Ønskes vejnavn indtastes V i feltet. Tryk Enter. Blanke valgkort Afsender Blanke valgkort er som de "rigtige" valgkort, påført oplysninger om valgbetegnelse og valgdato, afstemningsstedets adresse, afstemningstidspunktet og afsenderbetegnelse, men har naturligvis ingen vælgeroplysninger. Bestilling af blanke valgkort, skal angives i procent i forhold til kommunens samlede vælgerantal. Procentangivelsen på A101 gælder for alle afstemningssteder, med mindre der angives en afvigende procent på det enkelte afstemningssted. De blanke valgkort kan bruges som erstatningsvalgkort på afstemningsstedet, og således indgå i opgørelsen af valget med antal modtagne valgkort og krydser i valglisten. Anvendes som returadresse for de valgkort, som Post Danmark ikke kan aflevere. Der er 3 linier til rådighed for angivelse af adresse. Højst 34 tegn pr. linje. KMD VALG. Bestillinger Side 10
Bestillinger. Landsdækkende valg 4.4 Afstemningsområder Oversigt over alle kommunens afstemningsområder. Billedet vises som en popup, og består af en venstre side og en højre side. Sådan gør du: 1. Åbn A101 2. Tryk F2 = Afstemningsområder Popup vises 3. Du får vist alle oplysninger ved at bruge F19 = Venstre side og F20 = Højre side. Skal der rettes i ét af valgstedsoplysningerne, sættes X i F-søjlen ud for det distrikt der skal rettes. Tryk Enter. Billedet Afstemningssted vises. Skal der rettes i flere af valgstedsoplysningerne, sættes flere X i F-søjlen. Tryk Enter. Eksempel: Afstemningsområder venstre side... : Folketingsvalg Afstemningsområder 18.10.10 10:00 ØNIM 0173 : : Mere: > : : Godkendt : : F Distrikt Dato Bruger Afstemningssted : : _ 01 Lyngby Midt 11.10.2010 T1173R Rådhuset : : _ 03 Trongård 16.10.2010 T1173R Servicecenter Midt : : _ 06 Engelsborg 16.10.2010 T1173R Baunehøj Skole : : _ 11 Taarbæk 12.10.2010 T1173R Teknisk Skole : : _ 12 Virum 16.10.2010 T1173R Medborgerhuset : : _ 13 Hummeltofte 14.10.2010 T1173R Lilleskolen : : _ 14 Fuglsanggård 11.10.2010 T1173R Forsamlingshuset : : _ 25 Lundtofte 16.10.2010 T1173R Det Gamle Teater : : F1=Hjælp F7=Tilbage F8=Frem F12=Annuller F19=Venstre F20=Højre : :...: KMD VALG. Bestillinger Side 11
Bestillinger. Landsdækkende valg Distriktsnummer og tekst Oplysningerne kommer fra P-datas Vejregister. Distriktsteksten er navnet på det geografiske område, der udgør valgdistriktet. Dato og Bruger-ID Oplysning om hvornår og af hvem oplysningerne om afstemningsstedet senest er godkendt / ophævet godkendt. Afstemningssted Navnet på afstemningsstedet. F.eks. skole, rådhus, forsamlingshus, hvor afstemningen rent fysisk finder sted. KMD VALG. Bestillinger Side 12
Bestillinger. Landsdækkende valg Eksempel. Afstemningsområder højre side... : Folketingsvalg Afstemningsområder 18.10.10 10:15 ØNIM 0173 : : Mere: < : : Vælgere ialt Blanke Antal Manuel Digital : : Distrikt pr. 05.10.2010 valgkort borde fordel Valg : : _ 01 Lyngby Midt 2.000 5 2 X : : _ 03 Trongård 1.500 10 4 : : _ 06 Engelsborg 2.500 5 6 : : _ 11 Taarbæk 3.000 5 2 X : : _ 12 Virum 4.500 10 6 X : : _ 13 Hummeltofte 2.000 5 4 : : _ 14 Fuglsanggård 3.000 5 2 X : : _ 25 Lundtofte 5.000 10 6 : : I alt 23.500 : : F1=Hjælp F7=Tilbage F8=Frem F12=Annuller F19=Venstre F20=Højre : :...: Distriktsnummer og tekst Vælgere i alt Distriktsteksten er navnet på det geografiske område, der udgør valgdistriktet. Se foregående side. Antal vælgere indsættes automatisk, når KMD har modtaget vælgerudtrækket fra CPR på 15. dagen før valget. Tallet bliver stående indtil næste valg. Blanke valgkort Antal borde Antal blanke valgkort i procent. Kan afvige fra den procentsats, der er angivet på grundbilledet, såfremt der for et afstemningssted er bestilt anden procentsats. Antal valgborde på det enkelte afstemningssted. Manuel fordeling Digital valg Et X angiver at der er foretaget en manuel fordeling af vælgerne pr. valgbord på afstemningsstedet. Er der ikke X i feltet, bliver antallet af vælgere fordelt ligeligt på antallet af valgborde. Et X i kolonnen ud for afstemningsstedets navn, angiver at der på afstemningsstedet anvendes KMD Digital Valgliste. KMD VALG. Bestillinger Side 13
Bestillinger. Landsdækkende valg 4.5 Afstemningssted På billedet skrives, eller kontrolleres, navn på og opsætning af det afstemningssted, hvor valghandlingen skal udøves. For at kunne rette i oplysningerne om afstemningsstedet, skal godkendelsen af afstemningsstedet være ophævet. Godkend eller ophæv godkend, foretages med F11. Sådan gør du: 1. Vælg A101 2. Tryk F2 = Afstemningsområder Billedet Afstemningsområder vises 3. Sæt X i F-søjlen ud for det enkelte afstemningssted Flere X kan sættes. Jfr. nedenfor. 4. Tryk Enter. Billedet Afstemningssted vises Har du på billedet Afstemningsområder indsat X i F-søjlen ved flere afstemningssteder for at rette oplysninger, skal du trykke F12=Annuller, når et afstemningssted er rettet og godkendt. Når du trykker F12=Annuller, vises næste markerede afstemningssted, og kan rettes. Eksempel: Afstemningssted... : Folketingsvalg Afstemningsted 18.10.10 10:34 ØNIM 0429 : : Distrikt: 06 - Engelsborg : : Afstemningssted : : Baunehøj Skole : : Kongensgade 28 : : Gymnastiksalen, indgang B : : Blanke valgkort...... _5 % : : Antal borde........ _6 : : Manuel fordeling af antal : : vælgere pr. bord...... _ : : Digitalt Valgsted..... _ : : Oplysningerne er endnu ikke godkendt : : F1=Hjælp F3=Afslut F11=Godkend F12=Annuller : :...: KMD VALG. Bestillinger Side 14
Bestillinger. Landsdækkende valg Afstemningssted Indtast den adresse der skal stå på valgkortet, og som oplyser vælgeren om sted og adresse hvor valghandlingen skal udøves i det pågældende distrikt. Blanke valgkort Antal borde Hvis der på dette afstemningssted skal bruges flere eller færre blanke valgkort, end den procentsats der er angivet på billede A101, indtastes ændringen her. Hvis der senere ændres på grundbilledet, vil ændringerne slå igennem på alle afstemningssteder. Her indtastes antallet af valgborde på det pågældende afstemningssted. Uanset maskinel eller manuel fordeling, vil vælgere med samme bopælskode (dog højst 10 vælgere) være opført på valglisten til det samme valgbord. Manuel fordeling af antal vælgere pr. bord Hvis der ikke ønskes en automatisk fordeling, med et ligeligt antal vælgere pr. valgbord, sættes X i feltet. Tryk Enter. Billedet "Vælgerfordeling" åbnes. Se næste side. Digitalt valgsted Anvendes KMD Digital Valgliste på afstemningsstedet, skal der markeres med X. Umiddelbart over afstemningsstedets navn, vises teksten *** Digitalt Valgsted *** KMD VALG. Bestillinger Side 15
Bestillinger. Landsdækkende valg 4.6 Vælgerfordeling Normalt foretages automatisk en ligelig fordeling af antal vælgere pr. valgbord. Er fremmødet af vælgere til de forskellige valgborde meget ujævnt fordelt, kan fordelingen af vælgere til valgbordene reguleres manuelt på dette billede. Bemærk, at det er procenttallene, som er den egentlige fordelingsnøgle. Sådan gør du: 1. Vælg A101 2. Tryk F2 = Afstemningsområder Billedet Afstemningsområder vises 3. Sæt X i F-søjlen ud for det enkelte afstemningssted 4. Tryk Enter. Billedet Afstemningssted vises 5. Sæt X i feltet Manuel fordeling af vælgere pr. bord 6. Tryk Enter Inden ændring kan foretages, skal en eventuel tidligere godkendelse, ophæves med F11. Indtastning kan foretages, når feltet er understreget. 7. Indtast det relative antal vælgere der skal stemme ved hvert valgbord, under overskriften Fordel.tal 8. Tryk Enter Procentfordeling vises for hvert valgbord 9. Gem indtastningerne med F10=Gem. Se eksempel næste side! KMD VALG. Bestillinger Side 16
Bestillinger. Landsdækkende valg Eksempel på manuel vælgerfordeling pr. valgbord... : Folketingsvalg Vælgerfordeling 18.10.10 10:34 ØNIM 0429 : : Antal vælgere i alt: Pr. 18.10.2010 : : Bord Fordel. -% : : nr. tal : : 1 350 29,2 : : 2 500 41,6 : : 3 350 29,2 : Eksempel I alt 100,0 : Med : automatisk fordeling af 6.300 vælgere til 3 valgborde, vil fordelingstallet : : pr. bord være 2.100 og en fordelingsprocent på 33,3. : : F1=Hjælp F7=Tilbage F8=Frem F10=Gem F12=Annuller : Med :...: manuel fordeling af samme vælgerantal på samme antal borde, vil fordelingstal og procent kunne se således ud: KMD VALG. Bestillinger Side 17
Bestillinger. Landsdækkende valg 4.7 Bestillingsregistret låses Bestillingsoplysningerne skal være godkendt senest 15 dage før valget. Er oplysningerne ikke godkendt, vil de ikke godkendte bestillingsoplysninger alligevel blive anvendt ved dannelsen af valgkort og valglister. For at sikre overensstemmelse mellem CPR-vælgerudtrækket og Bestillingsregistrets indhold, låser KMD Bestillingsregistret umiddelbart efter CPR-vælgerudtrækket. Låsningen sker på 15. dagen - og varer frem til klagefristens udløb. Når Bestillingsregistret er låst, kan der kun forespørges og udskrives, men IKKE ændres i oplysningerne. Bestillingsregistret for de øvrige valgarter er fortsat åbent. KMD VALG. Bestillinger Side 18
Bestillinger. Andre valg 5 Bestillinger. Andre valg Dette afsnit beskriver bestillinger i forbindelse med afholdelse af Menighedsrådsvalg, Lokale valg og Ældrerådsvalg. Valgarten for disse valg er følgende: Valgart 6 Valgart 7 Valgart 8 Menighedsrådsvalg Lokale valg Ældrerådsvalg 5.1 Menighedsrådsvalg. Valgart 6 Fra A101, og med valgart 6, kan vises en oversigt over alle kommunens sogne, og eventuelle inddeling i kirkedistrikter. I det følgende benævnt Sogne. Kun for de sogne, hvor der afholdes valg, inddateres og godkendes oplysninger om afstemningssted. Sådan gør du: 1. Åbn A101 2. Kontroller at valgarten er 6 = Menighedsrådsvalg 3. Tryk F2=Afstemningsområder Billedet "Menighedsrådsvalg Afstemningsområder" åbnes Kun for det eller de sogne, hvor oplysninger om afstemningssted er godkendt, vil der blive dannet valgkort og valglister. Når alt er klargjort til valget, danner KMD et udtræk af de sogne hvor der skal være valg, og sender dette udtræk til CPR. På baggrund af disse sogneoplysninger danner CPR vælgerudtrækket. Dette sker på 11. dagen før valgdagen. Sognebåndsløsere m.v. Fra Kirkeministeriet modtager KMD oplysninger om sognebåndsløsere, indenpastoratsflyttere og præsters valgret. KMD sammenkører Kirkeministeriets oplysninger med CPR s vælgerudtræk. Derved kan KMD danne ajourførte valglister og valgkort med korrekt angivelse af afstemningssted. KMD VALG. Bestillinger Side 19
Bestillinger. Andre valg 5.2 Lokale valg. Valgart 7 Lokale valg anvendes f.eks. ved integrationsrådsvalg, lokale afstemninger og ungdomsrådsvalg. Lokale valg kan gennemføres på mange måder, som i alle tilfælde kræver en nøje koordinering med KMD. Integrationsrådsvalg Der udfærdiges valgliste og valgkort som til et traditionelt valg til de borgere der er berettiget til at stemme. Derudover udfærdiges adresselabels sorteret efter statsborgerskab eller fødselsregistreringssted, så kommunen sammen med valgkortet kan udsende et informationsbrev på ét sprog til én gruppe og på et andet sprog til en anden gruppe. Lokal afstemning Efter reglerne om lov til kommunale valg udfærdiges valgliste og valgkort, men der er i modsætning til kommunalbestyrelsesvalg, hvor vælgerne stemmer på flere afstemningssteder, kun ét afstemningssted, Rådhuset. Ungdomsrådsvalg Der udfærdiges en datafil med oplysninger om alle danske statsborgere mellem 15 og 25 år. Kommunen kan herefter brevflette i et teksbehandlingsprogram og udsende informationsmateriale om ungdomsrådsvalget. KMD kan tilbyde: KMD s Team Valg rådgiver gerne om mulighederne. Anvendelsen af valgliste, valgkort, adresselabels og datafiler, kan kombineres efter ønske. Aftale mellem kommunen og KMD I forbindelse med afholdelse af Lokale valg, skal der senest 14 dage før valgets afholdelse, indgås skriftlig aftale mellem kommunen og KMD Team Valg. KMD VALG. Bestillinger Side 20
Bestillinger. Andre valg 5.3 Ældrerådsvalg. Valgart 8 Ældrerådsvalg omfatter stemmeberettigede vælgere der er fyldt 60 år på valgdagen. Ældrerådsvalg kan gennemføres på mange måder, som i alle tilfælde kræver en nøje koordinering med KMD. Eksempler: Fremmødevalg, hvor alle vælgere får tilsendt et valgkort. Der udfærdiges en valgliste. Afstemningssted kan f.eks. være ét eller flere socialcentre. Brevstemmevalg, hvor der udsendes brevstemmemateriale pr. brev. Stemmeseddel returneres til kommunen i en anonym kuvert, sammen med et følgebrev. Kombination, hvor vælgeren enten kan stemme pr. brev eller møde på et afstemningssted på valgdagen. KMD kan tilbyde: Levering af adresseringslabels eller en datafil med navne- og adresseoplysninger til brevfletning. Kuvertering af det brevstemmemateriale der skal udsendes til vælgerne. Endvidere findes en række muligheder for at kombinere valglister, valgkort, labels og datafiler. KMD s Team P-data rådgiver gerne om mulighederne. Aftale mellem kommunen og KMD I forbindelse med afholdelse af Ældrerådsvalg, skal der senest 14 dage før valgets afholdelse, indgås skriftlig aftale mellem kommunen og KMD Team Valg. KMD VALG. Bestillinger Side 21
Bestillinger. Andre valg 5.4 Valgarter og distriktstyper For landsdækkende valg, valgart 1 til 5, anvendes valgdistrikt fra vejregistret, som distriktstype. Til Menighedsrådsvalg, valgart 6, anvendes Sogne- og Kirkedistrikt som distriktstype. Til Lokale valg, valgart 7, og ældrerådsvalg, valgart 8, kan benyttes alle distriktstyper, herunder hele kommunen som ét distrikt. Distriktstyper ved Lokale valg og Ældrerådsvalg Til Lokale valg, valgart 7, og Ældrerådsvalg, valgart 8, skal der tages stilling til hvilken distriktstype der skal anvendes. KMD's Team Valg kan tilbyde at inddatere de relevante oplysninger for kommunen i forbindelse med Lokale valg og Ældrerådsvalg. Hjælp til valgart 7 og 8 Som hjælpefunktion til udvælgelse af distriktstype, kan der i grundbilledet A101 fås en oversigt over de distriktstyper, der anvendes i kommunen. Se eksempel på A101, valgart 7, Lokale valg, på næste side. Sådan gør du: 1. Åbn A101 2. Kontroller at valgarten er 7 eller 8 Distriktstype vises på billedet 3. Placer markøren i feltet Distriktstype 4. Tryk F4=Vis muligheder Billedet A176 Vis muligheder / Distriktstype, åbnes KMD VALG. Bestillinger Side 22
Bestillinger. Andre valg Eksempel på A101. Lokale valg. Distriktstype. A101 Lokale valg Bestillingsoplysninger til 15.10.10 13:19 ØN62 0173 valgmateriale Valglister Antal eksemplarer. 2 Sideskift pr.vej. X Navneredigering.. Fornavn Efternavn_ Valgkort Sortering Valgkort Postnr Blanke...... _2 % Afsender..... Kommunen Valgart 7 1. Kommunale Valg 3. Folketingsvalg 4. EU Parlament 5. Folkeafstemning 6. Menighedsrådsvalg 7. Lokale valg 8. Ældrerådsvalg Distrikttype... 50 + - Skoledistrikt Afstemningstid.. 09:00-23:00 Godkendelse ophævet Bruger : Z6BJM Dato. : 12.10.2010 Copyright Kommunedata Kommando ===> F1=Hjælp F2=Afstemningsområder F3=Afslut F4=Vis muligheder F6=Udskriv F9=Genkald F11=Godkend F12=Annuller F14=Valgbetegnelse Hele kommunen som ét distrikt Hvis der ikke skal foretages nogen inddeling i distrikter, altså hvis hele kommunen skal være et afstemningsområde, skrives 00 (nul) i feltet "Distriktstype" i grundbillede A101, hvilket betyder, at hele kommunen opfattes som ét distrikt. Aftale mellem kommunen og KMD I forbindelse med afholdelse af Lokale valg og Ældrerådsvalg, skal der i god tid før valgets afholdelse, indgås skriftlig aftale mellem kommunen og KMD Team Valg. KMD VALG. Bestillinger Side 23
Bestillinger. Brevstemmemateriale 6 Bestillinger. Brevstemmemateriale Følgebrev Følgebrev udskrives fra A109 som beskrevet på de foregående sider. Yderkuvert med for- og bagrude Yderkuvert med for- og bagrude, tilpasset følgebrevets afsender, modtager og stregkode, kan bestilles ved henvendelse til KMD Team Valg. Leveres i kasser á 500 stk. Stemmesedler med kuverter Stemmesedler med tilhørende kuverter, det såkaldte lille sæt, bestilles hos Indenrigsministeriets blanketleverandør. Yderkuvert uden rude, fortrykt følgebrev Yderkuvert uden ruder, fortrykt følgebrevsblanket til udfyldelse i hånden eller på maskine samt stemmeseddel og kuvert til stemmeseddel, det såkaldte store sæt, bestilles ved hos Indenrigsministeriets blanketleverandør. KMD VALG. Bestillinger Side 24
Uddata 7 Uddata Valgliste Valglisten indeholder oplysninger om kommunenummer, distrikt, bordnummer, sidenummerering, vejnavn, husnummer, etage, side/dør, vælgerens navn, fødselsdato og vælgernummer. Endvidere blanke kolonner, henholdsvis anmærkning og afmærkning. Uanset maskinel eller manuel fordeling, vil vælgere med samme bopælskode (dog højst 10 vælgere) være opført på valglisten til det samme valgbord. Papirvalgliste udsendes også til kommuner som anvender KMD Digital Valgliste. Valglistemappe kan leveres, såfremt dette ønskes. Mappen er specielt udformet til opbevaring af valglisten, og beskytter papirsiderne. Aftal med KMD Team Valg om levering. Supplementsvalgliste og sletteliste Tilsendes kommunen i forbindelse med vælgerudtrækket, 7 dage før valgdagen. Forud for supplementsvalglisten og slettelisten, er tilsendt hovedvalglisten som dannes af CPR på 15. dagen før valgdagen. Valgkort Valgkortet indeholder oplysning om det forestående valg. Valgdato, afstemningssted, valgbord nummer, vælgernummer, afstemningsstedets åbningstid, afsenderoplysninger og vælgerens navn og adresse. Formatet er 1/3 af A4 og påtrykt teksten VALGKORT, skråtstillet og i farve. Valgkort dannet ved hovedkørslen, kan leveres af KMD til Post Danmark. Disse valgkort udsendes som B post. Skal valgkort leveres til kommunen, er der ikke påtrykt B på valgkortet. Valgkort dannet i supplementskørslen, udsendes ikke som B post. Fortrykt tekst Valgbord og nummer vil ikke være påtrykt valgkortet, hvis kommunen anvender KMD Digital Valgliste. Valgkortpapkasse kan leveres, såfremt dette ønskes. Kassen benyttes på afstemningsstedets valgborde til opbevaring af fremmødte vælgeres valgkort. Aftal med KMD Team Valg om levering. KMD VALG. Bestillinger Side 25
Uddata Kvitteringsliste fra bestillingsregistret Kvitteringslisten indeholder samtlige bestillingsoplysninger vedrørende en given valgart. En udskrift kan være et element i kommunens forberedelse. På grundlag af listen kan bestillingsregistrets indhold gennemgås og eventuelt kan de nødvendige ændringer foretages. Sådan gør du: 1. Åbn A101 2. Tryk F6 = Udskriv Kvitteringsliste med oversigt over bestillingsregistrets indhold, lokaludskrives. Totalliste Listen dannes af KMD og indeholder oplysninger om: Valgart og valgdato Kommunenavn Valgdistrikter med angivelse af nummer Antal vælgere pr. valgdistrikt Antal valgliste sider pr. valgdistrikt Antal blanke valgkort pr. valgdistrikt Beregnet sum for antal vælgere, antal valglistesider og antal blanke valgkort. Bordfordelingsliste Listen dannes af KMD og indeholder oplysning om: Valgart og valgdato Kommunenavn Distrikt nummer Bord nummer for hvert distrikt Vælgernummer fra og til for hvert valgbord pr. valgdistrikt Antal vælgere på hvert valgbord pr. valgdistrikt KMD VALG. Bestillinger Side 26
Tidsplaner 8 Tidsplaner 8.1 Valgart 1, 3, 4 og 5 Omfatter valg til Kommunalbestyrelse og Regionsråd (1), Folketingsvalg (3), EU-Parlamentsvalg (4) og Folkeafstemning (5) Før valget I god tid Sker der Kommunen foretager bestillinger på A101 m.m. 15 dage KMD modtager vælgerudtræk fra CPR 15 dage kl. 13.00 Sidste frist for kommunens bestillinger på A101 15 dage kl. 16.00 Bestillingsregistret låses af KMD 8 dage Valglisterne i kommunen 5 dage Valgkort hos vælgerne 3 dage Sidste frist for at afgive brevstemme 8.2 Valgart 6 Menighedsrådsvalg. Nøjagtige tidsfrister og datoer udmeldes af Kirkeministeriet og KMD forud for valget. Før valget Sker der Bestillingsregistret er tomt I god tid Kommunen foretager bestillinger på A101 m.m. 5 uger Sidste frist for kommunens bestillinger på A101 11 dage Sidste frist for elektronisk brevstemme 11 dage KMD modtager vælgerudtræk fra CPR 6 dage Valglister i kommunen 5 dage Valgkort hos vælgerne 4 dage Sidste frist for manuel brevstemme KMD VALG. Bestillinger Side 27
Tidsplaner 8.3 Valgart 7 Lokale valg kan f.eks. være en lokal folkeafstemning i hele kommunen eller del af kommunen eller et integrationsrådsvalg. Der skal være truffet beslutning om kriterierne for vælgerudtræk, dvs. stemmeret og afstemningsområde samt hvilken distriktstype der anvendes som valgdistrikt. Planlæg valget i god tid, således at oplysningerne kan oprettes i bestillingsregistret. Før valget Sker der Bestillingsregisteret er tomt I god tid Kontakt Team Valg 1 måned Sidste frist for tilrettelæggelse af valget Ca. 2 uger Valgmaterialet i kommunen 8.4 Valgart 8 Ældrerådsvalg. Der skal være truffet beslutning om kriterierne for vælgerudtræk, dvs. stemmeret og afstemningsområde samt hvilken distriktstype der anvendes som valgdistrikt. Planlæg valget i god tid, således at oplysningerne kan oprettes i bestillingsregistret. Før valget Sker der Bestillingsregisteret er tomt I god tid Kontakt Team Valg 1 måned Sidste frist for tilrettelæggelse af valget Ca. 2 uger Valgmaterialet i kommunen KMD VALG. Bestillinger Side 28
F-taster på A101 9 F-taster på A101 F1 Hjælp Placer markøren i et indtastnings- / variabelt felt for at få hjælp. F2 Afstemningsområder Viser et billede med alle kommunens afstemningsområder. F3 Afslut Afslutter billedet F4 Vis muligheder Viser muligheder. Adgang til F4 vises ved, at der ved feltet er indsat et +. F4 anvendes ved valgart 7 og 8 når der skal vælges distriktstype. F6 Udskriv Udskriver bestillingsoplysningerne lokalt på egen printer. F7 Tilbage Bladrer tilbage hvis flere skærmsider F8 Frem Bladrer frem hvis flere skærmsider F9 Genkald Husker de ni seneste kommandoer. F10 Gem Gemmer oplysninger F11 Godkend Ophæv godkend Godkender de indtastede oplysninger. Ophæver godkendelsen af de indtastede oplysninger i forbindelse med rettelser. F12 Annuller Afslutter et skærmbillede og returnerer til forrige billede F14 Valgbetegnelse Viser et billede med valgbetegnelse og dato for aktuelt valg. F19 Venstre På billedet "Afstemningsområder" kan der bladres til venstre. F20 Højre På billedet "Afstemningsområder" kan der bladres til højre. KMD VALG. Bestillinger Side 29
Autorisation og rolleprofiler 10 Autorisation og rolleprofiler Kommunens medarbejdere kan tildeles forskellige autorisationer afhængigt af deres arbejdsopgaver i relation til valgopgaven. Alle brugere benytter de samme skærmbilleder - men med forskellig funktionalitet. Der kan gives adgang på forskellige niveauer ved at kombinere tildelingen af rolleprofiler. Et par eksempler: En medarbejder, der skal kunne oprette og slette vælgere, men kun læse bestillingsoplysningerne, skal have tildelt en brugerprofil, der indeholder systemprofilerne VALG-V-RET og VALG-V-VIS. En medarbejder, der skal rette i både Bestillingsregistret og Vælgerregistret, skal have tildelt en brugerprofil, der indeholder systemprofilen VALG-FR. Rolleprofilnavn Giver brugeren ret til VALG-FR Opret, Ret, Godkend på alle billeder (A101 og A109) VALG-B-RET VALG-B-VIS Ret-adgang til A101 Bestillinger Vis-adgang til A101 Bestillinger KMD VALG. Bestillinger Side 30
Tilknyt printer 11 Tilknyt printer Skærmbilledet 3287 anvendes generelt, når en AFP-printer skal tilknyttes eller afprøves. 11.1 Billede 3287 og printernavn Via skærmbilledet kan du få hjælp til at finde navnet på den printer, som ønskes anvendt til lokaludskrivning. Sådan gør du: 1. Vælg billede 3287 Afprøvning af printer 2. Anbring markøren i feltet "Printernavn" 3. Tryk F4 = Vis muligheder Popup åbnes Vis muligheder, Printeroversigt 4. Sæt X ud for den printer der ønskes anvendt. Der skal være angivet et JA ud for printeren, i kolonnen AFP 5. Tryk Enter Popup lukker, der returneres til billede 3287 6. Tryk F11 = Egen standard AFP-printer Sørg for at IT-afdelingen indtaster på popup-billedet, i hvilket lokale printeren befinder sig. 11.2 Minivejledning til printertest 3287 er et standardbillede, som er nærmere beskrevet i en særskilt vejledning. Vejledningen findes på KMD Kundenet. Adgang til vejledningen: KMD Kundenet IT Ansvarlig Vejledninger Printertest KMD VALG. Bestillinger Side 31
Bilag 12 Bilag 12.1 Valgliste KMD VALG. Bestillinger Side 32
Bilag 12.2 Valgkort Eksempel på valgkort hvor der på afstemningsstedet anvendes papirvalglister. Dette fremgår af rammen med teksten Valgbord og bordnummer. Der er fast bordvalg. Eksempel på valgkort hvor der på afstemningsstedet anvendes Digital Valgliste. Dette fremgår af rammen med teksten Afsnit. Der er frit bordvalg. KMD VALG. Bestillinger Side 33
Bilag 12.3 Bordfordelingsliste KMD VALG. Bestillinger Side 34
Bilag 12.4 Kvitteringsliste Folketingsvalg KMD VALG. Bestillinger Side 35
Bilag 12.5 Totalliste KMD VALG. Bestillinger Side 36
Her får du hjælp 13 Her får du hjælp 13.1 Online hjælp Når markøren placeres i et indtastningsfelt, en overskriftslinje, i en ledetekst eller et andet sted på skærmen, og der trykkes F1, fås hjælp til feltet eller generel hjælp til skærmbilledet. 13.2 Kundenet Vejledninger, servicebreve, sidste nyt samt andre relevante oplysninger til KMD's produkter, findes på KMD Kundenet. Adgang til KMD Valg Bestillinger, fås på følgende adresse: Kundenet.dk Systembrugere Valg Valgudskrivning 13.3 Vigtigste datoer og tidsfrister Forud for et valg, udsender KMD elektroniske servicebreve med oplysning om de datoer der vedrørende bestillinger og leverancer. Endvidere praktiske forhold vedrørende f.eks. udvidede CICS-åbningstider. 13.4 Serviceafdeling KMD. Team Valg Hørkær 18 2730 Herlev Telefon 44 60 46 50. Fax 44 60 75 20 E-mail: valg@kmd.dk Åbningstider Normale åbningstider er mandag-onsdag: 08.00-16.00, torsdag 08.00-17.00, fredag 08.00-14.00. Helligdage, juleaftensdag og nytårsaftensdag er der lukket. Falder Grundlovsdag og 1. maj på en hverdag, er der åbent disse dage fra 08.00 til 12.00. I forbindelse med et valg, er der udvidede åbningstider. Sikker e-post Du kan sende sikker e-post til KMDs serviceafdelinger. Behovet opstår, når du skal sende en e-post, der indeholder personfølsomme data, til KMD. Det kræver blot, at du, f.eks., anvender digital signatur. Mailen sender du til: valg@kmd.dk KMD VALG. Bestillinger Side 37
Stikord 14 Stikord A101, skærmbilledet (2.0) Afsender, valgkort (4.3) Afstemningsområder (4.4) Afstemningssted (4.5) Afstemningssted, afstemningsområder (4.4) Andre valg, valgarter (1.0) Ansvarlig myndighed (4.1) Antal valgborde (4.4) Antal valgborde, afstemningssted (4.5) Antal valglister (4.2) Autorisation og rolleprofiler (10.0) Bestilling, lokale valg (5.2) Bestilling, menighedsrådsvalg (5.1) Bestilling, ældrerådsvalg (5.3) Bestillinger, landsdækkende valg (4.0) Bestillingsregisteret låses (4.7) Bilag. Bordfordelingsliste (12.3) Bilag. Kvitteringsliste (12.4) Bilag. Totalliste (12.5) Bilag. Valgkort (12.2) Bilag. Valgliste (12.1) Blanke valgkort (4.3) Blanke valgkort, afstemningsområder (4.4) Blanke valgkort, afstemningssted (4.5) Bordfordelingsliste, bilag (12.3) Bordfordelingsliste, uddata (7.0) B-post, valgkort (4.3) Brevstemmemateriale, bestilling (6.0) Digital Valg, markering for (4.4) Digital Valg. Afstemningssted (4.5) Distriktsnavn, afstemningsområder (4.4) Distriktsnummer, afstemningsområder (4.4) Distriktstype på A101 (5.4) Distriktstyper (4.1) Distriktstyper og valgart (5.4) e-post, sikker (13.4) EU-Parlamentsvalg, valgart (1.0) Folkeafstemning, valgart (1.0) Folketingsvalg, valgart (1.0) F-taster på A101 m.v. (9.0) Her får du hjælp (13.0) Hjælp (13.0) Hjælp, online (13.1) Indenpastoratsflyttere (5.1) Integrationsrådsvalg (5.2) Kirke- og Sognedistrikt (4.1) KMD Kundenet (13.2) KMD Serviceafdeling (13.4) KMD VALG. Bestillinger (Forord) KMD VALG. ValgUdskrivning (Forord) KMD VALG. Vælger (Forord) Kommunale valg, valgart (1.0) Kundenet (13.2) Kvitteringsliste, bilag (12.4) Kvitteringsliste, uddata (7.0) Landsdækkende valg, valgarter (1.0) Lokal afstemning (5.2) Lokale valg, bestillinger (5.2) Lokale Valg, valgart (1.0) Lås for bestillingsregister (4.7) Manuel fordeling af vælgere (4.4) Manuel fordeling. Afstemningssted (4.5) Manuel vælgerfordeling (4.6) Menighedsrådsvalg, bestillinger (5.1) Menighedsrådsvalg, valgart (1.0) Minivejledning til printertest (11.2) Navn på valglisten, redigering (4.2) Printer, tilknyt (11.1) Printertest (11.2) Printertest, minivejledning (11.2) Præsters valgret (5.1) Rolleprofiler og autorisation (10.0) KMD VALG. Bestillinger Side 38
Stikord Serviceafdeling (13.4) Sideskift pr. vej, valgliste (4.2) Sikker e-post (13.4) Sletteliste, uddata (7.0) Sogne- og Kirkedistrikt (5.4) Sognebåndsløsere (5.1) Sortering, valgkort (4.3) Stemmesedler, brevstemme. Bestilling (6.0) Supplementsvalgliste, uddata (7.0) Tidsplaner, valgart 1, 3, 4 og 5 (8.1) Tidsplaner, valgart 6 (8.2) Tidsplaner, valgart 7 (8.3) Tidsplaner, valgart 8 (8.4) Tilknyt printer (11.0) Totalliste, bilag (12.5) Totalliste, uddata (7.0) Uddata fra A101 (7.0) Udsendelse af valgkort (4.3) Ungdomsrådsvalg (5.2) Valgart, bestilling på A101 (4.1) Valgart, gem på A101 (1.0) Valgarter. Oversigt (1.0) Valgarter og distriktstyper (5.4) Valgborde, antal (4.4) Valgborde, antal. Afstemningssted (4.5) Valgdistrikt (4.1) Valgdistrikt (5.4) Valgkort, A101 (4.3) Valgkort, afsender (4.3) Valgkort, bilag (12.2) Valgkort, blanke (4.3) Valgkort, B-post (4.3) Valgkort, sortering (4.3) Valgkort, uddata (7.0) Valgkort, udsendelse (4.3) Valgliste, A101 (4.2) Valgliste, antal (4.2) Valgliste, bilag (12.1) Valgliste, uddata (7.0) Vælgere i alt, afstemningsområder (4.4) Vælgerfordeling, valgborde (4.6) Yderkuvert, bestilling (6.0) Ældrerådsvalg, bestilling (5.3) Ældrerådsvalg, valgart (1.0) Åbningstider (13.4) KMD VALG. Bestillinger Side 39