Modtag købte materialer. Maj 2012

Transkript

1 Modtag købte materialer Maj 2012

2 Indhold Modtag købte materialer... 1 Indhold... 2 Modtag købte materialer... 3 Start af Modtag købte materialer... 3 Skanning af stregkoder... 4 Registrering af modtaget materiale... 5 Sortering ved søgning på ordrer... 6 Gruppering... 7 Gruppering... 7 Serietitel... 8 Gruppering efter forfatter... 8 Beskeder Fanen: Ikke leverede ordrer Annullering af ordrer Registrer ordren For reservation eller For booking Registrer ordrer med fortrykt materialenummer Registrering uden materialenummer Leveringsproblemer Leveringsproblemer Link: Ordrer, der ikke kan leveres Afslut en ordre på trods af manglende eksemplarer Indeks

3 Modtag købte materialer Programmet bruges til at registrere modtagne materialer, som er bestil via Køb materialer-delen af Dantek MaterialeValg. Når du registrerer materialerne med Modtag købte materialer, bliver de tilgængelige i Dantek BiblioMatik og er umiddelbart klar til udlån. Start af Modtag købte materialer Hvis du vil arbejde fra din egen eller en af skolens computere, der ikke er forbundet med Dantek BiblioMatik, skal du installere en genvej til Dantek MaterialeValg på computeren. På Danteks hjemmeside kan du under Produkter > Dantek MaterialeValg > Kvalitet i materialeanskaffelse finde link til, hvordan du gør. Det er altid muligt at tilgå Dantek MaterialeValg via fjernskrivebordet i Dantek BiblioMatik. Start sådan: Windows programmenuen > Dansk MaterialeValg > Modtag købte materialer Log ind med dit UNI-login eller dit Dantek-login 3

4 Skanning af stregkoder Nederst i skærmbilledet har du mulighed for at vælge, hvilken handling programmet skal foretage, når du skanner en stegkode: Automatisk (Standardindstilling): Hvis du skanner en ISBN-stregkode, vil programmet søge efter den tilsvarende ordre og (såfremt ordren findes) derefter være klar til skanning af materialenummer og registrering af materialet. Hvis I får jeres materialer leveret med materialenummer påtrykt, kan du nøjes med at skanne materialestregkoden (af typen CODE39- eller I2OF5-stregkode), så vil programmet finde ordren, vise alle materialenumre i ordren og samtidig have registreret det eksemplar, du netop har skannet. Derefter kan du skanne ordrens andre eksemplarer. OBS! For at benytte denne funktion kræves det, at materialenummeret er indeholdt i den såkaldte EDItX-ship notice. Det understøttes pt. ikke af alle leverandører. Registrering: Søgning: Finder programmet ikke en ordre, der svarer til det skannede materialenummer, spørger det om lov til at søge i hele installationen, dvs. også hos de andre skoler i kommunen. Dette kræver dog, at du har rettighed til at modtage materialer bestilt af alle deltagende skoler. I Registrerings-tilstand kan du kun skanne stregkoder, hvis der i forvejen er fremfundet en ordre. Vises der ikke en ordre i skærmbilleder, kan du ikke skanne stregkoder. Er Søgning valgt vil programmet efter skanning af en stregkode udelukkende søge efter en tilsvarende ordre, men du vil ikke kunne registrere materialer i denne tilstand. 4

5 Registrering af modtaget materiale Først skal programmet identificere, hvilken ordre du har modtaget. Programmet kan finde ordren på to måder: 1. Ved stregkodeskanning: Skan ISBN-stregkoden på et af de modtagne eksemplarer eller faustnummerstregkoden på ordrens følgeseddel. 2. Ved manuel indtastning af ISBN, Faustnummer etc. Klik på fanebladet Søg i højre side af skærmen. (A) Ønsker du at fjerne søgefunktionen igen, klik på nålen (B) Vælg, hvilken oplysning du vil indtaste. Vælger du Titel, foretager programmet en fritekstsøgning, så det rækker med et enkelt ord fra titlen. Vælger du fx ISBN, kan du nøjes med at taste de fire første cifre ind. Programmet finder så de ordrer, der svarer til disse. (C) Du kan også vælge at søge på ordrer afgivet inden for et givent tidsinterval (D) Tryk søg 5

6 Nu fremkommer ordren(e) under søgefunktion: NB! Hvis I har afgivet flere ordrer på samme titel, skal du være opmærksom på, at du vælger den rette ordre i søgelisten til højre. TIP: Tjek om antal eksemplarer og klargøring stemmer med den aktuelle modtagelse. Sortering ved søgning på ordrer Standard-sorteringen for resultatlister er efter dato med nyeste ordre først, men listen kan også sorteres efter ISBN, Faustnummer, Titel eller Ordrenummer. Du højre-klikker i resultatlisten, vælger Sortering og den ønskede sortering: 6

7 Gruppering Du kan på samme måde gruppere søgeresultatet, så det giver et mere overskueligt indtryk. Højreklik i søgeresultatet og vælg Gruppering og derefter den ønskede gruppering: For at vende tilbage til visning af alle poster, højreklikker du, vælger Gruppering og Ingen gruppering: Her er resultatlisten grupperet og sorteret efter titel. 7

8 Serietitel Under fanebladet Ikke leverede ordrer vises nu også serietitel efter titlen, hvis titlen indgår i en forlagsserie: Gruppering efter forfatter Vha. højrekliks-menuen er det muligt at gruppere og sortere listen efter forfatter : 8

9 Søgeresultatet grupperet efter forfatter: 9

10 Beskeder I Modtag købte materialer kan du se alle de beskeder, der er knyttet til en ordre: Fanen: Ikke leverede ordrer Den tredje søge-fane i Modtag købte materialer kan bruges til at finde ordrer, som i Dantek MaterialeValg har status af endnu ikke at være leveret. De ordrer, denne søgning finder, vil derfor have status Afventer eller Godkendt. Hvis du har modtaget et materiale, som Modtag købte materialer ikke kan finde, når du skanner stregkoden eller fx søger på titlen, er det fordi, Dantek MaterialeValg ikke har fået besked om, at materialet er sendt til dig. Derfor har materialet ikke fået ændret status til Sendt til kunden, og dermed kan det heller ikke registreres som modtaget. 10 For at finde et materiale, der endnu ikke har status af at være sendt til kunden:

11 Vælg hvor langt tilbage, du vil søge fra, og klik Søg. Hvis du vil se alle ordrer, skal du skrive 0 dage. Nu fremkommer en resultatliste med alle ordrer afgivet før dette tidspunkt, som ikke har status Sendt til kunden. Du kan selvfølgelig vha. højreklikmenuen sortere og gruppere efter dit behov, så du let kan finde den ønskede ordre (Se ovenstående afsnit om Sortering og Gruppering). Hvis du står med et materiale i hånden, men det i Dantek MaterialeValg ikke har status Sendt til kunden, skal du kontakte din forhandler og bede om at få ændret status fx ved at gensende den såkaldte EDItX-shipnotice. 11

12 Annullering af ordrer Når først en ordre er afsendt, er det kun i nogle tilfælde muligt at annullere den via Dantek MaterialeValg. Hvis det ikke er muligt, vil du få besked om på anden måde at tage kontakt til din leverandør. Leverandørens Portal Hvis leverandøren bruger Leverandørens Portal, der er en integreret del af Dantek MaterialeValg, kan du annullere bestillingen, forudsat at ordren stadig har status af afventer og endnu ikke er blevet godkendt af leverandøren. EDItX-kommunikation Hvis kommunikationen med leverandøren foregår via den såkaldte EDItX-standard og uden brug af Leverandørens Portal, er det endnu ikke muligt at annullere. I det tilfælde, vil du, hvis du annullerer en bestilling, blive adviseret og få besked på at kontakte din leverandør på anden vis. Sådan gør du for at annullere en ordre: Find ordren vha. søgefunktionen i fanebladet Ikke leverede ordrer. Info: EDItX er en standard for digitale transaktioner inden for biblioteksbestillinger og skal lette kommunikationen mellem indkøbere og leverandører. Højreklik ordren og vælg Annuller ordre 12

13 Registrer ordren Dobbeltklik på ordren, der modsvarer det hjemkomne materiale. I venstre side vises nu en detaljeret beskrivelse af ordren med oplysninger om antal eksemplarer, klargøring, opstilling/udlånstid, status etc. Nu skal du skanne hvert enkelt eksemplars materialenummer, som du enten selv påfører, eller som leverandøren allerede har påført. (A) Når du skanner materialerne, vises materialenummeret. 13

14 (B) Klik på Modtagelse registreret eller tast ENTER/RETUR for at afslutte registreringen og gøre materialerne tilgængelige i Dantek BiblioMatik. (C) Nu optræder stregkodenumrene i højre side, hvilket betyder, at de er overført til Dantek BiblioMatik. (D) Bemærk, at ordrens status er ændret fra Sendt til kunden til Afsluttet For reservation eller For booking Dantek BiblioMatik kan være udvidet med muligheden Booking den særlige form for reservering der handler om et større antal eksemplarer typisk til en klasse og en periode ude i fremtiden. Når du registrerer materialer, som skal kunne bookes - typisk af lærerne, skal eksemplarerne registreres på et særligt dokument til formålet. Se mere herom i guiden Booking Dantek MaterialeValg understøtter nu booking sådan, at du straks ved modtagelsen af fx klassesæt eller taskebøger kan markerer, at de modtagne materialer for fremtiden skal kunne bookes. Det gør du ved blot at placere markeringen ud for ledeteksen Dokumenttype Umiddelbart vil Dantek MaterialeValg tilbyde For reservation. Obs! Hvis din skole ikke har booking aktiveret i Dantek BiblioMatik, vil du ikke se muligheden For booking. 14

15 Registrer ordrer med fortrykt materialenummer Enkelte leverandører tilbyder at påsætte/trykke stregkoder og materialenummer i klargøringsprocessen og fritager dermed skolebibliotekaren for dette arbejde. Matererialer med fortrykt stregkode/materialenummer modtages på stort set som materialer uden. Den eneste forskel er, at der ved skanning af ISBN eller stregkodenummeret fremkommer en grå rude, hvor det forventede stregkodenummer vises: Det viste stregkodenummer skulle gerne stemme overens med det som leverandøren rent faktisk har påført materialet. Er det tilfældet skanner du dette og nummeret vises nu i den gule rude. Klik Modtagelse registreret. Dermed er materialet registreret modtaget. 15

16 Registrering uden materialenummer Det er muligt at bekræfte modtagelsen af en ordre og dermed at afslutte den uden et materialenummer. Det er aktuelt, når det fx drejer sig om engangsmaterialer: 1) Find ordren ved skanning eller brug af søgefunktionen. 2) Dobbeltklik på ordren den overføres til venstre side. NB! En ordre uden materialenummer registreres kun modtaget - ikke i Dantek BiblioMatik. 3) Klik på Modtag UDEN materialenummer eller tast ENTER/RETUR et nyt vindue åbnes: Ved at klikke OK, bekræfter du modtagelse. (A) De registrerede eksemplarer vises naturligvis uden materialenummer. (B) Ordren ændrer status til afsluttet. Materialet vil pga. det manglende materialenummer ikke blive registreret i Dantek BiblioMatik. Du har udelukkende afsluttet ordreprocessen. 16

17 Leveringsproblemer I programmets søgefunktion finder du fanebladet Leverede, ikke registrerede (A se nedenstående figur). Her har du mulighed for at se alle de ordrer, der ikke er registreret som modtaget. Det vil være ordrer, leverandøren har afsendt, men som fortsat ikke er registreret. (B) Du kan søge efter ordrer ældre end et bestemt antal dage. (C) Afslut med Søg Udskriv liste Du har mulighed for at udskrive hele listen eller bare en enkelt ordre. Det kan være en fordel, hvis du fx skal krydstjekke med Dantek BiblioMatik. Højreklik på en ordre i listen og vælg Udskriv eller Udskriv alle: Tip: Hvis du vil se alle afsendte ordrer, kan du vælge at søge ordreafgivelser ældre end 0 17

18 Link: Ordrer, der ikke kan leveres I skærmens nederste højre hjørne vil der ved opstart af Modtag købte materialer fremkomme en besked, hvis der er ordrer, leverandøren ikke kan leverer. Det er ordrer, som har status Kan ikke afsluttes af leverandør. Når du klikker på linket, åbnes et nyt vindue, hvor du kan se, hvilke ordrer det drejer sig om. Her kan du også læse en evt. besked fra leverandøren: Når du klikker på Marker som læst, giver du Dantek MaterialeValg besked om, at du har læst beskeden, og ordren kan slettes fra systemet. Klikker du ikke på Marker som læst, vil du, næste gang du åbner Modtag købte materialer, blive gjort opmærksom på den eller de samme ordrer igen. Du har mulighed for at udskrive listen: 18

19 Afslut en ordre på trods af manglende eksemplarer Hvis din leverandør ikke har kunnet levere det bestilte antal eksemplarer, men fx kun et ud af to eksemplarer, vil ordren, efter du har skannet det ene eksemplar være markeret som delvist afsluttet/delvist sendt. Oplyser leverandøren, at det sidste eksemplar heller ikke på sigt vil blive leveret, skal du selv afslutte ordren i Dantek MaterialeValg. Det gør du sådan: Vælg Filer > Afslut en ordre på trods af manglende eksemplarer Et advarselsvindue åbnes, hvor du skal bekræfte afslutningen af ordren. Forventer du at modtage resten af leverancen, skal du selvfølgelig ikke afslutte ordren, men afvente det sidste. 19

20 Indeks A Afslut en ordre på trods af manglende eksemplarer;19 Annullering af bestilling;12 Annullering af ordrer;12 B Beskeder;10 bestilling, annullering;12 Booking;14 delleverancer;19 Dokumenttype;14 D F For reservation;14 fortrykt materialenummer;15 G Gruppering efter forfatter;8 Ikke leverede ordrer;10 Leveringsproblemer;17 I L M manglende eksemplarer, afslut ordre på trods af;19 Modtag købte materialer;1 Modtagelse registreret;14 modtaget materiale;5 modtaget materiale, registrering af;5 O Ordrer, der ikke kan leveres;18 P Problemer med levering;17 Registrer ordrer med fortrykt materialenummer;15 Registrering af modtaget materiale;5 Registrering uden materialenummer;16 R Serietitel;8 Start af Modtag købte materialer;3 stregkoder;4 Udskriv liste;17 S U 20