Forretningsorden for samarbejdsudvalget (SU) i Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark Side 0 af 11 sider
1. Målsætning for samarbejdet hos Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark... 2 2. Information... 2 2.1. Information til Samarbejdsudvalget... 3 2.2. Information fra Samarbejdsudvalget... 3 3. Samarbejdsudvalgets opgaver... 4 4. Sammensætning af Samarbejdsudvalget... 6 4.1. Særlige roller... 7 5. Mødeafholdelse og indkaldelse... 8 6. Referat fra Samarbejdsudvalgsmøder... 9 7. Ophævelse af Samarbejdsudvalget... 9 8. Tvistigheder... 10 9. Ikrafttræden... 10 Side 1 af 11 sider
1. Målsætning for samarbejdet hos Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark Udviklingen i det daglige samarbejde skal bygge på et samspil mellem ledelse og medarbejdere. Samarbejdet skal tilrettelægges gennem brug af motiverende ledelsesformer og en aktiv medvirken fra medarbejderne. Der skal anvendes ledelses-, samarbejds, - og informationsformer, der tilskynder til at flest mulige medarbejdere inddrages i tilrettelæggelsen og organiseringen af det daglige samarbejde. Det er Samarbejdsudvalgets opgave at drøfte og vurdere, hvordan Samarbejdsudvalget kan medvirke til at fremme og koordinere samarbejdsbestræbelserne hos Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark. Det er Samarbejdsudvalgets målsætning at sikre, at medarbejderne med deres viden, indsigt og erfaring kan bidrage til Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmarks udvikling og at det daglige arbejde i de enkelte afdelinger kan foregå på en hensigtsmæssig og effektiv måde. Samarbejdsudvalget hos Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark vil arbejde for en personalepolitik, der fremmer samarbejdsbestræbelserne og at så mange ledere og medarbejdere som muligt får indflydelse herpå. En decentralisering og delegering til den enkelte medarbejder eller de enkelte grupper af medarbejdere vil derfor indgå i disse bestræbelser. Det betyder, at Samarbejdsudvalget vil arbejde for, at synspunkter, ideer og forslag kan fremkomme på et så tidligt et tidspunkt, at de på seriøs vis kan indgå i beslutningsgrundlaget. 2. Information Information mellem ledelse og medarbejdere er af afgørende betydning for samarbejdet hos Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark. Det skal tilstræbes, at information gives på så tidligt et tidspunkt, at synspunkter, ideer og forslag fra medarbejderne kan indgå i beslutningsgrundlaget. Side 2 af 11 sider
2.1. Information til Samarbejdsudvalget Et effektivt og godt samarbejde forudsætter, at Samarbejdsudvalget er velinformeret om forhold og udvikling hos Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark. Viden og indsigt hos alle parter er en forudsætning for at samarbejdet kan fungere. Det påhviler derfor virksomhedens ledelse løbende at informere Samarbejdsudvalget om følgende forhold hos Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark: Den økonomiske situation og fremtidsudsigterne Beskæftigelsesforhold Større ændringer og omlægninger, blandt andet om nye forretningsområder og eventuelle større ombygningsplaner. Samarbejdsudvalgets medlemmer skal holde sig orienteret om forhold på arbejdspladsen, som har betydning for samarbejdet og det er derfor alle lederes og medarbejderes opgave at informere Samarbejdsudvalget eller medlemmer af Samarbejdsudvalget om sådanne væsentlige forhold. Samarbejdsudvalget er forpligtet til at behandle alle informationer, der kommer til Samarbejdsudvalgets kendskab fra medarbejderne med største respekt og Samarbejdsudvalget forpligter sig til ikke at videregive informationer, som enten ville kunne skade enkeltpersoner eller som enkeltpersoner har givet til Samarbejdsudvalget i tillid til en fortrolig behandling. 2.2. Information fra Samarbejdsudvalget For at sikre at alle medarbejdere holdes orienteret om arbejdet i Samarbejdsudvalget, påhviler det Samarbejdsudvalget at fremme informationsformer, som kan løse denne opgave. Samarbejdsudvalget har til opgave at holde alle medarbejdere orienteret om enhver aktivitet, der foregår i Samarbejdsudvalget eller i arbejdsgrupper, nedsat af Samarbejdsudvalget. Disse informationer kan udsendes i form af referater, som opslag på opslagstavler, som e-mail eller intranettet. Formidlingsformen skal tilrettelægges, således at informationen når alle medarbejdere. Efter hvert Samarbejdsudvalgsmøde udsendes der et skriftligt referat. Det tilstræbes at dette referat udsendes i umiddelbar tilknytning til afholdelse af Samarbejdsudvalgsmøde og altid senest en uge Side 3 af 11 sider
efter mødets afholdelse. Referat udsendes via mail og sættes på de respektive opslagstavler, så alle medarbejdere kan gøre sig bekendte med indholdet. Herudover kan der orienteres fra Samarbejdsudvalget på afholdte medarbejdermøder. Såfremt det skønnes relevant kan der etableres andre informationsformer. Samarbejdsudvalgets medlemmer kan i særlige tilfælde pålægges fortrolighed om informationer givet i Samarbejdsudvalget. Oplysninger, der udtrykkeligt er givet som fortrolige i Samarbejdsudvalget, må ikke viderebringes. Der gives altid en nærmere begrundelse for fortroligheden, en uddybning af dens karakter og varigheden af fortroligheden. 3. Samarbejdsudvalgets opgaver Det er Samarbejdsudvalget overordnede opgave at udvikle samarbejdet overalt i Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark og sikre, at personalepolitikken udformes således, at det bliver til gavn for Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark og den enkelte medarbejder. Dette skal ske i Samarbejdsudvalget ved at: følge og udvikle det daglige samarbejde og engagere så mange som muligt i dette arbejde tilvejebringe og bevare gode arbejds- og beskæftigelsesforhold og øge medarbejdernes trivsel og tryghed øge medarbejdernes forståelse for Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmarks situation med hensyn til drift, økonomi og konkurrencedygtighed. Samarbejdsudvalget skal inddrages i følgende opgaver: 1. Tilrettelæggelse af principper for de lokale arbejds- og velfærdsforhold samt principper for Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmarks personalepolitik overfor de grupper, der er repræsenteret i Samarbejdsudvalgets medarbejdergruppe. 2. Udarbejdelse af principper for uddannelse. 3. Fastlæggelse af principper for indsamling, opbevaring og brug af persondata. 4. Udveksling af synspunkter og behandle forslag vedrørende retningslinier for arbejdstilrettelæggelse og eventuel gennemførelse af større omlægninger. Side 4 af 11 sider
5. Orientering om forslag til eventuelle motiverende lønsystemers principielle opbygning, virkemåde og anvendelighed. Samarbejdsudvalget skal arbejde aktivt for at fremme ligebehandlingen hos Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark. Formålet er at fremme en udvikling så alle medarbejdere uanset køn og etnisk baggrund får samme muligheder for ansættelse, uddannelse, forfremmelse og ansættelsesvilkår i almindelighed. Ved tilrettelæggelsen af Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmarks personalepolitik sikrer Samarbejdsudvalget desuden, at der tages passende hensyn til, at erhvervsarbejdet kan forenes med forældrerollen, samt at personalepolitikken sikrer et godt socialt arbejdsklima. Samarbejdsudvalget drøfter alene principperne for tilrettelæggelse af de lokale arbejds- og velfærdsforhold og Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmarks samlede personalepolitik. Finder en af grupperne, at der i et konkret tilfælde er handlet i strid med de aftalte, overordnede principper, behandles spørgsmålet dog i Samarbejdsudvalget. Ved behandling af opgaverne skal Samarbejdsudvalget respektere gældende love og bestemmelser samt faglige overenskomster. Samarbejdsudvalget kan ikke behandle spørgsmål der vedrører oprettelse, forlængelse, opsigelse, fortolkning eller tilpasning af overenskomstmæssige eller lokale lønaftaler, som normalt fastlægges ad forhandlingens, respektivt fagretlig vej. Samarbejdsudvalget behandler ikke spørgsmål vedrørende enkeltpersoner. Hvis der i Samarbejdsudvalget behandles spørgsmål, som udelukkende vedrører et begrænset område af Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark og dette område ikke i forvejen er repræsenteret i Samarbejdsudvalget, tilkaldes repræsentanter herfra til drøftelse af spørgsmålet. Side 5 af 11 sider
4. Sammensætning af Samarbejdsudvalget Samarbejdsudvalget hos Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark sammensættes så virksomhedens struktur afspejles så godt som muligt, således at sammensætningen af Samarbejdsudvalget bliver så repræsentativt som muligt. Her tænkes i såvel personalemæssig, faglig, afdelingsmæssig og geografisk henseende. Samarbejdsudvalget består af to grupper: Gruppe L, der repræsenterer ledelsen Gruppe M, der repræsenterer de øvrige medarbejdere hos Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark. Samarbejdsudvalget sammensættes med seks medlemmer i Gruppe L. I Gruppe M sigtes mod at der er en repræsentant for hver af følgende medarbejdergrupper: Rengøring Reception Grøn gruppe Bygning og teknik Hallen Svømmestadion Danmark Danmarks Cafeen samt Cafeen Veldtofte Opsyn samt skøjtehal Gruppe L: Faste medlemmer er: Økonomi- og administrationschefen, Chefen for henholdsvis Idrætsparken og Svømmestadion samt Lederen af Bygninger og teknik samt Direktøren. Herudover udpeger direktøren yderligere én ledelsesrepræsentant. Side 6 af 11 sider
Gruppe M: Repræsentanter til Gruppe M vælges af og blandt de øvrige medarbejdere, dog således at overenskomstmæssigt valgte tillidsrepræsentanter er faste medlemmer af Samarbejdsudvalget. Gruppe M foretager et valg blandt de øvrige medarbejdere. Ved valget tages følgende hensyn: Så bred en medarbejdermæssig repræsentation som muligt. Det er intentionen at Samarbejdsudvalget hos Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark i så stor udstrækning som muligt afspejler den eksisterende leder og medarbejdersammensætning. Valgperioden for begge grupper er 2 år. Genvalg kan finde sted. Hvervet bortfalder automatisk ved fratræden fra Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark eller hvis et medlem er valgt som tillidsrepræsentant og ophører med at være tillidsrepræsentant. Hver af grupperne kan udpege et antal stedfortrædere, dog højest een for hvert medlem. Stedfortrædere indtræder i udvalget ved ordinære medlemmers forfald. Ved et ordinært medlems fratræden fra Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark udpeges eller vælges et nyt medlem af Samarbejdsudvalget. Der kan til enhver tid nedsættes arbejdsgrupper til Samarbejdsudvalget. Det tilstræbes at disse arbejdsgrupper bemandes med repræsentanter fra Samarbejdsudvalget. Hvis arbejdsgruppernes særlige opgave tilskriver andet, kan der dog undtagelsesvist indvælges medlemmer ad hoc, som ikke i forvejen er medlemmer af Samarbejdsudvalget. 4.1. Særlige roller Direktøren for Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark er formand for Samarbejdsudvalget. Medlemmerne af Gruppe M vælger mellem tillidsrepræsentanterne en næstformand. Såfremt der er en fællestillidsrepræsentant skal denne være næstformand. Administrationen sørger for referat. Side 7 af 11 sider
Formanden leder Samarbejdsudvalgsmøderne. I formandens fravær ledes samarbejdsudvalgsmøderne af næstformanden. 5. Mødeafholdelse og indkaldelse Der holdes ordinære møder fire gange årligt. Ekstraordinære møder afholdes efter behov. Møderækken tilstræbes fastlagt i så god tid som muligt og under så stor hensyntagen til det daglige arbejde som muligt. Forud for hvert Samarbejdsudvalgsmøde udsendes en detaljeret dagsorden. Dagsordenen skal på intranettet samt e-mailes til alle medlemmer og skal kunne læses af alle senest 8 dage før Samarbejdsudvalgsmødet afholdelse. Forud for møderne skal medarbejdernes synspunkter og forslag inddrages i så stor udstrækning som muligt. Det er økonomi- og administrationschefens opgave, at sikre sig at alle medlemmer af Gruppe L har haft mulighed for indflydelse på dagsordenen; det er næstformandens opgave, at sikre at alle medlemmer af Gruppe M har haft mulighed for indflydelse på dagsordenen. Som fast punkt på dagsordenen skal være: Indkomne forslag fra medarbejdere. Der kan indkaldes til ekstraordinært samarbejdsudvalgsmøde, når der er enighed herom eller når en af grupperne foreslår det med angivelse af spørgsmål, der ønskes behandlet. Hvis det er nødvendigt skal et ekstraordinært samarbejdsudvalgsmøde kunne afholdes med meget kort varsel. Omkostninger i forbindelse med afholdelse af samarbejdsudvalgsmøderne betales af Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark, der også stiller mødefaciliteter til rådighed for Samarbejdsudvalget. Det tilstræbes, at de ordinære samarbejdsudvalgsmøder efter en turnusordning afholdes på forskellige af Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmarks adresser. Side 8 af 11 sider
Møder afholdt i arbejdstiden må ikke medføre tab af arbejdsfortjeneste for samarbejdsudvalgsmedlemmerne. Møder afholdt uden for normal arbejdstid honoreres for Gruppe M medlemmernes vedkommende med et af Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark til enhver tid fastsat timeløn. 6. Referat fra samarbejdsudvalgsmøder Den valgte referent udarbejder et detaljeret referat med angivelse af de konklusioner, der er truffet på mødet. Referatet skal være skrevet i et flydende og letlæseligt sprog. Referatet skal under normale omstændigheder udformes samme dag som samarbejdsudvalgsmødet afholdes. Det tilstræbes at det dagen derefter godkendes af henholdsvis formand og næstformand. Det er referentens opgave at sørge for, at referatet kommer ud til alle medlemmer og intranettet. Referatet skal være udsendt allersenest 8 dage efter samarbejdsudvalgsmødets afholdelse. Alle referater gemmes, så de til enhver tid er tilgængelige for alle medarbejdere hos Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark. 7. Ophævelse af Samarbejdsudvalget Samarbejdsudvalget kan kun ophæves såfremt det samlede medarbejderantal når ned under 35. Nedlæggelse af Samarbejdsudvalget kan kun ske efter indgående drøftelse i Samarbejdsudvalget og under forudsætning af at mindst en af parterne ønsker det. Side 9 af 11 sider
8. Tvistigheder Eventuelt opståede tvistigheder i Samarbejdsudvalget søges bilagt internt. 4. Ikrafttræden Denne aftale træder i kraft den Underskrifter: Side 10 af 11 sider