Til bestyrelsen Referat af mødet den 14. september 2010 på kontoret Vesterbro 23. Fraværende Tina Holm og Mogens Blicher Hansenn 1. Fortsættelse af beboerrådgivningsordningenn (Carsten Borup Kristensen giver status frem til nu) Se Carstens statusoplæg som er vedhæftet. Godt samarbejde med Bo og Gadeteam, Limfjorden afregner a antallet af timer til kostpris til Østparken. Afdeling 3 ønsker stadig at komme ud af ordningen ogg senest till beboermødet er der en afklaring. Alle øvrige afdelinger ønsker at fortsætte ordningen og lave en fast ansættelseskontrakt med Carstenn og ønsker stadig enn årlig status. Arbejdet skal også bestå i beboeraktiviteter. Generelt er holdningen n at det er en god investering i advokatomkostninger, mindre administrationn og skriftlig kommunikation, mindre hærværk, tidlig dialog og den gode samtale m.v. 2. Godkendelsee af referat fra mødett den 8. juni 2010 Dato for bestyrelsesmøde 9/9 2010 skulle være 14/9 2010. 2 Verner og Winnie har ikke fået indkaldelse. Bjarne har ikke fået sine mails. LB L tjekker op på det. Palle ønsker punkt om videoovervågning på næste møde. 3. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten Palle og Ann ønsker udsættelse på problematikken om affaldshåndtering, Palle var ikke tilfreds med den korte frist, trusler om bøder og dyre løsninger. LB konstateredee at Jan bare gjorde sit arbejde, han skal orientere o afdelingsbestyrelsen om konsekvenserne at hvis det ikke blev rettet op rettidigt. Ann pointeredee at Jan sidste år var blevet bedt om at skitsere nogle løsninger på problemstillingen og hun havde endnu ikke hørt noget. Vi undersøge mulighederne for udsættelsee så der er tid til at lave en optimal løsning. Bjarne kommenterer indlæg i kontakten fra afdeling 1 og 3 som indeholdt negative og kritiske bemærkninger til administrationen. Pigernee i administrationen havde følt sig ramt af bemærkningerne og taget det med på VN. Bjarne ønskede en mere positiv tone. Der var ikke stemning for at skrive positivt, hvis ikkee det var positivt. Kontakten er eneste mulighed forr at ytre sig og det ønsker man at fortsætte med.
Bemærkningerne var ikke møntet på pigerne i administrationen, men administrationen var blevet brugt som generelt for ikke at hænge enkelt personer ud. LB orienterer: Varmeregnskaber vi har reguleret i a/c indbetalinger til varme, sådan at de der bruger meget hæves i a/c og de der ikke bruger meget bliver nedsat sådan at vi ikke skal agere bank for beboerne. Vi på tænker at hæve indskuddet da vi har fået mulighed for det uden kommunal bestyrelsens godkendelse. LB kommer med et oplæg til næste møde. Lovgivningen er lavet om sådan at indsendelsesfristen for regnskabet til kommunen og landsbyggefonden er 5 måneder efter regnskabsafslutning i stedet for som tidligere 6 måneder. Vi søger om udsættelse i år. Vivabolig diskuterer p.t. moms problematikken hvorvidt vi skal administrere os ud af momsen på Limfjorden og Østparkens andel. LB har aftalt møde med moms og skatte eksperten i KPMG for at få vejledning. BL fraråder os at lave splitansættelser da vi risikerer tilbagebetaling og timeregistrering og det vil medføre noget mere administration og stadig skal vi betale moms af Vivabolig. Fusion mellem Østparken og Limfjorden vil løse problematikken, men det bør ikke være argumentet. 4. PC ere til afdelingsbestyrelsen Tonnie fra Logicmedia har givet os et tilbud på en Dell bærbar kr. 7.980 excl. moms, vejledende og en Dell stationær pc kr. 6.245 excl. moms. Det lyder umiddelbart dyrt, men det er et godt tilbud på pc er der er holdbare min 3-4 år, der er 3 års garanti og gode indbygget muligheder for fjern support. En lidt billigere model vil koste ca. kr. 650 mindre, det er ikke værd at spare. Afdeling 1, 3, 4 og 6 vil gerne have en bærbar. Afdeling 5 vil gerne kobles på varmemesterens pc. Hvis der er flere så meld ind til LB. 5. Politik for dispositionsfond og trækningsret Dispositionsfond Politik Det er Boligorganisationens politik at dispositionsfondens midler anvendes efter gældende regler i bekendtgørelsen om almene boliger. Målsætning Det er Boligorganisationens målsætning at dispositionsfonden skal have en størrelse der gør at den kan give tilskud til imødegåelse af tab i afdelingerne og eventuelle ekstraordinære tab i boligorganisationen.
Dispositionsfonden dækker tab, herunder forbrugsafhængige udgifter, ved en almen boligafdelings drift, som skyldes lejeledighed samt til at sikre afdelingernes fortsatte beståen ved at medvirke til fysisk, økonomisk og social opretning af afdelingerne. Her ud over at sikre boligorganisationens fortsatte beståen, til etablering af nye afdelinger og til dækning af ekstraordinære tab. Afdelingerne indbetaler ikke bidrag når dispositionsfonden er på maks. Afdelinger der ønsker at komme i betragtning til tilskud fra dispositionen skal enten selv indsende en ansøgning til Boligorganisationen ellers skal formanden eller direktionen stille forslag til organisationsbestyrelsen. Kriterier for tildeling. Lejetab Lejetab i forbindelse med ledighed på boliger i alle afdelinger. Lejetab udover 3 måneder i erhvervslejemål, skal tages op til genovervejelse efter 6 måneder. Lejetab i forbindelse med bi-lejemål udløser ikke tilskud fra dispositionsfonden. Andre udgifter Beløb størrelse mere end hvad der svarer til kr. 200 pr. lejemål. Der skeles endvidere til afdelingens økonomi bl.a. henlæggelser pr. lejemål i forhold til afdelingens stand. Huslejen i forhold til boligorganisationens øvrige lejemål og andre sammenlignelige lejemål samt ventelistens beskaffenhed. For at komme i betragtning til tilskud skal der være tale om imødegåelse af tab der kan bringe afdelingens økonomi og fortsatte drift i fare. Hver enkelt ansøgning behandles for sig på det næstkommende ordinære bestyrelsesmøde. Politikken blev godkendt Trækningsret Tidligere model med indbyrdes renteberegning ophæves da den ikke følger intentionen i lovgivning og retningslinjer fra Landsbyggefonden og revisionen vil give en anmærkning såfremt det fortsættes. Politik Det er Boligorganisationens politik at trækningsretsmidlerne anvendes efter gældende regler i bekendtgørelsen om almene boliger. Målsætning Tilskud til forbedrings- og opretningsarbejder i almene boligafdelinger kan ydes, uanset om den pågældende boligafdeling selv har indbetalt bidrag til boligorganisationens byggefond, men midlerne tildeles fortrinsvist til afdelinger der har indbetalt bidrag. Boligorganisationens bestyrelse træffer beslutning om de forbedrings- og opretningsarbejder, der skal søges iværksat i boligorganisationens afdelinger med tilskud fra Landsbyggefonden. Beslutningen træffes efter forudgående drøftelse med afdelingsbestyrelserne. Tilskud kan ydes til opførelse, om- og tilbygning, modernisering, miljøforbedrende foranstaltninger, særligt udgiftskrævende opretningsarbejder, brandsikring, byfornyelse og boligforbedring af almene boligorganisationers byggeri og bygninger med socialt og kulturelt formål i tilknytning til almene boligorganisationers byggeri. Tilskud kan således eksempelvis ydes til a) Installation af centralvarme eller anden tidssvarende opvarmningsform. b) Tidssvarende forbedring af toilet- og badeforhold. c) Arbejder, der udføres i forbindelse med brandsikring. d) Isoleringsarbejder og andre energibesparende foranstaltninger. e) Forbedring af køkkener. f) Renovering af facader, altaner, tag m.v. ("klimaskærmen"). g) Etablering og forbedring af vaskerier og andre fælleslokaler. h) Forbedring af bebyggelsens omgivelser, f.eks. omlægning af gårdsplads og øvrige friarealer, etablering af lege- og opholdsarealer eller lignende arbejder, hvorved bebyggelsens omgivelser forbedres væsentligt. Vi vil tilstræbe at der laves tidsvarende løsninger i afdelingerne Vi vil sikre at forbedrings- og opretningsarbejderne harmonerer med afdelingens øvrige standard og behov. Forretningsgang og ansøgningsprocedure Følger Landsbyggefondens retningslinjer. Politikken blev godkendt
6. Fastsættelse af rundtur til 2-3 afdelinger Afdeling 5 Odinsgade mfl. og afdeling 6 Rughaven mfl. Lørdag den 16. oktober 2010 kl. 13 15, mødested Odinsgade 11. Vi spørger driftsleder eller varmemeste om de vil deltage. 7. Årsopgørelse LB fremlagde et udkast til årsregnskabet for boligorganisationen som viser et flot overskud på kr. t.kr. 846 efter at der er givet ekstraordinært tilskud til afdelingerne på kr. 300 pr. lejemål. Årsagen er tilbageførte kurstab tidligere år og renteindtægter. Tilbagebetalt lønsumsafgift er årsag til store overskud i afdelingerne. Afdeling 8 har et underskud på t.kr. 50 og håndværkerafdelingen t.kr. 157 p.g.a. store engangsinvesteringer, en fratrådt medarbejder og spildtimer. 8. Orientering om fleksibel udlejning Aalborg Kommune har opsagt vores aftale om fleksibel udlejning, vi kan ikke lave en generel aftale. Hvis der er nogle afdelinger, der ønsker fleksibel udlejning skal vi lave individuelle aftaler og begrunde hvorfor. Vi skal være obs på at den fleksible udlejning går forud for den almindelige venteliste. Afdeling 1 og 3 ønsker en snak om fleksibel udlejning. Gitte Vinther, Jytte Faitanini og LB indkalder afdeling 1 og 3 til en debat. 9. Næste møde. Næste var oprindeligt aftalt til den 9. november 2010 kl.17.15, men flyttes p.g.a. beboermøder til den 11. november 2010. 10. Resumé af beslutninger. Punkt om videoovervågning på næste møde Afdeling 1 og 3 s affaldsproblematik søges udsættelse Oplæg til forhøjelse af Indskud til næste møde Bærbare computere til afdeling 1-3-4 og 6. Afdeling 5 ønsker en bruger opkobling på varmemesterens kontor. Politik for dispositionsfond godkendt Politik for trækningsret godkendt Rundvisning 16. oktober 2010 Næstemøde 11. november 2010 Punkt på dagsordnen om logo på arbejdstøj 11. Eventuelt
LB spørger om der skal være fælles julefrokost med Limfjorden og om de vil arrangere det i år ellers vil Limfjorden. Der var enighed om en fælles julefrokost, men Limfjordens aktivitets udvalg må meget gerne arrangere igen i år. Christian deltog i DHL stafetten og havde set Alabu og Nordbo i flotte ens trøjer, var det ikke noget for Vivabolig til næste år. Palle ønsker Østparken net og kuglepenne Arbejdstøj i afdeling 1 og 3 bør ikke være med Vivalogo. Punkt på næste møde. Åbenthus var ret skuffende i Limfjordens afdelinger, men positive i Østparkens afdelinger. BL s håndtering information og sen udsendelse af materiale var dårlig. Positivt at pigerne fra kontoret var på besøg. Kontakten læses igennem af administrationen for faktuelle fejl. Christian syntes ikke reklamerne i kontakten giver nogen positiv effekt for småpenge. Lotte Bang Referent
Statusopdatering pr. 14. september 2010 i forbindelse med min ansættelse i Østparken/Viva Bolig. Min arbejdsområder siden sidst har været følgende: Aktiviteter: Arrangeret rundtur i Karolinelund for afd. 1 og 3. I forbindelse med Ø-gade Samråd. Erindringsværkstedet: Arrangeret deres foredragsrække deltager meget sjældent i deres arrangementer. Nøgleholder for IT-cafe en på Sønderbroskolen. Deltager sjældent, men låser dem indimellem ind på skolen, når andre af deltagerne ikke låner nøglen. Bankospil i afd. 6 (også for afd. 5)- opslag, medstyring, hjælp ved bankospillene. Her kommer nu arrangementer som hyggeeftermiddage for beboerne, hvor vi skal have beboerne på banen omkring ture ud af huset, da der er stort overskud i Banko og det skal komme beboerne til gode. Østkraft/kirkebladet er det kun mit kontor, som de bruger i forbindelse med uddeling og arbejdsdage, når de laver artikler til avisen. Imagegruppen og de arrangementer der lå her (under Ø-gade samråd) er dødt. Der skal være tovholder, og det hverken skal eller har jeg have tid til. Klagesager: Afd 1: Nummer 52 er i gang (27 for 10 måneder siden) Afd. 2: 12 stk. (5 for 10 måneder siden) Afd. 3: 36 stk. ( 19 for 10 måneder siden) Afd. 4: 12 stk. (2 bagatelsager sidst) Afd. 5: 11 stk ( 7 sager sidst) Afd. 6: 18 stk. (12 sager sidst) Udlejning til Limfjorden: 7 sager (1 sidst) Dvs. 50 sager, hvor der har været foretaget forskellige handlinger. 1,5 pr uge i snit.
Udover disse sager har der været mange kontakter til mig i forbindelse med eks. hvordan beboerne forholder sig med eks. en støjende nabo, og når jeg har fået en snak med beboeren, er det ikke altid det ender med en skriftlig klage. Nogle gange har jeg kunnet løse problemet forholdsvis simpelt ved enten at få parterne til at mødes, eller ved at tale med begge parter og det har løst problemet. I afd. 6 har jeg haft mange snakke med beboere omkring helhedsplanen, og har kunnet svare mere detaljeret på beboernes spørgsmål, end det har været muligt på fællesmøderne. Mange tør ikke rejse sig og sige noget i større forsamlinger, og nogle af dem har så brugt mig. Af de nævnte 50 sager er der en voksende del af det jeg kalder sociale sager. Specielt ældre og psykisk syge fylder godt her, og det er svære sager. Det er sager, hvor socialforvaltning, hjemmepleje eller social psykiatri ikke har kontakt. Enten fordi beboerne ikke ønsker hjælp, eller fordi nogle falder ud af systemet. Der er eks. en psykisk syg i afd. 1 og en ældre senil dame i afd. 3 for øjeblikket. Den psykisk syge har kontakt til social psykiatri, men de kunne ikke se problemet med den psykisk syge, da hun blev til fare for sig selv. Beboere og håndværkere i forbindelse med badeværelsesrenovering kom til mig, og det endte med at jeg måtte kontakte hendes egen læge og få ham på hjemmebesøg, hvilket så resulterede i tvangsindlæggelse på røde papirer. Det er egentlig ikke mit bord, men systemet virkede bare ikke her. Hjemmeplejen har nu problemet med den senile dame i afd. 3. Men hun vil ikke have hjælp, og hun er ikke umyndiggjort, så de kan ikke gøre andet end vente på, at hun slet ikke kan passe sig selv, før de har lovhjemmel til at gribe ind. Jeg har fået damen i tale flere gange, men mig vil hun heller ikke tale med mere. Beboerne i opgangen er klar over, hvordan det står til, og de giver besked til mig eller hjemmeplejen, hvis/når der sker en forværring. Misbrugere har også fyldt godt i billedet rent tidsmæssigt. Jeg har et godt samarbejde med Bo- og Gade team fra Aalborg Kommune, hvor de bliver koblet på, så snart jeg får en klage, som jeg kan se kan ende med opsigelse. De er gode til at finde alternativ bolig til beboeren, og dette har så resulteret i, at boligselskabet har undgået sag ved boligretten. Der har ikke været sager, som er endt i boligretten, medens jeg har været ansat. Der er alligevel en del, som er blevet opsagt af selskabet, men jeg har gjort meget for at få dem ud på en ordentlig måde ved at opsige lejligheden selv.
Der har faktisk også vist sig at være nogle sager, som det ikke er klager, som har ret i. Her har der typisk været afholdt mæglingsmøde, hvor der har været god effekt. I hvert fald er klagerne holdt op. Andre kan godt føres sammen, og det kan tage en hel time bare at få dem til at se på hinanden og tale til hinanden. Spændende proces, og det er ikke altid tingene ender der hvor jeg havde forestillet mig. Men det er heller ikke det vigtige det vigtigste er at få parterne til at tale sammen. Når først det er lykkedes, kommer en evt. løsning oftest helt af sig selv. Det tidkrævende er at få overtalt parterne til at mødes, for hvor er vi dog konfliktsky eller også så firkantede, at det er meget svært at finde løsningsforslag. Men det lykkes heldigvis de fleste gange. Der er sket en ændring i klagesagens gang, siden jeg blev ansat. Der bliver nu sendt et brev ud til klager om at boligselskabet har modtaget klagen og vil behandle den. Det gjorde der ikke tidligere. Derudover tager jeg også oftest kontakt til beboere omkring den beboer som klages over, også selv om de ikke er underskrivere på klagebrevet. Det er bl.a. derfor det har vist sig i et par tilfælde at være klager, og ikke indklagede, som var på afveje. Ret væsentlig for retssikkerheden synes jeg. Så vil jeg slutte med at meddele, at såfremt OB beslutter sig til at gøre ordningen med mig permanent, så har jeg besluttet mig til at forlade politiet endeligt. Også selv om der så ikke længere er sikkerhed i ansættelsen. Jeg ville selv have forladt ordningen, hvis jeg ikke troede på, at jeg kan gøre en forskel for beboerne.