Undersøgelse af metoder og løsninger til at opnå effektiviseringsgevinster Allerød Maj 2017
Baggrund Med afsæt i Allerød s vision om Fælles udvikling i balance, arbejdes der løbende med at effektivisere driften. Dette sker med udgangspunkt i Allerød s effektiviseringsstrategi, hvor begrebsafklaringer, metoder og principper er beskrevet. Det er en fælles forståelse, at vi i Allerød alle har et fælles ansvar for, at byrådets vision leves ud i livet og at dette blandt andet sker igennem et fortløbende fokus på den daglige effektive drift, kvalitet i opgaveløsningen og et vedholdende fokus på, at søge at frembringe nye initiativer, som kan understøtte visionen og den vedtagne effektiviseringsstrategi. Baggrunden for vedtagelsen af en egentlig effektiviseringsstrategi skal blandt andet findes i, at kommunerne modtager færre penge fra staten og at demografiudviklingen tilsiger stigende udgifter på velfærdsområderne. Det er derfor en vigtig forudsætning for fremtidens kommunale opgaveløsning, at politikere, ledere og medarbejdere arbejder kontinuerligt med at udvikle den offentlige service i relation til kvalitet og effektivitet. Det er væsentligt for tilgangen til arbejdet, at der er en fælles forståelse af de begreber, vi anvender. Effektiviseringer defineres i Allerød som en omlægning af service, der ikke stiller borgeren dårligere, men gerne bedre, og som koster færre penge. Et af de bærende principper i at arbejde med at effektivisere driften er, at jo mere der effektiviseres, jo mindre del af det årlige samlede finansieringsbehov skal indhentes gennem konkrete forringelser af den kommunale service. Forvaltningen og virksomhederne har i efteråret 2016 og foråret 2017 arbejdet med at frembringe konkrete effektiviseringsforslag. Disse forelægges til endelig politisk beslutning i byrådet den 24. maj 2017. Af bilag 1 fremgår listen over disse effektiviseringsforslag. Af budgetforliget for budget 2017-2020 fremgår det, at der blandt andet skal udarbejdes en analyse af metoder og løsninger til at opnå effektiviseringsgevinster. Denne undersøgelse bygger således dels på den vedvarende opgave med at efterleve den kommunale effektiviseringsstrategi og herudover også, at efterleve beslutningen om en analyse fra budgetforliget. Undersøgelsen har taget afsæt i et kommissorium besluttet af Økonomiudvalget den 17. januar 2017. Af kommissoriet fremgår det blandt andet, at undersøgelsen skal tage afsæt i andre kommunernes erfaringer med effektiviseringer. Kommissoriet er vedlagt som bilag 2. For at løse denne del af opgaven, har forvaltningen gennemgået KORA`s rapport fra 2015 Inspiration til effektiviseringer 2015 og KL s udgivelse fra 2015 De effektive kommuner undersøgelse af kommunernes effektiviseringsarbejde 2014-2015. Af disse publikationer fremgår andre kommuners positive erfaringer. Publikationerne er blevet gennemgået med henblik på, at udvælge cases til det videre arbejde med effektiviseringer. KORA s og KL`s undersøgelser er vedlagt som bilag 3 og bilag 4. Til grund for KORA`s og KL s rapporter ligger også en begrebsafklaring af de forslag der er frembragt i deres rapporter. Det er væsentligt for forståelsen af nærværende undersøgelse, at denne begrebsafklaring sammenholdes med Allerød s føromtalte definition af effektiviseringer. KORA og KL benytter samme nedenstående definition i forhold til deres rapporter.
Økonomiske effektiviseringsforslag er forslag, hvor serviceniveauet opretholdes for færre ressourcer. Det er også forslag, hvor serviceniveauet reduceres, men hvor besparelsen vurderes at værre større end det forventede nyttetab ved servicereduktionen dvs. forringelsen af serviceniveauet er relativt beskeden set i forhold til den opnåede besparelse. Det betyder, at de forslag forvaltningen har undersøgt og de forslag forvaltningen har frembragt som anbefaling til videre undersøgelse i denne rapport - i nogle tilfælde kan grænse til det vi i Allerød vil betragte som servicereduktionsforslag. Metode Undersøgelsen tager som ovenfor skrevet udgangspunkt i andre kommunernes erfaringer igennem KL`s og KORA s publikationer. De nævnte erfaringer tæller til sammen 623 eksempler. Disse er blevet vurderet ud fra følgende tre kategorier: 1) Er indarbejdet i Allerød og dermed ikke relevant 2) Er ikke indarbejdet i Allerød og vurderes ikke relevant 3) Er ikke indarbejdet i Allerød og vurderes hensigtsmæssig, at undersøge yderligere En række af de mange forslag, som fremgår af KL s og KORA s rapporter er allerede indarbejdet i Allerød s daglige drift. Det handler eksempelvis om gruppeindsatser fremfor enkeltindsatser (hvor det vurderes hensigtsmæssigt), rehabiliterende indsatser, fra døgnpladser til ambulant behandling i forbindelse med misbrugsbehandling, anvendelse af eget støttekontaktpersonkorps, skærpet visitation, centralisering af økonomifunktioner, faglig sparring på sagsniveau på visitation til, nedbringelse af ventedage på sygehuse, mulighed for at modtage behandling i eget hjem, brug af sygeplejeklinik, øget fokus på jobrotation i virksomhedskontakten, etablering af børneintra, samlæsning af timer i udskolingen, ressourcereduktion i SSP arbejdet mv. Derudover kan det konstateres, at en lang række forslag er i proces i forbindelse med budgetprocessen fra 2018-2021 enten i form af forslag i servicereduktionskataloget eller de i maj måned 2017 frembragte effektiviseringsforslag. Der er tale om forvaltningens umiddelbare vurderinger ud fra det i materialet oplyste grundlag samt i nogle tilfælde direkte dialog med konkrete kommuner. Formålet med metoden og processen er, at udpege cases, som vi i Allerød ønsker at arbejde videre med i troen på, at der er gevinster at hente i form af kapitalisering, men også det samme eller højere serviceniveau for borgerne. I det følgende afsnit vil listen over ovenstående definition 3 blive gennemgået. Afslutningsvis vil undersøgelse indfange konkrete forslag til fremadrettede handlemuligheder. Eksempler fra andre kommuner, som skal undersøges yderligere. I det følgende afsnit gennemgås de eksempler fra andre kommuner, som forvaltningen har vurderet, at Allerød bør undersøge yderligere. Farvekoderne angiver forvaltningens forslag til prioriteringer. Farvekoderne skal forstås således, at de med rødt markerede forslag undersøges yderligere frem mod byrådets næste beslutning om, hvilke effektiviseringsindsatser der skal effektueres. Dette sker på byrådets mødet den 21. december 2017. Der er markeret 17 forslag med farven rød. Forslag markeret med farven
blå overgår til næste års effektiviseringsindsats. Der er markeret 20 forlag med farven blå. Nærværende undersøgelse har altså i alt frembragt 37 forslag til effektiviseringsindsatser, som Forvaltningen anbefaler, at der arbejdes videre med og at disse undersøges yderligere. Særligt skal det nævnes, at Allerød har opnået frikommunestatus inden for temaet Én plan for en sammenhængende indsats sammen med borgeren. Temaet omhandler i korte træk frikommunestatus til at fravige eksisterende lovgivning, som angiver sektorspecifikke handleplaner til en langt mere helhedsorienteret indsats igennem én plan som udvikles i samarbejde med borgeren. Projektet har allerede ført flere effektiviseringer med sig, som også er besluttet og godkendt politisk. En række af de forslag, som KORA og KL har indsamlet handler netop om dette. Disse nævnes ikke i nedenstående opsamling, men vil indgå i arbejdet med effektiviseringer frem mod byrådets behandling i december 2017. Sundheds- og Velfærdsudvalget Forslag Område/ indhold Inspiration fra Kort beskrivelse Samling af borgerrettede opgaver i borgerservice Ændret demografimodel på ældre- og sundhedsområde t Frigivelse af ressourcer gennem velfærdsteknologi Sensorbleer Øget fokus på revurdering af Organisatoriske tilpasninger Incitamenter og styringsmodel Digitalisering og ny teknologi Digitalisering og ny teknologi Haderslev Syddjurs Varde Hjørring Helsingør Haderslev n foreslår, at borgerrettede opgaver samles i Borgerservice, således at der er én indgang til kommunen. De forventer, at forslaget vil mindske antallet af henvendelser, hvor kommunens ansatte skal søge svar i forskellige dele af forvaltningen. På baggrund af analyse i Syddjurs er der udarbejdet ny model for demografisk betinget udgiftsbehov på området. Modellen lægger op til en væsentlig budgetreduktion i forhold til KL`s model for demografifremskrivning. Den demografiske regulering af budgetbehovet omfatter i den nye model udover hjemmehjælpsområdet også de øvrige bevillingsområder under ældre- og sundhedsområdet, hvor kommunen selv bestemmer serviceniveauet. Varde har indført en række forskellige velfærdsteknologier, som har frigjort ressourcer. Sensorgulve, implementering af flytbart sensorteknologi i dementes hjem, vaske/tørretoiletter, spiseteknologi mv. Indførelse af sensorbleer for at optimere udredningen for borgere med inkontinens skal medvirke til en bedre og mere effektiv pleje. Den intelligente blev består af en ble med chip, som registrerer tidspunkter for vandladningen og vandladningsmængden. Borgeren skal anvende bleen i tre døgn, hvorefter personalet får præcis viden om den enkelte borgers vandladningsmønster. Forslaget om en øget revurdering af hos borgere, der modtaget efter
behovet for efter serviceloven og sundhedsloven Digital understøttelse af sagsbehandling og information til borgere Opsigelse af lejemål af servicearealer Brugerstyret aktivitetscenter Flere frivillige på plejecentre Hjemtage opgaver forbundet med hjælpemiddeldep ot Digitalisering og ny teknologi Strukturtilpasn ing Omlægning af servicetilbud Hjemtagelse af Frederiksberg Københavns Gribskov Holbæk Næstved serviceloven og sundhedsloven i form af eksempelvis personlig og praktisk hjælp, træning, biler og hjælpemidler mv. Effektiviseringen begrundes med en forventning om, at nogle borgere modtager, selvom de ikke længere opfylder gældende kriterier for visitation. Let adgang for borgere og sagsbehandler til oplysninger om udbetaling af via digitale løsninger forventes at medfører færre henvendelser. Forslag om at opsige lejemål af en række servicearealer i forbindelse med ældreboligafdelinger som ikke anvendes. Forslaget begrundes med mulighed for at opnå en huslejebesparelse Forslag om at fjerne en del af driftstilskuddet til et seniorcenter i kommunen. Dette forudsætter en omlægning af centret, og at driften fremadrettet styres af brugere og/eller frivillige Forslag om at plejecentrenes ledelse udarbejder en beskrivelse af, hvordan de vil involvere flere frivillige og netværk i dagligdagen på centrene. Dette forventes af medføre, at plejecentrene bliver mere bevidste om at inddrage frivillige. Hermed kan de personalemæssige udgifter reduceres. Forslag om at hjemtage opgaver til hjælpemiddeldepot fra eksterne leverandører hvad angår fx kørsel af plejesenge og lovpligtige serviceeftersyn på personaleløftere. Børn- og Skoleudvalget - Forslag Område/ indhold Inspiration fra Kort beskrivelse Optimering af visitationspraksis og udbetalingskontr ol vedrørende friplads, søskenderabat mv. tilrettelæggelse af arbejdet Middelfart Forslag om at udvikle styringsredskaber, således at 1) visitationen altid sker i forhold målgruppeafgrænsning, 2) der ikke fejludbetales på tilskud og 3) mellemkommunale afregninger kvalitetssikres, så ikke-gyldige eller fejlagtige opkrævninger opdages og afvikles. En forbedret koordinering og opfølgning vil kunne medføre en udgiftsreduktion
Førskole- /SFOtilbud til børnehavebørn mødeplanlægning Reduktion i møder og mødetid for MED Fokus på at minimere udsat skolestart Regulering af skolernes budgetter i forhold til faktisk elevtal Opstramning af praksis for skoleelevers befordring Særlige skoleopdaterings forløb for at hjemtage børn Styring og fokus på tilrettelæggelse af arbejdet tilrettelæggels e af arbejdet Omlægning af servicetilbud tilrettelæggels e af arbejdet Hjemtagelse af tilrettelæggels e af arbejdet Favrskov, Albertslund, Ringsted mv. Helsingør Ringkøbing- Skjern Nordfyns og Middelfart Furesø Middelfart, Vesthimmerland s, Vordingborg Køge Brønderslev Forslag om, at børnehavebørnene overgår til SFO/førskoletilbud tidligere i det år, hvor børnene påbegynder skolegang. Dette vil reducere antallet af personaletimer grundet ressourcetildelingen. Forslag om, at ændre mødeplanlægningen, således at det pædagogiske personales møder planlægges i tidsrum, hvor der ikke er planlagt undervisning. Hermed kan behovet for vikardækning mindskes. Forslag om, at møderne i de forskellige MEDudvalg optimeres. Dette kan ske igennem forskellige tiltag. F.eks. kvartalsvise møder, afkortning af mødetid, effektiv referat skrivning, forplejning, transporttid- og udgifter, kompetenceudvikling, færre medlemmer mv. Forslag om at indføre en tidlig målrettet pædagogisk indsats i børnehaven og børnehaveklassen, således at omfanget af udsat skolestart kan reduceres. Dette skal sikre, at børnene starter samtidig med deres jævnaldrende, samt at de ekstra kommunale udgifter ved ekstra børn i børnehaven reduceres. Forslag om at regulere skolernes budgetter, således at skolerne får tildelt budget ud fra elevtallet pr. 5. september. Hermed forventes det, at budgettet stemmer bedre overens med det faktiske elevtal, og kommunen kan mindske risikoen for at betale dobbelt for elever. Samtidig forventes det, at skolerne får et økonomisk incitament til at fastholde elever. Forslag om at ændre aldersgrænse for bevillinger af taxakørsel, flytte elever fra taxakørsel til buskørsel, stramme krav til afmelding af kørsel, mere fleksibel visitation til kørsel mv. Forslag om at oprette særlige skoleopdateringsforløb for børn, der kan hjemtages fra private dagbehandlingstilbud. Særlige skoleopdateringsforløb er en mellemform, hvor børnene bliver i deres klasse, men bliver opdateret i adfærd og kundskaber nogle dage om ugen. Forslag om at opnå effektiviseringer på plejefamilier, opholdssteder og forebyggende foranstaltninger.
omkostningseffek tive løsninger Øget brug af familiepleje frem for institutionsanbrin gelse Kortere anbringelsestid Lukning eller samling af daginstitutioner på færre matrikler Børnehaver og vuggestuer samles og lægges på skoler Kapacitetstilpasni ng i dagplejen Samling af specialklasserækk er Effektivisering af Børne- og Ungdomstandplej en Omlægning af servicetilbud Omlægning af servicetilbud Strukturtilpasn inger Strukturtilpasn inger Strukturtilpasn ing Strukturtilpasning Albertslund Furesø, Vordingborg og Odsherred Faxe, Aabenraa, Ishøj, Guldborgsund mfl. Faxe, Kerteminde og Brønderslev Greve Esbjerg Københavns, Køge, Næstved, Dette blandt andet med udgangspunkt i fokus på de mest omkostningseffektive løsninger, synlige udgifter i alle sager for medarbejderne og fokus på, at sætte tidligere ind. Forslag om at både børn og teenagere anbringes i familiepleje fremfor på institution. Forslaget begrundes md, at de i familiepleje møder familienære rammer med få faste omsorgspersoner fremfor skiftende personale på institutioner. Familiepleje er som oftest billigere end institutionsanbringelse. Forslag om at der efter anbringelse af et barn, skal foretages løbende opfølgning og genovervejning af muligheden for, at barnet kan komme hjem til sine biologiske forældre, eller om andre tiltag kan iværksættes. Forslaget handler om at samle daginstitutioner på færre matrikler og dermed øge volumen i de enkelte institutioner. Forslaget vil medføre investeringer i form af bygningstilpasninger. Effektiviseringspotentialet kan omhandle reducerede udgifter til rengøring, personale- og lederlønninger, husleje, bygningsvedligehold, forbrugsudgifter mv. Forslaget handler om at samle børnehaver og vuggestuer og flytte disse ind på skolens matrikler. Effektiviseringspotentialet opstår på baggrund af reduceret kommunal bygningsmasse, øget samarbejdssnitflader på tværs pædagogisk og administrativt Forslaget handler om, at reducere antallet af dagplejere. Det foreslås at tilpasse kapaciteten, således at vuggestuepladserne udnyttes først, samt også at reducere tomme pladser i dagplejen til et minimum. Forslag om at samle specialklasserækker på én af skole frem for flere. Forslaget begrundes med en øget klassekvotient i den tilbageværende specialklasserække. Endvidere fremgår det, at man ved at samle specialklasserne på færre steder får samlet ekspertisen hos medarbejdere. Effektiviseringen begrundes personalereduktioner. Ny teamsammensætning med større delegationsmuligheder fra dyre tandlæge ressourcer til billigere tandpleje- og klinikassistent-ressourcer. Analyse af administrative opgaver. Digitale
Sammenlægning af administrative enheder i virksomhederne Ansættelse af flere sagsbehandlere Ændret organisering og ressourcetildeling til klubområdet normeringen i klubtilbud Organisatorisk e tilpasninger tilrettelæggels e af arbejdet Organisatoriske tilpasninger Gribskov mfl. Silkeborg Albertslund Greve og Helsingør Frederiksberg selvbetjeningsløsninger, analyse af indkøbsordninger. LEAN-processer, digital indkaldelse, storindkøb af materialer, hjemtagelse af opgaver mv. Forslag om at ændre organiseringen af administrationen, hvor flere administrative enheder sammenlægges til én enhed på tværs af driftsområder. Denne enhed skal supportere driften og virksomhedsledere i forhold til IT, økonomi og (personale)administration Forslag om at ansætte seks nye sagsbehandlere i Familieafsnittet. På nuværende tidspunkt har hver sagsbehandler 55 sager i gennemsnit, hvilket er væsentligt flere sager end i flere andre kommuner. Den store mængde af sager medfører risiko for manglende opfølgning og dermed øgede udgifter, ligesom det blandt andet også medfører, at sagsbehandlerne har mindre overblik over, hvilke sager der kræver foranstaltninger iværksat og hvornår. Forslaget forventes samlet at resultere i en besparelse for kommunen. Forslag om at nytænke grundlaget for klubområdet og som følge heraf reducere i budgettet til området. Dette indebærer eksempelvis forslag om at sammenlægge klubber, ændre i budgettildelingen, andre satser for forældrebetaling mv. Forslag om at ændre den nuværende tildelingsmodel med fuld personalenormering fra åbning til lukning i fritidsklubberne til moderat personalenormering de første par timer (ydertidsnormering). Tværgående forslag Forslag Område/ indhold Inspiration fra Kort beskrivelse Talegenkendelse i sagsbehandlingen Digitalisering og ny teknologi Hjørring, Norddjurs kommune, Ringsted mfl. Udbredelse af talegenkendelse (TGK) i den kommunale sagsbehandling med en tidsbesparelse på op til halvdelen af tiden, der anvendes til indtastning af tekster. Digitaliseringsstyresen har i 2015 offentliggjort en analyse af forudsætninger og barrierer for effektiv anvendelse af TGK i kommunerne, hvor det fremgår, at TGK under de rette forudsætninger har potentiale til at frigøre tid
og ressourcer samt løfte kvaliteten i sagsbehandlingen. Kommunal stressenhed Optimering af tværgående administrative processer GPS i bilerne reducerer udgifter til reparationer Tværgående forslag tilrettelæggelse af arbejdet Digitalisering og ny teknologi Silkeborg Slagelse Slagelse Formålet er at forebygge stress og sygemeldinger hos medarbejderne og styrke en målrettet og tidlig indsats. Projektet understøttes af midler pr. henvist medarbejder til stressenheden. Stressenheden har fokus på viden om ansættelsesrammer, sygefraværspolitik, sygedagpengeloven, egen sundhedsforsikring, tilbud i Jobcentret mv. Gennemgang af tværgående administrative processer med forenkling for øje. Eksempelvis bogholderiprocesser, økonomistyring- og ledelsestilsyn, ansættelsesprocesser, medarbejderrelaterede refusioner, indberetning af ferie, flex og kørsel, stamdata på personale mv. Elektroniske nøgleskabe og GPS i kommunens biler har reduceret udgifterne til reparationer af bilerne. GPS løsningen kombineret med de elektroniske nøgleskabe sikrer en betydelig mere effektiv biladministration og der skabes større medansvar for kommunens biler. Kommunalt samarbejde om specialrådgivning Administrativ behandling af tabt arbejdsfortjeneste Organisatorisk e tilpasninger tilrettelæggels e af arbejdet Middelfart Albertslund Forslag om at etablere et kommunalt samarbejde indenfor blandt andet tale-, høreog synsområdet ift. f.eks. hjælpemidler på syns-, mobilitets- og kommunikationsområdet. Målet med samarbejdet er et samarbejde, der sikrer tilbud om specialrådgivning og specialundervisning, samtidig med at kommunen kan reducere udgifterne til området Forslag om håndtering af området tabt arbejdsfortjeneste flyttes væk fra sagsbehandlere til en webbaseret løsning, som håndteres af det administrative personale. Opsamling og konklusion Som beskrevet indlednings har forvaltningen gennemgået 623 effektiviseringsforslag fra landets kommuner. Ud af de 623 forslag har forvaltningen vurderet hvilke forslag der ikke er relevante for Allerød at arbejde videre med (eksempelvis begrundet i organisering, kommunestørrelse mv.), lige som forvaltningen har kunne konstatere, at Allerød allerede bliver drevet effektivt på en række områder. Således har forvaltningen kunne konstatere, at en stor del af de beskrevne forslag allerede er afprøvet eller indarbejdet i den daglige drift. Ved gennemgangen af KORA`s og KL s rapporter har forvaltningen fundet det relevante at undersøge 37 forslag yderligere. Dette skal ikke tolkes således, at de 37 forslag er klar til at blive implementeret i Allerød
, men således at forvaltningen anbefaler, at disse forslag undersøges yderligere. For at sikre en fornuftig disposition af personaleressourcer anbefales det, at disse forslag inddeles i yderligere to kategorier. Som beskrevet ovenfor anbefaler forvaltningen, at de røde forslag bliver genstand for yderligere undersøgelser henover efteråret 2017. Dette med henblik på, at frembringe nye effektiviseringsforslag til politisk beslutning i byrådet i december 2017. Der er i alt tale om 17 røde forslag. De blå forslag anbefaler forvaltningen, at der arbejdes videre med i 2018 i forbindelse med den løbende afsøgning af muligheder for at effektivisere og optimere driften af Allerød. Der er i alt tale om 20 blå forslag. Nærværende undersøgelse har således frembragt 37 nye forslag, som Forvaltningen anbefaler undersøges yderligere. Temaaften Et væsentligt element i det løbende arbejde med at tilpasse og effektivisere driften er dialog med relevante parter. Derfor har byrådet besluttet, at der skal afholdes et temamøde, hvor denne undersøgelses konklusioner præsenteres lige som to til tre andre kommuner kommer og præsenterer indsatser som har skabt værdi hos dem. Aften rundes af med gruppedrøftelser, hvor der bliver mulighed for at videndele inspiration, drøfte relevante indsatser i forbindelse med effektiviseringsarbejdet og være i dialog om, hvad der er vigtigt i det løbende arbejde med at opnå effektiviseringsgevinster. Byrådet har således inviteret ledere, tillidsrepræsentanter og Hovedudvalget til temaaften torsdag den 8. juni 2017 til yderligere dialog i bestræbelserne på at fastholde og udvikle den effektive drift af Allerød. Vedlagt som bilag 5 er det politisk godkendte program for aftenen.