Notat. Strategi og Organisation. Til: Økonomiudvalget og Byrådet. Sagsnr.: 2010/14376 Dato: Udkast - Effektiviseringsstrategi.

Transkript

1 Strategi og Organisation Notat Til: Økonomiudvalget og Byrådet Sagsnr.: 2010/14376 Dato: Sag: Sagsbehandler: Udkast - Effektiviseringsstrategi Signe Friis Direktionskonsulent 1. Baggrund og forløbet indtil nu Der har i de senere år været stigende fokus på de offentlige udgifter, samt på kvaliteten i kommunernes opgaveløsning. Med forventningen om lavere indtægter som følge af faldende befolkningstal, 0-vækst og det økonomiske pres på det specialiserede socialområde er der kommet et yderligere pres på den kommunale økonomi og derfor et stort incitament til at sikre kontinuerlig effektivisering af den kommunale sektor. Halsnæs kommune har siden kommunesammenlægningen arbejdet med at effektivisere og optimere organisationen, processerne, opgaverne og økonomien. I forlængelse heraf er der i 2010 udarbejdet et effektiviseringskatalog som viser alle de effektiviseringsindsatser som Halsnæs Kommune har gennemført siden 2007 eller er i gang med at gennemføre. Effektiviseringskataloget er bygget op omkring de 10 indsatser som en undersøgelse fra KREVI har identificeret som værende de indsatser kommunerne tager i brug for at opnå effektiviseringer i deres organisation. Effektiviseringskataloget er dynamisk og opdateres løbende i takt med, at nye effektiviseringer gennemføres. Økonomiudvalget har i oktober 2010 taget effektiviseringskataloget til efterretning. Økonomiudvalget har endvidere i januar 2011 haft en temadrøftelse om effektivisering, og direktionen har i den forbindelse anbefalet, at der i 2011 og 2012 sættes særligt fokus på tværgående samarbejder og ny teknologi og digitalisering. Der vil dog stadig være en forventning om, at der også effektiviseres inden for de 8 øvrige indsatsområder. Det er i forbindelse med Byrådets godkendelse af de tværgående resultatkrav for 2011 besluttet, at der skal udarbejdes en effektiviseringsstrategi i Nærværende notat har til formål at udgøre Halsnæs kommunes effektiviseringsstrategi.

2 2. Begrebsafklaring - Hvad er effektiviseringer? Begrebet effektivisering har det seneste år været drøftet til dialogmøder, til udvalgsmøder og til forskellige lederfora, hvor det har været hensigten at skabe en fælles forståelse af begrebet effektivisering. Det har dog vist sig, at der ikke kun er en forståelse. Effektivitet har traditionelt set handlet om hvor meget der produceres af en serviceydelse i forhold til hvor mange ressourcer der anvendes til at producere ydelsen. Derfor har effektivitet ofte været forbundet med rationaliseringer og besparelser. Det forbindes det i høj grad også med i Halsnæs Kommune, hvor kommunen har været og fortsat vil være nødt til at spare på - og optimerer ressourceanvendelsen. Besparelser er dog ikke nødvendigvis ensbetydende med, at der samtidig opnås en egentlig effektivisering. Det skyldes, at der i forbindelse med en besparelse tit sker en nedjustering af kvaliteten af serviceydelsen for på den måde at sikre at ressourceforbrug og kvalitet igen passer sammen. Det er derfor vigtigt at overveje, om det pågældende ressourceforbrug er det der skal til for at producere den givne kvalitet eller om der reelt hidtil har været anvendt et for stort ressourceforbrug. Med andre ord kommer den egentlige effektivisering først der hvor der gennemføres tiltag som sikrer; Samme kvalitet i serviceydelsen ved et lavere ressourceforbrug eller Højere kvalitet i serviceydelsen ved samme ressourceforbrug. Effektivisering handler således om mere og andet end besparelser, og det er mindst ligeså vigtigt at arbejde med forholdet mellem ressourceforbrug og kvalitet som det er at gennemføre besparelser dette fordi effektiviseringer som beskrevet ovenfor kan skabe bedre service for borgeren og eller et råderum hos den enkelte virksomhed, der kan anvendes til højere kvalitet i serviceydelserne, til ny teknologi, kompetenceudvikling eller lignende tiltag. 3. Hvordan arbejder vi med effektiviseringer i Halsnæs kommune? Halsnæs kommune tager udgangspunkt i de 10 indsatsområder, som KREVI har identificeret som værende dem hvorinde for effektivisering i de danske kommuner findes. Det drejer sig om følgende indsatsområder; Strukturtilpasninger lukning af fysiske enheder Organisatoriske tilpasninger Konkurrenceudsættelse og udlicitering Bedre tilrettelæggelse af arbejdet Side 2 af 5

3 Digitalisering og ny teknologi Tværgående samarbejde internt og mellem kommuner Tilpasning af ydelser og omlægning af servicetilbud Hjemtagning af ydelser Effektivisering af indkøb Energibesparende tiltag Halsnæs kommune har allerede gennemført eller igangsat effektiviseringstiltag inden for alle 10 indsatsområder jf. effektiviseringskatalog vers. 2 af januar 2011, men der er fortsat en forventning om, at der kan findes flere tiltag inden for alle indsatsområder. For at sikre det fortsatte arbejde skal der hvert år i forbindelse med budgetlægningen tilvejebringes en række budgethåndtag som ved deres gennemførelse medfører effektiviseringer og besparelser. Byrådet prioriterer således i forbindelse med den årlige budgetvedtagelse mellem de fremlagte budgethåndtag/effektiviseringsforslag og afgør derved årligt hvor meget der skal spares via effektiviseringsforslag. I det omfang at effektiviseringsforslagene har stor betydning for den borgerrettede service skal effektiviseringsforslagene koordineres med de servicemål og kvalitetsstandarder der er på det enkelte område. Udover de konkrete forslag som indgår i budgetlægningen vil direktionen hvert andet år udvælge 2-3 indsatsområder, som direktionen ønsker at give særlig fokus i de kommende år. Til disse indsatsområder igangsættes projekter, aktiviteter og indsatser centralt fra med deltagelse af relevante ledere og medarbejdere med henblik på at opnå effektiviseringer. Endelig forventes det, at alle kommunens virksomheder kontinuerligt arbejder med at effektivisere deres organisation ved, hvert år, at gennemføre effektiviseringstiltag inden for en eller flere af de 10 indsatsområder. Chefer og ledere forventes at se effektivisering som en særlig ledelsesdisciplin hvor der arbejdes med etablering af en effektiviseringskultur og hvor medarbejdere og brugere inddrages i innovations- og effektiviseringsarbejdet. Chefer og ledere skal hvert år i forbindelse med årsrapporten redegøre for de effektiviseringstiltag der er gennemført i det forgangene år. I forlængelse heraf kåres det bedste tiltag og det pågældende sekretariat, område eller virksomhed tildeles en præmie. 10 indsatsområder Byråd Direktion Effektiviseringsforslag i budgettet udpeges hvert år Valg af særlige indsatsområder udpeges hvert andet år Chefer og ledere Indsatser på arbejdspladsniveau et til fire årige men afrapportering hvert år Side 3 af 5

4 4. Årlig opfølgning og årshjul Årsrapporterne vedrørende effektiviseringsindsatsen i det forgangene år sendes til efterretning i Byrådet hvert år i marts måned sammen med en opdateret version af effektiviseringskataloget. Af rapporten vil det fremgå, hvilke tiltag der er gennemført i det forgangne år, samt herunder; hvilke effektiviseringstiltag der indgår i budgettet, hvilke tiltag der indgår som resultat af direktionens valg af særlige indsatsområder og hvilke tiltag der indgår som resultat af sekretariater, områder og virksomheders egne lokale effektiviseringstiltag. Rapporten vil, for så vidt angår effektiviseringstiltag der indgår i budgettet og effektiviseringstiltag som udspringer af direktionens valg af særlige indsatsområder, også indeholde en opgørelse af hvor stor en besparelse effektiviseringstiltagene har medført. Lokale effektiviseringstiltag i sekretariater, områder og virksomheder vil ikke blive opgjort i besparelser og eller indgå som reduktionsforslag, da disse effektiviseringstiltag ofte vil være relativt små og eller omhandle menneskelige ressourcer som er frigjort til andre opgaver. Disse besparelser/råderum tilfalder det respektive sekretariat, område eller virksomhed. Årshjul Budget godkendes med effektiviseringsforslag Direktionen udpeger nye særlige indsatsområder (hvert andet år) Oktober Budget godkendes med effektiviseringsforslag December Januar Årsopfølgning på effektiviseringsindsatser og tildeling af præmie April Oplæg til reduktionsforslag med nye effektiviseringsindsatser, herunder forslag indenfor de særlige indsatsområder Side 4 af 5

5 5. Indsatser i 2011 og 2012 Byråd o Direktionen Som led i vedtagelsen af Budget gennemføres de forudsatte effektiviseringstiltag, herunder ændrede strukturer, sammenlægninger og samdrift på dagpasnings-, ældre- og skoleområdet, fortsættelse af Projekt Aktiv Omsorg, bæredygtige virksomheder, hjemtagelse af misbrugsbehandling, effektiviseringer af rengøringen m.v. Der er endvidere i forbindelse med budget udpeget effektiviseringsforslag som skal igangsættes og gennemføres. o I 2011 og 2012 har direktionen valgt at udpege to særlige indsatsområder; 1) Digitalisering og ny teknologi og 2) tværgående samarbejder. Under digitalisering og ny teknologi er det forventningen, at særligt velfærdsteknologi vil være i fokus. Kommunen vil dog også tilbyde sig som testkommune til andre projekter der har teknologisk udvikling som formål. I forhold til tværgående samarbejder vil direktionen samarbejde bredt med andre kommuner, virksomheder mv. og i den forbindelse også arbejde for, at arbejdsopgaver og arbejdspladser ligger i Halsnæs. Indsatsområderne er udvalgt fordi omfanget af effektiviseringsindsatsen hidtil har været begrænset inden for disse områder og fordi der forventes, at være et stort effektiviseringspotentiale i netop disse indsatsområder. Til disse indsatsområder igangsættes konkrete projekter og aktiviteter og indsatser via en beslutning i direktionen eller byrådet. Øvrige niveauer i organisationen o Der gennemføres fortsat en række Leanprojekter på Rådhuset. I efteråret 2011 drejer det sig om Job og Arbejdsmarked og Familieområdet. Leanprojektet er endvidere rykket udenfor Rådhuset hvor der er igangsat et Leanprojekt i Tandplejen. Det er forventningen, at flere virksomheder vil gøre brug af Direktionssekretariatets organisations- og Lean konsulenter i 2011/2012 i forbindelse med identificering af effektiviseringsindsatser, ændring af mødekulturer, samt til gennemførelse af arbejdsgangsanalyser. Sekretariats- og områdechefer aftaler med deres ledere hvilke tiltag der igangsættes i den enkelte afdeling/virksomhed og der følges op på dette i forbindelse med årsopfølgningen. Side 5 af 5