Ekstern Referat Organisationsbestyrelsen mandag den 10. november 2014, kl. 16.30 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 19
Indholdsfortegnelse 1 Sager til endelig godkendelse...3 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den 01.09.2014...3 2 Sager til drøftelse og endelig godkendelse...4 2.1 Fremlæggelse af revisonsprotokol... 4 3 Efterretningssager...5 3.1 Råbalance...5 3.2 Restancelister...5 3.3 Total anvist husleje... 5 3.4 Huslejerykkere oktober...5 3.5 Oversigt venteliste... 6 3.6 Orientering om ledige lejemål...6 3.7 Intrum Justitia... 6 3.8 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling... 6 4 Landsbyggefondsmidler m.v.... 6 4.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret...6 4.2 Ansøgning afdeling 6, Kystvej 24-50 - nye vandrør i kælderen... 7 4.3 Ansøgning afdeling 11 Farversmøllevej, Sandved - altaner på blokke...7 4.4 Ansøgning afdeling 15 Petersborg 29-55 nyt parkeringsanlæg...7 4.5 Dispositionsfonden... 7 5 Renoverings-/Byggesager... 8 5.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej... 8 5.2 Renoveringsprojekt afdeling 9 Tøndervej 107-137... 8 5.3 Renoveringsprojekt afdeling 12 Hesseldam 1-9, 2-36... 8 5.4 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96...9 6 Nybyggeri...9 7 Høje Kolstrup... 10 7.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe boligsocial...10 7.2 Beboerdemokrati... 10 8 Foreningsanliggender... 10 8.1 Salus Boligadministration...11 8.2 8. kreds... 11 9 Bestyrelsesanliggender...11 9.1 Nybyggeri Cimbria grund, Aabenraa...11 9.2 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26...12 9.3 Tilbud om biograf reklame... 12 9.4 Statusmøde Bækmark & Kvist...13 9.5 Afdelingsmøder 2015...13 10 Medlemsanliggender... 13 10.1 Intet...13 11 Love og cirkulærer...14 11.1 BL-Informerer...14 11.2 Landsbyggefonden... 14 12 Orientering fra nedsatte udvalg... 14 12.1 Bladudvalg Almen Nyt... 14 13 Beboeranliggender...15 14 Personaleforhold lukket punkt... 15 14.1 Administration... 15 Side 2 af 19
14.2 Teknisk afdeling... 15 14.3 Arbejdsmiljøgruppe...16 14.4 Samarbejdsudvalg...16 14.5 Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB...16 15 Håndværkergården...17 15.1 Administration... 17 15.2 Forretningsudvalg...17 16 Afdelingsanliggender...18 16.1 Markvandring i afdelinger... 18 16.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup...18 17 Fælleskurser... 18 18 Eventuelt... 18 18.1 Kalender...19 18.2 Næste møde(r)... 19 Indkaldt: Søren Duus, Inge Jørgensen, Erling Jørgensen, Anne Grete Madsen, Poul Jensen, Laila Bøttcher, Harry Asmussen Ansatte: Afbud: Jimmy Povlsen (ref) Ingen. 1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den 01.09.2014 Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Til endelig godkendelse Godkendt og underskrevet. Side 3 af 19
2 Sager til drøftelse og endelig godkendelse 2.1 Fremlæggelse af revisonsprotokol Gennemgang af afdelinger nævnt i revisionsprotokol Afd 6. Den kører med et efterslæb fra vi måtte udskifte varmecentralen og de år, hvor der har været mange fraflytninger. Den har et nogenlunde henlæggelser som passer nu. Afd 7 Afdelingen er en lille afdeling med 11 lejemål som har svært ved at lægge nok hen til de udgifter der er. Det bedste ville være, hvis den blev lagt ind under afd 1. Afd 14. Afdelingen kører ellers udmærket men har haft en del større udgifter vedr tag. Det skulle gerne løse sig i 2015 da man påtænker en tagrenovering som er sagt ja til på afdelingsmøde 2014. Henlæggelserne kommer lige så stille med de 124 kr. pr m2. afd 17. Den lider af en under finansiering vedr. renoveringen. Kører lav profil vedr. manglende renoveringer som ikke var med i projektet. Den skulle gerne komme til at køre inden for de næste år. Afd 19. Det er en lille afdeling med 23 huse og ligger i den høje ende vedr husleje,så gradvis bliver henlæggelserne hævet, så det kommer til at passe. Det er en afdeling med en del udgifter på. Det er også en afdeling som har en del udlejnings problemer. Afd 20. Afdeling 20 kører med store udlejningsproblemer og en del større udgifter ved forsikringssager, da der er mange rørbrud på varme installationen. Projekt vedr nogle af lejligheder bliver lavet om til 2 etage kunne hjælpe. Afdelingen ligger i den dyre inde så der skal noget mere til for at trække nye beboere til. Afdelingen fremtræder i dag som en stille og rolig afdeling efter den hårde kærne er fraflyttet / ophævet. Det vil være en god ide, hvis man kan gennemføre det projekt som er skitseret. Afd 28. Ungdomsboliger med 17 boliger, har store udlejningsproblemer og store tab ved fraflytning. Evt større boliger eller lave 2 familieboliger i hver række men kræver så, at den bliver lagt ind under afd 10-14 - 16. for at der kommer økonomi på det. Afd 29. 32 boliger som har haft det svært fra starten. Udgifter til tagudluftning som ikke var budgetteret med. Den har sikkert været under finansieret fra start og husleje ligger i den høje ende i forhold til de ældres pension. Afdelingen ligger fint i forhold til byen og har ikke de store udlejnings problemer for de 2 v - 3 v. Det er værre med de 4 værelses som vi har - ind imellem - problemer med udlejningen. Kunne evt lægges sammen med afd 25 er heller ikke en rig afdeling. Afd 31 26 boliger som også har problemer med udlejning, da de er for dyre. En afdeling som ikke har de store udgifter vedr vedligeholdelse ud over tab ved fraflytning. Side 4 af 19
Kunne evt komme ind under afd 15. Opfølgning: Der tages en drøftelse med afdelingsbestyrelserne i afd. 1 og 7 om sammenlægning. Afdeling 20, LBS tager en drøftelse med afdelingsbestyrelsen, hvad de mener, der skal til for at leje ud (altaner?). Skitser/forslag er drøftet med afdelingsbestyrelsen. Vi afventer tilbagemelding fra Landsbyggefonden ultimo 2014. Afdeling 28, bestyrelsen anmoder administrationen om et bud på løsning. (LBS) Der er udarbejdet rapport i juni 2010 hvis sagen skal videre, skal der tilkobles rådgiver. - se bilag. Der tages en drøftelse med afdelingsbestyrelserne i afd, 25 og 29 samt - afd. 15 og 31 om eventuel sammenlægning.(jp) Øvrige afdelinger - taget til efterretning. (gentagelse) BILAG - Bygningsgennemgang samt forslag til ændringer-ombygning Opfølgning 3 Efterretningssager 3.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 3.2 Restancelister BILAG Orientering om restancelister oktober BILAG Restance i procent 3.3 Total anvist husleje BILAG Total anvist husleje 2013-2014 3.4 Huslejerykkere oktober BILAG Huslejerykkere oktober 2014 Side 5 af 19
3.5 Oversigt venteliste BILAG Oversigt venteliste AAAB - september BILAG Oversigt venteliste AAAB - oktober BILAG Oversigt venteliste AAAB november 3.6 Orientering om ledige lejemål BILAG ledige lejemål september BILAG ledige lejemål oktober BILAG ledige lejemål november 3.7 Intrum Justitia BILAG - Orientering om inkassosager oktober 3.8 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Status igangværende byggesager - 06.10.2014 - Teknisk afdeling BILAG Status igangværende byggesager 4 Landsbyggefondsmidler m.v. 4.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden Opgørelse taget til efterretning. Side 6 af 19
4.2 Ansøgning afdeling 6, Kystvej 24-50 - nye vandrør i kælderen BILAG - Ansøgning Det indstilles, at der bevilges kr. 153.500 fra egen trækningsret ved Landsbyggefonden og at der godkendes optagelse af Realkreditlån på kr. 688.800-10 års løbetid. Bestyrelsen godkendte indstilling. 4.3 Ansøgning afdeling 11 Farversmøllevej, Sandved - altaner på blokke BILAG - Ansøgning Der indstilles, at der bevilges kr. 904.582 fra egen trækningsret ved Landsbyggefonden og at der godkendes optagelse af Realkreditlån på kr. 4.070.00-20 års løbetid. Bestyrelsen godkendt som indstillet. 4.4 Ansøgning afdeling 15 Petersborg 29-55 nyt parkeringsanlæg BILAG - Ansøgning Ansøgning drøftes Inden stillingtagen undersøges arealfordeling mellem AAAB og KB. Beskrivelse / tegning medsendes fornyet indstilling. Sagen udsat. 4.5 Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling Side 7 af 19
5 Renoverings-/Byggesager 5.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej Afventer endelig afklaring mellem rådgiver og entreprenør omkring slutopgørelse. Indstilling Til orientering Status for afslutning efterlyses. (LBS) 5.2 Renoveringsprojekt afdeling 9 Tøndervej 107-137 Der udarbejdes pt. udbudsmateriale. Fysisk opstart forår 2015. Finansiering er på plads og godkendelse af kommunen. Indstilling Til orientering 5.3 Renoveringsprojekt afdeling 12 Hesseldam 1-9, 2-36 Udskiftning døre og vinduer. Licitation blev dyrere end overslag, godkendt med stigning på ekstraordinær afdelingsmøde. Ny anmodning om låneoptagelse er fremsendt til kommunen. Afventer tilbagemelding. Endelig licitation betød en stigning i den samlede økonomi fra kr. 1.054.102,- til kr. 1.343.441,-. Fysisk opstart forventes januar 2015 Indstilling Til orientering Side 8 af 19
5.4 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Der ønskes igangsat et omfattende renoveringsprojekt, som primært skal sikre og forbedre bygningernes klima påvirkede bygningsdele - tag, facader, gavle, kældertrapper og vinduer/døre. Der påtænkes således udført ny tagdækning, efterisolering og ny beklædning af ydervægge som er opført i betonelementer. Betonelementer og tag er jævnfør udarbejdet tilstandsrapport, i en stand som snarligt aftvinger bygningsmæssige tiltag og dette er renoveringssagens hovedtemaer. Øvrige temaer er at betragte som følgearbejder - fx. døre/vinduer, eller arbejder som beboerne i afdelingen har udtrykt ønske om, i forbindelse med de indledende møder i sagsforløbet. Et af disse emner er nye badeværelser. Der er fra Landsbyggefonden taget stilling til specifikke bygningsdelskategorier, hvor man enten får fuld støtte, delvis støtte eller ingen støtte til de pågældende bygningsdele. Det er således vigtigt at udlede, at den samlede renovering er afhængig af muligheden for at finansiere de ustøttede arbejder. Se bilag hvor der redegøres for de enkelte bygningskategorier. BILAG Redegørelse for de enkelte bygningskategorier. BILAG - Finansieringsoplæg Indstilling Drøftelse og godkendelse af, at der kan arbejdes videre med oplægget og finansiering heraf. Finansieringsplan godkendt. Fra dispositionsfonden kr. 200.000 som kapitaltilførsel (grp. 1 arbejder) Fra egen trækningsret kr. 320.000 som tilskud til grp. 2 arbejder. Fra egen trækningsret kr. 4.000.000 som tilskud til grp. 3 arbejder. Tilskuddene gives under forudsætning af at arbejderne godkendes som beskrevet (grp 1-3) 6 Nybyggeri Intet at referere. Side 9 af 19
7 Høje Kolstrup 7.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe boligsocial Politisk styregruppemøde den 19. juni 2014 BILAG Referat styregruppemøde (gentagelse) BILAG Social helhedsplan (gentagelse) Intet at referere. 7.2 Beboerdemokrati Beboerdemokrati BILAG Informationsmøder om beboerdemokratiet (gentagelse) Intet at referere. 8 Foreningsanliggender 8.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. Der er ansat: - Intern drift koordinator - Controller - Stilling som driftschef er opslået Side 10 af 19
8.2 8. kreds Der er afholdt kredsmøde den 22. oktober 2014, Folkehjem. Kredsmødet er i stedet for kredsweekenden, grundet der også har været Almene Boligdage. Tema var "Fremtidens udfordringer". Evaluering af kredsmøde. Positiv tilbagemelding. Der afholdes fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) i efteråret 2015. 9 Bestyrelsesanliggender 9.1 Nybyggeri Cimbria grund, Aabenraa Indsigelse Aabenraa Kommune vedrørende nybyggeri Cimbria grund, Aabenraa Aabenraa kommune har afholdt et orienteringsmøde, der var mødt ca. 70 personer - der alle var skeptiske over for projektet. På vegne af og Kolstrup Boligforening er indsendt indsigelse. Side 11 af 19
9.2 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26 Vi forsøger at få højst mulig pris ved kommunen (dialog igang) men at det ikke skal forventes at vi kan få vurderingen. Evt. alternativ anvendelse af ejendommen vurderer jeg ikke realistisk. (JPW) Opfølgning: Der er fremsendt oplæg til kommune omkring overtagelse. Lejemålene er ikke opsagt endnu. Kommunen afventer, at deres arbejde og plan for den fremtidige struktur for børneområdet, er på plads - formentlig ultimo 2014. Kommunen tager herefter stilling til om man fortsat vill eje eller købe. 9.3 Tilbud om biograf reklame Der er modtaget tilbud fra Vestmedia om at foreningerne under Salus får mulighed for at få lavet biografreklame. Der er tale om stillbillede/r med forskellige grader af effekter herunder lyd. Biografreklamen har en varighed af sekunder og vises i 52 uger. Producenten frigiver copyright, hvilket betyder at reklamen uden yderligere betaling kan bruges på den enkelte forenings hjemmeside og visning via QR-kode/You Tube. Reklamespotet for de forskellige foreninger vil være bygget op efter en fælles skabelon, men tilpasset den enkelte forening (billeder, logo m.m.). Tilbud - se bilag. BILAG Tilbud biograf reklame Drøftelse af tilbud om biograf reklame Under forudsætning af at øvrige organisationer siger ja, godkendes indstilling med de ca. kr. 16.000. Side 12 af 19
9.4 Statusmøde Bækmark & Kvist Mødereferat - statusmøde den 23.09.2014 med Bækmark & Kvist, Forsikringsrådgivning A/S BILAG Referat statusmøde BILAG Forsikringspolitik 9.5 Afdelingsmøder 2015 Oversigt over afdelingsmøder 2015 BILAG afdelingsmøder 2015 Mødedatoer og dirigentfordeling i forbindelse med afholdeslse af afdelingsmøder 2015 til godkendelse. Bestyrelsen bytter internt. Godkendt. 10 Medlemsanliggender 10.1 Intet Side 13 af 19
11 Love og cirkulærer 11.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 3814 Regulering af maksimumhuslejen 2015 3914 Hvor mange praktikanter mv. er ansat på jeres byggesager? 4014 - Opdateret vejledning vedrørende trappemodel for spildevandsbetaling 4114 - Dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtelsen 4214 - Bestyrelsesvederlag for lejemålsenheder i drift 4314 - Hvor mange praktikanter mv. er ansat på jeres byggesager? 11.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 645 Indberetning af ledige boliger pr. 1. september 2014 646 "Nye udfordringer for det almene boligbyggeri" 647 Guide til brug for produktion af webfilm i forbindelse med renoveringsstøttesager 648 Forhøjelse af pligtmæssige bidrag 2015 649 Domme i den almene boligsektor 2004 og 2013 650 Indberetning af ledige boliger pr. 1. oktober 2014 651 Indberetning af ledige boliger pr. 1. november 2014 652 Fraflytninger i den almene boligsektor 2010-13 12 Orientering fra nedsatte udvalg 12.1 Bladudvalg Almen Nyt Almen Nyt - redaktionsudvalg Kristian Pallesen (joun.) Ove Stahl Schmidt (KB) Ritha Helweg (KB) Anne Grete Madsen (AAAB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Side 14 af 19
Almen Nyt 2014 leveres til omdeling: Nr. 6-12.12.2014 Der ønskes en drøftelse af hvorvidt "Almen Nyt" kunne blive et elektronisk beboerblad - stadig med et eksemplar der vil kunne hentes i Humlehaven. Positiv holdning til indstillingen - dog ønskes en artikel i Almen Nyt, hvor vi så har en tilbagemelding om brugerne også ser positiv på forslaget. (gentagelse ) Intet nyt Til orientering Der var en drøftelse af et fælles beboerblad i SALUS regi, der var enighed i at der udarbejdes et prøve nummer. 13 Beboeranliggender Ingen indkomne sager Intet at referere. 14 Personaleforhold lukket punkt 14.1 Administration Side 15 af 19
14.2 Teknisk afdeling 14.3 Arbejdsmiljøgruppe 14.4 Samarbejdsudvalg 14.5 Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB Side 16 af 19
15 Håndværkergården 15.1 Administration Lukket punkt Indstilling Lukket punkt Lukket punkt 15.2 Forretningsudvalg Forretningsudvalg Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), driftschef håndværkergården (hvg), Jimmy Povlsen (SALUS). Næste møde i FU-udvalget er den 17.12.2014 BILAG Referat fra FU udvalgsmøde den 24.09.2014 16 Afdelingsanliggender 16.1 Markvandring i afdelinger Markvanding i afdelinger uden afdelingsbestyrelser den 11.06.2014 - organisationsbestyrelsen, inspektør Referat til underskrift godkendt på sidste møde Referat underskrevet. 16.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Afventer svar fra Aabenraa Kommune Side 17 af 19
Drøftelse af situationen. 17 Fælleskurser Budgetkursus Torsdag den 05.03.2015 Hotel Tønder Hus, Tønder Vedligholdelse og fraflytning Torsdag den 17.09.2015 Folkehjem, Aabenraa (afholdes hver 2. år) Introduktion for nyvalgte Torsdag den 01.10.2015 - Scandic Sønderborg 18 Eventuelt Harry - Julebelysning i afdeling 10 og 14, bestyrelsen godkendte at man bruger flagstang. 18.1 Kalender Der er kommet takkebrev fra Søren Christensen (pension), Kuben Lokalråd i forhold til modtaget gave (kuffersæt) fra KB og AAAB. 18.2 Næste møde(r) Godkendt møderække 2014: Mandag den 10.11.2014 kl. 16.30 Lørdag den 06.05.2.2014 Dato ændret til: Fredag den 05.12.2014 Kl. 19.00 juleafslutning AAAB + KB, Restaurant Knapp Mandag den 15.12.2014 kl. 16.30 - Fællesmøde AAAB + KB Møderække 2015: Onsdag den 11.02.2015 kl. 16.30 Onsdag den 15.04.2015 kl. 16.30 fællesmøde AAAB + KB Mandag den 04.05.2015 kl. 16.30 Side 18 af 19
Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Juleafslutning AAAB 2014. - personale m.fl. Tirsdag den 16.12.2014 kl. 14.15 kl. 15.30 Guldbjergparkens Festsal Afdelingsbestyrelsesseminar fælles AAAB og KB: Lørdag den 21.03.2015 kl. 09.00, Folkehjem Aabenraa AAAB, generalforsamling 2015: Onsdag den 20.05.2015 kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal Salus repræsentantskabsmøde 2015: Lørdag den 23. maj 2015 Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Onsdag den 10.06.2015 kl. 16.00 start Tøndervej 117, områdekontor - efterfølgende spisning på Sølyst Kro http://webzone.salus-bolig.dk Aabenraa / 2014 Søren Duus formand Inge Jørgensen næstformand Erling Jørgensen Anne Grete Madsen Poul Jensen Laila Bøttcher Harry Asmussen medarbejderrepræsentant Side 19 af 19