Referat fra 1. MC9-koordineringsmøde

Referat fra 1. MC9-koordineringsmøde Dato: 22.04.14 Vor ref.: IBS Dato: Torsdag den 6. marts 2014 Sted: Deltagere: Sinatur Hotel Storebælt, Nyborg Helle Hesthaven, Region Nordjylland Thomas Koldkur Bitsch, Region Midtjylland Tove Lehrmann, Region Syddanmark Bettina Winstén, Region Hovedstaden Conni Christiansen, Region Hovedstaden Henriette Jacobsen, Odense Kommune Kirsten Bek Pedersen, Holbæk Kommune Merete Halkjær, Københavns Kommune Signe Vind, Danske Regioner Malte Harbou Thyssen, Danske Regioner Jens Rastrup Andersen, sundhed.dk Nicholas Christoffersen, NSI Finn Roth Hansen, RH, datakonsulentrepræsentant Jens Parker, PLO Jørgen Granborg, A-data, PL-repræsentant Ole Sprøgel, Evenex, VANS-repræsentant Jacob Boye Hansen, CareCom, EPJ-repræsentant Erik Jacobsen, DMDD, Landsdækkende databaser Alice Kristensen, MedCom Dorthe Skou Lassen, MedCom Henrik Bjerregaard Jensen, MedCom Ib Johansen, MedCom Jan Petersen, MedCom Jeanette Jensen, MedCom Jens Rahbek Nørgaard, MedCom Karina Hasager Hedevang, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Lone Kaalund Thiel, Region Nordjylland Michael Bjørn Kraft, Region Sjælland Annette Lyneborg Nielsen, Region Hovedstaden Peter Breum, Aalborg Kommune Poul Martin Christensen, Aarhus Kommune Poul Erik Kristensen, KL Niels Ulrich Holm, PLO Heidi Hougaard Madsen, Avaleo, EOJ-repræsentant

Referat: 1. Velkomst og præsentation Henrik byder velkommen til det første møde i MC9-koordineringsgruppen. MedCom har sendt invitation til deltagelse i gruppen via regionernes samt organisationernes hoveddøre. De fleste repræsentanter er gengangere fra MC8-koordineringsgruppen, men der er dog sket lidt udskiftning. Kort præsentationsrunde. Henrik gennemgår dagsordenen kort. 2. Meddelelser Der bliver afholdt MedCom9-temadag den 10. april på Hotel Nyborg Strand. Program er delt ud, men vil selvfølgelig også blive sendt til jer elektronisk. Ved starten af sidste projektperiode, MC8 blev der afholdt en temadag om indholdet i MC8. Det var en stor succes med ca. 350 deltagere. Dorthe fortæller lidt om dagen. MedComs 20-års jubilæum 21. maj i Forskerparken MedCom har 20-års jubilæum til maj, og i den anledning bliver der afholdt et jubilæumsarrangement den 21. maj i Forskerparkens auditorium med eksterne oplægsholdere, og efterfølgende vil der være reception i MedComs lokaler. MedCom-/PL-forum/PLO-seminar MedCom, PL-forum og PLO har afholdt et 2-dages seminar om fælles udfordringer og opgaver i en ændret struktur/samarbejdsform. Jens Parker fortæller om seminaret. På seminaret blev der bl.a. også talt om årshjul og governance. Leverandørerne vil meget gerne tidligt på banen i forhold til nye tiltag. Finn spørger, om der er andre tiltag på vej i samarbejdet med regioner og kommuner. Dansk IT holder digitaliseringskonference den 19.-20. marts, hvor e-journal/p-journal adgang til journaldata fra sygehus og praksis er nomineret til digitaliseringsprisen (effektiviseringsprisen). 3. Formål med gruppen v. HBJ Der er udsendt kommissorium for MC9-koordineringsgruppen. I forhold til nye tiltag og projekter, vil de skulle besluttes i MedComs styregruppe, men forslag er selvfølgelig velkomne fra gruppen. Tove foreslår, at der som fast punkt på dagsordenen kommer orientering fra MedComs styregruppemøder. I forhold til at fungere som bindeled mellem MedCom og egen organisation efterlyser Merete en beskrivelse af, at kommunerepræsentanterne faktisk fungerer som bindeled ud til de øvrige kommuner i regionen og ikke bare egen kommune. Det får MedCom indføjet i kommissoriet. 4. Governancemodel for MedCom-versionsopdatering v. JEJ Jeanette fortæller om baggrunden for det udkast, der er lavet til en governancemodel/årshjul. Selv om udkastet er lavet med baggrund i hjemmepleje-sygehusprojektet, er det et generelt ønske, at modellen skal kunne gælde bredt og ikke kun indenfor hjemmepleje-sygehusprojektet. I udkastet er der forslag om faste datoer for release fx 1. april og 1. oktober med realistiske 2

tidsperioder fra standardfrigivelse til reel drift - ½, 1 eller 1½ år. Der er rigtig mange årshjul, der skal hænge sammen. I udkastet er der også foreslået en kategorisering af ændringer efter tyngde A) Rettelser, B) Ændringer, C) Ny udvikling eller D) Ny funktionalitet koblet med standardændringer. Kategoriseringen A-C kunne indgå i kontrakter med leverandører som en del af vedligeholdelsen. Kategori D vil kunne dækkes delvist af vedligeholdelse, men formentlig også kræve særskilt finansiering. Se i øvrigt præsentation! Henrik fortæller, at udkastet blev diskuteret med stor interesse på MedComs styregruppemøde. Stor ros fra regioner og kommuner. Thomas er dog bekymret for overgangsperioder. Det bør beskrives grundigt også. Jacob bemærker dog, at hvis ikke vi presser os selv, så kommer vi ikke videre. Jørgen mener, der også bør være plads til en sandkasse, hvor ny og anderledes udvikling kan finde sted. Jens Rastrup foreslår en udløbsdato på en gammel standard en konsekvens. Erik: Motivationen skal ikke kun komme fra pisk, men også fra gulerod. Der bør også være mulighed for at melde timeout, hvis man bare slet ikke kan nå det af en eller anden årsag. Tove: Der mangler en beskrivelse af den strategiske/taktiske beslutning om ændringer, og at vi ikke skal lade os begrænse af teknik. Der skal også skelnes mellem projekter og drift. Helle: Hvem har beslutningskompetencerne i forhold til fx hjemmepleje-sygehusstandarderne? Er hjemmepleje-sygehusgruppen både brugergruppe og styregruppe? Fx har Region Nordjylland været pilot for hjemmepleje-sygehusprojektet og vil gerne høres noget mere. Jørgen: Der skal skabes noget mere dynamik. Erik mener, at det er projektlederen, der har beslutningskompetencen. Merete: Hvorfor tror vi på, at en governancemodel får leverandørerne til at lave tingene til tiden, når de ikke kan det nu, selv om de har lovet det? Jens Rastrup: Foreslår, at der kommer nogle forskellige trin med i governancemodellen, fx klar til certificering m.m. Ligesom der er forskellige kategorier for tyngde af en ændring, bør der måske også være en kategorisering af beslutningstagere for de forskellige standarder. MedCom vil arbejde videre med udkastet og så vidt muligt inddrage de input, der er kommet i dag, og så tager vi det op på næste møde i gruppen og senere hen i MedComs styregruppe. 5. MedCom9-status v. HBJ Basisopgaver Der er defineret nogle hovedlinjer indenfor basisopgaver, og der er i MedCom udpeget en koordinator for hver linje: i. Tværsektoriel koordinering af udbredelse (Lars) ii. Standarder, test og certificering (Ib) iii. Drift og videreudvikling af sundhedsdatanet og nationale datakilder (Jens) iv. Internationale aktiviteter (Jan) Herudover har Lars forsøgt at lave en kategorisering af opgaverne under tværsektoriel koordinering af udbredelse alt efter, hvor meget arbejde der er i opgaverne for MedCom. Se i øvrigt præsentation! Erik efterlyser en kasse, der hedder udviklingskasse kan noget gøres bedre eller anderledes. Ib fortæller om kategorisering under standarder, test og certificering, hvor årshjul, EDIkvalitet og samarbejde med PL-forum og PLO er højest kategoriseret. 3

Henrik fortæller kort om drift og videreudvikling af sundhedsdatanet og nationale datakilder. MedComs fremtidige opgaveportefølje skal behandles i MedComs styregruppe og den nationale bestyrelse og efterfølgende afklares i de kommende økonomiforhandlinger. Projekter og projektmonitorering Der er udarbejdet monitorering for MedCom9-projekterne, og meningen er, at der fremover også vil blive lavet projektmonitorering på de basisaktiviteter, der ligger en udbredelsesopgave i. 6. Regionerne rundt v. HBJ Status på MC9-projekterne Dette punkt bliver ikke behandlet. Hvordan organiserer I MedCom-projekterne internt i regionen? Region Hovedstaden: Har en tværsektoriel udviklingsgruppe for it og informationsudveksling under den administrative styregruppe (DAS) for sundhedsaftalerne. Her arbejder de med MedCom overordnet projektbeskrivelse m.m. Endvidere har de et tværsektorielt samordningsudvalg under hvert planområde, som også er knyttet op til DAS. Under hvert samordningsudvalg er der en underarbejdsgruppe, som har it som område, og som står for implementering m.m. Ved ikke, hvad der sker, når de nye sundhedsaftaler træder i kraft. Region Hovedstaden vender tilbage med deres hoveddørsbeskrivelse, som de er i gang med at arbejde på. Københavns Kommune: Hoveddøren til kommunerne er ikke regionen. Henriette: Hver region har et fælles sundhedssekretariat, som har kontakten til kommunerne. Region Midtjylland: Thomas følger lige op på, om det er de rigtige indgange, der er beskrevet i den udsendte liste. Man har i regionen nedsat et MedCom-forum, hvor MedCom-sager behandles. Region Syddanmark: Indgangene er fine. I stedet for Claus, skal der stå Tove. Internt i regionen har de et forum for sundhedskommunikation, hvor man samler viden om, hvad der foregår på kommunikationsområdet, og hvor man tager problemer op. Som bilag til de nye sundhedsaftaler skal der laves en ny it-strategi for det tværsektorielle samarbejde. Odense Kommune: Kommunerne i Region Syddanmark finansierer et par medarbejdere i regionen, som er med til at understøtte det tværsektorielle samarbejde. Region Nordjylland: Helle går hjem og får undersøgt, om det er de rigtige personer, der står i skemaet. Danske Regioner: RSI og Danske Regioner har nu et samlet sekretariat, og man arbejder på at få rammerne på plads for den nye organisering. Malte er ny medarbejder og bliver repræsentant i MC9-koordineringsgruppen fremover for Danske Regioner. 4

Sundhed.dk: Sundhedsjournalstyregruppen holder sidste styregruppemøde i morgen, hvorefter sundhedsjournalen version 1.0 ikke længere er et projekt. Et af de nye store ønsker til sundhedsjournalen version 2.0 er adgang for borgere til FMK, da man har varslet, at PEM lukker. Borgerne er meget interesserede, og sundhed.dk s support er ikke blevet lagt ned. Region Nordjylland, Sjælland og Hovedstaden har udviklet knapløsning til sundhedsjournalen fra deres EPJ, og de sundhedsfaglige er begyndt at bruge sundhedsjournalen, uden der overhovedet er gjort reklame for løsningen. Region Syddanmark udvikler knapløsning i april-maj. Region Midtjylland udvikler knapløsning i april-maj. Der har været et lille pilotprojekt med A-data med knapløsning fra lægesystem via SOSI-billet uden NemAdgang. Sundhed.dk ønsker også at lave knapadgang for EOJsystemerne. Antallet af borgeropslag er fordoblet. KIH er gennemført som et spor 2-projekt, hvor man har en ekstern leverandør til at kode løsningen. Sundhed.dk arbejder med et eksternt konsulentfirma på at få formaliseret spor 2-arbejdet. Arbejdet er endnu præmaturt, men den første gode erfaring er høstet i samarbejdsprojektet KIH med MedCom. PLO: Fælles samarbejdsudvalg for it i almen praksis nedlægges. I stedet forsøges der etableret et samarbejdsforum, hvor PLO og Danske Regioner i fællesskab kan søge indflydelse på prioritering af nye it-initiativer, der besluttes af centrale myndigheder. Merete fortæller, at de kommunale tandlæger ytrer ønske om at benytte MedComstandarder. Ib fortæller, at i de praktiserende tandlægers overenskomst fra 2010 står der, at man skal kunne flytte tandlægejournaler mellem hinanden, og man skal kunne de relevante MedCom-standarder for området inden udgangen af 2014. Ca. halvdelen af de praktiserende tandlæger har ikke et lokationsnummer, så de får travlt. Der er ca. lige så mange tandlægepraksis, som der er lægepraksis. Tandlægerne sender ca. 40.000 henvisninger på landsplan om året. 7. FMK i kommunerne v. KHS Karina fortæller om baggrunden for FMK i kommunerne. Kommunerne skal teknisk have implementeret FMK ultimo 2014 og organisatorisk medio 2015. KL og MedCom har indgået samarbejdsaftale om, at MedCom er projektleder i implementeringsprojektet. KL er selv projektleder i pilotprojektet. Pilotprojektet kører i Assens Kommune (Avaleo), Aalborg Kommune (KMD) og Hedensted Kommune (CSC). Avaleo og KMD er blevet certificeret. Pilotfasen kører fra 1. kvartal 2014 til og med 2. kvartal 2014. Der vil blive samlet erfaringer op fra pilotprojektet i form af en FMK-implementeringsguide, en FMK-implementeringstjekliste samt anbefalede arbejdsgange med FMK. De 3 dokumenter er allerede udarbejdet, men vil løbende blive tilpasset. Alle de øvrige kommuner implementerer i 3 bølger, som starter i henholdsvis 2., 3. og 4. kvartal 2014. I 1. bølgeplan deltager kun Avaleo- og KMD-kommuner, og CSC-kommuner starter først op i 2. bølge. Lige nu er der meget fokus på kommunerne i 1. bølge, som skal håndtere sikkerhed af digitale medarbejdersignaturer, have aftale med EOJ-leverandør omkring teknisk implementering samt få etableret samarbejde med de praktiserende læger i den enkelte kommune. Der er også meget fokus på afholdelse af informationsmøder i de 5 regioner, som sker i samarbejde med de lokale KKR-repræsentanter. MedCom kan hjælpe med at yde støtte og support til kommunerne i implementeringsfasen. MedCom har 3 forskellige implementeringspakker, som de kan tilbyde kommunerne alt efter deres behov. Karina præsenterer kort de 3 implementeringspakkers indhold. 5

MedCom sidder med i Danske Regioners koordineringsgruppe, hvor de regionale projektledere også sidder med. Thomas har hørt, at nogle af de midtjyske kommuner synes, at det er et uforholdsmæssigt stort arbejde at opbygge et testmiljø. Assens Kommune har vist lavet et testmiljø. Kunne man ikke kopiere det, så alle kommuner ikke sidder og laver det samme store arbejde? Conni fortæller, at man i administrativ styregruppe under sundhedsaftalerne har nedsat en arbejdsgruppe, der skal kigge på arbejdsgange mellem de 3 parter. Alice fortæller, at der er en løsning på vej i forhold til dosisdispenseret medicin. Efter sommeren 2014 er det ikke længere muligt for lægerne at sende EDI-recepter via receptserveren. Kommunerne kan dog stadig anmode om receptfornyelse via EDI, hvorfor det er vigtigt, at lægepraksissystemerne kan videreekspedere disse via FMK. Med udgangen af 2014 har NSI planlagt lukning af PEM-serveren. Dette kommer til at blive et problem for alle de kommuner, der anvender CSC s PEM-løsning, og som med udgangen af 2014 endnu ikke har fået baseret alle deres medicinkort på FMK. 8. Kommende møder og forslag til mødested MedCom foreslår, at MC9-koordineringsmøderne turnerer lidt rundt i landet med nedenstående forslag. 18. juni 2014 (Region Nordjylland) Helle bekræfter, at Region Nordjylland er klar til at modtage os den 18. juni. 9. oktober 2014 (Holbæk Kommune)? 4. december 2014 (KL)? 5. marts 2015 (Region Syddanmark)? 21. maj 2015 (Region Midtjylland)? 24. september 2015 (Region Hovedstaden)? 10. december 2015 (MedCom9-afslutning) 9. Eventuelt Dorthe fortæller, at genoptræningsplanen har ligget stille et stykke tid, idet der har været en evaluering af strukturreformen undervejs. Området er begyndt at ulme lidt igen. Sundhedsstyrelsen og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse genindkalder deres oprindelige arbejdsgrupper fra 2012. Disse grupper går i gang med at beskrive behov i genoptræningsplaner i henhold til notatet Bedre kvalitet og samarbejde Opfølgning på evaluering af kommunalreformen (omtalt på MC8- koordineringsmødet i december 2013). Dorthe overvejer, om arbejdsgruppen omkring genoptræningsplanen skal sammensættes anderledes, eller om man skal benytte den hidtidige gruppe. Tove foreslår, at man ikke genstarter projektet, men starter på ny og med en ny gruppe via hoveddørene. 6

I forhold til hoveddørene vil MedCom gerne have en kort beskrivelse fra hver region, om hvordan MedCom-arbejdet er organiseret i regionen. Ib fortæller, at der 1. april holdes møde med Klinisk Genetik, hvor vi skal prøve at finde ud af, hvordan svar herfra kan sendes elektronisk. Gerne med brug af eksisterende standarder, herunder udvælgelse af relevant kodesystem. 7