ÅRSBERETNING FOR FRONTEX FOR 2005

EUROPEAN AGENCY FOR THE MANAGEMENT OF OPERATIONAL COOPERATION AT THE EXTERNAL BORDERS OF THE MEMBER STATES OF THE EUROPEAN UNION (FRONTEX) F LIBERTAS SECURITAS JUSTITIA RONTEX ÅRSBERETNING FOR FRONTEX FOR 2005 1. Indledning Det Europæiske Agentur for Forvaltning af Det Operative Samarbejde ved EU-medlemsstaternes Ydre Grænser (FRONTEX), der er oprettet i henhold til Rådets forordning (EF) 2007/2004 af 26. oktober 2004 1 tilstræber at fungere som en troværdig koordinator af og bidragyder til det operative samarbejde i EU inden for forvaltning af de ydre grænser og en vigtig aktør i forbindelse med gennemførelsen af en fælles EU-politik for integreret grænseforvaltning. I henhold til FRONTEX opgavebeskrivelse skal agenturet aktivt fremme samarbejdet med andre grænserelaterede retshåndhævelsesmyndigheder med ansvar for EU s indre sikkerhed. FRONTEX' aktiviteter er efterretningsbaserede. FRONTEX supplerer og tilfører en særlig merværdi til medlemsstaternes nationale grænseforvaltningssystemer og til borgernes frihed og sikkerhed. I henhold til artikel 20, stk. 2, litra c), i ovennævnte rådsforordning vedtager bestyrelsen hvert år inden den 31. marts agenturets årsberetning for det foregående år og sender den senest den 15. juni til Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Revisionsretten. Årsberetningen beskriver FRONTEX arbejde i 2005 i overensstemmelse med arbejdsprogrammet for 2005. Den indeholder ligeledes en beskrivelse af de krævede opgaver, der er blevet udført for at tillade iværksættelsen af operative aktiviteter i agenturet, siden det startede sit arbejde den 3. oktober 2005. Beretningen er opdelt i to afsnit, der mere detaljeret beskriver status for FRONTEX. Første del beskriver FRONTEX opbygning i de tre første måneder af dets eksistens, for så vidt angår administration, ressourcer og infrastruktur. Den anden del beskriver det faktiske arbejde, der udføres omkring de operative aktiviteter. 1. FRONTEX opbygning 1.1. Bestyrelsen Bestyrelsen er FRONTEX øverste ledelses- og kontrolorgan. Den er udstyret med de nødvendige beføjelser til at vedtage budgettet, vedtager passende finansielle regler, opstiller gennemsigtige procedurer for agenturets beslutningstagning vedrørende agenturets operative opgaver samt udnævner den administrerende direktør og vicedirektøren. 1 Rådets forordning (EF) 2007/2004 af 26. oktober 2004 om oprettelse af et europæisk agentur for forvaltning af det operative samarbejde ved EU-medlemsstaternes ydre grænser, EUT L 349 af 25.11.2004 1

Det første møde i bestyrelsen (25. maj 2005) På bestyrelsens første møde fastsattes forretningsordenen, og M. A. Beuving (NL) blev udpeget til formand og Jozsef Bendek (HU) til næstformand. Ilkka Laitinen (FIN) blev udpeget til administrerende direktør for FRONTEX. Det andet møde i bestyrelsen (30. juni 2005) Bestyrelsen vedtog en række grundlæggende dokumenter, såsom organisationsplanen og agenturets personalepolitik, finansforordningen, stillingsfortegnelsen for FRONTEX, samt agenturets arbejdsprogram for 2005. Medlemmerne af bestyrelsen vedtog ligeledes agenturets udkast til budget for 2005 samt to beslutninger om gennemførelsesbestemmelser til personalevedtægten pr. 1. januar 2005 og regler for udstationering af nationale eksperter i agenturet. Det blev besluttet at give den administrerende direktør mandat til at forhandle en aftale om agenturets hjemsted med de polske myndigheder. Det tredje møde i bestyrelsen (23. september 2005) Bestyrelsen diskuterede en række vigtige spørgsmål, bl.a. FRONTEX strategi, der var udarbejdet af den administrerende direktør og vedtog med enstemmighed udkastet til det årlige budget for 2006. Det fjerde møde i bestyrelsen (16. december 2005) Gil Aries Fernández (ES) blev udnævnt til vicedirektør med virkning fra den 1. januar 2006. Bestyrelsen godkendte den reviderede organisationsplan, gennemførelsesregler for finansforordningen for FRONTEX samt procedurer for beslutningstagning vedrørende FRONTEX operative opgaver. 1.2. Menneskelige ressourcer Rekruttering er et nøgleelement ved opbygningen af en ny institution. FRONTEX startede officielt sine aktiviteter i slutningen af maj 2005. Rekruttering af det bedst kvalificerede personale er afgørende elementer i FRONTEX strategi. De operative aktiviteter begyndte den 3. oktober 2005, efter rekruttering af hjælpeansatte og udstationerede nationale eksperter. Ved udgangen af 2005 havde FRONTEX i alt 45 medarbejdere. I dette tal indgår 1 midlertidigt ansat, 17 hjælpeansatte og 27 udstationerede nationale eksperter. Eftersom FRONTEX først netop har startet sine aktiviteter, er næsten 40 % af medarbejderne blevet ansat med det formål at dække behovene i forbindelse med oprettelsen af agenturet i administrationen og over 60 % i de operative enheder. 2

Fordeling af personale 39% Admninstration 61% Operative enheder I anden fase begyndte FRONTEX at rekruttere kontraktansatte. Agenturet modtog over 300 ansøgninger til 12 stillinger for kontraktansatte. Der blev iværksat en række initiativer i perioden oktober december med det formål at sætte gang i udviklingen af metoder, regler og værktøjer, der er nødvendige for FRONTEX personalestyring. Disse omfatter udvikling af interne regler/procedurer til udmøntning af personalevedtægten og personalepolitikker. I 2005 vedtog bestyrelsen følgende bestemmelser, der skal regulere arbejdet på det administrative område: 1) Beslutning fra bestyrelsen om fastlæggelse af regler om udstationering af nationale eksperter til agenturet 2) Beslutning fra bestyrelsen om vedtagelse af gennemførelsesregler for personalevedtægten (hvorved der skabes en kobling til de personalerelaterede beslutninger fra Europa-Kommissionen) 1.3. Logistik, infrastruktur, IT og kommunikation I oktober 2005 forærede det polske indenrigsministerium kontorlokaler på 800 m2., møbler og ITog kommunikationsudstyr. Ved årets udgang udgjorde de midlertidige lokaler i alt 1750 m2 nytteareal i Blue Point-bygningen i Warszawa. Pr. 31. december 2005 rådede FRONTEX over 55 pc ere, en flerfunktionskopimaskine, 15 printere og en faxmaskine. De polske grænsekontrolmyndigheder tilbød FRONTEX praktisk støtte til tilrettelæggelsen af fysisk sikkerhed og transport. Et grundlæggende IT-netværk, der lever op til standarderne for høj sikkerhed, har været i funktion siden midten af oktober 2005. Netværket er beskyttet af et avanceret system, der kan udføre tre forskellige funktioner samtidigt: Det kan fungere som firewall, antivirusprogram og som beskyttelse mod ulovlig indtrængning. Løsningen gør det også muligt at overvåge al indkommende og udgående trafik i realtid. 1.4. Finansiering og indkøb I 2005 var FRONTEX ikke selvfinansierende. Ansvaret for gennemførelsen af budgettet for 2005 lå hos Kommissionen, og dennes tjenestemænd fungerede som anvisningsberettiget. 3

I budgettet for 2005 blev der kun afholdt administrative udgifter. Driftsbudgettet udgjorde 2,133 mio. EUR Af dette beløb var der indgået forpligtelser for 1,255 mio. EUR, og der var foretaget betalinger for 0,690 mio. EUR. De to vigtigste udgiftsområder var betalinger til personalet og til bestyrelsens møder. Arbejdet på det finansielle område var koncentreret om udformningen af finansiel autonomi, herunder erhvervelsen af et hovedbogssystem og udformning af de nødvendige regler og procedurer, og om at oprette mapper vedrørende finansiering og indkøb. FRONTEX medarbejdere arbejdede løbende hos Kommissionen for at forberede behandlingen af disse mapper. I februar 2006 besluttede bestyrelsen at overføre 0,586 mio. EUR fra 2005 til 2006 med hensyn til 10 operative projekter, der skal lanceres i 2006, men hvor forberedelsen var fremskudt allerede i 2005. 1.5. Intern kontrol og kommandostandarder i FRONTEX Baseret på Kommissionens standarder vedtog bestyrelsen den 16. december 2005 FRONTEX interne kontrol- og kommandostandarder. Standarderne definerer de regler, som alle tjenestegrene skal følge i deres ressourceforvaltning. De skal sikre et en ensartet intern kontrol i hele FRONTEX. Standarderne er struktureret omkring fem centrale kontrolkomponenter: 1) Kontrolmiljø 2) Resultater og risikostyring, 3) Information og kommunikation, 4) Kontrolaktiviteter 5) Revision og evaluering. Arbejdet med standarderne i forbindelse med kontrolmiljøet og især kontrolaktiviteterne (der primært vedrører fastsættelsen af standarderne i lyset af finansielle kontrolstrukturer), blev prioriteret, således at gennemførelsen heraf startede så tidligt som november 2005. Den største udfordring var at indføre de værktøjer, der var nødvendige for at overholde informations- og kommunikationsstandarderne. Risikostyrings- og resultatstandarderne samt revisions- og evalueringsstandarderne vil blive implementeret i 2006. 2. Operative opgaver identificeret i arbejdsprogrammet for 2005 Bestyrelsen vedtog FRONTEX arbejdsprogram for 2005 på mødet den 30. juni 2005. Den fastlagde aktiviteter, der skal gennemføres i årets anden halvdel. FRONTEX operative arbejde med de grundlæggende administrative opgaver indledtes den 3. oktober 2005. Det operative arbejde i FRONTEX startede med stor aktivitet. Uagtet at de administrative og finansielle procedurer måtte etableres samtidigt, er det lykkedes for FRONTEX at fuldføre alle de større opgaver, der er fastlagt i arbejdsprogrammet for 2005. Opgaverne beskrives nedenfor efter den struktur, der er fastsat i arbejdsprogrammet for 2005. 4

2.1. Fælles operationer FRONTEX har oprettet et netværk af nationale kontaktpunkter. De fleste medlemsstater har udpeget deres nationale kontaktpunkter. Den første fælles landoperation blev gennemført fra den 16. til den 23. december 2005 i Østrig, Den Tjekkiske Republik, Tyskland, Italien, Ungarn, Polen, Slovakiet, og Slovenien. De medlemsstater, der har oprettet kontorer for knudepunkter, sendte rapporter vedrørende det udførte arbejde i 2005, på anmodning fra FRONTEX. Der er skabt kontakt med de græske og italienske myndigheder for at udveksle erfaringer, så der kan skabes sikkerhed i forbindelse med større sportsarrangementer. FRONTEX etablerede kontakt med Baltic Sea Region Border Control Cooperation Conference. 2.2. Risikoanalyse FRONTEX eksperter bistod Europa-Kommissionen ved dens tekniske mission til Marokko, herunder Ceuta og Melilla. FRONTEX udarbejdede en specifik risikoanalyse om situationen vedrørende illegal indvandring i Ceuta og Melilla. En risikoanalyse i 2005 vedrørende illegal indvandring i EU-medlemsstater og Schengen-landene blev færdiggjort rettidigt. Indledende besøg hos Europol som del af en FRONTEX-delegation for at oprette et samarbejde mellem Europol og FRONTEX risikoanalyseenhed fandt sted i november 2005. FRONTEX udarbejdede et bidrag til Europols første rapport om en trusselsvurdering af organiseret kriminalitet (OCTA). FRONTEX var vært for en to dages konference i FRONTEX hovedkvarter med repræsentanter for EU s medlemsstater, Schengen-landene samt Europa-Kommissionen med det formål at etablere et samarbejde om risikoanalyse. 2.3. Forskning, udvikling og uddannelse Der blev gennemført aktiviteter omkring uddannelse af grænsevagter på følgende områder: 1) Det fælles grundlæggende uddannelsesprogram (CCC) 2) Sporing af falske/forfalskede dokumenter 3) Oprettelse af et certificeringssystem for partnerskabsakademier 4) EU uddannelsesdag 2006 Der blev afholdt fire arbejdsgruppesessioner vedrørende projektstyring i forbindelse med udviklingen af Common Core Curriculum -land border module (modul for et fælles 5

grundlæggende uddannelsesprogram vedrørende søgrænser), CCC-sea-border-module (CCCmodul søgrænser) samt CCC-general basic-part (CCC generel del) under ledelse af FRONTEX. Der blev afholdt to konferencer om gennemførelsen af det fælles uddannelsesværktøj med videreuddannelsescheferne i de nye medlemsstater. Der blev ligeledes afholdt en oversætter-workshop og et kursus for oplysningsspredningsinstitutter. Der blev ligeledes etableret et FRONTEX uddannelsesværktøj på avanceret niveau. Der blev afholdt en konference og workshopper for gennemførelsen af EU-uddannelsesdagen 2006. Der blev afholdt to uformelle møder på ekspertniveau med det formål at etablere et samarbejde med Det Fælles Forskningscenter. Der blev identificeret områder for og omfang af det kommende samarbejde. FRONTEX eksperter deltog i adskillige møder og seminarer vedrørende teknologi og teknologiforskning. 6