Afdeling: Regnskabsafdelingen Udarbejdet af: Lars Weber Strate Sagsnr.: E-mail: lars.weber.strate@rsyd.dk Dato: 15. februar 2015 Telefon: 2497 7940 Senest revideret: 29. april 2015 Retningslinjer for 1) administration af tilskudsmidler fra eksterne donorer og arveladere til forskning, innovation, uddannelse, konferencer m.m. 2) administration af indtægtsdækket virksomhed fx kommerciel forskning, konferenceafholdelse og kursusaktivitet m.fm. 3) ansættelse af medarbejdere tilknyttet ovennævnte konti Side 1/ 37
Indhold Indledning... 4 Definition... 4 Fundament... 6 Beslutningshierarki og delegering... 6 Afdelingsledelsens rettigheder og pligter... 7 Overførsel af bevilling til nyt arbejdssted... 8 Inden du går i gang... 9 Flow ved et projekt set ud fra et økonomisk perspektiv... 10 Før bevilling - Ansøgningsfasen... 10 Under bevilling Oprettelse... 11 Under bevilling Projektfasen... 12 Under/Efter bevilling - Rapportering... 12 Oprettelse af forsknings- og projektkonti... 13 Forskningskonti med finansiering fra interne midler... 14 Forskningskonti med finansiering fra eksterne midler... 15 Projektkonti Indtægtsdækket virksomhed, kommerciel forskning... 16 Deltagelse i kommerciel forskning på vegne af en anden afdeling... 17 Projektkonti Indtægtsdækket virksomhed, andre aktiviteter... 17 Konti til arv, gaver, priser og øvrige eksterne tilskud... 18 Uforbrugte midler fra projekter herunder kommerciel forskning og bevillinger uden særlige krav... 19 Indbetalinger... 20 Ansættelse og aflønning fra projekter... 21 Ansættelse af medarbejdere i et projekt... 22 Allerede ansatte medarbejdere, som i en del af deres arbejdstid eller ud over deres arbejdstid, skal deltage i et projekt... 23 Undervisningsaktivitet (ansatte medarbejdere)... 25 Honorar til eksterne parter (ikke ansatte personer)... 25 Udbetalinger til patienter og forsøgspersoner... 26 Udgifter i projektet... 27 Når du har fået en faktura... 29 Når du har haft et personligt udlæg... 30 Time/dagpenge... 31 Når du selv har kørt i bil... 32 Side 2/ 37
Satser og beløbsgrænser... 32 Udgifter mellem afdeling og forsknings- eller projektkonto... 34 Afslutning af projekt... 34 Løbende rapportering... 35 Regnskab og revision... 36 Overhead til OUH... 36 BILAG 1 Skabelon til udfærdigelse af budget ved kommerciel forskning... 37 Side 3/ 37
Indledning Dette er en beskrivelse af gældende retningslinjer for administration af tilskudsmidler fra eksterne donorer og arveladere samt administration af indtægtsdækket virksomhed. Hensigten er at klarlægge, hvordan formålsbestemte tilskud fra eksterne donorer til forskning, innovation, uddannelse, konferencer mv. administreres på OUH. Hensigten er desuden at klarlægge, hvordan indtægtsdækket virksomhed fx kommerciel forskning (kliniske forsøg), konferenceafholdelse og kursusaktivitet administreres på OUH. Retningslinjerne vedrører de økonomisk-administrative forhold fx udarbejdelse af budgetter, regnskabsføring, indkøb af varer og tjenesteydelser, betaling af udgifter, repræsentation, rejseafregning samt løn og ansættelsesforhold. Retningslinjerne beskriver, hvordan forskellige typer af tilskud fra eksterne donorer og forskellige former for indtægtsdækket virksomhed administreres på særskilte konti i økonomisystemets projektmodul, hvorved midlerne er adskilt fra hospitalets driftsmidler. Retningslinjerne beskriver tillige, hvordan hospitalets interne forskningsmidler administreres på tilsvarende vis på særskilte konti i økonomisystemets projektmodul. Dette tiltag skyldes behovet for en ensretning af retningslinjerne for administration af interne forskningsbevillinger og eksterne tilskud til forskning m.m. Retningslinjerne beskriver endvidere, hvordan proceduren er omkring ansættelse af medarbejdere i tilknytning til forsknings- og udviklingsprojekter m.m., hvor der er ekstern finansiering, herunder rammerne for aftaler om løn- og ansættelsesvilkår. Forhold omkring projekternes faglige indhold, fremdrift og lignende er ikke omfattet af disse retningslinjer. Her følger OUH det nationale adfærdskodeks for integritet i dansk forskning, som hjælper til at sikre troværdighed, integritet og dermed kvalitet i dansk forskning gennem fælles principper og standarder for god videnskabelig praksis. Kodekset findes her. Endvidere henvises til Good Clinical Practice (GCP), som er en international etisk og videnskabelig kvalitetsstandard for udførelsen af et klinisk lægemiddelforsøg der involverer mennesker. GCP omfatter alle aspekter af et klinisk lægemiddelforsøg dvs. fra forsøget planlægges og gennemføres til forsøgsresultaterne rapporteres. GCP beskriver således de etiske og videnskabelige aspekter af et klinisk lægemiddelforsøg og populært kan det siges, at GCP er det kliniske lægemiddelforsøgs ISO standard. Læs mere om GCP her. Definition Benævnelsen OUH omfatter Odense Universitetshospital, Svendborg Sygehus og sygehusenhederne i Nyborg, Ringe og på Ærø samt Dallund Slot. Benævnelsen gælder også alle fremtidige enheder, som organisatorisk bliver tilknyttet OUH. Side 4/ 37
Retningslinjerne omfatter alle typer af eksterne midler, som tilgår OUH s afdelinger. Retningslinjerne omfatter således følgende tilskudsmidler: - Tilskud fra offentlige myndigheder - Tilskud fra private virksomheder, fonde, personer eller lignende - Tilskud fra puljer i Region Syddanmark - Fondslignende arv og gaver - Tilskud fra OUH s centrale forskningspuljer Retningslinjerne omfatter tillige de midler, som tilgår OUH via indtægtsdækket virksomhed: - Indtægter fra kommerciel forskning (kliniske forsøg) - Indtægter fra afholdelse af konferencer og seminarer - Indtægter fra afholdelse af uddannelses- og kursusaktivitet Midlerne placeres på konti, som er kategoriseret efter typen af tilskud. Der skelnes mellem følgende typer af konti: - Forskningskonti: med finansiering fra interne midler (herunder Ph.d.-projekter). Disse midler er OUH s egen forskningspulje med finansiering fra eksterne midler (herunder Ph.d.-projekter). Disse midler kan være bestemt til helt konkrete forsknings- og udviklingsformål eller være givet til bredere forsknings- og udviklingsmæssige formål - Projektkonti: hvor vi administrerer samarbejdskontrakter og aftaler med medicinalindustrien. Der er tale om en driftskonto for indtægtsdækket virksomhed vedrørende kommerciel forskning, og da finansieringen sker fra eksterne midler, skal disse holdes adskilt fra OUH s øvrige driftsmidler, men administreres i tæt tilknytningen til driften. hvor vi administrerer anden indtægtsdækket virksomhed fx afholdelse af sundhedsfaglige konferencer og seminarer, sundhedsfaglig uddannelses- og kursusaktivitet, og øvrige aktiviteter i tilknytning OUH s virke, herunder drift af databaser, drift af registre, drift af særligt apparatur (dyrescanner i samarbejde med SDU) o. lign. - Konti til arv, gaver, priser og øvrige eksterne tilskud: hvor formålet ikke er forskning men fx personaleudvikling inden for et bestemt område, på en bestemt afdeling eller lignende, alt efter hvad donors ønske har været. Bemærk: Personlige honorarer for foredragsvirksomhed, undervisning o. lign. kan ikke indsættes på forsknings- og projektkonti, men indgår i den enkeltes personlige skattepligtige indkomst. Side 5/ 37
Fundament Disse retningslinjer er baseret på følgende overordnede grundlag: - Styrelsesloven - Region Syddanmarks regler for økonomistyring og registreringspraksis - Moms- og skattelovgivningen - Retningslinjer fra eksterne tilskudsgivere For at sikre at alle eksterne tilskud, herunder midler fra indtægtsdækket virksomhed, som modtages på OUH, administreres i henhold til ovennævnte regler og love, skal alle tilskud økonomisk og regnskabsmæssigt forankres i Regnskabsafdelingen på OUH. Regnskabsafdelingen er forpligtet til at holde sig opdateret med gældende regler og love for dermed at kunne stille tilstrækkelig kompetence til rådighed for OUH, samt have systemer og værktøjer til rådighed, som kan bidrage til opgaveløsningen. Det er regnskabschefen på OUH, der har ansvaret for, at administrationen af midlerne sker i henhold til gældende regler og love. Beslutningshierarki og delegering OUH s direktion har det overordnede ansvar for: - forskningsmiljøet på OUH og de her tilknyttede projekter herunder ansvaret for og ejerskabet af de tilskudsmidler, der modtages af OUH som følge af de mange forsknings- og udviklingsprojekter. - den aktivitet i form af indtægtsdækket virksomhed, som foregår på OUH herunder ansvaret for og ejerskabet af de midler, der modtages af OUH som følge af denne aktivitet. Dermed er det OUH (Region Syddanmark), der er den juridiske part, som indgår aftaler, og dermed er det OUH, der skal overholde de forpligtelser, der aftales, hvad enten det er ansøgninger om tilskudsmidler til forsknings- og udviklingsprojekter, samarbejdsaftaler med medicinalvirksomheder om kliniske forsøg, eller modtagelse af arv og gaver. Det betyder: - at uanset hvordan eksterne midler modtages af OUH via de forskellige projekter og aktiviteter, så er det OUH, der ejer midlerne og ikke den person, som i det daglige delegeres ansvaret for midlerne. - at OUH s direktion kan disponere over uforbrugte midler fra forsknings- og udviklingsprojekter, herunder midler fra kommerciel forskning, såfremt der ikke er krav om tilbagebetaling til tilskudsgiver. Denne dispositionsret kan delegeres til afdelingsledelserne jf. næste afsnit. Side 6/ 37
Afdelingsledelsens rettigheder og pligter Direktionen har delegeret ansvaret for de midler, som modtages af OUH, til ledelsen af de forskellige afdelinger, der modtager midlerne, uanset om der er tale om midler til forskning og udvikling, midler fra indtægtsdækket virksomhed eller midler som modtages ved arv, gaver og andre donationer. Det er derfor afdelingsledelsens ansvar at føre tilstrækkeligt tilsyn med afdelingens eksterne midler, selvom opgavevaretagelsen i det daglige er delegeret til en forsker, en forskningsleder, en projektleder, en forskningsenhed eller lignende. Hver måned vil afdelingsledelsen få tilsendt en oversigt over de forsknings- og projektkonti, der er tilknyttet afdelingen. Afdelingsledelsen skal gennemgå oversigten og forholde sig til denne. Dette kan gøres i samarbejde med afdelingens forskningsledelse i de mødefora, hvor dialogen om afdelingens forsknings- og udviklingsaktiviteter normalt drøftes. Når oversigten er gennemgået, skal afdelingsledelsen godkende oversigten ved fysisk underskrift eller ved digital påtegning (kommentering). Det sidste kan gøres via kommentar-værktøjet i Adobe Acrobat Standard. Såfremt afdelingsledelsen har bemærkninger til oversigten, bedes disse noteret på oversigten eller i et tilknyttet dokument. Oversigten journaliseres i Acadre og sendes samtidig på mail til Regnskabsafdelingen på ouh.reg.controlling@rsyd.dk inden udgangen af måneden. Regnskabsafdelingen navngiver dokumentet på følgende måde, når det udsendes: ÅÅÅÅ-MM-DD + Afdelingsnavn + Ledelsestilsyn Projekter fx 2015-03-31 Regnskabsafdelingen Ledelsestilsyn Projekter Dokumentets navn anvendes som dokumenttitel i Acadre, hvor man skriver Ledelsestilsyn projektportefølje i indholdsbeskrivelsen. Når oversigten modtages retur i godkendt og kommenteret stand, kan Regnskabsafdelingen sikre opfyldelse af det overordnede ledelsestilsyn for OUH og afrapportere til Direktionen. Alle afdelingens forsknings- og projektkonti er økonomisk forankret hos afdelingsledelsen. Afdelingsledelsen skal derfor godkende oprettelsen af nye forsknings- og projektkonti til nye projekter og aktiviteter. Dette ansvar betyder også, at eventuelle underskud på afdelingens forsknings- og projektkonti skal dækkes af afdelingens driftsbudget, såfremt afdelingsledelsen ikke råder over opsamlede uforbrugte midler fra andre forsknings- og projektaktiviteter. Afdelingsledelsen skal derfor være bekendt med de risici, som afdelingens forskere og øvrige projektledere påtager sig på OUH s vegne. Side 7/ 37
Som nævnt har Direktionen delegeret retten til at disponere over eventuelle uforbrugte midler fra projekter, hvor der ikke er krav om tilbagebetaling til tilskudsgiver, til afdelingsledelsen. Afdelingsledelsen kan vælge at overføre de uforbrugte midler til andre forsknings- og udviklingsaktiviteter, alternativt til afdelingens ordinære drift. Dette gælder også indtægter fra indtægtsdækket virksomhed. Afdelingsledelsen bør etablere et forskningsråd i afdelingen, hvor man i fællesskab med forskerne drøfter, hvordan udmøntningen af uforbrugte midler fra afdelingens forsknings- og udviklingsaktiviteter skal fordeles til nye projekter og aktiviteter fx ansættelse af Ph.d.-studerende m.m. På den måde kan man sikre, at alle dele af afdelingens potentielle forskningsområder tilgodeses. Det er afdelingsledelsen, der har ansættelseskompetencen i forhold til ansættelse af medarbejdere i projekterne. Afdelingsledelsen og afdelingens forskningsleder aftaler, hvordan opgaverne i relation til forskningsområdet skal varetages i det daglige med udgangspunkt i funktionsbeskrivelsen for forskningsledere. Aftaler om eksternt finansierede projekter indgås altid med afdelingsledelsen eller sygehusledelsen, da det er OUH, der er garant for tilskudsgiver. Det er forskeren eller projektlederen, der har det daglige ansvar for, at projektet gennemføres i overensstemmelse med den indgåede aftale, og vedkommende har dermed en forpligtelse til at gøre afdelingsledelsen opmærksom på, hvis der opstår problemer i et projekt, da det i sidste ende er afdelingsledelsen, der skal finde midler til dækningen af et eventuelt underskud. Det er OUH, der modtager de eksterne midler, og det er således OUH, der har ejerskabet af såvel forsknings- og projektresultater herunder opfindelser, patenter og eventuelt indkøbt udstyr, på nær ved den kommercielle forskning, hvor ejerskab til resultater mv. aftales i den kontrakt eller samarbejdsaftale, som ligger til grund for projektet. Overførsel af bevilling til nyt arbejdssted Bevillinger og dermed de modtagne eksterne tilskud kan som hovedregel ikke flyttes fra OUH. Såfremt en forsker eller en projektleder forlader OUH, skal afdelingsledelsen undersøge, om vedkommendes projekter ikke kan overtages af andre forskere på OUH. Såfremt dette ikke er muligt, eller hvis der er tale om en bevilling givet personligt til forskeren (fx som visse offentlige bevillinger), skal afdelingsledelsen skriftligt godkende en overførsel, og der skal foreligge en skriftlig godkendelse fra modtagende institution om overtagelsen af bevillingen. På tilsvarende vis skal afdelingsledelsen også skriftligt godkende at modtage et projekt, som en nyansat forsker eller anden medarbejder eventuelt medbringer til OUH. En overførsel kan kun ske, såfremt bevillingsgiver er indforstået i overdragelsen, og dennes godkendelse skal indhentes skriftligt. Side 8/ 37
Uforbrugte midler fra kommerciel forskning eller fra andre projekter, hvor der ikke er krav om tilbagebetaling til tilskudsgiver kan ikke overføres til et nyt arbejdssted uden Direktionens skriftlige godkendelse. Inden du går i gang I de forskellige projekter er der en faglig del og en økonomisk del. Forskeren/projektlederen tager sig af de forhold, som vedrører den faglige del, fremdriften i projektet og dialogen med bevillingsgiver omkring de faglige forhold, udarbejdelse af statusrapporter og afsluttende rapporter mv. Forskerens/projektlederens opgaver i relation til det faglige indhold og selve forskningen er ikke yderligere beskrevet. Det er forskerens/projektlederens eller dennes forud godkendte repræsentant fx en forskningssekretær, projektmedarbejder eller anden administrativ medarbejder, der godkender de udgifter, som afholdes i forbindelse med projektets gennemførsel, og de eksterne midler skal administreres på samme vis som de ordinære driftsmidler administreres. Forskeren/projektlederen har ansvaret for den økonomiske styring og budgetopfølgning i projektet, så forbrug og budget hænger sammen. Det er også forskeren/projektlederen, der i sidste ende godkender de periode- og slutregnskaber, som Regnskabsafdelingen udarbejder. Samtlige projektregnskaber skal kvalitetssikres og godkendes af regnskabschefen i Regnskabsafdelingen, inden fremsendelse til godkendelse hos forskeren/projektlederen. Regnskabsafdelingen varetager typisk de regnskabsmæssige opgaver og opgaver i relation hertil. Disse opgaver omfatter blandt andet: - Rådgivning om og bistand til budgettering af projekter forud for ansøgning - Godkendelse af budgetter inden ansøgning, når den ansøgte sum er over 1 mio. kr. - Vejledning om den økonomiske administration af projekterne herunder behov for tidsregistrering og andre relevante forhold - Oprettelse af forsknings- og projektkonti, når der anmodes herom fra en forsker, projektleder eller afdelingsledelse - Indhentning og opbevaring af relevant materiale ifm. den enkelte bevilling - Modtagelse af elektroniske fakturaer til forsknings- og projektkonti og indhentning af forskerens/projektlederens godkendelse af disse udgifter - Bogføring af bilag fx fakturaer, udgiftsbilag, herunder kontrol af godkenders ret til at udgiftsføre på pågældende forskningskonto - Kontrol af lønafregningsbilag inden fremsendelse til behandling i Lønafdelingen - Udbetalingsanmodninger til bevillingsgiver, så tilskud mv. overføres til OUH - Bogføring af tilskud og indbetalinger på relevante forsknings- og projektkonti - Udarbejdelse af regnskaber på de enkelte forskningskonti jf. de retningslinjer, som bevillingsgiver har opstillet for selve bevillingen - Dialog med bevillingsgiver om regnskabsmæssige forhold - Opfølgning på deadlines ift. økonomisk rapportering til bevillingsgiver Side 9/ 37
- Løbende dialog med den enkelte forsker/projektleder efter behov - Løbende økonomiopfølgning til den enkelte forsker/projektleder og til afdelingsledelsen - Diverse kontroller ift. den enkelte bevilling og de overordnede regler for tilskudsmidler i Region Syddanmark fx tilstrækkelig dokumentation ved eksterne møder og rejser mv. - Udvikling og vedligeholdelse af systemer og værktøjer til bl.a. honorering af rapporterings- og dokumentationskrav - Sikre opdateret viden og kompetencer i forhold til de forskellige typer af bevillinger og tilskudsgivere, herunder efteruddannelse af medarbejderne i Regnskabsafdelingen De primære interessenter for Regnskabsafdelingen herunder regnskabschefen er: - Bevillingshavere (forskerne/projektledere/forskningsenheder) - Bevillingsgivere - Afdelingsledelser herunder afdelingens forsknings- og projektledelse - Direktionen - Afdelingen for Kvalitet og Forskning/MTV - Lønafdelingen - Afdelingen for Budget og Data - Afdelingen for Økonomi og Planlægning - SDU Flow ved et projekt set ud fra et økonomisk perspektiv Det følgende beskriver det økonomiske og regnskabsmæssige indhold i processen omkring et formålsbestemt projekt. Der er ikke taget højde for eventuelle forsknings- eller projektrelaterede problematikker. Før bevilling - Ansøgningsfasen - En forsker/projektleder har identificeret et område, som ønskes belyst, og har erkendt et behov for ekstern finansiering. Afdelingsledelsen godkender de økonomiske aspekter ved projektet, og der kan udarbejdes en ansøgning til relevant tilskudsgiver. Det kan også være forskningslederen, der godkender projektet afhængig af, hvordan afdelingen er organiseret. Det er afdelingsledelsens ansvar at sikre, at forskningen passer til afdelingens kliniske område. - Regnskabsafdelingen kan inddrages i ansøgningsfasen med henblik på at understøtte budgetteringen og være med til at sikre, at økonomien hænger sammen. Budgettet bør indeholde poster til: a. direkte omkostninger fx løn, rejser, møder, materialer, apparatur, forsøgspersoners ekstra sengedage eller ekstra ambulante besøg samt revision og andre direkte administrative udgifter. b. indirekte omkostninger fx overhead til dækning af centrale udgifter til husleje, el, vand, varme, inventar, faste anlæg, vedligeholdelse, central administration og forsikringer. - Regnskabsafdelingen skal godkende budgettet forud for ansøgningen, såfremt ansøgningen er over 1 mio. kr., på nær ved kommerciel forskning, se Projektkonti Indtægtsdækket virk- Side 10/ 37
somhed, kommerciel forskning, hvor det er afdelingsledelsen, der godkender budgettet. Processen for Regnskabsafdelingen er a) eller b): a. Budgettet sendes på mail til reg.forskerservice@rsyd.dk med teksten BUDGET Godkendelse i emnefeltet, og så vil Regnskabsafdelingen svare inden for maksimalt 48 timer. b. Regnskabsafdelingen kontaktes på telefon for aftale om gennemgang og godkendelse af budgettet herunder drøftelse af tidshorisont. - Afdelingsledelsen skal herefter skriftligt godkende ansøgningen forud for afsendelse. Afdelingsledelsen kan vælge at delegere denne opgave til afdelingens forskningsledelse. - Nogle bevillingsgivere kræver institutionens økonomiansvarliges oplysninger og underskrift på ansøgningen, og OUH s økonomiansvarlige i den henseende er regnskabschefen i Regnskabsafdelingen. - Nogle bevillingsgivere kræver institutionens juridisk tegningsberettigede persons oplysninger og underskrift på ansøgningen, og OUH s juridisk tegningsberettigede i den henseende er en direktør. - Forskeren/projektlederen indsender ansøgningen med budget, projektbeskrivelse og andre relevante dokumenter Al kommunikation til Regnskabsafdelingen sker via reg.forskerservice@rsyd.dk, alternativt via telefon jf. Regnskabsafdelingens oplysninger på intranettet. Regnskabsafdelingen deltager også gerne i møde om budgetudarbejdelsen, hvis forskeren/projektlederen finder det nødvendigt. Nogle bevillingsgivere kræver projektkontooplysninger allerede på ansøgningstidspunktet, og her må forskeren/projektlederen anmode om oprettelse af en forsknings- og projektkonto til formålet ved at udfylde og fremsende Skema Anmodning om oprettelse af forsknings- og projektkonto på mail til Regnskabsafdelingen via reg.forskerservice@rsyd.dk, sammen med ansøgning, projektbeskrivelse, og budget. Skemaet findes her. Hvis ansøgningen bevilges, skal forskeren/projektlederen efterfølgende sende bevillingen til reg.forskersevice@rsyd.dk med henvisning til projektkontonummeret. Hvis ansøgningen bliver afslået, skal forskeren/projektlederen give besked herom til Regnskabsafdelingen via mail til reg.forskersevice@rsyd.dk, så det oprettede forskningskontonummer kan lukkes igen. Hvis projektkontonummeret kan anvendes til samme projekt men med en anden bevillingsgiver, kontaktes Regnskabsafdelingen. Under bevilling Oprettelse - Forskeren/projektlederen har modtaget bevillingen og anmoder om oprettelse af en forsknings- og projektkonto til formålet ved at udfylde og fremsende Skema Anmodning om oprettelse af forsknings- og projektkonto på mail til Regnskabsafdelingen via reg.forskerservice@rsyd.dk, sammen med ansøgning, projektbeskrivelse, bevilling og budget. Side 11/ 37
- Regnskabsafdelingen opretter en forsknings- eller projektkonto til projektet og fremsender oprettelsesdokument mv. til forskeren/projektlederen. - Regnskabsafdelingen registrerer relevante økonomiske deadlines i økonomisystemet og sikrer dermed rettidig opfølgning. - Efter behov mødes Regnskabsafdelingen med forskeren/projektlederen og eventuelt administrativt personale og gennemgår forholdene omkring det fremtidige samarbejde og afklarer eventuelle særlige forhold ved projektet. Denne afklaring er vigtig ved bevillinger fra EU, Interreg, Højteknologifonden, Innovationsfonden og andre bevillingsgivere, som har særlige dokumentationskrav og regler for timeregistrering og lønberegninger. Under bevilling Projektfasen - Regnskabsafdelingen modtager elektroniske fakturaer, som videreformidles på mail eller via EAN-nummer til godkendelse af forskeren eller dennes stedfortræder. - Regnskabsafdelingen modtager godkendte fakturaer på mail eller via fakturapuljen til betaling og bogføring på forsknings- og projektkontoen. - Regnskabsafdelingen modtager godkendte udlægsbilag til betaling og bogføring på forsknings- eller projektkontoen. - Regnskabsafdelingen modtager godkendte afregningsbilag (lønrelaterede udgifter), som kontrolleres og sendes til Lønafdelingen til udbetaling fra forsknings- og projektkontoen - Såfremt der er mangler i bilagene til Regnskabsafdelingen, kontaktes forskeren/projektlederen eller dennes stedfortræder for afklaring. - Forskeren/projektlederen eller dennes stedfortræder modtager efter aftale løbende budgetopfølgning til brug for økonomistyring i projektet og kan således se udviklingen i forbruget på projektet. Under/Efter bevilling - Rapportering Ved de fleste projekter er der krav om udarbejdelse af slutrapportering, og ved flerårige projekter er der som regel også krav om udarbejdelse af perioderapporter. Det typiske flow i disse projekter er følgende: - Regnskabsafdelingen kontakter forskeren/projektlederen forud for deadline og aftaler nærmere omkring de praktiske opgaver frem mod deadline og afrapportering. - Forskeren/projektlederen udarbejder den faglige rapportering. - Regnskabsafdelingen udarbejder projektregnskab i overensstemmelse med tilskudsgivers betingelser. - Regnskabet afstemmes til bogføringen på forsknings- og projektkontoen i økonomisystemet Side 12/ 37
- Dokumentation for lønoplysninger og øvrige driftsomkostninger forberedes jf. bevillingen, såfremt der er krav herom. - Regnskabsforklaringer udarbejdes ved væsentlige afvigelser. - Regnskabsafdelingen sender regnskabet til ekstern revision, så der kan indhentes revisionserklæring, hvis der er krav herom. - Eventuel ledelseserklæring indhentes, såfremt der er krav om det. Når regnskab og rapportering er revideret og klar, er Regnskabsafdelingen behjælpelig med at indsende materialet til tilskudsgiver og forestår gerne den direkte dialog om materialet og besvarer eventuelle afklarende spørgsmål. Regnskabsafdelingen inddrager naturligvis forskeren/projektlederen i denne dialog, hvis det er nødvendigt. En forsknings-og projektkonto opgøres og afsluttes senest 3 måneder efter projektets afslutning, hvis det er muligt, eller senest når OUH har modtaget tilskudsgivers godkendelse af slutrapportering og regnskab. Afslutning af et projekt sker i samarbejde med den ansvarlige forsker/projektleder, og dialogen indledes allerede forud for aflæggelse af slutregnskab og endelig rapportering til bevillingsgiver. Oprettelse af forsknings- og projektkonti Eksterne midler, herunder midler fra indtægtsdækket virksomhed, placeres på særlige konti, der er kategoriseret efter typen af tilskud. Der skelnes mellem følgende typer af konti: - Forskningskonti: med finansiering fra interne midler (herunder Ph.d.-projekter). Disse midler er OUH s egen forskningspulje med finansiering fra eksterne midler (herunder Ph.d.-projekter). Disse midler kan være bestemt til helt konkrete forsknings- og udviklingsformål eller være givet til bredere forsknings- og udviklingsmæssige formål - Projektkonti: hvor vi administrerer samarbejdskontrakter og aftaler med medicinalindustrien. Der er tale om en driftskonto for indtægtsdækket virksomhed vedrørende kommerciel forskning, og da finansieringen sker fra eksterne midler, skal disse holdes adskilt fra OUH s øvrige driftsmidler, men administreres i tæt tilknytningen til driften. hvor vi administrerer anden indtægtsdækket virksomhed fx afholdelse af sundhedsfaglige konferencer og seminarer, sundhedsfaglig uddannelses- og kursusaktivitet, og Side 13/ 37
øvrige aktiviteter i tilknytning OUH s virke, herunder drift af databaser, drift af registre, drift af særligt apparatur (dyrescanner i samarbejde med SDU) o. lign. - Konti til arv, gaver, priser og øvrige eksterne tilskud: hvor formålet ikke er forskning men fx personaleudvikling inden for et bestemt område, på en bestemt afdeling eller lignende, alt efter hvad donors ønske har været. En forsknings- eller projektkonto består af mindst 8 cifre, afhængig af om der er tale om en hovedkonto eller om underkonti. Kontonumrene starter altid med enten 1021, 1022 eller 1023 og efterfølges af mindst 4 individuelle cifre. Historisk er der kun anvendt 4-cifrede kontonumre (OL-kontonumre), men i takt med at omfanget af eksterne midler stiger, og formålene med midlerne bliver mere alsidige, er det nødvendigt at udvide antallet af mulige fremtidige kontonumre, og derfor er numrene blevet mindst 8- cifrede. Forskningskonti med finansiering fra interne midler Bevillinger fra OUH s egne forskningspuljer placeres som hovedregel på konti, der starter med 1021 efterfulgt af mindst 4 cifre. Bevillinger fra før 1. januar 2014 er placeret på omkostningssteder, der begynder med 700-701 efterfulgt af yderligere 6 cifre. OUH s interne forskningspuljer kan findes her og vedrører følgende puljer: - OUH s frie forskningsmidler - OUH s Ph.d.-stipendier - OUH s Prægraduat pulje - Forskningspuljen mellem Rigshospitalet (RH) og OUH - Internationaliseringspuljen - Kompetenceudviklingspuljen Når OUH s forskningsråd har bevilget et tilskud til et forskningsprojekt, sender Afdelingen for Kvalitet og Forskning/MTV besked til forskeren om, at denne har modtaget en bevilling, og vedkommende hører nærmere om kontonummer og øvrig information om adgangen til midlerne. Regnskabsafdelingen opretter en forskningskonto til bevillingen og i samarbejde med Afdelingen for Budget og Data tilføres bevillingen som budget på kontoen. Regnskabsafdelingen sender besked til forskeren om kontonummer og information om anvendelsen af kontoen. Afdelingsledelsen er CC på denne besked, så de bliver bekendt med oprettelsen af kontoen. Forskeren modtager også et anvisningsskema til udfyldelse, underskrift og returnering i forhold til, hvem der skal kunne godkende udgifter og udbetalinger fra kontoen. Regnskabsafdelingen aftaler med forskeren, hvor ofte der skal sendes rapporter om forbruget på kontoen. Disse rapporter sendes som pdf-filer og kan sendes månedligt, kvartalsvist, halvårligt eller helårligt. Frekvensen afhænger typisk af mængden af udgifter. Det anbefales, at jo flere udgifter og dermed jo flere posteringer på kontoen, jo oftere skal forskeren have en rapport. Side 14/ 37
Rapporten vil som udgangspunkt indeholde data, som er ældre end 5 hverdage, da Regnskabsafdelingen bogfører alle udgifter på nær lønudgifter inden for 5 hverdage fra modtagelsen af korrekt anvist og dokumenteret bilag/faktura. Lønudgifter herunder time-dagpenge og skattefri befordringsgodtgørelse udbetales ved de månedlige lønkørsler. Når kontoen er oprettet, og information herom er sendt til forskeren, overgår ansvaret for kontoen til forskeren, som derefter har ansvaret for forbruget af midler på den pågældende konto, og afdelingsledelsen fører tilsyn med kontoen via de månedlige oversigter over alle afdelingens forskningskonti. Forskningskonti med finansiering fra eksterne midler Bevillinger til forskning, udvikling og andre formålsbestemte projekter placeres som hovedregel på konti, der starter med 1022 efterfulgt af mindst 4 cifre. Alle tidligere forskningskonti på Svendborg Sygehus, som begyndte med 108, er den 1. januar 2013 omlagt til 1022-konti. De tidligere 108-konti er lukket. Når en forsker/projektleder, også benævnt bevillingshaver, har modtaget en bevilling til finansiering af et projekt med eksterne midler, skal forsker/projektleder anmode om oprettelse af en forsknings- eller projektkonto til formålet. Bevillingshaver udfylder og fremsender Skema Anmodning om oprettelse af forsknings- og projektkonto på mail til reg.forskerservice@rsyd.dk, sammen med ansøgning, projektbeskrivelse, bevilling og budget. Skemaet findes her. Skemaet skal være underskrevet af afdelingsledelsen, som skal godkende oprettelsen. - Regnskabsafdelingen opretter en forsknings- eller projektkonto til projektet og fremsender oprettelsesdokument mv. til forskeren/projektlederen. - Regnskabsafdelingen registrerer relevante økonomiske deadlines i økonomisystemet og sikrer dermed rettidig opfølgning. - Efter behov mødes Regnskabsafdelingen med forskeren/projektlederen og eventuelt administrativt personale i projektet og gennemgår forholdene omkring det fremtidige samarbejde og afklarer eventuelle særlige forhold ved projektet. Det er vigtigt ved bevillinger fra EU, Interreg, Højteknologifonden, Innovationsfonden og andre bevillingsgivere, som har særlige dokumentationskrav og regler for timeregistrering samt lønberegninger. Forskeren/projektlederen har angivet på oprettelsesskemaet, hvor ofte der skal sendes rapporter om forbruget på kontoen. Disse rapporter sendes som pdf-filer og kan sendes månedligt, kvartalsvist, halvårligt eller helårligt. Frekvensen afhænger af mængden af udgifter. Det anbefales, at jo flere udgifter og dermed jo flere posteringer på kontoen, jo oftere skal forskeren have en rapport. Rapporten vil som udgangspunkt indeholde data, som er ældre end 5 hverdage, da Regnskabsafdelingen bogfører alle udgifter på nær lønudgifter inden for 5 hverdage fra modtagelsen af korrekt anvist Side 15/ 37
og dokumenteret bilag/faktura. Lønudgifter herunder time-dagpenge og skattefri befordringsgodtgørelse udbetales ved de månedlige lønkørsler. Når kontoen er oprettet, og information herom er sendt til forskeren/projektlederen, overgår ansvaret for kontoen til denne, som derefter har det fulde ansvar for forbruget af midler på den pågældende konto, og afdelingsledelsen fører tilsyn med kontoen via de månedlige oversigter over alle afdelingens forskningskonti. Projektkonti Indtægtsdækket virksomhed, kommerciel forskning Eksterne midler, som modtages i forbindelse med kommerciel forskning (kliniske forsøg) placeres som hovedregel på konti, der starter med 1022 efterfulgt af 4 cifre. Definitionen på kommercielle projekter er som regel studier initieret af industrien fx medicinalvirksomhed, fabrikanter af implantater eller lignende. Disse projekter omtales også som kliniske forsøg. Indgåelse af kontrakter og samarbejdsaftaler med industrien skal ske jf. retningslinjerne i OUH s instruks herom, OUH, Indgåelse af forskningskontrakter med eksterne parter, som findes i Infonet. Der er pligt til at udarbejde budget og tidsplan for samarbejdet. I budgettet bør det sikres, at OUH får dækkes alle direkte og indirekte omkostninger i forbindelse med indgåelse af kontrakten. Budgettet skal udarbejdes med udgangspunkt i en undersøgelsesplan for en given patient, hvor antal af kliniske kontroller og indhold heri fremgår. Ud fra undersøgelsesplanen kan afdelingens omkostninger pr. patient beregnes. Beregningen godkendes af afdelingsledelsen og danner grundlag for den kompensation, som afdelingen kan modtage fra projektet under projektforløbet. Afdelingen opkræver selv løbende kompensationen fra projektkontoen. Bilag 1 viser en skabelon til udarbejdelse af budget for samarbejdet. Skabelonen kan udbygges, så den rummer de elementer, der er relevante for den økonomiske styring i det enkelte samarbejde. Kontrakten skal godkendes af Juridisk Kontor på SDU og af forsker (investigator) og afdelingsledelse, og når det er sket, skal forskeren (investigator) anmode om oprettelse af en projektkonto til formålet. Der skal oprettes en særskilt projektkonto til hver enkelt kontrakt, så det bliver målbart, om samarbejdet/kontrakten har været tilstrækkeligt finansieret. På afdelinger som har mange kliniske forsøg, der varetages af særlige forskningsenheder, kan der oprettes en struktur med en overordnet projektkonto med underliggende konti for hver protokol, så kontrakterne kan holdes adskilt. Det er ikke tilladt at blande flere projekter sammen på samme konto, hvis kontoen ikke er underopdelt. En manglende opdeling vil gøre den økonomiske opfølgning på projektet umulig. Forskeren (investigator) udfylder og fremsender Skema Anmodning om oprettelse af forsknings- og projektkonto på mail til reg.forskerservice@rsyd.dk, sammen med kopi af kontrakt, budget og tidsplan. Side 16/ 37
Der bør også fremsendes information til Regnskabsafdelingen om, hvordan et eventuelt uforbrugte midler fra projektkontoen skal fordeles mellem forsker (investigator) og afdelingsledelse, når kontrakten er opfyldt. Dette kan eventuelt fremgå af budgettet. Skemaet til oprettelse af projektkontoen findes her. Skemaet skal være underskrevet af afdelingsledelsen, som skal godkende oprettelsen. - Regnskabsafdelingen opretter en projektkonto til administration af kontrakten og fremsender oprettelsesdokument mv. til forskeren (investigator) - Regnskabsafdelingen registrerer kontraktens slutdato i økonomisystemet og sikrer dermed rettidig opfølgning og afslutning af kontoen Forskeren (investigator) har på oprettelsesskemaet angivet, hvor ofte der skal sendes rapporter om forbruget på kontoen. Disse rapporter sendes som pdf-filer og kan sendes månedligt, kvartalsvist, halvårligt eller helårligt. Frekvensen afhænger af mængden af udgifter. Det anbefales, at jo flere udgifter og dermed jo flere posteringer på kontoen, jo oftere skal forskeren have en rapport. Rapporten vil som udgangspunkt indeholde data, som er ældre end 5 hverdage, da Regnskabsafdelingen bogfører alle udgifter på nær lønudgifter inden for 5 hverdage fra modtagelsen af korrekt anvist og dokumenteret bilag/faktura. Lønudgifter herunder time-dagpenge og skattefri befordringsgodtgørelse udbetales ved de månedlige lønkørsler. Når kontoen er oprettet, og information herom er sendt til forskeren (investigator), overgår ansvaret for kontoen til denne, som derefter har det fulde ansvar for forbruget af midler på den pågældende konto, og afdelingsledelsen fører tilsyn med kontoen via de månedlige oversigter over alle afdelingens forskningskonti. Deltagelse i kommerciel forskning på vegne af en anden afdeling Det sker, at medarbejdere fx Ph.d.-studerende fra en afdeling deltager i kommerciel forskning på en anden afdeling. Inden dette arbejde går i gang, bør der foreligge en skriftlig aftale mellem afdelingerne om, hvordan den deltagende medarbejders indsats kompenseres. En sådan aftale skal godkendes af begge afdelingsledelser. Betalingen afregnes på baggrund af den indgåede aftale og tilgår afdelingen. Medarbejderen kan ikke opnå særlig personlig honorering ved deltagelse i aktiviteter på andre afdelinger ud over, hvad der er muligt jf. gældende overenskomst for pågældende medarbejder. Projektkonti Indtægtsdækket virksomhed, andre aktiviteter Eksterne midler, som modtages i forbindelse med anden indtægtsdækket virksomhed fx afholdelse af konferencer og seminarer, uddannelsesaktiviteter m.fl. placeres som hovedregel på konti, der starter med 1023 efterfulgt af 4 cifre. Regnskabsafdelingen skal kontaktes forud for igangsættelse af denne type eksternt finansierede aktiviteter, da der kan være særlige forhold omkring moms, skat, sponsorater mv., som man skal være Side 17/ 37
særligt opmærksom på. Regnskabsafdelingen kontaktes på ouh.reg.controlling@rsyd.dk, alternativ på telefon jf. oplysningerne her på intranettet. I forhold til afholdelse af konferencer og seminarer har Regnskabsafdelingen et tæt og formaliseret samarbejde med Udvikling Fyn om, hvordan fælles aktiviteter håndteres. Man kan finde mere information om Udvikling Fyn her. Du kan læse mere om afholdelse af konferencer her på OUH s egen hjemmeside. OUH respekterer naturligvis det regelsæt, som afholdelsen af en kongres kan være underlagt af det videnskabelige selskab, som står bag kongressen, herunder det videnskabelige selskabs ret til at behandle og godkende budgettet for kongressen. OUH har dog som offentligt sygehus en forpligtelse til at sikre, at arrangementet hænger sammen med OUH s værdier, holdninger og opgaver. Konti til arv, gaver, priser og øvrige eksterne tilskud Eksterne midler, som modtages i form af arv, gaver, priser, donationer og øvrige former for tilskud, placeres som hovedregel på konti, der starter med 1023 efterfulgt af 4 cifre. Dette gælder dog alene midler, der forventes anvendt over en flerårig periode. Midler, der forventes anvendt inden for et kalenderår, bogføres i driften. Modtager skal være opmærksom på, at når formålet ikke er forskning og udvikling, og midlerne kommer fra en privat virksomhed, fond, forening eller institution, skal der afregnes 17,5 % moms af tilskuddet til momsrefusionsordningen, som OUH er omfattet af, og som gælder for regioner og kommuner i Danmark. Dette gælder ikke arv, se senere i dette afsnit. Det betyder, at hvis man overvejer at søge en privat virksomhed, fond, forening mv. om tilskud til fx køb af apparatur, indretning af lokaler o. lign., skal man tillægge det søgte beløb i sin ansøgning 17,5 % moms for at undgå at stå med for få midler, når man modtager tilskuddet, fordi der bliver afregnet 17,5 % til momsrefusionsordningen, når midlerne modtages. Når midlerne efterfølgende anvendes, kan man tilsvarende løfte købsmoms af de udgifter, som indeholder moms. Det anbefales, at man kontakter Regnskabsafdelingen, inden man søger private fonde, foreninger og virksomheder m.fl. om midler til anskaffelse af apparatur mv. Hvis man søger midler til apparatur, skal man sikre finansiering til eventuelle afledte anlægsudgifter, herunder ombygning af lokaler, nye installationer og montering. Det skal også være klarlagt, hvordan driften af apparaturet finansieres fremadrettet, inden ansøgningen sendes til mulige bidragsydere. Hvis man er heldig at modtage en pris fx Åbenhedsprisen eller Arbejdsmiljøprisen, og man forventer, at midlerne bruges over en flerårig periode, kan man få oprette en konto til formålet. Der afregnes ikke 17,5 % moms til momsrefusionsordningen af priser som ovennævnte. For at få oprettet en konto til administration af tilskud i form af gaver, priser, donationer eller andet skal modtageren udfylde og fremsende Skema Anmodning om oprettelse af forsknings- og projektkonto på mail til reg.forskerservice@rsyd.dk, sammen med ansøgning/beskrivelse og bevilling (brev/mail fra donor). Side 18/ 37
Skemaet finder her. Skemaet skal være underskrevet af afdelingsledelsen, som skal godkende oprettelsen. - Regnskabsafdelingen opretter en projektkonto til tilskuddet og fremsender oprettelsesdokument mv. til den kontoansvarlige. - Regnskabsafdelingen registrerer relevante økonomiske deadlines i økonomisystemet og sikrer dermed rettidig opfølgning. Modtager har på oprettelsesskemaet angivet, hvor ofte der skal sendes rapporter om forbruget på kontoen. Disse rapporter sendes som pdf-filer og kan sendes månedligt, kvartalsvist, halvårligt eller helårligt. Frekvensen afhænger af mængden af udgifter. Det anbefales, at jo flere udgifter og dermed jo flere posteringer på kontoen, jo oftere skal forskeren have en rapport. Rapporten vil som udgangspunkt indeholde data, som er ældre end 5 hverdage, da Regnskabsafdelingen bogfører alle udgifter på nær lønudgifter inden for 5 hverdage fra modtagelsen af korrekt anvist og dokumenteret bilag/faktura. Lønudgifter herunder time-dagpenge og skattefri befordringsgodtgørelse udbetales ved de månedlige lønkørsler. Når kontoen er oprettet, og information herom er sendt til modtageren af tilskuddet, overgår ansvaret for kontoen til denne, som derefter har det fulde ansvar for forbruget af midler på den pågældende konto, og afdelingsledelsen fører tilsyn med kontoen via de månedlige oversigter over alle afdelingens forskningskonti. Er der tale om en arv, skal der oprettes en særskilt konto til administration af arven for at sikre, at eventuelle betingelser i et tilknyttet testamente om anvendelse af arven bliver overholdt. Modtagelse af en arv sker oftest ved et samarbejde mellem Direktionssekretariatet og Regnskabsafdelingen, som således sørger for at indhente de nødvendige oplysninger til brug for oprettelse af en konto til administration af donationen. Det er enten boet ved bobestyreren eller Regnskabsafdelingen, der sørger for arveafgiftsfritagelse hos SKAT. Uforbrugte midler fra projekter herunder kommerciel forskning og bevillinger uden særlige krav OUH modtager tilskud fra eksterne donorer, hvor der ikke er fastlagt særlige krav til anvendelse udover brede formål inden for forskning og udvikling, og hvor der ikke er krav om regnskab eller revision. Det er typisk mindre beløb fra legater og fonde eller arv og gaver fra patienter til forskningsformål. Der kan også opstå uforbrugte midler fra projektkonti enten fra kommerciel forskning eller fra forskningsprojekter, hvor der ikke er krav om tilbagebetaling af uforbrugte midler. Hvis der ikke er knyttet særlige betingelser til disse midler, bør de samles på en projektkonto, der er tilknyttet afdelingsledelsen og således ikke tilhører et bestemt forskningsprojekt. Side 19/ 37
En sådan projektkonto (opsamlingskonto) kaldes en afdelingsprojektkonto (afdelingskonto), og det er afdelingsledelsen, der disponerer over disse midler til forskellige forsknings- og udviklingsprojekter, fx uddannelse af forskningspersonale, deltagelse i konferencer og seminarer og aflønning af helt eller delvist fastansat forskningspersonale. Afdelingsledelsen kan vælge at delegere dispositionsretten helt eller delvist til afdelingens forskningsleder. En afdelingsledelse kan have flere afdelingsprojektkonti, hvis den ønsker at opdele de opsamlede uforbrugte midler efter forskellige formål for anvendelsen, fx: - en konto til aflønning af forskningsrelateret personale, herunder fx Ph.d.-studerendes 3. år - en konto til dækning af udgifter til konferencer, kongresser, seminarer og uddannelsesmæssige aktiviteter, som har relevans for afdelingens personale - en konto til finansiering af særlige indsatsområder inden for afdelingens forskning og udviklingsaktiviteter, fx finansiering af forskning, som har svært ved at tiltrække eksterne midler - en konto til arrangementer, som har til hensigt at profilere afdelingens forskning for afdelingens personale, præsentere forsknings- og udviklingsresultater og skabe videndeling blandt medarbejderne Selve administrationen af afdelingsprojektkonti (afdelingskonti) følger de samme retningslinjer som projektkonti med formålsbestemte tilskud til forskning og udvikling og følger i øvrigt samme retningslinjer som generelt gælder for OUH. Midler indestående på afdelingsprojektkonti (afdelingskonti) kan inddrages af direktionen, såfremt direktionen finder det nødvendigt efter en forudgående drøftelse med afdelingsledelsen. Regnskabsafdelingen går gerne i dialog med den enkelte afdelingsledelse om, hvordan den enkelte afdelingsprojektkonto (afdelingskonto) kan struktureres, så flest mulige forsknings- og udviklingsprojekter kan få glæde af de uforbrugte midler, som genereres i afdelingens forskningsmiljø. Regnskabsafdelingen følgers årligt op på forbruget på disse konti. Henvendelse om oprettelse af en afdelingsprojektkonto (afdelingskonto) kan ske til regnskabschefen på OUH, alternativt på mail til ouh.reg.controlling@rsyd.dk. Indbetalinger Alle midler fra eksterne donorer og bevillingsgivere skal indbetales på OUH s bankkonto i Danske Bank A/S: Reg.nr. 4597, konto nr. 0011463924 IBAN: DK4930000011463924 SWIFT: DABADKKK Ingen afdelinger må modtage midler fra eksterne donorer og bevillingsgivere på bankkonti, som ikke er administreret og kontrolleret af Regnskabsafdelingen. Side 20/ 37
Indbetalingen skal indeholde information om, hvilken forsknings- eller projektkonto midlerne skal placeres på, alternativt navnet på forsker, projektleder eller projekt. Såfremt indbetalingen ikke kan placeres efter dialog med relevante forskningsenheder og med afsender af beløbet inden for 3 måneder, returnerer Regnskabsafdelingen beløbet til afsender. Såfremt midlerne udbetales i EUR og helt eller delvist skal videreformidles til andre partnere skal midlerne indbetales på OUH s EUR bankkonto til dette formål. Der er typisk tale om, at der skal udfærdiges en speciel blanket til afsender af midlerne, inden disse udbetales, og det er Regnskabsafdelingen, der udfylder blanketten. Regnskabsafdelingen har ansvaret for bankkontiene og fører således tilsyn med disse bankkonti og indbetalingerne hertil samt foretager løbende afstemninger og følger op på uafklarede indbetalinger. Ansættelse og aflønning fra projekter Da eksternt finansierede forsknings- og udviklingsprojekter tilhører OUH, og dermed Region Syddanmark, vil forsknings- og projektmedarbejdere på projekterne blive ansat i Region Syddanmark med arbejdssted på OUH. Undtaget er naturligvis det videnskabelige personale, som har ansættelsessted på SDU. Der gælder som udgangspunkt samme regler for ansættelse af forsknings- og projektmedarbejdere som ved ansættelse af andre medarbejdere på OUH. Det betyder, at uanset hvordan ansættelsen er finansieret, er det de samme overenskomster, regler, politikker, retningslinjer mv., der er gældende. Regionens og OUH s almindelige regler finder således også anvendelse i forhold til eksternt finansierede medarbejdere. Der er enkelte undtagelser, hvor der ved ansættelsen af eksternt finansieret personale gælder særlige regler, som uddybes nedenfor. Herudover kan der være andre administrative forskelle i praksis. De almindelige regler på OUH gælder således som udgangspunkt i forhold til: - ansættelsesproceduren - ansættelse i henhold til regional overenskomst - lønfastsættelsen - ansættelsesvilkår i øvrigt - befordring, overnatning, fortæring, time-dagpenge mv. - tildeling af mobiltelefon, it-udstyr mv. - regler om tavshedspligt, herunder regler for adgang til EPJ Ansættelse i et forsknings- eller udviklingsprojekt giver således ikke mulighed for ansættelse på særligt fordelagtige løn- og ansættelsesvilkår i forhold til de vilkår, der i øvrigt er gældende på OUH. Omvendt tillades ansættelse heller ikke på ringere vilkår. Hvis de eksterne midler mod forventning ikke kan dække udgifterne til løn til de eksternt finansierede medarbejdere i hele perioden, er det afdelingens driftsbudget, som belastes for den resterende del. Side 21/ 37
Afdelingsledelsen godkender dette i sin accept af projektkontooprettelsen og stiller således en underskudsgaranti til rådighed til dækning af eventuelle underskud i forbindelse med projektets gennemførsel. Afdelingsledelsen har ansættelseskompetencen i forhold til ansættelse af medarbejderne. Det er forskeren/projektlederen der har ansvaret for løbende at orientere afdelingsledelsen om, hvilke personalemæssige forpligtelser, der ligger i et eksternt finansieret projekt. Spørgsmål vedrørende løn- og ansættelsesvilkår kan rettes til afdelingens kontaktteam i HRafdelingen. Ansættelse af medarbejdere i et projekt OUH har fastsat særlige regler om stillingsopslag jf. retningslinje i infonet OUH, opslag af ledige stillinger. Før ansættelse af en medarbejder skal der udarbejdes et lønbudget, så det sikres, at der er lønmidler til hele ansættelsesperioden. Da et forsknings- eller udviklingsprojekt som regel er tidsbegrænset, er behovet for arbejdskraft og finansieringen af projektet i sagens natur også af midlertidig karakter. Eksternt finansierede medarbejdere skal derfor, hvis det er muligt, ansættes i en - tidsbegrænset ansættelse - begivenhedsbestemt ansættelse - opgavebestemt ansættelse En tidsbegrænset ansættelse indebærer, at ansættelsen ophører ved udgangen af den aftalte periode uden yderligere opsigelse. Eventuel afspadseringssaldo skal være afviklet inden udløb af ansættelsesperioden. I forhold til begivenhedsbestemte ansættelser og opgavebestemte ansættelser er der særlige krav, som er nærmere beskrevet i retningslinjen OUH, særligt om øvrige ansættelser. Region Syddanmark er én ansættelsesmyndighed. Medarbejdere, der kommer fra én ansættelse i Region Syddanmark til en anden, får overført optjent ferie og ansættelsesanciennitet. Hvis medarbejderen senere rejser til ansættelse uden for Region Syddanmark, bliver der udskrevet feriekort med al optjent ferie, som seneste arbejdsgiver kommer til at betale for. Projektkontoen kan således risikere at blive belastet af en større udgift end forventet. Læs eventuelt mere om Region Syddanmark som én ansættelsesmyndighed her: Én ansættelsesmyndighed Det skal fremgå af ansættelsesbrevet, at aflønningen er finansieret af eksterne midler, og at den pågældende medarbejder er tidsbegrænset ansat. Herefter kan forskeren/projektlederen jf. gældende forretningsgang fra Lønafdelingen ansætte personale til aflønning fra projektkontoen Se Tjekliste til brug for ansættelse, som findes på OUH s HRportal under Forskning. Side 22/ 37