#JobInfo Criteria=KABside1# Referat Repræsentantskabsmøde tirsdag den 29. oktober 2013, kl. 19.00 på Administrationskontoret, Sportsvej 10, Glostrup Til stede: David Nielsen-Ourø, Svend Lyster, Orla Neumann, Flemming Jensen, Niels-Peter Frandsen, Jena Madsen, Bent Nielsen, Gunver Kreipke, Ivan Graven Sørensen og Birte Pedersen Revisor: Fra administrationen: Afbud: Pia Søndergaard Lone Skriver og Ronny Hjordt-Nielsen Søren Thomsen Indholdsfortegnelse 1. Velkomst ved formanden... 3 2. Godkendelse af forretningsorden... 3 3. Valg af dirigent... 3 4. Nedsættelse af stemmeudvalg... 3 5. Aflæggelse af organisationsbestyrelsens årsberetning 2012-2013... 3 6. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2012-2013 med tilhørende revisionsprotokol samt forelæggelse af selskabets driftsbudget for 2014-2015... 4 7. Værdier for... 5 1/7
8. Behandling af eventuelle indkomne forslag... 6 9. Valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen... 6 10. Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 7 11. Valg af revisor... 7 12. Eventuelt... 7 Til stede: David Nielsen-Ourø, Svend Lyster, Orla Neumann, Flemming Jensen, Niels- Peter Frandsen, Jena Madsen, Bent Nielsen, Gunver Kreipke, Ivan Graven Sørensen og Birte Pedersen... 1 Bilag 1: Forretningsorden... 3 Bilag 2: Organisationsbestyrelsens årsberetning... 3 Bilag 3: Årsregnskab for 2012-2013... 4 Bilag 4: Revisionsprotokol... 4 Bilag 5: Driftsbudget 2014-2015... 4 2/7
1. Velkomst ved formanden Formanden bød velkommen til repræsentantskabsmøde i. 2. Godkendelse af forretningsorden Forretningsordenen vedlægges som bilag. Bilag 1: Forretningsorden at repræsentantskabet godkender forretningsordenen. Repræsentantskabet godkendte forretningsordenen. 3. Valg af dirigent Flemming Jensen blev valgt til dirigent. 4. Nedsættelse af stemmeudvalg Niels-Peter Frandsen og Pia Søndergaard blev valgt til stemmeudvalget. 5. Aflæggelse af organisationsbestyrelsens årsberetning 2012-2013 Organisationsbestyrelsens årsberetning for perioden fra den 1. juni 2012 til 31. maj 2013 vedlægges som bilag. Beretningen suppleres med uddybende kommentarer på mødet. Bilag 2: Organisationsbestyrelsens årsberetning at repræsentantskabet godkender organisationsbestyrelsens årsberetning. Årsberetningen blev gennemgået. Dette afledte en del supplerende spørgsmål, blandt andet spurgte Jena Madsen til trivselspolitikken, og om der er taget initiativer til at forbedre trivslen på kontoret. Lone Skriver orienterede om, at der i forsommeren er afholdt en APV måling, der også omfatter trivslen. Efterfølgende er der holdt møde med medarbejderne, og Ronny Hjordt-Nielsen har udarbejdet handleplaner på de enkelte initiativer. 3/7
Bent Nielsen bad om en forklaring på, hvad de ca. 29 mio. kr. der står i investeringsforeningen, kan bruges til. Pengene kommer blandt andet fra opsparede henlæggelser, der er opsparet i de enkelte afdelinger og fra selskabets likvide beholdning. Pengene kan og skal ikke bruges som tilskud. Yderligere blev der spurgt til, om nye beboere kan se, hvornår der ikke længere skal betales til de individuelle moderniseringer, der er udført i boligen. Niels-Peter Frandsen oplyste, at han kan se dette af sin betalingsservice, og yderligere fremgår det af lejekontrakten. Når lånene til de individuelle moderniseringer er udløbet, falder huslejen. Repræsentantskabet bad om, at bump ved Engbrydeparken og kørsel med lastbiler i Vestergården igen drøftes på styringsdialogmødet med kommunen. De to punkter vil blive indmeldt til kommunen. Repræsentantskabet godkendte organisationsbestyrelsens årsberetning. 6. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2012-2013 med tilhørende revisionsprotokol samt forelæggelse af selskabets driftsbudget for 2014-2015 Årsregnskabet for 2012-2013 for selskabet og afdelingerne samt revisionsprotokol udarbejdet af revisionsfirmaet Albjerg i forbindelse med revision af regnskaberne er vedlagt som bilag. Selskabets regnskab balancerer med 14.492.431 kr. Status balancerer med 58.263.778 kr. og selskabets dispositionsfond (disponibel del) udgør inkl. renter 1.857.784 kr., svarende til gennemsnitlig 1.783 kr. pr. lejemål. Organisationsbestyrelsen forventes at godkende regnskaberne på sit møde den 29. oktober 2013. Til orientering forelægges selskabets driftsbudget for 2014-2015. Budgettet er vedlagt som bilag. Driftsbudgettet er behandlet og forventes godkendt af organisationsbestyrelsen på møde den 29. oktober 2013. Bilag 3: Årsregnskab for 2012-2013 Bilag 4: Revisionsprotokol Bilag 5: Driftsbudget 2014-2015 4/7
at repræsentantskabet godkender årsregnskabet for 2012-2013, og godkender selskabets driftsbudget for 2014-2015 samt tager revisionsprotokollen til efterretning. Orla Neumann spurgte til, hvorfor der var et indestående på ca. 5 mio. kr. i banken. Det indestående skal dække udbetalinger, der skal afholdes indenfor en kortere periode. Hvis det er muligt, bliver disse penge bundet til en højrentekonto i en periode, for at sikre en højere forrentning end den, der kan opnåes på en almindelig bankkonto. Gunver Kreipke spurgte, om el-udgiften til gæsteboligen, der er reduceret i forhold til tidligere år, er korrekt. Alle el-aflæsninger er gennemgået og afstemt for at sikre, at det er de korrekte beløb, der fremgår af regnskabet. Repræsentantskabet spurgte, om der holdes øje med ejendomsvurderingerne, således at der ikke betales for meget i ejendomsskat. Der er tilknyttet et eksternt firma, som ser på ejendomsværdierne og indgiver klager, hvis de viser sig at være for høje. Orla Neumann spurgte til indbetalingerne til Landsbyggefonden, og hvordan de kan anvendes. På s seminar i september 2013 blev dette gennemgået. Relevante plancher fra seminaret omkring indbetalingerne til Landsbyggefonden, vedlægges referatet til orientering. Jena Madsen bad om, at man i regnskaberne kan se, hvornår forbedringslån udløber. KAB undersøger hvordan dette kan gøres. Med ovenstående bemærkninger godkendte repræsentantskabet årsregnskaberne. Herudover godkendte repræsentantskabet selskabets driftsbudget for 2014/2015, samt tog revisionsprotokollen til efterretning. 7. Værdier for Organisationsbestyrelsen har efter seminaret i september 2013, udarbejdet værdierne for. Værdierne er følgende: Rummelighed og mangfoldighed er en selvfølge Åbenhed, medbestemmelse, information og gennemsigtighed er ligeledes en selvfølge Alle behandles ligeværdigt Vi tager ansvar for vores handlinger, udtalelser og arbejdsopgaver Vi har en respektfuld omgang med hinanden 5/7
at repræsentantskabet godkender værdierne for David Nielsen-Ourø orienterede om, hvorfor det er vigtigt at have værdier for selskabet. Værdierne skal især gælde for ansatte og beboervalgte, og skal afspejle arbejds- og mødeklimaet. Repræsentantskabet godkendte værdierne for. 8. Behandling af eventuelle indkomne forslag Der var ikke indkommet forlag til behandling. 9. Valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen Af s vedtægter 9 fremgår det, at organisationsbestyrelsen består af fem medlemmer, der vælges blandt boligorganisationens beboere, disses ægtefæller eller hermed sidestillede personer. Desuden fremgår det af vedtægterne, at halvdelen af organisationsbestyrelsens medlemmer er på valg hvert år, og formanden er på valg hvert andet år. På valg er Svend Lyster og Niels-Peter Frandsen. Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: På valg: Formand David Nielsen-Ourø 2014 Næstformand Svend Lyster 2013 Øvrige medlemmer Niels Peter Frandsen 2013 Flemming Jensen 2014 Orla Neumann 2014 at repræsentantskabet vælger medlemmer til organisationsbestyrelsen. Svend Lyster og Niels-Peter Frandsen blev genvalgt som medlemmer til organisationsbestyrelsen. 6/7
10. Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Der er i øjeblikket ikke valgt suppleanter for organisationsbestyrelsens medlemmer. I henhold til 10 stk. 2 i vedtægterne, skal der samtidig med valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen, ske valg af suppleanter for disse. at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen. Jena Madsen blev valgt som suppleant for organisationsbestyrelsesmedlemmerne fra Vestergårdsafdelingerne, og Bent Nielsen blev valgt som suppleant for organisationsbestyrelsesmedlemmerne fra Engbrydeparken. 11. Valg af revisor Der stilles forslag om valg af Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, for regnskabsåret 2013-2014. at repræsentantskabets foretager valg af revisor. Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab blev valgt som selskabets revisor. 12. Eventuelt Der var intet til behandling under eventuelt. 7/7