Vedtægter For ERISDA-Brugerklubben 6. udgave - marts 2012
1. Foreningens navn Foreningens navn er: ERISDA-Brugerklubben. ERISDA ( Elektronisk Rapporterings- og InformationsSystem for DeponeringsAnlæg ) er bygget op omkring en central lagring af data og informationer fra danske deponeringsanlæg. Data håndteres via et web-baseret program, som afvikles med en standard Internet browser. ERISDA er udviklet med midler fra Miljøstyrelsen ud fra et behov for sikring af en ensartet elektronisk indsamling og udveksling af data om affald for deponeringsanlæg, idet ERISDA tilsigter at tilgodese databehovet hos såvel deponeringsanlæggene, godkendelses- og tilsynsmyndigheder samt Miljøstyrelsen. Et medlem af brugerklubben får vederlagsfrit overdraget den seneste programversion af ERISDA. Efter afslutning af ethvert efterfølgende udviklingsforløb omkring ERISDA, dog senest på det årlige ordinære møde i styregruppen, får brugerne vederlagsfrit adgang til den seneste version af ERISDA. Den første version af ERISDA er frit tilgængelig for enhver via ERISDA hjemmesiden: www.erisda.dk. 2. Hjemsted Foreningens hjemsted er RenoSam, Vesterbrogade 24, 2 tv, 1620 København V. RenoSam. RenoSam fungerer som sekretariat for brugerklubben, jf. pkt. 7. 3. Målgruppe Målgruppen for ERISDA-Brugerklubben udgøres af en sammenslutning af ejere af deponeringsanlæg, myndigheder med tilsynsforpligtelse med deponeringsanlæg samt Miljøstyrelsen. 4. Formål ERISDA-Brugerklubben har til formål at vedligeholde og videreudvikle edb-systemet ERISDA til gavn for målgruppen, så det dækker alle medlemmernes behov over tid. Samtidig arbejdes på, at udvikle et system, der gør anlæggenes datahåndtering væsentlig lettere og som sikrer en ensartet rapportering til miljømyndighederne. Der sigtes på mulighed for undervisning i og vidensdeling om ERISDA. Udgifter hertil finansieres af ERISDA-Brugerklubbens indmeldelsesgebyrer og kontingenter, jf. pkt. 9. 2
5. Medlemskab Medlemskab af ERISDA-Brugerklubben herunder forøgelse i antallet af anlæg kan opnås af alle interessenter omfattet af målgruppen. Andre interessenter kan optages som medlemmer af ERISDA-Brugerklubben efter forudgående godkendelse i styregruppen. Miljøstyrelsen er født medlem af brugerklubben. 6. Organisation Brugerklubbens organisation består af: Årlig generalforsamling Styregruppe 6.1 Generalforsamling Generalforsamlingen er ERISDA-Brugerklubbens overordnede myndighed. Alle gyldige medlemmer kan deltage i generalforsamlingen. På generalforsamlingen har hvert af ERISDA-Brugerklubbens medlemmer én stemme. Der kan stemmes ved fuldmagt. Såfremt et medlem fremsætter ønske herom, sker afstemning skriftligt. Stemmefordelingen er som følger: Deponeringsanlæg: én stemme pr. medlem Tilsynsmyndigheder: én stemme pr. tilsynsmyndighed Miljøstyrelsen: ingen stemmeret Ordinær generalforsamling afholdes hvert år 1. uge i marts: Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde: 1. Valg af dirigent. 2. Beretning om brugerklubbens virksomhed i det forløbne år. 3. Fremlæggelse og godkendelse af årsregnskab og revisionsberetning. 4. Godkendelse af budget for det kommende år, herunder fastlæggelse af indmeldelsesgebyr og medlemskontingent. 5. Forslag fra ERISDA-brugerklubbens medlemmer eller styregruppen. 6. Valg af medlemmer til styregruppen - Der er hvert år valg af 2 medlemmer for en 2 årig periode. 7. Valg af revisor. 8. Eventuelt. Ordinære generalforsamlinger skal indkaldes med mindst 4 ugers varsel til samtlige medlemmer. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden for mødet og angive det væsentligste indhold af eventuelle forslag til vedtægtsændringer. 3
Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være sekretariatet i hænde senest 14. dage før generalforsamlingsdatoen. Generalforsamlingen vælger, ved simpelt stemmeflertal, en dirigent, der leder forhandlingerne og afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandling og stemmeafgivning. De på generalforsamlingen behandlede anliggender afgøres ved simpelt stemmeflertal. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når Styregruppen finder det hensigtsmæssigt eller på begæring af mindst 1/3 af medlemmerne. Begæringen skal indgives skriftligt til ERISDA-sekretariatet og indeholde en angivelse af dagsorden. Den ekstraordinære generalforsamling skal indkaldes senest 14 dage efter begæringens modtagelse til afholdelse inden for 3 uger herefter. 6.2 Styregruppen Styregruppen varetager den overordnede daglige ledelse af brugerklubben. Generalforsamlingen udpeger blandt alle medlemmerne af ERISDA-Brugerklubben en styregruppe på 5 medlemmer. Miljøstyrelsens repræsentant er permanent medlem af styregruppen. De øvrige 4 medlemmer af styregruppen vælges blandt gyldige medlemmer af ERISDA- Brugerklubben for en periode på 2 år ad gangen. Genvalg kan finde sted. Styregruppen konstituerer sig med en formand og en næstformand. Styregruppen skal: Udstikker rammer og retningslinjer for brugerklubben. Prioritere indkomne forslag til vedligeholdelses- og udviklingsaktiviteter under hensyn til de økonomiske rammer. Udarbejder visioner til generalforsamlingens godkendelse. Indstille budget til generalforsamlingens godkendelse. Indstille årsregnskab og revisionsberetningen til generalforsamlingens godkendelse. Styregruppen fastlægger selv sin forretningsorden og afholder møder efter behov. Styregruppen træffer beslutning ved flertalsafgørelse. Ved stemmelighed er formanden, eller i dennes fravær, næstformandens stemme udslagsgivende. 7. Sekretariat Styregruppen kan, indenfor en af brugerklubbens generalforsamling nærmere fastsat økonomisk ramme, indgå aftale med sekretariatet om at varetage administrative opgaver. Udgifterne til varetagelsen af de administrative opgaver finansieres af ERISDA- Brugerklubbens indmeldelsesgebyrer og kontingenter, jf. pkt. 9. 4
8. Daglig ledelse Den daglige ledelse af brugerklubben varetages af styregruppen samt det tilknyttede sekretariat. 9. Kontingent ERISDA-Brugerklubbens formue tilvejebringes via indmeldelsesgebyr og medlemskontingent. Styregruppen udarbejder årligt forslag til generalforsamlingen til indmeldelsesgebyr og medlemskontingent. Ordinært kontingent opkræves i marts måned og skal betales senest 14 dage efter. Ved optagelse af nye medlemmer af ERISDA-Brugerklubben betales indmeldelsesgebyr og/eller medlemskontingent. Miljøstyrelsen betaler hverken indmeldelsesgebyr eller årligt kontingent jf. takstblad (Bilag A). 10. Opsigelse Opsigelse af medlemskab samt reduktion i antallet af anlæg skal ske skriftligt til sekretariatet med 1 måneds varsel til ophør med udgangen af kontingentperioden. I tilfælde af opsigelse er brugeren berettiget til at modtage et udtræk af egne data samt en program fil af seneste version af ERISDA. Hvis et medlem udmeldes af ERISDA-Brugerklubben tilbagebetales der ikke indmeldelsesgebyr og kontingent, og det pågældende medlem har ikke andel eller rettigheder i forhold til ERISDA-Brugerklubbens evt. formue og overskud. 11. Regnskab og budget Brugerklubbens regnskabsår går fra 1. januar til 31. december. Årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabspraksis og underskrives af Styregruppens formand. Styregruppen skal udarbejde budgetforslag til fremlæggelse for det kommende regnskabsår jf. pkt. 6.1. Eventuelt overskud fra et budgetår skal overføres til næste regnskabsår. 5
12. Revision Generalforsamlingen vælger en revisor blandt medlemmer til at revidere årsregnskabet. 13. Hæftelse Medlemmerne af ERISDA-Brugerklubben hæfter ikke for foreningens gæld, men alene med indmeldelses- og/eller kontingentbetalingen. 14. Vedtægtsændringer Vedtægtsændringer kan kun vedtages, hvis forslag herom er optaget på dagsordenen for generalforsamlingen. Til beslutning om ændring i nærværende vedtægter eller eventuel ophævelse af ERISDA- Brugerklubben kræves mindst 2/3 majoritet af de tilstedeværende medlemmer. Opnås der på generalforsamlingen ikke 2/3 majoritet for en vedtægtsændring, kan Styregruppen senest 4 uger efter sætte spørgsmålet om ændring i vedtægterne eller foreningens ophævelse til skriftlig afstemning blandt samtlige medlemmer af ERISDA- Brugerklubben. Vedtagelse kan da ske med 2/3 af de afgivne stemmer. 15. Opløsning Ved ophør af ERISDA-Brugerklubben overgår aktiver til andet tilsvarende formål eller et nærtbeslægtet formål efter generalforsamlingens beslutning. Ejerskabet til den oprindelige version af ERISDA overdrages til Miljøstyrelsen i tilfælde af opløsning af ERISDA-Brugerklubben. 16. Overgangsbestemmelser Således vedtaget på generalforsamling den 11. marts 2011 John Graversgaard, Formand for ERISDA-styregruppen 6
Bilag A - Takstblad Fastlæggelse af indmeldelsesgebyr og kontingent Vedtaget på generalforsamling i februar 2009 Hvert medlem af ERISDA-Brugerklubben betaler: Årligt kontingent: 25.000 kr. Gælder for første anlæg Årligt kontingent: 5.000 kr. Pr. efterfølgende anlæg Alle beløb er ekskl. moms. Tilsynsmyndigheder betaler et engangsbeløb: Indmeldelsesgebyr: 5.000 kr. Det årlige kontingent dækker: Oprettelse af brugerklubmedlemmets anlæg i ERISDA. Et nyt medlem har ret til 10 timers support det første år (forbrug herover faktureres brugeren) Max. 3 timers årlig support (forbrug herudover faktureres brugeren) Løbende vedligehold af ERISDA Prioriteret videreudvikling af ERISDA Evt. sekretariatsfunktion 7