Samlet Driftsudbud 2012 Matrixudbuddet for driftsperioden 2013-2017 Overskrifter Historik hvad gjorde vi før? Hvorfor retningsændring? Hvilke overvejelser og tiltag gik forud for Udbud 2012? Resultatet Hvor står vi nu? 1
Fakta Ca. 3.800 km statsveje, svarende til 5 % af det samlede offentlige vejnet i Danmark 45 % af vejtrafikken afvikles på statens veje Historik for drift i Vejdirektoratet - ultrakort 1998: Vejdirektoratet overtager drift fra amterne 1998: Første runde af driftsudbud 2002: Andet udbud. Partnering i Almen drift. 2006: Kontrakter forlænges/udvides, kommunalreformen. Fra 3 distrikter til 6 vejcentre. Udbud 2008: Partnering. Udbud 2012. Mest muligt initiativ til entreprenøren, dialogbaseret samarbejde. Tildeling: Laveste pris. 2
De første år: 1998-2002 Traditionelt samarbejde Begyndervanskeligheder Driftsopgaver Almen vejdrift Broteknisk vedligehold Belægningsreparationer Beredskab Vintertjeneste Vejbelysning og nødtelefoner Signaludstyr Trafikledelsessystemer Rådgivning Almen vejdrift: Renhold Grøfter og rabatter Brønde og ledninger Skilte Autoværn Beplantninger på strækninger Græsslåning Sideanlæg 3
2003 2012: Partnering Fokusområder som Fælles mål, accept af hinandens mål Åbenhed, ærlighed Gensidig tillid Løbende forbedringer fælles fokus på effektiviseringer, brug af incitamenter og bonus i samarbejdet Udvikling af entrepriserne Bundlinien: Partnering en stor succes Pilotprojekter dem kommer vi tilbage til Partnering før og efter 4
Analyse af Vejdirektoratet: Resultat = Effektiviseringer I løbet af 2009 analyseres Vejdirektoratet, og resultatet bliver effektiviseringskrav: - Entreprenørudgifter (20 mio. kr.) - Egne ressourcer (fra 220 til 180 medarbejdere i Drifts- og vedligeholdelsesområderne) Bedre indkøb Gør udbudsmaterialet lettere forståeligt Få kendskab til mængderne Tilpas indkøb til markedet Saml udbuddene tidsmæssigt, så der kan blive synergi ved at man kan byde på flere entrepriser samtidigt 5
Tidsplan 2009 Driftsstrategianalyse 2009 Ny indkøbsstrategi 2010 Nyt setup for for VD-drift (mest muligt initiativ til entreprenøren) 2010 Pilotprojekter 2011 Opstart, udbudsmateriale til matrixudbud 2011 Workshops med markedet 2011 Risikoanalyse April 2012 Udbud af samlet driftsudbud Juli 2012 Licitation Sept. 2012 Kontraktindgåelse 1/1 2013 Idriftsættelse Budgettet 2000 1800 1600 1400 1200 1000 800 Finanslovsbudget - forlænget til 2016 Finanslovsbudget 2011-2013+ McK 2014-2016 600 400 200 0 2011 2012 2013 2014 2015 2016 6
Ny organisation primo 2012 Fem tekniske hovedområder Opdelt i 362 kontrakter fordelt over 3 geografiske områder Mindre asfaltarbejder (genmarkering og mindre asfaltreparationer) 10 kontrakter Beredskab (akutberedskab 24 timers biler) 11 kontrakter Løbende vejdrift (renhold, skilte, autoværn, rastepladser, græsslåning, fejning, afvanding, etc.) 10 kontrakter Mekaniske og elektriske installationer (vejbelysning, signaler, fartvisere, pumper, trafikledelse, drift af bygværkstekniske installationerer, tunneler og klapbroer) 20 kontrakter Vintertjeneste (kørebaner, cykelstier, rastepladser, håndarbejde og specialmaskiner) 311 kontrakter Den kapitalbevarende vedligeholdelse af bygværker og belægninger udgår 7
Samlet driftsudbud 2012 Hoved område Fagområde Entrp.-størrelse mio. kr. Samlet antal entrepriser Drifts- og udbudsområder ND SD OD BEL Kørebaneafmærkning 9 5 1 1 1 1 1 BEL Asfaltreparationer 4 5 1 1 1 1 1 BER Akutberedskab ½-2 9 2 3 4 BER 24 timers biler ½ 2 1 1 LVD Vejdrift 35-80 5 1 1 1 1 1 LVD Vedligehold af autoværn 4-8 5 1 1 1 1 1 ME D&V af Bygværkstek. instal. og syst. 4-8 3 1 1 1 ME D&V af Trafikledelsessystemer 2 2 1 1 ME D&V af ydre Signaludstyr 2 3 1 1 1 ME D&V af Nødtelefoner 4 1 1 ME D&V af Vejbelysning 5 3 1 1 1 ME Fartvisere 4 3 1 1 1 ME D&V af pumper 2 1 1 ME D&V af klapbroer 4-8 4 3 1 VIN Vintertjeneste på kørebaner 1 97 20 17 32 13 15 VIN Vintertjeneste på stier ½ 67 15 13 14 14 11 VIN Vintertjeneste håndarbejde ½ 57 13 12 12 10 10 VIN Vintertjeneste på rasteplader ½ 33 4 4 14 7 4 VIN Vintertjeneste specialmaskiner ½ 32 5 4 12 6 5 Udbudsform Ét samlet tjenesteydelsesudbud Egnethedskriterier, der skal sikre at entreprenørerne kan løse de opgaver de får tildelt Tildelingskriteriet den samlet set laveste pris 3 måneders tilbudsperiode Stor omhu for at undgå klagesager 8
Mængderne Vi har registreret alle vores mængder. Og vist på det elektroniske kort, hvor de er. Vi har summeret alle mængderne på vejniveau og også summeret dem for hele entreprisen. Fra mængdefortegnelsen er der direkte link til tilbudslisten og til kortet, så man kan se hvor det enkelte element er. Man kan have det fulde overblik, når man regner priser - eller miste overblikket på grund af den megen information. Nu ved tilbudsgiver hvad han giver tilbud på og skal kunne lave. Kombinationen Mængdefortegnelse-Kort Alle mængder er vist på kort og lister (vejniveau) Direkte forbindelse til tilbudslister fra mængdefortegnelser Fuldt overblik under hele tilbudsgivningen TBL-LVD-DRI-ND-1-2012-05-31.xlsx 9
Virksomhedsoverdragelse Der gennemføres virksomhedsoverdragelse for personalet ~ Der har arbejdet ved Vejdirektoratets klapbroer ~ Der har arbejdet ved Lillebæltsbroen ~ Der har arbejdet ved Vejdirektoratets tunneller ~ Der har arbejdet på vejdriftentrepriserne ~ Der har arbejdet som vejtilsyn i Vejdirektoratet NYT i Samlet driftsudbud 2012 Mest muligt initiativ til entreprenøren Flere opgaver på tilstandskrav Egen planlægning af flere arbejder til udførelseskrav Entreprenør får ansvar for registrering Entreprenør får ansvar for indrapportering til JobManager Entreprenør får ansvar for planlægning og igangsætning Entreprenør får ansvar for budgetoverholdelse 10
NYT i Samlet driftsudbud 2012 Samarbejde Dialogbaseret samarbejde (partnering-erfaringen) Procesoptimeringer Gennemførelse i regning, med tilbudspris som loft (maxpris) (gælder kun for løbende vejdrift og autoværnsvedligehold) Virksomhedsoverdragelse Ingen sikkerhedsstillelse i driftsentrepriser Samlet driftsudbud 2012 Løbetid og reguleringer Kontraktløbetid - 5 år Forlængelsesoption på 2 år - i enighed Fastprisperiode ½ år i drift og asfaltrep. - årlig regulering Fastprisperiode 1 år i vintertjeneste - årlig regulering 11
NYT i driftsudbud 2012 Egnethedsundersøgelse og tildeling Egnethed måles på firmaets erfaring og evner - Økonomisk til at overtage en eller flere entrepriser - Teknisk til at være faglig og kunne styre Men ikke på om de har mandskab og maskiner nu! Og så tildeler vi efter laveste pris Tildelingsmodel Der kan gives tilbud på enkelt entrepriser Der kan gives rabat på alle kombinationer af entrepriser Man skal selv sammensætte de kombinationer som man giver rabat på Næsten ingen restriktioner på hvordan man kan kombinere entrepriser Man kan ikke få alle 5 ens entrepriser i vejdrift og autoværnsvedligehold VD vælger de kombinationer, der samlet set er billigst for Vejdirektoratet 12
Tildelingsform - Tilbudssamleliste Licitation og tildeling Licitationen er offentlig Alle enkeltilbud bortset fra vintertilbud bliver læst op Alle enkelttilbud bliver samlet i en oversigt og lagt på Vejdirektoratets køberprofil Alle tilbud inkl. kombinationer bliver offentliggjort på Vejdirektoratets køberprofil Vejdirektoratet samarbejder med et internationalt konsulentfirma TradeExtensions om beregning af tilbuddene med den samlet set laveste pris. 13
Licitationsresultat Resultatet er offentliggjort på http://leverandorportal.vd.dk Total 1.142 tilbud fra 150 bydende Behov for den helt store regnemaskine samarbejde med Trade Extensions for at finde tilbudskombination med samlede laveste pris for VD Licitationsresultat Samlet resultat: 456 mio. kr. (Bygherreoverslag 507 mio. kr.) Ca. 30 mio kr. i effektivisering DRI indfrier forventningerne Bedre Bestiller 14
Hoved- og fagområde Resultat af licitation 3. juli 2012, leverandører angivet I parentes Norddanmark (ND) Syddanmark (SD) Østdanmark (OD) 1 N 2 S 3 4 Sjælland 5 Hovedstaden ND1 ND2 SD1 SD2 SD3 OD1 OD2 OD3 OD4 BEL Kørebaneafmærkning 1,4 (32) 1,0 (32) 2,5 (32) 1,3 (32) 1,6 (32) BEL Asfaltreparationer 5,2 (33) 3,7 (33) 8,1 (33) 5,5 (33) 9,3 (12) BER Akutberedskab 1,5 (25) 0,3 (25) 1,1 (25) 1,7 (25) 0,9 (25) 1,5 (25) 0,3 (25) 1,1 (25) 1,7 (25) BER 24 timers biler 0,3 (25) 0,6 (25) LVD Vejdrift 23,6 (4) 21,0 (4) 37,7 (4) 31,7 (36) 38,2 (70) LVD Vedligehold af autoværn 5,1 (4) 2,1 (4) 7,6 (4) 3,3 (4) 5,9 (15) ME D&V af Bygværkstek. instal. og syst. 5,3 (71) 1,9 (71) 2,3 (71) ME D&V af Trafikledelsessystemer 0,2 (46) 3,9 (71) ME D&V af ydre Signaludstyr 1,6 (73) 1,1 (73) 2,4 (73) ME D&V af Nødtelefoner 2,3 (71) ME D&V af Vejbelysning 3,4 (9) 3,3 (9) 5,2 (17) ME Fartvisere 0,3 (73) 0,3 (63) 0,2 (73) ME D&V af pumper 0,4 (46) ME D&V af klapbroer 4,1 (11) 2,0 (5) 2,5 (11) VIN Vintertjeneste på kørebaner 20,7 (18, 22, 28, 29, 36, 40, 41, 48, 50, 61, 64, 67, 79) 18,1 (8, 18) 33,7 (1, 7, 8, 10, 18, 20, 24, 36, 42, 44, 47, 49, 51, 52, 53, 65, 72, 76, 78) 16,5 (3, 18, 36, 62, 77) 19,2 (2, 3, 14, 18, 34, 80, 81) VIN Vintertjeneste på stier 2,6 (6, 36, 45, 55, 60, 74, 82) 2,5 (36) 2,8 (24, 36, 60) 2,8 (30, 31, 35, 36, 37, 38 39, 59, 66) 1,9 (13, 19, 27, 36, 43) VIN Vintertjeneste håndarbejde 1,1 (6, 36, 54, 60) 1,0 (36) 1,0 (36, 60) 1,1 (36) 0,6 (27, 35, 43, 57) VIN Vintertjeneste på rasteplader 0,7 (36) 0,7 (36) 3,1 (4) 1,5 (36) 0,9 (21, 36, 43) VIN Vintertjeneste specialmaskiner 0,4 (36, 74, 75) 0,5 (36) 1,5 (36) 0,6 (30, 36, 38, 56) 0,6 (23, 36, 69) Hoved- og fagområde Resultat ved licitationen den 3. juli 2012 - Leverandører Norddanmark (ND) Syddanmark (SD) Østdanmark (OD) 1 N 2 S 3 5 Hovedstaden 4 Sjælland ND1 ND2 SD2 OD1 OD2 OD3 OD4 SD1 SD3 Guide-lines Guide-lines Guide-lines Guide-lines Guide-lines BEL Kørebaneafmærkning BEL Asfaltreparationer Gustav Gustav Gustav Gustav Colas BER Akutberedskab Falck Falck Falck Falck Falck Falck Falck Falck Falck BER 24 timers biler Falck Falck LVD Vejdrift Arkil Arkil Arkil HedeDK STH LVD Vedligehold af autoværn Arkil Arkil Arkil Arkil Dansk Auto-Værn ME D&V af Bygværkstek. instal. og syst. Strøm Hansen Strøm Hansen Strøm Hansen ME D&V af Trafikledelsessystemer K&L Strøm Hansen ME D&V af ydre Signaludstyr Swarco Swarco Swarco ME D&V af Nødtelefoner Strøm Hansen ME D&V af Vejbelysning Bravida Bravida DONG ME Fartvisere Swarco Olsen Eng. Swarco ME D&V af pumper K&L ME D&V af klapbroer BV System AZAndersen BV System VIN Vintertjeneste på stier HedeDK, 6, 45, 55, 60, 74, 82 HedeDK HedeDK, 24, 60 HedeDK, 30, 31, 35, 37, 38 39, 59, 66 HedeDK, 13, 19, 27, 43 VIN Vintertjeneste håndarbejde HedeDK, 6, 54, 60 HedeDK HedeDK, 60 HedeDK 27, 35, 43, 57 VIN Vintertjeneste på rasteplader HedeDK HedeDK Arkil HedeDK HedeDK, 21, 43 15
Er succeskriterierne nået? - Entreprenørudgifter (20 mio. kr.) - Egne ressourcer (fra 220 til 180 medarbejdere) - Udbudsmaterialet lettere forståeligt - Styr på mængderne - Tilpas indkøbene til markedet - Saml udbuddene tidsmæssigt synergi/rabatmuligheder Set fra en lidt anden vinkel..den interne rejse i DRI Fra mindre projektteams/faggrupper med egne udbud... til stort fælles projekt matrixudbuddet, med fælles mål, fælles fokus, fælles fodslag, helhed og synergi Èn samlet driftsdivision, der leverer varen Engagement Kompetence Samarbejde Bedre Bestiller Troværdighed Kreativitet 16
Forberedelserne, bl.a.. Uddannelse sessioner 1, 2 og 3 + workshop Udmøntning af mest mulig initiativ til entreprenøren Justering af Jobmanager Setup for kvalitetssikring KS app Håndtering af bodsbestemmelser Styringssetup for vejmandstilsynet Styringssetup - Overordnede mål Fagligt robuste afdelinger Skal kunne matche udfordringerne, både på kort og længere sigt to ben : Vejdrift + Trafikal drift Med DRI som DK s førende driftsherre omfatter robustheden, at alle afdelinger skal være med til at præge udviklingen Princip: Produktion udmøntes i driftsafdelingerne 17
Styringssetup - Overordnede mål Fokus på Bedre Bestiller Sikre mest hensigtsmæssigt styringssetup iht. entreprisetildeling fokus på synergi og optimering - for både entreprenøren og VD Entydigt ansvar for økonomi og faglig udmøntning - optimering af ressourcer, hurtige beslutningsprocesser, optimal (økonomi)styring Fokus på synergi og helheder i entreprisegennemførelsen Sikre ensartet tilstandsniveau på vejen Overordnet styringssetup Styringshierarki mellem VD og Entreprenør Styregruppemøder, frekvens 1-2 gange p.a. Ledelse + entrepriseleder fra både entreprenør og VD Entreprisemøder, frekvens ca. 8 gange p.a. Entrepriseleder + entreprisestyrere fra begge parter Daglig entreprisestyring Entreprisestyrer + entreprenører efter behov 18
Mest muligt initiativ til entreprenøren! Fra udbudsmaterialet: En række opgaver, som traditionelt har ligget hos driftsherren, er overført til entreprenøren. Det drejer sig fx om: arbejdsplan indrapporteringer i JobManager prioritering og igangsætning af jobs periodiske afrapporteringer opfølgning på økonomi idégenerering til og planlægning af procesoptimeringer Mest muligt initiativ til entreprenøren! Vejmandstilsyn Tilstandskrav Udførelseskrav ud fra rammebetingelser (ikke tag selv bord ) Planlagte arbejder Uplanlagte arbejder (typisk skader) Regningsarbejde rammebetingelser 19
Umiddelbare udfordringer! Fem måneder inde i entrepriserne. Først fokus på forventningsafstemning Fra marts-april fokus på kvalitetsopfølgning Fokus områder - Afklaring af udbudsmaterialet (entreprenøren udfordrer) - Niveau for KS, entreprenører/vejdirektoratet - Niveau for bodstilgivning - Balance mellem råderum og ønske om at agere ens - Uddannelse af entreprisestyrere Leverer vi varen? Entreprenørerne. Udfordringer - Administrative ressourcer - Balance mellem Vejmandstilsyn og vejmænd - Tilstandskrav - Joboprettelse - Kvalitetsstyring - Økonomioverblik - Initiativ til entreprenøren 20
Leverer vi varen? Vejdirektoratet. Udfordringer - Økonomisk ramme - Opfølgning, spørgsmål til udbudsmaterialet - Kvalitetsopfølgning - Sanktionering Konklusion Vi er på rette vej Men der er et stykke vej til målet endnu Spørgsmål? 21
Tak for opmærksomheden. 22