Vejdirektoratet Organisation og udbudsstrategi Per Simonsen

Transkript

1 Vejdirektoratet 2012 Organisation og udbudsstrategi Per Simonsen

2

3

4 Vejdirektoratets omsætning vejprojekter (mio.kr.) Mindre anlæg Større anlæg

5 Anlægsdivisionen kendetegnet ved10% egenproduktion Udstrakt brug af interne konsulenter Alle projekter vurderes for optimal udbudsform McKinsey strategi, projekter og besparelser

6 Vejdirektoratets projekter Stordriftsfordele Insourcing Udbudsstrategi Oversættelse Performance management STORDRIFTSFORDELE INSOURCING UDBUDSSTRATEGI STYRING AF RÅDGIVERE PERFORMANCE MANAGEMENT I TILSYN Justering af administrationsposten i budgetterne for projekter i den nuværende portefølje for til at inkorporere yderligere besparelse Udarbejdelse af plan for normering af ÅV og ressourcer for administrative funktioner med udgangspunkt i vurdering af skalerbarhed Udarbejdelse af plan for implementering så der kan ageres når volumenforudsætningerne kendes. Herunder planer for fastansættelse og oplæring af medarbejdere i såvel 'Projektering' og 'Tilsyn samt eventuelle nødvendige investeringer i HR kapacitet Fastsættelse af konkret udbudsstrategi for manglende udbud i nuværende portefølje Udarbejdelse af overordnet udbudsstrategi for kommende portefølje, som kan guide udbud af de enkelte projekter Oversættelse af udvalgte dele af vejregler til engelsk Udarbejdelse af mere konkrete opgavebeskrivelser og succeskriterier Revision af kontrakter til at indeholde ovenstående samt ambitiøse tidsplaner og mlepæle Etablering af fast rutine og intern kompetenceudvikling til at følge op på kontrakter og opgavebeskrivelse med rådgivere Indledningsvis indførsel af simpelt excel / papirbaseret system til at tracke antal og type af entreprenørfejl Indførsel af IT / tablet PC understøttet system til at tracke antal og typer af entreprenørfejl (hvilket bør ses i sammenhæng med øget digitalisering af tilsynet generelt) PTA-model Styring af rådgivere Systematisk informationsindsats overfor udenlandske leverandører Gradvis udvikling af medarbejdere i Vejdirektoratet til at kunne foretage den optimale afvejning af behovet for projektering ift konkrete risici i projektet Træning af projektledere i vigtigheden af løbende, uformel koordinering mellem faggrænseflader Fastlæggelse af koordineringsplaner med nuværende rådgivere for de enkelte projekter Justering af fremtidige kontrakter med rådgivere for at formalisere fora og processer til styrket koordinering Indførsel af systematisk opfølgning på entreprisefejl med entreprenørerne Justering af funktionsbeskrivelser til at indeholde specifikke evalueringskriterier samt pejlemærker for opgavevaretagelse (fx anslået tid i marken) Mere systematisk registrering af målopfyldelse (parallelt med øget registrering af entreprisefejl mhp vidensopsamling) Indarbejdelse af evalueringskriterier i det daglige arbejde samt i de eksisterende, faste medarbejderudviklingssamtaler Paradigmer Fortsættelse af arbejde med at kodificere løbende erfaringer i paradigmer for processer, samt styring af rådgivere og entreprenører Sikring af effektiv vidensudvikling mellem projekter som kan indarbejdes i paradigmer

7 Baggrunden McKinsey-rapporten Effektivisering via bedre driftsrutiner Effektivisering via bedre indkøb Beregning af efterslæb

8 Budgettet Finanslovsbudget - forlænget til 2016 Finanslovsbudget McK

9 Bedre indkøb Gør udbudsmaterialet lettere forståeligt Få kendskab til mængderne Tilpas indkøb til markedet Saml udbuddene tidsmæssigt, så der kan blive synergi ved at man kan byde på flere entrepriser samtidigt

10 Ny organisation

11 Samlet driftsudbud 2012 Hoved område Fagområde Entrp.-størrelse mio. kr. Samlet antal entrepriser Drifts- og udbudsområder ND SD OD BEL Kørebaneafmærkning BEL Asfaltreparationer BER Akutberedskab ½ BER 24 timers biler ½ LVD Vejdrift LVD Vedligehold af autoværn ME D&V af Bygværkstek. instal. og syst ME D&V af Trafikledelsessystemer ME D&V af ydre Signaludstyr ME D&V af Nødtelefoner ME D&V af Vejbelysning ME Fartvisere ME D&V af pumper ME D&V af klapbroer VIN Vintertjeneste på kørebaner VIN Vintertjeneste på stier ½ VIN Vintertjeneste håndarbejde ½ VIN Vintertjeneste på rasteplader ½ VIN Vintertjeneste specialmaskiner ½

12 Tidsplanen Januar 2012: Januar 2012: April 2012: Maj 2012: Juni 2012: Juli-september 2012: Oktober 2012: Oktober-december 2012: Januar 2013: Endelig beslutning om omfang Fornyet forhåndsmeddelelse Bekendtgørelse af udbud Formøde Licitation Tildeling Kontraktindgåelse Mobilisering Idriftsætning

13 Udbudsform Ét samlet tjenesteydelsesudbud Egnethedskriterier, der skal sikre at entreprenørerne kan løse de opgaver de får tildelt Tildelingskriteriet den samlet set laveste pris 3 måneders tilbudsperiode Stor omhu for at undgå klagesager

14 Virksomhedsoverdragelse Der gennemføres virksomhedsoverdragelse for personalet ~ Der har arbejdet ved Vejdirektoratets klapbroer ~ Der har arbejdet ved Lillebæltsbroen ~ Der har arbejdet ved Vejdirektoratets tunneller ~ Der har arbejdet på vejdriftentrepriserne ~ Der har arbejdet som vejtilsyn i Vejdirektoratet

15 NYT i Samlet driftsudbud 2012 Mest muligt initiativ til entreprenøren Flere opgaver på tilstandskrav Samlet udførelse af arbejder til udførelseskrav Entreprenør får ansvar for registrering Entreprenør får ansvar for indrapportering til JobManager Entreprenør får ansvar for planlægning og igangsætning Entreprenør får ansvar for budgetoverholdelse

16 NYT i Samlet driftsudbud 2012 Samarbejde Dialogbaseret samarbejde (partnering-erfaringen) Procesoptimeringer Gennemførelse i regning, med tilbudspris som loft (maxpris) (gælder kun for løbende vejdrift og autoværnsvedligehold) Virksomhedsoverdragelse Ingen sikkerhedsstillelse i driftsentrepriser

17 NYT i Samlet driftsudbud 2012 Løbetid og reguleringer Kontraktløbetid - 5 år Forlængelsesoption på 2 år - i enighed Fastprisperiode ½ år i drift og asfaltrep. - årlig regulering Fastprisperiode 1 år i vintertjeneste - årlig regulering

18 NYT i driftsudbud 2012 Egnethedsundersøgelse og tildeling Egnethed måles på firmaets erfaring og evner - Økonomisk til at overtage en eller flere entrepriser - Teknisk til at være faglig og kunne styre Men ikke på om de har mandskab og maskiner nu! Og så tildeler vi efter laveste pris

19 Tildelingsmodel Der kan gives tilbud på enkelte entrepriser Der kan gives rabat på alle kombinationer af entrepriser Man skal selv sammensætte de kombinationer som man giver rabat på Næsten ingen restriktioner på hvordan man kan kombinere entrepriser Man kan ikke få alle 5 ens entrepriser i vejdrift og autoværnsvedligehold VD vælger de kombinationer, der samlet set er billigst for Vejdirektoratet Tilbud skal afgives i regneark, så de kan overføres til tildelingsprogram

20 Tildelingsform - Tilbudssamleliste

21 Licitation og tildeling Licitationen er offentlig Alle enkeltilbud bortset fra vintertilbud bliver læst op Alle enkelttilbud bliver samlet i en oversigt og lagt på Vejdirektoratets køberprofil Alle tilbud inkl. kombinationer bliver offentliggjort på Vejdirektoratets køberprofil Vejdirektoratet samarbejder med et internationalt konsulentfirma TradeExtensions om beregning af tilbuddene med den samlet set laveste pris.

22 Samlet driftsudbud 2012 omfatter ALT man skal blot selv blande kortene ordentligt