RETNINGSLINIER FOR ANVISNING AF KOMMUNALE LOKALER 1. Hvem kan låne kommunens lokaler Foreninger i Skanderborg Kommune samt enhver af kommunens borgere, der ønsker at tage initiativ til et arrangement med deltagelse - primært - af andre af kommunens borgere. En forudsætning for at imødekomme ønske om lån af lokale vil være at lokalet anses for egnet til det ansøgte formål (lokalcentre og plejehjem anses som ikke-egnede til udlån) at benyttelsen er forenelig med lokalets primære anvendelse at arrangementet ikke har privat karakter at en myndig person påtager sig ansvar for, at lokalet afleveres i samme stand, som det modtages, og påtager sig eventuelt erstatningsansvar i tilfælde af krav om betaling af leje, at den ansvarlige person erklærer sig indforstået med at betale det forlangte beløb for skolelokalers vedkommende at benyttelse mandag til fredag kan være tilendebragt senest kl. 22.00 med mindre andet er aftalt for idrætshaller alle ugens dage senest kl. 23:00 med mindre andet er aftalt. 2. Anvisning af lokaler og udendørs anlæg I henhold til Folkeoplysningsloven gælder der en udvidet anvisningsforpligtelse over for initiativtagere inden for den frie folkeoplysende virksomhed. Her er det ikke kun kommunale lokaler og udendørsanlæg, der er omfattet af anvisningsforpligtelsen. Også lokaler, der tilhører Region Midtjylland eller Staten Gymnasiet, VUC m.v. der er beliggende i Skanderborg Kommune, kan anvises til folkeoplysende virksomhed. Lokalerne stilles vederlagsfrit til rådighed. Loven giver dog mulighed for at indføre gebyrordning efter nærmere fastsatte regler. Anvisning sker efter følgende prioritering Tidsrum: 8.00-15.00 Haller, gymnastiksale og øvrige lokaler 1. Kommunale institutioner (børn og unge) a. Skoler b. Øvrige 2. Foreningsaktiviteter for børn og unge 3. Foreningsaktiviteter for voksne 1
Tidsrum: 15.00-23.00 samt weekends Haller og gymnastiksale Øvrige lokaler 1. Foreningsaktiviteter for børn og unge 2. Kommunale institutioner (børn og unge) 3. Foreningsaktiviteter for voksne 4. Øvrige 1. Kommunale institutioner (børn og unge) a. Den kommunale musikskole b. Den kommunale ungdomsskole c. Øvrige 2. Foreningsaktiviteter for børn og unge 3. Folkeoplysende voksenundervisning 4. Øvrige Ved anvisning af lokaler, der er særlig egnede til folkeoplysende virksomhed for handicappede, skal anvisning til sådan virksomhed dog normalt ske før anden anvisning. 3. Benyttelse af kommunale lokaler Vederlagsfri benyttelse Benyttelse af lokaler efter denne ordning er i princippet vederlagsfri for kommunale institutioner og foreninger hjemmehørende i Skanderborg Kommune, når følgende betingelser er opfyldt: arrangementet må ikke være kommercielt til arrangementet må der ikke opkræves entré undtaget er enkeltstående arrangementer afholdt af en lokal folkeoplysende forening med det formål at skaffe midler til foreningens arbejde. Foreningen forestår selv tilsyn, oprydning og rengøring, så lokalerne afleveres i samme stand som ved modtagelsen. Betaling for benyttelse Hvis der anvises lokaler til foreninger, der ikke er hjemmehørende i Skanderborg Kommune samt til privatejede institutioner, opkræves et lejebeløb som kompensation for udgifter til varme, el og vand, for slitage af bygninger og udstyr samt for rengøring og eventuel pedelbistand eller lignende udgifter, som påføres den kontraktstyrede enhed 1 som følge af udlånet. 1 En kontraktstyret enhed er en kommunal institution med hvilken Skanderborg Kommune har tegnet kontrakt om driftsforhold. 2
Ved arrangementer, som måtte påføre kontraktholder 2 væsentlige øgede udgifter, kan der opkræves et beløb til dækning af udgifterne. Ved overnatnings- og stævnearrangementer, der ikke er omfattet af anvisningsforpligtelsen i henhold til Folkeoplysningsloven, kan kontraktholder opkræve et beløb til dækning af udgifterne. Priser for leje fremgår af takstblad, som det respektive fagudvalg godkender. Takstbladet revideres hvert år i forbindelse med den kommunale budgetlægning. Lejebeløb opkræves på kontraktholders foranledning, og afkræves af lånerne forud for udlånet. Det opkrævede beløb indtægtsføres til fordel for den kontraktstyrede enhed. 4. Ordensregler Brugerne skal følge de ordensregler, der er fastlagt for de lokaler, der anvises. Den ansvarlige for lokalelånet skal gøres bekendt med disse regler i forbindelse med udlånet. For så vidt angår inventar og udstyr, kan låneren benytte, hvad der befinder sig i lokalet med de undtagelser, som kontraktholder måtte finde fornødne af hensyn til inventarets og udstyrets primære anvendelse. Alle lokaler er omfattet af Skanderborg Kommunes rygepolitik. Øl, vin og spiritus må ikke forhandles eller indtages i de lånte lokaler og anlæg uden særlig tilladelse. Tilladelse skal gives af kontraktholder. Herudover skal låner selv sørge for at indhente eventuel fornøden spiritusbevilling ved politiet. Der ud over kan der gælde særlige regler for køb fra eventuelle cafeterier. Reklamer Regler for opsætning af reklamer besluttes lokalt af den enkelte institutions leder, halinspektør, bestyrelse eller brugerrepræsentation (se nedenfor). Reklameindtægter disponeres af den enkelte kontraktholder, bestyrelse eller brugerrepræsentation under hensyn til driften af den kontraktstyrede enhed og de lokale brugere/foreninger, der benytter stedet. 5. Procedure for udlån Enkeltstående udlån Ansøgning om lån af et lokale foretages så vidt muligt mindst 14 dage før tidspunktet for lånet ved henvendelse til kontraktholder. Sæsonudlån Ved ansøgning om lokalelån, der strækker sig over en hel sæson, er der centralt fastsatte ansøgningsfrister. Der annonceres hvert år om denne frist. 2 Kontraktholder er den ansvarlige leder af en given kommunal institution med hvilken Skanderborg Kommune har tegnet kontrakt om driftsforhold. 3
Sæson strækker sig fra 1. august til 1. april med mindre andet er aftalt. Skal et lokale i den periode, hvori det af folkeoplysningsudvalget er anvist til folkeoplysende virksomhed, undtagelsesvis (max. 5 dage for skoler, der anvender det pågældende lokale til undervisning) benyttes til dets primære brug, skal den kontraktstyrede enhed eller Kommunen senest en måned for inden varsle det til den forening, der har fået stillet lokalet til rådighed. Nærmere kriterier for tildeling af timer i gymnastiksale og idrætshaller udarbejdes som særskilt tillæg. Udlån af lokaler i skoleferier Når særlige forhold taler derfor, kan kommunen samle anvisningen af lokaler geografisk og i kortere samlede åbningsintervaller. Ved særlige forhold forstås navnlig ferieperioder, weekender og tidlige eller sene tidspunkter af døgnet, hvor de lokaler, der er til rådighed, ikke udnyttes fuldt ud. For enkeltstående udlån af haller og andre lokaler i skoleferierne, skal ansøgning fremsendes mindst 4 uger før feriens start. Krav til lokaleansøgninger Ved ansøgning skal låner give de nødvendige oplysninger til kontraktholder og ansøgningsskema skal udfyldes. Åbne-lukke funktion Kontraktholder har ansvaret for tilgængeligheden til de anviste lokaler. Bookingsystem Ved etablering af fælles kommunalt bookingsystem til koordination og sikring af maksimal udnyttelse af kommunens lokaler, haller og sale forpligtes kontraktholder til aktivt at bidrage til registrering af aktiviteterne. Fagsekretariatet for Kultur og Fritid prioriterer, koordinerer og har ansvar for driften. Brugerrepræsentation Er der i relation til den kontraktstyrede enhed oprettet en brugerrepræsentation eller har man lokalt ønske om det, er det muligt for denne at få indflydelse på: 1. Lokale regler for opsætning af reklamer herunder benyttelse af eventuelle reklameindtægter. 2. Organiseringen og driften af den lokale kiosk eller cafédrift. 3. Sæsonudlån i relation til den enkelte institution. 4. Budgetlægning og regnskab. En brugerrepræsentation kan tage del i organiseringen af det frivillige arbejde omkring den kontraktstyrede enhed og udgøres af de foreninger og institutioner, der står som de primære brugere af stedet. 4
I forbindelse med lokaler, haller og sale i tilknytning til skole er brugerrepræsentationen kompetencemæssigt underordnet den lokale skolebestyrelse. Kontraktholder fastlægger rammerne for brugerrepræsentationens indflydelse. 6. Kompetence til at udlåne lokaler Enkeltstående udlån Anvisning af lokaler, haller og sale varetages af den kontraktstyrede enhed. Sæsonudlån Anvisning af lokaler, haller og sale foregår ved koordination mellem kontraktholder og Fagsekretariatet for Kultur og Fritid. Afmelding af tildelte timer Ansøgere, der har fået tildelt lokaler, har pligt til at meddele kontraktholder, hvis der ikke gøres brug af lokalerne. Meddelelsen gives så snart ansøger er klar over, at lokalet ikke skal benyttes. Folkeoplysningsudvalget kan efter skriftligt varsel inddrage tilladelsen til at benytte lokaler, hvis det gentagne gange konstateres, at disse ikke udnyttes i rimeligt omfang. Klage Klager vedrørende udlån forelægges Folkeoplysningsudvalget til afgørelse. Klage over Folkeoplysningsudvalgets afgørelse kan inden 4 uger fra afgørelsens meddelelse indbringes for kommunalbestyrelsen. 7. Misligholdelse Udelukkelse Kontraktholder/kommunen har kompetencen til at udelukke lånere, såfremt disse har gjort sig skyldige i misbrug, aftalebrud m.v. Erstatning Kontraktholder fastsætter eventuel erstatning for skader forvoldt af låneren i forbindelse med det enkelte udlån. Dog kan Fagsekretariatet for Kultur og Fritid træffe beslutning om visse erstatningskrav (større, af principiel karakter eller lignende). Eventuel erstatning opkræves af kontraktholder. Der henvises i øvrigt til gældende forsikringsforhold. 8. Særlige forhold vedrørende selvejende institutioner Ovenstående retningsliner gælder også selvejende haller. 5
AFSLUTTENDE BEMÆRKNINGER: Nærværende retningslinier er godkendt af Folkeoplysningsudvalget den 22. november 2007 og vedtaget af Kultur- og Borgerserviceudvalget, den 29. november 2007. Retningslinierne har virkning fra den 1. januar 2008 og træder i stedet for tidligere retningslinjer og reglementer på området. Nærværende retningsliner tages senest op til revision i februar 2009. 6