Ekstern Referat Organisationsbestyrelsen Mandag den 4. maj 2015, kl. 16.30 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 18
Indholdsfortegnelse 1 Sager til endelig godkendelse...4 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den 11.02.2015...4 2 Sager til drøftelse og endelig godkendelse...4 2.1 Fremlæggelse af revisonsprotokol... 4 2.2 Godkendelse af årsregnskaber 2014... 4 3 Efterretningssager...5 3.1 Råbalance...5 3.2 Restancelister...5 3.3 Total anvist husleje... 5 3.4 Huslejerykkere...5 3.5 Oversigt venteliste... 5 3.6 Orientering om ledige lejemål...5 3.7 Intrum Justitia... 5 3.8 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling... 6 4 Landsbyggefondsmidler m.v.... 6 4.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret...6 4.2 Ansøgning afdeling 15 Petersborg 29-55 nyt gårdanlæg...6 4.3 Dispositionsfonden... 6 5 Renoverings-/Byggesager... 7 5.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej... 7 5.2 Renoveringsprojekt afdeling 9 Tøndervej 107-137... 7 5.3 Renoveringsprojekt afdeling 12 Hesseldam 1-9, 2-36... 7 5.4 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96...7 6 Nybyggeri...7 6.1 Campus - Aabenraa...7 7 Høje Kolstrup... 8 7.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe boligsocial...8 8 Foreningsanliggender... 8 8.1 Salus Boligadministration... 8 8.2 8. kreds... 8 9 Bestyrelsesanliggender...8 9.1 Generalforsamling 2015... 8 9.2 75 år 2016... 9 9.3 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26...9 9.4 Aabenraa Fjernvarme... 9 9.5 Evaluering informationsmøde for beboere... 10 10 Orientering fra nedsatte udvalg... 10 10.1 Bladudvalg Almen Nyt... 10 10.2 Bladudvalg Nyt fælles beboerblad...11 11 Medlemsanliggender...11 11.1 Intet...11 12 Love og cirkulærer... 12 12.1 BL-Informerer...12 12.2 Landsbyggefonden... 12 13 Beboeranliggender...12 14 Personaleforhold lukket punkt... 13 14.1 Administration... 13 Side 2 af 18
14.2 Teknisk afdeling... 13 14.3 Arbejdsmiljøgruppe...13 14.4 Samarbejdsudvalg...13 14.5 Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB...14 15 Håndværkergården...14 15.1 Administration... 14 15.2 Forretningsudvalg håndværkergården... 15 16 Afdelingsanliggender...15 16.1 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup...15 17 Fælleskurser... 15 18 Eventuelt... 16 19 Andet...16 19.1 Kalender...16 19.2 Næste møde(r)... 16 Indkaldt: Ansatte: Afbud: Søren Duus, Inge Jørgensen, Erling Jørgensen, Anne Grete Madsen, Poul Jensen, Laila Bøttcher, Harry Asmussen Jimmy Povlsen (ref) Erling Jørgensen og Harry Asmussen Side 3 af 18
1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den 11.02.2015 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Til endelig godkendelse Godkendt og underskrevet 2 Sager til drøftelse og endelig godkendelse 2.1 Fremlæggelse af revisonsprotokol Statsautoriseret revisor, Deloitte gennemgår revisionsprotokol for regnskabsåret 2014. BILAG - Revisionsprotokol udkast Til godkendelse. Revisionsprotokolat godkendt og underskrevet. Revisor fremhævede den negative udvikling i hovedforening og nogle af afdelingerne. 2.2 Godkendelse af årsregnskaber 2014 Bestyrelsens godkendelse af årsregnskaber for 2014 - Hovedforeningen og afdelingerne. BILAG Årsregnskab hovedforeningen BILAG Årsregnskab for afdelingerne Til godkendelse. Godkendt og underskrevet. Side 4 af 18
3 Efterretningssager 3.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 3.2 Restancelister BILAG Orientering om restancelister april 2015 BILAG Restance i procent 3.3 Total anvist husleje BILAG Anvist husleje 2015 maj 2015 3.4 Huslejerykkere BILAG Huslejerykkere 2015 3.5 Oversigt venteliste BILAG Oversigt venteliste AAAB marts 2015 BILAG Oversigt venteliste AAAB april 2015 3.6 Orientering om ledige lejemål BILAG ledige lejemål marts 2015 BILAG ledige lejemål april 2015 3.7 Intrum Justitia BILAG - Orientering om inkassosager pr. 01.04.2015 Side 5 af 18
3.8 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Status igangværende byggesager - 13.04.2015 - Teknisk afdeling BILAG Status igangværende byggesager 4 Landsbyggefondsmidler m.v. 4.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden 4.2 Ansøgning afdeling 15 Petersborg 29-55 nyt gårdanlæg Punktet udsættes til næste møde. 4.3 Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling Side 6 af 18
5 Renoverings-/Byggesager 5.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej Punktet udsættes til næste møde 5.2 Renoveringsprojekt afdeling 9 Tøndervej 107-137 Punktet udsættes til næste møde 5.3 Renoveringsprojekt afdeling 12 Hesseldam 1-9, 2-36 Punktet udsættes til næste møde 5.4 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Punktet udsættes til næste møde 6 Nybyggeri 6.1 Campus - Aabenraa Der er i samarbejde med Kuben Management udarbejdet en forhånds tilkendegivelse til Aabenraa Kommune, om at AAAB kan være interesseret i at opføre, op mod 30-40 nye ungdomsboliger / små familieboliger ved det nye Campus område. Materialet er indsendt inden 01.02.2015, som var sidste frist for indgivelse af forhåndstilkendegivelse i 2015. Se bilag. Side 7 af 18
7 Høje Kolstrup 7.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe boligsocial Punktet udsættes til næste møde. 8 Foreningsanliggender 8.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. 8.2 8. kreds Kredsrepræsentanter, direktører og forretningsførere ekskursion til Ålborg den 8. og 9. maj 2015. Søren Duus og Inge Jørgensen er tilmeldt. Der afholdes fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) i efteråret 2015. 9 Bestyrelsesanliggender 9.1 Generalforsamling 2015 Generalforsamling onsdag den 20. maj 2015, kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal. Deadline for forslag 2 uger før mødedato. Dato for deadline er 06.05.2015. Eventuel forslag om sammenlægning af afdelinger - se punkt 9.5 her i dagsorden. BILAG Indkaldelse/dagsorden Side 8 af 18
9.2 75 år 2016 Historie er en almen boligorganisation, der blev stiftet den 12. september 1941. Der blev tegnet ialt 26 medlemmer. Det første byggeri blev vedtaget på foreningens generalforsamling den 20. januar 1942. Festudvalg: Søren Duus, Inge Jørgensen, Jimmy Povlsen, Mogens Jensen, Jens Peter Davidsen, Kirsten Petersen, Lillian C. Wind. Første møde for planlægning i festudvalget er den 01.06.2015. Til orientering. 9.3 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26 Vi forsøger at få højst mulig pris ved kommunen (dialog igang) men at det ikke skal forventes at vi kan få vurderingen. Evt. alternativ anvendelse af ejendommen vurderer jeg ikke realistisk. (JPW) Opfølgning: (gentagelse) Der er fremsendt oplæg til kommune omkring overtagelse. Lejemålene er ikke opsagt endnu. Kommunen afventer, at deres arbejde og plan for den fremtidige struktur for børneområdet, er på plads - formentlig primo 2015. Kommunen tager herefter stilling til om man fortsat vil eje eller købe. Intet nyt - Afventer tilbagemelding fra Kommunen (JPW). (Gentagelse). Punktet udsættes til næste møde. 9.4 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Intet at referere. Side 9 af 18
9.5 Evaluering informationsmøde for beboere Der er torsdag den 26.02.2015 afholdt informationsmøde for beboere, afdeling 1,7 og 15,31 og 25,29 vedrørende sammenlægning. Forslag om sammenlægning for afdeling 1 og 7 afdeling 15 og 31 afdeling 25 og 29 er på dagsorden til afdelingsmødet for respektive afdelinger. Afdeling 1: Kunne ikke vedtages på afdelingsmøde 27.04.2015 Afdeling 7: Vedtaget på afdelingsmøde den 13.04.2015 Afdeling 15: Afholder møde 06.05.15 Afdeling 31: Vedtaget på afdelingsmøde den 13.04.2015 Afdeling 25: Vedtaget på afdelingsmøde den 14.04.2015 Afdeling 29: Vedtaget på afdelingsmøde den 14.04.2015 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg Almen Nyt Almen Nyt - redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Ove Stahl Schmidt (KB) Ritha Helweg (KB) Anne Grete Madsen (AAAB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Udgivelsesdatoer: 2015: 12.06.2015 - Sidste udgave af Almen Nyt. Side 10 af 18
10.2 Bladudvalg Nyt fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Jan Feddersen (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Forventet udgivelsesdatoer: 2015: 09.2015 - elektronisk udgave 10.2015 - elektronisk udgave 12.2015 - elektronisk udgave 2016: 02.2016 - papir, varsling AAAB, SAB og SB 04.2016 - elektronisk udgave 06.2016 - papir, varsling KB, TB og TAB 09.2016 - elektronisk udgave 10.2016 - elektronisk udgave 12.2016 - elektronisk udgave Intet at referere. 11 Medlemsanliggender 11.1 Intet Side 11 af 18
12 Love og cirkulærer 12.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 1915 BSF undersøger problem med fugtsugende vindspærreplader 2015 Hjælp til økonomisk rådgivning i almene boliger. 2115 Ændring af sideaktivitetsbekendtgørelsen og driftsbekendtgørelsen vedrørende erhvervsarealer, fælleslokaler, socialøkonomiske virksomheder og oprettelse af nye boligorganisationer og institutioner. 12.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 670 Indberetning af ledige boliger pr. 1. april 2015 671 Indbetalinger til landsdispositionsfonden/årlig låneindberetning boligorganisattioner, kommuner, regioner og selvejende institutioner. 672 Årsberetning 2014 673 Radonsikring og renovering bør gå hånd i hånd. 13 Beboeranliggender Ingen indkomne sager Intet at referere. Side 12 af 18
14 Personaleforhold lukket punkt 14.1 Administration 14.2 Teknisk afdeling 14.3 Arbejdsmiljøgruppe 14.4 Samarbejdsudvalg Side 13 af 18
14.5 HSU udvalget: Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB Formand AAAB, Søren Duus Formand KB, Ove Stahl Schmidt Direktør AAAB og KB, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Administration KB, Christian Baagø Christenen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Næste mødedato: torsdag den 10. september 2015, kl. 15.00, Humlehaven. 15 Håndværkergården 15.1 Administration Lukket punkt Indstilling Lukket punkt Lukket punkt Side 14 af 18
15.2 Forretningsudvalg håndværkergården Forretningsudvalg Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), driftschef håndværkergården Morten Boe Sørensen (hvg), Jimmy Povlsen (SALUS). Næste møde i FU-udvalget er den 08.06.2015 Intet at referere. 16 Afdelingsanliggender 16.1 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Svarbrev fra Aabenraa Kommune vedrørende drift af stier gennem boligforenings områder på Høje Kolstrup. Se bilag. BILAG Svarskrivelse fra Aabenraa Kommune dateret 15.01.2015 Afventer tilbagemelding fra advokat. 17 Fælleskurser Budgetkursus Torsdag den 05.03.2015 Hotel Tønder Hus, Tønder Vedligholdelse og fraflytning Torsdag den 17.09.2015 Folkehjem, Aabenraa (afholdes hver 2. år) Introduktion for nyvalgte Torsdag den 01.10.2015 - Scandic Sønderborg Side 15 af 18
18 Intet at referere. Eventuelt 19 Andet Lasse Meldgaard, Meldgaard har sendt takkekort i forbindelse med LM 25 års jubilæum. Kurt Bech, Kuben Management 60 år. Reception afholdtes 17. april 2015. Der er sendt gavekurv (OSS afleveret) fra alle selskaber incl. SALUS. 19.1 Kalender Søren Duus har 25 års jubilæum som formand for AAAB. Reception den 28. maj 2015. Konfirmation Laila Bøttcher' søn, Mikkel - den 1. maj 2015 AAAB 75 års jubilæum 2016 19.2 Næste møde(r) Godkendt møderække 2015: Mandag den 04.05.2015 kl. 16.30 Onsdag den 24.06.2015 kl. 16.30 Mandag den 24.08.2015 kl. 16.30 Onsdag den 11.11.2015 kl. 16.30 Lørdag den 05.12.2015 Sted? Kl.? fælles juleafslutning AAAB + KB Fælles juleafslutning arrangeres i år af AAAB Mandag den 14.12.2015 kl. 16.30 fællesmøde AAAB + KB Side 16 af 18
Forslag til møderække 1. halvår 2016 Onsdag den 10.02.2016 kl. 16.30 Onsdag den 27.04.2016 kl. 16.30 revisor/årsregnskab Onsdag den 22.06.2016 kl. 16.30 Drøftelse af formiddagsmøder. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa AAAB, generalforsamling 2015: Onsdag den 20.05.2015 kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal Forslag til dato for afholdelse af generalforsamling 2016: Torsdag den 26.05.2016 kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal Andre arrangementer: Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Onsdag den 10.06.2015 kl. 16.00 Start Tøndervej 117, områdekontor - efterfølgende spisning på Sølyst Kro (referat udarbejdes af inspektør) KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. Tirsdag den 15.12.2015, kl. 14.15, Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen, Jutta Carstensen Æresmedlemmer AAAB Ledergruppen i SALUS. Forslag til dato for afdelingsbestyrelsesseminar fælles AAAB og KB: Torsdag den 10.03.2016 kl. 17.00, Folkehjem Aabenraa Godkendt. Side 17 af 18
Salus repræsentantskabsmøde 2015: Lørdag den 23. maj 2015 Aabenraa, / 2015 Søren Duus formand Inge Jørgensen næstformand Erling Jørgensen Anne Grete Madsen Poul Jensen Laila Bøttcher Harry Asmussen medarbejderrepræsentant http://webzone.salus-bolig.dk Side 18 af 18