Torvegade 74, 6700 Esbjerg Dato 16. februar 2017 Sagsid 17/4290 Sagsbehandler Pernille Sjørup Telefon direkte 76 16 18 61 E-mail pem@esbjergkommune.dk Retningslinjer for Fordelingsgruppen vedr. tildeling af kommunale faciliteter i Esbjerg Kommune 1. Retningslinjer: Retningslinjer for Fordelingsgruppen under Esbjerg Kommune fastsætter sæsonfordelingen af faciliteter til folkeoplysende foreninger i Kultur & Fritidsudvalgets regi. 2. Sæsontildelingen foretages af: Fordelingsgruppen for så vidt angår: Boldspilhaller Boldspilsale Svømmehaller Svømmesale Ishaller Administrativt for så vidt angår: Alle øvrige faciliteter Kunstgræsbaner 3. Tildeling af enkeltarrangementer: Tildeling af faciliteter til enkeltarrangementer foretages administrativt af henholdsvis Sport & Event Park Esbjerg og Børn & Kultur, et. 4. Gruppens sammensætning: Børn & Kultur: Formand Esbjerg Idrætsråd: 3 medlemmer Børn & Kultur: Observatør Sport & Event Park Esbjerg: Observatør Gruppen refererer til Børn & Kultur, et, som også fungerer som sekretariat for Fordelingsgruppen. 5. Fordelingskriterier Fordelingskriterierne finder anvendelse i prioriteret rækkefølge: Aktiviteter for handicappede. Aktiviteter for børn og unge under 25 år Antal børn og unge under 25 år i foreningen. Antal samlede foreningsaktive. Foreningens tildeling i forrige sæson. Områdefordeling. Der tages hensyn til lokale foreninger. Hjemmebane hensyn. Telefon 76 16 16 16 www.esbjergkommune.dk
6. Ansøgningsfrister: Den årlige ansøgningsfrist er den 15. februar for perioden august til og med juni efterfølgende år (skoleåret). Ansøgninger skal henholdsvis indberettes til Børn & Kultur / sendes til Sport & Event Park Esbjerg i henhold til ansøgningsfristen. Ansøgninger der modtages for sent, vil blive behandlet efter at fordelingen til rettidigt indkomne ansøgninger er behandlet. 7. Tidsplan: Planlægningsfasen: 15. februar til 31. marts. Der udarbejdes: Oversigt over de søgte timer Forslag til fordeling af timerne Materiale til fordelingsgruppen fremsendes senest 14 dage før det planlagte fordelingsgruppemøde. Beslutningsfasen: 1.april til 25. april. Der afholdes møde i Fordelingsgruppen i denne periode herunder også eventuel opfølgning. Oplysningsfasen: 1.maj til 15. maj. Foreningerne orienteres om den kommende sæsons fordeling af timer. 8. Kunstgræsbaner særlige forhold Fordelingen i forhold til kunstgræsbaner ses ud fra et geografisk større område (foreningens geografiske tilknytning). Fordelingskriterier: I forbindelse med træning følges fordelingskriterierne i punkt 7, dog har børn og unge under 25 år ikke særlig fordel ved tildeling af tider på kunstgræsbaner. I forbindelse med kampe tages der ved tildeling hensyn til følgende punkter, i ikke prioriteret rækkefølge: Antal samlede foreningsaktive Der tages højde for alder i forhold til spilletidspunkt Der tages højde for holdenes sportslige niveau Sæson kunstgræsbaner: Sæsoner på kunstgræsbaner i forhold til træning: 1. Vintersæson fra uge 43 til 31. december. 2. Vintersæson fra 1. januar til 31. marts. Sommersæson fra 1. april til og med uge 42. - 2 -
Træning kl. 16:00-22:00 mandage til fredage opdeles i blokke á 1½ time, således at der er 4 træningsblokke. Træning kl. 8:00-12:00 lørdag og søndag er á 1 times varighed, således at der er 4 træningsblokke. Særligt vedr. banen på Gl. Vardevej: Der er forlods reserveret træningstider til eliten. Eliten er defineret som Superliga/Division, reserveholdet til superliga/division, U19 Drenge Liga, U17 Drenge Liga, U16 Drenge Elite og U15 Drenge Elite, samt Eliteidrætsklasserne. De resterende tider på banen indgår i hovedfordelingen. Eliten og Eliteidrætsklasserne skal give besked om ønsker til træningstid samtidig med klubberne med incitament. Der kan gives besked for en længere periode eks. et helt skoleår. Sæsoner på kunstgræsbaner i forhold til kampe: Uge 43 til 31. december. 1. januar til og med uge 6. Uge 7 til 31. marts. 1. april til og med uge 42. Lørdag og søndag i tidsrummet kl. 12:00-20:00 er reserveret til kampafvikling med mulighed for afvikling af fire kampe pr. dag. Hvis der er behov, kan tidsrummet udvides til kl. 22:00. Banerne kan bookes i skoleferier. Der kan ske afbookinger pga. vejret. Incitamentsordning: Der er maks. 18 incitamentstimer til foreninger, der har medfinansieret anlæg af en bane. Foreningens medfinansiering skal være på 50% eller mere for at have ret til 18 incitamentstimer. Er medfinansieringen mindre end 50% reduceres antallet af incitamentstimer i forhold til andel af medfinansiering. Ved flere medfinansierende foreninger er der 18 incitamentstimer til fordeling mellem foreningerne. Kan foreningerne ikke indbyrdes blive enige om en fordeling, fordeles incitamentstimerne mellem foreninger jf. deres indskud og tidspunkterne efter de generelle fordelingsregler. Foreninger med incitament kan placere timerne mandag til fredag kl. 16:00-22:00 eller lørdag og søndag kl. 8:00-12:00. Foreninger med incitament er ikke forpligtet til at benytte samtlige incitamentstimer pr. uge. Incitamentsordningen bortfalder 5 år efter banen er taget i brug ved en sæsons afslutning. Fusioneres en medfinansierende forening med en ny forening overgår incitamentet til den nye forening. Nedlægges en medfinansierende forening bortfalder incitamentstimerne. Foreninger med incitament skal melde incitamentstimer ind senest 1. august for 1. vintersæson, 1. november for 2. vintersæson og 15. januar for sommersæson. - 3 -
Meldes der ikke incitamentstimer ind, indgår samtlige timer i den generelle fordeling. Tidsplan: Der arbejdes ud fra følgende tidsplan ved fordeling af tider på kunstgræsbaner. Ansøgningsfrister: Ansøgningsfrister på kunstgræsbaner ift. træning: 1. Vintersæson fra uge 43 til 31. december. Ansøgningsfrist 15. august 2. Vintersæson fra 1. januar til 31.mart. Ansøgningsfrist 15. november Sommersæson fra 1. april til og med uge 42. Ansøgningsfrist 1. februar Ansøgningsfrister på kunstgræsbaner ift. kampe: Uge 43 til 31. december. Ansøgningsfrist 15. august 1. januar til og med uge 6. Ansøgningsfrist 15. november Uge 7 til 31. marts. Ansøgningsfrist 15. januar 1. april til og med uge 42. Ansøgningsfrist 1. februar Ansøgninger skal henholdsvis indberettes til Børn & Kultur / sendes til Sport & Event Park Esbjerg i henhold til de nævnte ansøgningsfrister. Ansøgninger der modtages for sent, vil blive behandlet efter at fordelingen til rettidigt indkomne ansøgninger er behandlet. Beslutnings- og oplysningsfasen: Forslag til fordeling udarbejdes administrativt af henholdsvis Børn & Kultur og Sport & Event Park Esbjerg. Forslag godkendes af formanden for Fordelingsudvalget. Fordelingsgruppen indkaldes til møde ved behov. Svar til ansøgende foreninger sendes senest 10 hverdage efter ansøgningsfristen. Klager: Der henvises til de generelle klageregler i afsnit 9. Klager i forbindelse med kampe vil blive taget til efterretning og behandlet, men foreningen kan ikke forvente, at der sker ændringer i den allerede foretagne tildeling af tider til kampe. Dette er af hensyn til foreningernes planlægning af kampe. 9. Klager: Der vil sammen med informationerne omkring tildelte tider være vedhæftet en klagevejledning indeholdende en deadline for indsendelse af klage. Klager over fordelingen af faciliteter sendes til Børn & Kultur, et. Eventuelle klager vil blive behandlet senest 14 dage efter deadline for indsendelse af klager. Indtil alle klager er færdigbehandlede, kan der i sjældne tilfælde ske ændringer i de allerede tildelte tider. 10. Ændring af retningslinjer: - 4 -
Kultur & Fritidsudvalget har den 2. juni 2014 fået delegeret kompetencen til at foretage ændringer i retningslinjerne for Fordelingsgruppen. Reviderede retningslinjer er godkendt i Kultur & Fritidsudvalget den 28. marts 2017. - 5 -