Ekstern Referat Organisationsbestyrelsen mandag den 1. september 2014, kl. 16.30 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 18
Indholdsfortegnelse 1 Godkendelse af protokol...3 1.1 Bestyrelsesmøde den 16.06.2014...3 1.2 Fremlæggelse af revisonsprotokol...3 2 Efterretningssager...5 2.1 Råbalance...5 2.2 Restancelister...5 2.3 Oversigt venteliste...5 2.4 Orientering om ledige lejemål...5 2.5 Intrum Justitia...5 2.6 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling...6 3 Landsbyggefondsmidler m.v....6 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret...6 3.2 Dispositionsfonden...6 4 Renoverings-/Byggeskadesager...6 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1...6 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 9...7 4.3 Renoveringsprojekt afdeling 12...7 4.4 Renoveringsprojekt afdeling 16...7 5 Nybyggeri...8 6 Høje Kolstrup...8 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe boligsocial...8 6.2 Beboerdemokrati...8 7 Foreningsanliggender...9 7.1 Salus Boligadministration...9 7.2 8. kreds...9 8 Bestyrelsesanliggender...9 8.1 Personalehåndbog...9 8.2 Etisk spørgeskema...10 8.3 Nybyggeri Cimbria grund, Aabenraa...10 8.4 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd- 26...10 9 Medlemsanliggender...11 9.1 Intet...11 10 Love og cirkulærer...11 10.1 BL-Informerer...11 10.2 Landsbyggefonden...11 11 Orientering fra nedsatte udvalg...12 11.1 Bladudvalg Almen Nyt...12 12 Beboeranliggender...12 13 Personaleforhold lukket punkt...12 13.1 Administration...12 13.2 Teknisk afdeling...13 13.3 Ejendomsfunktionærer...13 13.4 Arbejdsmiljøgruppe...14 13.5 Samarbejdsudvalg...14 13.6 Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB...14 14 Håndværkergården...15 14.1 Administration...15 14.2 Forretningsudvalg...15 Side 2 af 18
15 Afdelingsanliggender...15 15.1 Markvandring i afdelinger...15 15.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup...16 15.3 Skadesoversigt...16 16 Fælleskurser...16 17 Eventuelt...17 17.1 Kalender...17 17.2 Næste møde(r)...17 Indkaldt: Søren Duus, Inge Jørgensen, Erling Jørgensen, Anne Grete Madsen, Poul Jensen, Laila Bøttcher, Harry Asmussen Ansatte: Afbud: Jimmy Povlsen (ref) Ingen afbud 1 Godkendelse af protokol 1.1 Bestyrelsesmøde den 16.06.2014 Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Godkendt og underskrevet 1.2 Fremlæggelse af revisonsprotokol Gennemgang af afdelinger nævnt i revisionsprotokol Afd 6. Den kører med et efterslæb fra vi måtte udskifte varmecentralen og de år hvor der har været mange fraflytninger. Den har et nogenlunde henlæggelser som passer nu. Afd 7 Afdelingen er en lille afdeling med 11 lejemål som har svært ved at lægge nok hen til de udgifter der er. Det bedste ville være hvis den blev lagt ind under afd 1. Afd 14. Afdelingen kører eller udemærket men har haft en del større udgifter vedr tag. Det skulle gerne løse sig i 2015 da man påtænker en tagrenovering som er sagt ja til på afdelingsmøde 2014. Henlæggelserne kommer lige så stille med de 124 kr. pr m2. afd 17. Den lider af en under finasiering vedr. renoveringen. Kører lav profil vedr. manglende Side 3 af 18
renoveringer som ikke var med i projektet. Den skulle gerne komme til at køre inden for de næste år. Afd 19. Det er en lille afdeling med 23 huse og ligger i den høje inde vedr husleje,så gradvis bliver henlæggelserne hævet så det kommer til at passe. Det er en afdeling som en del udgifter på. Det er også en afdeling som er en del udlejning problemer. Afd 20. Afdeling 20 kører med store udlejningsproblemer og en del større udgifter ved forsikringssager, da der er mange rørbrud på varme installationen. Projekt vedr nogle af lejligheder bliver lavet om til 2 etage kunne hjælpe. Afdelingen ligger i den dyre inde så der skal noget mere til for at trække nye beboer til. Afdelingen fremtræder i dag som en stille og rolig afdeling efter den hårde kærne er fraflyttet / ophævet. Det vil være en god ide hvis man kan gennemføre det projekt som er skitseret. Afd 28. Ungdomsboliger med 17 boliger, har store udlejningsproblemer og store tab ved fraflytning. Evt større boliger eller lave 2 familieboliger i hver række men kræver så at den bliver lagt ind under afd 10-14 - 16. for at der kommer økonomi på det. Afd 29. 32 boliger som har haft det svært fra starten. Udgifter til tagudluftning som ikke var budgetteret med. Den har sikkert været under finansieret fra start og husleje ligger i den høje inde i forhold til de ældres pension. Afdelingen ligger fint i forhold til byen og har ikke de store udlejnings problemer for de 2 v - 3 v. Det er værre med de 4 værelset som vi har ind imellem problemer udlejningen. Kunne evt lægges sammen med afd 25 er heller ikke en rig afdeling. Afd 31 26 boliger som også har problemer med udlejning da de er for dyre. En afdeling som ikke har de store udgifter vedr vedligeholdelse ud over tab ved fraflytning. Kunne evt komme ind under afd 15. Gennemgang af afdelinger nævnt i revisionsprotokol Der tages en drøftelse med afdelingsbestyrelserne i afd. 1 og 7 om sammenlægning. Afdeling 20, LBS tager en drøftelse med afdelingsbestyrelsen, hvad de mener der skal til for at leje ud (altaner?). Afdeling 28, bestyrelsen anmoder administrationen om et bud på løsning. (LBS) Der tages en drøftelse med afdelingsbestyrelserne i afd, 25 og 29 samt - afd. 15 og 31 om eventuel sammenlægning.(jp) Øvrige afdelinger - taget til efterretning. Side 4 af 18
2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 2.2 Restancelister BILAG - Orientering om restancelister - august 2.3 Oversigt venteliste BILAG - Oversigt venteliste AAAB august 2.4 Orientering om ledige lejemål I organisationsbestyrelsens møde i juni 2014 blev det besluttet at undersøge muligheden for at lukke enkelte rum af ved ledige boliglejemål. BILAG Mulighed for at lukke enkelte rum BILAG Ledige boliger august fra udlejning BILAG Oversigt ledige boliger KB og AAAB v. adm.chef Lars Petersen Annoncering Annoncen bringes 12 uger i Ugeavisen med start uge 32 BILAG Annonce 2014 I samarbejde med Kolstrup Boligforeningen arbejdes der på en lille TV indslag (5x8 min) med TV ALT budget 23.000 plus moms (TV ALT). Drejebog for projektet sker i samarbejde med Kristian Pallesen. 2.5 Intrum Justitia BILAG - Orientering om inkassosager Side 5 af 18
2.6 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling BILAG - Status igangværende byggesager - 01.06.2014 - Teknisk afdeling 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden 3.2 Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Byggeprojektet er afsluttet. Rådgiver er i dialog med totalentreprenør og slutregning forventes i september. Indstilling Til orientering Side 6 af 18
4.2 Renoveringsprojekt afdeling 9 Der gives ingen kommunale godkendelser før Aabenraa Kommune har afholdt budget seminar. Dette er meddelt ultimo maj 2014. Dato for seminaret er endnu ikke fastlagt. Pr. mail fra inspektør Jens Peter Davidsen 15.08.2014 er der endnu ikke nyt Indstilling Til orientering 4.3 Renoveringsprojekt afdeling 12 Udskiftning døre og vinduer Møde med rådgiver vedrørende projektopstart - august 2014 Indstilling Til orientering 4.4 Renoveringsprojekt afdeling 16 Dialogen med LBF pågår og der arbejdes med at kvalificere byggesagen til videre fremdrift. Det formodes, at sagen kan komme til fysisk udførelse i 2017 men der arbejdes på en tidligere opstart. Indstilling Til orientering Side 7 af 18
5 Nybyggeri 6 Høje Kolstrup 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe boligsocial Politisk styregruppemøde den 19. juni 2014 BILAG Referat styregruppemøde BILAG Social helhedsplan 6.2 Beboerdemokrati Beboerdemokrati BILAG Informationsmøder om beboerdemokratiet Taget til efterretning Side 8 af 18
7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. Orientering om følgende tiltag m.v.: - Hjemme-sider - Leverandørpolitik - Barsel - 2 personer 7.2 8. kreds Kredsmøde 22. oktober 2014 - Folkehjem Der er Almene Boligdage fredag og lørdag i denne uge. 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Personalehåndbog Personalehåndbog Godkendt på SU udvalgsmøde den 12.06.2014. Godkendelse af personalehåndbog BILAG personalehåndbog Godkendt som indstillet Side 9 af 18
8.2 Etisk spørgeskema Etisk spørgeskema organisationsbestyrelsen, AAAB BILAG Besvarelse etisk spørgsmål BILAG Besvarelse etisk spørgsmål, kommentarer 8.3 Nybyggeri Cimbria grund, Aabenraa Indsigelse Aabenraa Kommune vedrørende nybyggeri Cimbria grund, Aabenraa Aabenraa kommune har afholdt et orienteringsmøde, der var mødt ca. 70 personer - der alle var skeptiske over for projektet. På vegne af og Kolstrup Boligforening udarbejdes en indsigelse. 8.4 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd- 26 BILAG Vurdering fra EDC, ejendommen Sandved 45 Vi forsøger at få højst mulig pris ved kommunen (dialog igang) men at det ikke skal forventes at vi kan få vurderingen. Evt. alternativ anvendelse af ejendommen vurderer jeg ikke realistisk. (JPW) Bestyrelsen godkendt salg - min. restgæld incl. omkostninger.(jpw) Side 10 af 18
9 Medlemsanliggender 9.1 Intet 10 Love og cirkulærer 10.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 2614 Digitalisering af boligstøtten 2714 Overenskomsterne 2014-2017 2814 Diverse fonde i de landsækkende overenskomster 2914 Bidrag til arbejdskapital og henlæggelse til dispositionsfonden 3014 Overenskomsten 2014-17 ESL 3114 Støtte til udarbejdelse af energihandlingsplaner i almene boliger 3214 Hovedelementerne i den nye sygedagpengemodel 3314 Konsopdelt lønstatistik 3414 Undersøgelse af fællesantenneanlæg 3514 Forvaltningskonference 2014 Drift og velfærdsopgaver der er forandringer på vej 3614 Omvendt moms på mobiltelefoner, bærbare computere m.v. 3714 Ommærkning af familieboliger og ældreboliger mellem 50-65 kvm ansøgning om mærkningsbidrag. 10.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 640 Indberetning af ledige boliger pr. 1. juli 2014 641 Beboere i den almene boligsektor 2013 Side 11 af 18
642 Evaluering af Landsbyggefondens boligsociale indsats og huslejenedsættelser finansieret af 2011 2014 midlerne 643 Indberetning af ledige boliger pr. 1. august 2014 644 SBI-evaluering renoveringer 2011-13 11 Orientering fra nedsatte udvalg 11.1 Bladudvalg Almen Nyt Til orientering 12 Beboeranliggender Ingen indkomne sager Intet at referer. 13 Personaleforhold lukket punkt 13.1 Administration Side 12 af 18
13.2 Teknisk afdeling 13.3 Ejendomsfunktionærer Oplæg for ændring af lokalaftale om sne og glatførebekæmpelse og opsigelse af lokalaftale om flagtillæg. BILAG - lokalaftale Stillingtagen til oplæg. Genforhandling af nuværende lokallønsaftale omfattende flagtillæg for ejendomsfunktionærer i AAAB Genforhandling af nuværende lokallønsaftale omfattende snerydning og glatførebekæmpelse for ejendomsfunktionærer i AAAB BILAG Indstilling fra ejendomsfunktionærer vedrørende flagtillæg BILAG Indstilling fra ejendomsfunktionærer vedrørende sne-/glatførebekæmpelse Genforhandling af nuværende lokallønsaftale omfattende flagtillæg for ejendomsfunktionærer i AAAB. Genforhandling af nuværende lokallønsaftale omfattende snerydning og glatførebekæmpelse for ejendomsfunktionærer i AAAB. Bestyrelsen godkendte den af ledelsen udarbejdet indstilling. Imod stemte medarbejderrepræsentanten. Side 13 af 18
13.4 Arbejdsmiljøgruppe 13.5 Samarbejdsudvalg 13.6 Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB HSU udvalget: Formand AAAB, Søren Duus Formand KB, Ove Stahl Schmidt Direktør AAAB og KB, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Henning Christensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Anita Marcussen (B) Administration KB, Christian Baagø Christenen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Side 14 af 18
14 15 Håndværkergården 15.1 Administration Lukket punkt Indstilling Lukket punkt Lukket punkt 15.2 Forretningsudvalg Forretningsudvalg: Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), Henning Christensen (Hvg.), Jimmy Povlsen (SALUS) Næste møde i FU-udvalget er den 24.09.2014 BILAG Referat fra FU udvalgsmøde den 25.06.2014 16 Afdelingsanliggender 16.1 Markvandring i afdelinger Markvanding i afdelinger uden afdelingsbestyrelser den 11.06.2014 - organisationsbestyrelsen, inspektør BILAG referat Referat til godkendelse og underskrift Side 15 af 18
16.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Afventer svar fra Aabenraa Kommune BILAG Skrivelse til Aabenraa Kommune Kort drøftelse om ejerforhold og eventuel udmatrikulering. 16.3 Skadesoversigt BILAG Skadeoversigt fra Bækmark og Kvist 2010 til 31.07.2014 17 Fælleskurser Introduktion for nyvalgte Torsdag den 02.10.2014 Hotel Tønder Hus, Tønder Budget Torsdag den 05.03.2015 Hotel Tønder Hus, Tønder Vedligeholdelse og fraflytning Torsdag den 17.09.2015 Folkehjem Aabenraa (afvikles hver 2. år) 18 Eventuelt Erling - kommer med et indlæg til almen nyt, vedr. en fraflytning. Spørgsmål til håndværkeres ansættelse - svar håndværkere er ansat på Side 16 af 18
18.1 Kalender 10. oktober 2014 - Erling Jørgensen 70 år Erling vil udsende en invitation til brunch til bestyrelsen. 18.2 Næste møde(r) Godkendt møderække 2014: Mandag den 01.09.2014 kl. 16.30 Mandag den 10.11.2014 kl. 16.30 Lørdag den 06.12.2014 kl. xx.xx juleafslutning AAAB + KB Mandag den 15.12.2014 kl. 16.30 - Fællesmøde AAAB + KB Forslag møderække 2015: Onsdag den 11.02.2015 kl. 16.30 Onsdag den 15.04.2015 kl. 16.30 fællesmøde AAAB + KB Mandag den 04.05.2015 kl. 16.30 Mødedatoer 1. halvår 2015 indstilles til godkendelse Godkendt som indstillet. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Afdelingsbestyrelsesseminar fælles AAAB og KB: Lørdag den 21.03.2015 kl. 09.00, Folkehjem Aabenraa AAAB, generalforsamling 2015: Onsdag den 20.05.2015 kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Onsdag den 10.06.2015 kl. 16.00 start Tøndervej 117, områdekontor - Side 17 af 18
efterfølgende spisning på Sølyst Kro BL Almene Boligdage 2014: Almene Boligdage afholdes den 5. og 6. september 2014 i Bella Center, København. Tema Hvordan skal vi bo i fremtiden? Juleafslutning AAAB 2014. - personale m.fl. Tirsdag den 16.12.2014 kl. 14.00 kl. 15.30 Guldbjergparkens Festsal Salus repræsentantskabsmøde 2015: Lørdag den 23. maj 2015 http://webzone.salus-bolig.dk Aabenraa 01.09. 2014 Søren Duus formand Inge Jørgensen næstformand Erling Jørgensen Anne Grete Madsen Poul Jensen Laila Bøttcher Harry Asmussen medarbejderrepræsentant Side 18 af 18