ÅRSRAPPORT FOR 20111 for DEN SELVEJENDE INSTITUTION VIKINGESKIBSMUSEET I ROSKILDE Vindeboder 12 4000 Roskilde CVR-nr. 27 85 35 28
1 INDHOLD Side Påtegninger Ledelsespåtegning. 2 Den uafhængige revisors erklæringer.... 3 Oplysninger om institutionen. 5 Ledelsesberetning Året i overskrifter. 7 Særlige økonomiske forhold 9 Fremtiden. 9 Årsregnskab 1. januar - 31. december 2011 Anvendt regnskabspraksis 10 Resultatopgørelse. 12 Balance 14 Pengestrømsopgørelse. 15 Noter 16
5 OPLYSNINGER OM INSTITUTIONEN Institutionen Den selvejende institution Vikingeskibsmuseet i Roskilde Vindeboder 12 4000 Roskilde Telefon: 46 30 02 00 Telefax: 46 30 02 01 Hjemmeside: www.vikingeskibsmuseet.dk E-mail: museum@vikingeskibsmuseet.dk CVR-nr.: 27 85 35 28 Stiftet: 6. juni 1963 Hjemsted: Roskilde Regnskabsår: 1. januar - 31. december Momsregistrering: Vikingeskibsmuseet er momsregistreret som erhvervsmoms pr. 1. maj 1968 Der betales kvartalvis moms Bestyrelse Direktion Joy Mogensen Leo Bjørnskov Gurli Martinussen Lars Fredsted Direktør Tinna Damgård-Sørensen Økonomichef Claus Christiansen Revision RIR REVISION Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Himmelev Bygade 70 4000 Roskilde Bankforbindelse Nordea Bank A/S Status Vikingeskibsmuseet er Danmarks museum for studiet af nordisk skibs- og bådebygningskultur, specielt i forhistorisk tid og middelalder (10.000 f.v.t.- 1.500 e.v.t.). Som statsanerkendt specialmuseum skal Vikingeskibsmuseet leve op til internationale konventioner for museer og til kravene i den danske museumslov.
6 Formål Samlinger Organisation Vikingeskibsmuseet skal virke inden for sit felt gennem indsamling, registrering, forskning, bevaring, udstilling og anden formidling af relevant arkæologisk, historisk, etnologisk og andet materiale. Museets samlinger skal være tilgængelige for offentligheden og til rådighed for forskningen. Vikingeskibsmuseet skal især formidle resultaterne af forskning baseret på museets samlinger og undersøgelser. Den arkæologiske samling udgøres af 5 vikingeskibe, der er uddeponeret af Nationalmuseet. Vikingeskibsmuseets egne samlinger omfatter etnografiske både og redskaber, traditionelle nordiske både samt rekonstruktioner af arkæologiske skibsfund, bl.a. de 5 vikingeskibe. Pr. 1. april er en nye organisationsstruktur blev implementeret. Antallet af afdelinger blev reduceret fra fire til tre, og de enkelte arbejdsområder er blevet samlet i operationelle teams under ledelse af teamledere og teamkoordinatorer. Dette er gjort for at de forskellige ledelsesniveauer bliver tydeligere i hverdagen, og afstanden mellem strategisk, taktisk og operationel ledelse skal være kortere. Dette giver hurtigere beslutningsprocesser, kortere reaktionstid og dermed større dynamik i det daglige arbejde. Bestyrelse Direktør Tinna Damgård- Sørensen Undersøgelser og forskning Tinna Damgård- Sørensen Maritime håndværk og rekonstruktion Søren Nielsen Økonomi, administration og bygningsdrift Claus Christiansen Marinarkæologi Jørgen Dencker Sejlads Tom Nicolaisen Bogholderi Susanne Horney Forskning Anton Englert Bådesamling/værft Søren Nielsen Adm.,IT/ led.support Claus Christiansen Udstilling Anne Sørensen Rekonstruktion Søren Nielsen Bygningsdrift Anders Jensen Publikumsaktiviteter Marie Krogh-Nielsen Kom., markedsføring Rikke Johansen Butik/Café Hanne Horsbøll
7 LEDELSESBERETNING Året i overskrifter Vikingeskibsmuseet fik en hård begyndelse på det nye år, men 2011 udviklede sig godt, og ved årets afslutning var optimismen vendt tilbage. Ny organisation: Som et resultat af nedskæringer på de offentlige tilskud, måtte museet indlede året med omfattende besparelser. Stillinger blev nedlagt og omlagt; antallet af afdelinger blev reduceret fra fire til tre, og de enkelte arbejdsområder blev samlet i operationelle teams under ledelse af teamledere og koordinatorer. Den nye organisation blev implementeret fra 1. april, og resten af året blev der arbejdet med opbygning af nye samarbejdsstrukturer samt tilretning af arbejdsplaner, budgetter og systemer for afrapportering. Ved udgangen af året fik den nye organisation en positiv evaluering. De forskellige ledelsesniveauer er blevet tydeligere i hverdagen, og afstanden mellem strategisk, taktisk og operationel ledelse er gennem opbygningen af nye mødestrukturer blevet kortere. Det har givet hurtigere beslutningsprocesser, kortere reaktionstid og dermed større dynamik i det daglige arbejde. Nye strategier: Besparelserne på budgettet fik umiddelbare konsekvenser for museets attraktionsværdi. Åbningstiden blev begrænset, planerne for udvikling af vintermuseet blev opgivet, og arbejdskraften blev i første halvår bundet i omstruktureringsprocesser. Museet så ind i en nedadgående spiral med faldende tilskud, faldende aktivitetsniveau og faldende besøgs- og salgstal. Der måtte gøres noget også for bare at fastholde det eksisterende aktivitetsniveau. Museet tog derfor fat i arbejdet med udvikling af strategier for øget salg og egenindtjening. En række nye idéer blev afprøvet konkret bl.a. ny nordisk vikingemad, samarbejde med et professionelt teambuilding firma samt udlejning af lokaler og faciliteter til virksomheder. Resultaterne har været lovende, og for at understøtte den videre udvikling, er der foretaget en omprioritering af projektmidler, som har givet luft til investeringer i faciliteter, der kan understøtte den videre udvikling af nye salgsområder. Nyt museum: Forberedelsen af et projekt for restaurering, modernisering og udbygning af Vikingeskibshallen har været i gang hele året. Før sommerferien kunne Teknologisk Instituts rapporter om bygnings tilstand og mulige restaureringsmetoder indsendes til Realdania sammen med en rapport om adgangsforholdene til museet. Begge rapporter var finansieret af fonden, og de var udgangspunkt for den fortsatte dialog om problemer og muligheder. Ved årets afslutning var der endnu ikke truffet beslutning om projektets videre forløb. Arbejdet fortsætter i 2012. Aktiviteter: Marinarkæologerne kunne afslutte en række store undersøgelser, og indtægterne kunne regnskabsføres, hvilket fremgår af regnskabet som en ekstraordinær stor indtægt. Forskningsteamet har udbygget samarbejdet med universiteterne; der er indgået formelle samarbejdsaftaler med flere universiteter, og i løbet af året var fem ph.d. stipendiater tilknyttet museet. Der var ikke kræfter til at opbygge en større særudstilling, men en del af de eksisterende udstillinger blev fornyet i årets løb. I efteråret påbegyndtes forberedelserne af en udstilling, der skal markere 50 års jubilæet for udgravningen af Skuldelevskibene i 2012. Efter at have ligget på land i 2010, kom Havhingsten på vandet igen. Skibet blev fortøjet i inderhavnen, og museets gæster fik mulighed for at gå om bord. Arbejdet med at planlægge en jubilæumssejlads rundt i Danmark i 2012 blev indledt. På værftspladsen voksede en ny rekonstruktion af Skuldelev 6 på beddingen, og på tunet blev der håndværksdemonstrationer og publikumsaktiviteter tilrettet for at skabe en stærkere sammenhæng med museets håndværksmæssige kerneområder som bådebygning, rebslagning og smedning.
8 Besøgende: I alt 115.129 gæster har besøgt museet i 2011, heraf 70.623 voksne og 44.506 børn og unge under 18 år. 69,5 % af museets gæster kom fra udlandet. Sammenlignet med året før er antallet af betalende gæster steget med 3,3 %. Stigningen er primært på Voksen i grupper besøgsgruppen og på gratister, mens antallet af studenter og skolebørn er faldet. Besøgstallet er et af de laveste i Vikingeskibsmuseets historie. Det var imidlertid forudset som en konsekvens af den strategiske beslutning om at fokusere på hverdagen i 2010. Der var således budgetteret med en forventning om 118.000 gæster. Det faktiske besøgstal nåede dog alligevel ikke det budgetterede besøgstal. Entréindtægten lød dog ikke tab som følge af sammensætningen af voksne og børn. Personale: I alt 128 personer, svarende til 54 årsværk, har i kortere og længere perioder været ansat ved museet. 14 personer har herudover været tilknyttet i beskæftigelsesprojekter i kortere og længere perioder.
9 Særlige økonomiske forhold I 2011 udgjordes ca. 36 % af museets samlede omsætning af faste offentlige tilskud. Den relativt lave tilskudsprocent indebærer, at museet er meget følsomt overfor svingninger i egenindtjening og donationer. For at nedsætte den budgetmæssige risiko, har museet derfor gennem en årrække opbygget en budgetmæssig praksis, der indebærer, at en del midler først disponeres, når de er tjent. Det vil sige efter højsæsonen. I praksis indebærer denne politik, at museet i det ene regnskabsår sparer op til aktiviteter i de følgende regnskabsår. Denne opsparing optræder som hensættelser under posten Hensættelser og igangværende projekter. Museet har igen i 2011 anvendt tid og ressourcer på strategi planlægning, ressource styring og uddannelse af museets ledelse og afdelinger, alt sammen for at få et bedre grundlag for at drive museet videre i de kommende år. Fremtiden Arbejdet med at skabe et solidt grundlag for den fremtidige udvikling af Vikingeskibsmuseet vil fortsætte i 2012. I 2012 vil det overordnet strategi være at tiltrække flere betalende gæster og større omsætning pr. gæst, hvilket vil gøres gennem øget fokus på markedsføring overfor grupper og med fokus på mersalg. Samtidig vil museets aktiviteter og udstillingsvirksomhed blive styrket gennem igangsættelse af en række aktiviteter, der delvis finansieres gennem hensættelser i regnskabet. Aktiviteterne vil strække sig ind i den næste planperiode, der løber fra 2012-2014.
10 ÅRSRAPPORT 1. JANUAR 31. DECEMBER 2011 ANVENDT REGNSKABSPRAKSIS Årsrapporten for Den selvejende institution Vikingeskibsmuseet i Roskilde for 2011 er aflagt i overensstemmelse med god regnskabsskik. Regnskabet er aflagt under anvendelse af den samme regnskabspraksis og de samme regnskabsprincipper som har været anvendt ved regnskabsaflæggelsen de foregående år. Resultatopgørelsen Resultatopgørelsen omfatter delregnskaber opdelt efter institutionens hovedaktiviteter, således at indtægts- og omkostningsarter er henført til de aktiviteter de vedrører. Igangværende arbejder indtægts- og udgiftsføres ved færdiggørelse af opgaven. Tilskud fra fonde mv. indtægtsføres i resultatopgørelsen i takt med modtagne indbetalinger. Ekstraordinære indtægter og omkostninger hidrører fra begivenheder eller transaktioner, der klart afviger fra den ordinære drift og som ikke forventes at være af tilbagevendende karakter. Balance Aktiver: Tilgodehavender optages i overensstemmelse med foreliggende fortegnelser. Tilgodehavende af udlagte omkostninger i forbindelse med modtaget tilsagn om tilskud, optages i overensstemmelse med foreliggende specifikationer af omkostningsudlæg. Varelager optages i overensstemmelse med foreliggende fortegnelser. Varelager værdiansættes til anskaffelsespris (FIFO) med fradrag af vurderede nedskrivninger. Nyanskaffelser af driftsmateriel mv. udgiftsføres over resultatopgørelsen. Bygninger aktiveret under anlægsaktiver værdiansættes til anskaffelsessummen, dog maksimalt til den belånte værdi. Passiver: Gæld optages til den pålydende værdi. Under passiver er afsat henlæggelser til konkretiserede projekter. Beløbene omfatter dels henlæggelse til færdiggørelse af egne aktiviteter, hvor der pr. 31. december 2011 ikke kan foretages en endelig opgørelse af de igangsatte aktiviteters resultatpåvirkning, dels henlæggelser i form af modtagne støttemidler til fastlagte aktiviteter, hvor aktiviteten enten ikke er afsluttet eller påbegyndt.
11 Pengestrømsopgørelse Pengestrømsopgørelsen viser institutionens pengestrømme for året fordelt på driftsaktivitet og finansieringsaktivitet for året, årets forskydning i likvider samt likvider ved årets begyndelse og slutning. Pengestrømme fra driftsaktivitet opgøres som årets resultat reguleret for ikke-kontante driftsposter og ændring i driftskapital. Pengestrømme fra finansieringsaktivitet omfatter optagelse af lån samt afdrag på rentebærende gæld. Produktionsskolen og Skoletjenesten. Ved Vikingeskibsmuseet afvikles en række aktiviteter i samarbejde med ovennævnte institutioner. En del af disse aktiviteter henhører regnskabsmæssigt under disse institutioner. Vikingeskibsmuseets årsrapport afspejler derfor ikke i enhver henseende omfanget af den aktivitet, der finder sted ved institutionen.
ÅRSREGNSKAB FOR ÅRET 2011 12 Årsregnskab Forbrug Årsregnskab Budget 2010 og diverse 2011 2011 kr. Omsætning omkostninger kr. kr. Tilskud: 14.549.081 Tilskud, Stat og kommune 13.580.208 0 13.580.208 13.580.207 14.549.081 Tilskud i alt (note 1) 13.580.208 0 13.580.208 13.580.207 Indtægtsgivende aktiviteter: 5.397.596 Entré 6.227.855-655.742 5.572.113 5.239.319 138.794 Marint beredskab - VM 1.206.819-580.335 626.484 330.215 790.228 Marint beredskab - NM 1.201.516-663.740 537.776 315.297 132.040 Marint beredskab - IDV 5.768.205-4.793.950 974.255 298.470 87.262 Marint arkiv og bibliotek 378.383-102.528 275.855 245.889 329.679 Fartøjssamlingen 0 0 0 0 0 Marinarkæologisk arkitekt 667.846-489.094 178.752 0 53.415 Foredrag 70.050-43.467 26.583 75.920 174.042 Publikumsaktiviteter 1.534.496-1.437.678 96.818 108.230 209.476 Bådværft 570.126-403.015 167.111 28.060 20.395 Fotovirksomhed 44.616-24.727 19.889 10.500 522.597 Museumsbutik og café 4.399.619-3.667.421 732.198 316.853 344.939 Restaurant 772.453-28.602 743.851 850.000 8.200.462 Indtægter i alt 22.841.984-12.890.300 9.951.684 7.818.752 Museumsaktiviteter: 0 Museumsfagligt personale 0 0 0 0-321.829 Opsyn 0-305.357-305.357-314.505-204.738 Forskning og undersøgelser 89.197 105.557 194.754-1.106.600 0 Forlagsvirksomhed 35.596-35.596 0-15.134-415.968 Udstillinger 74.462-3.164.041-3.089.579-1.221.800-2.319.042 Publikumsformidling 111.978-2.214.556-2.102.578-2.019.891-140.000 Arkæologisk værksted 0 139.880 139.880 0-126.005 Bådelaug 92.085-61.384 30.701 0-533.437 Skoletjenesten 400.323-809.520-409.197-272.436-3.524.317 Bådsamling 0-2.228.262-2.228.262-2.618.129-908.894 Foto og grafik 7.800-1.404.399-1.396.599-930.000 213.450 Billedarkiv 0-143.731-143.731-105.200-107.100 Bibliotek 0-32.310-32.310-94.500-8.387.881 Museumsaktiviteter i alt 811.441-10.153.719-9.342.278-8.698.195 Kommunikation, salg og markedsføring: -733.604 Kommunikation og Information 0-615.776-615.776-620.000-1.413.479 Salg, markedsføring og booking 4.896-824.617-819.721-935.800-2.147.082 Kommunikation, salg og markedsførin 4.896-1.440.393-1.435.497-1.555.800
ÅRSREGNSKAB FOR ÅRET 2011 13 Årsregnskab Forbrug Årsregnskab Budget 2010 og diverse 2011 2011 kr. Omsætning omkostninger kr. kr. Resultatopgørelse (fortsat) Kapacitetsomkostninger: Personaleomkostninger: -580.943 Lønomkostninger 0-588.258-588.258-568.300-148.948 Personaleomkostninger 0-160.862-160.862-282.000 Lokaleomkostninger: -1.487.095 Lønninger 0-1.608.785-1.608.785-1.272.333-4.456.506 Lokaleomkostninger 601.200-5.277.192-4.675.992-3.140.500 579.727 Refusioner samt udlejning af hal mv. 99.398 519.484 618.882 507.000 Administration: -3.934.970 Løn og pension 0-3.817.264-3.817.264-3.949.618-364.079 Regnskabsomkostninger 0-465.441-465.441-375.000-754.477 Øvrige adm.omkostninger 40.000-2.779.440-2.739.440-963.000 106.624 Refusioner samt salg af adm.hjælp 42.022 43.997 86.019 30.000-11.040.667 Kapacitetsomkostninger i alt 782.620-14.133.760-13.351.140-10.013.751 1.173.912 Primært resultat i alt 38.021.149-38.618.173-597.025 1.131.213 Projekter: -10.630 På rette kurs 0-7.933-7.933 0-265.902 Jubliæumssejlads/Havhingst sejlads 4.004-564.421-560.417 0 2.554 Fremtidens museum 0-12.034-12.034 0-273.978 Projekter i alt 4.004-584.388-580.384 0 899.934 Resultat før renter 38.025.153-39.202.561-1.177.408 1.131.213-1.005.000 Ekstraordinære poster 0 955.166 955.166-1.200.000 112.937 Renter 228.667-134 228.533 75.000 7.871 ÅRETS RESULTAT 38.253.820-38.247.529 6.291 6.213
BALANCE PR. 31. DECEMBER 2011 14 Årsregnskab AKTIVER Årsregnskab 2010 2011 kr. kr. 20.313.541 Likvide konti 23.607.558 47.879 Deposita 47.879 5.048.766 Tilgodehavender 3.416.050-17.747 Tilgodehavender udlagte udgifter 336.448 259.355 Forudbetalte omkostninger 507.578 1.281.501 Varelager 1.402.878 26.933.295 OMSÆTNINGSAKTIVER I ALT 29.318.391 5.260.000 Bygninger på matr.nr. 15-a og 20-bo, Klostermarken 5.260.000 5.260.000 ANLÆGSAKTIVER I ALT 5.260.000 32.193.295 AKTIVER I ALT 34.578.391 Ejendommen matr.nr. 15-a og 20-bo er ved årsregulering pr. 1/10 2010 ansat til kontantværdi kr. 11.800.000. Grundene ejes af Roskilde Kommune. PASSIVER 44.010 Indeholdt A-skat, ATP og AM-bidrag 38.750 4.254.199 Skyldige omkostninger 3.245.638 165.239 Forudmodtagede afgifter, tilskud og refusioner 120.611 2.185.623 Feriepengeforpligtelser funktionærer 2.099.909 6.649.071 Kortfristet gæld i alt 5.504.908 5.260.000 Prioritetsgæld 5.260.000 5.260.000 Langfristet gæld i alt 5.260.000 11.909.071 GÆLD I ALT 10.764.908 1.140.570 Igangværende projekter 745.492 19.082.954 Hensættelser til projekter 23.001.000 20.223.524 HENSÆTTELSER I ALT 23.746.492 52.829 Saldo pr. 1. januar 2011 60.700 7.871 Årets resultat, jævnfør resultatopgørelsen 6.291 60.700 EGENKAPITAL I ALT 66.991 32.193.295 PASSIVER I ALT 34.578.391 Eventualforpligtelser og sikkerhedsstillelser, note 3
PENGESTRØMSOPGØRELSE 15 Årsregnskab Årsregnskab 2010 2011 kr. kr. -105.066 Resultat af primær drift -222.242 Ændring i driftskapital: 1.941.471 Ændring i tilgodehavender 1.030.297-34.024 Ændring i varebeholdninger -121.377 1.519.007 Ændring i leverandørgæld mv. -1.144.163-336.760 Ændring i igangværende projekter -395.078-65.217 Ændring i hensættelser til projekter 3.918.046 2.919.411 Pengestrømme fra drift før finansielle poster mv. 3.065.483 112.937 Renter mv. netto 228.533 3.032.348 Pengestrømme fra driftsaktivitet 3.294.016 3.032.348 Ændring i likvider 3.294.016 17.281.193 Likvider primo 20.313.542 20.313.541 Likvider ultimo 23.607.558
NOTER TIL ÅRSREGNSKAB FOR 2011 16 Årsregnskab Note 1 - Tilskud Årsregnskab Budget 2010 2011 2011 kr. kr. kr. 9.642.842 Roskilde Kommune 8.728.526 8.728.526 773.365 Statstilskud, paragraf 15 777.113 777.112 3.328.486 Statstilskud, paragraf 16, stk. 1 3.254.093 3.254.093 804.388 Kulturministeriet, særlig forhøjelse 16 (børn og unge) 820.476 820.476 14.549.081 Tilskud i alt 13.580.208 13.580.207 Øvrige donationer og sponsortilskud: 30.000 Dr. Margrethe og Prins Henriks fond 0 0 50.000 Nordea Fonden 0 0 25.000 Velux Fonden 0 0 25.000 Knud Højgaards Fond 0 0 0 Nord Stream 74.462 0 0 Roskilde Kommune 7.000 0 0 Roskilde Kommune 20.000 0 10.000 Vikingeskibsmuseets bådelaug Helge 0 0 45.000 Vikingeskibsmuseets venneforening 0 0 0 Roskilde Kommune 4.000 0 0 RealDania 601.200 0 0 Vikingeskibsmuseets venneforening 40.000 0 102.775 Kulturarvsstyrelsens formidlingspulje 0 0 12.770 Skoletjenesten København 0 0 0 Skovgaard & Frydensberg 4.004 0 300.545 Øvrige donationer og sponsortilskud (fordelt i specifikationer) 750.666 0
NOTER TIL ÅRSREGNSKAB FOR 2011 17 Årsregnskab Note 2 - Personaleomkostninger Årsregnskab 2010 (De samlede personaleomkostninger er fordelt på de respektive 2011 kr. afdelinger) kr. De samlede personaleomkostninger udgør: 18.561.200 Løn og gager 17.408.238 2.703.313 Pensioner 2.682.018 187.920 Atp 175.860 21.452.433 20.266.116 58 Gennemsnitligt antal fuldtidsstillinger (opgjort efter atp-metoden) 54 Årsregnskab Note 3 - Eventualposter mv. Årsregnskab 2010 2011 kr. kr. Eventualforpligtigelser: Institutionen har indgået lejekontrakt med Gnavox Ejendomme ApS vedrørende leje af lagerlokaler samt indgået lejeaftale med Cafebar og Océ-Danmark A/S om leje Antal mdr. af henholdsvis kaffemaskine samt service på kopimaskine. Antal mdr. 12 Der resterer husleje med betaling af kr. 12.329 pr. måned 12 5 Der resterer lejeaftale med betaling af kr. 2.147 pr. måned ex. moms 54 0 Der resterer lejeaftale med betaling af kr. 1.513 pr. måned ex. moms 16 157.946 De totale eventualforpligtigelser udgør pr. 31. december 2011 286.260 Sikkerhedsstillelser: 0 Institutionen har ingen sikkerhedsstillelser. 0