Forretningsorden for VA s bestyrelse Juni 2010 Kap. 1. Organisationsbestyrelsens beføjelser 1. Bestyrelsens sammensætning Bestyrelsen består at 7 medlemmer. Ethvert medlem er stemmeberettiget. Derudover deltager 3 suppleanter. Suppleanter deltager på lige fod med bestyrelsesmedlemmer, dog uden stemmeret. Endvidere giver vedtægterne mulighed for, at der kan deltage medarbejdere med observatørstatus i bestyrelsesarbejdet. Ved længerevarende fravær indtræder medarbejderrepræsentantens suppleant (mindst 2 måneders fravær). 2. Bestyrelsens ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af boligforeningen. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligforeningen og organisationsbestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Sammen med to andre boligorganisationer har VA stiftet en almen boligadministrationsorganisation pr. 1. januar 2007, som varetager administration og drift af foreningens afdelinger. Stk. 3. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for afdelingerne i drift. Bestyrelsen bør med passende mellemrum vurdere, om boligforeningens administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsens formand er født medlem af BO-VESTs bestyrelse. 3. Prokura m.m. Boligforeningen tegnes af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med en fra direktionen. Stk. 2 Bestyrelsens formand og direktionen i BO-VEST repræsenterer boligforeningen over for offentligheden, med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 1
Bestyrelsesmøder 4. Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig selv i forhold til næstformand, repræsentant i BO-VEST s bestyrelse, udvalgsposter, kontaktpersonposter m.v. Ved konstitueringen prioriterer bestyrelsen sine arbejdsopgaver og tilstræber en ligelig arbejdsfordeling. Stk. 2. Bestyrelsen nedsætter ad hoc-udvalg efter behov. Stk. 3. Bestyrelsen kan beslutte at nedsætte et forretningsudvalg, Forretningsudvalget beskrives i en særlig forretningsorden. Stk. 4. Bestyrelsen kan beslutte at nedsætte et økonomiudvalg. Økonomiudvalget beskrives i et kommissorium. Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at nedsætte foreningsudvalg på Foreningsmødet. Udvalgene beskrives i et kommissorium. Det besluttes samtidig, om der skal være sekretær fra BO-VEST i udvalgene. 5. Bestyrelsesmøder Bestyrelsens møder fastlægges i en årsplan, som behandles på det første møde efter generalforsamlingen. Møderne bør ikke overstige en varighed af 5 timer. Stk. 2. Bestyrelsen kan indkaldes ekstraordinært, hvis der opstår behov for dette enten af formanden eller to bestyrelsesmedlemmer. Direktionen i BO-VEST er endvidere berettiget til at kræve bestyrelsen indkaldt til møder til drøftelse af et af direktionen foreslået emne. Stk. 3. Dagsorden for bestyrelsesmøderne udfærdiges af formand/formandskabet i samarbejde med BO-VESTs ledelsesrepræsentant i bestyrelsen. Dagsorden + bilag udsendes senest en uge før hvert bestyrelsesmøde af administrationen. Dagsordenen gøres desuden tilgængelig for beboerne på BO-VESTs hjemmeside og på ejendomskontoret, samtidig med at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter Stk. 4. Ved fremlæggelse af områder, hvor bestyrelsen har valgt en repræsentant, fremlægger denne punktet over for bestyrelsen. Faste punkter på dagsordenen: A. Direktionens beretning B. Generel orientering fra bestyrelsens medlemmer C. Orientering om aktuel boligpolitik D. Eventuelt E. Punkter til næste møde Stk. 5. Der er mulighed for at få optaget punkter på dagsordenen indtil en uge før bestyrelsesmødet. 2
Den udsendte dagsorden kan ikke fraviges, dog kan formand og/eller direktion sætte en sag på dagsordenen, som vurderes som uopsættelig. Stk. 6. Bestyrelsesmedlemmer fungerer på skift som dirigenter på bestyrelsesmøderne Stk. 7. BO-VEST s ledelsesrepræsentant deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Herudover kan en sekretær fra BO-VEST deltage som referent. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at BO-VEST s ledelsesrepræsentanter ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 8. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder. 6. Beslutningsdygtighed Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede. 7. Afstemning Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 8. Ledelsens rolle På bestyrelsesmøder orienterer BO-VEST s ledelsesrepræsentant om boligforeningens virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for boligforeningen. 9. Forhandlingsprotokollen Ved hvert bestyrelsesmøde skrives et protokollat/beslutningsreferat, der underskrives af bestyrelsesmedlemmer ved mødets afslutning. Af denne skal fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Protokollen gøres tilgængelig for beboerne på BO-VESTs hjemmeside og på ejendomskontoret senest 4 uger efter, at bestyrelsesmødet er afholdt. Uenighed 10. Inhabilitet Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller BO- VEST s ledelsesrepræsentant ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem boligforeningen og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem boligforeningen og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og insti- 3
tutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod boligforeningen. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. 11. Tavshedspligt Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser gør sig gældende, eller hvor konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter tillige enhver anden, der deltager i bestyrelsesmøderne. Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 12. Årsregnskab Bestyrelsen gennemgår det af BO-VEST forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. 13. Valg af revisor Stk. 2. Afdelingsregnskaberne skal være underskrevet af afdelingsbestyrelserne, efter at de er blevet godkendt af beboermøderne. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af den øverste myndighed, generalforsamling. Generalforsamlingen kan beslutte at overgive kompetencen til godkendelse af afdelingernes regnskaber til bestyrelsen. Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. Bestyrelsen afgiver indstilling til generalforsamlingen om valg af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder. 14. Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. 4
15. Samarbejde mellem bestyrelse og ledelsen i BO-VEST gennemføres efter følgende principper: 1. Samarbejde mellem formand/næstformand og BO-VEST s direktion: Formanden repræsenterer boligforeningen udadtil og skal som sådan orienteres (deltage) i møder, hvor der forhandles/orienteres om sager, der har væsentlig interesse/betydning for boligforeningen. Formanden skal løbende orienteres af direktionen for at kunne holde sig ajour med væsentlige beslutninger. 16. Korrespondance til bestyrelsen. 1. Breve stilet til bestyrelsen. Alle breve gennemgås af formanden/næstformanden. Kopi sendes til alle i bestyrelsen. 2. Øvrig korrespondance til bestyrelsen (Beboerblade, BL orienterer o.l.) Korrespondancen opbevares i dueslaget i bestyrelseslokalet, hvortil alle bestyrelsesmedlemmer har adgang. Bestyrelsen sørger selv for afhentning af posten m.m. 17. Ændring af forretningsorden Forretningsordenen gennemgås hvert år på det konstituerende bestyrelsesmøde med henblik på eventuelle ændringer heri. 18. Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse. Denne forretningsorden er vedtaget af bestyrelsen den 16. juni 2010. - og bekræftet/godkendt af bestyrelsen den 1. juni 2011 5