Referat fra bestyrelsesmødet den 13. februar 2012

Ballerup den 27. februar 2012 Referat fra bestyrelsesmødet den 13. februar 2012 1: Godkendelse af referatet fra den 9. januar 2012. Referatet blev godkendt uden kommentarer. 2: Opfølgning af tidligere vedtagelser 2.1 Allan Møgelhøj informerede om, at Ulrik Larsen har indvilget i at være dirigent på den kommende generalforsamling den 19. marts 2012. 2.2 På medlemsmødet den 18. januar 2012 tilbød Britta Christensen at give undervisning i brugen af den nyindkøbte hjertestarter. Bestyrelsen har taget tilbuddet til efterretning. 3: Driftsmæssig rapportering 3.1 Vandingsprojekt Bestyrelsen besluttede på det sidste bestyrelsesmøde, at indsende en ansøgning til Herlev Kommune om tilladelse til at igangsætte et projektet med vand til vanding af banen fra søen ved teested 2. Lodsejer Jan Møller, som bor til venstre for stien mellem hul 10 og teested 11, har accepteret projektet. 3.2 Golfens dag HJGK har tilmeldt sig DGUs arrangement "Golfens Dag", som finder sted den 15. april 2012. Mogens Petersen informerede om, at nogle medlemmer har meldt sig som mentorer for gæsterne. 3.3 Greenfeeaftaler HJGK har greenfeeaftaler med nogle klubber i Danmark og Sverige, og bestyrelsen besluttede, at disse aftaler skal forsøges videreført i 2012. Jens Åge Dalby vil rette henvendelse til disse klubber for at fortsætte greenfeesamarbejdet. HJGK deltager i et erfasamarbejde med en række nordsjællandske golfklubber, hvor der afholdes to møder om året. På det sidste møde i efteråret 2011 blev det drøftet, om klubberne var interesserede i at indgå i et fælles greenfeesamarbejde. På baggrund af dette besluttede bestyrelsen, at Jens Åge Dalby skal rette henvendelse til erfaklubberne for at tilbyde en greenfeeaftale på kr. 250,-. Aftalen skal være gældende fra sæsonstart i 2012 for fuldtidsmedlemmer. 3.4 Marketing Herlevbladet udgiver den 29. februar 2012 en sektion om sundhed, og bestyrelsen besluttede, at indrykke en annonce i denne sektion med tilbud om medlemskab i HJGK. I forbindelse med Golfens dag den 15. april 2012 blev det ligeledes besluttet at indrykke en annonce om HJGK i Herlevbladet og Ballerupbladet. 1

4: Regnskabet 2011 Det officielle regnskab for 2011, der udviser et overskud på 706 t.kr., blev gennemgået, og det blev besluttet, at det tydeligt skal fremgå af regnskabet, hvor mange medlemmer, der er tilmeldt henholdsvis på Hjortespring og på Marbæk. Udgiftsposten, som har betegnelsen reklame, skal ændres til fusionsomkostninger. Bestyrelsen underskrev derefter regnskabet og revisionsprotokollen. 5: Budgettet 2012 Budgettet for 2012 blev vedtaget, som det vil blive fremlagt på generalforsamlingen den 19. marts 2012. Budgettet udviser et overskud på 36 t.kr. I budgettet er der ikke indregnet kontingentforhøjelser, og i prognosen for 2013 er der ligeledes ikke indregnet kontingentforhøjelser. Bestyrelsen konstaterede, at indtægtssiden er mere usikker end tidligere år på grund af usikkerhed i tilgangen af nye medlemmer, men med baggrund i klubbens gode økonomi har bestyrelsen vurderet, at det budgetterede overskud er forsvarligt. 6: Bestyrelsesansvar Bestyrelsen har tidligere vedtaget, at der skal udarbejdes en beskrivelse om bestyrelsesansvar og bestyrelsesmedlemmers opgaver og pligter. Det udarbejdede dokument blev gennemgået, og det blev besluttet, at dokumentet skal have en mere tydeligt formulering vedrørende det enkelte bestyrelsesmedlems pligt til at være opsøgende. Det skal tilføjes i dokumentet, at HJGK har en bestyrelsesforsikring, og det blev besluttet, at forsikringen i sig selv og forsikringsstørrelsen skal revurderes. Det reviderede dokument "Bestyrelsesansvar" er vedlagt referatet, bilag 1. 7: Sekretariatschefens stillingsbeskrivelse Bestyrelsen har efterlyst en stillingsbeskrivelse for sekretariatschefen. Derfor havde Jens Åge Dalby og Allan Møgelhøj udarbejdet en stillingsbeskrivelse til sekretariatschefen. Stillingsbeskrivelsen beskriver den aktuelle situation, og den kan danne grundlag for en ny stillingsbeskrivelse, som eventuelt kan udarbejdes i samarbejde med en ny formand for HJGK. Det skal anføres, at Allan Møgelhøj ikke genopstiller som formand for HJGK ved den kommende generalforsamling, hvilket vil fremgå af indkaldelsen til generalforsamlingen. Stillingsbeskrivelsen er bilag 2 til referatet. 8: Foreløbig forretningsorden for bestyrelsen Der er i bestyrelsen et ønske om mere struktur på bestyrelsesarbejdet. Derfor havde Allan Møgelhøj udarbejdet en foreløbig forretningsorden, der kan danne grundlag for bestyrelsens arbejde, indtil der udarbejdes en ny forretningsorden efter generalforsamlingen. Forretningsordenen er bilag 3 til referatet. 2

9: Medlemsforslag til generalforsamlingen 2012 Bestyrelsen havde modtaget et rettidigt forslag til generalforsamlingen fra Axel Truelsen, medlemsnr. 52-1611, med følgende ordlyd: "Det pålægges bestyrelsen med virkning fra 2012 at udforme regnskab og budget funktionsopdelt således, at det er opdelt i minimum følgende funktioner: Administration Greenkeeper Protræner / Eliteafdeling" Bestyrelsen besluttede at indstille til generalforsamlingen, at forslaget afvises med den begrundelse, at DGUs jurist anbefaler, at der ikke udarbejdes et funktionsregnskab, da det kan afdække personlige lønninger, hvis der f. eks. i en funktion kun er én person ansat. DGUs jurist henviser til, at bestyrelsen skal overholde persondataloven. 10: Firkløvercup 2012 HJGK har modtaget en henvendelse fra turneringsledelsen af Firkløvercuppen 2012 om, at alle fire klubber sponserer en frokost til kr. 150,- pr. deltager svarende til kr. 3.600,-. Der er 24 deltagere pr. klub. Bestyrelsen tilsluttede sig forslaget. Til Firkløvercuppen i 2011 sponserede HJGK fælles trøjer til deltagerne fra HJGK, men i 2012 bliver der ikke uddelt trøjer til deltagerne, men i stedet sponserer klubben ovennævnte frokost. 11: Henvendelse fra medlemmer Flere medlemmer har ved årets begyndelse ønsket at ændre medlemskab eller melde sig ud af klubben, og enkelte medlemmer har den opfattelse, at reglerne for en ændring af medlemskab ikke er tydeligt nok informeret til klubbens medlemmer. Bestyrelsen har derfor besluttet at foreslå en ændring af klubbens vedtægter på den kommende generalforsamling således, at vedtægterne kommer til at indeholde en paragraf om udmeldelse af klubben. Ændringen vil blive fremlagt på generalforsamlingen under punktet: Forslag fra bestyrelsen. 12: Valg af bestyrelsesmedlemmer på generalforsamlingen 2012 Da der er fire bestyrelsesmedlemmer og to suppleanter på valg ved den kommende generalforsamling, har bestyrelsen besluttet at indkalde emner til nye bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Bestyrelsen havde besøg af to kandidater, som blev sat ind i bestyrelsesarbejdet, og som fik udleveret dokumentet "Bestyrelsesansvar". Bestyrelsen vil i den nærmeste fremtid holde et møde med yderligere to kandidater. Bestyrelsen besluttede, at indkaldelsen til generalforsamlingen skal indeholde navnene på de bestyrelsesmedlemmer og suppleanter som udtræder, og bestyrelsens anbefaling til valg af nye bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 3

13: Meddelelser 13.1 Marbækbanen/Ådalsprojektet Ballerups Borgmester Ove E. Dalsgaard havde indkaldt Allan Møgelhøj og Jens Åge Dalby til et møde om Marbækbanen, hvor han informerede om, at der den 8. marts 2012 vil blive afholdt en offentlig høring om Ådalsprojektet, herunder udvidelsen af Marbækbanen, og han opfordrede så mange som muligt fra HJGK til at møde op til høringen. Ove E. Dalsgaard foreslog, at HJGK indgår i et beskæftigelsesprojekt sammen med kommunen om udbygningen banen. Bestyrelsen ser positivt på projektet og samarbejdet med kommunen. HJGK forventer at få en ny 25-årig lejeaftale på Marbækbanen med kommunen. 13.2 Mission Niels Markussen havde udarbejdet et dokument til en ny mission for HJGK, som blev uddelt, men bestyrelsen besluttede at vente med en gennemgang af missionen til det næste bestyrelsesmøde. 13.3 Sponsorer Niels Markussen udleverede et første udkast til en ny brochure, som skal anvendes til at hverve nye sponsorer. 13.4 Turneringsplan Niels Markussen præsenterede det første udkast til en turneringsplan for 2012. 13.5 Generalforsamlingen 2012 Den årlige generalforsamling er fastsat til den 19. marts 2012, og bestyrelsen skal udsende indkaldelsen med dagsorden og yderligere informationer senest to uger før generalforsamlingen. 14: Fastsættelse af det næste bestyrelsesmøde Det næste bestyrelsesmøde er fastsat til den 12. marts 2012. kl. 17.30. 15: Eventuelt 15.1 Baneservice Baneservice ønsker en kontaktperson i bestyrelsen. Jarl Jørgensen påtog sig at være kontaktperson. 15.2 Indslusningsrunder på Hjortespring for begyndere Mogens Petersen nævnte behovet for eventuelt at tilbyde afvikling af indslusningsrunder på Hjortespringbanen for begyndere. Bestyrelsen besluttede, at der kan arbejdes videre med ideen, og at der til brug for afviklingen for såvel voksne som juniorspillere fra Marbæk kan opsættes provisoriske teesteder mærket med grønne markeringer, f. eks. i semiroughen. Opsætningen aftales nærmere med trænere og greenkeepere. Herefter sluttede mødet. Bilag 1: Bestyrelsesansvar Bilag 2: Stillingsbeskrivelse Bilag 3: Forretningsorden 4

Bilag 1 Bestyrelsesansvar Generelt Et bestyrelsesansvar er, at man handler på samme måde, som man ville gøre i sin egen forretning eller med sin egen personlige økonomi. Dispositioner, som er normale og forretningsmæssige, vil derfor ikke føre til et ansvar. Ansvaret er det samme ligegyldig, hvilken type af bestyrelse der er tale om. Dette er derfor også gældende for bestyrelsesmedlemmer i en sportsforening, selvom der er tale om ulønnet eller frivillig arbejde. Vedtægter for Hjortespring Golfklub Bestyrelsesmedlemmer skal være bekendt med klubbens vedtægter. Det personlige ansvar er omtalt i 8.1: Klubben ledes af en bestyrelse, som har ansvaret for den daglige ledelse. I 9.2 er det fastsat, at bestyrelsen kan udpege udvalgsformænd, og dette kan være et medlem af bestyrelsen eller en suppleant til bestyrelsen. Hvis en udvalgsformand ikke er medlem af bestyrelsen eller er suppleant, vil hun/ han have en fast kontaktperson, som er bestyrelsesmedlem. Juridiske forhold Det påhviler bestyrelsen/ledelsen at kontrollere, at arbejdet i klubben bliver udført korrekt og efter den gældende lovgivning. Hvis der opstår situationer, hvor bestyrelsen/ledelsen bliver bekendt med ulovligheder, påhviler det bestyrelsen/ledelsen at handle aktivt på det. Ved manglende kontrol, handling og passivitet kan der statueres et ansvar. Afhængig af de konkrete omstændigheder, kan der idømmes en bøde og evt. en erstatningspligt over for foreningen, bestyrelsen/ledelsen eller det enkelte bestyrelsesmedlem. Hjortespring Golfklub har tegnet en bestyrelsesforsikring. Kontrakter og lignende Det er bestyrelsesformandens opgave at informere bestyrelsesmedlemmerne om klubbens indgåede kontrakter, ansættelsesaftaler og stillings-/arbejdsbeskrivelser. Bestyrelsen har almindelig tilsynspligt af kontrakter og aftaler. Formanden skal ligeledes drage omsorg for, at nye bestyrelsesmedlemmer får en gennemgang af klubbens forretningsorden, årsregnskaber, ledelsesberetninger, samt får tilsendt de seneste 12 måneders bestyrelsesreferater. Tavshedspligt Der påhviler bestyrelsesmedlemmerne tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i forbindelse med bestyrelsesarbejdet med mindre der er tale om forhold, som skal bringes videre til tredjemand. Dette er også gældende, når et bestyrelsesmedlem forlader bestyrelsen. Når et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen leveres alle trykte og elektroniske dokumenter samt andet materiale vedrørende bestyrelsesarbejdet tilbage til klubben. Konklusion Det påhviler et hvert bestyrelsesmedlem, at deltage aktivt i en god ledelse af klubben, at være opsøgende samt at anvende sund fornuft. 5

Bilag 2: Stillingsbeskrivelse Titel: Sekretariatschef Refererer til: Formanden for bestyrelsen i Hjortespring Golfklub Formål: Ansvar: Formålet med en sekretariatschef er at sikre, at klubbens daglige drift sker effektivt og med et højt service niveau, og at have en person der konstant kan tegne klubben i dens gøremål, tage nødvendige beslutninger og svare på de daglige spørgsmål, som måtte komme og koordinere relevante aktiviteter med klubbens mange interessenter til fordel for alle parter og golfsporten. Forestå rekruttering og ansættelse af medarbejdere i klubben. Indgå overenskomster på overenskomstdækkede områder samt foretage lønreguleringer af medarbejdere. Sikre afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler, sikkerhedsudvalgsarbejdet incl. APV, personalemøder m.m. Ledelse af den daglige drift af klubbens baner og klubhuse i samarbejde med chefgreenkeeperen. Løbende tilsikre økonomisk ansvarlighed og udarbejde økonomiopfølgning på alle områder incl. alle udvalg. Udarbejde forslag til budget og forslag til regnskab. Forestå afrapportering til den årlige generalforsamling. Samarbejde på tværs med alle klubbens udvalg og give dem den fornødne support og supervision i deres løbende arbejde, som udføres på frivilligt plan.*) Rapportering: Sekretariatschefen skal rapportere nøgletal og relevante oplysninger herunder eventuelle økonomiske eller andre afvigelser i klubbens udvalg til klubbens bestyrelse mindst én gang om måneden. Kompetence: Sekretariatschefen har bestyrelsens kompetence til at varetage den løbende daglige drift af klubbens aktiviteter. Dette indeholder kompetence over for klubbens medarbejdere, udvalg, forpagtere, leverandører, gæster og medlemmer. Service: Klubbens Restaurant, sekretariat og Proer skal være tilgængelige i videst muligt omfang for medlemmerne ud fra sæsonens behov og krav. 6

Sekretariatschef Daglig ledelse Funktioner Greenkeepere Sponsorer Sekretariat Banedrift Viceværter Restaurant Head Pro og Pro-elev *) Der er pt. aftalt følgende arbejdsdeling mellem udvalgene og sekretariatet: Turneringsudvalg: Bistand til etablering af turnering i golfbox. Bistand til omtale på hjemmeside. Bistand til turneringskalender. Handicapudvalg: Scorekort tilgår udvalget, hcp-lister og eds-lister udarbejdes Baneservice: Udarbejde identitetskort. Forelægge eventuelle indrapporterede sager om medlemmers brud på ordens- eller etiketteregler for bestyrelsen. Dommer-/regeludvalg: Ingen aftaler Marbækudvalg: Ingen aftaler Herredagsudvalget: Fordeling af 4. tider på spilledagene. Div. spillerforespørgsler Damedagsudvalget: Fordeling af 4. tider på spilledagene. Div. spillerforespørgsler Baneudviklingsudvalget: Deltagelse i møder og opfølgning på vedtagelser. Sponsorudvalget: Praktik i forbindelse med sponsorkontrakter, sponsorbreve, sponsordag, greenfeebilletter m.m. Oversigt over økonomi og status på sponsorer. Info på hjemmeside. Deltagelse i møder og opfølgning på vedtagelser. Mødereservationer. Begynderudvalg: Modtagelse og instruktion af begyndere og indslusningspillere. Produktion og udlevering af begyndermærker. Opsætning af træningshold i samarbejde med proer. Etablering af begynderrunder tilmeldinger og startlister. Udlevering af prøvematerialer. Div. forespørgsler fra begyndere. 7

Eliten: Samarbejde med DGU om spilleplan m.m. Udlevering af materialer m.m. til ledere i forbindelse med DGU-kampe. Mødereservationer. Ungdom: Løbende drøftelser og udsendelser for udvalget til medlemmer. Turneringsfastlæggelse i golfbox m.m. Bistand til juniorhold. Mødereservationer. Bestyrelsen: Økonomisk og driftsmæssig rapportering. Indvarsling, indkaldelse og afvikling af praktik i forbindelse med generalforsamlinger og medlemsmøder. Praktik i forbindelse med bestyrelsesmøder. Informationer fra bestyrelsen på hjemmesiden. Bilag 3 Hjortespring Golfklub Foreløbig forretningsorden for bestyrelsen 1. Formanden eller næstformanden fastsætter tid og sted for møder og leder disse. 2. Formanden, næstformanden eller sekretariatschefen indkalder skriftligt til møde med mindst én uges varsel og med angivelse af dagsorden, bilagt relevant materiale. 3. Suppleanter og Sekretariatschefen deltager i alle bestyrelsesmøder, har dog ikke stemmeret. 4. Beslutninger tages kun på basis af skriftlige indstillinger, der skal udsendes sammen med mødeindkaldelsen. 5. Beslutninger foretages ved simpelt flertal, i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udsalgsgivende. 6. Ethvert medlem af bestyrelsen kan forlange, at der indkaldes til møde om et bestemt angivet spørgsmål. 7. Ethvert bestyrelsesmedlem kan, senest 3 dage før et bestyrelsesmøde, forlange et hvilket som helst spørgsmål angående klubben sat på dagsordenen. 8. Der udarbejdes et referat af møderne til bestyrelsens protokol. Referat udsendes senest to uger efter mødets afholdelse. Referatet offentliggøres på hjemmesiden. Godkendte referater opbevares af sekretariatet. 9. Efter hvert behandlet punkt på et bestyrelsesmøde forelægges, på opfordring, formulering til referatet. 10. Sekretariatet modtager al officiel post og sørger for dets fordeling. 11. Dagsorden for bestyrelsesmøder: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde 2. Opfølgning af tidligere vedtagelser 3. Driftsmæssig rapportering fra sekretariatschefen 4. Budgetopfølgning 5. Indkomne forslag 6. Meddelelser fra Formanden 7. Meddelelser fra relevante udvalg 8. Fastsættelse af dato for næste bestyrelsesmøde 8

9. Eventuelt Under punkterne 1 5 i dagsordenen kan der tages beslutninger Punkterne 6 9 er af orienterende karakter Således vedtaget den 13. februar 2012. 9